52001DC0337

VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN DE RAAD EN HET EUROPEES PARLEMENT OVER DE ERVARINGEN MET DE UITVOERING VAN HET BESLUIT VAN DE RAAD 97/872 VAN 16 DECEMBER 1997 INZAKE EEN COMMUNAUTAIR ACTIEPROGRAMMA TER ONDERSTEUNING VAN EUROPESE NIET-GOUVERNEMENTELE ORGANISATIES DIE VOORNAMELIJK WERKZAAM ZIJN OP HET GEBIED VAN MILIEUBESCHERMING

1. INLEIDING

Dit verslag van de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad is opgesteld ingevolge artikel 12 van Besluit van de Raad 97/872 ("het Besluit van de Raad") inzake het actieprogramma ter ondersteuning van Europese niet-gouvernementele organisaties die voornamelijk werkzaam zijn op het gebied van milieubescherming ("het actieprogramma"). Het is opgesteld aan de hand van de ervaringen die de Commissie met de uitvoering van het actieprogramma in de eerste drie jaar (1998-2000) heeft opgedaan, en de ervaringen die de begunstigden (niet-gouvernementele organisaties - "NGO's" [1]) in dezelfde periode hebben opgedaan.

[1] Zoals gedefinieerd in het discussiestuk "The Commission and non-governmental organisations: Building a stronger Partnership" onder punt 1.2. "Common characteristics of a non-governmental organisation", COM(2000) 11, aangenomen op 18 januari 2000.

Om systematisch informatie over het actieprogramma te verzamelen, is onder alle diensten van DG Milieu (de programmacoördinator) en externe belanghebbenden (huidige en eerdere begunstigden [2]) een enquête gehouden. Het doel van deze enquête was tweeledig:

[2] Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen 1999/C 32/4, 2000/C 43/04, 2000/C 293/14.

- Informatie verzamelen over hoe de bepalingen van het programma en de uitvoe ring daarvan in het verleden door de Commissie en de NGO's zijn ervaren, teneinde ingevolge artikel 12 van het Besluit van de Raad een verslag voor het Parlement en de Raad op te stellen.

- Informatie verzamelen over hoe de bepalingen van het programma zouden kunnen worden aangepast, zodat deze bij een vernieuwing van het programma beter aansluiten bij de behoeften van de Commissie en de belanghebbenden. Hiervoor zou dan een ontwerp-voorstel voor een nieuw besluit van de Raad nodig zijn (in samenwerking met het Europees Parlement: medebeslissingsprocedure).

De algemene doelstelling van het programma is ondersteuning geven aan de werkzaamheden van NGO's die voornamelijk werkzaam zijn op het gebied van milieubescherming op Europees niveau door bij te dragen aan de ontwikkeling en uitvoering van communautair milieubeleid en regelgeving op milieugebied. De financiële bijdragen in het kader van dit financiële instrument (zowel voor 'exploitatiekosten' als voor werkzaam heden) zijn bedoeld om NGO's op milieugebied in staat te stellen een aantal werkzaam heden ten gunste van het Europese milieu en de Europese samenleving als geheel uit te voeren. Deze werkzaamheden van NGO's houden onder andere in, dat de afstand tussen de burgers en de Europese Unie wordt verkleind doordat het EU-beleid voor iedereen doorzich tiger en relevant wordt en de burgers meer mogelijkheden krijgen om hun opvattingen en zorgen naar de Commissie terug te koppelen. Verder dragen de werk zaamheden van NGO's bij aan het beleidsvormingsproces doordat zij meewerken in verschillende werkgroepen en commissies van deskundigen en doordat zij op de verschillende gebieden waarop zij deskundig zijn, hun inbreng hebben. Een belangrijke activiteit in het actieprogramma is ook de bewustmaking van het grote publiek en de beleidsmakers met betrekking tot huidige en te verwachten milieuproblemen, evenals de opbouw en versterking van de burgermaatschappij [3] - voornamelijk binnen de EU, maar ook buiten haar grenzen.

[3] Ten behoeve van dit verslag wordt het begrip "burgermaatschappij" beperkt tot werkzaamheden zonder winstoogmerk die door burgers worden uitgevoerd (de derde sector).

Sinds het Besluit van de Raad op 16 december 1997 werd aange nomen zijn er drie jaar verlopen, en de programmacoördinator (het Directoraat-generaal Milieu) en de NGO's hebben zich nu kunnen uiten over de uitvoering van het programma in de periode 1998-2000.

De Commissie heeft de bijdragen aan de enquête verzameld en geanalyseerd, en de bevin dingen worden hieronder artikel voor artikel parallel aan de structuur van het Besluit van de Raad weergegeven, gevolgd door een hoofdstuk over de algemene uitvoering en een conclusie.

In de tweede helft van 2000 heeft een externe contractant een evaluatie uitgevoerd van begro tingslijn B4-3060 waarmee het actieprogramma wordt gefinancierd. Met dit onder zoek, dat deel uitmaakt van het evaluatieprogramma van DG Milieu en onder het SEM 2000-initiatief [4] valt, is de besteding van B4-3060 in de periode 1996-1999 tegen het licht gehouden, teneinde de benutting van de financiële middelen te beoordelen - en uiteindelijk te verbeteren. De bevindingen van dit onderzoek (de delen die voor de uitvoering en het wel slagen van het actieprogramma relevant zijn [5]) worden in dit verslag uitvoerig meegenomen.

[4] In 1995 is de Commissie op initiatief van de commissarissen Anita Gradin (Financiële controle en fraudepreventie) en Erkki Liikanen (Begroting, personeelszaken en algemeen beheer) gekomen met een omvattend initiatief genaamd SEM 2000 (gezond en efficiënt beheer) ter wijziging van de financiële en administratieve cultuur. Het SEM 2000-initiatief is van toepassing op alle diensten van de Commissie.

[5] Jaarlijks wordt iets minder dan 40% van begrotingslijn B4-3060 aan het actieprogramma toegewezen.

2. RESULTATEN VAN DE ENQUÊTE

Artikel 1 van het Besluit van de Raad beschrijft de doelstelling van het programma en geeft de subsidiabele groeperingen aan, het gebied waarop zij werkzaam zijn, hun status en hun geografische werkgebied. Zoals hierboven is aangegeven, is de algemene doelstelling van het programma, de bevordering van werkzaamheden van NGO's, die "voornamelijk werk zaam zijn op het gebied van milieubescherming op Europees niveau door bij te dragen aan de ver dere ontwikkeling van communautair milieubeleid en wetgeving". Subsidiabele NGO's zijn onafhankelijke organisaties zonder winstoogmerk met doelstellingen op milieugebied die zijn gericht op het algemeen nut.

2.1. In aanmerking komende groeperingen

In de eerste drie jaar dat het programma is uitgevoerd, heeft de identificatie van organisaties die "voornamelijk werkzaam zijn op het gebied van milieubescherming" niet tot grote problemen geleid. Bij twijfel hebben de programmacoördinator en zijn evaluatieteam steeds de officiële statuten van de aanvrager geraadpleegd, waarin de hoofddoelstelling van de organisatie staat beschreven.

Uit de meeste antwoorden op de enquête blijkt dat zowel de NGO's als de Commissie er voorstander van zijn om de huidige definitie te handhaven. De belangrijkste argumenten die tegen uitbreiding van het aantal subsidiabele organisaties worden genoemd, zijn de beperkte middelen die in het kader van het actieprogramma beschikbaar zijn, de beperkte bronnen waarover de Commissie beschikt om aan Europese NGO's op het gebied van milieu bescherming financiële steun te verlenen, de steeds grotere moeite die Europese NGO's ondervinden om op nationaal en lokaal niveau fondsen aan te trekken, en het feit dat andere groeperingen (sociale aangelegenheden, ontwikkeling, volksgezondheid, consumenten bescherming en dierlíjk welzijn enz.) in het kader van andere instrumenten subsidiabel zijn.

In één van de bijdragen aan de enquête van de Commissie wordt echter gesteld dat NGO's die werkzaam zijn op het gebied van milieu & volksgezondheid - een prioritair gebied van DG Milieu - vaak van financiering worden uitgesloten. Zij stellen dat deze situatie zou moeten worden recht getrokken.

Er moet worden opgemerkt dat enkele van de huidige begunstigden van het actie programma als onderdeel van hun jaarlijkse werkprogramma ook reeds werkzaamheden op het gebied milieu & volksgezondheid uitvoeren. Maar de hoofddoelstelling van deze organisaties - die duidelijk in hun statuten staat beschreven - is nog steeds dat men voornamelijk werkzaam is op het gebied van milieubescherming. Als organisaties op het gebied van de volksgezondheid worden opgenomen, zou het profiel van het programma veranderen, aangezien dit inhoudt dat aanvragen worden geaccepteerd van organisaties die slechts voor een deel werkzaam zijn op het gebied van milieubescherming (zoals organisaties op het gebied van de volksgezond heid). Hiermee zou natuurlijk ook de deur worden opengezet voor andere NGO's die slechts voor een deel werkzaam zijn op het gebied van milieubescherming, zoals groeperingen voor civiele bescherming, consumentengroepen, enz.

In de bestaande situatie dienen Europese NGO's op het gebied van milieubescherming hun jaar lijkse programma's van werkzaamheden in - waarbij al hun werkzaamheden, inclusief salarissen, huurkosten, drukkosten enz - in één begroting moeten zijn opgenomen om subsidie te kunnen verkrijgen. De huidige situatie zou dan moeten worden verlaten, aangezien organisa ties op het gebied van volksgezondheid alleen delen van hun programma's kunnen laten zien, namelijk over hun werk op milieugebied. De rest zou duidelijk onder 'sociale aangelegenheden' vallen.

2.1.1. Geografisch werkgebied

Momenteel komen alleen milieubeschermings-NGO's voor financiering in aanmerking die "op Europees vlak" werkzaam zijn in het kader van het actie programma (artikel 1 van het Besluit van de Raad). Deze bepaling wordt uitvoeriger gespecificeerd in het 'informatiedossier' van de programmacoördinator, dat tezamen met de aanvraag formulieren aan alle aanvragers wordt toegezonden (bijlage I van dit verslag). Hierin staat dat de Commissie Europese niet-gouvernementele organisaties oproept om een aanvraag voor een financiële bijdrage in te dienen, die hun werkzaamheden uitvoeren in alle of sommige lidstaten en in landen die aan de Europese Unie grenzen. Volgens het infor matiedossier wordt met "werkzaam zijn op Europees vlak" bedoeld dat zowel de structuur als de werkzaamheden van een aanvrager in beginsel betrekking zouden moeten hebben op een aantel Europese landen.

In de periode 1998-2000 heeft de definitie van het geografisch werkgebied tot meer vragen van aanvragers (en soms ook intern) aanleiding gegeven dan de definitie van subsidiabele werkgebieden, maar in het huidige selectieproces heeft dat slechts weinig problemen veroorzaakt.

Externe deelnemers (niet in het kader van de enquête) hebben echter een vrij grote bezorgd heid geuit ten aanzien van het geografisch evenwicht van de organisaties die in het kader van dit programma voor financiering zijn geselecteerd. Zij wijzen daarbij op het feit dat in 1998-2000 de meeste begunstigden in West-Europa zijn gevestigd. In de enquête wordt ook hierop gewezen. "Om te zorgen dat het EU-beleid wordt uitgevoerd in alle regio's van de EU, is een in regionaal opzicht evenwichtigere verdeling noodzakelijk", heeft een NGO in haar bijdrage aan de enquête benadrukt, aangezien sommige milieuproblemen en zaken met betrekking tot de duurzame ontwikkeling (water, landbouw, bodem, enz.) van regio tot regio verschillen. Een vergelijkbare verontrusting komt naar voren in één van de antwoorden van de Commissie op de enquête, waarin werd gevraagd om in dit kader het Middellandse-Zeegebied expliciet als 'subsidiabel' te vermelden. Deze bezorgdheid wordt ook beklemtoond door de uitkomsten van de evaluatie van begrotingslijn B4-3060 [6]:

[6] 'The Evaluation of the Budget Line B4-3060' "Environmetal awareness and subsidies", een studie voor de Europese Commissie (DG ENV.3), contract-nr. B4-3060/2000/191820/ MAR/H5.

"Hoewel quoteringen niet worden aanbevolen, is het noodzakelijk dat de EG rekening houdt met de diversiteit en heterogeniteit van de gezamenlijke NGO's. DG Milieu zou het evenwicht moeten handhaven tussen geografische (noord/zuid/oost), thematische (afval, water enz.), kleine/grote, Europese/grensoverschrijdende, beleidsvormende/operationele NGO's" (blz. 193).

In dit kader moet worden opgemerkt dat een aantal Europese NGO's op het gebied van milieubescherming, die momenteel door het actieprogramma worden begunstigd, ervoor hebben gekozen om hun hoofdkantoor in Brussel te vestigen om dicht in de buurt te zijn van de Europese instellingen en andere belangrijke medespelers op milieugebied. Daarmee zijn het echter nog geen Belgische organisaties. Alle in het kader van het actieprogramma geselecteerde NGO's zijn werkzaam in alle, of in verscheidene, EU-lidstaten, inclusief buurlanden.

2.1.1.1. Uitbreiding van het geografisch werkgebied

Met het oog op een mogelijke herziening van het programma kan het huidige geografische werkgebied worden herzien in het licht van het uitbreidingsproces en de veranderingen in Europa als geheel (bijvoorbeeld op de Balkan).

Uit de resultaten van de enquête blijkt duidelijk dat de Commissie en de NGO's in de EU op het gebied van milieubescherming er voorstander van zijn om NGO's in kandidaat-lidstaten in het actieprogramma op te nemen - mits de bepalingen van kracht blijven dat men werkzaam is op Europees, multinationaal niveau (wat inhoudt dat lokale en nationale NGO's niet in aanmer king zouden mogen komen) en de huidige begroting kan worden uitgebreid. Huidige en vroegere begunstigden van het programma voeren aan dat zij nu al een zwaardere financiële last te dragen hebben doordat zij steeds meer werkzaamheden moeten uitvoeren die met de uitbreiding samenhangen en doordat organisaties uit de landen van Midden- en Oost-Europa zich bij hen als lid aanmelden, welke organisaties gewoonlijk over zeer beperkte financiële middelen beschikken..

