TOELICHTING

Het door de Raad in 2003[1] goedgekeurde actieplan voor wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw (FLEGT)[2] omvat onder meer steun voor de houtproducerende landen, multilaterale samenwerking om de handel in illegaal hout te bestrijden, steun voor initiatieven van de particuliere sector en maatregelen voor het tegengaan van investeringen in activiteiten die illegaal kappen aanmoedigen. De hoeksteen van het actieplan is de sluiting van FLEGT-partnerschappen tussen de EU en de houtproducerende landen om een einde te maken aan de illegale houtkap. In 2005 heeft de Raad zijn goedkeuring gehecht aan Verordening (EG) nr. 2173/2005[3], waarbij een vergunningensysteem en een mechanisme worden ingesteld om te controleren of de houtproducten die in de Unie worden ingevoerd, aan de wettelijke eisen voldoen.

In december 2005 heeft de Raad de Commissie gemachtigd om met houtproducerende landen te onderhandelen over partnerschapsovereenkomsten tot uitvoering van het EU-actieplan voor wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw, en met name om de handel en de invoer in de Unie van hout dat aan de wettelijke eisen voldoet, uit de partnerlanden te stimuleren[4]. Na de overeenkomsten met Ghana, Congo, Kameroen, de Centraal-Afrikaanse Republiek en Indonesië is de overeenkomst met Liberia de zesde overeenkomst van dit type.

De onderhandelingen tussen de Commissie en Liberia zijn in maart 2009 begonnen. De onderhandelingen duurden twee jaar en omvatten zes rechtstreekse onderhandelingsronden en 14 technische discussies per videoconferentie, naast technische werkvergaderingen. Tijdens de onderhandelingen werd de Commissie bijgestaan door de lidstaten, met name het Verenigd Koninkrijk, dat in dit geval middelen ter beschikking stelde om het proces te vergemakkelijken. De Commissie heeft de Raad voortdurend op de hoogte gehouden van de vorderingen door middel van verslagen aan de werkgroep bosbouw en aan de missiehoofden en vertegenwoordigers in Liberia. Na elke onderhandelingssessie zijn openbare bijeenkomsten gehouden om alle belanghebbenden te informeren over de voortgang van de besprekingen. Daarnaast heeft Liberia voor het opstellen van de overeenkomst gekozen voor een aanpak met grote participatie van de maatschappelijke organisaties, vertegenwoordigers van de gemeenschappen, de particuliere sector en een vertegenwoordiger van het parlement van Liberia.

De overeenkomst bevat alle elementen die in de onderhandelingsrichtsnoeren van de Raad worden genoemd. In de overeenkomst worden met name het kader, de instellingen en de systemen voor het FLEGT-vergunningensysteem vastgelegd. In de bijlagen wordt beschreven hoe de toeleveringsketen zal worden gecontroleerd en wordt het kader voor toezicht op de naleving van de wetgeving vastgesteld, evenals de eisen inzake onafhankelijke controle van het systeem. Dit vormt een gedetailleerde beschrijving van de structuren waarmee de wettelijkheid van hout wordt gewaarborgd dat wordt ingevoerd met een FLEGT-vergunning.

De vrijwillige partnerschapsovereenkomst richt zich bijzonder op governance en wetshandhaving en biedt via het vergunningensysteem de garantie dat het hout in Liberia wettelijk wordt geproduceerd. De overeenkomst illustreert het engagement van Liberia om de verantwoordingsplicht en transparantie te verbeteren. Ten gevolge van de vroegere slechte praktijken heeft hout uit Liberia geen goede reputatie op de internationale markten. De FLEGT-vergunning zal een geruststelling zijn voor de internationale markten dat de houtproducten uit Liberia afkomstig zijn van bronnen die aan de wettelijke eisen voldoen.

De vrijwillige partnerschapsovereenkomst zal steun bieden aan de lopende hervormingen van de wet- en regelgeving ter versterking van het regelgevende kader, ter bevordering van duurzaam bosbeheer en tot grotere betrokkenheid van de lokale gemeenschappen in het besluitvormingsproces. In de overeenkomst worden de gebieden duidelijk aangegeven waarop hervormingen noodzakelijk zijn en er wordt een tijdschema voor opgesteld.

Liberia heeft een alomvattend kader opgezet voor toezicht op de naleving van de wettelijkheid voor alle soorten vergunninghouders, voor hout uit gemeenschapsbossen, grote concessies of particulier bosbezit op plantages, en dat alle aspecten van de houtproductie bestrijkt, met inbegrip van de toekenning van kaprechten, de toepassing van normen voor bosbeheer en het milieu, de deling van baten, de rechten van werknemers en belastingen. De naleving zal worden gecontroleerd door het nieuwe systeem ter garantie van de wettigheid, dat het bestaande toezichtssysteem tot basis heeft en daarop voortbouwt. Daarnaast zal Liberia samenwerken met een onafhankelijke auditor die regelmatige openbare verslagen zal opstellen over de doeltreffendheid van het systeem. De maatschappelijke organisaties zullen de vrijwillige partnerschapsovereenkomst als geheel in het oog houden, en met het oog op toezicht bevindingen uitwisselen met de regering, de nationale belanghebbenden en het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging.

De overeenkomst gaat verder dan de lijst van producten van bijlage II bij de FLEGT-verordening (Verordening (EG) nr. 2173/2005). Zij bestrijkt de handel in alle houtproducten, met inbegrip van houtsnippers, een gewoon bijproduct van commerciële landbouwconcessies. Hiermee verbindt Liberia zich ertoe een systeem op te zetten waardoor de Unie de zekerheid heeft dat alle houtproducten uit Liberia legaal geproduceerd zijn en op positieve wijze bijdragen tot de groei van het land.

In de overeenkomst wordt bepaald dat de invoer aan de grenzen van de Unie zal worden gecontroleerd overeenkomstig de FLEGT-verordening (Verordening (EG) nr. 2173/2005) en de daarbij behorende uitvoeringsverordening (Verordening (EG) nr. 1024/2008). De overeenkomst bevat een beschrijving van de FLEGT-vergunning voor Liberia, die is opgesteld volgens de regels van voornoemde uitvoeringsverordening. FLEGT-vergunningen zullen ook worden afgegeven voor de uitvoer van houtproducten die bestemd zijn voor andere internationale markten en er zal een EU-specifieke nummering worden gebruikt om de houtproducten bestemd voor uitvoer naar de EU gemakkelijk te kunnen onderscheiden.

Bij de overeenkomst wordt een mechanisme voor dialoog en samenwerking met de Unie op het gebied van FLEGT ingesteld, het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst. Ook worden de beginselen vastgelegd voor inspraak van belanghebbenden, sociale waarborgen, verantwoordingsplicht en transparantie en toezicht op en verslaglegging over de effecten.

Bij de overeenkomst worden een tijdschema en procedures vastgesteld voor de inwerkingtreding van de overeenkomst en de uitvoering van het vergunningenstelsel. Liberia zal zijn regelgeving voor deze sector verder herzien en vervolledigen, zijn regelgevings- en informatiebeheersysteem versterken, uitgebreidere controles van de toeleveringsketen opzetten ter controle van de verwerkingsbedrijven, evenals onafhankelijke controles op de naleving van de wettelijke vereisten. Daarom zal het enkele jaren duren voor de systemen zijn ontwikkeld en getest en de regering, de maatschappelijke organisaties en de particuliere sector voldoende capaciteit voor deze taken zullen hebben opgebouwd. Het FLEGT-vergunningenstelsel moet in 2014 volledig operationeel zijn. Het stelsel zal aan de hand van de in de overeenkomst vastgestelde criteria worden getoetst voordat de EU de FLEGT-vergunningen zal beginnen te aanvaarden.

2011/0160 (NLE)

Voorstel voor een

BESLUIT VAN DE RAAD

inzake de sluiting van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Republiek Liberia inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw met betrekking tot de invoer van hout en houtproducten in de Europese Unie

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 207, lid 3, eerste alinea, en lid 4, eerste alinea, in samenhang met artikel 218, lid 6, onder a), v) en artikel 218, lid 7,

Gezien het voorstel van de Commissie,

Gezien de goedkeuring door het Europees Parlement[5],

Overwegende hetgeen volgt:

(1)       In mei 2003 heeft de Commissie een mededeling aan het Europees Parlement en de Raad goedgekeurd met als titel “Wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw (FLEGT): voorstel voor een EU-actieplan”,[6] waarin werd opgeroepen tot maatregelen ter bestrijding van illegale houtkap door middel van vrijwillige partnerschapsovereenkomsten met houtproducerende landen. In oktober 2003[7] heeft de Raad conclusies over het actieplan vastgesteld en op 11 juli 2005 heeft het Europees Parlement een resolutie over dit onderwerp aangenomen[8].

(2)       Overeenkomstig Besluit 2011/XXX/EU van de Raad van […][9] is de vrijwillige partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en de Republiek Liberia inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw met betrekking tot de invoer van hout en houtproducten in de Europese Unie (hierna "de overeenkomst" genoemd) op […][10] ondertekend, onder voorbehoud van sluiting.

(3)       De overeenkomst dient te worden gesloten,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

De overeenkomst tussen de Europese Unie en de Republiek Liberia inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw met betrekking tot de invoer van hout en houtproducten in de Europese Unie wordt namens de Unie goedgekeurd.

De tekst van de overeenkomst is aan dit besluit gehecht.

Artikel 2

De voorzitter van de Raad wijst de persoon (personen) aan die bevoegd is (zijn) om namens de Unie de in artikel 30 van de overeenkomst genoemde akte van goedkeuring neer te leggen, waarmee de instemming van de Unie om door de overeenkomst gebonden te zijn, tot uiting wordt gebracht.

Artikel 3

De Unie wordt in het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging, dat overeenkomstig artikel 19 van de overeenkomst wordt opgericht, vertegenwoordigd door vertegenwoordigers van de Commissie.

De lidstaten kunnen als leden van de delegatie van de Unie deelnemen aan de vergaderingen van het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst.

Artikel 4

Voor de wijziging van de bijlagen bij de overeenkomst overeenkomstig artikel 26 van de overeenkomst wordt de Commissie gemachtigd volgens de procedure van artikel 11, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2173/2005 dergelijke wijzigingen namens de Unie goed te keuren.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt aangenomen.

Artikel 6

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Gedaan te […]

                                                                       Voor de Raad

                                                                       De voorzitter                                                                        […]

VRIJWILLIGE PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST TUSSEN DE EUROPESE UNIE EN DE REPUBLIEK LIBERIA INZAKE WETSHANDHAVING, GOVERNANCE EN HANDEL IN DE BOSBOUW MET BETREKKING TOT DE INVOER VAN HOUT IN DE EUROPESE UNIE

DE EUROPESE UNIE,

hierna “de Unie” genoemd

en

de Republiek LIBERIA,

hierna “Liberia” genoemd,

hierna samen “de partijen” genoemd,

GEZIEN de nauwe werkrelatie tussen de Unie en Liberia, met name in de context van de partnerschapsovereenkomst tussen de landen van de groep van staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, die op 23 juni 2000 in Cotonou (Benin) is ondertekend[11], hierna “de Overeenkomst van Cotonou” genoemd;

GEZIEN de mededeling van de Commissie aan de Raad en het Europees Parlement inzake het EU-actieplan voor wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw (FLEGT)[12], als eerste stap in de aanpak van het dringende probleem van de illegale houtkap en de daarmee verband houdende handel;

ZICH BEWUST van het belang van de beginselen die zijn vastgelegd in de Verklaring van Rio van 1992 met betrekking tot duurzaam bosbeheer, en met name beginsel 10 inzake het belang van publieke bewustwording van en inspraak in milieuvraagstukken en beginsel 22 inzake de cruciale rol van inheemse bevolkingsgroepen en andere lokale gemeenschappen in milieubeheer en ontwikkeling;

GEZIEN de in 1992 aangenomen niet juridisch bindende maar gezaghebbende beginselverklaring met het oog op een wereldwijde consensus over het beheer, het behoud en de duurzame en milieuvriendelijke exploitatie van alle soorten bos, alsmede het niet juridisch bindend instrument voor alle soorten bos dat recent door de Algemene Vergadering van de Verenigde Naties is aangenomen[13];

GEZIEN de Overeenkomst inzake de internationale handel in bedreigde in het wild levende dier- en plantensoorten (CITES) en met name de eis dat de partijen van CITES alleen CITES-uitvoervergunningen afgeven voor de in bijlagen I, II of III vermelde soorten wanneer aan bepaalde voorwaarden voldaan is en de flora- en faunabeschermingswetten van de betreffende staat niet zijn geschonden;

GEZIEN het belang dat de partijen hechten aan de op internationaal vlak overeengekomen ontwikkelingsdoelstellingen en aan de millenniumdoelstellingen voor ontwikkeling van de Verenigde Naties;

OPNIEUW BEVESTIGEND dat de partijen belang hechten aan de beginselen en regels van het multilaterale handelssysteem, en met name aan de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de Algemene Overeenkomst betreffende tarieven en handel (GATT) van 1994 en de andere multilaterale overeenkomsten tot oprichting van de Wereldhandelsorganisatie (WTO), en aan de noodzaak deze op transparante en niet-discriminerende wijze toe te passen;

GEZIEN Verordening (EG) nr. 2173/2005 van de Raad van 20 december 2005 inzake de opzet van een FLEGT-vergunningenstelsel voor de invoer van hout in de Europese Gemeenschap[14];

REKENING HOUDEND MET het kader dat is gevestigd door de Liberiaanse nationale hervormingswet voor de bosbouw[15] dat zorgt voor een evenwicht tussen de prioriteiten op het gebied van handel, gemeenschap en conservering, bij het gebruik, het beheer en de bescherming van bosrijkdommen en doeltreffend actueel gebruik van bosrijkdommen voor economische ontwikkeling bevordert en tegelijkertijd garandeert dat de bosrijkdommen ook beschikbaar blijven voor toekomstige generaties;

BEVESTIGEND dat Liberia belang hecht aan burgerparticipatie en transparantie in duurzaam bosgebruik en -governance, met inbegrip van de toekenning van bosvergunningen, de bevordering van ecologisch verantwoord gebruik en het toezicht op de naleving van de fiscale en andere voorschriften;

ERKENNENDE dat Liberia een systeem heeft opgezet om de wettigheid te garanderen van alle houtproducten die worden uitgevoerd van Liberia naar waar dan ook ter wereld en met het oog op de toepassing van de wettigheidsvereiste op en de uitbreiding daarvan tot alle houtproducten die worden gebruikt op de binnenlandse markt;

OVERWEGENDE dat Liberia inspanningen levert om duurzaam beheer van de bossen en in het wild levende planten en dieren op het gehele nationale grondgebied te bevorderen en met name ervoor te zorgen dat alle houtstromen wetmatig plaatsvinden;

ERKENNENDE dat de invoering van een vrijwillige partnerschapsovereenkomst inzake FLEGT zal bijdragen aan de bestrijding van de klimaatverandering, in overeenstemming met de inspanningen ter reductie van broeikasgasemissies ten gevolge van ontbossing en bosdegradatie (REDD+) door wetshandhaving en governance in de bosbouw;

GEZIEN het belang dat de partijen hechten aan de bijdrage van het maatschappelijk middenveld, de particuliere sector en de lokale bevolking, aan het welslagen van het governancebeleid in de bosbouw, met name door middel van raadpleging en voorlichting van het publiek,

ZIJN HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:

Artikel 1

Doel

Overeenkomstig de gezamenlijke verbintenis van de partijen tot duurzaam beheer van alle soorten bossen wordt met deze overeenkomst beoogd een juridisch kader te bieden om ervoor te zorgen dat alle onder deze overeenkomst vallende houtproducten die uit Liberia in de Unie worden ingevoerd op legale wijze zijn geproduceerd, en daardoor de handel in houtproducten te stimuleren.

Daarnaast vormt deze overeenkomst de basis voor dialoog en samenwerking tussen de partijen om volledige tenuitvoerlegging van deze overeenkomst te vergemakkelijken en te bevorderen en de wetshandhaving en governance in de bosbouw te verbeteren.

Artikel 2

Definities

In deze overeenkomst wordt verstaan onder:

(a)          “invoer in de Unie”: het in de Unie in het vrije verkeer brengen als bedoeld in artikel 79 van Verordening (EEG) nr. 2913/92 van de Raad van 12 oktober 1992 tot vaststelling van het communautair douanewetboek[16] van houtproducten die niet kunnen worden beschouwd als “goederen waaraan elk handelskarakter vreemd is” zoals gedefinieerd in artikel 1, punt 6 van Verordening (EEG) nr. 2454/93 van de Commissie van 2 juli 1993 houdende vaststelling van enkele bepalingen ter uitvoering van Verordening (EEG) nr. 2193/92 van de Raad tot vaststelling van het communautair douanewetboek[17];

(b)          “uitvoer”: het feit dat een houtproduct het grondgebied van Liberia fysiek verlaat dan wel daaruit wordt verzonden, met uitzondering van houtproducten die worden doorgevoerd over het Liberiaanse grondgebied;

(c)          “hout in doorvoer”: houtproducten afkomstig uit een derde land die onder douanecontrole het Liberiaanse grondgebied binnenkomen en in ongewijzigde vorm het land verlaten, met behoud van hun land van oorsprong;

(d)          “houtproducten”: alle producten die zijn opgesomd in bijlage I;

(e)          “GS-code”: code van vier of zes cijfers volgens het geharmoniseerde systeem inzake de omschrijving en codering van goederen, zoals vastgesteld bij het Internationaal Verdrag betreffende het geharmoniseerde systeem inzake de omschrijving en de codering van goederen van de Werelddouaneorganisatie;

(f)           “FLEGT-vergunning” een document dat bevestigt dat een lading afkomstig is uit legale bronnen en is gecontroleerd overeenkomstig de criteria die zijn vastgelegd in deze overeenkomst. Een FLEGT-vergunning kan op papier of in elektronische vorm worden afgegeven;

(g)          “vergunningverlenende autoriteit”: de door Liberia aangewezen autoriteit die bevoegd is om FLEGT-vergunningen af te geven en geldig te verklaren;

(h)          “bevoegde autoriteiten”: de autoriteiten die door de lidstaten van de Unie worden aangewezen om FLEGT-vergunningen te ontvangen, te aanvaarden en te controleren;

(i)           “lading”: een hoeveelheid door een FLEGT-vergunning gedekte houtproducten die door een verzender of expediteur vanuit Liberia is verzonden en bij een douanekantoor wordt aangeboden voor toelating tot het vrije verkeer in de Unie;

(j)           “legaal geproduceerd hout”: houtproducten die zijn verkregen, geproduceerd en verhandeld door middel van processen die voldoen aan alle wet- en regelgeving die van kracht is in Liberia, zoals beschreven in bijlage II;

(k)          “toelating tot het vrije verkeer”: een douaneregeling van de Unie waardoor goederen die niet uit de Unie komen, de douanestatus verkrijgen van goederen uit de Unie (onder verwijzing naar Verordening (EEG) nr. 2193/92), Dit houdt het volgende in: de inning van verschuldigde invoerrechten; de inning, voor zover van toepassing, van andere heffingen; de toepassing van handelspolitieke maatregelen en verboden en beperkingen; en de vervulling van de andere formaliteiten voor de invoer van de goederen;

(l)           “Europese Commissie”: de instelling van de Unie bedoeld in artikel 13, lid 1, en artikel 17 van het Verdrag betreffende de Europese Unie die onder andere instaat voor de externe vertegenwoordiging van de Unie en die coördinatie-, uitvoerings- en beheerstaken uitoefent.

Artikel 3

FLEGT-vergunningenstelsel

1.           Tussen de partijen bij deze overeenkomst wordt een vergunningenstelsel inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw (hierna “FLEGT-vergunningenstelsel” genoemd) ingesteld. Dit stelsel legt een reeks procedures en vereisten vast die tot doel hebben om door middel van FLEGT-vergunningen te controleren en verklaren dat naar de Unie verzonden houtproducten legaal zijn geproduceerd of verkregen. Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 2173/2005 van de Raad en deze overeenkomst zal de Unie dergelijke ladingen uit Liberia slechts aanvaarden voor invoer in de Unie indien zij gedekt zijn door een FLEGT-vergunning.

2.           Het FLEGT-vergunningenstelsel geldt voor de houtproducten die worden genoemd in bijlage I.

Artikel 4

Vergunningverlenende autoriteit

1.           Liberia wijst zijn vergunningverlenende autoriteit in het kader van de FLEGT-vergunningen aan en deelt de contactgegevens van die vergunningverlenende autoriteit mee aan de Europese Commissie. Beide partijen maken deze informatie toegankelijk voor het publiek.

2.           De vergunningverlenende autoriteit controleert of de houtproducten legaal zijn geproduceerd volgens de in bijlage II vermelde wetgeving. Overeenkomstig de in bijlage II vastgestelde voorwaarden geeft de vergunningverlenende autoriteit FLEGT-vergunningen af voor ladingen legaal geproduceerd of verkregen hout die worden uitgevoerd naar de Unie.

3.           De vergunningverlenende autoriteit geeft geen FLEGT-vergunningen af voor houtproducten die volledig of gedeeltelijk bestaan uit hout dat uit een derde land is ingevoerd in Liberia, tenzij is bewezen dat dit is geproduceerd en uitgevoerd overeenkomstig de wetgeving van het betrokken derde land en voldoet aan de voorwaarden van bijlage II bij deze overeenkomst en alle regelgeving inzake de invoer van houtproducten in Liberia.

4.           De vergunningverlenende autoriteit bepaalt de procedures voor de afgifte van FLEGT-vergunningen en maakt deze openbaar. Zij bewaart ook de gegevens van alle ladingen waarvoor een FLEGT-vergunning is afgegeven, overeenkomstig de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming en stelt deze ter beschikking van onafhankelijke controle-instanties, waarbij vertrouwelijke informatie van de exporteur niet wordt vermeld.

Artikel 5

Bevoegde autoriteiten van de Unie

1.           De Europese Commissie deelt aan Liberia de contactgegevens mee van de bevoegde autoriteiten van elke lidstaat van de Europese Unie. Beide partijen maken deze informatie toegankelijk voor het publiek.

2.           De bevoegde autoriteiten controleren of iedere lading wordt gedekt door een geldige FLEGT-vergunning voordat deze wordt toegelaten tot het vrije verkeer in de Unie. Als er twijfel bestaat over de geldigheid van de FLEGT-vergunning, kan de toelating worden geschorst en kan de lading worden vastgehouden. De procedures voor toelating tot het vrije verkeer in de Unie van ladingen met een FLEGT-vergunning worden beschreven in bijlage III.

3.           De bevoegde autoriteiten houden alle ontvangen FLEGT-vergunningen bij en publiceren hier jaarlijks een overzicht van.

4.           Overeenkomstig de nationale wetgeving betreffende de gegevensbescherming moeten de bevoegde autoriteiten de personen of organen die door Liberia zijn aangesteld als onafhankelijke auditeur, toegang geven tot de betrokken documenten en gegevens.

5.           Wanneer hout en houtproducten die afkomstig zijn van de soorten die worden genoemd in de bijlagen bij de Overeenkomst inzake de internationale handel in bedreigde in het wild levende dier- en plantensoorten (CITES) en die worden gedekt door een FLEGT-vergunning, ingevoerd worden in de Unie, worden deze alleen onderworpen aan de controle die wordt beschreven in Verordening (EG) nr. 338/97 van de Raad van 9 december 1996 inzake de bescherming van in het wild levende dier- en plantensoorten door controle op het desbetreffende handelsverkeer[18], aangezien de FLEGT-vergunning ook bevestigt dat het hout in kwestie legaal geproduceerd of verkregen is.

Artikel 6

FLEGT-vergunningen

1.           De vergunningverlenende autoriteit geeft een FLEGT-vergunning af als bewijs dat de houtproducten legaal geproduceerd of verkregen zijn.

2.           FLEGT-vergunningen worden opgesteld en ingevuld in het Engels.

3.           De partijen kunnen overeenkomen een elektronisch systeem op te zetten voor de afgifte, het doorsturen en de ontvangst van FLEGT-vergunningen.

4.           De procedure voor de afgifte van FLEGT-vergunningen en de technische specificaties worden beschreven in bijlage IV.

Artikel 7

Definitie van legaal geproduceerd hout

Zowel in artikel 2 als in bijlage II is gedefinieerd wat in deze overeenkomst wordt verstaan onder “legaal geproduceerd hout”. De definitie beschrijft de Liberiaanse nationale wet- en regelgeving die moet worden inachtgenomen alvorens houtproducten een FLEGT-vergunning kunnen verkrijgen. Bijlage II omvat ook “wetgevingsschema's” en “indicatoren van de wettelijkheid” en “verificatiepunten” alsmede gedetailleerde verificatieprocedures die moeten worden gevolgd om na te gaan of de Liberiaanse wetgeving is nageleefd.

Artikel 8

Controle van legaal geproduceerd hout

1.           Liberia zet een systeem op om te controleren of hout legaal is geproduceerd of verkregen en om ervoor te zorgen dat alleen ladingen waarvan de wettelijkheid is gecontroleerd, naar de Unie worden uitgevoerd. Met dit controlesysteem wordt nagegaan of aan de wetgeving is voldaan, teneinde de zekerheid te verkrijgen dat hout en houtproducten die bestemd zijn voor uitvoer naar de Unie legaal zijn geproduceerd of verkregen en er geen FLEGT-vergunning is afgegeven voor een lading houtproducten die niet legaal zijn geproduceerd of verkregen of die afkomstig zijn uit onbekende bron. Dit systeem omvat ook procedures om te voorkomen dat illegaal hout of hout van onbekende oorsprong in de leveringsketen terecht komt.

2.           Het systeem waarmee wordt gecontroleerd of ladingen hout legaal zijn geproduceerd, wordt beschreven in bijlage II.

Artikel 9

Toepassing van het FLEGT-vergunningenstelsel op houtproducten die niet worden uitgevoerd naar de Unie

1.           Liberia spant zich in om de wettelijkheid te controleren van hout dat wordt geëxporteerd naar markten buiten de Unie, van het hout dat wordt verkocht op de binnenlandse markten en van het ingevoerde hout, indien mogelijk met gebruikmaking van de systemen ter verificatie van de wettigheid die zijn ontwikkeld voor de uitvoering van deze overeenkomst.

2.           Om deze inspanningen te steunen, zal de Unie, in overleg met de betrokken partijen, het gebruik van de systemen die met het oog op de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst zijn ontwikkeld, voor de handel op andere internationale markten en met derde landen aanmoedigen.

Artikel 10

Overleg over de geldigheid van vergunningen

1.           Als er twijfel rijst over de geldigheid van een vergunning, kan de betrokken bevoegde autoriteit de vergunningverlenende autoriteit om aanvullende informatie verzoeken en verdere verduidelijking proberen te verkrijgen. Wanneer binnen 21 kalenderdagen na de datum van ontvangst van het verzoek om aanvullende informatie geen antwoord van de vergunningverlenende autoriteit is ontvangen, handelt de bevoegde autoriteit overeenkomstig de geldende nationale wetgeving en wordt de vergunning niet aanvaard. Als uit aanvullende informatie en verder onderzoek blijkt dat de gegevens op de vergunning niet overeenstemmen met de lading, handelt de bevoegde autoriteit overeenkomstig de geldende nationale wetgeving en wordt de vergunning niet aanvaard. De vergunningverlenende autoriteit moet onmiddellijk schriftelijk op de hoogte worden gebracht van iedere niet-aanvaarding van een FLEGT-vergunning met vermelding van de reden van de niet-aanvaarding.

2.           Wanneer er herhaaldelijk meningsverschillen of problemen ontstaan met betrekking tot het overleg over FLEGT-vergunningen, kan de zaak worden verwezen naar het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst.

Artikel 11

Onafhankelijke auditeur

1.           De partijen spreken af op gezette tijden een onafhankelijke auditeur in te schakelen om de resultaten en de doeltreffendheid van het FLEGT-vergunningenstelsel te evalueren zoals beschreven in bijlage V.

2.           Liberia schakelt een onafhankelijke auditeur in na overleg met de Unie.

3.           De onafhankelijke auditor verwijst klachten in verband met zijn werkzaamheden door naar het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst.

4.           De onafhankelijke auditeur deelt zijn bevindingen mee aan de partijen in verslagen overeenkomstig de in bijlage V beschreven procedure. De verslagen van de onafhankelijke auditor worden gepubliceerd overeenkomstig de in bijlage V beschreven procedure.

5.           De partijen vergemakkelijken het werk van de onafhankelijke auditeur door er onder andere voor te zorgen dat deze op het grondgebied van beide partijen toegang heeft tot de noodzakelijke informatie. Een partij kan echter besluiten gegevens die overeenkomstig de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming niet mogen worden meegedeeld, niet vrij te geven.

Artikel 12

Onregelmatigheden

De partijen stellen elkaar op de hoogte wanneer zij vermoeden of weten dat het FLEGT-vergunningenstelsel wordt omzeild of dat er sprake is van onregelmatigheden, onder meer in geval van:

(a)     omzeiling van de handelsvoorschriften, bijvoorbeeld door de handel van Liberia naar de Unie om te leiden via een derde land, wanneer het waarschijnlijk is dat dit gebeurt om het vergunningenstelsel te omzeilen;

(b)     afgifte van FLEGT-vergunningen voor houtproducten die producten omvatten uit verdachte bronnen in derde landen; of

(c)     fraude bij het verkrijgen of het gebruik van FLEGT-vergunningen.

Artikel 13

Inwerkingtreding van het FLEGT-vergunningenstelsel

1.           De partijen komen een datum overeen waarop het FLEGT-vergunningenstelsel operationeel zal worden.

2.           Voordat er FLEGT-vergunningen worden afgegeven, zal er een gezamenlijk technische evaluatie plaatsvinden, waarvan de doelstellingen en criteria in bijlage VI zijn opgenomen. In deze evaluatie moet worden nagegaan of de garantie van de wettigheid, die ten grondslag ligt aan het FLEGT-vergunningenstelsel, adequaat functioneert en of de EU-systemen voor het ontvangen, aanvaarden en controleren van FLEGT-vergunningen, daadwerkelijk operationeel zijn.

Artikel 14

Tijdschema voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst

1.           De partijen hanteren voor de uitvoering het tijdschema van bijlage VII.

2.           De partijen beoordelen via het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst de vorderingen met betrekking tot de uitvoering van het schema van bijlage VII.

Artikel 15

Begeleidende maatregelen

1.           Volgens de partijen moeten ten behoeve van de terreinen van bijlage VIII extra technische en financiële middelen worden toegewezen om deze overeenkomst uit te voeren.

2.           Voor deze middelen gelden de gebruikelijke procedures die van toepassing zijn op de programmering van steun van de Unie en de lidstaten aan Liberia en de eigen begrotingsprocedures van Liberia.

3.           De partijen overwegen of het noodzakelijk is om een gemeenschappelijke regeling op te zetten om de financiering en de technische bijdragen van de Europese Commissie en de lidstaten op elkaar af te stemmen ter ondersteuning van deze processen.

4.           Liberia zorgt ervoor dat in de nationale planningsinstrumenten, zoals de armoedebestrijdingsstrategieën en -begrotingen, wordt voorzien in meer capaciteit voor de uitvoering van de overeenkomst.

5.           De partijen zien erop toe dat de activiteiten in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst worden afgestemd op de bestaande en toekomstige ontwikkelingsinitiatieven, waaronder de maatregelen ter ondersteuning van de reductie van broeikasgasemissies ten gevolge van ontbossing en bosdegradatie (REDD+).

6.           Voor aanvullende middelen gelden de procedures die van toepassing zijn op de EU-steun in het kader van de Overeenkomst van Cotonou en op de bilaterale steun van EU-lidstaten aan Liberia.

Artikel 16

Participatie van belanghebbenden

1.           Overeenkomstig de Liberiaanse nationale wet op de hervorming van de bosbouw inzake het participatieve beheer van bosrijkdommen, moet Liberia ervoor zorgen dat de uitvoering van en het toezicht op deze overeenkomst gebeuren in overleg met belanghebbenden, waaronder de industrie, maatschappelijke organisaties, plaatselijke gemeenschappen en andere mensen die afhankelijk zijn van bossen. De belanghebbenden participeren via bestaande structuren voor bosbeheer en door lidmaatschap van een nationaal orgaan dat moet worden opgericht overeenkomstig lid 2 van dit artikel.

2.           Liberia richt een nationaal comité op, bestaande uit vertegenwoordigers van betrokken overheidsinstellingen en andere belanghebbenden, dat moet toezien op de uitvoering van deze overeenkomst.

3.           De Unie overlegt regelmatig met de belanghebbenden over de uitvoering van deze overeenkomst en houdt daarbij rekening met haar verplichtingen in het kader van het Verdrag van Aarhus van 1998 betreffende toegang tot informatie, inspraak bij besluitvorming en toegang tot de rechter inzake milieuaangelegenheden.

Artikel 17

Sociale waarborgen

1.           Om eventuele negatieve effecten van deze overeenkomst zoveel mogelijk te beperken, komen de partijen overeen meer kennis te verzamelen over de levenswijze van de mogelijk betrokken personen en lokale gemeenschappen, inclusief degenen die betrokken zijn bij illegale houtkap.

2.           De partijen gaan na welke gevolgen deze overeenkomst heeft op de in het eerste lid bedoelde gemeenschappen en treffen redelijke maatregelen om eventuele negatieve gevolgen te verzachten. De partijen kunnen afspraken maken over aanvullende maatregelen om negatieve gevolgen aan te pakken.

Artikel 18

Marktstimulerende maatregelen

Rekening houdend met haar internationale verplichtingen streeft de Unie naar bevordering van gunstige markttoegang voor de houtproducten waarop deze overeenkomst betrekking heeft, onder meer door:

(a)     de overheid en de particuliere sector aan te moedigen om er bij hun aankopen op te letten dat het hout legaal gekapt is; en

(b)     producten met een FLEGT-vergunning op de Europese houtmarkt te promoten.

Artikel 19

Gemengd comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst

1.           De partijen richten een gemengd comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst op om het toezicht op en de evaluatie van deze overeenkomst te vergemakkelijken. Het gemengd comité bevordert de dialoog en de informatie-uitwisseling tussen de partijen.

2.           Elke partij benoemt vertegenwoordigers in het gemengd comité. Het comité besluit bij consensus. Het gemengd comité wordt voorgezeten door twee van zijn leden, één van de Unie en de andere van Liberia.

3.           Het gemengd comité gaat over iedere kwestie die verband houdt met de effectieve uitvoering van deze overeenkomst: Daartoe zal het gemengd comité met name:

(a)     ten minste twee keer per jaar bijeenkomen, op een door de partijen te bepalen datum en plaats;

(b)     de agenda voor zijn werkzaamheden en het mandaat voor gezamenlijk optreden vaststellen;

(c)     zijn reglement van orde vaststellen;

(d)     een regeling van gezamenlijk voorzitterschap treffen voor zijn vergaderingen;

(e)     ervoor zorgen dat zijn werkzaamheden transparant zijn en dat informatie over zijn werkzaamheden en besluiten toegankelijk zijn voor het publiek;

(f)      indien nodig werkgroepen of andere suborganen instellen voor werkgebieden die specifieke deskundigheid vereisen;

(g)     een jaarverslag publiceren zoals nader beschreven in bijlage IX.

4.           De specifieke functies van het gemengd comité worden beschreven in bijlage X.

5.           Gedurende de periode tussen het paraferen van de overeenkomst en de inwerkingtreding wordt een gezamenlijk mechanisme voor overleg en toezicht ingesteld om de uitvoering van de overeenkomst te vergemakkelijken.

Artikel 20

Communicatie over de uitvoering van de overeenkomst

1.           De volgende vertegenwoordigers van de partijen zijn verantwoordelijk voor officiële mededelingen over de uitvoering van de overeenkomst:

Voor Liberia: || Voor de Europese Unie:

De minister van Landbouw || Het hoofd van de delegatie van de Unie in Liberia

2.           De partijen delen elkaar tijdig de informatie mee die noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Artikel 21

Verslaglegging en openbaarmaking van informatie

1.           De publicatie van informatie is essentieel om de governance te verbeteren en de informatieverstrekking aan belanghebbenden staat centraal in de vrijwillige partnerschapsovereenkomst. Informatie wordt regelmatig gepubliceerd om de uitvoering en het toezicht op de systemen te vergemakkelijken, de transparantie te vergroten en daardoor het vertrouwen van de belanghebbenden en consumenten te verbeteren alsmede te zorgen voor een grotere verantwoordingsplicht van de partijen. Welke informatie moet worden gepubliceerd, is nader beschreven in bijlage IX.

2.           Iedere partij kiest het best passende mechanisme voor het publiceren van informatie. De partijen moeten zich met name inspannen om de belanghebbenden in de bosbouwsector te voorzien van betrouwbare en actuele informatie.

3.           Het mandaat en de procedures van het gemengd comité moeten worden gepubliceerd.

Artikel 22

Vertrouwelijke informatie

1.           De partijen verbinden zich ertoe, binnen de grenzen van hun eigen wetgeving. de vertrouwelijke informatie die wordt uitgewisseld in het kader van deze overeenkomst, niet vrij te geven. De partijen maken geen in het kader van deze overeenkomst uitgewisselde informatie openbaar die bedrijfsgeheimen of vertrouwelijke commerciële informatie bevat en staan hun autoriteiten die bij de uitvoering van deze overeenkomst zijn betrokken, ook niet toe deze openbaar te maken.

