52003TA1230(10)

Verslag

over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor het begrotingsjaar 2002, vergezeld van de antwoorden van het Waarnemingscentrum

(2003/C 319/10)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad(1) aan het Europees Parlement en aan de Raad gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Waarnemingscentrum voor het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 8, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad(2) is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(3) overeenkomstig de in artikel 11, lid 12, van Verordening (EEG) nr. 302/93 voorgeschreven interne financiële bepalingen, zoals gewijzigd bij artikel 1 van Verordening (EG) nr. 3294/94 van de Raad(4). De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

5. Zonder het hiervoor uitgesproken oordeel ter discussie te stellen, vestigt de Rekenkamer de aandacht van de kwijtingverlenende autoriteit op de in de paragrafen 8, 9 en 12, en in het bijzonder in paragraaf 13 beschreven situatie.

OPMERKINGEN

Inleiding

6. Het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 302/93. Zijn voornaamste taak is het verzamelen en verspreiden van "objectieve, betrouwbare en vergelijkbare informatie" over het verschijnsel drugs en drugsverslaving in Europa. Daartoe heeft het een netwerk van nationale centra gevormd. Verder werkt het samen met diverse internationale organisaties die op dit gebied actief zijn.

Begrotingsuitvoering

7. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2002 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1(5).

8. Het Waarnemingscentrum heeft zich niet gehouden aan de bepalingen van het financieel reglement betreffende de overdracht van kredieten(6). In december 2001 gedane voorstellen voor het aangaan van betalingsverplichtingen ten belope van 308300 euro werden pas in de loop van het volgende jaar gemotiveerd.

9. Het aan het eind van het begrotingsjaar door de raad van bestuur genomen besluit tot niet-automatische overdrachten van 212400 euro is onregelmatig(7). Deze overdrachten betroffen de kredieten van de titels I en II waarvoor geen verplichtingen waren aangegaan en die ten onrechte werden overgeschreven naar titel III om ze over te dragen naar het volgende begrotingsjaar(8).

Jaarrekening

10. De tabellen 2 en 3 geven een samenvatting van de winst-en-verliesrekening en de balans die het Waarnemingscentrum over het begrotingsjaar 2002 heeft gepubliceerd.

11. De inventaris moet strikter worden bijgehouden. De laatste jaren is er geen inventarisatie meer opgemaakt. De goederen op de - onvolledige - inventarislijsten zijn geïdentificeerd noch gelokaliseerd. Bovendien worden verouderde goederen niet afgeschreven.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

12. Bij besluit van 18 april 2002 heeft de directeur drie voor het Phare-project bevoegde ordonnateurs gemachtigd cheques en bankoverschrijvingen te ondertekenen. Deze machtiging verleent een ordonnateur bevoegdheden van een rekenplichtige en is dus in strijd met het beginsel van scheiding van functies(9).

Personeelsbeheer

13. Reeds eerder heeft de Rekenkamer de aandacht van het Centrum gevestigd op het feit dat zijn systeem voor personeelsbeheer strikter moet worden(10). De in 2002 verrichte controles brachten het voortbestaan van onregelmatigheden aan het licht, zoals het ontbreken van essentiële stukken in de dossiers, waardoor het onmogelijk wordt de gegrondheid van de aan de betrokken personeelsleden toegekende financiële rechten te beoordelen. Een soortgelijke opmerking moet worden gemaakt over de selectieprocedures: onduidelijke aankondigingen, onvolledige verslagen van de selectiecomités, geen voorafgaande vaststelling van de criteria ter beoordeling van kandidaten en wat dies meer zij. Zo kenden de organisatie en het verloop van een intern vergelijkend onderzoek ter verlening van de status van vast ambtenaar aan een aantal personeelsleden van het Waarnemingscentrum diverse onregelmatigheden, met name wat betreft de toelaatbaarheid van sommige kandidaten of de samenstelling van de jury. Het gewicht van deze onregelmatigheden bracht de Commissie ertoe, bij het Waarnemingscentrum bezwaar te maken tegen diverse aspecten van de toegepaste procedures.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 23 oktober 2003.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(2) PB L 36 van 12.2.1993.

