EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52009TA1215(07)
Report on the annual accounts of the European Chemicals Agency for the financial year 2008, together with the Agency’s replies
Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor chemische stoffen betreffende het begrotingsjaar 2008, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap
Verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor chemische stoffen betreffende het begrotingsjaar 2008, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap
PB C 304 van 15.12.2009, p. 33–37
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
|
15.12.2009 |
NL |
Publicatieblad van de Europese Unie |
C 304/33 |
VERSLAG
over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor chemische stoffen betreffende het begrotingsjaar 2008, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap
2009/C 304/07
INHOUD
|
|
Paragraaf |
Bladzijde |
|
INLEIDING … |
1-2 |
34 |
|
BETROUWBAARHEIDSVERKLARING … |
3-12 |
34 |
|
OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER … |
13-14 |
35 |
|
ANDERE KWESTIES … |
15 |
35 |
|
Tabel … |
36 |
|
|
Antwoorden van het Agentschap … |
37 |
|
INLEIDING
|
1. |
Het Europees Agentschap voor chemische stoffen (hierna „het Agentschap” genoemd), gevestigd te Helsinki, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1907/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2006 (1). De voornaamste taken ervan zijn het waarborgen van een hoog niveau van bescherming van de gezondheid van de mens en het milieu, alsmede het vrije verkeer van stoffen als zodanig, in preparaten of voorwerpen, en tegelijkertijd het vergroten van het concurrentievermogen en de innovatie. Deze verordening dient ook de ontwikkeling van alternatieve beoordelingsmethoden voor gevaren van stoffen te bevorderen (2). Het Agentschap werd op 1 januari 2008 financieel onafhankelijk van de Commissie. |
|
2. |
De begroting 2008 van het Agentschap beliep 66,4 miljoen euro. Aan het eind van het jaar had het Agentschap 244 personeelsleden in dienst. |
BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
|
3. |
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 248 van het Verdrag controleerde de Rekenkamer de jaarrekening (3) van het Agentschap, die bestaat uit de „financiële staten” (4) en de „verslagen over de uitvoering van de begroting” (5) betreffende het per 31 december 2008 afgesloten begrotingsjaar, alsmede de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. |
|
4. |
Deze betrouwbaarheidsverklaring is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (6) aan het Europees Parlement en de Raad gericht. |
De verantwoordelijkheid van de directeur
|
5. |
Als ordonnateur voert de directeur de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regeling van het Agentschap, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten (7). De directeur is verantwoordelijk voor het opzetten (8) van de organisatorische structuur en van de systemen en procedures voor beheer en interne controle die van belang zijn om definitieve rekeningen (9) te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten en om te verzekeren dat de onderliggende verrichtingen bij deze rekeningen wettig en regelmatig zijn. |
De verantwoordelijkheid van de Rekenkamer
|
6. |
De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle een verklaring af te geven over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van het Agentschap en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. |
|
7. |
De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en ISSAI (10). Volgens die standaarden moet de Rekenkamer voldoen aan ethische voorschriften en de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de rekeningen geen afwijkingen van materieel belang bevatten en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn. |
|
8. |
De controle van de Rekenkamer houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. De keuze van de procedures is afhankelijk van haar controleoordeel, waaronder de beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang in de rekeningen of van onwettige of onregelmatige verrichtingen als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risicobeoordelingen wordt gekeken naar de interne controle met betrekking tot de opstelling en presentatie van de rekeningen door de entiteit om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. De controle van de Rekenkamer houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. |
|
9. |
De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor de navolgende oordelen. |
Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen
|
10. |
Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Agentschap (11) op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2008 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement. |
Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen
|
11. |
Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van het Agentschap betreffende het per 31 december 2008 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
|
12. |
De hierna volgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer. |
OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER
|
13. |
De begrotingsbetalingen beliepen 36,4 miljoen euro, 54 % van het vastgelegde bedrag. Met name de beleidsactiviteiten liepen vertraging op vanwege problemen met de ingebruikname van het IT-systeem en het gebrek aan gekwalificeerd personeel. Er was 20 miljoen euro aan vastleggingskredieten uitgetrokken voor beleidsactiviteiten, maar 8,2 miljoen euro daarvan werd overgedragen en 7,5 miljoen euro geannuleerd. Deze situatie is in strijd met het jaarperiodiciteitsbeginsel en wijst op tekortkomingen in de planning van de activiteiten van het Agentschap. |
|
14. |
Voor een groot aantal verrichtingen, voor een totaalbedrag van meer dan 0,4 miljoen euro, waren de uitgaven niet gedekt door een begrotingsvastlegging en dus onregelmatig. Betalingskredieten werden ten onrechte naar 2009 overgedragen; in de meeste gevallen hielden zij verband met in 2009 uit te voeren activiteiten (12) en in één geval met een fout in de beoordeling van een vastlegging (13). Deze situatie wijst erop dat het Agentschap zijn procedures voor het toezicht op het gebruik van zijn kredieten dient te verbeteren. |
ANDERE KWESTIES
|
15. |
De directeur van het Agentschap benoemde zichzelf in 14 wervingsprocedures als voorzitter van het selectiecomité. Gelet op zijn prerogatieven als tot aanstelling bevoegd gezag was de onafhankelijkheid (14) van de andere leden van deze selectiecomités — aan de directeur ondergeschikte tijdelijke functionarissen — niet verzekerd. De controle van drie procedures wees op tekortkomingen in de documentatie met de samenvatting van de werkzaamheden van de selectiecomités: met name ontbrak de motivering van de in de verschillende stadia van het selectieproces genomen beslissingen. |
Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 8 oktober 2009.