2.           Onverminderd lid 1 wordt de volgende informatie niet als vertrouwelijk beschouwd:

(a)     het aantal en het type door Liberia afgegeven en door de Unie ontvangen FLEGT-vergunningen en de hoeveelheid houtproducten die daarmee uit Liberia is uitgevoerd en in de Unie ingevoerd;

(b)     de namen en adressen van de vergunninghouders en de importeurs;

(c)     de bedragen van de uitvoerheffingen en -belastingen die zijn betaald door een exporteur;

(d)     geldboeten die zijn opgelegd of maatregelen die zijn genomen tegen een aannemer of vergunninghouder.

Artikel 23

Territoriaal toepassingsgebied

Deze overeenkomst is van toepassing op het grondgebied waar het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van toepassing is op de in dat Verdrag neergelegde voorwaarden, enerzijds, en op het grondgebied van Liberia, anderzijds.

Artikel 24

Regeling van geschillen

1.           De partijen streven ernaar geschillen over de toepassing of de interpretatie van de overeenkomst op te lossen door middel van snel overleg.

2.           Als een geschil niet binnen twee maanden na het oorspronkelijke verzoek tot overleg kan worden opgelost, kan een partij het geschil verwijzen naar het gemengd comité, dat het geschil zal proberen op te lossen Het gemengd comité wordt in het bezit gesteld van alle informatie het nodig heeft voor een grondig onderzoek van de situatie teneinde een aanvaardbare oplossing te vinden. Daartoe onderzoekt het gemengd comité alle mogelijkheden om de doeltreffende uitvoering van deze overeenkomst te waarborgen.

3.           Als het gemengd comité niet in staat is het geschil binnen twee maanden op te lossen, kunnen de partijen samen een beroep doen op de bijstand of de bemiddeling van een onafhankelijke derde.

4.           Als het geschil niet overeenkomstig lid 3 kan worden opgelost, mag elk van beide partijen de andere van de benoeming van een bemiddelaar in kennis stellen; de andere partij moet dan een tweede bemiddelaar aanwijzen binnen dertig kalenderdagen na de benoeming van de eerste bemiddelaar. De partijen benoemen samen een derde bemiddelaar binnen twee maanden na de aanstelling van de tweede bemiddelaar.

5.           De bemiddelaars nemen binnen zes maanden na de benoeming van de derde bemiddelaar een besluit met meerderheid van stemmen.

6.           Hun besluit is bindend voor beide partijen en er kan geen beroep tegen worden aangetekend.

7.           Het gemengd comité stelt de werkwijze van de bemiddelaars vast.

Artikel 25

Schorsing

1.           Een partij kan de toepassing van deze overeenkomst schorsen indien de andere partij (a) niet voldoet aan haar verplichtingen op grond van deze overeenkomst, of (b) de regelgevende en administratieve maatregelen en middelen die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst, niet in stand houdt, of (c) door haar optreden of gebrek aan optreden een aanzienlijk risico voor het milieu, de gezondheid, de openbare orde en de veiligheid van de mensen van de Unie of Liberia tot stand brengt. Dit besluit moet worden gemotiveerd en schriftelijk worden meegedeeld aan de andere partij.

2.           Dertig kalenderdagen na de datum van de mededeling houdt de overeenkomst dan op van toepassing te zijn.

3.           De toepassing van de overeenkomst wordt voortgezet dertig kalenderdagen nadat de schorsende partij de andere partij heeft meegedeeld dat de redenen voor de schorsing niet langer gelden en de partijen overeenkomen dat de overeenkomst zal worden hervat.

Artikel 26

Wijzigingen

1.           Als een partij deze overeenkomst wil wijzigen, moet daartoe ten minste drie maanden voor de volgende vergadering van het gemengd comité een voorstel worden ingediend. Het gemengd comité bespreekt het voorstel; als er overeenstemming wordt bereikt, wordt een aanbeveling geformuleerd. Beide partijen overwegen de aanbeveling en als zij het ermee eens zijn, wordt het voorstel goedgekeurd volgens hun eigen interne procedures.

2.           De aldus aangenomen wijziging treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op de datum waarop de partijen elkaar ervan in kennis stellen dat de daartoe vereiste procedures zijn voltooid.

3.           Het gemengd comité is bevoegd om wijzigingen van de bijlagen bij deze overeenkomst goed te keuren.

4.           Alle wijzigingen moeten worden meegedeeld aan de depositarissen van deze overeenkomst en treden in werking binnen de termijn en op de wijze als genoemd in lid 2 van dit artikel.

Artikel 27

Bijlagen

De bijlagen vormen een integrerend deel van deze overeenkomst en zijn bindend.

Artikel 28

Looptijd

Deze overeenkomst blijft vanaf haar inwerkingtreding van kracht voor onbepaalde duur.

Artikel 29

Opzegging van de overeenkomst

Onverminderd artikel 28 kan een partij deze overeenkomst opzeggen door de andere partij daarvan schriftelijk in kennis te stellen. Twaalf maanden na de datum van die kennisgeving houdt de overeenkomst dan op van toepassing te zijn.

Artikel 30

Authentieke teksten

Deze overeenkomst is opgesteld in twee exemplaren in de Bulgaarse, Deense, Duitse, Engelse, Estse, Finse, Franse, Griekse, Hongaarse, Italiaanse, Letse, Litouwse, Maltese, Nederlandse, Poolse, Portugese, Roemeense, Slowaakse, Sloveense, Spaanse, Tsjechische en Zweedse taal, zijnde alle teksten gelijkelijk authentiek. In geval van verschil in interpretatie tussen deze talen geldt de Engelse tekst.

Artikel 31

Inwerkingtreding

1.           Deze overeenkomst treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op de datum waarop de partijen elkaar schriftelijk meedelen dat de daartoe vereiste procedures zijn voltooid.

2.           Deze mededeling wordt gericht aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en het ministerie van Buitenlandse Zaken van Liberia, die de gezamenlijke depositarissen van deze overeenkomst zijn.

Lijst van bijlagen

Bijlage I || Lijst van producten die onder het FLEGT-vergunningenstelsel vallen

Bijlage II || Het systeem ter garantie van de wettigheid

Bijlage III || Voorwaarden voor toelating tot het vrije verkeer in de Unie van houtproducten met een FLEGT-vergunning die uit Liberia worden uitgevoerd

Bijlage IV || Vereisten en technische specificaties voor FLEGT-vergunningen

Bijlage V || Functies van de onafhankelijke audit: mandaat

Bijlage VI || Criteria voor de beoordeling van het systeem ter garantie van de wettigheid

Bijlage VII || Schema voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst

Bijlage VIII || Begeleidende maatregelen

Bijlage IX || Toegang van het publiek tot informatie en maatregelen ter bevordering van de transparantie

Bijlage X || Taken van het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst

BIJLAGE I

LIJST VAN PRODUCTEN DIE ONDER HET FLEGT-VERGUNNINGENSTELSEL VALLEN

GS-CODE || HANDELSBENAMING

4401 || Brandhout, in de vorm van ronde of andere blokken, rijshout, takkenbossen en dergelijke; hout in plakjes, spanen of kleine stukjes; zaagsel, resten en afval, van hout, ook indien geperst tot blokken, briketten, pellets of dergelijke vormen, met inbegrip van rubberwoodspanen

4403 || Hout, onbewerkt, ook indien ontschorst, ontdaan van het spint of enkel vierkant behakt of vierkant bezaagd

4406 || Houten dwarsliggers en wisselhouten

4407 || Hout, overlangs gezaagd of afgestoken, dan wel gesneden of geschild, ook indien geschaafd, geschuurd of in de lengte verbonden, met een dikte van meer dan 6 mm:

4408 || Fineerplaten (die verkregen door het snijden van gelaagd hout daaronder begrepen), platen voor de vervaardinging van triplex- en multiplexhout of voor ander op dergelijke wijze gelaagd hout, alsmede ander hout, overlangs gezaagd, dan wel gesneden of geschild, ook indien geschaafd, geschuurd, met verbinding aan de randen of in de lengte verbonden, met een dikte van niet meer dan 6 mm:

4409 || Hout (niet-ineengezette plankjes voor parketvloeren daaronder begrepen), waarvan ten minste een zijde of uiteinde over de gehele lengte is geprofileerd (geploegd, van sponningen voorzien, afgerond met V-verbinding of dergelijke), ook indien geschaafd, geschuurd of in de lengte verbonden

4410 || Spaanplaat en dergelijke plaat (bijvoorbeeld zogenaamd oriented strand board en zogenaamde waferboard) van hout of van andere houtachtige stoffen, ook indien samengeperst met harsen of met andere organische bindmiddelen:

4411 || Vezelplaat van houtvezels of van andere houtachtige vezels, ook indien gebonden met harsen of met andere organische bindmiddelen:

4412 || Triplex- en multiplexhout, met fineer bekleed hout en op dergelijke wijze gelaagd hout

4414 || Houten lijsten voor schilderijen, voor foto”s, voor spiegels en dergelijke

4415 || Pakkisten, kratten, trommels en dergelijke verpakkingsmiddelen van hout; kabelhaspels van hout; laadborden, laadkisten en andere laadplateaus van hout; opzetranden voor laadborden, van hout

4416 || Vaten, kuipen, tobben en ander kuiperswerk, alsmede delen daarvan, van hout, duighout daaronder begrepen.

4417 || Gereedschap, alsmede monturen en stelen voor gereedschap, borstelhouten, borstel- en bezemstelen, van hout;; schoenleesten en schoenspanners, van hout.

4418 || Schrijn- en timmerwerk voor bouwwerken, daaronder begrepen panelen met cellenstructuur, panelen voor parketvloeren en dakspanen (“shingles” en “shakes”), van hout

9403.30 || Meubelen van hout, van de soort gebruikt in kantoren

9403.40 || Meubelen van hout, van de soort gebruikt in keukens

9403.50 || Meubelen van hout, van de soort gebruikt in slaapkamers

9403.60 || Andere meubelen van hout

BIJLAGE II

HET SYSTEEM TER GARANTIE VAN DE WETTIGHEID

1. INLEIDING

Het systeem ter garantie van de wettigheid (Legality Assurance System - LAS) van Liberia heeft tot doel ervoor te zorgen dat de toekenning van bosgebruiksrechten en de houtkap, het vervoer, de verwerking en de verkoop van hout op een wettige manier gebeuren. Het is gebaseerd op de geldende nationale wetgeving en bestaande controlesystemen van de overheid en is ontworpen in een nationaal proces met verschillende belanghebbenden, onder wie vertegenwoordigers van de gemeenschappen, maatschappelijke organisaties, overheidsinstellingen en de privé-sector. Deze belanghebbenden zijn het na overleg en discussies eens geworden over de hieronder beschreven elementen van het LAS:

· Definitie van wettigheid;

· Toetsing aan de wettigheidsdefinitie;

· Chain of Custody System;

· FLEGT-vergunningen;

· Onafhankelijke audit.

De definitie van wettigheid bevat de kerneisen uit de wetgeving die van toepassing is op de bosbouwsector. De definitie van wettigheid is opgesteld en goedgekeurd door nationale belanghebbenden tijdens de onderhandelingen over de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

Tijdens de verificatie van de wettigheid wordt systematisch nagegaan of voldaan is aan de eisen van de definitie van wettigheid. Dit is de verantwoordelijkheid van de overheidsinstellingen die worden aangewezen in de wetgeving en de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

Het Chain Of Custody System (COCS) wordt gebruikt om de leveringsketen van het hout, van het bos tot de uitvoer of verkoop op de binnenlandse markt te controleren. Het traceringssysteem omvat operationele controles door ondernemingen, verificatie door de beheerder van het traceringssysteem en een informatiesysteem waarin de gegevens van de operationele controle en verificatie worden opgeslagen en geanalyseerd. Er was al een traceringssysteem dat ruimschoots voldoet aan de eisen van het LAS, in gebruik voor de onderhandelingen over de vrijwillige partnerschapsovereenkomst van start gingen. Het is opgezet en wordt beheerd door een externe dienstenleverancier en zal uiteindelijk worden overgedragen aan de autoriteit voor de ontwikkeling van de bosbouw (Forestry Development Authority - FDA).

Liberia geeft FLEGT-vergunningen af voor alle uitgevoerde ladingen houtproducten die zijn geproduceerd overeenkomstig de definitie van wettigheid en behoorlijk zijn gecontroleerd door het traceringssysteem.

De onafhankelijke audit vergroot de geloofwaardigheid van het LAS door na te gaan of ieder onderdeel van het systeem functioneert zoals het hoort. De audit zal worden uitgevoerd door een bevoegd orgaan dat geen banden heeft met de regelgevingsinstanties en privé-exploitanten van de Liberiaanse bosbouwsector van Liberia. De resultaten van de audit worden gerapporteerd aan het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst en verslagen worden openbaar gemaakt.

De verificatie van de wettigheid, het verlenen van vergunningen en de onafhankelijke audit zijn in grote lijnen beschreven door een werkgroep van belanghebbenden en zullen verder worden ontwikkeld en in de praktijk gebracht tijdens de uitvoering van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

In deze bijlage wordt beschreven hoe het LAS in beginsel zal functioneren in de praktijk.

2. TOEPASSINGSGEBIED 2.1. Bronnen van hout

Alle in eigen land gekweekt hout en houtproducten die vallen onder het LAS, moeten afkomstig zijn uit legaal aangewezen gebieden waarvoor gebruiksrechten zijn toegewezen overeenkomstig de wettelijke bepalingen. Het hout kan zowel afkomstig zijn uit natuurlijke bossen als uit aangeplante bossen. De volgende typen vergunningen worden toegekend door de FDA.

· bosbeheercontract (forest management contract - FMC);

· houtverkoopcontract (timber sale contract - TSC);

· vergunning voor particulier gebruik (private use permit - PUP);

· vergunning bosgebruik (forest use permit - FUP),

· kettingzaagvergunning.

De verstrekking van de voornoemde typen vergunningen worden geregeld in de National Forestry Reform Law (nationale hervormingswet voor de bosbouw), de Community Rights Law (wet inzake de rechten van de gemeenschappen), de Chainsaw Regulation (regelgeving inzake kettingzagen) en andere verwante regelgevingen. De wet- en regelgeving inzake rechten van gemeenschappen en inzake kettingzagen worden momenteel nog opgesteld. Zodra deze voltooid zijn, zullen er indien nodig wijzigingen worden aangebracht aan het LAS.

Rubberwood en andere houtproducten die worden geoogst op grond van landbouwconcessies vallen eveneens onder het LAS.

Achtergelaten hout zal worden opgenomen in het systeem zodra het is geveild en de nieuwe eigenaar bekend is.

Momenteel kan hout dat is in beslag genomen ingevolge een schending, niet worden opgenomen in het LAS. Binnen twee jaar, en voor het FLEGT-vergunningenstelsel operationeel wordt, zullen er voorschriften ontwikkeld worden voor de omgang met in beslag genomen hout en de opname ervan in het LAS.

Alle ingevoerde houtproducten die worden opgesomd in bijlage I bij deze overeenkomst worden ook gecontroleerd door het LAS. Meer informatie is te vinden punt 5.9 van deze bijlage.

2.2. Producten

De volgende producten worden gecontroleerd door het LAS:

- stamhout || - parketvloeren

- houtspaanders || - houten kaders

- dwarsliggers || - pakkisten/kratten

- gezaagd hout || - schrijnwerk

- fineer ||  -meubels

- triplex- en multiplexhout ||

In bijlage I worden de producten gespecificeerd waarop deze overeenkomst betrekking heeft alsmede hun code volgens het geharmoniseerde systeem (GS-code) voor de classificatie van handelsproducten in de internationale handel.

Naarmate de tenuitvoerlegging van de overeenkomst vordert, zal Liberia overwegen om de werkingssfeer van het LAS uit te breiden tot andere producten, waaronder houtskool.

2.3. Marktbestemmingen

De wettigheid wordt gecontroleerd van zowel de houtproducten die worden verkocht op de binnenlandse markt als de houtproducten die worden uitgevoerd, ongeacht het land van bestemming. De controles van producten die worden verkocht op de binnenlandse markt zal geleidelijk aan worden ingevoerd, volgens een schema dat afhankelijk is van de tenuitvoerlegging van de Community Rights Law en de Chainsaw Regulation en dat rekening houdt met de regionale handelsverdragen van ECOWAS en hun integratie in het LAS.

3. INSTITUTIONELE REGELING

Om de conformiteit met de definitie van wettigheid te controleren en het traceringssysteem te exploiteren, zal de FDA een nieuw departement oprichten dat de naam “Liberia Verification Department” (Liberiaans controlebureau - LVD) zal dragen. Er zal een dienstenleverancier worden aangesteld om op basis van een “build, operate and transfer” (BOT)-contract in eerste vijf jaar de noodzakelijke verificatiemethodologie te ontwikkelen en de capaciteit op te bouwen van de FDA-departementen en divisies die betrokken zijn bij te tenuitvoerlegging van het LAS.

Het LVD zal samenwerken met andere departementen en divisies van de FDA, het Environmental Protection Agency (agentschap milieubescherming - EPA), het ministerie van Handel en Industrie, het ministerie van Financiën, het ministerie van Arbeid en andere betrokken overheidsinstellingen die verantwoordelijk zijn voor specifieke aspecten van de regelgeving betreffende de bosbouwsector. Deze overheidsinstellingen zullen tegenover het LVD bewijzen dat de exploitanten voldoen aan de definitie van wettigheid. Bovendien zal er een communicatiekanaal worden opgezet voor maatschappelijke organisaties om het LVD en andere betrokken autoriteiten te voorzien van gegevens om erop toe te zien dat de exploitanten voldoen aan de eisen van het LAS.

De FDA zal een nieuw departement oprichten dat instaat voor de afgifte van de FLEGT-vergunningen voor de uitvoer van houtproducten; dit departement zal “Liberia Licensing Department” (Liberiaans bureau voor vergunningen - LLD) heten. Exporteurs moeten zich wenden tot het LLD om FLEGT-vergunningen aan te vragen (zie afbeelding 1).

Afbeelding 1.  Instellingen die instaan voor de verificatie en het verlenen van vergunningen

4. VERIFICATIE VAN DE WETTIGHEID 4.1. Definitie van wettigheid en gerelateerde verificatieprocedures

De definitie van wettigheid omvat 11 beginselen. Elk daarvan is onderverdeeld in een aantal indicatoren, die de wettelijke eis waaraan moet worden voldaan vertegenwoordigen. Bij iedere indicator staan verificatiepunten. Deze worden gebruikt om na te gaan of een privé-exploitant of overheidsinstelling voldoet aan de wettelijke eisen van de desbetreffende indicator.

Aanhangsel A bij deze bijlage bevat de definitie van wettigheid en een beschrijving van de verificatieprocedures die het verantwoordelijke ministerie, de overheidsinstelling en het LVD kunnen gebruiken als richtsnoer bij de beoordeling van de conformiteit. Dit verificatiekader specificeert:

– -    de doelstelling: het nut van de verificatieprocedure;

– -    de regelgeving en het toezicht: de normatieve en/of regulerende eisen en de instelling die verantwoordelijk is voor een specifieke indicator;

– -    de verificatiemethode: omschrijving van de manier van verifiëren, bijvoorbeeld controle van de documenten, inspectie ter plaatse, navraag en/of overleg;

– -    de frequentie: hoe vaak moet de conformiteit met een indicator of bepaalde aspecten daarvan worden beoordeeld door het LVD.

Meer gedetailleerde procedures, waaronder controlelijsten, om de conformiteit met de definitie van wettigheid te beoordelen, zullen worden ontwikkeld tijdens de tenuitvoerlegging van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

4.2. Gegevensbeheer

De resultaten van de verificatie worden geregistreerd in een gegevensbeheersysteem waarin onmiddellijk kan worden gecontroleerd of een exploitant voldoet aan de definitie van wettigheid. Het LVD zal instaan voor het gegevensbeheer, met inbegrip van het actualiseren van de administratie met de frequentie die is bepaald in de verificatieprocedures.

Het “chain of custody information system” (COCIS) bevat bepaalde gegevens betreffende de wettigheid, die worden verzameld om de conformiteit met de definitie van wettigheid te beoordelen over heel de productketen. Deze gegevens worden gebruikt als triggers om vooruitgang in de productketen mogelijk te maken, zoals de start van de houtkap of de overdracht van stamhout in de leveringsketen. Het is de bedoeling dat het COCIS deel zal uitmaken van het gegevensbeheersysteem dat nodig is voor de verificatie.

De gegevensbeheersysteem moet informatie-uitwisseling in real time mogelijk maken, zodat hout waarvan tijdens de verificatie ontdekt werd dat het niet-conform is, niet vooruit kan gaan in de leveringsketen, aangezien er ook verder in de leveringsketen controles plaatsvinden.

De architectuur en technische specificaties van het gegevensbeheersysteem en de gedetailleerde procedures voor gegevensbeheer zullen worden ontwikkeld tijdens de tenuitvoerlegging van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

4.3. Verificatie van de wettigheid van exploitanten die werken onder een onafhankelijk bosbeheercertificatiestelsel

Exploitanten die werken onder een onafhankelijk certificatiestelsel dat is goedgekeurd door de regering van Liberia, kunnen aantonen dat zij voldoen aan de Liberiaanse definitie van wettigheid door een geldig certificaat volgens dit stelsel te overleggen aan het LVD en het LLD.

Alvorens een certificatiestelsel te aanvaarden, beoordeelt de regering van Liberia de consistentie ervan, teneinde te garanderen dat alle indicatoren van de Liberiaanse definitie van wettigheid zijn opgenomen in het certificatiestelsel, de conformiteit hiermee systematisch wordt geauditeerd en het hele certificatieproces betrouwbaar is. Alleen stelsels die deze beoordeling van de consistentie hebben doorstaan, kunnen worden opgenomen in het LAS van Liberia.

Conform de Liberiaanse wetgeving zijn alle exploitanten, ook degene die een eigen gecertificeerd COCS hebben, onderworpen aan het nationale Liberiaanse COCS.

5. CHAIN OF CUSTODY-SYSTEEM 5.1. Standaardprocedures

Er is een reeks standaardprocedures ontwikkeld om vast te leggen (a) hoe bosbouwbedrijven hun leveringsketen controleren en (b) hoe deze bedrijfsactiviteiten worden geverifieerd met behulp van het COCS:

(a)     de GSOP (general standard operating procedure) 01 bevat een algemene beschrijving van de controle- en verificatietaken voor hout en houtproducten die resulteren van TSC's, FMC's en PUP's;

(b)     de details van iedere activiteit zijn opgenomen in een aantal standaardprocedures;

(c)     de algemene standaardprocedures (GSOP) en standaardprocedures (SOP) zullen worden gewijzigd om veranderingen in de controle- en verificatieactiviteiten te weerspiegelen, met inbegrip van de opname van nieuwe bronnen van hout in het COCS.

De controle en verificatie van hout van de volgende bronnen zal worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst:

(a)     bossen die vallen onder de Community Rights Law

(b)     houtwinning met kettingzaag;

(c)     ingevoerd hout;

(d)     hout in doorvoer;

(e)     in beslag genomen hout.

In de volgende delen en aanhangsel B worden de belangrijkste verificatiepunten en leidende beginselen van het traceringssysteem beschreven.

5.2. Voorafgaand aan de houtkap

De afbakening van het contractgebied en de oogstblokken en de telling van de bomen (opname van de houtstand) zijn de verantwoordelijkheid van de contracthouder. Het LVD controleert of de blokkenkaart en de opname van de houtstand correct zijn en voorziet het commercieel departement van de FDA van de informatie die het nodig heeft om het onderzoek van de blokkenkaart te aanvaarden en het jaarlijkse kapcertificaat (AHC) af te geven.

Het personeel van de FDA controleert of de blokkenkaart en de opname van de houtstand behoorlijk zijn uitgevoerd en of de formulieren en kaarten correct zijn ingevuld door de contracthouders. Dit proces verloopt in twee fasen. In een eerste fase wordt op het kantoor gecontroleerd of er geen eenvoudige administratieve fouten zijn gemaakt. Wanneer de eerste controle bevredigend was, wordt er een controle verricht in het bos, op een streekproef van minstens 5% van het gebied van de opname van de houtstand, waarbij de plaats, de diameter, de soort en de hoogte van de bomen wordt gecontroleerd.

Het COCIS controleert automatisch of:

(a)     de referentie van het contractgebied overeenstemt met de ID van de contracthouder;

(b)     de vier hoeken van de blokkenkaarten vallen binnen het totale contractgebied;

(c)     de ID-nummers van de bomen zijn toegewezen aan de contracthouder voor gebruik in dit contractgebied als boomlabels.

Vervolgens wordt de blokkenkaart handmatig gecontroleerd door de COC field officer om na te gaan of:

(a)     de referentie van het contractgebied en de ID van de contracthouder overeenstemmen met deze op de ingediende formulieren voor opname van de houtstand;

(b)     de onderzochte datums overeenstemmen met de datums op de formulieren voor opname van de houtstand;

(c)     de geografische coördinaten van de Universal Transverse Mercator (UTM)-positie overeenstemmen met deze op de formulieren voor opname van de houtstand;

(d)     de schaal correct is aangegeven op de kaart, de afstand tussen de cellen correct is en de afstanden correct zijn aangegeven op de kaart;

(e)     de richting van de basislijn correct is ingevoerd en de richting van de noordpijl juist is in vergelijking met de basislijn;

(f)      de cijfers van de onderzoekslijnen en de afstand correct genoteerd zijn;

(g)     de op de blokkenkaart aangeduide blokgrens overeenstemt met de locatiekaart van het contractgebied en past binnen de algemene grenzen van het contractgebied;

(h)     de boomnummers op de kaart zich in de correcte cellen bevinden, zoals aangegeven op de formulieren voor opname van de houtstand;

(i)      de soortcodes correct zijn.

De COC field officer vult een standaard COCIS-formulier in dat een aantal aankruisvakjes bevat en dat wordt doorgegeven naar aan bediende die instaat voor de gegevensinvoer of COCIS-operator om te worden ingevoerd in het COCIS.

Indien een van de controles van de formulieren voor opname van de houtstand of de handmatige blokkenkaart negatief uitdraait, zal de COCIS-operator de formulieren/kaarten die de controle niet doorstaan hebben, afdrukken. De persoon die instaat voor het toezicht op de COC-gegevensinvoer, zal deze afdrukken naar de contracthouder sturen voor verbetering en het proces wordt herhaald met de gecorrigeerde gegevens.

5.3. Houtkap

Dit proces beschrijft de procedures voor het labelen, meten en registreren die de contracthouders moeten volgen bij de houtkap. Het meten en labelen van het stamhout en stronken is nodig om het oorspronkelijke boomnummer (toegewezen tijdens de opname van de houtstand) te koppelen aan het stamhout dat het resultaat zijn van de houtkap en de stronk die achterblijft in het bos, teneinde de traceerbaarheid te garanderen.

Als het jaarlijkse kapcertificaat eenmaal is afgegeven, ontvangt de contracthouder identificatieplaatjes met een streepjescode. Hij kan dan beginnen met de houtkap op de locaties die zijn aangegeven op de blokkenkaart:

(a)     alvorens de boom te kappen, registreert de houtmeter van de contracthouder ID-labelnummer van de boom dat is toegewezen bij de opname van de houtstand;

(b)     als de boom eenmaal geveld is, brengt de houtmeter een nieuw identificatieplaatje aan op het worteluiteinde van de stam en ander identificatieplaatje op de stronk. De lengte van het stamhout wordt berekend: de diameter van het worteleind en het topeind en de lengte van het stamhout tot de kroon (tot de dichtstbijzijnde 10 cm). De houtmeter registreert de gegevens op een personal digital assistent (PDA) of het gepaste formulier.

Vervolgens gaat de houtmeter over naar de volgende te vellen boom, alwaar hij dezelfde procedure toepast. De verzamelde gegevens worden doorgegeven aan en verwerkt door de bediende die instaat voor de CoC-gegevensinvoer, en doorgegeven aan het COCIS.

5.4. Houtstapelplaats in het bos/rooiplaats

In dit proces wordt beschreven hoe de contracthouder gevelde bomen meet en labelt als zij eenmaal naar de houtstapelplaats zijn gebracht en dwarsdraads op lengte zijn gesneden. Dezelfde procedure wordt ook toegepast wanneer, in een later stadium, de houtblokken opnieuw worden verzaagd tot kleinere houtblokken of gewoon worden geprepareerd (d.w.z. een dun schijfje verwijderen om het houtblok er beter te doen uitzien voor verkoop of uitvoer). Het belangrijkste beginsel is dat er een identificatieplaatje wordt bevestigd aan ieder nieuw houtblok, zodat naspeuren van het houtblok, de boom en de blokkenkaart van oorsprong mogelijk is.

Houtmeters van het COCS verifiëren een steekproef om na te gaan of de houtblokken door de exploitant correct zijn gemeten en voorzien van identificatieplaatjes. De soort, de diameters en de lengte van het houtblok zullen worden geregistreerd in het COCIS, dat automatisch controleert of de houtgegevens overeenstemmen met de gegevens die zijn ingevoerd door de contracthouder.

5.5. Vervoer van houtblokken of verwerkt hout

Het volgende proces betreft de procedure die moet worden gevolgd wanneer houtblokken en/of houtproducten worden geladen op een vrachtwagens op de houtstapelplaats in het bos, wanneer houtblokken worden geladen op een opslagplaats buiten de haven en wanneer gezaagde houtproducten worden geladen voor verzending naar de haven en vervolgens vervoerd. Aangezien het COCS zodanig is ontworpen dan men kan beschikken over real-time informatie over waar houtblokken of houtproducten zich in de leveringsketen bevinden, zijn de volgende maatregelen van kracht:

(a)     Wanneer de lading klaar is om te worden geladen, vult het personeel van de operator (d.w.z. de houtmeter of de teller van de zagerij) een vrachtbriefformulier in door:

– de gepaste velden (streepjescode, soort, diameter en lengte) in te vullen;

– de streepjescodestickers op de vrachtbrief aan te brengen op de daartoe bestemde plaatsen;

– alle nummers neer te schrijven van de identificatieplaatjes of labels met streepjescode die zijn bevestigd aan de houtproducten van de lading - deze nummers moeten handmatig worden ingevuld;

– de vrachtbrief te voorzien van datum en handtekening.

(b)     Houtblokken of houtproducten moeten zodanig worden geladen dat de streepjescodes kunnen worden gelezen door een PDA-scanner zonder de lading van de vrachtwagen te nemen. Daartoe moet er ofwel ruimte worden gelaten tussen het uiteinde van de houtblokken en het kopschot van de vrachtwagen (afhankelijk van het type vrachtwagen) ofwel moeten alle houtblokken worden geladen met het identificatieplaatje aan het achteruiteinde, zodat zij duidelijk zichtbaar zijn. Dit moet de controle van de nummers van de identificatieplaatjes door de COCS-houtmeters en de FDA tijdens het vervoer vergemakkelijken.

Het LVD controleert 100% van de afgegeven en ontvangen vrachtbrieven/afleveringsbewijzen op papier en heeft mobiele brigades van houtmeters/inspecteurs die een steekproef van alle getransporteerde ladingen controleren. De houtsoort, diameter en lengte van de houtblokken worden geregistreerd. Tegelijkertijd controleert de Liberiaanse politie of alle ladingen die de verificatiepunten passen, vergezeld zijn van de vereiste vrachtbrieven.

5.6. Houtverwerking

Gedetailleerde procedures voor de beoordeling van het houtzagen en andere verwerking van houtproducten zullen worden ontwikkeld in de eerste drie jaar van de tenuitvoerlegging van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst. In beginsel zal de operationele controle van de exploitant en de verificatie door het COCS betrekking hebben op: (i) de binnenkomst van houtgrondstoffen in de zagerij, (ii) de opslag van houtgrondstoffen, (iii) de verwerking, (iv) de opslag van verwerkte producten en (v) het vertrek van de producten uit de zagerij.

De volgende controle- en verificatiemaatregelen zijn van toepassing:

(a)     de exploitant houdt de gegevens bij van alle houtgrondstoffen die de zagerij binnenkomen en laadt de desbetreffende gegevens in het COCIS;

(b)     de exploitant houdt de gegevens bij van alle houtgrondstoffen die zijn opgeslagen in de zagerij en laadt de desbetreffende gegevens in het COCIS. De exploitant moet gebruikmaken van een voorraadbeheersysteem dat de binnenkomst en het vertrek van grondstoffen uit opslagplaatsen registreert;

(c)     het personeel van de exploitant registreert de grondstoffen die de verwerkingsinstallatie binnengaan en alle producten die uit de verwerkingsinstallatie komen door de gegevens in te vullen op standaardformulieren. Dit resulteert in de basisgegevens voor de beoordeling van de opbrengst (voor een zagerij is dit het volume gezaagd hout dat uit de zagerij komt als percentage van het volume van de houtblokken die in de installatie gaan; in andere gevallen kan een eenvoudige omzettingsverhouding gelden, bijv. x m3 gezaagd hout is gelijk aan y eenheden stoelpoten, enz.);

(d)     de exploitant houdt de gegevens bij van alle producten van verwerkt hout die zijn opgeslagen in de zagerij en laadt de desbetreffende gegevens in het COCIS. De exploitant moet gebruikmaken van een voorraadbeheersysteem dat bijhoudt welke grondstoffen binnenkomen uit en vertrekken naar ieder magazijn.

(e)     de exploitant houdt de gegevens bij van alle houtgrondstoffen die de zagerij verlaten en laadt de desbetreffende gegevens in het COCIS;

(f)      zodra de zagerij klaar is om te beginnen met de productie, moet personeel van het LVD de verwerking van een partij producten (bijvoorbeeld één ploegdienst in de zagerij) volgen. Deze steekproef zal de basis vormen voor een “goedgekeurde omzettingsverhouding”;

(g)     personeel van het LVD zal periodiek en willekeurig de “goedgekeurde omzettingsverhouding” opnieuw evalueren. Deze bezoeken aan de verwerkingsinstallatie moeten onaangekondigd gebeuren;

(h)     het COCIS ziet toe op de omzettingsverhouding op basis van de standaardformulieren die worden ingediend door de exploitant, gelet op de “goedgekeurde omzettingsverhouding”. Een aanzienlijk verschil zal aanleiding geven tot verder onderzoek en/of de afgifte van een non-conformiteitsverslag;

(i)      het LVD voert steekproefsgewijze controles uit van alle activiteiten en boekhoudsystemen die de exploitant gebruikt om de stromen houtgrondstoffen en verwerkte producten binnen de zagerij te controleren.

5.7. Uitvoer

Dit proces beschrijft hoe de producten die reeds zijn goedgekeurd voor uitvoer door het LVD worden vervoerd naar de haven en vervolgens op het schip geladen.

Op het punt van uitvoer, controleert het COCS 100% van de nummers van de identificatieplaatjes en de productspecificaties in het COCIS. Er vinden fysieke inspecties plaats op een steekproef van de uit te voeren vracht.

De exporteur moet het COCS informeren wanneer het schip klaar is om te worden geladen, zodat het COCS zijn taak kan vervullen en een team kan sturen om toe te zien op het eigenlijke laden van het schip. De COCS-inspecteur zal ieder houtblok dat of iedere bundel die wordt geladen op het schip, controleren op basis van de specificaties, om er zeker van te zijn dat zij worden gedekt door een geldige FLEGT-vergunning en hij zal deze registreren in een PDA of op een gepast formulier. De gegevens zal worden geladen in het COCIS en worden gekoppeld aan de reeds opgeslagen eerdere productspecificatiegegevens, om bij te houden welk product is uitgevoerd.

5.8. Binnenlandse markt

De controle- en verificatieprocedure die worden beschreven in paragrafen 5.2 tot 5.7 gelden voor de binnenlandse markt, wanneer het hout afkomstig is van productiegebieden die vallen onder FMC's, TSC's en PUP's. Procedures voor het beheer van de leveringsketen van hout dat wordt gekapt met de kettingzaag zullen worden ontwikkeld in de periode die is opgegeven in bijlage VII bij deze overeenkomst.

5.9. Ingevoerd hout

De importeur moet bewijzen dat het ingevoerde hout afkomstig is van legale bronnen en ingeklaard is overeenkomstig de Liberiaanse wetgeving. De wettigheid van het hout in het land van kap moet kunnen worden aangetoond met certificaten die zijn afgegeven op grond van certificatiestelsels of andere regelingen ter verificatie van de wettigheid die zijn beoordeeld en goedgekeurd door de regering van Liberia in overleg met de desbetreffende regeringen. Ingevoerd hout dat gecontroleerd is door het LAS van een ander land met een vrijwillige partnerschapsovereenkomst dat een operationeel FLEGT-vergunningenstelsel heeft, zal wettig worden beschouwd in het Liberiaanse LAS. Ingevoerd hout waarvan wordt bewezen dat het wettig is, wordt opgenomen in het COCS aan de grens en wordt daarna gecontroleerd en geverifieerd op dezelfde manier als in eigen land geteeld hout.