In de huidige situatie sluit het Besluit van de Raad aanvragen van NGO's uit kandidaat-lid staten niet expliciet uit, maar de meeste ervan zijn in de periode 1998-2000 wel uitgesloten door de eis dat zij werkzaam moeten zijn (alsmede aangesloten organisaties moeten hebben) in alle, of sommige, EU-lidstaten en buurlanden.

Voorts moet worden opgemerkt dat er door de beperkte middelen die via het actieprogramma beschikbaar zijn, een scherpe concurrentie bestaat tussen in de EU gevestigde multinationale organisaties die al vele jaren ervaring op dit gebied hebben. Hierdoor kunnen betrekkelijk nieuwe organisaties met minder 'know-how' en minder omvattende programma's van werk zaamheden nog moeilijker steun krijgen - een aspect dat ook onder de aandacht werd gebracht door de externe evaluatie van begrotingslijn B4-3060 (blz. 152):

"De keuze voor grotere NGO's die op Europees niveau werkzaam zijn, kan een grotere afstand inhouden tussen de NGO's en de Europese burgers of tussen het NGO-kantoor in Brussel en het onderdeel van hetzelfde netwerk dat op nationaal niveau werkt. Ook bestaat de vrees dat de nieuwe benadering kleine (maar niet noodzakelijkerwijs incompetente) organisa ties zou ontmoedigen, terwijl deze benadering juist in het voordeel werkt van zeer professio nele en goed georganiseerde concurrenten, onafhankelijk van de vraag wie de beste ideeën heeft. Dit is met name nadelig voor grensoverschrijdende projecten die een klein aantal lidstaten betreffen welke op nationaal niveau moeilijk financiering kunnen verkrijgen."

2.2. Subsidiabele werkzaamheden

Artikel 2, dat dient te worden gelezen in samenhang met de bijlage van het Besluit van de Raad (zie ook 2.6.6 van dit verslag) omschrijft de werkzaamheden die in het kader van het actieprogramma voor financiële steun in aanmerking komen. Ingevolge punt 2 van dit artikel - over het verstrekken van financiële steun voor werkzaamheden die van communautair belang zijn en "een wezenlijke bijdrage leveren tot de verdere ontwikkeling en uitvoering van commu nautair milieubeleid en wetgeving" - heeft de groep belangrijkste NGO's (de Groene Groep van Zeven) een 'niet-uitputtende lijst' van beleidsterreinen samengesteld waarop zij stellen invloed te hebben gehad (bijlage II van dit verslag). Andere geraadpleegde NGO's hebben vergelijkbare lijsten op hun eigen vakgebied verstrekt.

Het is natuurlijk moeilijk om dergelijke resultaten hard te maken, omdat de invloed op politieke processen niet altijd goed kan worden gemeten. Lobbywerk werpt soms pas na jarenlange inspanningen resultaat af, terwijl soms kan niet worden aangegeven welke medespelers bij welk deel van het resultaat de doorslag hebben gegeven en welke andere externe en/of synergetische omstandigheden belangrijk zijn geweest voor het eindresultaat. Voor aanvragen van 'nieuwelingen' bij het actieprogramma is dit zelfs nog moeilijker, aangezien de beoorde laars van de Commissie moeten proberen vast te stellen wat het mogelijke effect zal zijn van de werkzaamheden van een 'nog niet beproefde' organisatie (de deskundigen van de technische eenheden van DG Milieu beoordelen de aanvragen van NGO's elk op hun eigen vakgebied).

De diensten van de Commissie, die vaak met NGO's overleggen (over een breed scala van verschillende kwesties, in comités en werkgroepen van deskundigen, in vergaderingen ad hoc en reguliere vergaderingen alsmede in internationale fora) ervaren de inbreng van de NGO's gewoonlijk echter als zeer nuttig en belangrijk bij het beleidsvormingsproces. Deze conclusie wordt gedeeld door de externe contractant die de evaluatie van begrotingslijn B4-3060 heeft uitgevoerd:

"Een versterking van de relatie tussen de Commissie en NGO's kan nuttig zijn voor beide partijen om hun respectieve doelstellingen met meer succes te kunnen verwezenlijken. NGO's zijn een belangrijke partner in het overlegproces, en de dialoog tussen EG en NGO's is een belangrijke aanvulling van het institutionele beleidsvormingsproces." (blz. 137)

In een aantal reacties op de enquête van de Commissie wordt geopperd dat artikel 2 de werk zaamheden die verband houden met het lopende beleid en de actuele prioriteiten van DG Milieu strikter zou moeten omschrijven. Dit zou ook moeten gelden voor het gelijke-kansenbeleid en de werkzaamheden van vrouwen op het gebied van milieu bescherming, waar de koppeling tussen communautaire milieuwetgeving en vrouwen zaken momenteel erg zwak is. Sommigen voeren ook aan dat de Commissie in staat zou moeten zijn om van succesvolle aanvragers te verlangen om activiteiten aan hun pro gramma van werk zaamheden toe te voegen die aansluiten bij het milieubeleid en -wetgeving van de Gemeenschap (normalisering wordt hier als voorbeeld genoemd).

2.3. Selectiecriteria

Artikel 3 dient te worden gelezen in samenhang met het 'informatiedossier' en geeft nadere informatie over de selectiecriteria van het programma. Hoewel de criteria vrij duidelijk lijken - de Commissie wil zich richten op organisaties met een breed geografisch werkgebied, een duurzaam multiplicatoreffect, met solide en financieel haalbare werkzaamheden die met het communautair milieubeleid op één lijn liggen, om zo veel mogelijk Europese burgers en medespelers te bereiken en bij het milieu te betrekken (lokale en regionale autoriteiten, handel en industrie, andere belangengroepen enz.) - is de toepassing van deze criteria in de praktijk niet altijd gemakkelijk. Wat moet worden verstaan onder "een duurzaam multiplicatoreffect op Europees niveau" of "een bijdrage tot een multinationale aanpak" - met name door een aanvrager die de beoordelaars van de Commissie nog niet kennen-

In de enquête vroeg één van de geraadpleegde NGO's aan de Commissie om duidelijk aan te geven wat in deze context wordt bedoeld met "een gezonde kosten-batenverhouding" en hoe deze verhouding wordt bepaald. Maar in werkelijkheid bestaan er geen vaste indicatoren om één van de hierboven genoemde criteria te kunnen meten. Bij een aanverwant thema heeft één van de diensten van de Commissie gevraagd om meer transparantie bij de selectie procedure in het algemeen en daarbij de nadruk gelegd op de noodzaak om de redenen voor een afwijzing glashelder aan te geven. Deze dienst benadrukte voorts dat de huidige situatie, waarin een vrij klein aantal begunstigden werd geselecteerd voor financiering met betrekke lijk grote geldbedragen (elk jaar min of meer dezelfde organisaties), zou moeten worden gerechtvaardigd. In de evaluatie van begrotingslijn B4-3060 wordt deze bezorgdheid gedeeld:

"De cruciale vraag is of het selecteren van NGO's voor het financieren van werkzaamheden leidt tot meer betrokkenheid bij een ruimer publiek. Daarom is het argument naar voren gebracht dat de EG naar evenwicht zou moeten zoeken tussen de kennis van NGO's' van het Europese systeem en hun vermogen om uitdrukking te geven aan de zorgen en gezichtspunten van de mensen. Dit laatste is met name relevant aangezien er in het Zesde Milieuactie programma waarschijnlijk veel belang aan zal worden gehecht om burgers tot meer actieve betrokkenheid te stimuleren. Hiertoe zouden de selectiecriteria bijvoorbeeld kunnen worden aangepast om institutionalisering te voorkomen, door de financiering onder NGO's te laten rouleren en niet jaren achtereen dezelfde NGO te financieren. Hierdoor zouden andere orga nisaties die misschien meer vanuit de basis werken, de kans krijgen om hun eigen capaciteit met betrekking tot EU-milieubeleid op te bouwen en de gezichtspunten van hun achterban tot uiting te brengen." (blz. 175)

Het behoeft geen betoog dat men, naarmate er vaker in het kader van dit instrument aan vragen worden ingediend, de procedure beter leert kennen en beter leert wat nodig is om een aan vraag geaccepteerd te krijgen. Voorts moet worden opgemerkt dat veel van de organisaties die een aantal jaren achtereen voor financiering zijn geselecteerd, met de verschillende diensten van de Commissie (en met andere EU-Instellingen) een goede verstandhouding hebben opgebouwd.

Er zijn NGO's die erop hebben gewezen dat sommige selectiecriteria die de Commissie met het 'informatiedossier' heeft toegevoegd, niet erg duidelijk zijn. Eén van de gehoorde NGO's voert zelfs aan dat de "verplichting om het huidige milieubeleid van de Europese Unie, inclu sief het communautair beleids- en actieprogramma met betrekking tot milieu en duurzame ontwikkeling, zo breed mogelijk bekend te maken" zou kunnen worden uitgelegd als een vereiste om EU-informatie passief en onkritisch te verspreiden. Deze organisatie zou graag zien dat duidelijker wordt verwezen naar hulp aan Europese burgers om te komen tot een beter begrip van communautaire milieuwetten en -programma's en dat men wordt aangemoedigd om daarop actief commentaar te leveren.

Uit het bovenstaande blijkt dat de huidige selectiecriteria onduidelijk zijn en in een nieuw programma opnieuw zouden moeten worden gedefinieerd. In de periode 1998-2000 is bovendien zeer duidelijk gebleken dat het tot nu toe niet zeer efficiënt is om in de afwijzing te verwijzen naar de selectiecriteria. Veel van de afgewezen NGO's hebben zich weer gemeld met verzoeken om meer duidelijkheid en om meer details. Aange zien er geen vaststaande indicatoren zijn om dit te meten, zijn alle evaluaties in dit opzicht enigszins subjectief.

2.4. Financiering van werkzaamheden

Artikel 4 omschrijft de specifieke kenmerken van het actieprogramma - financiële steun, die wordt verstrekt voor de werkzaamheden en administratiekosten van een geselecteerde NGO (soms ook "financiering van werkzaamheden" genoemd). Uit het overleg met de NGO's is niet de wens gebleken om dit te veranderen ten gunste van een ander financie ringsmodel. In plaats hiervan hebben de NGO's de Commissie gevraagd om een snelle aanpak van de bij deze maatregel gehanteerde bureaucratische procedures en rigoureuze controlesystemen, die zij in geen verhouding vinden met de bedragen waar het hier om gaat. Bovendien zouden zij graag zien dat het programma op één lijn wordt gebracht met projectfinanciering (zie 3.1). Anderzijds is de Commissie voorstander van een model waarbij het programma zodanig beperkt wordt gehouden dat alleen de gecontroleerde uitgaven van de begunstigden worden gedekt, aangezien het meenemen van projecten/werkzaamheden waarbij derden zijn betrokken, een ongunstig effect kan hebben op de transparantie en de verantwoording van de verslaglegging.

Een aanpak waarbij alles ongewijzigd blijft ('business as usual'), is nauwelijks mogelijk. Een voorge stelde uitbreiding van het programma tot NGO's in kandidaat-lidstaten en op de Balkan, een verruiming van de begroting en beperkte menselijke hulpbronnen, alsmede nieuwe maatregelen zoals bekendgemaakt in het Witboek aangaande de hervorming van de Commissie, vragen om een programma waarin met deze aspecten rekening wordt gehouden. Er zou ook moeten worden gezorgd voor een vast schema voor financiële controle - een maatregel die ook wordt beklemtoond door de uitkomsten van de evaluatie van begrotingslijn B4-3060 (blz. 182-183).

"Uit financiële controles in het onderzochte geval blijkt duidelijk dat het door de netwerk structuur van de grootste NGO's in beginsel potentieel gemakkelijk wordt gemaakt om middelen naar andere delen of niveaus van de organisatie door te sluizen. Dit staat de transparantie en de verantwoording over de verslaglegging in de weg. -...- Wat tot op zekere hoogte excuseerbaar is voor kleine NGO's die in de periode één maal subsidies hebben ontvangen en misschien niet goed op de hoogte zijn van de bij de EG gevolgde procedure, geldt zeker niet voor grote NGO's, die praktisch elk jaar geld krijgen en de financiële regels van de EU kennen. Bij grote subsidiebedragen is een rigoureus en transparant uitgevoerde financiële administratie des te belangrijker. Te dien einde zou de EG betere waarborgen moeten eisen, door regels voor de financiële administratie op te leggen."

2.5. Samenhang, verenigbaarheid en complementariteit

Artikel 5 verplicht de Commissie ertoe te zorgen voor samenhang, verenigbaarheid en complementariteit tussen het actieprogramma en andere communautaire programma's en initiatieven.

Door de aard van de in het 'informatiedossier' vastgelegde selectieprocedure heeft de Commissie zich voornamelijk gericht op samenhang en verenigbaarheid met het Vijfde Milieuactieprogramma (5de MAP) en de algemene bepalingen daarvan betreffende de integratie van milieubelangen op alle belangrijke beleidsgebieden en het beginsel van 'gedeelde verantwoordelijkheid' (hetgeen inhoudt dat alle werkgebieden waarop milieu problemen worden veroorzaakt, moeten worden betrokken bij de oplossing ervan). In 1998-2000 is de financiële bijstand in het kader van het actieprogramma ("financiering van werkzaam heden") alleen toegewezen aan NGO's waarvan de werkzaamheden voldoen aan de beginselen volgens het Vijfde Milieuactieprogramma. In het kort betekent dit dat deze organisaties zich actief hebben gericht op de prioritaire gebieden van het Vijfde Milieuactieprogramma - nijverheid, vervoer, energie, landbouw en toerisme - en actief hebben getracht met andere medespelers op milieugebied (lokale en regionale autoriteiten, handel en industrie, het grote publiek, andere NGO's enz.), bij het streven naar duurzame ontwikkeling samen te werken.

Maar voor wat betreft de 'complementariteit' (als tegengesteld aan 'overlappingen'), is het vrij moeilijk geweest te voldoen aan artikel 5. Hoewel de aanvraagformulieren voor financie ring in het kader van het actieprogramma de kandidaten ertoe verplichten, rekenschap te geven van alle overige financiering die zij van EU-instellingen ontvangen, bestaat er geen gecentraliseerde manier waarop de programmacoördinator het risico van overlappende financiering zou kunnen uitbannen [7].

[7] Momenteel discussieert de Commissie over het instellen van een databank voor contracten; tijdens de uitvoering van een nieuw actieprogramma zou deze databank kunnen worden ingevoerd.