(3) Zoals voorgeschreven in artikel 82 van Verordening (EG) nr. 2343/2002 van de Commissie zijn de definitieve rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Waarnemingscentrum over het begrotingsjaar 2002 opgesteld op 15 september 2003, waarna ze zijn toegezonden aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 19 september 2003 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(4) PB L 341 van 30.12.1994, blz. 7.

(5) De cijfers zijn afgerond weergegeven, hetgeen tot minieme verschillen in de totalen kan leiden.

(6) Artikel 6, lid 1, sub a), van het financieel reglement van het Waarnemingscentrum.

(7) Artikel 6, lid 2, van het financieel reglement van het Waarnemingscentrum.

(8) Volgens het financieel reglement van het Waarnemingscentrum (artikel 21) zijn alleen overschrijvingen van hoofdstuk naar hoofdstuk toegestaan.

(9) Artikel 16 van het financieel reglement van het Waarnemingscentrum.

(10) Zie de paragrafen 16 t/m 34 van het jaarverslag over het begrotingsjaar 2000 (PB C 372 van 28.12.2001, blz. 64).

Tabel 1

Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving - Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2002NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Centrum - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Centrum in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving - Winst-en-verliesrekening over de begrotingsjaren 2002 en 2001((In zijn rekeningen heeft het Centrum de aanwending van in 2001 niet-gebruikte ontvangsten met een bestemming onder de ontvangsten en uitgaven opgenomen.))

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Waarnemingscentrum.

Tabel 3

Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving - Balans per 31 december 2002 en 31 december 2001NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Centrum - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Centrum in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden Van Het Waarnemingscentrum

8. Het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD) geeft toe dat het noodzakelijk is de automatische overdrachten tot een minimum te beperken om zodoende het beginsel van jaarperiodiciteit van de begroting beter te kunnen respecteren. De door het EWDD geleverde inspanningen hebben eind 2002 geleid tot een vermindering van het aantal automatische overdrachten ten opzichte van het vorige begrotingsjaar.

9. Met dit besluit heeft de raad van bestuur beoogd tegemoet te komen aan de noodzaak een oplossing te vinden voor de financiering van een tijdelijk onderkomen in afwachting van de goedkeuring voor een definitieve kantoorruimte.

11. Er zijn reeds belangrijke maatregelen genomen om de inventaris op systematischer wijze bij te houden. Met ingang van 2003 komt ELS overeen met de waarde van de vaste activa, zoals weergegeven aan de actiefzijde van de balans van het Waarnemingscentrum. In de toekomst zal dit systeem nog verder geperfectioneerd worden. Tegen eind 2003 zal een fysieke inventarisatie verwezenlijkt worden.

Op 12 mei 2003 heeft het Waarnemingscentrum besloten de verouderde computerapparatuur af te schrijven voor een totaalbedrag van 226959 euro (= aankoopwaarde).

12. De beschreven werkwijze is voor dit specifieke project bij wijze van uitzondering goedgekeurd. Er zijn maatregelen getroffen om de situatie recht te trekken.

13. Het EWDD zal de door de Rekenkamer gesignaleerde concrete problemen nader onderzoeken en zal, indien nodig, toepasselijke maatregelen nemen om de volledigheid van de personeelsdossiers te waarborgen. Voor de aanwerving van tijdelijke functionarissen hanteert het Waarnemingscentrum selectieprocedures overeenkomstig de bepalingen van bijlage III bij het Statuut (procedures voor vergelijkende onderzoeken). Wat de interne vergelijkende onderzoeken voor het benoemen van ambtenaren betreft, zijn er omwille van de complexiteit van de procedures die voor dergelijke vergelijkende onderzoeken van toepassing zijn en het tekort aan voldoende op dit gebied gespecialiseerd personeel, onvolmaaktheden gebleken ondanks de in samenwerking met vertegenwoordigers van de Commissie genomen voorzorgsmaatregelen ter vaststelling en uitvoering van de procedures. Het Waarnemingscentrum benadrukt dat deze onvolmaaktheden na de intussen uitgevoerde diepgaande verificaties - met name door de gespecialiseerde diensten van de Commissie -, niet beschouwd werden om de regelmatigheid van de procedures en de bijbehorende resultaten in twijfel te trekken. Het Waarnemingscentrum zal zich verder inspannen om de aanwervingsprocedures nog strikter te maken en daarbij, indien mogelijk, systematisch teruggrijpen op de diensten van het Bureau voor personeelsselectie (EPSO).