5.10. Hout in doorvoer

Hout in doorvoer moet fysiek gescheiden worden gehouden van binnenlands of geïmporteerd hout en wordt doorgevoerd in Liberia onder Liberiaanse douanecontrole. Hout in doorvoer zal niet worden opgenomen in het COCS en er zal geen Liberiaanse FLEGT-vergunning voor worden afgegeven aan het punt van uitvoer. Het land van herkomst en land van kap moeten duidelijk worden vermeld op de vrachtbrief en andere vervoersdocumenten. Liberia zal specificeren welke wettelijke documenten en douanecontroles specifiek vereist zijn voor hout in doorvoer. Er zullen gedetailleerde procedures worden ontwikkeld voor het vergunningenstelsel operationeel wordt.

5.11. Rubberwood

De standaardprocedures voor de controle van de kap, het vervoer, het verspanen en de uitvoer van rubberwoodproducten zullen worden ontwikkeld tijdens de tenuitvoerlegging van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

5.12. Afstemming van gegevens

Het COCIS wordt gebruikt voor de afstemming van kwantitatieve gegevens tussen en binnen de verschillende fasen van de leveringsketen. De afstemmingsprocessen hebben tot doel ervoor te zorgen dat de houthoeveelheden per soort en afmetingen consistent zijn over heel de leveringsketen, met name om te bewijzen dat de verzonden hoeveelheid niet groter is dan de ontvangen hoeveelheid en dat bij de verwerking de verhouding tussen de hoeveelheid grondstoffen en de hoeveelheid verwerkt product rationeel is.

Er zullen protocollen worden ontwikkeld voor de afstemming van geconsolideerde gegevens over verscheidene leveringsketens en na verloop van tijd teneinde het bewijs te kunnen leveren van de wettigheid van de hele bosbouwsector op regionaal of nationaal niveau.

Naast de afstemming van kwantitatieve gegevens controleert het COCS voorafgaand aan iedere verkoop, ongeacht of het gaat om uitvoer of een binnenlandse verkoop, ook in de database van het LVD of er volledig voldaan is aan de definitie van wettigheid.

6. NON-CONFORMITEIT MET HET LAS

FLEGT-vergunningen worden slechts afgegeven wanneer aan alle vereisten van het LAS is voldaan. Telkens wanneer niet voldaan is aan het LAS, moeten er stappen worden genomen. De bestaande wettelijke procedures en sancties gelden voor inbreuken op het LAS die worden vastgesteld tijdens verificaties. Afhankelijk van de inbreuk zijn administratieve boeten, corrigerende maatregelen, een schorsing van de activiteiten en/of vervolging van de exploitant mogelijk.

Gedetailleerde instructies betreffende de behandeling van inbreuken en het opleggen van sancties in geval van niet-conformiteit zullen worden ontwikkeld voor het FLEGT-vergunningenstelsel operationeel wordt.

Iedere niet-conformiteit met de definitie van wettigheid, het COCS en de overeenkomstige sancties zullen worden geregistreerd in de verificatiedatabase (zie punt 4.2).

7. VERGUNNINGEN

Het Liberia Licensing Department (LLD) zal worden opgericht om FLEGT-vergunningen af te geven voor de uitvoer van zendingen houtproducten die voldoen aan alle eisen van het LAS. Het proces van de vergunningsverlening omvat de volgende stappen:

(a)     De exporteur vraagt bij het LLD een FLEGT-vergunning aan voor iedere te exporteren zending. Er zal een standaardaanvraagformulier worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst teneinde de vereiste informatie en documenten te specificeren. Het LLD zal de aanvraag registreren en een verificatieverzoek sturen naar het LVD.

(b)     Het LVD verifieert of de exporteur en eventuele leveranciers die betrokken zijn bij de desbetreffende exportzending voldoen aan de Liberiaanse definitie van wettigheid en of de te exporteren producten uit wettelijke bronnen afkomstig zijn en behoorlijk zijn ingevoerd in het COCIS. De gedetailleerde procedures en controlelijsten voor de verificatie door het LVD zullen worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

(c)     Het LVD zal vervolgens het LLD schriftelijk op de hoogte stellen van het resultaat van de verificatie. De vorm en procedure voor deze kennisgeving zullen worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

– Indien het LVD bevestigt dat volledig voldaan is aan de definitie van wettigheid, zal het LLD onverwijld een FLEGT-vergunning afgeven voor de desbetreffende exportzending. De gedetailleerde procedures voor de kennisgeving aan de aanvrager en de afgifte van FLEGT-vergunningen zal worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

– Indien er een non-conformiteit wordt vastgesteld in dit stadium, zal het LVD aan het LLD laten weten dat er geen FLEGT-vergunning kan worden afgegeven, met opgave van de redenen van deze weigering, en de weigering registreren in het COCIS. Het LLD zal de aanvrager op de hoogte stellen van de afwijzing van zijn vergunningsaanvraag en de redenen daarvan. De gedetailleerde procedures voor de behandeling van non-conforme zendingen en de kennisgeving aan de aanvrager zullen worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

(d)     Zodra de FLEGT-vergunning is afgegeven, stuurt de exporteur een kopie van de vergunning, met inbegrip van de specificatie, naar de douane- en havenautoriteit, met vermelding van de voorgestelde laaddatum. De douane- en havenautoriteit controleert of de vergunning overeenstemt met de andere officiële exportdocumenten en voldoet aan de standaardmodellen. Het LLD registreert alle ontvangen aanvragen van FLEGT-vergunningen, ook degene die werden geweigerd.

De technische specificaties voor FLEGT-vergunningen, waaronder het model van de vergunning en de geldigheidsperiode, worden voorgesteld in bijlage IV bij deze overeenkomst.

8. ONAFHANKELIJKE AUDIT

Het doel van de onafhankelijke audit is na te gaan of het LAS doeltreffend, gepast en geloofwaardig is en eventuele zwakke plekken en risico's in de structuren en de tenuitvoerlegging van het systeem op te sporen.

De richtsnoeren voor de onafhankelijke audit, waaronder de taken, vereiste kwalificaties en methode, worden voorgesteld in bijlage V bij deze overeenkomst.

Aanhangsel A: DEFINITIE VAN WETTIGHEID, MATRIX EN VERIFICATIEPROCEDURES

9. PLAN VOOR BOSBOUWBELEID EN WETSHERVORMING

De hieronder beschreven definitie van wettigheid is ontwikkeld door een participatief proces met zeer uiteenlopende belanghebbenden. Tijdens de ontwikkeling van de definitie van wettigheid hebben Liberiaanse belanghebbenden een aantal dubbelzinnigheden, hiaten en inconsequenties ontdekt in de bestaande wet- en regelgeving en beleidsdocumenten die ten grondslag liggen aan de definitie van wettigheid. Deze gebreken moeten worden verholpen teneinde het behoorlijk bestuur te verwezenlijken dat wordt nagestreefd in de Liberiaanse bosbouwsector. De regering van Liberia is derhalve van plan de wetgeving en het beleid met betrekking tot de bosbouwsector te herzien in overleg met alle betrokken belanghebbenden. Er wordt verwacht dat deze wettelijke hervorming voltooid zal zijn in 2013 en dat de definitie van wettigheid daarna zal worden geactualiseerd, teneinde de wijzigingen te weerspiegelen. Op de volgende terreinen moeten de wetgeving en het beleid worden hervormd:

(a)     Sociale akkoorden: Het opstellen van procedures om de onderhandelingen over sociale akkoorden in goede banen te leiden, waaronder (i) het tijdschema van de onderhandelingen; (ii) het tijdschema van de betalingen en de terbeschikkingstelling van middelen voor de gemeenschappen; (iii) de minimuminhoud van sociale akkoorden en de tenuitvoerlegging van de bepalingen; (iv) gebruiksrechten van gemeenschappen met betrekking tot concessiegebieden en (v) tewerkstelling van ongeschoolde arbeiders, enz;

(b)     Afkondiging van het voorschrift inzake gemeenschapsbosbouw met specifieke aanwijzingen voor het beheer van gemeenschapsbosbouw;

(c)     Het gebruik van achtergelaten hout met inbegrip van procedures voor de veiling ervan, de registratie van de wettelijke eigendom en de opname in het LAS;

(d)     Het gebruik van hout dat is in beslag genomen door de regering omdat de oogst ervan een schending inhoudt van de wetgeving;

(e)     De integratie van onafhankelijke certificatiestelsels in het LAS: bespreking en overeenstemming met belanghebbenden over het gebruik van onafhankelijke certificatiestelsel(s) in Liberia en i identificatie van de onafhankelijke certificatiestelsel(s) die Liberia erkent om de wettige herkomst te bepalen van hout dat wordt geïmporteerd van landen zonder vrijwillige partnerschapsovereenkomst;

(f)      Lijst van uitgesloten personen: Het opstellen van een lijst van de personen die hebben bijgedragen aan de burgeroorlog van Liberia en bijgevolg niet mogen werken in de bosbouwsector, zoals vereist door bestaande voorschriften van de FDA;

(g)     Verwerkingsbedrijven: Een voorschrift met betrekking tot (i) het oprichten van verwerkingsbedrijven door houders van FMC's, en (ii) richtsnoeren betreffende de werking van verwerkingsbedrijven;

(h)     Toegang door derden en gebruik van bosproducten: voorschriften inzake toegang door derden en gebruik van bosrijkdommen in het concessiegebied van een andere partij;

(i)      Bekrachtiging en afkondiging van de voorschriften inzake kettingzagen (Chainsaw Regulations): nieuwe procedures voor de omgang met de informele economie.

10. WETGEVINGSMATRIX

Om te bepalen of hout en/of houtproducten die worden verkocht op de Liberiaanse markt of worden uitgevoerd uit Liberia, voldoen aan de wettelijke standaard die is vastgelegd in de definitie van “wettig hout”, gelden de beginselen en indicatoren alsmede de gedetailleerde verificatieprocedures die worden beschreven in de volgende tabel. De tabel beschrijft de indeling van de wetgevingsmatrix (beginselen, indicatoren, verificatiepunten en richtsnoeren voor verificatie). De matrix is onderverdeeld in 11 beginselen, waarbij indicatoren en verificatiepunten zijn opgesomd onder ieder beginsel, met richtsnoeren voor verificatie over hoe de conformiteit van de indicatoren moet worden gecontroleerd. De richtsnoeren voor verificatie (waarin het doel, Regelgevende controle, de verificatiemethode en de frequentie worden uitgelegd) stemt overeen met de huidige visie, maar kan nog veranderen naarmate de systemen en procedures verder worden ontwikkeld.

Het wettigheidsbeginsel || De Liberiaanse definitie van wettigheid is onderverdeeld in 11 wettigheidsbeginselen. Ieder wettigheidsbeginsel bestaat uit een aantal wettigheidsindicatoren. Aan iedere indicator zijn verificatiepunten gekoppeld. Er is voor iedere indicator een verificatieprocedure ontwikkeld.

Wettigheidsindicatoren || Het gaat hier om de norm of eis die het Liberian Verification Department (LVD) moet controleren om na te gaan of voldaan is aan het specifieke wettigheidsbeginsel.

Verificatiepunten || De verificatiepunten zijn bewijzen die de inspecteurs/beoordelaars van het LVD zullen zoeken bij de beoordeling of aan een norm of indicator is voldaan. Dit lijst is niet exhaustief en de beoordelaar kan indien nodig aanvullende middelen gebruiken om te controleren of aan de betrokken indicator voldaan is.

Richtsnoeren voor verificatie || De volgende beginselen dienen als leidraad voor de inspecteurs/beoordelaars van het LVD bij de beoordeling van een specifieke indicator: 1. Doel: Wat is het nut van de verificatieprocedure? 2. Regelgevende controle: Welke eisen zijn in standaarden en/of regelgeving vastgelegd met betrekking tot een specifieke indicator en          welke overheidsinstellingen dragen de verantwoordelijkheid? 3. Verificatiemethode: Hoe wordt de verificatie uitgevoerd: controle van de documenten, inspectie ter plaatse, bevestiging       en/of overleg? 4. Frequentie: Hoe vaak verifieert het LVD de indicator of bepaalde aspecten daarvan?

BEGINSEL 1: JURIDISCH STATUUT/ERKENNING EN TOELATING OM TE WERKEN IN DE BOSBOUWSECTOR De houder van het contract of de vergunning voor het bos, is een wettelijk erkende onderneming, gemeenschap of een persoon die voldoet aan de voorwaarden om actief te mogen zijn in de bosbouwsector

Indicator 1.1         De contract- of vergunninghouder is een natuurlijk persoon of rechtspersoon die is geregistreerd bij de regering van Liberia en/of die wordt erkend door de FDA

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

1.1.1. Voor rechtspersonen en partnerschappen: actueel jaarlijks inschrijvingsbewijs van de onderneming en vergunning, afgegeven door het ministerie van Handel en Industrie (MHI) || Alle typen contracten of vergunningen waarvan de houder een geregistreerde onderneming is

1.1.2. Voor rechtspersonen, de statuten die zijn ingediend bij het ministerie van Buitenlandse Zaken. || Alle typen contracten of vergunningen waarvan de houder een rechtspersoon is.

1.1.3. Voor houders die geen geregistreerde onderneming zijn, een certificaat of erkenningsbewijs afgegeven door de FDA || FMC/TSC conform wet inzake gemeenschapsbosbouw, FUP/PUP, en kettingzaagvergunningen afgegeven aan natuurlijke persoon of eenmanszaak

Richtsnoeren voor verificatie || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is te controleren of een persoon die probeert een bosbouwcontract of een vergunning voor het kappen, verwerken of uitvoeren van hout of houtproducten te verkrijgen in Liberia, ofwel een geregistreerde onderneming is ofwel een onderneming die door de FDA wordt erkend als in aanmerking komend voor het verkrijgen of houden van een bosbouwcontract of -vergunning op grond van de Liberiaanse wet. Regelgevende controle: De Liberiaanse wet schrijft voor dat iedere persoon die bedrijfsactiviteiten leidt en/of verricht, het bedrijf moet registreren bij het ministerie van Handel en Industrie. Het niet registreren van een bedrijf is een overtreding. Om aan gemeenschapsbosbouw te kunnen doen, moet de gemeenschap erkend zijn door de FDA. De registratie van de onderneming vervalt ieder jaar op de registratiedatum en moet worden vernieuwd. De NFRL bepaalt ook dat iedere in aanmerking komende persoon een boscontract kan verkrijgen en houden. Het begrip “persoon” kan volgens de definitie zowel betrekking hebben op natuurlijke personen als op rechtspersonen, en zowel geregistreerde als niet-geregistreerde entiteiten omvatten. || Omschrijving: Het LVD gaat na of de onderneming beschikt over een geldig inschrijvingsbewijs. Indien er verduidelijking nodig is, kan het LVD zich wenden tot het ministerie van Handel en Industrie en de commerciële en de juridische afdeling van de FDA voor aanvullende informatie. In geval van gemeenschapsbosbouw kan worden nagegaan of de gemeenschap wordt erkend bij de juridische afdeling en de afdeling gemeenschapsbosbouw van de FDA. Verificatiewijze: 1. 1.     Controle documenten 2. 2.     Overleg met ministerie van Handel en Industrie en FDA, commerciële afdeling, juridische afdeling en afdeling gemeenschapsbosbouw. || Jaarlijks

Referenties: GBL (algemene handelswet) (4.3 tot 4.5); COCS SOP(4) ||

Indicator 1.2         Tot de huidige eigenaar(s) of aandeelhouders van een contract- of vergunninghouder behoren niet de huidige president of vicepresident van Liberia, geen leden van de wetgevende macht, leden van de regering, bestuurders en managers van de FDA, actuele districthoofden noch andere personen voor wie het specifiek verboden is een bosbouwbedrijf of een aandeel daarin te bezitten.

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

1.2.1       Indien de contracthouder een geregistreerde onderneming is: een notariële verklaring onder eed die is ondertekend door de CEO dat er geen verboden personen tot de eigenaars behoren || Alle typen contracten en vergunningen

1.2.2       Actuele door de FDA opgestelde lijst van de regeringsfunctionarissen voor wie het bezit van een bosbouwvergunning verboden is overeenkomstig punt 5.2(b) van NFRL || Alle typen contracten en vergunningen

1.2.3       Actuele lijst van de aandeelhouders en economisch rechthebbenden van de rechtspersoon die de contract- of vergunninghouder is || Alle typen contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.1.2) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen dat alle aanvragers van bosbouwvergunningen en/of -concessies in aanmerking komen voor een bosbouwvergunning. Regelgevende controle: Punt 5.2b van de NFRL ontzegt bepaalde regeringsfunctionarissen het recht om commerciële bosbouwactiviteiten te verrichten, wegens het feitelijke of mogelijke belangenconflict. Het is belangrijk dat de toezichthouder controleert of de huidige eigenaar van een contracthouder voorkomt in de actuele lijst van de FDA van regeringsfunctionarissen voor wie het verbod geldt. Aangezien het in de eerste plaats de verantwoordelijkheid is van de contracthouder om ervoor te zorgen dat zijn eigenaars personen zijn die in aanmerking komen, dient de contracthouder een verklaring onder eed af te leggen dat aan dit voorschrift is voldaan. De waarheidsgetrouwheid van de verklaring onder eed zal worden gecontroleerd in de beschikbare gegevens betreffende de eigenaars van de contracthouder. De lijst van verboden personen alsmede de lijst van de huidige aandeelhouders van geregistreerde ondernemingen die in het bezit zijn van een contract of vergunning zullen worden openbaar gemaakt, zoals bepaald in bijlage IX van deze overeenkomst. || Omschrijving: Teneinde te garanderen dat aan bovenstaande eisen is voldaan, moet het LVD in de eigendomsgegevens van de contracthouder controleren of de aanvrager geen verboden persoon is of omvat. Verificatiewijze: 3. 1.     Overleg met FDA 4. 2.     Controle documenten || Per lading

Referenties: NFRL (5.2b); Voorschrift 103-7(21-22); Voorschrift 104-07(62); punt 44, PPCA ||

Indicator 1.3         Het is de contracthouder niet verboden te bieden op of een aanvraag in te dienen voor een bosbouwvergunning of een ander overheidscontract of concessie ingevolge schendingen van de wet op de overheidsopdrachten en concessies (Public Procurement and Concessions Act - PPCA)

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

1.3.1       De commissie voor overheidsopdrachten en concessies (Public Procurement and Concessions Commission - PPCC) houdt een lijst bij van uitgesloten personen. Dit zijn personen die schuldig bevonden zijn aan schending van de PPCA en/of de regels en richtlijnen die op grond daarvan zijn opgesteld || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10,000.-

Richtsnoeren/procedure voor verificatie: || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen dat alle aanvragers voor boscontracten of -vergunningen de wet inzake de toekenning van overheidsopdrachten en concessies (PPCA) niet schenden. Regelgevende controle: Wie een aanvraag doet voor een bosbouwvergunning, mag niet uitgesloten van het bieden op concessies en andere overheidsopdrachten wegens schending van de aanbestedingsregels die zijn opgesteld door de PPCC. Er moet worden gecontroleerd of succesvolle inschrijvers niet voorkomen in de actuele lijst van uitgesloten personen, die wordt opgesteld en geactualiseerd door de PPCC op grond van punt 44 van de PPCA en die ervoor zorgt dat er geen concessie wordt toegekend aan de personen die in deze lijst staan, omdat aan bepaalde voorwaarden voldaan is na een succesvolle aanvraag en/of bieding. || Omschrijving: Om ervoor te zorgen dat aan de voornoemde eisen is voldaan, moet het LVD controleren of de aanvrager niet op de lijst van uitgesloten personen van de PPCC staat. Deze lijst van uitgesloten personen is een van de documenten die worden openbaar gemaakt, zoals opgegeven in bijlage IX bij deze overeenkomst. Verificatiewijze: 5. 1.     Overleg met PPCC 6. 2.     Controle documenten || Eén keer gedurende de looptijd van het contract

Referenties: punt 44, PPCA ||

BEGINSEL 2: BOSTOEWIJZING De bosgebruiksrechten waarop het contract betrekking heeft, zijn toegekend overeenkomstig de National Forestry Reform Law en de Community Rights Law

Indicator 2.1         Alle gemeenschappen binnen 3,0 kilometer van het voorgestelde concessiegebied (“getroffen gemeenschappen” genoemd) zijn geraadpleegd door de FDA en hebben hun geïnformeerde toestemming gegeven voor het voorgestelde concessiegebied.

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

2.1.1       Verslag van sociaaleconomisch onderzoek door de FDA || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

2.1.2       Schriftelijke aankondigingen van de overlegvergadering(en) (aangekondigd via radio of krant) || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

2.1.3       Minuten en presentielijst van de vergaderingen waaruit blijkt dat er belangrijke punten besproken zijn en overeenstemming bereikt is || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

2.1.4       Brief waarin de gemeenschappen verklaren te goeder trouw te zullen onderhandelen met eventuele                contracthouder || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.1) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: De wet benadrukt de essentiële rol van inspraak van burgers in participatief bestuur, transparantie en het besluitvormingsproces. Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen dat dit aspect behoorlijk wordt in acht genomen bij de bepaling en toewijzing van bosrijkdommen in Liberia. Regelgevende controle: De FDA is bevoegd om te beslissen over het gebruik en de toewijzing van de bosrijkdommen die de regering beheert. In de besluitvorming betreffende de planning van het bodemgebruik en de validatie van bosrijkdommen, speelt inspraak van de bevolking een sleutelrol en de FDA heeft de plicht de getroffen gemeenschappen erbij te betrekken. Teneinde een gepaste participatie te garanderen, worden er eisen gesteld aan de FDA met betrekking tot kennisgeving, voorlichting, het houden van vergaderingen, noteren van opmerkingen en in overweging nemen van de input van de gemeenschappen. Een dergelijke participatieve benadering garandeert dat er wordt rekening gehouden met de standpunten van de belanghebbenden en dat er een geïnformeerde beslissing wordt genomen met betrekking tot de planning van het bodemgebruik en de validatie van bosrijkdommen. Overeenkomstig een goedgekeurd handboek dat is uitgegeven door de FDA na een participatief voorbereidingsproces, zijn de getroffen gemeenschappen deze binnen 3,0 kilometer van het concessiegebied. || Omschrijving: Het LVD zal nagaan of de FDA het bosgebruik plant door middel van de voorgeschreven overlegvergaderingen met gemeenschappen en andere belanghebbenden. Indien er overleg is met de gemeenschappen, moet het LVD dit feit en de kwaliteit van het overleg bevestigen door de documentatie te herzien, waaronder het verslag van het sociaaleconomisch onderzoek en de planning en regelingen met betrekking tot het gedrag en de discussies op de vergaderingen. Indien nodig kan er overleg worden gepleegd met andere overheidsinstellingen, zoals het ministerie van Binnenlandse Zaken, en de getroffen gemeenschappen. Verificatiewijze: 7. 1.     Overleg met FDA en, zo nodig, het ministerie van Binnenlandse Zaken en de getroffen gemeenschappen 8. 2.     Controle documenten || Eén keer gedurende de looptijd van het contract .

Referenties: NFRL (4.1-4.5); Voorschrift 102-07(21-22); Voorschrift 104-07(62); PPCA (87) ||

Indicator 2.2         Voorafgaand aan de toewijzing van het boscontract heeft de FDA een concessiecertificaat ontvangen van het ministerie van Planning en Economische Zaken, ter goedkeuring van het voorgelegde concessie plan en ter bevestiging dat de voorgestelde concessie in overeenstemming is met de nationale ontwikkelingsdoelstellingen

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

2.2.1       Concessieplan ingediend door de FDA bij het ministerie van Planning en Economische Zaken met betrekking tot de concessie van de contracthouder || FMC, TSC en FUP met een waarde van USD 10.000,- of meer

2.2.2       Concessiecertificaat (of een schriftelijke goedkeuring) afgegeven door het ministerie van Planning en Economische Zaken aan de FDA, dat de FDA de toelating geeft om te beginnen met concessie/contracttoewijzing voor het opgegeven bosgebied || FMC, TSC en FUP met een waarde van USD 10.000,- of meer

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.2) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: De procedure dient om te controleren of de bosbouwdoelstellingen van Liberia terug te vinden zijn in het algemene ontwikkelingsplan van het land, dat wordt bekrachtigd door het ministerie van Planning en Economische Zaken door de afgifte van een concessiecertificaat. Regelgevende controle: De FDA moet erop toezien dat het toe te wijzen bos geschikt is voor commerciële bosbouw en dat er een concessieplan is dat garandeert dat is voldaan aan alle eisen die zijn vastgelegd in de NFRL en PPCA, met betrekking tot beschermde gebieden en de rechten van getroffen gemeenschappen, met name het gebruik van bosbijproducten. || Omschrijving: Het LVD moet nagaan of het ministerie van Planning en Economische Zaken een concessiecertificaat heeft afgegeven aan de FDA na onderzoek van het concessieplan dat is ontwikkeld en ingediend door de FDA teneinde te garanderen dat voldaan is aan de eisen inzake openbare aanbestedingen zoals vastgelegd in de NFRL en de PPCA. Dit gebeurt door middel van overleg met de juridische en/of de commerciële afdeling van de FDA. Verificatiewijze: 9. 1.     Overleg met PPCC en/of FDA, juridische en commerciële afdeling 10. 2.     Controle documenten || Eén keer gedurende de looptijd van het contract

Referenties: Voorschrift 104-07 (5.2(a)(i)) PPCA (46) ||

Indicator 2.3         De contracthouder voldeed aan de voorgeschreven prekwalificatie-eisen en was behoorlijk gekwalificeerd door de FDA om (i) actief te zijn in de bosbouwsector, en in het geval van TSC en FMC, (ii) een offerte in te dienen voor het contract

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

2.3.1       Rapport van het prekwalificatiecomité met betrekking tot het prekwalificatieproces || FMC, TSC en FUP met een waarde van USD 10.000,- of meer

2.3.2       Geldig prekwalificatiecertificaat afgegeven aan de contracthouder || FMC, TSC en FUP met een waarde van USD 10.000,- of meer

2.3.3       Belastingscertificaat waaruit blijkt dat er geen belastingsschuld is op de datum van indiening || FMC, TSC en FUP met een waarde van USD 10.000,- of meer

2.3.4       Liquiditeitsgarantie van een bank met een goede naam op de datum van indiening || FMC, TSC en FUP met een waarde van USD 10.000,- of meer

2.3.5       Bewijs van registratie van de onderneming dat dateert van voor het prekwalificatiecertificaat || FMC, TSC en FUP met een waarde van USD 10.000,- of meer

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.3) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is na te gaan of de onderneming die een vergunning aanvraagt, voldoet aan alle prekwalificatie-eisen en de criteria om in te schrijven op de aanbesteding. Regelgevende controle: De FDA moet erop toezien dat een contracthouder voorafgaand aan inschrijving en/of de toewijzing van de bosrijkdommen voldoet aan alle prekwalificatie-eisen. De prekwalificatie-eisen omvatten onder andere: (1) de statuten die zijn ingediend bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, (2) het bewijs van registratie van de onderneming, afgegeven door het ministerie van Handel en Industrie, (3) het belastingscertificaat van het ministerie van Financiën, en (4) de liquiditeitsgarantie van een bank met een goede naam. || Omschrijving: Het LVD moet nagaan of aan de eisen was voldaan binnen de periode die is bepaald in de wet. Dit betekent dat het prekwalificatiecertificaat van de contracthouder of verwerker moet dateren van voor het bewijs van registratie van de onderneming, belastingscertificaat, en vereiste bankgarantie. Verificatiewijze: 11. 1.     Overleg met FDA, ministerie van Financiën, ministerie van Buitenlandse Zaken en ministerie van Handel en Industrie. 12. 2.     Controle documenten || Eén keer gedurende de looptijd van het contract

Referenties: NFRL (5.2(a)(i)); Voorschrift 103-07 (41-46) ||

Indicator 2.4         Het boscontract is gegund overeenkomstig de procedure voor openbare aanbestedingen en de regels die zijn vastgelegd in de Public Procurement and Concessions Act (PPCA) en de voorschriften van de FDA

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

2.4.1       Kennisgeving van openbare aanbesteding || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

2.4.2       Verslag van het panel dat de inschrijvingen op de concessie beoordeelt || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

2.4.3       Verslag van zorgvuldig onderzoek door de FDA || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

2.4.4       Eindverslag van het beoordelingspanel voor het Inter-Ministerial Concessions Committee (IMCC) || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

2.4.5       Aanbevelingen van het IMCC aan de president || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.4) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is na te gaan of de vergunning voor commerciële bosbouwactiviteiten is toegekend op basis van een openbare aanbesteding zoals voorgeschreven door de wet. Regelgevende controle: De wet vereist dat ingediende offertes worden beoordeeld door het beoordelingspanel voor deze concessie. Het panel dient binnen 60 dagen een verslag met zijn beoordeling van de offerte in bij de concessiegever (in dit geval de FDA). Vervolgens zal moet de FDA een verslag van zorgvuldig onderzoek over alle aanbevolen inschrijvingen opstellen. Daarna zal het beoordelingspanel een eindverslag voorleggen aan het IMCC. Het IMCC zal dit verslag onderzoeken en zijn aanbevelingen voorleggen aan de president, die de eindbeslissing neemt. || Omschrijving: Het LVD moet controleren of aan de bovenstaande eisen voldaan is door de commerciële en/of de juridische afdeling van de FDA te raadplegen en het bestaan en de geldigheid van de documenten te controleren Indien nodig kan het LVD het evaluatiepanel voor de concessie en/of het IMCC om aanvullende informatie vragen. Verificatiewijze: 13. 1.     Overleg met FDA, IMCC en PPCC 14. 2.     Controle documenten || Eén keer gedurende de looptijd van het contract

Referenties: NFRL (3.3 en 5.2(a)); PPCA (115(1)&(2) en 116); en FDA-voorschriften 104, punt 31-36 ||

Indicator 2.5:        In geval van een vergunning voor particulier gebruik (PUP) wordt het contract gegund met schriftelijke goedkeuring van de geverifieerde grondeigenaar

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

2.5.1       De geldige akte van de private grondeigenaar || PUP

2.5.2       De schriftelijke goedkeuring van de private grondeigenaar || PUP

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.5) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure moet verzekeren dat de PUP alleen wordt toegekend indien de private landeigendom ondubbelzinnig vastligt en de grondeigenaar schriftelijk zijn goedkeuring heeft gegeven. Regelgevende controle: Het LVD moet de eigenaar van een private grond waarvoor men een PUP wil toekennen, controleren. Dit betekent dat de ingediende akte moet worden vergeleken met het openbaar register in het Center for National Records AND Documentation (CNDRA). || Omschrijving: Het LVD moet controleren of voldaan is aan bovenstaande eisen door eerst de eigendomsakte van de grond te onderzoeken en vervolgens na te gaan of de schriftelijke toestemming inderdaad afkomstig is van de eigenaar van de grond. Verificatiewijze: 15. 1.     Overleg met CNDRA 16. 2.     Controle documenten || Eén keer gedurende de looptijd van het contract

Referenties: NFRL punt 5.6 ||

Indicator 2.6         In overleg met de belanghebbenden en op basis van het verslag van zijn sociaaleconomisch onderzoek heeft de FDA een geïntegreerde kaart opgesteld waarop het contractgebied zichtbaar is, alsmede de aangrenzende gronden, zoals andere concessies, beschermde bosgebieden en private gronden.

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

2.6.1       Kaart van de FDA met het concessiegebied en de aangrenzende gronden || FMC, TSC, FUP

2.6.2       Handhavingsverslag van de FDA (conformiteitsauditverslag van de FDA) || FMC, TSC, FUP

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.6) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is na te gaan of het concessiegebied dat wordt toegewezen aan een contracthouder, geen grond van andere contracthouders of beschermde bosgebieden omvat. Regelgevende controle: Het is van essentieel belang dat ieder contractgebied duidelijk wordt afgebakend, om overlapping tussen concessiegebieden of aantasting van beschermde bosgebieden te voorkomen. || Omschrijving: Het LVD zou moeten nagaan of aan deze eisen voldaan was en bij de afdelingen onderzoek en ontwikkeling en wetshandhaving van de FDA moeten navragen of de concessiegebiedenkaart klopt. Verificatiewijze: 17. 1.     Overleg met FDA, afdeling onderzoek en ontwikkeling en afdeling wetshandhaving 18. 2.     Controle documenten || Eén keer gedurende de looptijd van het contract

Referenties: COCS SOP (7, 8, 19, 20 en 21); Voorschrift 109-07 ||

Indicator 2.7         De contracthouder heeft samen met zijn offerte voor het boscontract een inschrijvingsgarantie ingediend bij de FDA

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

2.7.1       Ontvangstbevestiging van inschrijvingsgarantie afgegeven aan de contracthouder door de FDA || FMC en TSC

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.7) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is na te gaan of de inschrijver de voorgeschreven garantie heeft ingediend en voldaan heeft aan de relevante eisen. Regelgevende controle: FDA-voorschriften 104-07 eisen dat inschrijvers voor FMC en TSC samen met hun offerte een inschrijvingsgarantie indienen. Deze garantie moet minstens 12 maanden geldig zijn en gaan over een bedrag van 1/6 van de jaarlijkse vergoeding voor het gebied van een specifiek contract. De garantie moet bovendien zijn afgegeven door een bevoegde en _gemachtigde instelling in Liberia. Volgens punt 43 van Voorschrift 104-07 mag de winnende inschrijver binnen 30 dagen na de selectie van de winnende inschrijver, de oorspronkelijke garantie terugvragen door het bedrag van de garantie in contanten te deponeren bij de centrale bank van Liberia of een andere bank die officieel is aangesteld als rekeninghouder voor de FDA en het bewijs van deze deposito te overleggen aan de FDA. Het voorschrift bepaalt verder dat in geval van tijdige overlegging van het bewijs van deposito van het garantiebedrag bij de centrale bank van Liberia, de FDA de oorspronkelijke garantie moet teruggeven aan de winnende inschrijver. Indien de winnende inschrijver echter niet binnen 30 dagen na de selectie het bewijs van de deposito overlegt, zal de FDA de garantie opnemen en het geld deponeren bij de centrale bank van Liberia of een andere bank die officieel is aangesteld als rekeninghouder voor de FDA Indien de winnende inschrijver en de Regering executie de contract met betrekking tot die de obligatie was ingediend, de FDA moet regelt tot krediet de gedeponeerde middelen in de richting van eventueel bedragen de winnende inschrijver de regering verschuldigd is op grond van het contract. || Omschrijving: Het LVD moet controleren of aan de eisen voldaan is door de commerciële en/of de juridische afdeling van de FDA te raadplegen en na te gaan of de ontvangstbevestiging van de inschrijvingsgarantie geldig is. Verificatiewijze: 19. 1.     Overleg met FDA, commerciële/financiële afdeling 20. 2.     Controle documenten || Eén keer gedurende de looptijd van het contract

Referenties: Voorschrift 104-07 (43 en 61(b)); COCS SOP (9) ||  

Indicator 2.8         De contracthouder overhandigt een oorspronkelijke uitvoeringsgarantie binnen de wettelijk voorgeschreven periode na de afronding van de contractonderhandelingen

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

2.8.1       Kopie van uitvoeringsgarantie overhandigd binnen 90 dagen na de afronding van de onderhandelingen || FMC

2.8.2       Kopie van uitvoeringsgarantie overhandigd binnen 30 dagen na de afronding van de onderhandelingen || TSC

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.8) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is na te gaan of de voorgeschreven uitvoeringsgarantie is overhandigd binnen de voorgeschreven periode. Regelgevende controle: Voorschrift 104-07 schrijft voor dat contracthouders van FMC en TSC (maar niet van FUP of PUP) een uitvoeringsgarantie moeten overhandigen binnen een bepaalde periode: 1. FMC: uitvoeringsgarantie voor een bedrag van USD 150 000 (minder dan 10 0000 ha) of USD 250 000 (boven 100 000 ha) moet worden overhandigd binnen 90 dagen 2. TSC: uitvoeringsgarantie voor een bedrag van USD 25 000 binnen 30 dagen. || Omschrijving: Het LVD moet controleren of aan de bovenstaande eisen is voldaan door de commerciële en/of de juridische afdeling van de FDA te raadplegen en het bestaan en de geldigheid van de uitvoeringsgarantie te controleren. Verificatiewijze: 21. 1.     Overleg met FDA, commerciële/financiële afdeling 22. 2.     Controle documenten || Eén keer aan het begin van de contractperiode

Referenties: Voorschrift 104-07(61(b)); COCS SOP (9) ||

Indicator 2.9         Het boscontract is ondertekend door de contracthouders en de FDA en, indien van toepassing, behoorlijk geratificeerd overeenkomstig de wet

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

2.9.1       De wet die het boscontract ratificeert, die is ondertekend door de president en is gedrukt op strooibiljetten || FMC en landbouwconcessies/aanplantingen