De 'zelfopgelegde' regel om geen aanvragen voor projectfinanciering van begunstigden van 'financiering van werkzaamheden' ten laste van het actieprogramma te accepteren (zie 3.1) heeft er ten minste toe geleid dat DG Milieu geen overlappende werkzaamheden meer financiert.

2.6. Tijdsbestek, begroting en de berekening van bijdragen

Artikel 6 definieert de looptijd van het programma, het beschikbare begrotingsbedrag, het per centage van de algehele steun van de Commissie en de mogelijkheid dat kosten in natura worden geaccepteerd tot ten hoogste 10% van de totale subsidiabele kosten, wanneer de inkomsten en uitgaven van NGO's op het gebied van milieu bescherming worden beoordeeld.

Dit artikel heeft meer aandacht getrokken en uitvoeriger reacties op de enquête opgeleverd dan welk ander artikel van het Besluit van de Raad dan ook, aangezien het - samen met de subsidiabiliteitscriteria (artikel 1) - nu juist de grondslag van het actieprogramma vormt.

2.6.1. Looptijd van het programma

Naast een overgrote meerderheid die volgens de antwoorden van zowel NGO's als de Commissie op de enquête voorstander is van een vernieuwing van het programma, leeft de wens sterk om de looptijd van het programma van 4 naar ten minste 5 jaar op te trekken. Dit zou de continuïteit van NGO-werkzaamheden op Europees niveau helpen waarborgen doordat de NGO's dan voldoende tijd hebben om hun strategische prioriteiten voor de middel lange en, tot op zekere hoogte, lange termijn te plannen. Met een besluit om de looptijd van het programma te verlengen, zou ook rekening worden gehouden met de aanzienlijke hoeveelheid werk en tijd die het wetgevingsproces vereist om alle elementen van een nieuw programma op orde te krijgen.

- Een voorstel voor een vernieuwd programma voor vijf jaar voor de periode 2002-2006 zou het voordeel hebben dat het de huidige begroting en belangrijke politieke afspraken die binnen de EU zijn gemaakt volgt, alsmede dat de looptijd ervan parallel loopt met die van alle pretoetredingsfondsen.

- Het zou ook op één lijn liggen met het [voorstel voor een Zesde Milieuactie programma] [8] dat het politieke kader voor de komende vijf tot tien jaar zal bepalen.

[8] Mededeling van de Commissie aan de Raad, het Europees Parlement, het Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's over het Zesde Milieuactieprogramma van de Europese Gemeen schap, 'Milieu 2010: Onze toekomst, onze keuze', COM (2001) 31.

2.6.1.1. Meerjarige financiering

Zowel binnen als buiten het bestek van de enquête is gesproken over de mogelijkheid om een stelsel voor meerjarige financiering in te voeren; hiervoor is onder de NGO's en in de Commissie een vrij groot aantal voorstanders te vinden. Met een dergelijk programma zou administratief werk en tijd kunnen worden bespaard, zowel bij de Commissie (waardoor de vaste kosten voor de uitvoering van het programma omlaag gaan) als bij de NGO's, en zou de continuïteit beter kunnen worden gewaarborgd. Maar er zouden ook andere gevolgen zijn. Een meerjarenregeling zou ook een variabele jaarbegroting inhouden, aangezien de Commis sie zich in het eerste jaar voor het gehele bedrag zou moeten vastleggen. De Commissie zou natuurlijk een betalingsregeling voor twee of drie jaar kunnen uitwerken, in combinatie met een verbeterd systeem voor bewaking en beoordeling dat berust op tussentijdse verslaglegging. Wanneer de Commissie niet met de tussentijdse verslagen tevreden is, zou zij het contract kunnen stopzetten en de betalingsverplichting ongedaan kunnen maken, maar de toewijzingen zouden dan wel zijn verloren.

Met de beperkte middelen die het coördinerende directoraat-generaal (DG Milieu) op begrotingslijn B4-3060 (ca. 7 miljoen euro per jaar) ter beschikking heeft om een breed scala van verschillende werkzaamheden op de gebieden informatie en communicatie te financieren (dus niet alleen NGO's), zou bij een regeling voor meerjarige financiering van NGO's met bijvoorbeeld contracten voor twee jaar, bijna de gehele begrotingstoewijzing van B4-3060 voor het eerste jaar van uitvoering moeten worden besteed aan subsidies aan de grote NGO's.

2.6.2. Beschikbare begrotingsmiddelen

Het is vrij duidelijk dat in de periode 1998-2000 de concurrentie om de beperkte middelen die in het kader van het actieprogramma beschikbaar zijn, aanzienlijk is toege no men. In 2000 ontving de Commissie 66 aanvragen (tot een totaal bedrag van 8 424 406 euro) terwijl er in 1999 in totaal 44 aanvragen waren (tot een totaal van 5 375 999 euro). Dit is een stijging van het aantal dossiers met 50% en van het gevraagde bedrag met 56,7%. Geselec teerd voor financiering in 2000 werden er vervolgens 18, en wel tot een totaal bedrag van 2,56 miljoen euro.

Niet alleen de concurrentie, maar ook de aan de NGO's in de periode 1998-2000 gestelde eisen zijn toegenomen. De geraadpleegde NGO's geven in hun ant woorden op de enquête drie gebieden aan ter ondersteuning van hun verzoek om de begroting flink te verhogen:

- Europese governance. In de doelstellingen voor de communicatiestrategie van de Commissie voor 2000-2005 "De vorm van het nieuwe Europa", legt de Commissie zichzelf de taak op om nieuwe vormen van governance voor Europa te bevorderen. Dit houdt in het kort in dat de mensen meer zeggenschap krijgen over de manier waarop Europa wordt bestuurd, en dat nieuwe vormen van partnerschap tussen verschillende bestuurlijke niveaus in Europa worden opgezet teneinde de instellingen doelmatiger en transparanter te laten werken. Met betrekking tot de communicatie erkent de Commissie ook dat Europese burgers niet het idee hebben dat zij veel zeggenschap hebben over de structuren die hun leven regeren. De NGO's benadrukken bijgevolg dat zij een steeds grotere rol spelen bij het overbruggen van deze kloof en om de EU-instellingen te helpen om de Europese burgers te bereiken, een taak waarvoor extra geld nodig is.

- Uitbreiding van de EU. Bij alle Europese milieunetwerken is het ledental toege nomen, doordat NGO's uit de kandidaat-lidstaten zich hebben aangesloten. Dit brengt extra werkzaamheden en coördinatie met zich mee, die qua kosten zelden of nooit in evenwicht kunnen worden gehouden door de bijdragen van de nieuwkomers aangezien velen van hen nog steeds over slechts zeer weinig eigen middelen beschikken.

- Integratieproces. De integratie van milieubescherming en duurzame ontwikkeling op alle beleidsterreinen van de EU is een centrale eis van het EG-Verdrag (cf. het "Cardiff-proces"). In het kort houdt dit in dat NGO's op het gebied van milieu bescherming zich tegenwoordig bezighouden met bijna alle aspecten van Europees beleid. Terwijl zij deze ontwikkeling toejuichen, benadrukken de NGO's wel dat het aspect van integratie een grotere druk legt op de NGO's om hun kennis te verbreden aangezien zij nu door bijna alle directoraten-generaal om hun inbreng worden benaderd, en dit brengt kosten met zich mee, zowel voor extra personeel als voor de voorbereiding.

Het referentiebedrag voor het huidige programma bedraagt 10,6 miljoen euro voor de gehele looptijd van het programma (1998-2001). Gezien het bovenstaande, te weten de toenemende concurrentie om de financiering, een grotere werkdruk op de NGO's en het feit dat de toetreding als volwaardige EU-lidstaten van de eerste groep kandidaat-lidstaten tussen 2003 en 2005 is voorzien, moet misschien een verhoging van het huidige gemiddelde van 2,65 miljoen euro per jaar worden overwogen.

2.6.3. Percentage van de algehele financiële steun

Artikel 6 voorziet in een algehele communautaire steun die in beginsel maximaal 50% van de begroting voor operationele en administratieve uitgaven van een geselecteerde aanvrager mag bedragen. Deze bepaling heeft het de NGO's in de periode 1998-2000 niet gemakkelijk gemaakt; in feite hadden vele NGO's moeite om de 'andere' 50% van het benodigde totaal te vinden.

Volgens één van de bijdragen aan de enquête van de Commissie is de frase "in beginsel" voor meer dan één interpretatie vatbaar en zou moeten worden aangegeven wanneer de grens van 50% mag worden overschreden. Een geval waarvan men vindt dat het maximum van 50% zou moeten worden losgelaten, is de financiering van NGO's die zich bezig houden met Europees normalisatiewerk, aangezien deze groep moeite heeft om de 'andere' 50% voor dit soort werkzaamheden te vinden.

In de antwoorden op de enquête verwijzen de grote NGO's (G7) naar de discussies uit de tijd voordat het actieprogramma was aangenomen; daarbij brengen zij naar voren dat de Commissie en het Europees Parlement het eens waren geworden over een 'plafond' van 60% - maar dat de Raad toen unaniem besloot om dit tot 50% te verlagen.

Alle NGO's (inclusief de G7) zijn ervoor om het plafond opnieuw te verhogen - tot 60, 75 of zelfs 100%. Zij die een plafond van 100% voorstaan, leggen er wel de nadruk op dat dit niet wil zeggen dat de Commissie dan verplicht is om geselecteerde NGO's voor 100% te onder steunen, maar wel dat dit de Commissie "de mogelijkheid en verplichting geeft om te kijken naar de werkelijke situatie waarmee NGO's zich geconfronteerd zien en hun mogelijkheden en beperkingen beter te begrijpen." Andere NGO's voeren aan dat een maximum van 60% zou volstaan om milieugroeperingen meer flexibiliteit te geven zonder dat dit ten koste van hun integriteit gaat.

Een flexibel percentage tot 100% zou theoretisch tot 13 december 2000 mogelijk zijn geweest [9]. Een dergelijk financieringsbeleid zou echter ongetwijfeld vragen over de integriteit en onafhankelijkheid oproepen. Voorts zou kunnen worden aangevoerd dat als alternatief voor een bijdrage van 100% de Commissie net zo goed een aanbesteding voor een zakelijk contract zou kunnen uitschrijven, waarbij de Commissie tot in detail zou kunnen aangeven wat zij beoogt en ook de volledige zeggenschap zou hebben over het eindresultaat. De kwestie van onafhankelijkheid is ook al naar voren gebracht door de externe deskundige die begrotingslijn B4-3060 heeft geëvalueerd:

[9] Volgens de nieuwe normen voor interne controle (actie 78 van het Witboek) die op 13 december 2000 zijn aangenomen, moeten van nu af aan alle subsidies van de Commissie worden verleend op basis van medefinanciering. Financiering tot 100% is daardoor niet meer mogelijk.

"Met de zelfstandigheid van de meeste Europese NGO's is het in het algemeen slecht gesteld. De meeste NGO's die financiering voor hun werkzaamheden ontvangen, zijn in zeer hoge mate afhan kelijk van de EG en ontvangen weinig middelen van hun leden aan wie zij uiteindelijk ver antwoording moeten afleggen, aangezien zij worden verondersteld die te vertegenwoordigen." (The Evaluation of Budget Line B4-3060, blz. 106) en

"De EG kan niet zonder basisfinanciering aan NGO's vanwege hun inbreng in het beleids proces: kennis, informatiekanaal, participatie enz. Maar onder geen beding mogen NGO's deze subsidies als vanzelfsprekend beschouwen en ervan uitgaan dat die tot in het oneindige zullen doorgaan. Als algemene regel zouden NGO's in de toekomst financieel minder afhankelijk moeten worden en een grotere bijdrage van hun leden moeten vragen." (The Evaluation of Budget Line B4-3060, blz. 184)

Bij een eventueel besluit over een plafond voor financiële steun in het kader van dit program ma zou met een aantal aspecten rekening moeten worden gehouden, zoals met het al of niet meenemen van bijdragen 'in natura', de overdracht van fondsen aan partners/onder-aannemers, en het al of niet in aanmerking komen van NGO's in kandidaat-lidstaten of op de Balkan.

2.6.4. Bijdragen in natura

Vrijwilligerswerk vormt de kern van alle werkzaamheden van NGO's; daarom zijn geraad pleegde NGO's er voorstander van om dit te handhaven als één van de bepalingen in een nieuw programma. In het huidige actieprogramma kunnen vrijwilligerswerk en giften in natura, indien naar behoren gestaafd, voor ten hoogste 10% van de totale in aanmerking komende kosten worden verwerkt in de beoordeling van de inkomsten en uitgaven van milieu-NGO's (artikel 6, punt 3 van het Besluit van de Raad). Indien mogelijk zouden veel geraadpleegde NGO's graag zien dat dit niveau werd verhoogd.

"De restricties op vrijwilligerswerk of giften in natura zijn fnuikend voor kleine, doelmatig werkende NGO's, met name door de wijze waarop deze worden geïnterpreteerd. Zoals bekend (vraag 13 van de enquête) hebben organisaties die werkzaam zijn op EU-niveau of op Europese schaal grote moeite om lokale of nationale fondsen aan te trekken, en commerciële sponsors geven thans de voorkeur aan lokale doelen. Giften in natura, detachering van personeel, niet in rekening gebrachte tijd, enz. vormen voor de NGO's de weinige nog bestaande mogelijkheden voor aanzienlijke steunverlening" (NGO-bijdrage aan de enquête).

Maar volgens de financiële dienst van de programmacoördinator veroorzaken vrijwilligers werk of giften in natura gewoonlijk meer problemen dan zij oplossen, aangezien deze moeilijk kunnen worden verantwoord en zij daardoor geen gezonde basis voor financierbare kosten vormen. Als alternatief geeft men in overweging om de financierbare kosten nauwkeuriger te definiëren en het percentage van de EU-bijdrage te verhogen (zie 2.6.3).

2.6.5. Programmabeheer

Artikel 7 geeft nadere informatie over het tijdstip van de oproep tot het indienen van voorstellen (de kennisgeving moet elk jaar uiterlijk op 31 januari in het Publicatieblad worden opgenomen) en de uiterste datum (31 mei) waarop Commissie besluit welke organisaties zij zal steunen.