Voor de Rekenkamer
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
President
Tabel
Europees Agentschap voor chemische stoffen (Helsinki)
|
Communautaire bevoegdheden volgens het Verdrag |
Bevoegdheden van het Agentschap zoals omschreven in Verordening (EG) nr. 1907/2006 (REACH-verordening) en Verordening (EG) nr. 1272/2008 (Indeling, etikettering en verpakking van stoffen en mengsels) |
Organisatie |
In 2008 ter beschikking van het Agentschap gestelde middelen |
In 2008 geleverde producten en diensten |
|||||
|
De rechtsgrondslag van de oprichtingsverordening van het Agentschap, Verordening (EG) nr. 1907/2006 (REACH), is artikel 95 van het EG-Verdrag. |
Doelstellingen Het doel van de REACH-verordening is een hoog niveau van bescherming van de gezondheid van de mens en het milieu, inclusief de bevordering van alternatieve beoordelingsmethoden voor gevaren van stoffen, alsmede het vrije verkeer van stoffen op de interne markt te waarborgen en tegelijkertijd het concurrentievermogen en de innovatie te vergroten. Een centrale rol van het Agentschap moet zijn, ervoor te zorgen dat de stoffenwetgeving en de onderliggende besluitvorming en wetenschappelijke basis geloofwaardig zijn voor alle betrokkenen en het publiek. Het Agentschap moet ook een centrale rol vervullen bij de coördinatie van de voorlichting over deze verordening en de tenuitvoerlegging ervan. Het is dus van essentieel belang dat de communautaire instellingen, de lidstaten, het publiek en de marktdeelnemers vertrouwen hebben in het Agentschap. Daarom moeten de onafhankelijkheid, het hoge niveau van wetenschappelijke, technische en regelgevingscapaciteit, de transparantie en de efficiëntie ervan gewaarborgd zijn. |
Taken Het Agentschap werd opgericht om de technische, wetenschappelijke en administratieve aspecten van de REACH-verordening te beheren en in bepaalde gevallen uit te voeren en de consistentie op communautair niveau met betrekking tot deze aspecten te waarborgen. Het Agentschap moet de lidstaten en de instellingen van de Gemeenschap ook zo goed mogelijk wetenschappelijk en technisch advies verstrekken over vraagstukken in verband met chemische stoffen die binnen de bevoegdheid van het Agentschap vallen en overeenkomstig de REACH-verordening aan het Agentschap worden voorgelegd. Het Agentschap heeft ook taken met betrekking tot de indeling en etikettering van chemische stoffen. In het bijzonder moet het Agentschap de lidstaten en de instellingen van de Gemeenschap zo goed mogelijk wetenschappelijk en technisch advies verstrekken en technische en wetenschappelijke richtsnoeren aan de industrie en de instanties van de lidstaten verstrekken. |
1. Raad van bestuur Samenstelling Eén door de Raad benoemde vertegenwoordiger uit elke lidstaat en ten hoogste zes door de Commissie benoemde vertegenwoordigers, waaronder drie leden zonder stemrecht afkomstig van de belanghebbende partijen, alsmede twee door het Europees Parlement benoemde, onafhankelijke personen. Taak Hoofdzakelijk het goedkeuren van het jaarlijks werkprogramma, het meerjarenwerkprogramma, de definitieve begroting, een algemeen verslag en de interne regels en procedures, en het aanstellen van een tuchtraad ten aanzien van de uitvoerend directeur. Tevens de benoeming van de kamer van beroep en van de leden van de comités. 2. Directeur Het dagelijks beheer van het Agentschap. 3. Andere organen: diverse comités, het Forum voor de uitwisseling van handhavingsinformatie, secretariaat en kamer van beroep 4. Externe controle Rekenkamer. 5. Kwijtingverlenende autoriteit Parlement, op aanbeveling van de Raad. |
Begroting 66,4 miljoen euro, waarvan 62,6 miljoen euro communautaire bijdrage en 3,8 miljoen euro inkomsten uit vergoedingen. Personeelsbestand per 31 december 2008 220 posten in de lijst van het aantal ambten, waarvan 210 bezet. Andere dienstverbanden: 34 arbeidscontractanten, gedetacheerde nationale deskundigen en uitzendkrachten. Totaal aantal personeelsleden: 244, waarvan er
|
Voorbereidingen en capaciteitsopbouw als nieuw Agentschap op het gebied van registratie, beoordeling, autorisaties en beperkingen, indeling en etikettering, en comités. Ontwikkeling van het REACH-IT-systeem en andere IT-systemen. Administratieve en beheerssystemen opgezet. Aantal gepreregistreerde stoffen: 150 000; 65 000 bedrijven hebben zich aangemeld. Aantal geregistreerde dossiers: 1 460. Aantal door de helpdesk beantwoorde vragen: 12 325. Aantal uitgebrachte nieuwe richtsnoeren: 6. Aantal uitgebrachte bijgewerkte richtsnoeren: 10. Kandidatenlijst: 15 stoffen opgenomen. |