2.9.2       Contract dat is ondertekend door de contracthouder en de afgevaardigd bestuurder van de FDA || TSC, FUP, PUP, kettingzaagvergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.9) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is na te gaan of alle boscontracten worden gesloten in overeenstemming met de wet. Met betrekking tot FMC's is het doel te garanderen dat niet alleen het contract wordt ondertekend door de contracthouders en de regering van Liberia, maar dat er ook een wet die het FMC ratificeert, wordt aangenomen door de twee wetgevende kamers en goedgekeurd door de president. Met betrekking tot alle andere contracten is het doel ervoor te zorgen dat de contracten behoorlijk wordt ondertekend door de contracthouder en de directie van de FDA. Regelgevende controle: Zodra er een FMC is gesloten met een winnende inschrijver, moet het FMC worden geratificeerd door de wetgevende macht en de wet die het FMC ratificeert, moet worden goedgekeurd door de president. Alle andere contracten en vergunningen worden ondertekend door de contracthouder en de FDA. || Omschrijving: Het LVD verifieert dat (1) ieder FMC is ondertekend en geratificeerd en dat (2) alle andere bosvergunningen zijn ondertekend door de betrokken contracthouders en de afgevaardigd bestuurder van de FDA na goedkeuring door de raad van bestuur van de FDA. Het LVD moet controleren of aan de bovenstaande eisen is voldaan door overleg te plegen met de commerciële of de juridische afdeling van de FDA. Verificatiewijze: 23. 1.     Controle documenten 24. 2.     Overleg met FDA, commerciële of juridische afdeling || Eén keer aan het begin van de contractperiode

Referenties: NFRL (5.3); Voorschrift 104-07 (62); COCS SOP (5) ||

BEGINSEL 3: SOCIALE VERPLICHTINGEN EN BATENVERDELING Contracthouder voldoet aan de wettelijk vastgelegde eisen inzake sociale verplichtingen en batenverdeling

Indicator 3.1         De contracthouder heeft onderhandeld over een sociaal akkoord met gemachtigde vertegenwoordigers van de getroffen gemeenschappen binnen 3,0 kilometer van het voorgestelde gebied van de concessie of vergunning, na voorafgaande kennisgeving aan deze getroffen gemeenschappen

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

3.1.1       Notulen van vergaderingen die de eigenlijke besprekingen en de bereikte overeenstemming weergeven tussen de contracthouder en gemachtigde vertegenwoordigers van de getroffen gemeenschappen, als voordien geïdentificeerd door de FDA tijdens het sociaaleconomisch onderzoek || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

3.1.2       Overhandigde of gepubliceerde kennisgeving van de wil te onderhandelen met de getroffen gemeenschappen (mededeling op de radio of               advertenties in de krant) || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

3.1.3       Bewijs dat er geen klacht is ingediend bij de FDA door een getroffen gemeenschap die beweert ofwel dat de contracthouder geen onderhandelingen heeft gevoerd ofwel dat zij uitgesloten was van de onderhandelingen || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.3.1) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is te garanderen dat een contracthouder voldoet aan alle relevante voorschriften en FDA-eisen met betrekking tot sociale verplichtingen alvorens een jaarlijks kapcertificaat voor de FMC, TSC of FUP toe te kennen. Regelgevende controle: De NFRL en voorschrift 105-07, afgekondigd op grond van de NFRL, verplichten de houders van FMC's, TSC's en grote FUP's met de getroffen gemeenschappen bij monde van hun gemachtigde vertegenwoordigers te onderhandelen over een “sociaal akkoord” met betrekking tot de te kappen bossen. Het voorschrift definieert “getroffen gemeenschappen” als “een gemeenschap die minder omvat dan een wettelijk district (waaronder chiefdoms, clans, townships, steden, dorpen, en alle menselijke nederzettingen) waarvan de belangen waarschijnlijk zullen worden aangetast door de activiteiten die plaatsvinden op grond van een bosrijkdomvergunning (Forest Resources License). Voor de doeleinden van deze definitie kunnen “belangen” zowel betrekking hebben op economie, milieu, gezondheid, broodwinning, esthetica, cultuur, spiritualiteit als religie.” In de praktijk worden de getroffen gemeenschappen bepaald en geïdentificeerd door de FDA tijdens de bosgebruiksplanning en het sociaaleconomisch onderzoek, die plaatsvinden voorafgaand aan de toewijzing. Overeenkomstig voorschrift 105-07 heeft een dergelijk sociaal akkoord een geldigheid van vijf (5) jaar voor FMC's en FUP's en drie (3) jaar voor TSC's. Voor FMC's en TSC's moet de ondertekening van een sociaal akkoord plaatsvinden voorafgaand aan de kap. || Omschrijving: Het LVD moet controleren of aan de eisen voldaan is door overleg met en navraag bij de afdeling gemeenschapsbosbouw van de FDA. Verificatiewijze: 25. 1.     Overleg met FDA, afdeling gemeenschapsbosbouw en de getroffen gemeenschappen 26. 2.     Controle documenten || Per cyclus[19]

Referenties: Voorschrift 105-07 (31-32); NFRL punt 5.6 (d)(vi) ||  

Indicator 3.2         Een onderhandeld sociaal akkoord is ondertekend tussen de contracthouder en ALLE getroffen gemeenschappen, via gemachtigde vertegenwoordigers, en           het akkoord wordt van kracht voorafgaand aan het begin van de kap

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

3.2.1       Sociaal akkoord ondertekend door contracthouder en iedere getroffen gemeenschap via het                Community Forestry Development Committee (CFDC) || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

3.2.2       Sociaal akkoord dat dateert van voor het jaarlijkse kapcertificaat van de contracthouder || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

3.2.3       Lijst van CFDC's die zijn geïdentificeerd door of geregistreerd bij de FDA || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.3.2) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure heeft tot doel ervoor te zorgen dat een houder van een FMC, TSC en/of FUP ter waarde van meer dan USD 10 000,- voorafgaand aan de kap een sociaal akkoord heeft ondertekend met alle getroffen gemeenschappen. Regelgevende controle: De houder en/of onderneming mag slechts onderhandelen over het sociaal akkoord met het CFDC dat optreedt namens de getroffen gemeenschappen. Het CFDC moet alle gemeenschappen vertegenwoordigen die getroffen zijn door de kapactiviteiten van de contracthouder. Er kan meer dan één CFDC zijn die de getroffen gemeenschappen vertegenwoordigt. Jaarlijkse audits worden uitgevoerd door de FDA om de naleving van de voorwaarden van een FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10 000,- te controleren, te beoordelen en te garanderen. Punt 31 (b) (1) van voorschrift 105-07 bepaalt dat de contracthouder “garandeert dat er te allen tijde, gedurende de looptijd van de bosrijkdomvergunning, een sociaal akkoord van kracht is ten voordele van alle getroffen gemeenschappen met betrekking tot het te ontginnen gebied”. Punt 31 (b) (2) bepaalt verder dat de contracthouder geen bomen mag vellen tenzij er een sociaal akkoord van kracht is ten voordele van alle getroffen gemeenschappen met betrekking het gebied dat zal worden gekapt op grond van een bosrijkdomvergunning.” || Omschrijving: Het LVD moet controleren of aan bovenstaande eisen voldaan is door overleg met en navraag betreffende het ondertekende sociaal akkoord bij de afdeling gemeenschapsbosbouw van de FDA. Verificatiewijze: 27. 1.     Overleg met FDA, afdeling gemeenschapsbosbouw, en de getroffen gemeenschappen. 28. 2.     Controle documenten 29. 3.     Inspectie ter plaatse || Per cyclus

Referenties: Voorschrift 105-07 (31) ||

Indicator 3.3         Het sociaal akkoord tussen de contract-/vergunninghouder en de getroffen gemeenschappen omvat een gedragscode tussen de partijen van het akkoord,               een geschillenregeling en (i) een omschrijving van de bedragen van de financiële baten die de contracthouder aan de gemeenschap moet betalen en (ii) de eis dat de contract-/vergunninghouder de bedragen ieder kwartaal stort op een rentedragende geblokkeerde rekening die de contract-/vergunninghouder opent voor alle getroffen gemeenschappen

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

3.3.1       Gedragscode die de rechten en plichten van de getroffen gemeenschappen en de contract-/vergunning                houder regelt || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

3.3.2       Omschrijving van de minimale vergoeding per kubieke meter die de contract-/vergunninghouder driemaandelijks moet betalen aan de getroffen gemeenschappen (eventuele andere dienen gespecificeerd te worden) || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

3.3.3       Bankboekje of andere documenten van de vereiste rentedragende geblokkeerde rekening die is geopend door de contract-/ vergunninghouder voor de getroffen gemeenschappen || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

3.3.4       De overeengekomen geschillenregeling || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.3.3) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure moet ervoor zorgen dat alle voorgeschreven eisen zijn vervuld en dat alle voorgeschreven voorwaarden en/of elementen zijn opgenomen in het onderhandelde sociaal akkoord. Regelgevende controle: Ieder sociaal akkoord dat wordt overeengekomen met een of meer CFDC's moet onder andere bevatten: 1. Een omschrijving van de rechten en plichten van de leden van de getroffen gemeenschappen en de houder; 2. Een omschrijving van de financiële baten die een getroffen gemeenschap zal ontvangen; 3. De eis dat de contract-/vergunninghouder op driemaandelijkse basis financiële baten betaalt op een rentedragende geblokkeerde rekening die hij heeft geopend voor de gemeenschap. 4. De eis dat de middelen op deze rekening slechts wordt vrijgegeven op schriftelijk verzoek van een CFDC, op voorwaarde dat dit verzoek is goedgekeurd door de FDA. Punt 33 (a) van voorschrift 105-07 bepaalt dat de FDA modelgedragscodes gratis ter beschikking moet stellen op het internet en op verzoek papieren of elektronische kopieën van deze modelgedragscodes moet verstrekken aan contract-/vergunninghouders, CFDC's, en getroffen gemeenschappen. || Omschrijving: Het LVD moet controleren of aan bovenstaande eisen voldaan is door overleg met en navraag betreffende de inhoud van het ondertekende sociaal akkoord bij de afdeling gemeenschapsbosbouw van de FDA. Verificatiewijze: 30. 1.     Controle documenten 31. 2.     Bezoek ter plaatse met gemeenschappen || Per cyclus[20]

Referenties: NFRL (5.3(b) en 5.6(d)); Voorschrift 105-07 (33) ||

Indicator 3.4         De FDA heeft het sociaal akkoord tussen de contracthouder en de gemeenschap(pen) bevestigd

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

3.4.1       Door de FDA bevestigd sociaal akkoord tussen de contracthouder en de getroffen gemeenschap(pen) || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.3.4) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen en/of na te gaan of het sociaal akkoord is goedgekeurd door de FDA. Regelgevende controle: Ieder sociaal akkoord moet worden voorgelegd aan de FDA ter bekrachtiging. Bij ontvangst van het document zal de FDA dit nalezen om na te gaan of het volledig, accuraat en in overeenstemming met de wet is. Als de overeenkomst niet voldoet aan de criteria, moet de FDA deze verwerpen en deze beslissing motiveren. De houder kan eventuele gebreken rechtzetten en het sociaal akkoord opnieuw ter goedkeuring voorleggen aan de FDA. De FDA zal het sociaal akkoord bekrachtigen als zij van mening is dat de overeenkomst volledig, accuraat en in overeenstemming met de wetgeving is. || Omschrijving: Het LVD moet controleren of aan bovenstaande eisen voldaan is door overleg met en navraag betreffende het bestaan en de geldigheid van het bekrachtigde sociaal akkoord bij de afdeling gemeenschapsbosbouw van de FDA. Verificatiewijze: 32. 1.     Overleg met FDA, afdeling gemeenschapsbosbouw 33. 2.     Controle documenten 34. 3.     Bezoek ter plaatse met geselecteerde gemeenschappen || Per cyclus

Referenties: Voorschrift 105-07 (36); COCS SOP (9) ||

Indicator 3.5         De vergoedingen die de contracthouder verschuldigd is aan de gemeenschappen op grond van het sociaal akkoord, worden betaald de contracthouder (i) binnen de voorgeschreven periode en (ii) op een geblokkeerde rekening die daartoe is geopend door de contracthouder

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

3.5.1       Gewaarmerkte driemaandelijkse bankafschriften van de geblokkeerde rekening || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

3.5.2       Conformiteitsaudits van de FDA || FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan USD 10.000,-

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.3.5) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is na te gaan of de aan de gemeenschap verschuldigde vergoedingen stipt zijn betaald. Regelgevende controle: Het sociaal akkoord bevat financiële voorwaarden voor de uitvoering die van wezenlijk belang zijn voor de overeenkomsten. Het is daarom van essentieel belang dat de stipte betaling van de vergoedingen die zijn bepaald en overeengekomen in het sociaal akkoord, wordt geverifieerd. Op operationeel niveau kunnen de verificatiepunten bankafschriften van de geblokkeerde rekening omvatten alsmede de jaarlijkse auditverslagen van de FDA waarin de conformiteit van de contracthouders wordt nagegaan. || Omschrijving: Het LVD moet controleren of aan de bovenstaande eisen is voldaan door bevestiging. Indien er verduidelijking nodig is, kan het LVD zich wenden tot de commerciële afdeling en de afdeling gemeenschapsbosbouw van de FDA voor aanvullende informatie. Verificatiewijze: 35. 1.     Overleg met FDA, afdeling gemeenschapsbosbouw 36. 2.     Controle documenten 37. 3.     Inspecties ter plaatse || Per lading

Referenties: Voorschrift 105-07(36)10; Voorschrift 107-07 (33) ||

BEGINSEL 4: BOSBEHEERACTIVITEITEN EN HOUTKAP De bosbeheeractiviteiten en houtkap zijn in overeenstemming met alle van toepassing zijnde wetgeving

Indicator 4.1         De contract- of vergunninghouder heeft een jaarlijks operationeel plan opgesteld en, indien van toepassing, een bosbeheersplan

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

4.1.1       Jaarlijks kapcertificaat || Alle typen contracten en vergunningen uitgezonderd landbouwconcessies/aanplantingen

4.1.2       Goedgekeurd jaarlijks operationeel plan || Alle typen contracten en vergunningen uitgezonderd landbouwconcessies/aanplantingen

4.1.3       Goedgekeurd bosbeheersplan || FMC

4.1.4       Schriftelijke goedkeuring van grondeigenaar || PUP

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.4.1) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is te garanderen dat iedere contracthouder voldoet aan de voorgeschreven voorafgaande voorwaarden alvorens te beginnen met de houtkap. Regelgevende controle: 1.                FMC: Contracten worden toegekend voor bosgebied, gevalideerd en in overeenstemming met de eisen van de PPCA. Het FMC is een contract met een looptijd van 25 jaar en is afhankelijk van een beheersplan, milieueffectrapport (MER), een bedrijfsplan, sociale akkoorden en jaarlijkse operationele plannen. 2.                TSC: contracten met een looptijd van drie jaar die worden toegekend overeenkomstig de nationale bosbeheerstrategie, bekrachtigd worden, voldoen aan de eisen van de PPCA en afhankelijk zijn van de jaarlijkse operationele plannen. 3.                In individuele gevallen kan het gebeuren dat een FUP verdergaat dan de verwachte kleinschalige eisen en officieel bekrachtigd wordt. In dergelijke gevallen moet het LVD mogelijk beoordelen of voldaan is aan de eventuele eisen die voorafgaand aan de houtkap moeten zijn vervuld volgens de FUP. 4.                PUP: Voor alle commercieel gebruik van bosrijkdommen op private grond moet een exploitant de grondeigenaar zijn of de toelating hebben van de grondeigenaar en in het bezit zijn van een geldige, door de FDA afgegeven, PUP. Een PUP-houder mag slechts beginnen met de kap als hij in het bezit is van een goedgekeurd jaarlijkse kapcertificaat en jaarlijks operationeel plan. || Omschrijving: Het LVD moet controleren of aan bovenstaande eisen voldaan is door overleg met de FDA en het EPA, met inbegrip van de commerciële afdeling en de afdeling gemeenschapsbosbouw. Verificatiewijze: 38. 1.     Overleg met FDA en EPA 39. 2.     Controle documenten 40. 3.     Inspectie ter plaatse || Jaarlijks (voor operationeel plan); Per cyclus (beheersplan)

Referenties: NFRL (4.5, 5.3, 5.4, 5.6); Voorschrift 104-07 (62a); EPML (23) ; COCS SOP (9) ||

Indicator 4.2         De contract- of vergunninghouder voldoet aan de voorwaarden van het jaarlijks operationeel plan en de wettelijke eisen met betrekking tot de soorten en hoeveelheden die mogen worden gekapt

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

4.2.1       Goedgekeurde jaarlijkse blokken || FMC

4.2.2       Compartiment en jaarlijkse kap || Alle boscontracten behalve FMC

4.2.3       Verificatie gegevens gevelde bomen (SOP 11) || Alle typen contracten en vergunningen uitgezonderd landbouwconcessies/aanplantingen

4.2.3       Jaarlijks conformiteitsauditverslag van de FDA || Alle typen contracten en vergunningen uitgezonderd landbouwconcessies/aanplantingen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.4.3) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is te garanderen dat een contract- of vergunninghouder zich houdt aan zijn jaarlijkse kaptoewijzingen en verplichtingen als goedgekeurd door de FDA. Regelgevende controle: 1.                Het goedgekeurde jaarlijkse kapcertificaat bevat de parameters waaraan de exploitant zich moet houden, en ook de eisen die moeten worden nageleefd, binnen de opgegeven jaarlijkse periode. 2.                De FDA heeft twee operationele controlemechanismen: 2.1.      Voortdurend toezicht ter plaatse 2.2       Jaarlijkse conformiteitsaudits om de naleving van de voorwaarden van een FMC, TSC, individuele FUP en/of PUP te controleren, beoordelen en garanderen. || Omschrijving: Dit vereiste wordt in detail geverifieerd door het LVD. Het LVD moet nagaan of aan bovenstaande eisen is voldaan door overleg met de commerciële afdeling van de FDA. Verificatiewijze: 41. 1.     Overleg met FDA, commerciële afdeling 42. 2.     Inspectie ter plaatse || Jaarlijks

Referenties: NFRL (3.2; 3.4); COCS SOP (7-11) ||

BEGINSEL 5: MILIEUVERPLICHTINGEN De contracthouder en houtverwerker houden zich aan alle wettelijke milieuverplichtingen

Indicator 5.1         De contract- of vergunninghouder en houtverwerker hebben een milieueffectrapport voltooid dat is goedgekeurd door het EPA

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

5.1.1       Milieueffectrapport opgesteld door of voor de contracthouder of houtverwerker || Alle typen contracten en vergunningen

5.1.2       Milieueffectvergunning afgegeven door het EPA aan de contracthouder of houtverwerker voorafgaand aan         begin van de houtkap || Alle typen contracten en vergunningen

5.1.3       Milieueffectdocument afgegeven door het EPA aan de contracthouder of houtverwerker waarin de eventuele voorwaarde(n) zijn opgenomen van de milieueffectvergunning die wordt bedoeld onder verificatiepunt 5.1.2 || Alle typen contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.5.1) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is na te gaan of voldaan is aan de eisen met betrekking tot het MER-aanvraagproces Regelgevende controle Een milieueffectrapport (MER)-vergunning is vereist volgens de Environmental Protection and Management Law (EPML, wet inzake milieubescherming en -beheer) van 2002 voor de activiteiten die worden opgesomd en/of geïdentificeerd in bijlage 1 bij de wet. Voor de volgende bosbouwactiviteiten is een MER vereist: (1) houtkap en/of houtverwerking, (2) bosaanplanting. Naast de milieueffectvergunning geeft het EPA ook een milieueffectdocument af waarin de voorwaarden voor de vergunning waaraan de houder zich moet houden, worden beschreven. Alvorens de vergunning af te geven besteedt de FDA de nodige aandacht aan de beoordeling van het EPA. || Omschrijving: Het LVD moet controleren bij de FDA en het EPA dat de contract- of vergunninghouder niet alleen in het bezit is van een milieueffectvergunning, maar ook van een milieueffectdocument waarin de voorwaarden die de milieueffectvergunninghouder moet naleven, specifiek worden beschreven. Verificatiewijze: 43. 1.     Overleg met EPA en FDA 44. 2.     Controle documenten || Een keer gedurende de geldigheid van de milieueffectvergunning en het milieueffectdocument

Referenties: EPML (6,21-23); Voorschrift 105-107; COCS SOP (9) ||

Indicator 5.2         De contract- of vergunninghouder of houtverwerker implementeren de mitigatiemaatregelen die worden genoemd in het MER, als aangegeven in het milieueffectdocument

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

5.2.1       Milieutoezichtrapporten van het EPA || Alle typen contracten en vergunningen

5.2.2       MER-inspectieverslag van de FDA || Alle typen contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.5.2) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen dat eventuele voorwaarden en/of mitigatiemaatregelen die worden geïdentificeerd en opgelegd door het EPA worden geïmplementeerd door de contract- of vergunninghouder of houtverwerker en dat er geen milieutransgressies zijn die niet overeenstemmen met het milieueffectdocument Regelgevende controle Een beslissing en/of milieutoestemming moet worden afgegeven aan de contract- of vergunninghouder alvorens de kapactiviteiten kunnen beginnen. Het EPA en de FDA zien toe op de naleving van de voorwaarden en/of opgelegde mitigatiemaatregelen door regelmatige en/of punctuele audits. De houder van MER-vergunning is verplicht het EPA op de hoogte te stellen in geval van een substantiële verandering van het project of de activiteit, die een invloed op het milieu kan hebben. Het EPA mag bovendien dwangmaatregelen nemen in geval van niet-naleving. || Omschrijving: Het LVD moet overleg plegen en navragen bij de FDA afdeling milieueffectrapportage, en het EPA, afdeling toezicht en afdeling buitenpost en inspectoraat of de contracthouder zich houdt aan de voorwaarden van het milieueffectdocument. Verificatiewijze: 45. 1.     Overleg met EPA en FDA 46. 2.     Controle documenten 47. 3.     Inspecties ter plaatse || Jaarlijks

Referenties: EPML (24-27), EPAA ||

Indicator 5.3         De contract- of vergunninghouder of houtverwerker heeft zich op een wettige en                ecologisch verantwoorde manier ontdaan van afgedankte uitrusting, brandstof, houtafval en ander afval uit zijn activiteiten

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

5.3.1       Inspectieverslag van het EPA || Alle typen contracten en vergunningen

5.3.2       Jaarlijks conformiteitsauditverslag van de FDA || Alle typen contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.5.3) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen dat alle afval op een wettige en ecologisch verantwoorde manier wordt verwijderd. Regelgevende controle: 1.                Het bewijs van een en/of een positieve milieueffectvergunning is afgegeven aan de contracthouder voorafgaand aan het begin van de activiteiten. 2.                Het EPA ziet toe op de naleving van de voorwaarden en/of opgelegde mitigatiemaatregelen. 3.                Het EPA verricht regelmatige en/of periodieke audits bij de projecten die het milieu ongunstig kunnen beïnvloeden of aantasten. 4.                Het EPA kan dwangmaatregelen nemen in geval van niet-naleving. || Omschrijving: Het LVD moet overleggen met en navraag doen bij de FDA, commerciële afdeling divisie wetshandhaving. Bovendien moeten de afdeling toezicht en de afdeling buitenpost en inspectoraat van het EPA worden geraadpleegd. Aanvullende informatie zou direct van de contract- of vergunninghouder en houtverwerker kunnen worden verkregen. Verificatiewijze: 48. 1.     Overleg met EPA 49. 2.     Controle documenten 50. 3.     Inspectie ter plaatse || Jaarlijks

Referenties: EPML (24-27), EPAA ||

Indicator 5.4         De contracthouder heeft een buffer gelaten tussen zijn houtkapactiviteiten en waterlopen en heeft met name geen bomen geveld wanneer dit de stroming of stabiliteit van een of meer waterlopen zou kunnen bedreigen

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

5.4.1       Inspectieverslag van het EPA || Alle typen contracten en vergunningen

5.4.2       Jaarlijks conformiteitsauditverslag van de FDA || Alle typen contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.5.4) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen dat de vergunninghouder zich houdt aan de eisen met betrekking tot waterbeheer en de preventie van waterverontreiniging. Regelgevende controle: Het doel is te zorgen voor algemene conformiteit op het gebied van het beheer van waterbronnen. In deze context verbiedt de Code of Harvesting Practices (2007) het kappen in beschermde gebieden en waterlopen. Het wetboek schrijft voor dat er voldoende bufferzone moet worden gelaten tussen houtkapgebieden en waterlopen. Om de conformiteit te controleren zijn zowel het EPA als de FDA belast met routine-inspecties en conformiteitsaudits, die het LVD zal bestuderen om de conformiteit van de contract- of vergunninghouder te verifiëren. || Omschrijving: Het LVD moet overleggen en navraag doen bij de FDA, commerciële afdeling en eenheid wetshandhaving. Bovendien moeten de afdeling toezicht en de afdeling buitenpost en inspectoraat van het EPA worden geraadpleegd. Aanvullende informatie kan direct van de contracthouder en/of houtverwerker worden verkregen. Verificatiewijze: 51. 1.     Overleg met FDA en EPA 52. 2.     Controle documenten 53. 3.     Inspecties ter plaatse || Jaarlijks

Referenties: EPML (delen IV en V ), Code of Harvesting Practices (3.1; 3.2; 4 et al.) ||

Indicator 5.5         De contract- of vergunninghouder heeft gezorgd voor procedures (i) om de naleving van de regels met betrekking tot het behoud van in het wild levende planten en dieren te garanderen, en (ii) om oogst van of handel in bedreigde plant- of diersoorten te voorkomen

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

5.5.1       Inspectieverslag van het EPA || Alle typen contracten en vergunningen

5.5.2       Jaarlijks conformiteitsauditverslag van de FDA || Alle typen contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.5.5) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen dat de contract- of vergunninghouder zich houdt aan de bepalingen van punt 9.11(v) dat “certificaten en vergunningen voor de jacht en de handel in wilde dieren” verplicht stelt en punt 9.12(i) van de NFRL, dat de jacht en vangst van of handel in bedreigde diersoorten verbiedt. Regelgevende controle: Het doel is ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de eisen van punt 9.11 van de NFRL betreffende het behoud, het beheer en de controle van het gebruik van in het wild levende planten en dieren alsmede het verbod van punt 9.12 op het vangen, oogsten of verhandelen van een soort die volgens de FDA bedreigd is. Om de conformiteit te controleren zijn zowel het EPA als de FDA belast met routine-inspecties en conformiteitsaudits, om na te gaan of er gepaste procedures worden toegepast en of er geen bewijs te vinden is van illegale oogst of handel. || Omschrijving: Het LVD moet overleggen met en navraag doen bij de FDA, commerciële afdeling en divisie wetshandhaving. Bovendien moeten de afdeling toezicht en de afdeling buitenpost en inspectoraat van het EPA worden geraadpleegd. Verificatiewijze: 54. 1.     Overleg met EPA en FDA 55. 2.     Controle documenten 56. 3.     Inspecties ter plaatse || Jaarlijks

Referenties: Punten 9.11 en 9.12 van de NFRL; EPML (delen IV en V), Code of Harvesting Practices (3.1; 3.2 et al.) ||

BEGINSEL 6: VERVOER EN TRACEERBAARHEID VAN HET HOUT De contract- of vergunninghouder of houtverwerker vervult al zijn wettelijke verplichtingen voor het vervoer en de traceerbaarheid van het hout en/of de houtproducten

Indicator 6.1         Het vervoer van stammen, hout en andere houtproducten is vergezeld van een vrachtbrief waarop COC-nummers, referenties en een bestemming vermeld staan

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

6.1.1       Ingevulde vrachtbrief die de oogstplaats, de COC-identificatienummers, de datum en plaats van het laden                en de bestemming vermeldt. || Alle typen contracten en vergunningen

6.1.2       Ingevulde vrachtbrief voor ingevoerd hout of houtproducten, met vermelding van land van oogst, COC                -identificatienummers, datum en plaats van laden en bestemming. || Vergunning voor ingevoerd hout

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.6.1) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen dat de contracthouder of verwerker zich houdt aan de voorschriften met betrekking tot het vervoer van stammen, hout en houtproducten. Regelgevende controle: Het vervoer van stammen, hout en houtproducten naar een verwerkingsbedrijf of een haven is slechts toegestaan indien de lading vergezeld is van een ingevulde vrachtbrief. De vervoerders moeten in het bezit zijn van een geldig bewijs van registratie als vervoerder, afgegeven door de FDA. De gedetailleerde procedures worden ontwikkeld in de eerste twee jaar van de tenuitvoerlegging van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst om de integratie van geïmporteerd hout in het COCS te regelen. || Omschrijving: Het LVD moet bevestigen dat de eisen met betrekking tot het vervoer van houtproducten zijn vervuld door een controle uit te voeren in het Chain of Custody Information System (COCIS) (vrachtbrief en streepjescodes). Verificatiewijze: 57. 1.     Bevestiging met COCIS 58. 2.     Inspectie ter plaatse || Per lading of vracht

Referenties: COCS SOP (13-17, 19 en 20)

Indicator 6.2 Alle houtblokken zijn behoorlijk gemarkeerd en ingevoerd in het COC-systeem overeenkomstig standaardprocedures van de FDA

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

6.2.1       Houtgegevensformulier (SOP 13) || Alle typen contracten en vergunningen

6.2.2       Houtgegevensverificatieformulier (SOP 14) || Alle typen contracten en vergunningen

6.2.3       Vrachtbrief voor vervoer van hout en houtproducten (SOP 16) || Alle typen contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.6.2) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is te verifiëren of een contract- of vergunninghouder voldoet aan de relevante COCS-eisen en of alle houtblokken is opgenomen in het COCS. Regelgevende controle: In het kader van het COCS en overeenkomstig de tien kernvoorschriften (Ten Core Regulations), zijn er verscheidene standaard operationele procedures en operationele controledocumenten ontwikkeld, die worden gecontroleerd door het COCS/de FDA. . || Omschrijving: Het LVD verifieert of de contract- of vergunninghouder voldoet aan de COCS-eisen door overleg te plegen met de FDA en de houtgegevens te controleren in het COCIS. Verificatiewijze: 59. 1.     Overleg met FDA, commerciële afdeling 60. 2.     Bevestiging in het COCIS || Per lading of vracht

Referenties: COCS SOP (13-17, 19 en 20)

Indicator 6.3         Alle stammen, hout en houtproducten die worden geoogst of vervoerd door de contract- of vergunninghouder zijn afkomstig van het concessiegebied van de contract- of vergunninghouder

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

6.3.1       Houtgegevensformulier (SOP 13) || Alle typen contracten en vergunningen

6.3.2       Standaardformulier 14 (verificatie van verzaging, preparering en facturering voor hout op stam) || Alle typen contracten en vergunningen

6.3.3       Jaarlijks conformiteitsauditverslag van de FDA || Alle typen contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.6.3) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is na te gaan dat iedere contract- of vergunninghouder alleen hout of houtproducten van zijn goedgekeurd contract-/vergunningsgebied kapt en vervoert. Regelgevende controle: De tien kernvoorschriften van de FDA vereisen dat alle hout wordt gekapt in een bosgebied waarvoor een vergunning is afgegeven en conform deze vergunning. || Omschrijving: Het LVD verifieert deze vereiste door bevestiging te zoeken in de betreffende standaardformulieren en het conformiteitsauditverslag van de FDA Verificatiewijze: 1.                Overleg met FDA, commerciële afdeling 2.                Inspecties ter plaatse || Per lading of vracht

Referenties: COCS SOP (13-15)

Indicator 6.4         Alle geïmporteerde stammen, hout of houtproducten (niet in doorvoer) in Liberia voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving van het land van kap

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

6.4.1       Bewijs van naleving van de wetten van het land van kap || Vergunning voor ingevoerd hout

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.6.4) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is te verifiëren dat het hout en de houtproducten die worden geïmporteerde in Liberia, afkomstig zijn van legale bronnen en worden ingeklaard overeenkomstig de Liberiaanse wetgeving. Regelgevende controle: De belangrijkste vereiste van de Liberiaanse wet is dat alle hout dat wordt gekapt of geïmporteerd in het land afkomstig is van een legale bron. De wettigheid van het hout in het land van kap moet kunnen worden aangetoond door middel van een certificaat dat is afgegeven op grond van het certificatiestelsel voor duurzaam bosbeheer of een andere regeling ter verificatie van de wettigheid die is beoordeeld en goedgekeurd door de regering van Liberia in overleg met de betrokken regeringen. Ingevoerd hout dat gecontroleerd is door het LAS van een ander land met een vrijwillige partnerschapsovereenkomst dat een operationeel FLEGT-vergunningenstelsel heeft, zal wettig worden beschouwd in het Liberiaanse LAS. || Omschrijving: Het LVD moet verifiëren of het in Liberia ingevoerde hout legaal is overeenkomstig de wetten van het land van kap. In dit opzicht moet het document worden gecontroleerd waaruit de wettigheid van het hout in het land van kap blijkt. Verificatiewijze: 61. 1.     Overleg met COCS en commerciële afdeling van FDA 62. 2.     Controle documenten || Per invoerzending

Referenties: Voorschrift 108-07 (44(d)) ||  

Indicator 6.5 Alle hout of houtproducten in doorvoer (i) is fysiek gescheiden van binnenlands of ingevoerd hout, en (ii) staat onder voortdurende douanecontrole zolang het zich in Liberia bevindt

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

6.5.1.      Douanedocumenten van land van kap || Hout in doorvoer

6.5.2.      Ingevulde vrachtbrief met vermelding van land van kap en land van uitvoer || Hout in doorvoer

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.6.5) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is te controleren dat hout en houtproducten die in doorvoer zijn in Liberia niet worden opgenomen in het COCS noch worden gemengd met het in Liberia geoogst of geïmporteerd hout. Regelgevende controle: Een belangrijke eis, die ook een hoeksteen is van het LAS, is dat hout in doorvoer niet wordt geïntegreerd in het COCS en dat het bij het verlaten van het land geen Liberiaanse FLEGT-vergunning zal krijgen. Het land van kap moet duidelijk worden vermeld op de vrachtbrief, de douanedocumenten en de andere vervoersdocumenten. || Omschrijving: Het LVD moet controleren dat de houtproducten in doorvoer te allen tijde onder douanecontrole blijven en fysiek gescheiden blijven van geïmporteerd en binnenlands hout en houtproducten. Verificatiewijze: 63. 1.     Overleg met ministerie van Financiën, douanekantoor || Per vervoerseenheid

Referenties: Verordening 108-07 (44(a-c)) ||

Indicator 6.6         De FDA heeft zich gehouden aan de wettelijke eisen betreffende de (i) inbeslagneming en/of (ii) veiling van achtergelaten hout, waar het ook gevonden is              

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

6.6.1       Verzoekschrift van de FDA aan de bevoegde rechtbank betreffende inbeslagneming en het besluit van de rechtbank de inbeslagneming toe te staan || FMC, TSC en FUP

6.6.2       Verzoekschrift van de FDA aan de bevoegde rechtbank betreffende veilig en het besluit van de rechtbank de veiling toe te staan || FMC, TSC en FUP

6.6.3       Veilingcertificaat || FMC, TSC en FUP

6.6.4       Brief of verklaring waarin de winnende inschrijver is vermeld || FMC, TSC en FUP

6.6.5       Registratie van achtergelaten hout (SOP 37) || FMC, TSC en FUP

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.6.6) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Het doel van deze procedure is te controleren dat eventueel gevonden achtergelaten hout en houtproducten worden inbeslaggenomen en geveild overeenkomstig de wettelijk bepaalde procedures. De wettige inbeslagneming en veiling van achtergelaten hout geeft dit hout een wettig karakter. Regelgevende controle: Bij de ontdekking van achtergelaten hout moet de FDA een verzoekschrift tot inbeslagneming en veiling richten aan een rechtbank in het district waar het hout is gevonden. Indien de rechtbank van mening is dat er voldoende wettelijke redenen zijn om het verzoekschrift in te willigen, zal zij toelating geven voor de inbeslagneming en latere veiling, die moeten gebeuren onder toezicht van de rechtbank. || Omschrijving: Het LVD moet controleren of aan bovenstaande eisen voldaan is door overleg met en controle van de relevante documenten bij de commerciële afdeling van de FDA. Verificatiewijze: 64. 1.     Overleg met FDA, commerciële afdeling 65. 2.     Controle documenten || Elke keer als er achtergelaten hout wordt ingevoerd in het COCS

Referenties: Voorschrift 108-07(51(d-e)) ||

BEGINSEL 7: BEWERKING EN HOUTVERWERKING Houtverwerkers hebben voldaan aan de relevante Liberiaanse wet- en regelgeving

Indicator 7.1         Een houtverwerker heeft de vereiste vergunning voor een zagerij aangevraagd en verkregen (exploitatievergunning in klasse A, B of C) na betaling van de vereiste leges en voordat hij zijn activiteiten aanvangt              

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

7.1.1 Vergunningaanvraag van de verwerker voor de zagerij || Zagerijvergunning

7.1.2 Betaling van de eerste jaarlijkse registratieleges (voordat de zagerijvergunning wordt afgegeven) || Zagerijvergunning