Alle geraadpleegde NGO's hebben unaniem te kennen gegeven dat het veel zinvoller zou zijn wanneer de Commissie haar oproep tot het indienen van voorstellen vroeg in de herfst van het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar plaatst en de lijst van begunstigden vóór het begin van het subsidiejaar bekendmaakt. Dit zou betekenen dat het jaarlijkse programma van werkzaam heden dat de NGO's in hun aanvraag presenteren, zou samenvallen met de financiering ervan door de subsidie van de Commissie (door deze aan het kalenderjaar aan te passen). In de huidige situatie beslist de Commissie pas eind mei, wat gewoonlijk inhoudt dat de fondsen pas binnenkomen in augustus of september van het jaar waarvoor de subsidie is bedoeld. Dit kan de NGO's in ernstige liquiditeitsproblemen brengen.

Ook de programmacoördinator zou een aanpassing aan het kalenderjaar toejuichen.

Artikel 8 omschrijft de verplichting van de Commissie om een succesvolle uitvoering van de werkzaamheden door NGO's in het kader van dit programma te waarborgen. Dit houdt een deugdelijk toelicht in, waarbij de Commissie controles ter plaatse kan uitvoeren en zij het recht en de plicht heeft om onrechtmatig bestede bedragen terug te vorderen. Dit artikel bevat ook de verplichting die begunstigden hebben om bewijs stukken met betrekking tot uitgaven in het jaar dat medefinanciering plaatsvond, gedurende een periode van vijf jaar na de laatste betaling te bewaren.

Geraadpleegde NGO's voeren aan dat het huidige systeem te sterk is gericht op accoun tantsverslagen en inspecties en te weinig op het evalueren van het effect van de werkzaam heden van de NGO's. Het controlestelsel is te weinig flexibel en staat niet in verhouding met de betrekkelijk kleine bedragen die aan de NGO's worden toegewezen. Zij stellen dat er zou moeten worden nagedacht over de vraag, hoe de administratieve druk op de Commissie bij het beheer van dit programma kan worden verminderd.

In deze context moet echter worden opgemerkt dat actie 81 "Versterken van de controle-functie van de directoraten-generaal" (Witboek over de hervorming van de Commissie - deel II, Actieplan) eerder een stijging van systematische evaluaties achteraf voorziet dan een vermindering:

"Bij elk DG zal personeel voor audit komen ... Dit personeel zal onafhankelijk onderzoek uitvoeren naar het gebruik dat het DG van de begrotingsmiddelen heeft gemaakt, naar systemen, programma's en prestaties, alsmede controles achteraf op activiteiten op deze gebieden."

Ook de bevindingen van de evaluatie van begrotingslijn B4-3060 benadrukken de noodzaak van evaluaties achteraf:

"De evaluatie achteraf bij de ...financiering van werkzaamheden laat echter nog steeds te wensen over doordat er te weinig tijd van personeel aan wordt besteed. Evaluatie achteraf wordt momenteel niet als prioriteit gezien. Er zou systematischer met technische eenheden kunnen worden samengewerkt en deze samenwerking zou aanzienlijk kunnen worden verbeterd." (blz. 131)

Artikel 9 geeft de maatregelen die de Commissie tegen een begunstigde mag nemen in geval van onregelmatigheden of wanneer de bepalingen van het contract niet in acht worden genomen. Dit artikel verplicht ook de begunstigde om ten onrechte ontvangen betalingen terug te storten.

In de onderzochte periode 1998-2000 zijn er geen ernstige onregelmatigheden geconstateerd. Maar in het kader van evaluaties achteraf (eindverslagen en interne financiële controles) hebben NGO's het verzoek gekregen om eventueel ontdekte overschotten of 'niet-subsidiabele kosten' terug te betalen. De berekening van subsidiabele kosten heeft soms geleid tot onenigheid tussen de Commissie en NGO's - vrij vaak met betrekking tot bijdragen in natura (punt 2.6.4.) - maar opdrachten tot terugbetaling zijn steeds naar behoren door de begunstigden uitgevoerd.

De NGO's hebben heel weinig gezegd over artikel 9. Eén NGO heeft de Commissie verzocht om de bepalingen te volgen van het Vademecum voor subsidiebeheer waarbij het begunstigden wordt toegestaan om een eventueel overschot van maximaal 5% van de totale inkomsten naar het volgende subsidiejaar over te hevelen.

Artikel 10 omschrijft de plicht van de Commissie om toezicht uit te oefenen op elke medegefinancierde werkzaamheid. Om aan deze bepaling te voldoen, bezoekt de Commissie gedurende de looptijd van het programma steekproefsgewijs vergaderingen, studiebijeenkomsten, conferenties en andere werkzaamheden van geselecteerde NGO's om erop toe te zien dat de voorgestelde werkzaamheden daadwerkelijk plaatsvinden. Voorts moeten de begunstigden aan het einde van de contractperiode bewijsstukken van alle in deze periode uitgevoerde werkzaamheden overleggen. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: tijdschriften, nieuwsbrieven, persberichten, verslagen, boeken, CD-ROM's, videocassettes enz.

"Bij de onderzochte steekproef zijn over het geheel genomen redelijk goede resultaten geconstateerd en over de werkzaamheden wordt goed verantwoording afgelegd. In het algemeen hebben de begunstigde NGO's de meeste geplande activiteiten voltooid en worden de resultaten duidelijk in de eindverslagen vermeld." (The Evaluation of Budget Line B4-3060, blz. 104)

In het kader van het programma voor accountantscontrole verricht de programmacoördinator ook jaarlijks financiële controles op medegefinancierde programma's van NGO's die willekeurig uit de lijst van begunstigden zijn gekozen.

Artikel 10 roept noch bij de NGO's noch bij de Commissie bijzondere vragen op.

Artikel 11 verplicht de Commissie ertoe de resultaten te publiceren van de selectie van begunstigden die in het kader van het actieprogramma worden gesteund. Aan dit artikel heeft men zich in de periode 1998-2000 goed gehouden, en de resultaten zijn naar behoren bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en op de website van DG Milieu. In de reacties op de enquête hebben de Commissie of de geraadpleegde NGO's geen commentaar op dit artikel geleverd. Maar wanneer de oproep om voorstellen in te dienen en de beslissing van de Commissie over voor medefinanciering te selecteren organisaties eerder zouden plaatsvinden (zoals in de enquête wordt voorgesteld), zouden de begunstigden eerder worden bekendgemaakt, en dat zou beter sporen met het kalenderjaar.

Artikel 12 beschrijft de verplichting van de Commissie om aan het Parlement en de Raad verslag uit te brengen over de stand van uitvoering van dit programma. In de reacties op de enquête wordt er noch door de Commissie noch door de geraadpleegde NGO's commentaar op dit artikel geleverd.

2.6.6. Bijlage - definitie van gebieden van subsidiabele werkzaamheden

Uit de antwoorden van NGO's op de enquête blijkt de bij velen levende wens om de bijlage te herzien of zelfs geheel weg te laten. Deze uitvoerige gekwanti ficeerde beschrijving van financierbare werkzaamheden schept een ingewikkeld raamwerk voor het "programma van werkzaamheden", aangezien er talrijke overlappingen zijn. Tijdens mondeling overleg hebben de NGO's op 16 oktober 2000 uiteengezet hoe moeilijk het is om hun werkzaamheden in één van de groepen onder te brengen. De meeste door de NGO's ondernomen werkzaamheden betreffen alle - of ten minste vele - als prioritair aangegeven gebieden, en als gevolg daarvan is de bijlage geen hulpmiddel bij het opstellen van het programma van werkzaamheden. Met nadruk moet erop worden gewezen dat de bijlage de programmacoördinator bij het beoordelen van aanvragen voor deelneming aan dit programma voor dezelfde moeilijkheden plaatst, aangezien het nauwelijks mogelijk is om de door de NGO's voorgestelde werkzaamheden af te wegen en in één rubriek te plaatsen.

Voorts is in bijdragen van de Commissie aan de enquête verzocht om "subsidiabele werk zaamheden" strakker te koppelen aan de lopende beleidsmaatregelen en prioriteiten van DG Milieu.

3. ALGEMENE UITVOERING

De uitkomsten van de enquête wijzen duidelijk uit dat slechts weinig artikelen van het huidige Besluit van de Raad als 'moeilijk te begrijpen' of te 'theoretisch' overkomen. Wanneer er al discussies waren tussen de Commissie en de begunstigden, hadden deze betrekking op de interpretatie en uitvoering van de artikelen door de programmacoördinator.

3.1. Onverenigbaarheid met projectfinanciering

Sommige NGO's hebben stevige kritiek geuit op de door de programmacoördinator inge voerde regel om geen aanvragen voor projectfinanciering te accepteren van organisaties die in het kader van het actieprogramma reeds 'financiering van werkzaamheden' ontvangen. In 1998 heeft de programmacoördinator de regel "één NGO, één begroting" ingevoerd om een goed financieel beheer van het programma te waarborgen, de transparantie te vergroten en om aan budgettaire beperkingen vast te houden. De door de Commissie in de jaren voorafgaand aan de invoering van de regel opgedane ervaring (toen 'financiering van werkzaamheden' en 'projectfinanciering' nog als verenigbaar werden beschouwd) heeft geleid tot het besluit om Europese NGO's op het gebied van milieubescherming op te roepen al hun werkzaam heden één maal per jaar in één begroting in te dienen, waardoor zij dan geen projectfinan ciering en financiering 'ad hoc' zouden kunnen aanvragen. Voorafgaand aan de invoering van de 'uitsluitingsregel' waren er decentraal fondsen voor verschillende NGO-projecten toegewezen, waardoor een situatie ontstond waarin een gezond financieel beheer van fondsen niet langer verzekerd was . De Commissie liep het risico, elkaar overlappende werkzaam heden te financieren, en later is gebleken dat deze zorg terecht was.

De NGO's van hun kant stellen dat de boekhoudsystemen van de NGO's zijn verbeterd en dat er geen reden is te geloven dat begunstigden van zowel 'financiering van werkzaamheden' als van 'projectfinanciering' niet op een adequate en transparante wijze gescheiden rekeningen hiervoor kunnen bijhouden. Dit gebeurt ook reeds, zeggen zij, aangezien veel begunstigden van het actieprogramma ook financiering van andere directoraten-generaal ontvangen en er toch in slagen om de verschillende administraties uit elkaar te houden.

Voorts voeren zij aan dat de 'uitsluitingsregel' ingaat tegen het Vademecum voor subsidie beheer, aangezien deze begunstigden van 'basisfinanciering' niet belet om aanvragen voor projectsubsidie in te dienen, hetgeen inderdaad het geval is.

Opgemerkt moet echter worden dat het actieprogramma geen instrument is voor 'basis financiering' in strikte zin, aangezien het zowel de lopende kosten als werkzaamheden van een geselecteerde NGO dekt. Daarom wordt hier gesproken van "financiering van werkzaamheden" (zie 2.4).

En aangezien de Commissie in het Vademecum voor subsidiebeheer minimale normen geeft, - en daarmee individuele directoraten-generaal toestaat om strakkere regels te hanteren - heeft de programmacoördinator onder verwijzing naar bovenstaande redenen dit standpunt ingenomen.

Uit enkele bijdragen van de Commissie aan de enquête blijkt dat men er voorstander van is om de 'onverenigbaarheidsregel' te laten vallen, omdat deze volgens hen leidt tot "beheers problemen". Wat er gebeurt is, dat nationale leden van medegefinancierde Europese NGO's projectaanvragen indienen om deze regel te ontwijken, hoewel de projecten misschien wel meer binding hebben met de werkzaamheden van de overkoepelende organisatie dan de nationale leden en beter op Europees niveau zouden kunnen worden uitgevoerd.

3.2. Te late betalingen

Een steeds terugkerende klacht van de begunstigden van het actieprogramma betreft betalingen die te laat binnenkomen (niet alleen als gevolg van het voor de oproep tot het indienen van voorstellen gekozen tijdstip, als beschreven in 2.6.5.).

Na voltooiïng van een contract worden NGO's verzocht een eindverslag in te leveren (over uitgevoerde werkzaamheden, gedane uitgaven en ontvangen inkomsten in de periode dat de financiering plaatsvond). Dit verslag moet gewoonlijk eind maart binnen zijn. Eén van de oorzaken waardoor de laatste betaling soms laat komt, is het feit dat de Commissie de eindver slagen over het afgelopen jaar ontvangt in de periode waarin zij ook de financierings aanvragen voor het lopende jaar moet beoordelen. Alle eindverslagen worden nauwkeurig gecon troleerd op afwijkingen van het overeengekomen contract, en de laatste betalingstermijn is afhankelijk van het resultaat van deze evaluatie.

Dit evaluatieproces - dat betrekking heeft op zowel de werkzaamheden als de financiële kant van alle voltooide NGO-programma's - vraagt vrij veel tijd alsmede de aandacht van een aantal functionarissen. Het klopt dat de Commissie zich in de periode 1998-2000 niet altijd heeft kunnen houden aan het contractuele respijt van 60 dagen.

In deze context moet worden opgemerkt dat de NGO's de voor het eindverslag vastgestelde uiterste datum niet altijd in acht hebben genomen.

3.3. Overmaken van gelden

Nog een punt van zorg van NGO's zijn de strakke regels die gelden voor wat effectief gezien wordt als de eigen inbreng als tegenhanger voor de bijdrage van de Commissie. De begunstigden van het actieprogramma zijn overkoepelende organisaties of Europese coördinatiepunten voor een aantal nationale, regio nale en lokale aangesloten organisaties. De aangesloten organisaties voeren werkzaamheden uit in het kader van het (mede gefinancierde) programma van werkzaamheden van de Europese organisatie. Zij brengen dan middelen bijeen die dienen als tegenhanger voor de bijdrage die van de Commissie komt. Maar als deze middelen niet worden overgemaakt naar een bankrekening ten name van de begun stigde van het actieprogramma (te weten de centrale Europese organisatie), blijven deze wel buiten beschouwing.

Hierover bevat het Vademecum voor subsidiebeheer voorschriften in 1.2: Algemene voorwaarden van toepassing op exploitatiesubsidies van de Europese Gemeenschappen (deel B, Financiële bepalingen, artikel 7 - Subsidiabele kosten), waar wordt gesteld dat, om voor financiering in aanmerking te komen, kosten werkelijk moeten zijn gemaakt, moeten zijn opgenomen in de rekeningen of belastingbescheiden van de begunstigde en dat deze verifieerbaar en controleerbaar moeten zijn."