||||
|
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens. |
|||||||||
ANTWOORDEN VAN HET AGENTSCHAP
Ref. punt 13:
Net als voor andere agentschappen die zich in de opstartfase bevinden, was ook voor het ECHA de uitgavenplanning moeilijk en de daaropvolgende begrotingsuitvoering voor 2008 niet optimaal. Voor het eerste jaar van financiële onafhankelijkheid van het Agentschap besloot de raad van bestuur de schatting van de Commissie voor de begroting 2008 over te nemen. Deze schatting bevatte veel onzekere factoren en voorzag in een veilige marge. Doordat snel met de activiteiten moest worden begonnen (1.6.2008) en er enorm veel preregistraties waren (2,7 miljoen in plaats van de geschatte 132 000), moesten de middelen worden toegespitst op één enkele activiteit, wat een invloed had op de uitgaven elders. In 2009 ligt de nadruk op verbetering van de planning en de controle van de middelen.
Ref. punt 14:
Het Agentschap is het eens met de opmerking van de Rekenkamer. De verrichtingen aan het eind van 2008 waren een bijzonder grote uitdaging wegens het gebrek aan financiële administrateurs in de operationele en technische eenheden, wat er in sommige gevallen toe heeft geleid dat zaken onvoldoende werden gedocumenteerd of niet alle verrichtingen tegen het eind van het jaar volledig konden worden afgerond. Nu is het nodige personeel er en zijn de financiële procedures en de interne controles herzien en geconsolideerd. In 2009 zullen de verrichtingen aan het eind van het jaar bijzondere aandacht krijgen.
Ref. punt 15:
In de eerste drie kwartalen van 2008 heeft de directeur veertien selectiecomités voor management- en sleutelfuncties voorgezeten, omdat het toenmalige management op interimbasis werkte. De deelname van de directeur aan de selectiecomités werd gecompenseerd door een externe beoordeling van de kandidaten door een onafhankelijk consultancybedrijf, de aanwezigheid van een waarnemer van de raad van bestuur en het feit dat verscheidene leden van de selectiecomités gedetacheerde ambtenaren van de Commissie waren. Het Agentschap heeft beslist dat de directeur in de toekomst niet meer aan het werk van de selectiecomités zal deelnemen. Bovendien zijn er richtlijnen om de selectiecomités in hun werkzaamheden bij te staan, met name voor wat betreft de noodzaak om genomen beslissingen te motiveren.
(1) PB L 396 van 30.12.2006, blz. 1.
(2) Ter informatie geeft de tabel een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap.
(3) Bij deze rekening is een verslag gevoegd over het begrotings- en financieel beheer tijdens het jaar, dat onder meer de uitvoeringsgraad van de kredieten vermeldt en beknopte informatie geeft over de kredietoverschrijvingen tussen de verschillende begrotingsonderdelen.
(4) De financiële staten omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van het eigen vermogen en de bijlage bij de financiële staten met een beschrijving van de voornaamste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.
(5) De verslagen over de begrotingsuitvoering omvatten ook de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.
(6) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.
(7) Artikel 33 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 23 december 2002 (PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72).
(8) Artikel 38 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie.
(9) De regels inzake de rekening en verantwoording en boekhouding van de agentschappen zijn vastgelegd in hoofdstuk 1 van titel VII van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 652/2008 van de Commissie van 9 juli 2008 (PB L 181 van 10.7.2008, blz. 23), en zijn als zodanig opgenomen in het financieel reglement van het Agentschap.
(10) Internationale Federatie van Accountants (IFAC) en Internationale Standaarden van Hoge Controle-instanties (ISSAI).
(11) De definitieve jaarrekening is op 15 juni 2009 opgesteld en op 29 juni 2009 bij de Rekenkamer ingekomen. De definitieve jaarrekening wordt geconsolideerd met die van de Commissie en vervolgens voor 15 november van het volgende jaar in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakt. Zij is te vinden op de website http://eca.europa.eu of op http://echa.europa.eu/publications/annual_accounts_en.asp
(12) Vier gevallen met een totale waarde van ongeveer 576 000 euro.
(13) Waarde 100 000 euro.
(14) Artikel 11 bis van het Statuut.