7.1.3 Milieuplan goedgekeurd door EPA || Zagerijvergunning

7.1.4 Zagerijvergunning door FDA aan exploitant afgegeven || Zagerijvergunning

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.7.1) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om te controleren of de houtverwerker de vereiste vergunning heeft verkregen voordat hij met zijn activiteiten begint. Regelgevende controle: Houtverwerkers moeten een zagerijvergunning hebben verkregen voordat zij met hun activiteiten beginnen. Vergunningen worden aangevraagd bij de FDA en wanneer aan de eisen wordt voldaan, geeft de FDA de desbetreffende vergunning af (klasse A, B of C). Daarnaast moet het EPA het milieuplan voor de exploitatie van een zagerij goedkeuren. || Omschrijving: De LVD ziet erop toe dat elke houtverwerker beschikt over een zagerijvergunning. De controle vindt plaats door raadpleging van de handelsafdeling van de FDA. Verificatiewijze: 66. 1.     Overleg met handelsafdeling FDA 67. 2.     Documentenonderzoek 68. 3.     Inspectie ter plaatse || Jaarlijks

Referenties: Verordening 107-07 (46); SOP van COCS (26) ||

Indicator 7.2         Al het stamhout dat in Liberia wordt geoogst en ter verwerking uit derde landen wordt ingevoerd is voorzien van een traceringsnummer

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

7.2.1       Afgifterapport barcode SOP 7 || Alle soorten contracten en vergunningen, waaronder ingevoerd(e) stamhout en houtproducten

7.2.2       Controle van vervoerd(e) stamhout en houtproducten (SOP 17) || Alle soorten contracten en vergunningen, waaronder ingevoerd(e) stamhout en houtproducten

7.2.3       Registratierapport gezaagd hout (SOP 15) || Alle soorten contracten en vergunningen, waaronder ingevoerd(e) stamhout en houtproducten

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.7.2) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om te controleren of al het stamhout dat bij verwerkingsfabrieken wordt aangevoerd voorzien is van de juiste documenten en of de legale herkomst is gecontroleerd. Regelgevende controle: Een belangrijke eis in de Liberiaanse wetgeving is dat alle verwerkingsfabrieken beschikken over doeltreffende controlesystemen en alleen legaal geoogst stamhout verwerken dat in het COCS is geregistreerd. || Omschrijving: De LVD moet controleren of al het stamhout dat bij verwerkingsfabrieken wordt aangevoerd in het COCS is geregistreerd. Voor nadere verduidelijking kan de handelsafdeling van de FDA worden geraadpleegd. Verificatiewijze: 69. 1.     Overleg met handelsafdeling FDA en COCS 70. 2.     Bevestiging in COCIS 71. 3.     Inspectie ter plaatse || Per zending of lading

Referenties: SOP van COCS (15, 19 &20) ||

Indicator 7.3         De houtverwerker beschikt over een systeem waarmee houtproducten in alle stadia van het zagen of verwerken kunnen worden geregistreerd, zodat zij kunnen worden getraceerd

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

7.3.1       Controlerapport houtkap || Zagerijvergunning

7.3.2       Productierapport || Zagerijvergunning

7.3.3       Aan- en afvoerformulieren zagerij (SOP 31 en 32) || Zagerijvergunning

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.7.3) || Verificatiemethode || Frequentie van de frequentie

Doel: Deze procedure is bedoeld om te waarborgen dat de traceerbaarheid gedurende de verwerking in stand, zodat kan worden gecontroleerd of houtproducten uit een verwerkingsfabriek kunnen worden gekoppeld aan een bron van controleerbare legale herkomst. Regelgevende controle: De FDA schrijft voor dat passende maatregelen zijn getroffen om te waarborgen dat producten goed in het COCS worden ingevoerd en in de gehele verwerkingsketen kunnen worden getraceerd. || Omschrijving: De LVD moet controleren of aan de eisen wordt voldaan en bevestigen dat in de verwerkingsfabriek een werkend traceringssysteem is ingevoerd. Voor nadere verduidelijking kan de handelsafdeling van de FDA worden geraadpleegd. Verificatiewijze: 72. 1.     Inspecties ter plaatse 73. 2.     Overleg met handelsafdeling FDA || Per zending of lading

Referenties: NFRL 13.5; SOP van COCS (15) ||

BEGINSEL 8: RECHTEN, GEZONDHEID, VEILIGHEID EN WELZIJN VAN WERKNEMERS De contract-/vergunninghouder of houtverwerker voldoet aan de verplichtingen van de arbeidswetgeving en eventuele collectieve arbeidsovereenkomsten voor de houtindustrie

Indicator 8.1         Bij het in dienst nemen van geschoold en ongeschoold personeel geven contract-/vergunninghouders en houtverwerkers in overeenstemming met de Liberiaanse arbeidswetgeving de voorkeur aan Liberiaanse staatsburgers

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

8.1.1       Personeelsstaten of kwartaaloverzichten zijn ingediend om aan te tonen dat lokaal personeel in dienst is en de voorkeur wordt gegeven aan Liberiaanse werknemers    || Alle soorten contracten en vergunningen

8.1.2       Kwartaalrapport door contracthouder of houtverwerker ingediend bij het ministerie van Werkgelegenheid || Alle soorten contracten en vergunningen

8.1.3       Personeelsstaten, met inbegrip van werknemersregister met opgave van hun nationaliteiten || Alle soorten contracten en vergunningen

8.1.4       Door het ministerie van Werkgelegenheid aan de contracthouder of houtverwerker afgegeven nalevingsverklaring           || Alle soorten contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.8.1) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om te controleren of bij het in dienst nemen van personeel door de contracthouder en/of houtverwerker aan de wettelijke eisen wordt voldaan. Regelgevende controle: Op alle aspecten van werkgelegenheid is de Liberiaanse arbeidswetgeving (Liberian Labour Law - LLL) van toepassing. Daarin wordt bepaald dat bij het in dienst nemen van personeel de voorkeur aan Liberiaanse staatsburgers wordt gegeven en dat niet-Liberianen alleen in dienst mogen worden genomen wanneer kan worden aangetoond dat voor een functie die specifieke vaardigheden vereist, geen geschikte Liberiaanse staatsburger beschikbaar is. Werkgelegenheidsambtenaren en/of -inspecteurs zien toe op de naleving van de wettelijke voorschriften met betrekking tot het in dienst nemen van personeel, arbeidsomstandigheden, enz., voeren deze voorschriften uit en evalueren deze. || Omschrijving: Deze indicator is niet bedoeld om specifieke aspecten van werkgelegenheid te beoordelen (dat wordt elders geregeld) maar ter controle van de algehele naleving van de wettelijke bepalingen over de voorkeur voor Liberiaans personeel. De LVD toetst en/of controleert de naleving van de hoofdstukken bij de afdelingen Werkgelegenheid en Arbeidsinspectie van het ministerie van Werkgelegenheid. Verificatiewijze: 74. 1.     Overleg met het ministerie van Werkgelegenheid 75. 2.     Documentenonderzoek || Per zending

Referenties: LLL (54 t/m 60, 75, 1503) wetgeving inzake kappraktijken (12.2) ||

Indicator 8.2         De contract-/vergunninghouder of houtverwerker betaalt al zijn werknemers ten minste het wettelijke minimumloon

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

8.2.1       Gepubliceerd minimumloon || Alle soorten contracten en vergunningen

8.2.2       Loonlijst || Alle soorten contracten en vergunningen

8.2.3       Jaarlijkse inspectierapporten en/of nalevingsbrief || Alle soorten contracten en vergunningen

8.2.4       Loonstroken werknemers || Alle soorten contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.8.2) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of werknemers correct en in overeenstemming met de wettelijke bepalingen worden betaald. Regelgevende controle: Alle werknemers hebben recht op een passende beloning op ten minste het niveau van het wettelijk voorgeschreven minimum. Dit is een verantwoordelijkheid van de werkgever. Ook controleren arbeidsinspecteurs de naleving. Daarnaast moeten werknemers van deze verplichting op de hoogte zijn. Het minimumloon wordt periodiek vastgesteld door een Raad voor de minimumlonen en vervolgens naar behoren bekend gemaakt. || Omschrijving: De LVD toetst/controleert in overleg met de Arbeidsinspectie van het ministerie van Werkgelegenheid of minimumlonen correct worden betaald. Verificatiewijze: 76. 1.     Overleg met ministerie van Werkgelegenheid 77. 2.     Documentenonderzoek || Per zending

Referenties: LLL (500-513) wetgeving inzake kappraktijken(12.2) ||

Indicator 8.3         De aannemer/vergunninghouder of houtverwerker houdt zich aan de wettelijke voorschriften voor maximale werktijden en verlof- en rustperiodes

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

8.3.1       Werktijden || Alle soorten contracten en vergunningen

8.3.2       Verlofadministratie || Alle soorten contracten en vergunningen

8.3.3       Betaling van overuren || Alle soorten contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.8.3) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of de werktijden van werknemers voldoen aan de voorschriften van de LLL Regelgevende controle: Het maximum aantal werkuren per dag (8 uur) of per week (48 uur) is wettelijk vastgesteld. Voor bepaalde werkzaamheden en ook voor seizoensarbeid kan hiervan worden afgeweken. De LLL regelt niet alleen de maximale werktijden maar bepaalt ook dat bij overuren een toeslag van 50% op het normale loon moet worden betaald. Daarnaast schrijft de LLL voor dat telkens na vijf werkuren een uur rust mag worden genoten. Dit uur is in de werktijd inbegrepen. Ten slotte kent de LLL specifieke voorschriften voor verlof. || Omschrijving: De LVD toetst en/of controleert in overleg met de Arbeidsinspectie van het ministerie van werkgelegenheid of aan de voorschriften met betrekking tot de maximale werktijden wordt voldaan. Verificatiewijze: 78. 1.     Overleg met ministerie van Werkgelegenheid 79. 2.     Documentenonderzoek 80. 3.     Inspectie ter plaatse || Jaarlijks

Referenties: LLL (700-706,906) ||

Indicator 8.4         De contract-/vergunninghouder of houtverwerker heeft geen werknemers jonger dan zestien jaar in dienst en is niet betrokken bij dwangarbeid

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

8.4.1       Bij het ministerie van Werkgelegenheid ingediende kwartaalrapporten || Alle soorten contracten en vergunningen

8.4.2       Inspectierapport ministerie van Werkgelegenheid || Alle soorten contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie(LAS-LVD-0.8.4) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of wordt voldaan aan de voorschriften voor de minimumleeftijd van werknemers (en het verbod op dwangarbeid). Regelgevende controle: In artikel 74 van de arbeidswetgeving wordt bepaald dat het illegaal is om kinderen jonger dan zestien jaar al dan niet tijdelijk in dienst te hebben op de tijden dat zij op school aanwezig dienen te zijn. Daarnaast verbieden de Liberiaanse grondwet en de LLL dwangarbeid. || Omschrijving: De LVD toetst en/of controleert in overleg met de Arbeidsinspectie van het ministerie van Werkgelegenheid of aan de voorschriften voor de minimumleeftijd wordt voldaan. Verificatiewijze: 81. 1.     Overleg met het ministerie van Werkgelegenheid 82. 2.     Documentenonderzoek 83. 3.     Inspectie ter plaatse || Jaarlijks

Referenties: LLL (74) ||

Indicator 8.5         De contract-/vergunninghouder of verwerker betaalt zijn (werkgevers)bijdrage aan het werknemerspensioen en de fondsen voor sociale zekerheid die in Liberia bij wet zijn ingesteld

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

8.5.1       Kwartaalrapport ingediend bij het ministerie van Werkgelegenheid || Alle soorten contracten en vergunningen

8.5.2       Inspectierapporten ministerie van Werkgelegenheid || Alle soorten contracten en vergunningen

8.5.3       Verklaring van de nationale instantie voor sociale zekerheid en welzijn (National Social Security & Welfare Corporation (NSSWC) || Alle soorten contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.8.5) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of werkgevers hun verplichtingen op het gebied van ouderdomspensioenen en socialezekerheidsuitkeringen nakomen. Regelgevende controle: In de LLL en de nationale socialezekerheidswetgeving (National Social Security Law - NSSL) wordt de werkgever verplicht om bij te dragen aan twee regelingen die ter bescherming van werknemers zijn ingesteld en worden uitgevoerd door de National Social Security and Welfare Corporation of Liberia. De eerste regeling is het ouderdomspensioen en de tweede een werknemersverzekering. Elke werkgever met meer dan vijf werknemers moet aan deze regelingen bijdragen. De sociale voorzieningen verzorgen een ouderdomsuitkering voor gepensioneerde werknemers, terwijl de verzekering de gevolgen van arbeidsongevallen opvangt. || Omschrijving: De LVD toetst en/of controleert de naleving van het bovenstaande door raadpleging van de Arbeidsinspectie van het ministerie van Werkgelegenheid en van de NSSWC Verificatiewijze: 84. 1.     Overleg met ministerie van Werkgelegenheid en NSSWC 85. 2.     Documentenonderzoek || Jaarlijks

Referenties: LLL (2500 t/m 2501) NSSL (89.9) ||

Indicator 8.6         De contract-/vergunninghouder houdt zich aan de wettelijke eisen ten aanzien van huisvesting en sanitaire voorzieningen en van bedrijfsgezondheid en algemene veiligheid van werknemers zoals omschreven in de wettelijke voorschriften en richtsnoeren voor kappraktijken van de FDA

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

8.6.1       FDA auditrapport over de naleving || Alle soorten contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.8.6) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure moet waarborgen dat een contracthouder of onderneming die een FLEGT-vergunning aanvraagt zich houdt aan de relevante wettelijke voorschriften en de eisen van de FDA voor gezondheid en veiligheid van werknemers. Regelgevende controle: De wetgeving voor kappraktijken (2007) werd door de FDA onder meer opgesteld om bedrijfsgezondheid en veiligheid van werknemers te reguleren. De wetgeving stelt een aantal eisen aan de bedrijfsvoering. Jaarlijks voert de FDA audits uit om de naleving van de voorwaarden uit de diverse contracten en vergunningen in de bosbouw te bewaken, te beoordelen en te waarborgen. || Omschrijving: De LVD moet controleren of de contracthouder passende maatregelen neemt om gezondheid, sanitaire voorzieningen en onderdak van werknemers te regelen. Dit gebeurt door overleg met de FDA en onderzoek van de auditrapporten over de naleving van de afdeling Handhaving van de FDA. Verificatiewijze: 86. 1.     Overleg met FDA 87. 2.     Documentenonderzoek || Jaarlijks

Referentie: Wetgeving Kappraktijken (Code of Harvesting Practices) (3.0 en 4.0) ||

BEGINSEL 9: BELASTINGEN, LEGES EN ANDERE BETALINGEN De contracthouder of houtverwerker heeft met betrekking tot de naleving van zijn fiscale verplichtingen (waaronder de betaling van belastingen en leges) geen betalingsachterstanden

Indicator 9.1         De contract-/vergunninghouder of houtverwerker heeft al zijn verschuldigde belastingen voldaan alvorens het contract te ondertekenen of voor de afgifte/verlenging van de zagerijvergunning

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

9.1.1       Verklaring van het ministerie van Financiën waaruit blijkt dat op de dag van ondertekening van het contract of van de afgifte/verlenging van de vergunningen van de zagerij of houtverwerker alle tot dan verschuldigde belastingen zijn betaald.         || Alle soorten contracten en vergunningen

9.1.2       Rapport van een gemachtigde vertegenwoordiger van de FDA || Alle soorten contracten en vergunningen behalve landbouwconcessies/plantages

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.9.1) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of de contracthouder of houtverwerker alle verschuldigde belastingen heeft betaald op het moment waarop het contract wordt ondertekend. Regelgevende controle: De wet schrijft voor dat een inschrijver of contracthouder aan al zijn belastingverplichtingen heeft voldaan voordat de werkzaamheden beginnen. || Omschrijving: De LVD moet nagaan of aan bovenstaande eisen is voldaan door overleg met de handels- en financiële afdelingen van de FDA en door controle van de verklaring dat er geen belastingachterstanden zijn. Verificatiewijze: 88. 1.     Overleg met de financiële en handelsafdelingen van de FDA 89. 2.     Documentenonderzoek || Eenmaal gedurende de feitelijke looptijd van het soort contract of vergunning

Referenties: Verordening 107-07 ||

Indicator 9.2         De contract-/vergunninghouder of houtverwerker heeft de eerste jaarlijkse gebiedsleges (contracthouder) of jaarlijkse registratieleges (houtverwerker) betaald vóór de ondertekening van het contract of de afgifte/verlenging van de vergunning

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

9.2.1       Ontvangst van de gebiedsleges door een gemachtigd vertegenwoordiger van FDA || FMC, TSC

9.2.2       Ontvangst betaling registratieleges || FMC, TSC, FUP van meer dan US$ 10,000

9.2.3       Ontvangst betaling jaarlijkse registratieleges || Houtverwerkers, kettingzagers

9.2.4       Kopie van de cheque van de manager || FMC, TSC, FUP, kettingzagers, houtverwerkers

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.9.2) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of de contract-/vergunninghouder de jaarlijkse gebiedsleges heeft betaald en of de houtverwerker zijn jaarlijkse registratieleges heeft betaald. Regelgevende controle: De FDA of een gemachtigd vertegenwoordiger van de FDA heeft als onderdeel van het COCS regelingen getroffen om te waarborgen dat alle met de bosbouw verband houdende belastingen en leges zijn ingevoerd en worden geïnd. || Omschrijving: De LVD moet bij een gemachtigd vertegenwoordiger van de FDA nagaan of aan bovenstaande eisen is voldaan. Verificatiewijze: 90. 1.     Documentenonderzoek 91. 2.     Overleg met COCS en handelsafdeling FDA || Jaarlijks

Referenties: SOP van COCS (9) ||

Indicator 9.3         De contract- of vergunninghouder beschikt over een verklaring van het ministerie van Financiën dat hij alle wettelijk voorgeschreven belastingen en leges heeft betaald en dat aan alle bepalingen van het contract is voldaan      

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

9.3.1       Verklaring van het ministerie van Financiën dat alle belastingen zijn voldaan || Alle soorten contracten en vergunningen

9.3.2       Ontvangst van rechten voor hout op stam || Alle soorten contracten en vergunningen

9.3.3       Ontvangst van betaling van administratieve leges voor contract || Alle soorten contracten en vergunningen behalve landbouwconcessies/plantages

9.3.4       Ontvangst van betalingen van jaarlijkse vergoedingen voor kapinspecties || Alle soorten contracten en vergunningen behalve landbouwconcessies/plantages

9.3.5       Ontvangst van betaling leges voor vrachtbrieven || Alle soorten contracten en vergunningen

9.3.6       Bewijs van betaling leges traceringssysteem || Alle soorten contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.9.3) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of alle relevante bosbouwbelastingen zijn betaald. Regelgevende controle: In artikel 2108 van Fase 1 van de gewijzigde belastinghervormingswet (Reform Tax Code), artikel 14.2 van de NFRL en in Verordening 107-07 van de FDA zijn leges voor stamhout, pacht en bosbouwproducten vastgesteld als onderdeel van de leges die contracthouders moeten betalen naast de vennootschapsbelasting en andere heffingen. In Verordening 107-07 wordt voorgeschreven dat alle belastingen en leges op hun vervaldatum moeten worden betaald. Wanneer betaling ook dertig dagen na de vervaldatum niet heeft plaatsgevonden, worden boeten opgelegd. || Omschrijving: De LVD moet in COCIS controleren of aan bovenstaande eisen is voldaan. Wanneer verduidelijking vereist is, kan de LVD bij de aangifteafdeling van het ministerie van Financiën nadere informatie inwinnen. Verificatiewijze: 92. 1.     Bevestiging in COCIS 93. 2.     Overleg met MvF || Jaarlijks

Referenties: Verordening 107-07 61-63; SOP van COCS (9) ||

Indicator 9.4 De contract-/vergunninghouder of houtverwerker heeft zijn jaarlijkse belastingaangifte uiterlijk op 31 maart van elk jaar ingediend bij het ministerie van Financiën

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

9.4.1       Belastingaangifte || Alle soorten contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.9.4) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of een contract- of vergunninghouder of een houtverwerker zijn jaarlijkse belastingaangifte conform de wettelijke bepalingen heeft ingediend. Regelgevende controle: De wet schrijft voor dat ondernemingen jaarlijks tussen 31 december en 31 maart van het volgend jaar belastingaangifte doen. || Omschrijving: De LVD moet controleren of aan de voorschriften is voldaan en neemt daartoe contact op met de aangifteafdeling binnen de grotere divisie Inkomstenbelasting (ministerie van Financiën) om te controleren of de aangifte is ingediend. Verificatiewijze: 94. 1.     Overleg met MvF 95. 2.     Documentenonderzoek || Jaarlijks

Referenties: Liberiaanse wet op de Inkomstenbelastingen 109(c)(d)(e) ||

BEGINSEL 10: VOORSCHRIFTEN VOOR UITVOER, VERWERKING EN HANDEL Alle contract- en vergunninghouders en houtverwerkers voldoen aan de voorschriften voor uitvoer, verwerking en handel

Indicator 10.1       Iedereen die stamhout, hout en/of houtproducten uitvoert, wordt jaarlijks volgens de voorschriften ingeschreven bij de FDA

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

10.1.1     Geldige uitvoerregistratie || Alle exporteurs van stamhout, hout en houtproducten

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.10.1) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of exporteurs hebben voldaan aan de wettelijke eisen en zijn geregistreerd voor de uitvoer van stamhout, hout en/of houtproducten. Regelgevende controle: In artikel 41 van Verordening 108-07 wordt bepaald dat betrokkene zich alvorens stamhout, hout of houtproducten uit te voeren bij de Autoriteit als exporteur dient te registreren en deze inschrijving jaarlijks dient te vernieuwen. || Omschrijving: De LVD controleert jaarlijks bij de handelsafdeling van de FDA of een specifieke onderneming en/of vergunninghouder als exporteur staat ingeschreven. Verificatiewijze: 96. 1.     Overleg met de handelsafdeling van de FDA 97. 2.     Documentenonderzoek || Jaarlijks

Referenties: Verordening 108-07 (41) ||

Indicator 10.2       Alle zendingen stamhout, hout of houtproducten die voor uitvoer worden geladen, zijn ingevoerd in het traceringssysteem

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

10.2.1     Aanvraag FLEGT-vergunning || Alle uitgevoerde stamhout en houtproducten

10.2.2     Specificatielogboek uitvoerzending (SOP 20) || Alle uitgevoerde stamhout en houtproducten

10.2.3     Uitvoerspecificatie gezaagd hout (SOP 21) || Al het uitgevoerde gezaagde hout

10.2.4     Volumerapport uitgevoerd stamhout || Alle uitgevoerde stamhout en houtproducten

10.2.5     Betalingsbewijs exportleges (SOP 26) || Alle uitgevoerde stamhout en houtproducten

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.10.2) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of alle uitvoerzendingen zijn ingevoerd in het COCS Regelgevende controle: In artikel 42 van Verordening 108-07 wordt bepaald dat overheidsambtenaren die toezicht uitoefenen op havens en douane alleen mogen toestaan dat bulkzendingen stamhout, hout of houtproducten in voertuigen, schepen of vliegtuigen worden geladen wanneer de ambtenaren alle onderstaande punten controleren: 98. 1.     Alle stamhout, hout en houtproducten zijn in het COCS ingevoerd, en 99. 2.     COCS/COCIS bevestigt dat stamhout (of houtproducten) niet reeds zijn uitgevoerd. || Omschrijving: De LVD controleert door inspectie van elke zending. Verificatiewijze: 100. 1.     Bevestiging in COCIS || Per zending

Referenties: Verordening 108-07 (42); SOP van COCS (20-21) ||

Indicator 10.3       Elke lading stamhout, hout of houtproducten is geprijsd in overeenstemming met de actuele marktgegevens die door de LVD worden verzameld, geordend en bijgehouden

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

10.3.1 Referentieprijs zoals gevonden in de database met marktgegevens (MIDB) die door het LVD wordt bijgehouden. || Alle soorten contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.10.3) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of alle uitvoerzendingen zijn geprijsd in overeenstemming met de relevante en/of gangbare marktprijzen. Regelgevende controle: In Verordening 108-07 van de FDA wordt bepaald dat te laag geprijsd hout of houtproducten niet voor uitvoer mogen worden geladen. || Omschrijving: De LVD moet aan de hand van de LVD-databases vaststellen dat geen van de contract- en/of referentieprijzen van een specifieke zending wijst op een te lage prijs. Indien eventueel verduidelijking nodig is, kan het ministerie van Handel ook worden geraadpleegd. Verificatiewijze: 101. 1.     Bevestiging in de LVD-database 102. 2.     Overleg met het ministerie van Handel || Per lading of zending

Referenties: Verordening 108-07 (43); SOP van COCS (18 en 21) ||

BEGINSEL 11: TRANSPARANTIE EN ALGEMENE OPENBAARHEID

Indicator 11.1       De contract- of vergunninghouder heeft tweemaal per jaar in een algemeen verschijnende krant een lijst gepubliceerd van de bedragen en data van alle betalingen en vergoedingen aan de regering van Liberia in verband met een specifiek contractgebied    

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

11.1.1     Kopie van de krant met deze publicatie || FMC, TSC, PUP, FUP en kettingzaagvergunning

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.11.1) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om te controleren of houders van bosbouwvergunningen de vereiste gegevens in het kader van transparantie en verantwoording in een krant publiceren. Regelgevende controle: De NFRL verplicht houders om tweemaal per jaar (uiterlijk op 15 maart en 15 september) kennisgevingen met de volgende informatie te publiceren in een krant die in Monrovia verschijnt: 103. 1.     Naam van de contracthouder 104. 2.     Omschrijving van het gebied waar de bosbouwactiviteiten van de contracthouder plaatsvinden 105. 3.     Lijst van betalingen en andere vergoedingen aan de regering door de contracthouder || Omschrijving: De LVD toetst en/of controleert bij de handelsafdeling van de FDA of bovengenoemde gegevens zijn gepubliceerd en of in die publicaties de vereiste gegevens waren opgenomen. Verificatiewijze: 106. 1.     Documentenonderzoek 107. 2.     Overleg met handelsafdeling FDA || Halfjaarlijks

Referenties: NFRL (5.8) ||

Indicator 11.2       De contract- of vergunninghouder participeert momenteel in het Liberia Extractive Industries Transparency Initiative (LEITI)

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

11.2.1     LEITI-rapport || Alle soorten contracten en vergunningen

11.2.2     LEITI-verklaring || Alle soorten contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.11.2) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of een contract- of vergunninghouder voldoet aan de eisen van het LEITI. Het LEITI, waaronder de bosbestanden vallen, streeft naar een transparant en verantwoord beheer van middelen. Regelgevende controle: Het LEITI publiceert en/of verspreidt op grote schaal de gegevens van alle betalingen die door onder andere de bosbouwsector aan de regering worden gedaan, alsmede de bijbehorende inkomsten die door de regering worden ontvangen. || Omschrijving: De LVD toetst en/of controleert de publicatie van het LEITI-rapport bij de handelsafdeling van de FDA. Verificatiewijze: 108. 1.     Overleg met LEITI en handelsafdeling FDA 109. 2.     Documentenonderzoek || Jaarlijks

Referenties: LEITI-wet (4.1 en 5.4) ||

Indicator 11.3       Kopieën van het contract, de vergunning, gegevens van betalingen aan de overheid alsmede het beoordelingsrapport voor de geselecteerde inschrijving worden door de FDA openbaar gemaakt krachtens de Liberiaanse wet op de vrijheid van informatie.

Verificatiepunt || Type contract of vergunning

11.3.1     Publicatieschema van FDA met de contracten en andere documenten van contract- of vergunninghouders die zij in haar bezit heeft en voor het publiek beschikbaar zijn || Alle soorten contracten en vergunningen

11.3.2     Bewijsstukken van de publicatie van het contract van de contracthouder op de LEITI-website || Alle soorten contracten en vergunningen

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.11.3) || Verificatiemethode || Frequentie van de verificatie

Doel: Deze procedure is bedoeld om na te gaan of het contract of de vergunning van de contract- of vergunninghouder alsmede andere documenten in verband met de concessie van de contracthouder gepubliceerd of openbaar zijn krachtens de LEITI-wet en de wet inzake de vrijheid van informatie. Regelgevende controle: Het LEITI vereist publicatie van alle concessies in de bosbouwsector. De wet inzake de vrijheid van informatie vereist publicatie en/of openbaarheid van alle documenten van algemeen belang. Omdat bij de concessie en het onderliggende document dat voor de concessie werd ingediend sprake is van een openbaar belang, moet worden gewaarborgd dat zij openbaar zijn, met name voor maatschappelijke organisaties. || Omschrijving: De LVD toetst en/of controleert het publicatieschema bij de handelsafdeling van de FDA en controleert op de website van het LEITI of het contract is gepubliceerd. Verificatiewijze: 110. 1.     Overleg met LEITI en handelsafdeling FDA. || Jaarlijks

Referenties: LEITI-wet (4.1 en 5.4); Wet op de vrijheid van informatie (artikel 2.6) ||

LIJST VAN AFKORTINGEN

AHC || Annual Harvesting Certificate (jaarlijks kapcertificaat)

BOT || Build, Operate, Transfer contract type (soort contract: bouw, exploitatie, overdracht)

CEO || Chief Executive Officer (president-directeur)

CFDC || Community Forestry Development Committee (gemeenschappelijk comité bosbouwontwikkeling)

CNDRA || Center for National Records and Documentation (nationaal administratie- en documentatiecentrum)

COCIS || Chain of Custody Information System (tracerings-informatiesysteem)

COCS || Chain of Custody System (traceringssysteem)

CSO || Civil Society Organisation (maatschappelijke organisatie)

EIA || Environmental Impact Assessment (milieueffectrapportage)

EI || Environmental Impact License (milieulicentie)

EIP || Environmental Impact Permit (milieuvergunning)

EPA || Environmental Protection Agency (agentschap milieubescherming)

EPAA || Environmental Protection Agency Act (wet op de milieuagentschappen)

EPML || Environmental Protection and Management Law (wet inzake milieubescherming en -beheer)

FDA || Forestry Development Authority (autoriteit Bosbouwontwikkeling)

FMC || Forest Management Contract (bosbeheercontract)    

FUP || Forest Use Permit (vergunning bosgebruik)

GBL || General Business Law (algemene handelswet)

GSOP || General Standard Operating Procedure (algemene standaardprocedure)

IMCC || Inter-Ministerial Committee on Concessions (interdepartementaal comité voor concessies)

LAS || Legality Assurance System (systeem ter garantie van de wettigheid)

LEITI || Liberia Extractive Industries Transparency Initiative (Liberiaans initiatief voor transparantie in de winningsindustrie)

LLD || Liberia Licensing Department (Liberiaans bureau voor vergunningen)

LLL || Liberian Labour Law (Liberiaanse arbeidswet)

LVD || Liberia Verification Department, FDA (Liberiaans controlebureau)

MIDB || Market Intelligence Data Base (database marktgegevens)

MOCI || Ministry of Commerce and Industry (ministerie van Handel en industrie)

MOF || Ministry of Finance (ministerie van Financiën)

MOFA || Ministry of Foreign Affairs (ministerie van Buitenlandse zaken)

MOL || Ministry of Labour (ministerie van Werkgelegenheid)

MPEA || Ministry of Planning & Economic Affairs (ministerie van Planning en Economische zaken)

NFRL || National Forestry Reform Law (nationale hervormingswet voor de bosbouw)

NSSL || National Social Security Law (nationale socialezekerheidswetgeving)

NSSWC || National Social Security & Welfare Corporation (nationale instantie voor sociale zekerheid en welzijn)

PDA || Personal Digital Assistant

PPCA || Public Procurement and Concessions Act (wet op de overheidsopdrachten en concessies)

PPCC || Public Procurement and Concessions Commission (commissie voor overheidsopdrachten en concessies)

PUP || Private Use Permit (vergunning voor particulier gebruik)

SOP || Standard Operating Procedure (standaardprocedure)

TSC || Timber Sale Contract (houtverkoopcontract)

UTM || Universal Transverse Mercator (universele transversale Mercatorprojectie)

Wetgeving waarnaar wordt verwezen in de Liberiaanse definitie van wettigheid

Genoemd in de definitie van wettigheid:

Environmental Protection and Management Law (wet inzake milieubescherming en -beheer), 2002

Environmental Protection Agency Act (wet op de milieuagentschappen), 2002

FDA Code of Forest Harvesting Practices (wet op de kappraktijken), 2007

FDA-verordening 111-10

Tien belangrijkste verordeningen van de FDA (2007) (Verordeningen 101-07 t/m 110-07)

Freedom of Information Act (wet inzake de vrijheid van informatie), 2010

General Business Law (algemene wet Koophandel)

LEITI- wet (2009)

Standaardprocedures Liberiaans traceringssysteem

Liberiaanse arbeidswetgeving

National Forestry Reform Law (nationale hervormingswet voor de bosbouw), 2006

National Social Security Law (nationale socialezekerheidswetgeving)

Wet inzake de commissie Overheidsopdrachten en Concessies (2005)

Gewijzigde Liberiaanse wet op de Inkomsten (2009)

Aanvullende relevante documenten

Wet Gemeenschapsrechten (2009)

Liberiaans bosbouwbeleid (2007)

Nationale strategie voor bosbeheer

Wet inzake het netwerk van beschermde bosgebieden (2003)

Aanhangsel B:            Overzicht van het traceringssysteem (Chain of Custody System - COCS)

STADIUM || VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN MARKTDEELNEMERS || CONTROLE DOOR FDA

WERKZAAM-HEDEN || IN COCIS IN TE VOEREN GEGEVENS || BELANGRIJK-STE OUTPUT || BEOORDE-LINGEN EN INSPECTIES TER PLAATSE || GEGEVENS-CONTROLE IN COCIS[21] || AANSLUITING TUSSEN EN/OF BINNEN STADIA VAN DE LEVERINGSKETEN[22]

Vóór­ kap || Registratie businessunit contracthouder in COCIS Afbakening en blokzagen (GPS-coördinaten) van door FDA toegewezen contractgebieden Opsomming van alle bomen met verhandelbare afmetingen en aanbrengen COCIS barcodes op bomen Kartering bossen Plaats van boom- en natuurlijke kenmerken || TIN van contracthouder (registratienummer afgegeven door ministerie van Handel)­ Blokcoördinaten Inventarisatie-gegevens bosbestand, waaronder boomnummer, boomsoorten, diameter op borsthoogte, hoogte en plaats binnen het blok van 2500 m2 || Blokkaarten Schetskaarten Resultaten inventarisatie bosbestand en kapaanvraag­ Jaarlijks operationeel plan­ || Kantoor: -Blok-/vakkaarten­ -Inventarisatie-formulieren bosbestand -Schetskaarten -Validering boom waarvoor kap is aangevraagd­ Veld: -5% van blokgebied: plaats, diameter, hoogte en soort van boom­­ -Coördinaten hoekpunten blok || Boomnummers, boomsoorten, diameter op borsthoogte, hoogte en plaats Gebruik van barcodes ||

Kap || Kappen van bomen, productie van boomlengtes of stamhout Aanbrengen COCIS-barcodes op stamhout en stronken Meten lengte bomen of stamhout Slepen naar stapelplaatsen (langs weg)­ Identificeren voorgestelde ligging langs weg en bomen op voorgestelde route­ || TIN contracthouder Boomgegevens: boomnummer, soort, diameters en lengte­ Stronknummers || Formulieren met boomgegevens Formulieren ligging langs weg || Kaplocatie: - 5% controle van boomgegevens - steekproefsgewijze controle overeenkomst boomgegevens stam, stronk en gevelde boom­ || Boomgegevens (staand): boomnummer, soort, diameters en geschatte lengte Plaats en soort gevelde boom en afmetingen stamhout­ || Tussen inventarisatie bosbestand en formulieren met boomgegevens[23]: - vergelijken nummer kapbomen en aantal feitelijk gekapte bomen per soort­ - vergelijken volume kapbomen en volume boomlengtes (of stamhout) per soort koppeling nummer stronk, boom en boomlengte/stamhout

Stapel-plaats in bos/anders || Verzagen of afsteken boomlengtes of stamhout Aanbrengen COCIS-barcodes op verzaagd of afgestoken stamhout Schalen van stamhout || TIN contracthouder Houtgegevens: nummer, soort, diameters, lengte, volume en kwaliteit van stamhout­­ Koppeling tussen boomlengtes of lang stamhout en verzaagd of afgestoken stamhout || Formulier stamhoutgegevens || Op rooilocatie: - Steekproefs-gewijze controles van stamhout-gegevens (aantal steekproeven afhankelijk van prestaties onderneming)­­ || Stamhoutgegevens: nummer, soort, diameters, lengte en volume van stamhout || Tussen formulieren met boomgegevens en formulieren met stamhoutgegevens: - vergelijken aantal boomlengtes/stammen en verzaagde en afgestoken stammen per soort - vergelijken volume boomlengtes/elke stam - vergelijken boomlengtes/elke stam m.h.o op consistentie diameter en soort koppeling nummers stronk, boom, boomlengte/stam en verzaagde of afgestoken stammen Gekapt volume en betaalde rechten voor hout op stam

Over-dracht eigendom || Verzoek van eigenaar van stammen om overdracht eigendom­ Registratie houtproduct-nummers door nieuwe eigenaar || ID-nummers vorige en huidige eigenaren­ Houtproduct-nummers veranderen bij verandering van eigenaar­ || Aangifte bij verandering van eigenaar­ || || || Aansluiting ID-nummers en gegevens stamhout van vorige op huidige eigenaar­

Vervoer || Laden stamhout op vrachtwagen Vervoer stamhout Lossen stamhout || Uniek vrachtbriefnummer Herkomst en bestemming­ Eigenaar stamhout Vervoerder Lijst van vervoerd stamhout, met nummer, soort, afmetingen en volume­­ || Vrachtbrieven (herkomst en bestemming) || Steekproefsgewijze controle vrachtbrieven op transportroute (bijv. op stapelplaats of controleposten op de route) || || Tussen formulier stamhoutgegevens en vrachtbrief - vergelijken stamhoutnummers - vergelijken aantal stammen per soort - vergelijken stamvolume per soort

Verwer-kings-locatie || Ontvangst stamhout of andere houtproducten (grondstoffen)­ Opslag grondstoffen­ Afsteken stamhout en aanbrengen nieuwe barcodes Aanvoer grondstoffen naar verwerking­ Behandeling verwerkte goederen, inclusief aanbrengen COCIS barcode op productpartijen­­ Opslag verwerkte goederen­ || Gegevens op ontvangen en bij zagerij opgeslagen grondstoffen:­nummer, soort, afmetingen, volume­ Invoer productgegevens: nummer, soort, afmetingen, volume­ Datum Output productgegevens: Partijnummer, soort, afmeting en volume (aantal) Gegevens verwerkte en bij zagerij opgeslagen producten: partijnummer, soort, afmetingen, volume en kwaliteit­ || Aanvoerformulier zagerij Administratie grondstoffen­ Productie-formulier met aan- en afvoercijfers per productielijn Magazijn-administratie­ || Toezicht op steekproefpartijen­ Steekproefcontroles bedrijfsvoering zagerij en boekhouding­ || Terugwinnings-percentages/opbrengsten verwerkingslijnen || Tussen aanvoerformulier zagerij, grondstofadministratie en productieformulier­ - vergelijken grondstofnummers­ - vergelijken aantal grondstoffen per soort­ - vergelijken grondstofvolume per soort­ Tussen aan- en afvoer zoals opgegeven op productieformulier Tussen productieformulier en magazijnadministratie - vergelijken ID-nummers­ - vergelijken aantal producten per soort - vergelijken productvolume per soort

Vervoer || Laden gebundelde verwerkte producten op vrachtwagen Vervoer bundels Lossen bundels || Uniek vrachtbriefnummer Herkomst en bestemming­ Eigenaar stamhout Vervoerder Gegevens verwerkte en bij zagerij opgeslagen producten: Partijnummer, soort, afmetingen, volume­ || Vrachtbrieven || Steekproefsgewijze controles vrachtbrieven op vervoersroute (bijvoorbeeld controle onderweg)­ || || Tussen magazijnadministratie en vrachtbrieven­ - vergelijken bundelnummers - vergelijken aantal producten per soort -vergelijken productvolume per soort Tussen kopieën vrachtbrieven van herkomst en bestemming Tussen vorige verificatiepunten in de keten

Voor uitvoer || Kwaliteit Bijwerken en markeren­ Belastingbetaling Douaneaangifte Handelsaangifte­ Fytosanitaire behandeling || Productnummers Product-specificaties:­ type, soort en afmetingen Gegevens verkoopcontract:­ koper en prijzen || Aanvraag FLEGT-vergunning Product-specificaties­ Verkoopcontract || Op plaats van uitvoer: Steekproefcontrole uitvoerproducten (controle specificaties)­ || Aantal, volume en kwaliteit || Tussen vrachtbrieven en FLEGT-vergunning - vergelijken bundelnummers - vergelijken aantal producten per soort - vergelijken productvolume per soort

Laden en uitvoer­ || Laden van product met FLEGT-vergunning || || || Op plaats van uitvoer: Toezicht op uiteindelijk laden van het schip­ Controle specificaties van in het schip geladen producten­­ || Productspecificaties van exportzendingen (ID-nummers, producttype, soort en afmetingen) || Tussen FLEGT-vergunningen en fysieke controle van geladen producten­­­

BIJLAGE III

VOORWAARDEN VOOR HET IN HET VRIJE VERKEER IN DE UNIE BRENGEN VAN UIT LIBERIA UITGEVOERDE HOUTPRODUCTEN MET EEN FLEGT-VERGUNNING

Algemeen kader

Verordening (EG) nr. 2173/2005 van de Raad van 20 december 2005 inzake de opzet van een FLEGT-vergunningstelsel voor de invoer van hout in de Europese Gemeenschap[24] en de bijbehorende uitvoeringsverordening[25] zijn van toepassing op de voorwaarden voor het binnenbrengen van hout en houtproducten met een FLEGT-vergunning uit Liberia op de markt van de Unie. Deze verordeningen regelen de afstemming van gedetailleerde procedures op nationale voorwaarden en bepalen met name over welke mogelijkheden de bevoegde instanties beschikken die verantwoordelijk zijn voor het accepteren van FLEGT-vergunningen bij binnenkomst op de markt van de Unie. Deze instanties kunnen douaneautoriteiten of een andere nationale instantie zijn. Daarom wordt in de omschrijving van de procedure de controle in twee stappen onderverdeeld: (1) controles van de vergunningdocumenten en (2) fysieke controles van de overeenstemming tussen de feitelijke lading en de vergunning.