4. CONCLUSIES

De ervaringen die gezamenlijk zijn opgedaan door de Commissie en de geraadpleegde NGO's (inclusief alle huidige en vroegere begunstigden), zoals deze tot uiting zijn gekomen in de antwoorden op de enquête, wijzen uit dat het programma zou moeten worden vernieuwd, bij voorkeur met een looptijd van vijf jaar - maar wel met enkele wijzigingen, zoals een uitbreiding van het geografische werkgebied zodanig dat ook NGO's in kandidaat-lidstaten en op de Balkan eronder vallen. Met de evaluatie van begrotingslijn B4-3060 (in het kader van het SEM 2000-initiatief), die een diepgaande analyse van de efficiëntie en rechtvaardiging van dit financiële instrument vormt, is voldoende rekening gehouden, en de uitkomsten daarvan bevestigen de conclusies van dit verslag ten gunste van een vernieuwing:

"Ondanks enkele onvermijdelijke mislukkingen worden de geplande werkzaamheden in het algemeen goed afgewerkt. Het is duidelijk dat de financiering van werkzaam heden zinvol is aangezien Europese NGO's hierdoor in staat zijn beter te participeren in en bij te dragen aan het besluitvormingsproces." (The Evaluation of Budget Line B4-3060, blz. 10)

Een vernieuwing van het actie programma wordt ook ondersteund door het [voorstel voor een Zesde Milieuactieprogramma], waarin is bepaald dat de financiering aan NGO's wordt voortgezet teneinde de participatie in het dialoogproces te bevorderen.

Bij de strategische aanpak van het voorstel voor een Zesde Milieuactieprogramma wordt de noodzaak erkend dat burgers meer zeggenschap krijgen. De voorgestelde maatregelen houden o.a. in een uitgebreide en brede dialoog met partijen die belang hebben bij de beleidsvorming op milieugebied. Het programma beoogt samenwerking met NGO's op het gebied van milieubescherming in de kandidaat-lidstaten teneinde het milieubewustzijn te vergroten.

BIJLAGE I Communautair actieprogramma ter ondersteuning van niet-gouvernementele organisaties die voornamelijk werkzaam zijn op het gebied van milieubescherming

Aanbevelingen voor het indienen van voorstellen

In Publicatieblad nr. C 319 van 6-11-99 heeft de Europese Commissie een oproep gepubliceerd om in het kader van bovengenoemd programma voorstellen in te dienen. De volgende aanbevelingen zijn opgesteld om kandidaten bij hun beslissing of zij een aanvraag zullen indienen en bij het invullen van hun aanvraag behulpzaam te zijn.

1. Inhoud en doelstellingen

Krachtens Besluit van de Raad nr. 97/872/EG van 16-12-97 (zie bijlage D), doet de Commissie een oproep aan Europese niet-gouvernementele organisaties wier werkzaamheden plaatsvinden in alle of sommige lidstaten, alsmede in aan de Europese Unie grenzende landen om voorstellen in te dienen teneinde een financiële bijdrage te verkrijgen. Deze bijdrage is ter dekking van kosten in verband met de uitvoering van werkzaamheden uit hoofde van het jaarlijkse werkprogramma (maximaal 12 maanden). Organisaties die een aanvraag indienen moeten op Europees niveau werkzaam zijn. Dit houdt in dat hun structuur en werkzaamheden zich in beginsel over een aantal Europese landen uitstrekken.

Aanvragen voor financiering in het kader van deze oproep om voorstellen in te dienen, sluiten elke andere financieringsaanvraag bij het Directoraat-generaal Milieu uit. Financiële bijstand in het kader van deze oproep om voorstellen in te dienen (afhankelijk van de beschikbaarheid van middelen) kan worden verleend voor werkzaamheden die in het belang zijn van de Gemeenschap en in aanzienlijke mate bijdragen aan de verdere ontwikkeling en uitvoering van communautair milieubeleid en communautaire milieu wetgeving en voldoen aan de beginselen die aan het Vijfde Milieuactieprogramma ten grondslag liggen.

De werkgebieden die voor communautaire financiële bijstand in aanmerking komen, worden beschreven in de bijlage van het Besluit van de Raad, waarin ook de omvang van de financiering wordt aangegeven die aan elk werkgebied zal worden toegewezen. Begunstigden zullen worden geselecteerd op basis van de criteria die zijn beschreven in deze oproep tot het indienen van voorstellen en van de beschikbaarheid van de middelen. Bovendien betreffen de te nemen beslissingen het jaar 2001 en houden zij geenszins verplichtingen in voor de jaren daarna.

2. Subsidiabiliteitscriteria

Er zal uitsluitend worden gekeken naar voorstellen van organisaties:

- die onafhankelijk zijn en geen winstoogmerk hebben, die voornamelijk werkzaam zijn op het gebied van milieubescherming, en milieudoelstellingen ten algemenen nutte nastreven;

- die werkzaam zijn op Europees niveau (d.w.z. niet alleen op nationaal niveau);

- die een structuur voor administratief en financieel beheer bezitten;

- waarvan de financiële hulpbronnen niet uitsluitend bestaan uit subsidies van instel lingen van de Europese Unie.

3. Selectiecriteria

Bij de evaluatie van de voorstellen zullende begunstigden worden geselecteerd aan de hand van de volgende criteria:

- een gezonde kosten-batenverhouding;

- een duurzaam multiplicatoreffect op Europees niveau;

- een doelmatige, evenwichtige samenwerking tussen partners bij de planning en uitvoering van de werkzaamheden en de financiële participatie;

- een bijdrage tot een multinationale aanpak, met name tot grensoverschrijdende samenwerking binnen de Unie en, waar dit passend is, met aan de Unie grenzende landen;

- de capaciteit om een dialoog en samenwerking te stimuleren tussen de in het Vijfde Actieprogramma aangewezen partners, zoals NGO's, kleine en middelgrote onder nemingen, lokale en regionale autoriteiten enz., om duurzame veranderingen in het gedrag van de betrokken partijen te stimuleren;

- de mate van representativiteit binnen de desbetreffende beweging;

- het vermogen om een multisectorale benadering van de milieuproblematiek te stimuleren;

- de kwaliteit van de samenwerking en de dialoog tussen de associatie en haar leden door middel van een regelmatige uitwisseling van informatie;

- de capaciteit om de financiële haalbaarheid van het jaarlijkse werkprogramma door middel van een realistische, redelijke en evenwichtige begroting aan te tonen;

- de toezegging, om het huidige milieubeleid van de Europese Unie zo veel mogelijk bekendheid te geven, inclusief het communautaire beleids- en actieprogramma met betrekking tot milieu en duurzame ontwikkeling.

4. Financiële voorwaarden

Bijlage B beschrijft de financiële voorwaarden die van toepassing zijn op alle typen financiële steun van het Directoraat-generaal Milieu van de Commissie. Deze moeten worden gelezen in samenhang met de voorwaarden volgens het Besluit van de Raad inzake het actieprogramma ter ondersteuning van NGO's werkzaam op het gebied van milieubescherming, die bepalen dat de Commissie in beginsel maximaal 50% van de begroting voor operationele en administratieve uitgaven kan financieren. Wanneer de aanvraag wordt geaccepteerd, medefinanciert de Commissie een percentage van de totale subsidiabele uitgaven in overeenstemming met de bijgevoegde financiële voorwaarden (bijlage B). Deze voorwaarden maken integrerend deel uit van de met elke begunstigde gesloten overeenkomst.

De aandacht van de aanvrager wordt met name gevestigd op de volgende bepaling in het Besluit van de Raad:

"Om een steunbedrag hoger dan 150 000 ecu te kunnen ontvangen, moet de boekhouding van de NGO over de afgelopen twee jaar door een registeraccount zijn goedgekeurd en moet de boekhouding voor de periode waarin de steun wordt gebruikt, eveneens door een registeraccount zijn goedgekeurd. Om een steunbedrag lager dan 150 000 ecu te ontvangen moet de boekhouding van de niet-gouvernementele organisatie in een door de Commissie erkende vorm beschikbaar zijn voor de afgelopen twee jaar en moet zij verder in deze vorm worden gevoerd tijdens de periode waarin de steun wordt gebruikt." In de praktijk betekent dit dat elke aanvrager bereid moet zijn om zijn boekhouding ter beschikking te stellen in de door de Commissie voorgeschreven vorm, en wel op zeer korte termijn nadat de aanvraag op de voordracht voor financiering is geplaatst. 5. Presentatie van een aanvraag De aanvraag moet zijn gesteld in één van de officiële talen van de Europese Unie, bij voorkeur in het Engels of het Frans, om het verwachte aantal aanvragen beter te kunnen verwerken, en vergezeld gaan van een officieel schrijven waarin de subsidie wordt aangevraagd. Meegestuurd dienen te worden bijlage A van dit document, naar behoren met de machine ingevuld (dus niet met de hand), alsmede de volledige gegevens van de bankrekening van de aanvrager.

Aanvragen dienen in punt 2 van bijlage A een beschrijving van de werkzaamheden van de organisatie te bevatten. Gelieve een uitvoerig en nauwkeurig programma van voorziene werkzaamheden van de organisatie voor het boekjaar 2000 bij te sluiten. Hierin zouden alle werkzaamheden moeten worden vermeld zoals: participatie in de coördinatie tussen aangesloten verenigingen, jaarvergaderingen, de informatie voorziening aan leden (nieuwsbrieven), voorbereiding van verslagen, publicaties enz.

Elke werkzaamheid wordt op een afzonderlijk blad beschreven, met inbegrip van een beschrijving van de desbetreffende werkzaamheid, de doelstellingen en doelgroepen ervan, het indica tief tijdschema en de verwachte resultaten. Bij het opstellen van de aanvraag dient de aanvrager het schema in de bijlage van het Besluit van de Raad in gedachten te houden, waarin de werkgebieden worden vermeld die in aanmerking komen voor communautaire financiële steun en de omvang wordt aangegeven van de financiering die aan elk gebied zal worden toegewezen.

Hoewel de financiële steun alleen zal worden toegewezen op basis van het voorziene programma voor het jaar 2000, wordt u ook verzocht een samenvatting van de werkzaamheden die in het voorafgaande jaar zijn uitgevoerd ter informatie mee te zenden.

6. Procedure voor de indiening en beoordeling van de aanvragen

Voorstellen moeten uiterlijk (datum poststempel) op 17 januari 2000 op het volgende adres zijn ingediend:

Europese Commissie Directoraat-generaal Milieu De heer Saturnino Muñoz Gómez Hoofd Administratieve Eenheid ENV.5 TRMF 00/74 Wetstraat 200 B-1040 Brussel.

Tel. (0032) 2/2999332

Alle voor een voorstel vereiste documenten moeten in drievoud naar bovenstaand adres worden gezonden. Het vereiste papierformaat is A4.

Het volledige voorstel moet in de onder punt 5 aangegeven vorm per aangetekende post worden verzonden. Faxpost, persoonlijke aflevering, onvolledige of onvolledige ingevulde dossiers of dossiers die in meerdere delen zijn verzonden, worden niet geaccepteerd.

De procedure voor de beoordeling van een aanvraag is als volgt:

- ontvangst, registratie en ontvangstbevestiging door de Commissie,

- onderzoek door de diensten van de Commissie,

- formulering van de uiteindelijke beslissing en mededeling van het resultaat aan de aanvrager.

De beslissing van de Commissie is definitief.

De gehele beoordeling is strikt vertrouwelijk. Bij goedkeuring door de Commissie zal er tussen de Commissie en de partij die het voorstel heeft ingediend, één contract worden gesloten dat geldt voor alle te medefinancieren werkzaamheden (uitgedrukt in euro).

Aanvragers moeten er rekening mee houden dat het evaluatieproces waarschijnlijk een aantal maanden in beslag zal nemen als gevolg van de hoeveelheid aanvragen die wordt verwacht. Per 31 mei 2000 zou dit proces echter moeten zijn voltooid. Gezien de ver wachte belangstelling moet de Commissie ook de selectiecriteria strikt toepassen en aanvragen die niet volgens bovenstaande specificaties zijn gepresenteerd, uitsluiten. Men wordt verzocht alle verstrekte informatie met zorg te lezen en na te gaan of aan alle eisen is voldaan. Omissies of fouten kunnen tot gevolg hebben dat een aanvraag wordt afgewezen.

- BIJLAGEN: A. Administratieve informatie

- B. Juridische en financiële voorwaarden

- C. Contractmodel

- D. Tekst van het Besluit van de Raad 97/872 van 16 DECEMBER 1997. Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen L354 30.12.97

Bij de subsidieaanvraag te voegen documenten

Documenten die systematisch bij de subsidieaanvraag dienen te worden gevoegd

(1) Naar behoren ingevulde bijlage A (de vakjes met vet gedrukte tekst zijn verplicht; alle on volledige aanvragen worden systematisch afgewezen)

(2) Financiële administratie van de aanvrager over het afgelopen boekjaar

(3) Officiële statuten en certificaat dat deze wettelijk zijn geregistreerd

(4) Curriculum vitae van de mensen die de taken behorende bij de te subsidiëren werkzaam heden zullen uitvoeren

(5) Jaarverslag van de werkzaamheden van de organisatie over het afgelopen jaar

(6) Officiële brief waarin de subsidie wordt aangevraagd

Bij te voegen documenten, indien beschikbaar

(1) Lijst van de leden van de administratie of het bestuur (namen, titels of functies binnen de organi satie die de aanvraag indient)

(2) Accountantsverklaring van niet ouder dan twee jaar opgesteld door geregistreerd accountant

(3) Financiële waarborg

(4) Referenties (in aanvulling op de referenties die in punt 1.5 worden gevraagd) over projecten die steun ont vangen (of hebben ontvangen) van andere internationale organisaties of van lidstaten van de Europese Unie

BIJLAGE A FINANCIERING VAN WERKZAAMHEDEN

Standaardformulier voor het aanvragen van subsidie (indien mogelijk in te vullen in het Engels of het Frans)

1.1. Administratieve informatie over de aanvrager

1.1 Identiteit van de aanvrager

Naam van de organisatie (volledige naam):

Afgekorte naam (indien van toepassing):

Letterwoord (indien van toepassing):

Wettelijk registratienummer (indien van toepassing): [10]*

[10] * De eventuele acceptatie van aanvragers door lidstaten kan een alternatief zijn voor het verzoek om deze informatie. p/ghu/docs/kitzmanen.doc (Rev. 3 van 10 nov. 1998 te 12.00 uur).

Rechtspositie van de aanvrager:

Naam en titel (functie) van de persoon die gerechtigd is tot het aangaan van wettelijk bindende verplichtingen namens de organisatie die de aanvraag indient:

Naam en titel (functie) van de persoon die verantwoordelijk is voor de technische aspecten:

Adres van de aanvrager

Straat:

Huisnummer:

Postcode:

Stad:

Land:

Telefoon:

Fax:

e-mail:

NB : Alle regels met vet gedrukte tekst moeten worden ingevuld, onvolledige aanvragen zullen syste matisch worden afgewezen.

1.2 Bankreferentie van de aanvrager (gaarne een document bijsluiten van de accountantsdienst of bank van de aanvrager, ondertekend door de persoon die gerechtigd is om wettelijke verplichtingen aan te gaan namens de organisatie die de aanvraag indient):

NB : De bankrekening moet zijn geopend in het land waar het hoofdkantoor van de aanvrager is gevestigd:

Naam van de bank:

Straat:

Huisnummer:

Postcode:

Stad:

Land:

Bankcode, BIC-code enz.:

Bankrekeningnummer:

Houder van de bankrekening:

1.3 Samenvatting van de werkzaamheden en doelstellingen van de aanvrager in het algemeen

1.4 Groep(en)/vereniging(en) die eigenaar is/zijn van de aanvragende organisatie (indien van toe passing):

van elke organisatie de naam (d.i. de volledige officiële naam) aangeven:

1.5 Subsidies, contracten of communautaire leningen die in de loop van de drie voorafgaande begrotingsjaren direct of indirect van instellingen van de Europese Gemeenschappen zijn verkregen

Voor elke subsidie, contract of lening aangeven:

-het desbetreffende communautaire programma:

-de naam van het project en het referentienummer van het contract:

-het jaar waarin de Commissie deze bijdrage heeft toegewezen:

-het bedrag van de subsidie, het contract of de lening:

1.6 Aanvragen voor subsidies die in het lopende jaar bij de Europese instellingen zijn (of zullen worden) ingediend.

Voor elke subsidie resp. contract aangeven:

-het desbetreffende communautaire programma:

-de naam van het project:

-het bedrag van het contract of de subsidie:

2. Uitgebreide beschrijving van de te subsidiëren werkzaamheden van de organisatie (in geval van goedkeuring van het voorstel dient de hier gegeven informatie als technische bijlage bij het contract; alle informatie die voor de uitvoering van de werkzaamheden van de organisatie essentieel is, moet worden meegestuurd). Indien mogelijk op te stellen in het Engels of het Frans. 2.1 Beknopte beschrijving van de werkzaamheden van uw organisatie waarvoor de subsidie wordt aangevraagd

Gelieve een uitvoerig en nauwkeurig programma van voorziene werkzaamheden voor het boekjaar 2000 van de organisatie bij te sluiten. Hierin moeten alle werkzaamheden worden vermeld, zoals: participatie in de coördinatie tussen aangesloten verenigingen, jaarvergaderingen, informatieverstrekking aan leden (nieuwsbrieven), voorbereiding van verslagen, publicaties, enz.

Aan elke werkzaamheid wordt een afzonderlijk blad gewijd, waarop de activiteit in kwestie, doelstellingen en doelgroepen, het indicatief tijdschema en de verwachte resultaten worden beschreven. De aanvraag moet worden opgesteld aan de hand van het schema in de bijlage bij het Besluit van de Raad, waarin de werkgebieden staan vermeld die voor communautaire financiële steun in aanmerking komen en wordt aangegeven welk deel van de middelen aan elk werkgebied zal worden toegewezen. Gaarne ook taken i.v.m. de werkzaamheden van de organisatie vermelden die de aanvrager van plan is aan een andere organisatie/vennootschap/vereniging uit te besteden:

2.2 Resultaten die worden verwacht van de werkzaamheden van uw organisatie waarvoor de subsidie wordt aangevraagd (gaarne de meetbare elementen vermelden aan de hand waarvan het effect van de subsidie kan worden beoordeeld in relatie tot de omschreven algemene doelstellingen. Naast het eindproduct dat de aanvrager na voltooiing van de werkzaamheden van uw organisatie aan de Commissie beoogt te presenteren, ook doelgroepen en gehanteerde methodes vermelden).

2.3 Schema van de werkzaamheden van uw organisatie waarvoor de subsidie wordt aangevraagd

Begin van de werkzaamheden [11]:

[11] De periode waarin kosten financierbaar zijn, wordt bepaald door de begin- en einddatum.

Eind van de werkzaamheden [12]:

[12] Alle na deze datum gedane uitgaven zijn niet financierbaar, behalve in gevallen waarin de bevoegde diensten dit uitdrukkelijk hebben goedgekeurd.

Aantal maanden dat nodig is om de werkzaamheden van uw organisatie te voltooien (maximaal 12 maanden).

Verdere informatie die voor het schema van de werkzaamheden van uw organisatie relevant is.

Zou u de uiteindelijke financieringsovereenkomst willen ontvangen in het:

Engels ( Frans (

3. Voorlopige begroting van de te subsidiëren werkzaamheden van de organisatie (indien het voorstel wordt geaccepteerd, zal de hier gegeven informatie als technische bijlage bij het contract dienen). Indien mogelijk, op te stellen in het Engels of het Frans

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

3.2 Specificatie van subsidiabele kosten per categorie A. Personeelskosten (zie bijgevoegde financiële voorwaarden, artikel 10, lid 2)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

B. Reis- en verblijfskosten

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

C. Kosten van de aanschaf van duurzame uitrusting (afschrijving) [13] (zie art. 10.2 van de financiële voor waarden)

[13] Gaarne de gebruikte methode ter berekening van de afschrijving bij deze aanvraag voegen.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

D. Aanschafkosten van kantoorbehoeften en -materialen (indien niet opgenomen in de indirecte kosten)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

E. Kosten van drukwerk, publicaties, vertaling, vertolking (inclusief abonnementen, CD-roms, verspreiding...)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

F. Uitbesteding en/of overdracht van fondsen aan partner(s) (art. 10, lid 2, financiële voorwaarden)

Gaarne aangeven:

- Volledige naam en adres van eventuele onderaannemer/partner [14]

[14] Aan de hand van deze gegevens moeten de diensten in kwestie kunnen vaststellen of de uitgaven voor financiering in aanmerking komen.

- Nauwkeurige omschrijving van de aan die persoon/organisatie uit te besteden taken

- Bedrag en gebruikte berekeningsmethode (volledig gedetailleerde schatting)

TOTAAL

G. Verdere rechtstreekse kosten die niet met name genoemd worden in de bovenvermelde categorieën (verwarming, verlichting, huur enz., gaarne specificeren)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

TOTAAL- GENERAAL

3.3 Nadere gegevens over andere financieringsbronnen, indien van toepassing (met uitsluiting van communautaire subsidies),

(Gaarne over elke medefinancierende vennootschap/vereniging/organisatie de volgende informatie verschaffen)

* Naam van onderneming of organisatie (volledige officiële naam) :

* Adres:

* Bevoegde persoon binnen de medefinancierende organisatie (naam, titel of functie, telefoon, fax, e-mail):

* Door de medefinancierende organisatie toegezegde financiële bijdrage aan de werkzaamheden van de aanvrager:

* Opmerkingen indien de beslissing tot medefinanciering nog niet definitief is:

Verklaring van de aanvrager:

Ondergetekende bevestigt hiermee dat de in de voorliggende aanvraag verstrekte gegevens juist zijn

Naam:

Titel of functie, vertegenwoordigend:

Telefoon:

Fax:

e-mail:

Handtekening:

Datum:

BIJLAGE B

Op subsidieovereenkomsten van de Europese Gemeenschappen toepasselijke algemene voorwaarden

DEEL A - JURIDISCHE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

Artikel 1 - Uitvoering

1.1 Behoudens in gevallen van overmacht stelt de begunstigde alles in het werk om ervoor te zorgen dat de actie wordt uitgevoerd overeenkomstig de in bijlage I van de overeenkomst opgenomen voorwaarden en regelingen.

1.2 Elke onvoorspelbare en onover komelijke gebeurlijkheid moet als over macht worden be schouwd.

Artikel 2 - Aansprakelijkheid

2.1 De Europese Gemeenschappen kunnen onder geen voorwaarde en om welke reden dan ook aansprakelijk worden gesteld in geval van op de overeenkomst gebaseerde klachten in verband met schade of letsel die tijdens de uitvoering van de actie aan het personeel of het eigendom van de begunstigde is toegebracht. Iedere eis tot schadevergoeding of terugbetaling in verband met een dergelijke klacht wordt dan ook door de Gemeenschappen afgewezen.

2.2 Behoudens in geval van over macht is de begunstigde ver plicht de Europese Gemeen schappen iedere schade te vergoeden die voortvloeit uit de actie of uit nalatigheid in de uitvoering ervan.

2.3 De begunstigde is als enige aansprakelijk jegens derden, inclusief voor iedere schade die als gevolg van de actie door hen wordt geleden.

Artikel 3 - Beëindiging van de overeenkomst

3.1 De begunstigde kan de overeen komst te allen tijde beëindigen door deze met inachtneming van een termijn van twee maanden schriftelijk op te zeggen; hij behoeft dan geen vergoeding te betalen. In dat geval heeft de begunstigde uitsluitend recht op betaling van de subsidie voor het gedeelte van de actie dat is uitgevoerd.

3.2 De Commissie kan de overeen komst beëindigen indien de begunstigde zonder geldige tech nische of economische reden nalaat aan één van de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen te voldoen, en hij, nadat hij of zij per aangetekend schrijven is gemaand aan deze verplichtingen te voldoen, zulks één maand na ontvangst van dit schrijven nog niet heeft gedaan.

In dat geval betaalt de Commissie enkel de kosten die ten tijde van de beëindiging van de overeenkomst werkelijk door de begunstigde zijn gemaakt, en geen kosten die verband houden met overeenkomsten die reeds zijn gesloten, maar waarvan de uitvoering na de datum van beëindiging plaatsvindt.

3.3 De Commissie kan de overeen komst zonder voorafgaande kennisgeving en zonder enigerlei schadevergoeding beëindigen, indien de begunstigde:

in staat van faillissement of in liquidatie verkeert, dan wel tegen hem een soortgelijke procedure is ingeleid;

valse of onvolledige verklaringen aflegt om de subsidie te verkrijgen waarop de overeenkomst betrek king heeft.

In dat geval kan de Commissie volledige of gedeeltelijke terug betaling eisen van de bedragen die reeds ingevolge de overeen komst zijn betaald.

3.4 Beëindiging van de overeen komst wegens financiële on regelmatigheden laat de toepas sing van andere administratieve maatregelen of sancties over eenkomstig Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95 van de Raad van 18 december 1995 be treffende de bescherming van de financiële belangen van de Euro pese Gemeenschappen onverlet.

Artikel 4 - Vertrouwelijkheid

De Commissie en de begunstigde verbinden zich ertoe de vertrouwe lijkheid te waarborgen van alle docu menten, informatie of andere gegevens die hun in vertrouwen bekend worden gemaakt en waarvan openbaarmaking de andere partij zou kunnen schaden.

Artikel 5 - Publiciteit

5.1 Tenzij de Commissie anders beslist, moet in elke bekend making of publicatie van de be gunstigde over de actie, inclusief die tijdens een conferentie of studiebijeenkomst, worden ver meld dat de actie financiering heeft ontvangen van de Europese Gemeenschappen.

In elke bekendmaking of publi catie van de begunstigde, onge acht in welke vorm of via welk medium deze geschiedt, inclusief Internet, moet worden vermeld dat hierin slechts de mening van de auteur wordt weergegeven en dat de Commissie niet aanspra kelijk is voor het gebruik dat eventueel wordt gemaakt van de in die bekendmaking of publi catie opgenomen informatie.

5.2 De Commissie is gerechtigd, ongeacht in welke vorm en via welk medium, inclusief Internet, de volgende informatie te publi ceren:

- de naam van de begunstigde, behalve wanneer dit de veiligheid van de begunstigde in gevaar kan brengen;

- het doel van de subsidie;

- het toegekende bedrag en het gedeelte van de totale kosten van de actie dat het steun bedrag vertegen woordigt;

- de geografische locatie van de actie,

- of de actie al eerder is bekend gemaakt.

Artikel 6 - Eigendom/gebruik van de resultaten

6.1 Tenzij in de overeenkomst of de bijlagen daarvan anders wordt bepaald, berusten de eigendoms rechten, inclusief de industriële en intellectuele eigendoms rechten, op de resultaten van de actie en op de verslagen en ande re documenten met betrekking tot de actie, bij de begunstigde.

6.2 Onverminderd het bepaalde in lid 1, kent de begunstigde de Commissie het recht toe de resultaten van de actie vrijelijk en naar eigen goeddunken te gebruiken, behoudens eventuele tussen hen getroffen regelingen inzake vertrouwelijkheid en reeds bestaande industriële- en intellectuele-eigendomsrechten.

Artikel 7 - Evaluatie van de actie

Wanneer de Commissie tussentijds of achteraf een evaluatie verricht, verbindt de begunstigde zich ertoe haar en/of de door haar aangewezen personen alle documenten of inlichtingen te ver strekken die daartoe dienstig zijn.

Artikel 8 - Wijziging van de overeen komst

8.1 Elke wijziging van de over eenkomst, inclusief de bijlagen daarvan, moet worden vastgelegd in een schriftelijke overeen komst, die op dezelfde wijze wordt gesloten als de oorspron kelijke overeenkomst. De partijen zijn niet gebonden door een mondelinge overeen komst dienaangaande.

8.2 Wanneer de wijziging het fun damentele doel van de actie niet beïnvloedt en de financiële gevolgen beperkt blijven tot een overboeking tussen begrotings rubrieken waarbij de subsidia bele uitgaven per rubriek met minder dan l0% worden ver hoogd, mag de begunstigde de wijziging doorvoeren. Hij stelt de Commissie hiervan onver wijld in kennis.

8.3 Voor elke overboeking tussen begro tings rubrieken met meer dan 10% van het bedrag van de te crediteren rubriek moet de Commissie van tevoren schrifte lijk toestemming geven.