Deze procedure is bedoeld als aanvulling op de controles die door Liberia worden uitgevoerd en om te controleren of FLEGT-vergunningen die bij binnenkomst in de Unie worden overgelegd daadwerkelijk de vergunningen zijn die conform de voorschriften zijn verstrekt en geregistreerd door de Liberiaanse vergunningverlenende autoriteit en betrekking hebben op de zendingen die door de Liberiaanse autoriteiten worden bedoeld. De bevoegde instanties hebben geen mandaat om het Liberiaanse systeem voor het waarborgen van de wettigheid of de geldigheid van de vergunning ter discussie te stellen. Krachtens de artikelen 10, 19 en 24 van de Overeenkomst is dat een taak voor het JIC.

Artikel 1

Aanbieden van de vergunning

1.           De vergunning moet worden aangeboden bij de bevoegde instantie van de lidstaat van de Unie waar de in de desbetreffende vergunning bedoelde lading wordt aangegeven om in het vrije verkeer te worden gebracht[26]. Dit kan elektronisch of op een andere snelle manier gebeuren.

2.           De bevoegde instanties als bedoeld in het eerste lid informeren de douaneautoriteiten conform de relevante nationale procedures zodra een vergunning is geaccepteerd.

Artikel 2

Controles van de geldigheid van vergunningdocumenten

1.           Papieren vergunningen moeten overeenkomen met het model van bijlage IV. Vergunningen die niet voldoen aan de eisen en specificaties van bijlage IV, zijn ongeldig.

2.           Een vergunning wordt als nietig beschouwd wanneer zij wordt ingediend na de in de vergunning vermelde vervaldatum.

3.           Doorhalingen of wijzigingen in een vergunning worden slechts aanvaard als zij door de vergunningverlenende autoriteit zijn gevalideerd.

4.           Verlenging van de geldigheid van een vergunning wordt slechts aanvaard als die verlenging door de vergunningverlenende autoriteit is gevalideerd.

5.           Een duplicaat of vervangende vergunning wordt slechts aanvaard als zij door de vergunningverlenende autoriteit is afgegeven en gevalideerd.

Artikel 3

Verzoek om aanvullende informatie

1.           Bij twijfel over de geldigheid of echtheid van een vergunning, een duplicaat of vervangende vergunning kunnen de bevoegde instanties aanvullende informatie opvragen bij de vergunningverlenende autoriteit.

2.           Samen met het verzoek wordt eventueel een kopie van de vergunning, het duplicaat of de vervangende vergunning in kwestie verstuurd.

3.           Indien de vergunningverlenende autoriteit dat nodig acht, wordt de vergunning ingetrokken en wordt een gecorrigeerd exemplaar afgegeven, dat wordt gevalideerd met het stempel "Duplicaat" en doorgezonden naar de bevoegde autoriteit.

Artikel 4

Controle van de overeenstemming tussen de vergunning en de lading

1.           Indien nader onderzoek van de lading noodzakelijk wordt geacht voordat de bevoegde autoriteiten kunnen besluiten of een vergunning wordt aanvaard, kunnen controles worden uitgevoerd om vast te stellen of de desbetreffende lading overeen komt met de in de vergunning opgenomen informatie en met de gegevens van de vergunningverlenende autoriteit over de vergunning.

2.           Indien het volume of het gewicht van de houtproducten in de voor toelating tot het vrije verkeer aangeboden lading met niet meer dan 10% afwijkt van het volume of het gewicht dat in de desbetreffende vergunning is opgegeven, wordt de lading geacht in overeenstemming te zijn met de in de vergunning verstrekte informatie over het volume of gewicht.

3.           In geval van twijfel over de overeenstemming van de lading met de FLEGT-vergunning kan de betrokken bevoegde autoriteit nadere informatie opvragen bij de vergunningverlenende autoriteit.

4.           De vergunningverlenende autoriteit kan de bevoegde autoriteit verzoeken een kopie van de desbetreffende (vervangende) vergunning toe te zenden.

5.           Indien nodig trekt de vergunningverlenende autoriteit de vergunning in en geeft zij een gecorrigeerd exemplaar af, dat wordt gevalideerd met het stempel "Duplicaat" en wordt toegezonden aan de bevoegde autoriteit.

6.           Indien de bevoegde autoriteit binnen 21 kalenderdagen na het verzoek om nadere informatie als bedoeld in artikel 10 van deze overeenkomst geen antwoord ontvangt, aanvaardt de bevoegde autoriteit de vergunning niet en handelt zij overeenkomstig de geldende wetgeving en procedures.

7.           Een vergunning wordt niet aanvaard wanneer, indien nodig na het verstrekken van aanvullende informatie conform artikel 3 van deze bijlage of na nader onderzoek conform artikel 4 van deze bijlage, wordt vastgesteld dat de vergunning niet met de lading overeen komt.

Artikel 5

Controle vóór aankomst van de lading

1.           Een vergunning mag worden aangeboden vóór aankomst van de lading waarop zij betrekking heeft.

2.           Een vergunning wordt aanvaard wanneer zij voldoet aan alle voorschriften van bijlage IV en nadere controle als bedoeld in de artikelen 3 en 4 van deze bijlage niet noodzakelijk wordt geacht.

Artikel 6

Overige bepalingen

1.           Onkosten die bij de controle worden gemaakt, komen ten laste van de importeur, tenzij anders bepaald in de relevante wetgeving en procedures van de betrokken lidstaat van de Unie.

2.           Indien stelselmatig meningsverschillen of moeilijkheden ontstaan bij de controle van FLEGT-vergunningen, kan de zaak worden voorgelegd aan het JIC.

Artikel 7

In het vrije verkeer brengen

1.           In vak 44 van het Enig Administratief Document waarop de douaneaangifte voor het in het vrije verkeer brengen wordt gedaan, moet het nummer worden opgegeven van de vergunning die voor de aangegeven houtproducten is afgegeven.

2.           Indien de douaneaangifte digitaal wordt gedaan, moet dit nummer in het juiste vak worden opgegeven.

3.           Houtproducten worden pas vrijgegeven voor het vrije verkeer na voltooiing van de in deze bijlage omschreven procedures.

BIJLAGE IV

VOORSCHRIFTEN EN TECHNISCHE SPECIFICATIES VOOR FLEGT-VERGUNNINGEN

Artikel 1

Algemene eisen voor FLEGT-vergunningen

1.           Een FLEGT-vergunning kan op papier of elektronisch worden afgegeven.

2.           Zowel de papieren als de elektronische versie bevat de gegevens van aanhangsel 1, overeenkomstig de toelichting van aanhangsel 2.

3.           De geldigheid van een FLEGT-vergunning gaat in op de dag waarop zij wordt afgegeven.

4.           FLEGT-vergunningen worden zodanig genummerd dat een onderscheid kan worden gemaakt tussen voor de Unie bestemde vergunningen en voor markten buiten de Unie bestemde vergunningen.

5.           Een FLEGT-vergunning is ten hoogste zes maanden geldig. De vervaldatum wordt in de vergunning vermeld.

6.           Na de vervaldatum wordt de vergunning als nietig beschouwd. De vergunningverlenende autoriteit kan besluiten de geldigheidsduur met drie maanden te verlengen. Daarbij voegt zij de nieuwe vervaldatum aan de vergunning toe en valideert zij deze nieuwe vervaldatum.

7.           Bij verlies of vernietiging van de houtproducten waarvoor de FLEGT-vergunning is afgegeven tijdens de verzending vóór hun aankomst in de Unie, vervalt de vergunning en moet zij worden teruggezonden aan de vergunningverlenende autoriteit.

Artikel 2

Technische specificaties voor papieren FLEGT-vergunningen

1.           Voor papieren vergunningen geldt het model van aanhangsel 1.

2.           Het papier is van standaard A4-formaat. Het papier is voorzien van watermerken met verschillende logo's, waaronder het wapen van Liberia, dat in aanvulling op het zegel in reliëf in het papier moet worden aangebracht.

3.           De vergunning wordt met de schrijfmachine of de computer ingevuld. Indien nodig kan de vergunning ook met de hand worden ingevuld.

4.           Voor het stempelen maakt de vergunningverlenende autoriteit gebruik van een metalen, bij voorkeur stalen, stempel. Het stempel van de vergunningverlenende autoriteit mag echter vervangen worden door een gecombineerd droog stempel met letters en cijfers die door middel van perforatie worden aangebracht.

5.           De vergunningverlenende autoriteit vermeldt de toegewezen hoeveelheid op zodanige wijze dat geen vervalsing mogelijk is en geen cijfers of tekens kunnen worden toegevoegd.

6.           Op het formulier mogen geen doorhalingen of wijzigingen worden aangebracht, tenzij deze zijn gevalideerd door middel van het stempel en de handtekening van de vergunningverlenende autoriteit.

7.           De vergunning wordt gedrukt en ingevuld in het Engels.

Artikel 3

Aantal exemplaren van FLEGT-vergunningen

1.           De vergunning wordt in vijfvoud opgesteld in de volgende papierkleuren:

(a) Wit, exemplaar 1, met de vermelding ‘Original’.

(b) Geel, exemplaar 2, met de vermelding ‘Copy for EU customs authority’.

(c) Roze, exemplaar 3, met de vermelding ‘Copy for the licensing authority’.

(d) Groen, exemplaar 4, met de vermelding ‘Copy for Liberia customs’.

(e) Blauw, exemplaar 5, met de vermelding ‘Copy for licensee’.

2.           Het exemplaar met de vermelding 'Original' wordt aan de vergunninghouder verstrekt voor doorzending naar de importeur, die het indient bij de bevoegde autoriteit van de lidstaat van de Unie waar de zending waarvoor de vergunning is afgegeven, wordt aangegeven om in het vrije verkeer te worden gebracht.

3.           Het tweede exemplaar, dat is voorzien van de vermelding ‘Copy for EU customs authority’, wordt aan de vergunninghouder verstrekt voor doorzending naar de importeur, die het indient bij de douaneautoriteit van de lidstaat van de Unie waarin de zending waarvoor de vergunning is afgegeven, wordt aangegeven om in het vrije verkeer te worden gebracht.

4.           Het derde exemplaar, dat is voorzien van de vermelding ‘Copy for the licensing authority’, wordt door de vergunningverlenende autoriteit bewaard voor archivering en toekomstige controle van afgegeven vergunningen.

5.           Het vierde exemplaar, dat is voorzien van de vermelding ‘Copy for Liberia customs’, wordt aan de Liberiaanse douaneautoriteiten verstrekt voor hun administratie en voor exportdoeleinden.

6.           Het vijfde exemplaar, dat is voorzien van de vermelding ‘Copy for the licensee’, wordt voor zijn administratie aan de vergunninghouder verstrekt.

Artikel 4

Verlies, diefstal of vernietiging van een FLEGT-vergunning

1.           Bij verlies, diefstal of vernietiging van het origineel of van de kopieën voor de douane in de EU kan de aanvrager of zijn gemachtigde vertegenwoordiger op basis van bewijsstukken van het verlies van het origineel en/of de kopie een verzoek tot afgifte van een duplicaat indienen.

2.           De vergunningverlenende autoriteit verstrekt het duplicaat (de duplicaten) binnen een maand na ontvangst van het verzoek van de vergunninghouder.

3.           Op het duplicaat worden alle gegevens vermeld die ook op het origineel stonden, inclusief het nummer van de vergunning. Op het duplicaat wordt 'Replacement licence' vermeld.

4.           Als de verloren of gestolen vergunning wordt teruggevonden, mag deze niet worden gebruikt, maar moet zij worden teruggestuurd naar de vergunningverlenende autoriteit.

Artikel 5

Technische specificaties voor een digitale FLEGT-vergunning

1.           Een FLEGT-vergunning kan digitaal worden afgegeven en gebruikt.

2.           Aan de lidstaten van de Unie die niet op het digitale systeem zijn aangesloten, wordt een papieren vergunning verstrekt.

Artikel 6

Procedure bij twijfel aan de geldigheid van de vergunning

1.           Bij twijfel aan de geldigheid of echtheid van een FLEGT-vergunning, een duplicaat of een vervangende vergunning verzoekt de bevoegde autoriteit in de Unie de vergunningverlenende autoriteit om nadere informatie.

2.           De vergunningverlenende autoriteit kan als zij dat nodig acht de bevoegde autoriteit vragen een kopie van de desbetreffende vergunning of het desbetreffende duplicaat op te sturen.

3.           Indien de vergunningverlenende autoriteit dat nodig acht, wordt de vergunning ingetrokken en wordt een gecorrigeerd exemplaar afgegeven, dat wordt gevalideerd met het stempel "Duplicaat" en wordt doorgezonden naar de bevoegde autoriteit.

4.           Als de vergunning wel geldig is, stelt de vergunningverlenende autoriteit de bevoegde autoriteit daarvan onverwijld in kennis, bij voorkeur langs elektronische weg. De exemplaren die worden teruggezonden, worden gevalideerd met het stempel "Validated on …".

5.           Als de vergunning niet geldig is, stelt de vergunningverlenende autoriteit de bevoegde autoriteit daarvan onverwijld in kennis, bij voorkeur langs elektronische weg.

AANHANGSELS

1.           Model vergunning

2.           Toelichting

Aanhangsel 1

Model FLEGT-vergunning

 

 

 

Aanhangsel 2

Toelichting

Algemeen:

– Invullen in hoofdletters.

– ISO-codes zijn afkomstig uit de internationale norm met een tweelettercode voor elk land.

Vak 1 || Vergunningverlenende autoriteit || Vermeld naam en adres van de vergunningverlenende autoriteit.

Vak 2 || Belastingnummer en bestemming || Vermeld het identificatienummer voor de Liberiaanse belastingdienst en de bestemming van de uitvoer. Vergunningen worden afgegeven voor alle marktbestemmingen en niet alleen voor de Europese Unie.

Vak 3 || Nummer van de FLEGT-vergunning || Vermeld het nummer van de FLEGT-vergunning.

Vak 4 || Vervaldatum || Geldigheidsduur van de vergunning.

Vak 5 || Land van uitvoer || Dit is het partnerland (Liberia) van waaruit de houtproducten naar de Unie worden uitgevoerd.

Vak 6 || ISO-code || Vermeld de tweelettercode voor Liberia.

Vak 7 || Vervoermiddel || Vermeld het vervoermiddel op de plaats van uitvoer.

Vak 8 || Vergunninghouder || Vermeld de naam en het adres van de exporteur.

Vak 9 || Handelsbenaming || Vermeld de handelsbenaming van het/de houtproduct(en).

Vak 10 || GS-post || De vier- of zescijferige goederencode zoals vastgesteld in het geharmoniseerd systeem inzake de omschrijving en de codering van goederen en omschreven in bijlage I van deze overeenkomst.

Vak 11 || Gangbare of wetenschappelijke benaming || Vermeld de gangbare of wetenschappelijke naam van de houtsoort die in het product wordt gebruikt. Gebruik een aparte regel voor iedere soort hout die wordt gebruikt in een samengesteld product. Mag weggelaten worden indien een samengesteld product of onderdeel diverse soorten bevat waarvan de identiteit niet meer achterhaald kan worden (bv. spaanplaat).

Vak 12 || Landen waar het hout werd gekapt || Vermeld de landen waar het in vak 10 opgegeven hout werd gekapt. Doe dit bij een samengesteld product voor alle gebruikte houtsoorten. Mag weggelaten worden indien een samengesteld product diverse soorten bevat waarvan de identiteit niet meer achterhaald kan worden.

Vak 13 || ISO-codes || Vermeld de ISO-code van de in vak 12 opgegeven landen. Mag weggelaten worden indien een samengesteld product of onderdeel diverse soorten bevat waarvan de identiteit niet meer achterhaald kan worden.

Vak 14 || Volume (m³) || Vermeld het totale volume in m3. Mag weggelaten worden als vak 15 is ingevuld.

Vak 15 || Nettogewicht (kg) || Vermeld het gewicht in kg. Dit is de netto massa van de houtproducten zonder containers of verpakkingen, uitgezonderd tussenschotten, dwarsbalken, stickers, enz. Mag weggelaten worden als vak 14 is ingevuld.

Vak 16 || Aantal eenheden || Vermeld het aantal eenheden, indien een vervaardigd product op die manier het best kan worden gekwantificeerd. Mag weggelaten worden.

Vak 17 || Bijzondere kenmerken || Vermeld eventuele bijzondere kenmerken, bv. partijnummer of nummer van het vervoersdocument. Mag weggelaten worden.

Vak 18 || Handtekening en stempel van de vergunning-verlenende autoriteit || Dit vak wordt ondertekend door de bevoegde ambtenaar en voorzien van het officiële stempel van de vergunningverlenende autoriteit. Ook moeten de naam van de ondertekenaar, de plaats en de datum worden vermeld.

BIJLAGE V

FUNCTIES VAN DE ONAFHANKELIJKE AUDIT: OPDRACHT

11. Inleiding

Deze opdracht vormt het kader voor het toezicht op de systemen voor controle van de wettigheid die zijn ingesteld voor de vrijwillige partnerschapsovereenkomst (Voluntary Partnership Agreement - VPA) tussen de regering van Liberia en de Unie. Deze opdracht beschrijft de functies van de onafhankelijke audit (OA) van het systeem ter garantie van de wettigheid (Legality Assurance System - LAS), waarmee wordt gewaarborgd dat gekapt, verwerkt en uitgevoerd of op de binnenlandse markt verkocht hout voldoet aan de definitie van wettigheid. Verder wordt gecontroleerd of het voldoet aan de eisen van het traceringssysteem en of de vergunningverlenende autoriteit alleen FLEGT-vergunningen afgeeft voor zendingen die worden geproduceerd in overeenstemming met de eisen van het LAS.

Daarom is in deze opdracht een uitvoerige lijst van taken opgenomen, naast een protocol voor het vergaren van informatie en voor de rapportage. Ook is een lijst opgenomen van primaire informatiebronnen, alsmede een beschrijving van de kwalificaties waarover de onafhankelijke auditor moet beschikken.

12. Doelstellingen

De OA heeft de volgende doelstellingen:

(a) beoordelen van doelmatigheid en doeltreffendheid van het LAS, en

(b) vergroten van de geloofwaardigheid van het krachtens de VPA ingestelde LAS.

13. Taken

In algemene zin heeft de onafhankelijke auditor de taak om toe te zien op de uitvoering van de systemen waarmee de juridische naleving van alle aspecten van het LAS moet worden gecontroleerd. De belangrijkste punten die moeten worden gecontroleerd, zijn de naleving van de wettelijke eisen uit de definitie van de wettigheid, de tracering en de controle door de Liberiaanse controledienst (Liberia Verification Department - LVD) en de Liberiaans bureau voor vergunningen (Liberia Licensing Department - LLD), die alle zijn omschreven in respectievelijk de bijlagen II en IV. De methode moet zijn gebaseerd op bewijs en documentenonderzoek en inspecties ter plaatse of op locatie omvatten. Meer specifiek heeft de onafhankelijke auditor de volgende taken:

(a)     Controleren of systemen doeltreffend functioneren en of gekapt, verwerkt en verhandeld hout voldoet aan de eisen van deze systemen. Dit omvat de wettelijke eisen voor de toewijzing van kaprechten voordat een contract wordt gesloten, de gunning van contracten, eisen voor de periode vóór het kappen, alsmede voor het kappen, verwerken en leveren.

(b)     Controleren of het traceringssysteem, dat één van de belangrijkste onderdelen van het LAS is, goed en doeltreffend functioneert en bevestigen dat de voorschriften worden nageleefd, van de fase vóór het kappen tot en met de uitvoer of verkoop op de binnenlandse markt.

(c)     Beoordelen van de prestaties en de effectiviteit van de LVD en de daaraan verbonden overheidsinstanties die bij het controleproces betrokken zijn, om de naleving van de voorschriften van het LAS te waarborgen.

(d)     Beoordelen van het ingevoerde systeem, om te waarborgen dat de LLD uitsluitend FLEGT-vergunningen afgeeft voor zendingen die volledig in overeenstemming met het LAS worden geproduceerd of uitgevoerd.

(e)     Beoordelen van de procedure voor het vaststellen van de geldigheid van vergunningen, om te waarborgen dat het controlesysteem voor vergunningen doeltreffend is en de vergunninghouder niet onnodig ophoudt of belemmert.

(f)      Beoordelen op welke manier de betrokken autoriteiten al dan niet optreden tegen gemelde overtredingen.

(g)     Beoordelen van de effectiviteit van maatregelen die worden genomen om deze zwakke punten te verbeteren.

(h)     Opsporen van lacunes en zwakke punten in het LAS als geheel, dus de werking van het traceringssysteem, de controle van de wettigheid en de vergunningverlening in het kader van het LAS en de gevolgen voor de geloofwaardigheid van het LAS.

(i)      Rapporteren van zijn bevindingen en aanbevelingen aan het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging (Joint Implementation Committee - JIC), dat deze auditrapporten geregeld dient te publiceren.

14. Methodiek: methoden voor het vergaren en beoordelen van informatie en voor rapportage

De onafhankelijke auditor moet bij de uitvoering van zijn taken blijk geven van integriteit en een professionele werkwijze. De onafhankelijke auditor stelt een procedurehandboek samen, waarin de methoden voor het verzamelen van informatie, het beoordelen van bewijsmateriaal en de rapportage worden beschreven. Het door de onafhankelijke auditor opgestelde handboek wordt beoordeeld en goedgekeurd door het JIC. De onafhankelijke auditor volgt de in het OA-handboek omschreven procedures bij het uitvoeren van audits, inspecties ter plaatse en onderzoeken, het verkrijgen van feedback van betrokken partijen en het verzamelen van documentatie, en rapporteert zijn bevindingen aan het JIC, dat vervolgens overgaat tot publicatie.

14.1. Werkprogramma

(a)     In het eerste jaar waarin het FLEGT-vergunningstelsel van kracht is, verricht de onafhankelijke auditor twee audits. Met de eerste audit moet worden vastgesteld of alle voorschriften van het LAS zijn opgesteld en volledig ten uitvoer kunnen worden gelegd. De tweede audit en alle volgende audits beoordelen of evalueren het functioneren van het LAS.

(b)     In de volgende jaren verricht de onafhankelijke auditor ten minste eenmaal per jaar een audit van het LAS.

(c)     De onafhankelijke auditor kan indien nodig ook onverwachte audits en incidentele controles uitvoeren.

14.2. Omvang van de werkzaamheden

(a)     De activiteiten van de onafhankelijke auditor omvatten alle aspecten van het LAS, waaronder de naleving van de definitie van wettigheid, het traceringssysteem, controle en vergunningverlening en certificeringsregelingen die de regering heeft ingevoerd om aan te tonen dat wordt voldaan aan de voorschriften van het LAS.

(b)     De onafhankelijke auditor onderzoekt de relevante activiteiten van alle instellingen, waaronder overheidsinstanties, die verantwoordelijk zijn voor de verschillende aspecten van het Liberiaanse LAS.

(c)     De onafhankelijke auditor controleert systemen die door bevoegde autoriteiten in de EU zijn ingevoerd ter controle van door Liberia afgegeven FLEGT-vergunningen.

14.3. Verzamelen van bewijsmateriaal

In het OA-procedurehandboek worden procedures en werkwijzen omschreven voor het verzamelen van bewijsmateriaal, waaronder controles ter plaatse, onderzoeken, gesprekken, documentenonderzoek en de wijze waarop klachten worden behandeld door de onafhankelijke auditor.

14.4. Beoordeling

De onafhankelijke auditor waarborgt bij zijn onderzoeken dat bewijsmateriaal wordt beoordeeld conform ISO 19011 of een vergelijkbare norm.

14.5. Auditsystemen

Bij het documenteren van bewijsmateriaal van audits, het onderzoeken van tekortkomingen en overtredingen in delen van het LAS en het toezien op getroffen verbeteringsmaatregelen moet de onafhankelijke auditor:

(a)     Een deugdelijke administratie voeren van bewijsmateriaal van de audit met gegevens over prestaties, naleving, tekortkomingen en afwijkingen.

(b)     Op basis van een risicobeoordeling een steekproef nemen en beoordelen van vastgestelde tekortkomingen of afwijkingen met betrekking tot de verschillende aspecten van het LAS, waaronder de vergunningvoorschriften, en van de genomen verbeteringsmaatregelen.

(c)     Waargenomen systeemgerelateerde zwakke punten, lacunes en verbeterpunten in het LAS vastleggen en waarborgen dat deze duidelijk van elkaar worden onderscheiden.

(d)     De effectiviteit waarnemen en beoordelen van alle verbeteringsmaatregelen die zijn genomen door de betrokken partijen, waaronder de autoriteit Bosbouwontwikkeling (Forestry Development Authority - FDA), andere overheidsinstanties en particuliere organen die verantwoordelijk zijn voor andere aspecten van het LAS.

15. Rapporten en verspreiding

5.1.      De onafhankelijke auditor houdt zich bij het opstellen van zijn rapporten aan de structuur en de protocollen die in overleg met het JIC zijn vastgesteld.      De onafhankelijke auditor:

(a)     Rapporteert over activiteiten conform het werkprogramma dat in overleg met het JIC is vastgesteld.

(b)     Stelt zijn rapport op volgens internationaal aanvaarde uitgangspunten voor audits en zoals omschreven in zijn overeenkomst met het JIC.

(c)     Biedt alle rapporten voor commentaar aan het JIC aan.

(d)     Verwerkt de opmerkingen van het JIC in de eindversie van zijn rapporten.

5.2.        Door het JIC goedgekeurde rapporten worden openbaar.

16. Informatiebronnen

Tot de primaire informatiebronnen behoren documenten, werkbezoeken en overleg/bijeenkomsten met relevante betrokkenen, die worden omschreven in de definitie van wettigheid van het wetgevingsschema (zie bijlage II).

De regering van Liberia en de Unie waarborgen dat de onafhankelijke auditor toegang heeft tot alle noodzakelijke informatie, waaronder door hem relevant geachte documenten en databases, met name wanneer deze noodzakelijk zijn om de doeltreffendheid te beoordelen van systemen die zijn ingevoerd om de naleving van het LAS te controleren. Dit betekent ook dat hij toegang heeft tot informatie afkomstig of in het bezit van overheidsbureaus en ‑agentschappen en particuliere instanties die zijn ingeschakeld door de desbetreffende regering.

De onafhankelijke auditor heeft daarnaast voor, tijdens en na bosbouwactiviteiten volledig toegang tot alle bosbeheergebieden, inclusief kaplocaties en andere gebieden waar bosbestanden worden gewonnen of verwerkt, en tot plaatsen van uitvoer. Op deze manier moet de onafhankelijke auditor eventuele zwakke punten in het LAS aan het licht kunnen brengen.

Meer in het bijzonder heeft de onafhankelijke auditor toegang tot de volgende overheidsagentschappen en andere instanties die door de overheid worden aangesteld of ingeschakeld voor werkzaamheden in verband met onderdelen van het LAS en andere partijen die relevante informatie kunnen verstrekken over het functioneren van het LAS.

16.1. Liberiaanse regering en door haar aangestelde instanties

(a)     Afdelingen van de FDA die betrokken zijn bij verschillende aspecten van de commerciële houtkap. Dit zijn afdelingen die betrokken zijn bij de procedures die aan toewijzing voorafgaan, waaronder het goedkeuren van voorgestelde concessiegebieden, bij het prekwalificeren van houtkap- en andere ondernemingen met belangstelling voor de commerciële bosbouwsector en bij het aankondigen, ontvangen en openen van inschrijvingen.

(b)     Afdelingen van de FDA die betrokken zijn bij de wetshandhaving in de commerciële sector.

(c)     Afdelingen van de FDA en andere relevante instellingen die betrokken zijn bij de tenuitvoerlegging van het LAS en de daaraan gerelateerde wetshandhaving.

(d)     Andere overheidsinstanties en aangestelde burgers die betrokken zijn bij de beoordeling van inschrijvingen, waaronder het beoordelingspanel voor inschrijvingen (Bid Evaluation Panel), het Due Diligence Committee en het interdepartementaal comité voor concessies (Inter-Ministerial Committee on Concessions - IMCC).

(e)     De wetgevingscomités voor bosbouw, het Huis van Afgevaardigden en de Senaat voor wat betreft hun rol bij het ratificeren van vergunningen voor bosbestanden.

(f)      Het Liberiaans agentschap voor milieubescherming (Environmental Protection Agency - EPA).

(g)     Ministeries verantwoordelijk voor de uitvoer van bosbouwproducten, waaronder het ministerie van Financiën, het ministerie van Handel en de nationale Havenautoriteit en hun interne afdelingen die rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de diverse aspecten van het proces.

(h)     De dienstverlener waarmee een contract is gesloten voor de uitvoering van het systeem ter controle van de wettigheid.

16.2. Maatschappelijke organisaties en gemeenschappen

(a)     Lokale, nationale, regionale en internationale maatschappelijke organisaties die betrokken zijn bij het toezicht op de bosbouw in Liberia.

(b)     Gemeenschappen en personen die betrokken zijn bij het toezicht op de bosbouw.

(c)     Gemeenschapsinstanties voor bosbeheer en gemeenschapscomités voor bosbouwontwikkeling die betrokken zijn bij diverse aspecten van de commerciële bosbouwsector.

16.3. Overige bronnen

(a)     Bosbouwbedrijven, inclusief de resultaten van particuliere certificeringsprocessen.

(b)     Academische instellingen.

(c)     Lokale autoriteiten.

(d)     Lokale gemeenschappen en bevolkingen.

(e)     Certificeringsinstanties voor duurzaam bosbeheer (Sustainable Forest Management - SFM).

(f)      Klagers.

(g)     Bevoegde autoriteiten uit de Unie.

(h)     Belanghebbenden en partijen die een klacht indienen of een onverwachte audit van bepaalde aspecten van het LAS aanvragen.

(i)      Alle overige door de onafhankelijke auditor relevant geachte bronnen.

17. Vereiste kwalificaties

De onafhankelijke auditor moet integer zijn en beschikken over ervaring met soortgelijke audits. Hij moet objectief zijn en systemen kunnen analyseren. De onafhankelijke auditor mag geen banden hebben met Liberiaanse marktdeelnemers en instellingen die een commerciële of regelgevende functie in de bosbouwsector vervullen en moet geloofwaardig zijn. De onafhankelijke auditor is er verantwoordelijk voor dat zijn personeel mogelijke belangenconflicten meldt en moet in voorkomend geval aangeven welke maatregelen zullen worden genomen om dergelijke conflicten te vermijden. Daarnaast moet de onafhankelijke auditor aan de volgende andere eisen voldoen:

(a)     Hij beschikt over een gedocumenteerd intern kwaliteitssysteem dat voldoet aan de eisen van ISO 17021 of gelijkwaardige normen en verricht audits volgens procedures die voldoen aan de eisen van ISO 19011[27][28] of vergelijkbare normen.

(b)     Hij beschikt over ervaring met audits van beheersystemen.

(c)     Hij beschikt over een systeem voor transparante afhandeling van klachten of bezwaren.

(d)     Hij beschikt over brede vaardigheden, waaronder auditvaardigheden, bij voorkeur op het gebied van bosbeheer, en over voldoende deskundigheid en ervaring in vergelijkbare functies in andere delen van de wereld, bij voorkeur in Afrika.

(e)     Hij kan aantonen dat in zijn teams deskundigen zijn opgenomen met voldoende ervaring in Liberia en/of elders in West-Afrika. Gestimuleerd moet worden dat naast internationale deskundigen ook deskundigen uit de subregio bij de audits worden betrokken.

(f)      Hij heeft grondige kennis van de commerciële bosbouwsector, bij voorkeur in Afrika.

(g)     Hij beschikt over medewerkers met deskundigheid op diverse gebieden van bosbouw, waaronder bosbeheer, verwerking, traceerbaarheid en traceringssysteem, alsmede de internationale handel in hout en houtproducten.

De onafhankelijke auditor kan overwegen om een samenwerking of joint venture aan te gaan met een Liberiaanse organisatie.