Artikel 9 - Bevoegde rechter

De begunstigde kan tegen besluiten van de Commissie inzake de toepassing of interpretatie van de bepalingen van de overeenkomst, inclusief de daarbij behorende bijlagen, beroep instellen bij het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Gemeenschappen, en even tueel in hoger beroep gaan bij het Hof van Justitie van de Europese Gemeen schappen. DEEL B - FINANCIËLE BEPALINGEN

Artikel 10 - Subsidiabele kosten

10.1 Om in het kader van de actie voor subsidie in aanmerking te komen, moeten de kosten aan de volgende criteria voldoen.

- rechtstreeks verband houden met het onderwerp van de overeenkomst en in de overeenkomst worden toege zegd (bijlage III);

- noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de actie waarop de overeen komst betrekking heeft;

- redelijk zijn en stroken met de beginselen van gezond financieel beheer, met name wat betreft prijs-kwaliteitverhouding en kosten effectiviteit;

- zijn gemaakt gedurende de looptijd van de actie zoals vermeld in de overeenkomst;

- werkelijk zijn gemaakt, zijn opge nomen in de financiële administratie of belastingbescheiden van de begun stigde en verifieerbaar en controleerbaar zijn.

10.2 De volgende directe kosten komen voor subsidie in aan merking:

- de kosten van personeel dat aan het project is toegewezen, op basis van werkelijke salariskosten vermeer derd met sociale lasten (en andere kosten die deel uitmaken van de beloning), exclu sief personeelsuit gaven, kantoor uitgaven en andere indirecte admini stratieve uitgaven die als indirecte kosten gelden. De aan het project bestede tijd moet door het personeel gedurende de gehele loop tijd van het project op tijd verantwoordings formulieren worden aangetekend, welke ten minste een maal per maand door de project leider worden gewaarmerkt.

- reis- en verblijfskosten van personeel dat aan de actie deel neemt, tegen de tarieven en onder de voorwaarden die de begunstigde gewoonlijk hanteert;

- de afschrijving van aangeschaft duurzaam materieel (nieuw of gebruikt), mits deze aanschafkosten overeenkomen met de normale marktprijzen en de waarde van het betrokken materieel wordt afgeschreven overeenkomstig de belasting- en boekhoudregels die op de begunstigde van toepassing zijn. De Commissie mag alleen de afschrijving op het goed die overeenkomt met de duur van de actie in aanmerking nemen, behalve wanneer de aard en/of het gebruik van het goed een andere behandeling door de Commissie rechtvaardigt;

- de kosten van consumptieartikelen en benodigdheden (voor zover deze verifieerbaar zijn en in de overeen komst niet onder een ander begrotingsonderdeel vallen);

- de kosten van uitbesteding, mits de Commissie van tevoren schriftelijk toestemming heeft gegeven voor uitbesteding. In dat geval zorgt de begunstigde ervoor dat de krachtens de overeenkomst voor hem gelden de voorwaarden tevens van toepas sing zijn op zijn onderaannemers;

- de kosten die rechtstreeks voort vloeien uit de vereisten van de overeenkomst (verspreiding van informatie, specifieke evaluatie van de actie, vertaling, reproductie, enz.), inclusief de eventuele kosten van financiële diensten (met name de kosten van financiële waar borgen), maar exclusief wisselkoers risico's, behal ve wanneer de over eenkomst hierin uitdrukkelijk voorziet;

- een reserve voor onvoorziene uitgaven van ten hoogste 5% van de in aanmerking komende directe kosten.

10.3 In de regel komt een vast percentage van het totaalbedrag van de subsidiabele directe kosten als indirecte kosten voor subsidie in aanmerking.

- Indirecte kosten komen in aanmerking mits zij geen kosten omvatten die volgens de overeenkomst onder een ander begrotingsonderdeel vallen.

- Indirecte kosten komen niet in aanmerking wanneer de subsidie overeenkomst betrekking heeft op de financiering van een actie die wordt uitgevoerd door een organisatie die reeds een exploi tatiesubsidie van de Commissie ontvangt.

10.4 De volgende kosten komen niet in aanmerking:

- kapitaalinvesteringskosten;

- voorzieningen voor eventuele toe komstige verliezen of schulden;

- verschuldigde rente;

- schulden;

- dubieuze schuldvorderingen;

- wisselkoersverliezen, behalve wan neer de overeenkomst hierin uit drukkelijk voorziet;

- bijdragen in natura. Bijdragen in natura kunnen echter wel in aanmerking worden genomen bij de vaststelling van het maximum bedrag van de subsidie;

- onnodige of ondoordachte uitgaven

- reiskosten, kosten van levens onderhoud en elke vorm van beloning die wordt betaald aan vast personeel in dienst van de Europese instel lingen;

- uitgaven die worden gedaan buiten de overeengekomen periode waar binnen uitgaven subsidiabel zijn;

- salarissen van personeel in dienst van een overheidsinstantie .

Artikel 11 - Kostendeclaraties en terugbetalingsvoorwaarden

11.1 De begunstigde moet binnen de hiervoor overeengekomen uiter ste datum een definitieve decla ratie overleggen van alle tijdens de actie werke lijk gemaakte uit gaven en ontvangen in komsten tezamen met een volledige lijst van docu menten op grond waar van het over zicht is samen gesteld. Deze documenten moe ten door de gemachtigde ver tegenwoordiger van de begun stigde zijn gewaar merkt.

De begunstigde is alleen verplicht tussentijdse overzichten van de subsidiabele kosten in te dienen indien in de over een komst hierin uitdrukkelijk is voorzien.

11.2 Op basis van een onderzoek van de definitieve declaratie, en onverminderd het bepaalde in artikel 13 van deze bijlage, betaalt de Commissie het saldo van de subsidie overeenkomstig het bepaalde in de overeen komst. Het door de Commissie aan de begunstigde betaalde totaal bedrag mag in geen geval het in de overeenkomst vast gestelde maximumbedrag van de subsidie overschrijden, zelfs wanneer de totale werkelijke kosten hoger zijn dan de geraamde totale begroting als omschreven in bijlage III van de overeenkomst.

11.3 Het door de Commissie te betalen maximumbedrag van de subsidie wordt naar evenredig heid verminderd indien uit een vergelijking van de definitieve declaratie met de in de overeen komst geraamde totale begroting blijkt dat:

- de begunstigde rente heeft ont vangen op het gedeelte van de subsidie dat als voorschot is betaald;

- de totale inkomsten hoger zijn dan de totale uitgaven;

- de door de actie gegenereerde inkomsten hoger zijn dan de totale begrote inkomsten;

- de subsidiabele werkelijke kosten lager zijn dan waren begroot.

11.4 Het door de Commissie te beta len bedrag van de subsidie wordt verlaagd door middel van:

- een vermindering van het na de voltooiing van de actie te betalen saldo van de subsidie;

- een verzoek om terugbetaling van teveel aan de begunstigde betaalde bedragen, indien het totale reeds door de Commissie betaalde bedrag hoger is dan het feitelijk verschuldigde definitieve bedrag.

Artikel 12 - Rente wegens te late betaling

12.1 De Commissie verbindt zich ertoe de ingevolge deze overeen komst verschuldigde bedragen te betalen binnen een termijn van zestig dagen te rekenen vanaf de datum van de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de betaling tot de datum waarop de rekening van de Commissie voor dit bedrag wordt gedebiteerd.

12.2 Gedurende de zestig kalender dagen volgende op de gebeur tenis die aanleiding geeft tot de betaling kan de Commissie deze betalingstermijn evenwel te allen tijde opschorten door de beguns tigde ervan in kennis te stellen dat het verzoek om betaling niet ontvankelijk is, omdat de vor dering niet opeisbaar is, omdat de vereiste bewijsstukken niet zijn overge legd, dan wel omdat de Commissie het nodig acht tot aanvullende verificaties over te gaan. Het resterende gedeelte van de ter mijn begint te lopen op de datum waarop een nieuw, naar behoren ingediend verzoek om betaling wordt geregistreerd.

12.3 Wanneer de betaling niet binnen de in lid 1 bedoelde termijn wordt verricht, en onverminderd het bepaalde in lid 2, kan de begunstigde, mits hij daarom verzoekt binnen twee maanden na de ontvangst van de laattijdige betaling, aanspraak maken op rente berekend tegen de rente voet die door het Europees Monetair Instituut voor zijn transacties in euro wordt gehan teerd, vermeerderd met anderhalf procentpunt.

Artikel 13 - Technische en financiële controle

13.1 De begunstigde verbindt zich ertoe het personeel van de Commissie en de door de Com missie gemachtigde personen op passende wijze toegang te verlenen tot de terreinen of gebouwen waar de actie wordt uitgevoerd en tot alle documen ten met betrekking tot het technisch en financieel beheer van de actie. De toegang van door de Commissie gemachtigde personen kan plaatsvinden op door de Commissie en de begunstigde onderling vast te stellen voorwaarden inzake vertrouwelijkheid.

13.2 De begunstigde stemt ermee in dat de Commissie en de Reken kamer van de Europese Gemeen schappen gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst en tot vijf jaar na de voltooiing van de actie controle uitoefenen op de besteding van de subsidie, overeenkomstig het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, zoals gewij zigd.

13.3 De begunstigde verbindt zich ertoe deze verplichting ook te doen nakomen door eventuele onderaannemers.

13.4 Door de Commissie of de Reken kamer van de Europese Gemeen schap pen kan controle worden uitgeoefend op basis van docu menten of ter plaatse; deze controle moet bestaan uit een onderzoek van de financiële administratie en van alle bege leidende documenten met betrek king tot de kosten van de actie.

Artikel 14 - Terugbetaling van de subsidie

14.1 De begunstigde verbindt zich ertoe om in de in artikel 3, lid 1, en lid 2, en artikel 11 van deze bijlage bedoelde gevallen het eventuele gedeelte van het betaalde bedrag dat de werkelijke subsidiabele kosten van de actie overschrijdt aan de Commissie terug te betalen op de door haar vastgestelde wijze en binnen de door haar vastgestelde termijn.

14.2 In geval van beëindiging van de overeenkomst in de in artikel 3, lid 3, van deze bijlage bedoelde gevallen kan de Commissie aan spraak maken op volledige of gedeeltelijke terugbetaling van de aan de begunstigde betaalde bedragen. De Commissie bepaalt de wijze waarop en de termijn waarbinnen een dergelijke volle dige of gedeeltelijke terugbeta ling moet geschieden.

14.3 Wanneer de begunstigde de terugbetaling niet binnen de door de Commissie vastgestelde ter mijn verricht, kan de Commissie de verschuldigde bedragen verhogen met achterstandsrente berekend tegen de rentevoet die door de Europese Centrale Bank voor haar transacties in euro wordt gehanteerd, vermeerderd met anderhalf procentpunt.

14.4 De bankkosten in verband met de terugbetaling van aan de Com missie verschuldigde bedragen komen volledig ten laste van de begunstigde.

14.5 Het invorderingsbesluit dat door de Commissie wordt opgesteld en toegezonden aan de begun stigde die aan haar terugbetaling is verschuldigd, vormt executo riale titel in de zin van artikel 192 van het EG-Verdrag, artikel 92 van het EGKS-Verdrag en artikel 164 van het Euratom-Verdrag.

14.6 Bedragen die aan de Commissie moeten worden terugbetaald, kunnen worden verrekend met bedragen die om welke reden dan ook aan de begunstigde zijn verschuldigd.

1.2 Financiële waarborg

(Voor de toepassing van optie 1 of optie 2 van artikel 4, lid 1, van de subsidieovereenkomst worden hier door DG XIX, na overleg met de Juridische dienst en DG Financiële controle, modellen van borgstelling opgenomen.)

BIJLAGE C

SUBSIDIEOVEREENKOMST

tussen

de Europese Gemeenschap/Europese Gemeenschap voor Atoomenergie/Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal ("de Gemeenschap"), vertegenwoordigd door de Commissie van de Europese Gemeenschappen ("de Commissie"), vertegenwoordigd door ...........................,

enerzijds, en

[volledige naam van de begunstigde] [letterwoord] waarvan het hoofdkantoor gevestigd is te [adres [van de maatschappelijke zetel - voor vennootschappen en verenigingen; van het hoofdkantoor - voor publiekrechtelijke lichamen en universiteiten], BTW-nummer en officieel inschrijvingsnummer indien van toepassing],

("de begunstigde"), vertegenwoordigd door (naam en rechtspositie van de ondertekenende persoon [voor rechtspersonen de persoon die gemachtigd is om namens de begunstigde op te treden in de betrekkingen met derden: voorzitter, directeur-generaal, rector, hoofd van een administratieve of financiële afdeling])

anderzijds,

die het volgende zijn overeengekomen:

Artikel 1 - Onderwerp

1.1 De Commissie heeft besloten een subsidie toe te kennen onder de in deze overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen vermelde voorwaarden, die de begunstigde hierbij verklaart ter kennis te hebben genomen en ermee in te stemmen, voor de actie getiteld: [........] ("de actie").

1.2 De begunstigde aanvaardt de subsidie en verbindt zich ertoe de actie op eigen verantwoordelijkheid uit te voeren.

Een uitgebreide beschrijving van de actie is vervat in bijlage I, die integrerend deel uitmaakt van deze overeenkomst.

1.3 De actie wordt hoofdzakelijk uitgevoerd te []

Artikel 2 - Duur

2.1 De actie heeft een looptijd van .....[aantal invullen] maanden te rekenen vanaf de ......[eerste dag [van de maand] volgende op de ondertekening door de laatste van de twee partijen, of datum invullen] ("aanvangsdatum")

2.2 De overeenkomst eindigt op [datum invullen] ("datum van voltooiing").

2.3. De begunstigde verbindt zich ertoe alle documenten ter staving van uit hoofde van deze overeenkomst verrichte betalingen gedurende een periode van vijf jaar voor inspectie te bewaren.

Artikel 3 - Financiering van de actie

3.1 De voor financiering in aanmerking komende werkelijke kosten die rechtstreeks door de begunstigde moeten worden betaald, worden geraamd in euro. De gedetail leerde begroting van de actie staat weerge geven in bijlage III, die integrerend deel uitmaakt van deze overeenkomst, en bevat alleen kosten die in aanmerking komen voor communautaire financiering, als uiteengezet in bijlage II. [Een vast tarief van [ten hoogste] 7% van het totale bedrag aan subsidiabele kosten geldt als subsidiabele indirecte kosten.] [15] [De voorwaarden staan vermeld in artikel 10, lid 3, van bijlage II]

[15] Standaardclausule voor vaste kosten.