18. Selectieproces en institutionele regelingen

De onafhankelijke auditor wordt aangesteld na een concurrerende inschrijving (die open staat voor gegadigden uit binnen- en buitenland). Inschrijvingen worden op transparante wijze beoordeeld en alle betrokkenen worden geïnformeerd over de criteria die zullen worden gehanteerd. Due diligence-onderzoeken naar de gegadigden en het beoordelingsrapport voor de inschrijvingen worden openbaar gemaakt.

19. Overige eisen

Deze paragraaf heeft betrekking op de overige verantwoordelijkheden van de onafhankelijke auditor, die niet elders in deze opdracht worden omschreven.

19.1. Bereikbaarheid

De onafhankelijke auditor moet voorzien in een contactpersoon in Liberia, om bereikbaar te zijn voor de particuliere sector, de regering en maatschappelijke organisaties.

9.2       Capaciteitsopbouw en duurzaamheid

De onafhankelijke auditor dient ook:

(a)     Op zodanige wijze contacten op te bouwen met maatschappelijke organisaties, de particuliere sector en overheidsinstanties dat de Liberianen een goed inzicht krijgen in het werk van de onafhankelijke auditor, bijvoorbeeld door incidentele workshops en informatiebijeenkomsten.

(b)     Gekwalificeerde Liberianen in dienst te nemen en te werken aan hun individuele vermogens om OA's van het LAS uit te voeren.

BIJLAGE VI

CRITERIA VOOR BEOORDELING VAN HET SYSTEEM TER CONTROLE VAN DE WETTIGHEID

Op grond van deze overeenkomst wordt een systeem ingevoerd ter garantie van de wettigheid (Legality Assurance System - LAS), waarmee wordt gewaarborgd dat alle in deze overeenkomst genoemde hout en houtproducten die vanuit Liberia naar de Unie worden uitgevoerd, legaal zijn geproduceerd. Het systeem ter controle van de wettigheid moet bestaan uit de volgende onderdelen:

– Een definitie van legaal geproduceerd hout, waarin de wetgeving wordt beschreven waaraan moet worden voldaan wil een vergunning worden afgegeven.

– Toezicht op de leveringsketen, zodat hout kan worden getraceerd van bos tot plaats van uitvoer.

– Controle op de naleving van alle onderdelen van de definitie van wettigheid en het toezicht op de leveringsketen.

– De procedures voor het afgeven van FLEGT-vergunningen.

– Een onafhankelijke audit, om te waarborgen dat het systeem werkt zoals bedoeld.

Het LAS wordt aan een onafhankelijke technische beoordeling onderworpen voordat het FLEGT-vergunningstelsel in werking treedt. Het referentiekader wordt door partijen in overleg vastgesteld binnen het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging (Joint Implementation Committee - JIC) van de overeenkomst. In deze beoordelingscriteria wordt omschreven tot welke resultaten het LAS-systeem zou moeten leiden. Zij dienen tevens als basis voor de evaluatieopdracht. Bij de evaluatie:

– worden eventuele herzieningen van het systeem beoordeeld die werden doorgevoerd na de ondertekening van de overeenkomst,

– wordt de werking van het systeem in de praktijk onderzocht, en nagegaan of de beoogde resultaten worden bereikt.

20. Definitie van wettigheid

Legaal geproduceerd hout moet worden omschreven op basis van in Liberia geldende wetgeving. De gehanteerde definitie moet ondubbelzinnig, objectief controleerbaar en praktisch uitvoerbaar zijn, en ten minste de wetgeving omvatten die op de volgende gebieden betrekking heeft:

Kaprechten: verlenen van wettelijke rechten om hout te kappen in gebieden waarin dat wettelijk is toegestaan.

Bosbouw: naleving van de wettelijke eisen betreffende bosbeheer, met inbegrip van de relevante milieu- en arbeidswetgeving.

Leges en belastingen: naleving van de wettelijke eisen betreffende belastingen, heffingen en rechten die rechtstreeks verband houden met de houtkap en kaprechten.

Andere gebruikers: eerbiediging van de eventuele pachtrechten of gebruiksrechten van andere partijen op grond en andere rijkdommen waarop de kaprechten van invloed kunnen zijn.

Handel en douane: naleving van wettelijke eisen betreffende handel en douaneprocedures.

Is voor elk onderdeel van de definitie duidelijk welk rechtsinstrument daaraan ten grondslag ligt?

Zijn er criteria en indicatoren die gebruikt kunnen worden om de naleving van elk onderdeel van de definitie te toetsen?

Zijn de criteria/indicatoren duidelijk, objectief en praktisch uitvoerbaar?

Kunnen rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende partijen aan de hand van de indicatoren en criteria duidelijk worden vastgesteld en worden bij controle van de naleving van de wetgeving de prestaties van alle relevante partijen beoordeeld?

Omvat de definitie van wettigheid de belangrijkste hierboven geschetste gebieden van bestaande wetgeving? Zo niet, waarom zijn bepaalde wetgevingsgebieden niet in de definitie opgenomen?

Hebben de betrokken partijen bij het opstellen van de definitie rekening gehouden met alle belangrijke gebieden van de geldende wetgeving?

Omvat het systeem ter controle van de wettigheid de belangrijkste wettelijke bepalingen die tijdens eerdere besprekingen met de diverse betrokken partijen zijn geïnventariseerd?

Wordt in de definitie van de wettigheid rekening gehouden met alle mogelijke houtbronnen die de leveringsketen binnenkomen en voor de Unie zijn bestemd, en zijn er passende indicatoren ontwikkeld voor verschillende procedures voor het toewijzen van bronnen/rechten?

Zijn de definitie van de wettigheid en het systeem ter controle van de wettigheid gewijzigd na het sluiten van de overeenkomst? Zijn er indicatoren en criteria ontwikkeld om deze wijzigingen te controleren? Zijn alle relevante belanghebbenden over deze wijzigingen geraadpleegd in het kader van een procedure waarin voldoende rekening met hun zienswijzen werd gehouden?

21. Toezicht op de leveringsketen

Systemen voor controle van de leveringsketen moeten op een geloofwaardige manier waarborgen dat houtproducten gedurende hun volledige leveringsketen kunnen worden getraceerd, vanaf het kappen of de plaats van invoer tot en met de plaats van uitvoer. Het is niet altijd nodig stammen, ladingen hout of houtproducten van de plaats van uitvoer fysiek te kunnen herleiden tot het bos van oorsprong, maar wel altijd vanaf het bos tot het eerste punt van mogelijke vermenging (bijvoorbeeld een houtterminal of verwerkingsbedrijf).

21.1. Kaprechten

De gebieden waarvoor bosbouwrechten zijn verleend zijn duidelijk afgebakend en er is duidelijk vastgesteld wie de houders van die rechten zijn.

Waarborgt het controlesysteem dat alleen hout de leveringsketen binnenkomt dat afkomstig is uit bosgebieden waarvoor geldige en geoorloofde exploitatierechten zijn verleend?

Waarborgt het controlesysteem dat aan ondernemingen die hout kappen de juiste exploitatierechten worden verleend voor de desbetreffende bosgebieden?

Zijn de procedures voor toekenning van kaprechten en de informatie over toegekende kaprechten en hun houders gepubliceerd in overeenstemming met de eisen van de Liberiaanse wetgeving?

21.2. Systemen voor toezicht op de leveringsketen

Er bestaan effectieve regelingen voor het traceren van hout gedurende de volledige leveringsketen, van kap tot plaats van uitvoer.

De methode die wordt gebruikt om hout te identificeren kan variëren van het gebruik van labels voor individuele goederen tot het raadplegen van de documenten die een lading of partij vergezellen. Daarbij moet rekening worden gehouden met de soort hout en de waarde ervan, en met het risico van vermenging met illegaal of ongecontroleerd hout.

Zijn alle alternatieven in de leveringsketen geïnventariseerd en in het controlesysteem omschreven?

Zijn alle stappen van de leveringsketen geïnventariseerd en in het controlesysteem omschreven?

Zijn er methoden omschreven en gedocumenteerd om (a) de herkomst van producten vast te stellen en (b) vermenging met hout van onbekende herkomst in de volgende stappen van de leveringsketen te voorkomen:

– hout in het bos,

– vervoer,

– tussentijdse opslag,

– aankomst bij het primaire verwerkingsbedrijf,

– verwerkingsbedrijven,

– tussentijdse opslag,

– vervoer,

– aankomst op de plaats van uitvoer?

Welke organisaties zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de houtstromen? Beschikken zij over adequate personele en andere middelen voor het uitvoeren van dit toezicht?

Bestaat er een protocol voor het controleren van de resultaten van de ontwikkelde en toegepaste toezichtprocedures?

Zijn de uitvoeringsprocedures duidelijk omschreven en aan alle belanghebbenden gecommuniceerd?

21.3. Hoeveelheden

Er bestaan goede en doeltreffende regelingen voor het meten en registreren van de hoeveelheden hout of houtproducten in elke stap van de leveringsketen, inclusief betrouwbare en nauwkeurige ramingen van het volume nog niet gevelde bomen op elk kapperceel vóór de kap.

Levert het controlesysteem kwantitatieve in- en outputgegevens voor de volgende stappen van de leveringsketen:

– nog niet gevelde bomen,

– hout in het bos,

– vervoerd en opgeslagen hout,

– aankomst bij het primaire verwerkingsbedrijf,

– controle binnen de verwerkingsbedrijven,

– aankomst op de plaats van uitvoer?

Welke organisaties zijn verantwoordelijk voor het invoeren van de kwantitatieve gegevens in het controlesysteem? Hoe staan deze organisaties onderling met elkaar in verbinding? Heeft het personeel van deze organisaties een standaardopleiding in gegevensbeheer gevolgd? Beschikken de organisaties over toereikende personele en materiële middelen?

Hoe is de kwaliteit van de gegevenscontrole?

Hoe wordt, wanneer verschillende organisaties verantwoordelijk zijn, gewaarborgd dat het functioneren van het toezicht en het gegevensbeheer in de verschillende organisaties op dezelfde wijze en volgens dezelfde normen plaatsvinden?

21.4. Verzamelen van gegevens

Alle gegevens worden zodanig geregistreerd dat tijdige harmonisatie met de vorige en volgende schakels in de keten mogelijk is. Op die manier komt een betrouwbare harmonisatie tot stand voor de volledige leveringsketen.

Worden alle kwantitatieve gegevens zodanig geregistreerd dat de hoeveelheden tijdig kunnen worden geharmoniseerd met de vorige en volgende stappen van de leveringsketen?

Zijn er methoden voor het beoordelen van de overeenstemming tussen nog niet gevelde bomen, gekapte stammen en hout dat aankomt bij de fabriek/de plaats van uitvoer?

Zijn er methoden om de samenhang tussen de aanvoer van grondstoffen en de afvoer van verwerkte producten in zagerijen en andere bedrijven te beoordelen?

Is betrouwbare verificatie per individueel artikel of per partij houtproducten mogelijk gedurende de volledige leveringsketen?

Welke informatiesystemen en -technologie worden toegepast voor het opslaan, harmoniseren en vastleggen van gegevens? Zijn er goede systemen voor gegevensbeveiliging?

Hoe wordt ongeoorloofde toegang tot het systeem voorkomen (systeembeveiliging)?

Hoe wordt de uitvoerbaarheid van de beveiligingssystemen gewaarborgd?

Welke organisatie is verantwoordelijk voor de onderlinge aansluiting van de gegevens? Beschikt zij over toereikende personele en andere middelen voor het gegevensbeheer?

Welke informatie over het toezicht op de leveringsketen wordt openbaar gemaakt?

Hoe hebben belanghebbende partijen toegang tot deze informatie?

21.5. Ingevoerde houtproducten

Er is adequaat toezicht om te waarborgen dat ingevoerd(e) hout en houtproducten voldoen aan de wettelijke eisen en procedures die zijn vastgesteld om te waarborgen dat zij legaal zijn geoogst volgens de wettelijke voorschriften van het land waar zij zijn gekapt.

Hoe wordt aangetoond dat ingevoerd hout of ingevoerde houtproducten legaal zijn?

Hoe moet worden aangetoond dat ingevoerde producten afkomstig zijn van bomen die in een derde land legaal zijn gekapt?

Identificeert het LAS-systeem ingevoerd hout en houtproducten gedurende de volledige leveringsketen?

Wanneer ingevoerd hout wordt gebruikt, kan dan (ook van onderdelen van samengestelde producten) het land van herkomst worden geïdentificeerd aan de hand van de FLEGT-vergunning?

Kan met het gebruik van barcodes op ingevoerd hout worden gewaarborgd dat alleen legaal geoogste en verwerkte houtproducten met een FLEGT-vergunning worden uitgevoerd?

22. Controle

In het kader van de controleprocedure worden controles uitgevoerd om de wettigheid van het hout te waarborgen. De controle moet zodanig doeltreffend zijn dat kan worden vastgesteld wanneer de voorschriften in het bos of in de leveringsketen niet worden nageleefd en dat tijdig actie wordt ondernomen om de situatie te corrigeren.

22.1. Organisatie

De controle wordt uitgevoerd door een overheidinstantie, een derde organisatie of een combinatie daarvan, die beschikt over passende middelen, beheersystemen en bekwaam en geschoold personeel, alsmede over goede en doeltreffende regelingen om belangenconflicten te beheersen.

Heeft de overheid een instantie aangewezen om de controletaken uit te voeren? Zijn de opdracht en de bijbehorende verantwoordelijkheden duidelijk en openbaar?

Zijn verantwoordelijkheden duidelijk belegd en is de vereiste deskundigheid voor die verantwoordelijkheden duidelijk omschreven? Hoe worden zij uitgevoerd?

Hoe waarborgen de diensten die belast zijn met de controle van de wettigheid dat optimaal en efficiënt wordt samengewerkt door de bij de controle op de bosbouwsector betrokken overheidsinstanties en dat het gegevensbeheer zo doelmatig mogelijk plaatsvindt?

Beschikt de controle-instantie over passende middelen voor de controles van de wettigheidsdefinitie en de systemen voor toezicht op de houtleveringsketen?

Beschikt de controle-instantie over een volledig gedocumenteerd beheersysteem dat:

– waarborgt dat het personeel van de controle-instantie over de juiste deskundigheid/ervaring beschikt,

– intern(e) controle/toezicht uitvoert,

– regelingen bevat voor het beheersen van belangenconflicten,

– de transparantie van het systeem garandeert,

– een controlemethode omschrijft en toepast,

– voorziet in een openbare klachtenregeling?

22.2. Toetsing aan de definitie van wettigheid

Er bestaat een duidelijke omschrijving van hetgeen moet worden gecontroleerd. De controlemethodiek is gedocumenteerd en waarborgt dat het proces systematisch en transparant verloopt, op bewijs is gebaseerd, geregeld wordt uitgevoerd en alle in de definitie aangegeven onderdelen omvat.

Omvat de controlemethodiek alle onderdelen van de wettigheidsdefinitie en wordt de naleving van alle aangegeven indicatoren gecontroleerd?

Zijn de volgende onderdelen bij controle vereist:

– verificatie (ook onaangekondigd) van documenten, houtkapregisters en activiteiten op het terrein,

– vergaring van informatie van externe belanghebbende partijen,

– registratie van controles, zodat ook interne controleurs en de onafhankelijke auditor controle kunnen uitoefenen?

Zijn de institutionele rollen en verantwoordelijkheden duidelijk omschreven en worden zij toegepast?

Worden de resultaten van de toetsing aan de definitie van wettigheid openbaar gemaakt? Hoe hebben belanghebbende partijen toegang tot deze informatie?

22.3. Toezicht op de systemen voor controle van de leveringsketen

Er is duidelijk afgebakend waarop toezicht moet worden uitgeoefend gedurende de volledige leveringsketen, van kap tot uitvoer. De controlemethodiek is gedocumenteerd en waarborgt dat het proces systematisch verloopt en transparant is, op bewijs is gebaseerd, geregeld wordt uitgevoerd en alle vastgestelde aspecten omvat, en ook voorziet in regelmatige en tijdige harmonisatie van de gegevens uit elke stap van de keten.

Voorziet de controlemethodiek ook in controles van het toezicht op de leveringsketen?

Is dit duidelijk aangegeven in de controlemethodiek?

Hoe wordt aangetoond dat het toezicht op de leveringsketen inderdaad wordt gecontroleerd?

Zijn de institutionele rollen en verantwoordelijkheden duidelijk omschreven en worden zij toegepast?

Worden de resultaten van het toezicht op de leveringsketen openbaar gemaakt? Hoe hebben belanghebbende partijen toegang tot deze informatie?

22.4. Niet-naleving

In de regelingen voor afwijkingen is vastgelegd hoe wordt gehandeld wanneer niet wordt voldaan aan de eisen van de controle van de wettigheid. Er is een doeltreffende en goed werkende regeling voor het nemen van passende corrigerende maatregelen wanneer de voorschriften niet worden nageleefd.

Is dit voorschrift in het controlesysteem opgenomen?

Zijn er regelingen ontwikkeld voor de aanpak van niet-naleving? Worden deze in de praktijk toegepast?

Worden inbreuken en de naar aanleiding daarvan genomen corrigerende maatregelen adequaat geregistreerd? Wordt de doeltreffendheid van corrigerende maatregelen beoordeeld?

Welke informatie over geconstateerde gevallen van niet-naleving wordt openbaar gemaakt?

22.5. Klachten

In een klachtenregeling is vastgelegd hoe wordt omgegaan met klachten over de controle van de wettigheid.

Is een klachtenregeling beschikbaar voor alle belanghebbenden? Beschikken de controlerende instanties over regelingen voor het ontvangen en beantwoorden van bezwaren van betrokken partijen of onafhankelijke waarnemers? Beschikken de controlerende instanties over regelingen voor het ontvangen en beantwoorden van meldingen van overheidsambtenaren over overtredingen/schendingen?

Is duidelijk hoe klachten worden ontvangen, geregistreerd, doorgestuurd (indien nodig) en beantwoord?

23. Vergunningverlening

Liberia heeft een vergunningverlenende instantie belast met de algehele verantwoordelijkheid voor het verlenen van FLEGT-vergunningen. FLEGT-vergunningen worden afgegeven voor individuele ladingen.

23.1. Organisatie

Welke instantie is belast met de verantwoordelijkheid voor het afgeven van FLEGT-vergunningen?

Zijn de rollen van de vergunningverlenende instantie en haar personeel met betrekking tot de afgifte van FLEGT-vergunningen duidelijk omschreven en openbaar?

Zijn de eisen van vakbekwaamheid omschreven en is er intern toezicht op het personeel van de vergunningverlenende instantie?

Beschikt de vergunningverlenende instantie over adequate middelen voor het uitvoeren van haar taken?

23.2. Afgifte van FLEGT-vergunningen

Beschikt de vergunningverlenende instantie over gedocumenteerde procedures voor het verlenen van de vergunningen?

Zijn deze procedures en ook de eventueel te betalen leges openbaar?

Hoe wordt aangetoond dat deze procedures in de praktijk naar behoren worden toegepast?

Is er een adequate administratie van afgegeven en geweigerde vergunningen?

Blijkt uit de administratie duidelijk op grond van welk bewijsmateriaal vergunningen worden afgegeven?

Zijn de eisen voor vergunningen duidelijk omschreven en beschikbaar voor de exporteur?

Zijn de criteria voor de afgifte van FLEGT-vergunningen volledig duidelijk voor exporteurs?

Welke gegevens over afgegeven vergunningen worden openbaar?

23.3. Procedures voor de afhandeling van vragen over afgegeven vergunningen

Kunnen de bevoegde autoriteiten van lidstaten van de Unie informatie krijgen over afgegeven FLEGT-vergunningen?

Zijn er duidelijke procedures vastgesteld voor de communicatie tussen de vergunningverlenende instantie en bevoegde instanties in de Unie?

Zijn er kanalen voor andere belanghebbenden uit binnen- of buitenland voor het verkrijgen van informatie over afgegeven FLEGT-vergunningen?

23.4. Klachtenregeling

Er is een regeling voor de afhandeling van klachten en geschillen in verband met de vergunningverlening. Deze regeling is bedoeld voor de afhandeling van eventuele klachten in verband met de werking van het vergunningstelsel.

Is er voor alle belanghebbenden een gedocumenteerde klachtenregeling beschikbaar?

Is duidelijk hoe klachten worden ontvangen, geregistreerd, doorgestuurd (indien nodig) en beantwoord?

24. Richtsnoeren voor de onafhankelijke systeemaudit

De onafhankelijke audit (OA) wordt onafhankelijk van de Liberiaanse regelgevende instanties voor de bosbouwsector uitgevoerd. De audit is bedoeld om het FLEGT-vergunningstelsel geloofwaardiger maken en controleert of alle aspecten van het LAS naar behoren functioneren.

24.1. Institutionele organisatie 24.1.1. Bevoegdheid

Liberia heeft de OA-functie formeel erkend en staat toe dat zij doelmatig en transparant functioneert.

24.1.2. Onafhankelijkheid van andere onderdelen van het LAS

Er is een duidelijke scheiding tussen organisaties en personen die betrokken zijn bij beheer of regelgeving in de bosbouw en degenen die betrokken zijn bij de onafhankelijke audit.

Heeft de overheid gedocumenteerde voorschriften opgesteld voor de onafhankelijkheid van de onafhankelijke auditor?

Is voorgeschreven dat organisaties of personen van beide partijen met een commercieel belang of een institutionele rol in de bosbouwsector niet in aanmerking komen voor de functie van onafhankelijk auditor?

24.1.3. Benoeming van de onafhankelijke auditor

De onafhankelijke auditor wordt benoemd via een transparante regeling en er zijn duidelijke en openbare voorschriften voor zijn werkzaamheden.

Heeft de overheid de opdracht voor de onafhankelijke auditor openbaar gemaakt?

Heeft de overheid de procedures voor de benoeming van de onafhankelijke auditor gedocumenteerd en openbaar gemaakt?

24.1.4. Klachtenregeling

Er is een regeling voor de afhandeling van klachten en geschillen in verband met de OA. Deze regeling is bedoeld voor de afhandeling van eventuele klachten in verband met de werking van het vergunningstelsel.

Bestaat er een gedocumenteerde klachtenregeling die beschikbaar is voor alle belanghebbende partijen?

Is duidelijk hoe klachten worden ontvangen, geregistreerd, doorgestuurd (indien nodig) en beantwoord?

24.2. Onafhankelijke auditor 24.2.1. Organisatorische en technische eisen

De onafhankelijke auditor werkt onafhankelijk van andere onderdelen van het systeem voor controle van de wettigheid en volgens (een) schriftelijk vastgelegd(e) beheersstructuur, beleid en procedures die voldoen aan gangbare internationale praktijkrichtlijnen.

Werkt de onafhankelijke auditor volgens een gedocumenteerd beheersysteem dat voldoet aan de eisen van de ISO 17021-norm of gelijkwaardige normen?

24.2.2. Auditmethode

De methode die de onafhankelijke auditor toepast is gebaseerd op bewijs en de controles worden uitgevoerd met een vaste grote regelmaat.

Is in de methode vastgelegd dat alle bevindingen moeten worden gebaseerd op objectief bewijs met betrekking tot het functioneren van het LAS?

Is in de methode van de onafhankelijke audit vastgelegd hoeveel tijd er maximaal mag verstrijken tussen de controles van elk onderdeel van het LAS?

Waarborgt de overheid dat de OA toegang heeft tot informatie en middelen die een doeltreffende uitoefening van zijn functie mogelijk maken?

24.2.3. Omvang van de audit

De onafhankelijke auditor verricht zijn werkzaamheden overeenkomstig een opdracht waarin duidelijk is vastgelegd wat moet worden gecontroleerd en waarin alle overeengekomen voorschriften voor de afgifte van FLEGT-vergunningen zijn opgenomen.

Omvat de methode van de OA alle onderdelen van het LAS-systeem en worden de belangrijkste effectiviteitstesten erin gespecificeerd?

24.2.4. Voorschriften voor rapportage

De OA zendt een voorlopig rapport aan het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging (JIC). De rapporten van de onafhankelijke auditor en de eventueel noodzakelijke corrigerende maatregelen worden in het JIC besproken.

Zijn de voorschriften voor rapportages en de intervallen tussen opeenvolgende rapporten vastgelegd in de opdracht aan de onafhankelijke auditor?

Wordt de procedure voor het openbaar maken van auditresultaten omschreven in de opdracht aan de auditor en de procedures van het JIC?

25. Criteria voor de beoordeling van het systeem van de Europese Unie voor acceptatie van FLEGT-vergunningen

In de FLEGT-verordening en de bijbehorende uitvoeringsmaatregelen zijn procedures vastgelegd voor de invoering van het FLEGT-vergunningstelsel, waaronder procedures waarmee gecontroleerd kan worden of daadwerkelijk een FLEGT-vergunning is afgegeven voor houtproducten uit Liberia die voor toelating tot het vrije verkeer in de Europese Unie zijn bestemd. Op grond van deze procedures moeten de lidstaten van de Unie verder een bevoegde autoriteit aanwijzen die daarvoor verantwoordelijk is.

Omdat het hier gaat om nieuwe maatregelen die specifiek in het leven zijn geroepen met het oog op de tenuitvoerlegging van het FLEGT-stelsel, zal bij de beoordeling onderzocht worden in hoeverre de Europese Unie is voorbereid op de controle van FLEGT-vergunningen.

Hebben alle lidstaten van de Unie daadwerkelijk een bevoegde autoriteit aangesteld? Is deze informatie openbaar gemaakt?

Zijn in elke lidstaat van de Unie procedures voor het verwerken van FLEGT-vergunningen vastgesteld? Zijn deze procedures openbaar gemaakt?

Hebben de lidstaten van de Unie indien nodig passende wet- en regelgeving vastgesteld?

Zijn de communicatiekanalen tussen de bevoegde autoriteiten en de douaneautoriteiten vastgesteld?

Zijn er procedures vastgesteld om te waarborgen dat de Unie of daartoe door haar aangewezen personen of organisaties toegang kunnen krijgen tot relevante documenten en gegevens en om eventuele belemmeringen voor een goede werking van het FLEGT-vergunningstelsel te voorkomen?

Zijn er procedures vastgesteld om te waarborgen dat de onafhankelijke auditor toegang kan krijgen tot alle relevante documenten en gegevens?

Hebben de lidstaten van de Unie en de Europese Commissie in overleg rapportagemethoden vastgesteld? Zijn er procedures vastgesteld voor het openbaar maken van deze rapporten?

Voorzien deze procedures ook in gevallen waarin goederen met een FLEGT-vergunning worden geweigerd? Zijn er procedures vastgesteld voor het rapporteren van eventuele tegenstrijdigheden in vergunningen en voor het afhandelen van overtredingen?

Is de informatie over boeten voor diverse overtredingen openbaar gemaakt?

BIJLAGE VII

PLANNING VOOR DE TENUITVOERLEGGING

In deze planning zijn de belangrijkste stappen in de tenuitvoerlegging van de VPA opgenomen. Met de ontwikkeling van systemen, de verdere ontwikkeling van het wettelijke kader, de opbouw van capaciteit en andere ondersteunende maatregelen die nodig zijn voor de totstandkoming van een doeltreffend en volledig functionerend nationaal systeem voor de controle van de wettigheid zal een begin worden gemaakt zodra overeenstemming over de VPA is bereikt en deze is geparafeerd. Met de ratificering van de VPA kan echter enige tijd gemoeid zijn en de formele structuur van het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging en de bijbehorende rapportage- en toezichtverplichtingen zullen pas hun beslag krijgen wanneer de VPA door beide partijen is geratificeerd en van kracht wordt (zie artikel 31 van de overeenkomst). In afwachting daarvan zal een regeling voor dialoog worden getroffen (artikel 19). Zoals uit de voorlopige planning blijkt, zullen de activiteiten voor 2011 van start gaan zodra de VPA is geparafeerd.

Belangrijkste resultaten || Stappen (activiteiten) || 2011 || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017

|| || Voorbereidende fase || Operationele fase

Structuren voor tenuitvoerlegging VPA ingesteld || Tijdelijke structuur voor dialoog over VPA tussen EU en Liberia ingesteld (in afwachting van instelling JIC) Tijdelijke commissie van belanghebbenden ingesteld (bijvoorbeeld stuurcommissie voor onderhandelingen over VPA) || X X || || || || || ||

JIC ingesteld JIC-rapportage ingesteld Jaarverslagen geproduceerd JIC-procedures opgesteld || || X X X X || X || X || X || X || X

Nationale structuren voor tenuitvoerlegging: Regelingen voor interdepartementale coördinatie opgesteld Nationale commissie van belanghebbenden voor toezicht op de tenuitvoerlegging van de VPA ingesteld || || X X || || || || ||

Liberia Licensing Department (LLD) volledig geoutilleerd, bemand en operationeel || || || X || || || ||

Capaciteit vergroot || Compleet vijfjarenplan voor opleidingen en investeringen || X || || || || || ||

Uitvoering investeringsplan voor capaciteitsopbouw || || || X || X || X || X || X

Training voor commerciële particuliere sector || || X || X || X || || ||

Aandacht voor kleine zaagbedrijven || || X || X || X || X || X ||

Aandacht van maatschappelijke organisaties voor capaciteitsopbouw gemeenschappen || X || X || X || X || X || X ||

Financiële regeling ingevoerd en middelen vastgelegd voor daadwerkelijke tenuitvoerlegging VPA || Regeling ingesteld voor coördinatie en uitvoering binnen- en buitenlandse ondersteuning tenuitvoerlegging VPA || X || X || || || || ||

Ontwikkeling uitvoeringsplan voor korte en lange termijn, gericht op mogelijke bronnen van ondersteuning voor VPA-activiteiten Ondersteuning vastgelegd || X || X X || X || || || ||

Duurzame nationale financiering werking LAS voor lange termijn vastgelegd || || || || || || X || X

Legality Assurance System (systeem om de wettigheid te garanderen): controle van wettigheid ingevoerd || Systemen ontwikkeld

COCS herzien en aangepast aan eisen VPA || || X || X || || || ||

Procedures voor controle van wettigheid met aanpassingen aan nieuwe wettelijke eisen ontwikkeld || || X || X || || || ||

Systemen voor gegevensbeheer ontwikkeld en aangepast aan eisen VPA || || X || X || || || ||

Uitvoerige procedures en richtsnoeren ontwikkeld voor achtergebleven stammen en in beslag genomen hout || || X || X || || || ||

Uitvoerige procedures en richtsnoeren voor ingevoerd hout || || X || X || || || ||

Binnenlandse markt en informele sector opgenomen in LAS Landbouwproducten opgenomen in LAS (rubber en overig hout van plantages) || || || X || || X || ||

Instellingen versterkt || || || || || || ||

Contract met externe dienstverlener (External Service Provider - ESP) gesloten Overheidsinstantie voor toezicht op dienstencontract ingesteld || X || X || || || || ||

Opbouw ESP en functioneren LVD (inclusief werken met bij ESP gedetacheerd FDA-personeel) || || X || X || X || X || X ||

Opbouwen door ESP van capaciteit bij diverse overheidsinstanties voor controle van wettigheid zoals voorgeschreven in uitvoerige procedures || || || X || X || || ||

Overdracht van controlefuncties aan LVD bij FDA (uitvoerige planning van overdracht met belangrijkste fasering in contracten opnemen) || || || || || X || X ||

Systeem voor controle wettigheid: vergunningverlening ingesteld || Procedures vergunningverlening door LLD ontwikkeld || || X || || || || ||

Geleidelijke afschaffing exportvergunningen en toepassing van het nieuwe vergunningstelsel door LLD || || || X || || || ||

FLEGT-vergunningverlening voor uitvoer naar EU en andere markten || || || || X || X || X || X

Regelingen voor communicatie met bevoegde instanties in EU opgesteld || || || X || || || ||

Systeem voor controle wettigheid: onafhankelijke audit ingesteld || Onafhankelijke auditor aangetrokken || || X || || || || ||

Operationele procedures ontwikkeld en i.o.m. JIC goedgekeurd || || || X || || || ||

Start onafhankelijke audits en publicatie rapporten || || || X || X || X || X || X

FLEGT- vergunningen worden in de EU geaccepteerd || Externe evaluatie van functioneren LAS en EU-procedures, eventueel noodzakelijke aanpassingen (zie bijlage VI) || || || X || || || ||

JIC bevestigt datum met ingang waarvan EU FLEGT-vergunningen accepteert || || || X || || || ||

LAS operationeel, EU accepteert vergunningen || || || || X || || ||

Toezicht maatschappelijke organisaties ingesteld || Opbouw capaciteit maatschappelijke organisaties (MO) voor uitvoering toezicht || || X || X || || || ||

Monitoring MO in detail uitgewerkt || || X || || || || ||

Monitoring MO ingesteld || || || X || X || X || X || X

Wetshandhaving en regelgevingskader verbeterd || Bosbouwregelgeving gemeenschappen aangenomen Definitie van wettigheid bijgewerkt || || X || X || || || ||

Regelgeving kleine zaagbedrijven aangenomen LD bijgewerkt || || X || X || || || ||

Regelgeving m.b.t. achtergelaten stammen in concessiegebieden aangenomen || || || X || || || ||

Regelgeving over hout in douanevervoer aangenomen Uitvoerige procedures en richtsnoeren voor hout in douanevervoer aangenomen || || X || X X || || || ||

Regelgeving invoer hout aangenomen || || || X || || || ||

Regelgeving in beslag genomen hout aangenomen || || || X || || || ||

Verfijning procedures voor maatschappelijke overeenkomsten en andere sociale en milieuvoorzieningen ingevoerd || || X || X || || || ||

Wijzigingen LD || || || X || || || || X

Herziening regelgeving in kader LD op basis van ervaringen met tenuitvoerlegging LAS || || || || || || X ||

Capaciteit wetshandhaving vergroot || || || X || X || X || ||

Regulering en toezicht binnenlandse markt tot stand gekomen || Procedures voor wettelijke controle binnenlandse markt in LAS opgesteld (verwerkt in controle wettigheid en in COCS) || || || X || X || || ||

Instelling systeem informatievergaring || || || || X || || ||

Beoordeling bijdrage van informele sector aan nationale (lokale) economie (gevolgd door instelling geregeld toezicht) || || || || || || X ||

Scholing zagers m.b.t. nieuwe regelgeving en procedures || || || X || X || X || X || X

Bewaken effecten VPA || Start toezicht op organisaties voor referentiestudies || || X || || || || ||

Toezichtkader geaccordeerd door JIC || || X || || || || ||

Routinematig toezicht met rapportage aan JIC || || || X || X || X || X || X

Voorlichting || Financieel onderbouwd plan voor bewustmaking publiek voorbereid (V) en uitgevoerd (U) || || V || U || U || U || U || U

Handelsshows met handelspartners ter promotie voordelen hout met FLEGT-vergunning || || || X || || X || || X

Sites voor publieksvoorlichting en capaciteit tot stand gekomen (zie bijlage IX) || X || X || X || || || ||

Richtsnoeren ontwikkeling maatschappelijke overeenkomsten || X || X || || || || X ||

Gerichte informatie over naleving LAS voor verschillende belanghebbenden || || X || X || X || X || ||

VPA toezicht en rapporten JIC gepubliceerd || || X || X || X || X || X || X

BIJLAGE VIII

ONDERSTEUNENDE MAATREGELEN

26. Achtergronden

De bosbouwsector in Liberia maakt een proces van herstel en hernieuwde ontwikkeling door nadat in 2006 de VN-sancties tegen de houtkap werden opgeheven. Er is een nieuw wetgevingskader gekomen en er zijn bosgebieden aangewezen voor natuurbehoud enerzijds en commerciële en gemeenschappelijke bosbouwactiviteiten anderzijds. Nieuwe regelgeving wordt ontwikkeld voor regulering van de informele sector (ook wel de "kettingzagers" genoemd), die met name de binnenlandse markt voorziet.

Uit een onderzoek dat in december 2010 ter voorbereiding op de VPA werd uitgevoerd naar de mogelijkheden van overheidsdiensten, private marktdeelnemers en maatschappelijke organisaties om de functies te vervullen die in de nieuwe wettelijke en beleidskaders worden omschreven, blijkt dat er een grote kloof gaapt tussen de beoogde functies en de huidige mogelijkheden. Wil het in deze overeenkomst omschreven systeem ter garantie van de wettigheid (LAS) effectief functioneren, dan moet er meer capaciteit komen om de belangrijkste regulerende functies uit te voeren en moeten de in bijlage II van deze overeenkomst omschreven systemen worden verbeterd.

Liberia zal in samenwerking met de lidstaten van de Unie, de Europese Commissie en andere ontwikkelingspartners een pakket ondersteunende maatregelen nemen (zie artikel 15, lid 1 van deze overeenkomst) om deze overeenkomst effectief te kunnen uitvoeren. Tot dit pakket behoren maatregelen om:

(a)     uitvoeringsorganisaties op te richten, om een effectieve coördinatie te waarborgen,

(b)     de capaciteit van de belangrijkste betrokkenen te vergroten,

(c)     het systeem voor controle van de wettigheid tot stand te brengen,

(d)     het wettelijke en regelgevingskader te versterken,

(e)     toezicht uit te oefenen op de binnenlandse handel in hout en het belang daarvan voor de nationale economie,

(f)      toezicht uit te oefenen op de effecten van de VPA, onder meer op gemeenschappen en marktdeelnemers uit de private sector,

(g)     de tenuitvoerlegging van de VPA te bewaken,

(h)     te communiceren met belanghebbenden uit binnen- en buitenland,

(i)      het strategische kader voor de bosbouwsector te actualiseren.

Mogelijke ondersteunende maatregelen worden hierna kort omschreven. Zij zullen in een vroeg stadium van de tenuitvoerlegging van de VPA nader worden uitgewerkt in gedetailleerde actieplannen, waarin ook investeringsschema's zullen worden opgenomen.

27. Uitvoeringsorganisaties

Er worden institutionele organisaties opgericht voor een goede uitvoering en coördinatie van overheids- en andere instanties die betrokken zijn bij de tenuitvoerlegging van de VPA. Uitgaande van bestaande organisaties zullen met name twee nieuwe diensten worden opgericht binnen de autoriteit Bosbouwontwikkeling (Forestry Development Authority - FDA), het Liberiaans Controlebureau (Liberia Verification Department - LVD) en het Liberiaans bureau voor vergunningen (Liberia Licensing Department - LLD). Een van de prioriteiten voor het eerste jaar is een regeling voor de coördinatie van overheidsinstanties en het vergroten van de capaciteit van bestaande diensten, zodat zij nieuwe functies kunnen gaan vervullen. Met name zal in het eerste jaar van de tenuitvoerlegging een organisatie worden opgericht die het contract voor het uitbestede controle-/traceringssysteem (COCS) moet gaan beheren. Ter voorbereiding op de tenuitvoerlegging zal technische ondersteuning voor het plannen en opbouwen van de benodigde capaciteit prioriteit hebben (bijvoorbeeld opstellen van functieomschrijvingen, werving, in dienst nemen van deskundigen en communicatie tussen de FDA en andere agentschappen in de lijn, waaronder het agentschap Milieubescherming en de ministeries van Handel en industrie, Werkgelegenheid, Landbouw en Financiën (Concessiebureau en Douanebureau)).

28. Opbouwen van capaciteit

Alle partijen die zijn betrokken bij de tenuitvoerlegging van de VPA zullen capaciteit moeten opbouwen. In de planning hiervoor moet rekening worden gehouden met lopende en geplande ondersteuning van de sector (zie artikel 15 van deze overeenkomst). Het opbouwen van capaciteit omvat: (a) technische training voor overheidsinstanties, waaronder met name de FDA, het agentschap Milieubescherming en de douane, (b) training voor FDA-personeel dat met de externe dienstverlener samenwerkt, (c) training van groepen maatschappelijke organisaties, zodat zij toezicht kunnen uitoefenen op de werkzaamheden van het LAS en gemeenschappen kunnen ondersteunen bij hun deelname aan bosbouwgerelateerde activiteiten, (d) ondersteunen van groepen "kettingzagers" bij de vorming van coöperaties en technische vaardigheden, (e) training in informatiebeheer voor het LAS en het vermogen om routinematig informatie over de sector te analyseren en te publiceren en (f) vergroting van de capaciteit met behulp van technologie, waaronder toerusting met de juiste apparatuur, software en communicatiemiddelen.

Om de omvangrijke taken met betrekking tot de opbouw van capaciteit te begeleiden en uitgaande van de analyse van december 2010 over de ontoereikende capaciteit ontwikkelt Liberia een alomvattend financieel onderbouwd vijfjarenplan voor training, waarin lopende of geplande initiatieven worden verwerkt en onderscheid wordt gemaakt tussen interne opleidingen door de dienstverlener voor de controle/het traceringssysteem en andere vereiste opleidingen en opleidingen worden geïnventariseerd die kunnen worden verzorgd door bestaande initiatieven en waarvoor aanvullende maatwerktrainingen noodzakelijk zijn, die op de eisen van de VPA zijn toegesneden.

Verder zal Liberia een vijfjaren-investeringsplan ontwikkelen, waarin de benodigde voorzieningen en hun exploitatiekosten worden geïnventariseerd, alsmede de kosten voor bouw of renovatie en onderhoud van faciliteiten, investeringen door de dienstverlener voor een eventuele overdracht, investeringen uit bestaande gefinancierde initiatieven en investeringen waarvoor aanvullende financiering nodig is. Zoals aangegeven in artikel 15 zullen partijen in het kader van bestaande regelingen samenwerken om de middelen die voor deze opbouw van capaciteit noodzakelijk zijn, veilig te stellen.

29. Financieringsregelingen

Voor alle in deze bijlage omschreven maatregelen moeten gedetailleerde begrotingen worden opgesteld en financieringen worden aangetrokken. Voor dit laatste moet worden vastgesteld welke bijdrage Liberia uit eigen middelen kan leveren, moet worden bepaald wat de bijdrage van donoren moet zijn en moeten potentiële donoren worden gezocht en aangetrokken. De belangrijkste maatregelen zijn:

(a)     opstellen van de regeling voor de uitbetaling van gelden,

(b)     uitwerken van een totaalbegroting voor de korte en lange termijn en uitgewerkte voorstellen en bronnen voor de financiering van de tenuitvoerlegging van de VPA,

(c)     inventariseren van de steun uit Liberia's eigen middelen en de benodigde steun van de Unie en andere ontwikkelingspartners, met inbegrip van de coördinatie van bestaande ondersteuning door donoren indien relevant,

(d)     veilig stellen van fondsen.

30. Invoering van het LAS

Het LAS zal worden gebaseerd op bestaande systemen en organisaties die reeds in Liberia actief zijn. Er is ondersteuning nodig voor verbetering van systemen, om te kunnen controleren of wordt voldaan aan de definitie van wettigheid van bijlage II, door middel van de procedures die in dezelfde bijlage worden omschreven. De ondersteunende maatregelen zullen worden gericht op datgene wat nodig is om de functionele capaciteit bij een aantal verschillende overheidsagentschappen tot stand te brengen en om de onafhankelijke audit in te voeren. Hiertoe behoren de instelling van de controlefunctie van de wettigheid, het FLEGT-vergunningstelsel en de onafhankelijke auditfunctie en het aanpassen van het bestaande COCS aan de eisen van het LAS.

30.1. Invoering van het systeem voor controle van de wettigheid

Liberia sluit met een externe dienstverlener een overeenkomst voor het opbouwen, uitvoeren en overdragen van het systeem voor controle van de wettigheid en het traceringssysteem in een tijdsbestek van vijf jaar. Centraal hierbij staat het opbouwen van capaciteit bij de lijnorganisaties van de overheid die de benodigde functies moeten gaan vervullen. De externe dienstverlener werkt rechtstreeks met personeelsleden van het FDA die worden gedetacheerd bij hun dienst die op termijn de LVD wordt. De belangrijkste maatregelen zijn:

(a)     aanstellen van een gekwalificeerde vertegenwoordiger van de klanten, die ondersteuning geeft bij het opstellen van uitvoerige specificaties en contractdocumenten voor de dienstverlener en bij selectieprocedures,

(b)     verzorgen van publicaties over de aanbesteding, het opstellen van een shortlist en het beoordelen van inschrijvingen voor de dienstverlener,

(c)     onderhandelen over een contract met de dienstverlener op basis van opbouw, uitvoering en overdracht,

(d)     overplaatsen van betrokken FDA-medewerkers naar de dienstverlener,

(e)     oprichten van een supervisieorganisatie voor toezicht op de dienstverlener,

(f)      opbouwen en uitvoeren van het LAS zoals omschreven in bijlage II van deze overeenkomst,

(g)     opnemen in het traceringssysteem van procedures in zagerijen en de productie van rubberhout-spaanders,

(h)     opnemen in het traceringssysteem van ingevoerd hout en in beslag genomen hout,

(i)      uitbreiden van het LAS met voor de binnenlandse markt geproduceerd hout,

(j)      overdragen van door de dienstverlener uitgevoerde systemen naar de FDA.

30.2. Oprichting van het Liberiaans bureau voor vergunningen

De FDA stelt een afdeling Vergunningverlening in, die verantwoordelijk zal zijn voor het afgeven van FLEGT-vergunningen voor al het uitgevoerde hout. Zij ontwikkelt de uitgewerkte procedures voor de afgifte van FLEGT-vergunningen en waarborgt de samenhang met uitvoerprocedures, waarbij het bestaande systeem van uitvoervergunningen geleidelijk zal worden afgeschaft wanneer het stelsel van FLEGT-vergunningen in werking treedt. Daarbij zijn de belangrijkste maatregelen:

(a)     ontwikkelen (indien nodig met ondersteuning van deskundigen) van aanvullende routines om het bestaande stelsel van exportvergunningen aan te passen voor de afgifte van FLEGT-vergunningen,

(b)     oprichten van de dienst binnen de FDA,

(c)     werven van personeel en een technisch adviseur,

(d)     opstellen van ontwerp-regelgeving voor de afgifte van exportvergunningen,

(e)     geleidelijk afschaffen van exportvergunningen,

(f)      afgeven van FLEGT-vergunningen,

(g)     invoeren van regelingen voor de communicatie met bevoegde autoriteiten in de EU.

30.3. Invoering van een regeling voor de onafhankelijke audit

Zoals aangegeven in bijlage V van deze overeenkomst zal Liberia een onafhankelijke auditor (OA) aantrekken, die zorg moet dragen voor het goede functioneren van het LAS en de geloofwaardigheid van de systemen met name voor internationale markten moet waarborgen. Liberia zal de overeenkomst met de onafhankelijke auditor in overleg met de Unie sluiten op basis van de Liberiaanse aanbestedingsprocedures en in overeenstemming met de richtsnoeren van bijlage V. In dit verband zijn de belangrijkste maatregelen:

(a)     opstellen van een aanbestedingsbericht en een shortlist en selecteren van, en onderhandelen met de onafhankelijke auditor,

(b)     ontwikkelen van uitgewerkte procedures voor de onafhankelijke audit, die moeten worden goedgekeurd door het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging (Joint Implementation Committee - JIC),

(c)     initiëren van onafhankelijke audits,

(d)     opbouwen van capaciteit voor beoordeling en rapportage.

30.4. Externe beoordeling van het operationele LAS

Zoals aangegeven in bijlage VI van deze overeenkomst wordt het LAS onderworpen aan een onafhankelijke technische beoordeling voordat het vergunningstelsel volledig in werking treedt en de EU-autoriteiten FLEGT-vergunningen accepteren. De belangrijkste maatregelen zijn:

(a)     uitvoeren van een onafhankelijke beoordeling van het LAS, bespreken van de resultaten en aanpassen van de systemen indien nodig,

(b)     het JIC informeren over de beoordelingsresultaten en in overleg vaststellen van een datum waarop het vergunningstelsel in werking treedt en de EU-autoriteiten FLEGT-vergunningen moeten controleren voordat hout op de markt van de Unie wordt binnengebracht.

31. Versterken wetshandhaving en regelgevingskader

Parallel aan de tenuitvoerlegging van het LAS onderzoekt Liberia de doelmatigheid van het regelgevings- en handhavingssysteem en de samenhang van het wettelijke kader voor de bosbouwsector en voert het indien nodig verbeteringen door. Bij de ontwikkeling van de definitie van wettigheid, raadplegingen en praktijkproeven die in de ontwikkelingsfase daarvan plaatsvonden, is gebleken dat de regelgeving op bepaalde gebieden verder moet worden gewijzigd om marktpartijen duidelijke richtsnoeren te kunnen bieden. De belangrijkste maatregelen zijn:

(a)     evalueren van de regelgeving nadat vijf jaar met het LAS is gewerkt, waarbij praktische problemen met betrekking tot de toepassing en de controle van de naleving van de wettelijke voorschriften worden geïnventariseerd,

(b)     verbeteren van de volgende onderdelen van het wettelijke kader: richtsnoeren voor het sluiten van sociale overeenkomsten, regelgeving voor bosbouw in gemeenschappen, procedures voor het omgaan met achtergelaten stammen, procedures voor het omgaan met hout dat in beslag is genomen wegens overtreding van de wet, richtsnoeren voor de verwerking van onafhankelijke certificeringsregelingen in het LAS, procedures voor het opstellen van de uitsluitingslijst, procedures voor het volgen van hout door verwerkingsfabrieken, regelgeving voor de toegang van derden en het gebruik van middelen in een concessiegebied, regulering van "kettingzagers", regelgeving voor de invoer van hout en voor hout in douanevervoer, verbeteren van MER-procedures en milieubeheer in contractgebieden voor hout,

(c)     verbeteren van regelgeving met betrekking tot veiligheid en welzijn van werknemers in de houtindustrie,

(d)     eventueel noodzakelijke aanpassingen van het schema voor de controle van de wettigheid uit bijlage II van deze overeenkomst naar aanleiding van wijzigingen in wet- en regelgeving.

32. Toezicht op de binnenlandse houtmarkt

De binnenlandse houtmarkt is van groot belang voor de nationale economie, maar inzicht en regulering ontbreken grotendeels. Liberia zal nieuwe regelgeving vaststellen om beter te kunnen omgaan met kleine zelfstandige houtzagers. De productie voor de binnenlandse handel zal in het LAS worden opgenomen en er komt regelgeving voor betere regulering, eerlijke handel en milieuwaarborgen in wat op dit moment nog een informele sector is, die buiten het wettelijk vastgestelde systeem opereert. De belangrijkste maatregelen zijn:

(a)     organiseren van de binnenlandse houtmarkt,

(b)     verbeteren van het wettelijke kader voor de binnenlandse houtmarkt,

(c)     tot stand brengen van een informatiesysteem,

(d)     tot stand brengen van een goed traceringssysteem voor hout dat op de binnenlandse markt wordt verkocht,

(e)     opnemen van de binnenlandse houtverkoop in het LAS.

33. Bewaking van de effecten van de VPA

Bewaking van de maatschappelijke, milieu- en markteffecten van de VPA, in algemene zin en met bijzondere nadruk op gemeenschappen die van de bosbouw afhankelijk zijn is nodig om te waarborgen dat met de VPA de beoogde doelen worden verwezenlijkt. Belangrijkste maatregelen: ontwerpen van een kader voor monitoring, met nulmetingen en in overleg vastgestelde indicatoren voor onder meer: verbetering van governance-structuren, toewijzing van gebruiksrechten voor bos, maatschappelijke overeenkomsten en winstdeling met getroffen gemeenschappen, volumes gereguleerd hout in vergelijking met nog ongereguleerde volumes, bewijzen van wetshandhaving, volumes in beslag genomen hout en de verwijdering daarvan, doelmatigheid van het genereren van opbrengsten, doeltreffendheid van het uitkeren van opbrengsten aan getroffen gemeenschappen, markten voor Liberiaans hout en de effecten van de VPA op zijn concurrentiepositie. Het JIC brengt een doeltreffende bewaking tot stand zoals omschreven in bijlage X van deze overeenkomst.

34. Toezicht op tenuitvoerlegging VPA

Het JIC draagt de algehele verantwoordelijkheid voor het toezicht op de tenuitvoerlegging van de VPA. Dit omvat herziening en maatregelen naar aanleiding van de onafhankelijke auditrapporten, en evaluaties van bovengenoemde effectbeoordeling. Daarnaast houden ook andere belanghebbenden, waaronder maatschappelijke organisaties, toezicht op de tenuitvoerlegging van de VPA en dragen zij op die manier bij aan een effectieve uitvoering van de VPA. Het JIC ontvangt rapporten van belanghebbenden en draagt zorg voor een doeltreffende klachtenregeling om geconstateerde problemen op te lossen. De belangrijkste maatregelen zijn:

(a)     ondersteunen van het in artikel 16 van deze overeenkomst omschreven brede nationale comité van toezicht bij het organiseren van geregelde inspraakbijeenkomsten over de tenuitvoerlegging van de VPA, waar belanghebbenden feedback kunnen geven,

(b)     toezicht door maatschappelijke organisaties, waarbij ook zorgen op gemeenschapsniveau kunnen worden geformuleerd en kenbaar gemaakt bij de LVD, LLD en OA, het brede nationale comité van toezicht en het JIC.

35. Voorlichting

Voorlichting is een van de steunpilaren van de uitvoering van de VPA en van wezenlijk belang bij het verbeteren van het negatieve imago van de sector vanwege de problematische geschiedenis van Liberia en zijn houtindustrie. De VPA biedt een goede gelegenheid om te werken aan transparantie, verantwoording en wettigheid. De waarde van voorlichting over de inspanningen van de overheid om de governance in de bosbouwsector te verbeteren kan niet genoeg worden benadrukt. De VPA heeft niet alleen gevolgen voor het bestuur, maar ook voor verschillende groepen belanghebbenden en het bredere publiek, en vereist daarom een brede communicatiestrategie waarbij alle nodige informatie wordt verstrekt over de VPA en zijn gevolgen en voordelen, niet alleen in economisch, maar ook in milieu- en maatschappelijk opzicht. Voorlichting over geplande activiteiten en resultaten in het kader van de VPA is gericht op:

(a)     stimuleren van betrokkenheid en waarborgen van de samenhang van activiteiten van verschillende betrokkenen,

(b)     waarborgen van de openbaarheid van informatie, om het toezicht te vergemakkelijken,

(c)     bevorderen van het imago van Liberiaans hout op de internationale markt,

(d)     behouden van de steun van de bevolking voor de activiteiten van Liberia voor het bevorderen van duurzaam bosbeheer en de ontwikkelingen van gemeenschappen die daarvan afhankelijk zijn,

(e)     uitdragen van de voordelen van de VPA onder belanghebbenden en de bevolking als geheel.

Daartoe ondersteunt Liberia maatregelen om de ambitie en de resultaten van de VPA effectief te communiceren. De belangrijkste maatregelen zijn:

(a)     voorbereiden en uitvoeren van een communicatiestrategie gericht op vergroting van het bewustzijn van de bevolking met behulp van moderne en traditionele media, om die bevolking en de houthandel te informeren over de tenuitvoerlegging van de VPA en zijn effecten en voordelen,

(b)     inventariseren van de juiste doelgroepen en ontwikkelen van specifieke gedrukte en elektronische berichten over de VPA voor elke doelgroep met geregelde updates,

(c)     tot stand brengen van een platform voor de uitwisseling van informatie, voor consistente verspreiding van informatie aan partners in binnen- en buitenland, ook met aandacht voor de plaats hiervan in de uitvoeringsorganisatie als geheel,

(d)     organiseren van handelsshows met mogelijke handelspartners, waarbij de voordelen van hout met FLEGT-vergunning worden uitgedragen,

(e)     invoeren van systemen waarmee betrokken overheidsinstanties informatie kunnen publiceren en antwoord kunnen geven op verzoeken om informatie in het kader van de wet op de vrijheid van informatie zoals omschreven in bijlage IX.

BIJLAGE IX

MAATREGELEN OP HET GEBIED VAN PUBLIEKSVOORLICHTING EN TRANSPARANTIE

Aansluitend bij de wens van de Liberiaanse regering om te komen tot een transparant en verantwoord beheer van natuurlijke hulpbronnen, zoals blijkt uit de nauwgezette tenuitvoerlegging van het initiatief voor transparantie in de winningsindustrie (Extractive Industries Transparency Initiative - EITI) zijn de partijen het er over eens dat openbaarmaking van informatie en andere transparantiemaatregelen van wezenlijk belang zijn voor een succesvolle tenuitvoerlegging van de VPA (zie artikel 21 van deze overeenkomst). In dit verband zullen de partijen geregeld alle voor de belanghebbenden relevante informatie publiceren, alsmede informatie waarmee de tenuitvoerlegging en bewaking van de VPA kan worden bevorderd. In deze bijlage wordt de informatie omschreven die door de Liberiaanse regering moet worden gepubliceerd of door haar openbaar kan worden gemaakt krachtens de wet op de vrijheid van informatie.

36. Categorieën informatie die standaard zullen worden gepubliceerd

Onderstaande informatie wordt openbaar gemaakt middels geregelde publicaties (zie artikel 2, leden 5 en 6, van de wet op de vrijheid van informatie van 2010). Afhankelijk van de aard van de informatie en de doelgroep kan de informatie op diverse manieren worden verstrekt, onder meer via:

(a)     websites,

(b)     uitvoeringsplatforms voor meerdere groepen belanghebbenden,

(c)     openbare bijeenkomsten,

(d)     persconferenties,

(e)     nationale radio en kranten,

(f)      brochures en nieuwsbrieven.

Zoals aangegeven in bijlage VIII wordt een brede communicatiestrategie ontwikkeld ter ondersteuning van de verspreiding van informatie aan alle belanghebbenden en met gebruikmaking van de meest geschikte middelen.

36.1. Specifieke informatie over de vrijwillige partnerschapsovereenkomst

(a)     De VPA en al haar bijlagen.

(b)     Rapporten van het gemengd comité voor de tenuitvoerlegging (JIC), waarin de volgende informatie moet worden opgenomen:

· aantal door Liberia afgegeven FLEGT-vergunningen,

· aantal afgewezen aanvragen voor FLEGT-vergunningen,

· gevallen waarin de procedure voor de afgifte van FLEGT-vergunningen in Liberia niet werd gevolgd en maatregelen die naar aanleiding daarvan zijn genomen,

· hoeveelheden hout en houtproducten die jaarlijks naar de Unie worden uitgevoerd,

· aantal door de Unie ontvangen FLEGT-vergunningen,

· per lidstaat de hoeveelheden hout en houtproducten die op grond van het FLEGT-vergunningstelsel in de Unie werden ingevoerd.

(c)     Rapporten van de onafhankelijke auditor.

(d)     Procedures voor het functioneren van het JIC.

(e)     Notities en andere rapporten van het JIC, waaronder monitoring en effectrapportages zoals omschreven in bijlage X.

(f)      Procedures en opdracht voor het functioneren van het nationale comité van belanghebbenden voor de monitoring van de VPA.

(g)     Richtsnoeren voor diverse belanghebbenden voor de naleving van het LAS.

(h)     Richtsnoeren voor maatschappelijke overeenkomsten.

36.2. Informatie over het beheer van de bosbouwsector

(a)     Informatie over, en documenten van overheidsinstanties die toezicht op de bosbouwsector uitoefenen en deze informatie op grond van de regelingen voor openbaarmaking (zie de artikelen 2, leden 1-3, van de wet op de vrijheid van informatie uit 2010) geregeld openbaar moeten maken, waaronder:

· rechtsgrondslag van de overheidsinstantie of autoriteit,

· hun bestaande beleid, procedures en regels,

· hun budgetten,

· de jaarrekeningen van het agentschap of de autoriteit,

· hun organisatieschema, inclusief hun rapportagelijnen,

· concrete contracten,

· procedure voor beroep tegen besluiten van de autoriteit of haar ambtenaren,

· besluiten van de directie,

· auditrapporten,

· openbare commentaren, rapporten, strategieën en handboeken voor de bosbouwsector, overeenkomstig artikel 18, lid 15, van de nationale wet voor de hervorming van de bosbouw.

(b)     Alle wetgeving, verordeningen en uitvoeringsprocedures die door de Liberiaanse regering zijn vastgesteld. Dit omvat alle aspecten van het regelgevingskader waarnaar wordt verwezen in de Liberiaanse definitie van wettigheid uit bijlage II van deze overeenkomst,

36.3. Informatie over de toewijzing van bosbestanden

(a)     afgegeven bosbouwvergunningen met inbegrip van verkoopcontracten voor hout (Timber Sales Contracts - TSC), contracten voor bosbeheer (Forest Management Contracts - FMC), overeenkomsten en vergunningen voor activiteiten en verwerking van houtproducten, waaronder vergunningen voor bosgebruik (Forest Use Permits - FUP) en vergunningen voor particulier gebruik (Private Use Permit - PUP),

(b)     contracten voor landbouwconcessies voor in bijlage I genoemde producten,

(c)     documenten met betrekking tot inschrijvingen op concurrentiebasis: rapport van panels voor de beoordeling van prekwalificaties,

(d)     gegunde concessiecontracten,

(e)     maatschappelijke overeenkomsten tussen bosgemeenschappen en alle contract- of vergunninghouders,

(f)      kaarten van gemeentelijke bossen en de oppervlakte daarvan,

(g)     lijsten en kaarten van alle gegunde/verleende TSC's, PUP's, FUP's en FMC's.

36.4. Informatie over de productie van bosbestanden

(a)     Volumes en geldwaarden (zoals vastgesteld in goedgekeurde FOB-prijslijsten) van geoogste bosbestanden, verwerkte bosproducten en uitgevoerde bosproducten, gerapporteerd als:

· totale jaarlijkse productie,

· per geproduceerde soort per vergunning voor bosbestanden,

(b)     Jaarlijks volume hout en houtproducten dat in Liberia wordt ingevoerd of via Liberia wordt doorgevoerd.

36.5. Informatie over bosleges en opbrengsten

(a)     Overzicht van alle bosbouwgerelateerde leges en belastingen.

(b)     FOB-prijzen.

36.6. Informatie over wetshandhaving in concessiegebieden

(a)     Opgelegde boeten en lijst van betalers en wanbetalers of overtreders.

(b)     Jaarlijks volume houtproducten dat op openbare veilingen wordt verkocht en de geldwaarde van de verkopen.

37. Openbaar gemaakte informatie na een verzoek op grond van de wet op de vrijheid van informatie

De procedure voor het verlenen van toegang tot informatie, bestanden of documenten als bedoeld in deze bijlage komt overeen met de procedures die wordt omschreven in artikel 3, leden 1-14, van hoofdstuk 3 van de wet op de vrijheid van informatie.

37.1. Informatie over de toewijzing van bosbestanden

(a)     Prekwalificatiedocumenten die op verzoek beschikbaar worden gesteld na het doorlopen van de prekwalificatieprocedure.

· Lijst van geprekwalificeerde ondernemingen.

(b)     Documenten met betrekking tot inschrijvingen op concurrentiebasis die op verzoek beschikbaar worden gesteld nadat de winnende inschrijving is geselecteerd en alle inschrijvers zijn geïnformeerd:

· inschrijvingsdocumenten,

· rapport van het panel dat de inschrijvingen heeft beoordeeld.

(c)     Lijst van ambtshalve uitgesloten personen (dit zijn personen die geen belangen in commerciële houtkapbedrijven mogen hebben omdat zij momenteel een openbaar ambt vervullen).

(d)     Lijst van anderszins uitgesloten personen (dit zijn personen die van de Liberiaanse houtindustrie zijn uitgesloten vanwege betrokkenheid bij gebruik, beheer of kap van bosbestanden terwijl zij gewapende burgerlijke onlusten ondersteunen of stimuleren).

(e)     Lijst van geschorste personen (dit zijn personen die geschorst zijn omdat zij financiële verplichtingen in verband met bosgebruik niet nakomen).

(f)      Alle documenten, bestanden en informatie over toegelaten ondernemingen en goedgekeurde plannen voor bosbeheer.

(g)     Plaats en eigendom van land dat onder een bosrijkdomvergunnning valt.

(h)     Namen van houders van bosbestanden en korte omschrijving van de gebieden die onder hun vergunning vallen (grootte en soort bosbestanden).

37.2. Informatie over de productie van bosbestanden

(a)     Volume en plaats van voor kap beschikbaar hout krachtens de jaarlijkse kapconcessie.

(b)     Informatie uit de Liberiaanse LAS-database.

(c)     Jaarlijks volume houtproducten dat op de binnenlandse markt wordt verbruikt, per producttype en soort.

37.3. Informatie over de verwerking

(a)     Lijst van geregistreerde houtverwerkingsbedrijven en hun contactgegevens.

(b)     Productiecapaciteit per verwerkingseenheid per onderneming.

(c)     Jaarlijks volume verwerkte stammen per soort en producttype per verwerker.

37.4. Informatie over bosleges en opbrengsten

(a)     Bedrag aan door het ministerie van Financiën aan bedrijven in de bosbouwsector opgelegde leges en belastingen en betaalde bedragen voor bosbestanden per contracthouder.

(b)     Inkomsten en uitgaven van de overheid aan het Community Forestry Development Funds.

(c)     Inkomsten en uitgaven van de National Community Benefit Sharing Trust.

(d)     Inkomsten en uitgaven van de Trust aan Community Forestry Development Committees met een uitsplitsing naar project, datum en betrokken gemeenschap.

(e)     Uitkomsten van klachten van het publiek in verband met het County Forestry Development Fund en de National Benefit Sharing Trust of Community Forestry Development Committees.

37.5. Informatie over wetshandhaving in concessiegebieden

(a)     Aanklachten wegens overtredingen, aanhoudingen, schikkingen en veroordelingen in verband met activiteiten in het kader van vergunningen voor bosbestanden zoals vastgelegd door de FDA.

(b)     Facturen voor vergunningen voor bosbestanden en betalingsgegevens.

38. Procedure voor toegang tot openbare informatie, bestanden of documenten

Deze bijlage sluit aan bij de Liberiaanse wet op de vrijheid van informatie, op grond waarvan elke openbare instelling en private onderneming die openbare middelen en uitkeringen ontvangt of een openbare functie vervult, dient aan te geven op welke wijze het publiek toegang kan krijgen tot diverse gegevens.

De FDA en alle andere overheidsinstanties hebben procedures ontwikkeld voor het openbaar maken van informatie of zijn daarmee doende.

Om deze bijlage uitvoerbaar te maken, moeten de procedures/richtsnoeren of instructies voor het beantwoorden van verzoeken om informatie worden ontwikkeld en goedgekeurd. Daarnaast worden de bepalingen voor rapportage en openbaarmaking die voor de LLD en de LVD gelden verder ontwikkeld gedurende de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst.

BIJLAGE X

FUNCTIES VAN HET GEMENGD COMITÉ VOOR DE TENUITVOERLEGGING

Op grond van artikel 19 van de overeenkomst stellen partijen een organisatie voor monitoring en besluitvorming in, het zogenoemde gemengd comité voor de tenuitvoerlegging (Joint Implementation Committee - JIC). Het JIC is verantwoordelijk voor het toezicht op en de bewaking van de tenuitvoerlegging van de overeenkomst. Het JIC bevordert dialoog en uitwisseling van informatie over het functioneren van deze overeenkomst. Met name dient het JIC:

(a)          voor wat betreft het beheer van de overeenkomst:

1.       jaarlijks een verslag te publiceren over de tenuitvoerlegging van de overeenkomst, conform het bepaalde in bijlage IX,

2.       naar aanleiding van de evaluatie van het functioneren van het systeem voor controle van de wettigheid en op basis van de beoordelingscriteria van bijlage VI een aanbeveling te doen over de datum waarop het FLEGT-vergunningstelsel in werking treedt,

3.       de voortgang met betrekking tot de verwezenlijking van de doelstellingen te evalueren, evenals de tijdgebonden activiteiten uit deze overeenkomst en zaken in verband met de tenuitvoerlegging van de overeenkomst,

4.       voorstellen te doen of maatregelen te nemen ter verbetering van de resultaten van de overeenkomst,

5.       bijlagen van de overeenkomst te wijzigen overeenkomstig het bepaalde in artikel 26 van deze overeenkomst,

6.       punten van zorg die naar voren zijn gebracht door een der partijen aan te pakken en te trachten oplossingen te vinden voor eventuele conflicten die bij de tenuitvoerlegging van artikel 10 van de overeenkomst rijzen,

7.       punten van zorg die naar voren zijn gebracht door een der partijen aan te pakken en te trachten oplossingen te vinden voor eventuele conflicten die rijzen bij meningsverschillen tussen partijen, overeenkomstig artikel 24 van deze overeenkomst,

8.       rapporten en notities te publiceren om het functioneren van het JIC zo transparant mogelijk te maken,

(b)          voor wat betreft de bewaking en de beoordeling van de overeenkomst:

1.       de algehele voortgang bij de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst te bewaken, met inbegrip van het functioneren van het systeem voor controle van de wettigheid,

2.       op basis van de beschikbare informatie geregeld gezamenlijke projecten uit te voeren ter beoordeling van de effectiviteit van deze overeenkomst en zijn effecten,

3.       de marktsituatie te bewaken, daarover geregeld te rapporteren en indien nodig opdracht te geven voor de uitvoering van studies en aanbevelingen te doen over maatregelen naar aanleiding van rapporten met marktgegevens,

4.       de maatschappelijke, economische en milieueffecten van deze overeenkomst te toetsen aan relevante praktijkrichtlijnen en criteria die door partijen in overleg worden vastgesteld, en eventuele in deze toetsingen en beoordelingen geconstateerde problemen aan te pakken,

5.       problemen te inventariseren die verband houden met de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst en voorstellen te doen voor passende maatregelen om deze problemen op te lossen,

(c)          voor wat betreft de onafhankelijke audit van de overeenkomst:

1.       het procedurehandboek van de onafhankelijke auditor goed te keuren overeenkomstig de bepalingen van bijlage V,

2.       rapporten van de onafhankelijke auditor te beoordelen, alsmede eventuele klachten over de werking van het FLEGT-vergunningstelsel op het grondgebied van een der partijen,

3.       rapporten of klachten te beoordelen die verband houden met het functioneren van de onafhankelijke auditor en in overleg te bepalen welke passende maatregelen moeten worden genomen,

4.       rapporten van de onafhankelijke auditor te publiceren overeenkomstig het bepaalde in de bijlagen V en IX,

5.       indien nodig toezicht te houden op de maatregelen die worden genomen om door de onafhankelijke auditor gesignaleerde problemen op te lossen,

(d)          voor wat betreft het betrekken van belanghebbenden bij de tenuitvoerlegging en monitoring van deze overeenkomst:

1.       aanbevelingen te doen over de opbouw van capaciteit voor een succesvolle tenuitvoerlegging van deze overeenkomst en indien nodig over de noodzaak om de mogelijkheden en de participatie van de private sector en maatschappelijke organisaties bij de bewaking van de naleving van wet- en regelgeving voor bosbeheer in Liberia te vergroten,

2.       passende maatregelen te nemen om de participatie van betrokken belanghebbenden bij de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst te bevorderen,

3.       indien nodig werkgroepen of andere suborganen in te stellen voor werkzaamheden waarvoor specifieke deskundigheid of het perspectief van de belanghebbenden vereist is.

[1]               PB C 268 van 7.11.2003, blz. 1.

[2]               COM(2003) 251.

[3]               PB L 347 van 30.12.2005, blz. 1.

[4]               Document 15102/05 van de Raad, niet openbaar.

[5]               PB C […], […], blz. […].

[6]               COM(2003) 251.

[7]               PB C 268 van 7.11.2003, blz. 1.

[8]               PB C 157E van 6.7.2006, blz. 482.

[9]               PB C […], […], blz. […]; gelieve nummer, datum en referentie van publicatie voor het doc. in te voegen.

[10]             PB: voeg datum van ondertekening in.

[11]             PB L 317 van 15.12.2000.

[12]             COM (2003) 251 definitief van 21.5.2003.

[13]             A/RES 62/98, 31 januari 2008.

[14]             PB L 347 van 30.12.2005.

[15]             Nationale hervormingswet voor de bosbouw (National Forestry Reform Law - NFRL) van 2006.

[16]             PB L 302 van 19.10.1992.

[17]             PB L 253 van 11.10.1993.

[18]             PB L 61 van 3.3.1997, blz. 1.

[19]             Cyclus: 5 jaar voor FMC en FUP; 3 jaar voor TSC.

[20]             Cyclus: 5 jaar voor FMC en FUP; 3 jaar voor TSC.

[21]             Tussen aangifte contracthouder en controle door COCIS.

[22]             Op basis van door de contracthouders verstrekte gegevens. 

[23]             Formulieren met boomgegevens worden ingevuld bij het kappen van de bomen en voordat zij in lange stammen worden verzaagd.

[24]             PB L 347 van 30.12.2005, blz. 1.

[25]             Verordening (EG) nr. 1024/2008 van de Commissie van 17 oktober 2008 tot vaststelling van gedetailleerde maatregelen ter uitvoering van Verordening (EG) nr. 2173/2005 van de Raad inzake de opzet van een FLEGT-vergunningensysteem voor de invoer van hout in de Europese Gemeenschap, PB L 277 van 18.10.2008, blz. 23.

[26]             Het in het vrije verkeer brengen is een douaneprocedure van de EU. Op grond van artikel 129, lid 2 en 3, van Verordening (EG) nr. 450/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 23 april 2008 tot vaststelling van het communautair douanewetboek (gemoderniseerd douanewetboek) houdt het in het vrije verkeer brengen het volgende in: (a) de inning van verschuldigde invoerrechten, (b) de inning, voor zover van toepassing, van andere heffingen, overeenkomstig de relevante voorschriften met betrekking tot de inning van deze heffingen, (c) de toepassing van handelspolitieke maatregelen en verboden en beperkingen voor zover zij niet in een eerder stadium zijn toegepast (in dat geval wordt daarbij het bestaan van een FLEGT-vergunning gecontroleerd), (d) de vervulling van de andere formaliteiten voor de invoer van de goederen. Niet-communautaire goederen die in het vrije verkeer worden gebracht, verkrijgen daardoor de douanestatus van communautaire goederen.

[27]             ISO/IEC 17021:2006. Conformiteitsbeoordeling – Eisen voor instellingen die audits en certificatie van managementsystemen uitvoeren.

[28]             ISO 19011:2002. Richtlijnen voor het uitvoeren van kwaliteits- en/of milieumanagementsysteemaudits.