- De totale kosten van de actie mogen geen bijdragen in natura door de begunstigde omvatten. Deze worden apart vermeld in bijlage III.

- Aangezien deze bijdragen echter door de Commissie in aanmerking worden genomen bij de bepaling van het niveau van haar steun, verbindt de begunstigde zich ertoe deze bijdragen te leveren onder de in deze overeenkomst vastgelegde voorwaarden. Niet-nakoming van deze verbintenis kan leiden tot de opzegging van de overeenkomst overeenkomstig artikel 3 van bijlage II. [16].

[16] Wanneer de begunstigde bijdragen in natura levert, moet er een lid worden ingevoegd.

3.2 De Commissie verstrekt maximaal een bedrag in euro dat gelijk is aan het per centage van de subsidiabele werkelijke kosten (zie artikel 3, lid 3).

3.3 Indien de in aanmerking komende kosten aan het einde van de actie lager blijken te zijn dan de in lid 1 vermelde geraamde totale kosten, wordt de bijdrage van de Commissie beperkt tot een bedrag dat wordt berekend door bovengenoemd percentage toe te passen op de werkelijke kosten. De begunstigde verbindt zich ertoe de Commissie de eventuele reeds overgemaakte gelden die boven dit bedrag uitgaan terug te betalen.

3.4 De begunstigde stemt ermee in dat de subsidie onder geen voorwaarde winst mag opleveren en dat de subsidie beperkt moet blijven tot het bedrag dat noodzakelijk is om de balans tussen ontvangsten en uitgaven in verband met de actie in evenwicht te brengen.

3.5 De begunstigde stemt ermee in dat de subsidie geen vordering op de Commissie vormt en bijgevolg niet kan worden overgedragen op derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie.

Artikel 4 - Wijze van betaling

4.1 De subsidie wordt op de volgende wijze door de Commissie aan de begunstigde betaald:

- een bedrag van [......] euro [..... % van het in artikel 3, lid 2, vermelde bedrag] als voorschot binnen 60 dagen na ontvangst en goedkeuring van deze onder tekende overeenkomst, tegen overlegging van een factuur [en van een financiële waarborg ter waarde van een even groot bedrag].

- een bedrag van [.....] euro [..... % van het in artikel 3, lid 2, vermelde bedrag] binnen 60 dagen na ontvangst en goedkeuring van een tussentijds verslag [en een tussentijds financieel overzicht van de actie, alsmede] een verzoek om betaling;]

- het restant binnen 60 dagen na ontvangst en goedkeuring van de documenten volgens artikel 5 en van een verzoek om de laatste betaling te doen.

4.2 De betalingen van de Commissie geschieden op de volgende bankrekening van de begunstigde:

- [bankgegevens van de begunstigde invullen]

4.3 De betalingen van de Commissie geschieden in euro. De werkelijke kosten worden omgerekend in euro tegen de in de C-reeks van het Publicatieblad gepubliceerde koers voor de eerste werkdag van de maand waarin de betaling geschiedt.

- Koersverliezen vallen niet onder deze overeenkomst en worden door de begunstigde gedragen.

Artikel 5 - Verslagen en andere documenten

De begunstigde verbindt zich ertoe om binnen drie maanden na de datum volgens artikel 2, lid 2, van deze overeenkomst aan de Commissie toe te zenden:

- een gewaarmerkt exemplaar van de definitieve declaratie van uitgaven en inkomsten die in samenhang met het project hebben plaatsgevonden, gepresenteerd in dezelfde vorm als de eerste declaratie, alsmede een volledige lijst van de documenten op grond waarvan de definitieve declaratie is opgesteld. Deze documenten moeten door de gemachtigde ver tegenwoordiger van de begunstigde zijn gewaar merkt;

- drie exemplaren (inclusief ten minste één op papier afgedrukt) van het definitieve verslag van de besteding van bovenvermelde subsidie.

Artikel 6 - Algemene administratieve bepalingen

Iedere informatie in verband met deze overeenkomst dient schriftelijk te geschieden en te worden gericht aan de volgende adressen:

Voor de Commissie

Europese Commissie

Directoraat-generaal [..]

T.a.v. ...

[Adres]

Voor de begunstigde

[..] Artikel 7 - Slotbepalingen

7.1 De volgende documenten worden bij deze overeenkomst gevoegd en maken er integrerend deel van uit:

- Bijlage I: Beschrijving van de actie

- Bijlage II: Op subsidieovereenkomsten van de Europese Gemeenschappen toepasselijke algemene voorwaarden

- Bijlage III: Begroting voor de actie

7.2 Indien de bepalingen vervat in de bijlagen en die vervat in de overeenkomst uiteenlopen, gelden de bepalingen van de overeenkomst. Bijlage II prevaleert boven de andere bijlagen.

Artikel 8 - Specifieke voorwaarden welke voor de actie gelden

In afwijking van artikel 15, lid 3, van de op subsidieovereenkomsten van de Europese Gemeenschappen toepasselijke algemene voorwaarden, zijn indirecte kosten/vaste kosten volledig subsidiabel.

Gedaan te Brussel, in tweevoud.

Voor de begunstigde

// Voor de Commissie

[naam van de op blz. 1 vermelde persoon]

// [naam van de gedelegeerd of ge subdelegeerd ordonnateur]

[handtekening]

// [handtekening]

[datum]

BIJLAGE II

De herziening van het actieprogramma ter ondersteuning van Europese NGO's werkzaam op het gebied van milieubescherming

Algemeen commentaar van:

BirdLife Internationaal (Europees kantoor)

Climate Network Europe

Europees Milieubureau (EEB)

European Federation for Transport and Environment

Friends of the Earth Europe

International Friends of Nature

Wereldnatuurfonds (WWF) (Europees beleidskantoor)

Brussel, oktober 2000Bijdrage aan milieubeleid en wetgeving van de Gemeenschap

De Groene Acht (BirdLife, CNE, EEB, FoEE, Greenpeace, NFI, T&E, WWF) worden in talrijke beleidssectoren betrokken bij de verdere ontwikkeling en uitvoering van het milieubeleid en de wetgeving van de Gemeenschap. Hierbij gaat het om de volgende werkzaamheden en werkterreinen [17]:

[17] Deze lijst geeft slechts een eerste indruk en is geenszins volledig. Bij een opsomming van alle relevante werkzaamheden van alle milieunetwerken of -groepen zou de lijst aanzienlijk langer zijn.

Type werkzaamheden

- Bewustmaking van EU-beleidsvormers (Commissie, Europees Parlement, Raad)

- Bewustmaking bij interne netwerken en partners (NGO's en burgermaatschappij)

- Analyse en beschikbaarstelling van kennis aan de EU-instellingen

- Vertegenwoordiging bij de EU-instellingen

- Coördinatie en ontwikkeling van beleidsstandpunten

- Identificatie van centrale punten van beleid

- Informatie aan de interne netwerken over de belangrijkste aspecten van het EU-beleid en de ontwikkeling daarvan

Werkterreinen

Handel, economie en milieu

- De effecten van het EG-handelsbeleid en van regionale EU-handelsovereenkomsten op een duurzame ontwikkeling in ontwikkelingslanden in relatie tot een duurzaam beheer van natuurlijke hulpbronnen

- Definitie en bevordering van de strategische effect beoordeling bij het uitvoeren van het EG-handelsbeleid

- Betrokkenheid bij het Euro-Mediterrane Partnerschap en de Mediterrane Vrijhandelszone: civiel forum (Stuttgart) en parlementaire hoorzittingen

- Participatie in de door Commissie geïnitieerde contactgroep met DG Handel

- WTO: Handel en milieu

- Mededeling over milieu en werkgelegenheid

- EU-werkgelegenheidsstrategie

EU-ontwikkelingsbeleid en externe aangelegenheden

- Mededeling over een nieuw EG-ontwikkelingsbeleid

- Integratie van milieu in de EG-ontwikkelingssamenwerking, Noord-Zuidbetrekkingen

- Mededeling over de integratie van milieu in het EG-ontwikkelingsbeleid

- Mededeling over het behoud van tropische bossen in ontwikke lingslanden

- Mededeling over klimaat verandering in ontwikke lingslanden

- Mededeling over samenhang

- Steun aan EG-samenwerking ten aanzien van ontwikkelingsbeleid

- Participatie in de groep van intersectorale NGO's ten behoeve van coördinatie over het EG-overleg inzake partnerschappen met NGO's

- Participatie in de EG-werkgroep "subsidie beheer" onder leiding van het secretariaat-generaal

- Rio+10-conferentie: gezamenlijk initiatief met EPE, Europese Beweging, UNEP, EVV, GLOBE, ICDA, ICLEI, WBCSD

- Samenwerking met NGO-netwerken op ontwikke lingsgebied gericht op samenwerking met de werkgroep van de Ontwikkelings raad

- Interne coördinatie van het netwerk met betrek king tot beleids werk zaamheden inzake EU-ontwikkelingsbeleid

- Duurzaamheidspact voor de Balkan (Regio naal programma voor milieuherstel)

Mediterraan beleid

- Euro-Mediterraan Partnerschap

- SMAP: Beoordeling en voorstellen ter versterking van de milieucomponenten ervan

- Integratie van milieu in het strategisch partnerschap Euromed

- Effecten van directe buitenlandse investeringen vanuit de EU

- Coördinatie van beleidswerk zaamheden van de interne netwerken in het Middellandse-Zeegebied

- Bewaking van de ontwikkeling van de Mediterrane Vrijhandelszone

Water

- EU-zoetwaterbeleid

- Milieuvriendelijker maken van EU-fondsen voor hydrologische projecten in EU-lidstaten en landen van Midden- en Oost-Europa

- Kaderrichtlijn Water: aannemen en uitvoeren

- Stimulering van het tarievenstelsel voor water

- Mededeling over het tarievenstelsel voor water (inbreng in EG-conferentie en EU-debat, discussiestuk)

- Commissievoorstel over een lijst prioritaire stoffen en selectie van gevaarlijke stoffen van hoge prioriteit

- Mijnafval resp. beheer van mijnafval en de invloed daarvan op het zoetwatermilieu

- Behoud en verstandig gebruik van drasland

- Organisatie van studiebijeen komsten over het EU-zoetwater beleid en de uitvoering van de Kaderrichtlijn Water

- Interne coördinatie van werkzaamheden ten behoeve van het Europese zoetwaterbeleid

Habitats, biodiversiteit en biotechnologie

- Steun aan de uitvoering van de Habitatrichtlijn

- Steun aan de instelling van het ecologisch netwerk Natura 2000

- Waarnemer bij de wetenschappe lijke werkgroep habitats

- Secretariaat van het Europees habitatforum (Interna tionale NGO's op het gebied van natuurbehoud)

- Uitvoering van EG-wetgeving inzake natuur behoud in landen van Midden- en Oost-Europa

- EG-actieplan biodiversiteit ten aanzien van natuurlijke hulp bronnen

- Rol van het EMA en het Europees centrum voor natuurbehoud

- Milieuaansprakelijkheid

- Interne coördinatie van beleids werkzaamheden met betrekking tot habitats en soorten

- Herziening van richtlijn 90/220 inzake de doelbewuste introductie van GGO's in het milieu

- Publicatie van "Belangrijke vogelgebieden"

Landbouw en landgebruik

- Hervorming van het gemeen schappelijk landbouwbeleid

- Agenda 2000

- Wederzijdse naleving (verordening 1259/1999 - gemeenschappelijke regelingen)

- Verordening 1257/1999 inzake steun voor plattelandsontwikkeling

- Integrale duurzame plattelands ontwikkeling

- Beginselen voor duurzame plattelands ontwikkeling

- Hervorming van het gemeenschappelijk landbouw beleid in 2006

- Landbouw en handel (WTO)

- Capaciteitsopbouw in landen van Midden- en Oost-Europa en het Middellandse-Zeegebied inzake EU-landbouwbeleid en EU-beleid inzake plattelandsontwikkeling

- Stadsontwikkeling en de ontwikkeling van ruimte prominenter op de agenda

- Interne coördinatie van beleids werkzaamheden met betrekking tot de landbouw

- Participatie in adviescomités van DG Landbouw

Bossen

- Discussies over EU-certificering van bossen

- EU-verordening plattelandsont wikkeling op het stuk van bossen

- Herziening van de EG-verordeningen inzake bosbranden en luchtvervuiling

- Het effect van het uitbreidingsbeleid op bossen

- Milieukeurmerk (zijdepapier en meubilair)

- Verordening inzake overheids opdrachten

- EG-actieplan inzake biodiversiteit voor het uitvoeren van de overeenkomst over biologische diversiteit en bossen

- Pan-Europees proces (Helsinki-proces)

- Beschermde bosgebieden (Natura 2000)

- Klimaatverandering en bossen (onderhandelingen over absorptie gebieden)

- Bewaking van de uitvoering van het EU-bosbeleid

- EU-adviescomité bos en kurk

- FBI-comité (DG Ondernemingen)

- Coördinatie ten behoeve van Europese NGO's op bosgebied

Visserij

- Integratie van het milieubeleid in het gemeenschappelijk visserij beleid

- Herziening van het gemeenschappelijk visserijbeleid (belastingen, quota enz.)

- Biodiversiteitsactieplan voor de visserij

- Hervorming van subsidies voor de visserij, inclusief belasting op brandstoffen en overheidssteun

- Verordening over structuurfondsen (FIOV)

- Evaluatie van de operationele programma's voor de uitvoering van de structuurfondsen voor de visserij (FIOV)

- Toegang tot informatie over subsidies: transparantie

- Hervorming van subsidieregelingen bij FAO, OESO en WTO

- Interne coördinatie van beleidswerkzaamheden met betrekking tot zeevaart en visserij

Klimaatverandering en energie

- Steun voor de combinatie van warmte en elektriciteit (cogeneratie), de meest efficiënte en milieu vriendelijke van alle conventionele vormen van elektriciteitsopwekking

- Steun aan de Commissie Witboek over duurzame elektriciteit

- "Monti-Richtlijn" over minimum belastingen op energieproducten

- Steun voor de overeenkomst over een richtlijn inzake duurzame elektriciteit met als doel, het aandeel van duurzame energiebronnen in 2010 te verdubbelen

- Opstellen van een Europabreed beleid ter vermindering van het verbruik van verwarmingen in woonhuizen en kantoren

- Vergroten van de energie-efficiëntie en vermindering van de uitstoot van broeikasgassen na Kyoto in geselecteerde sectoren in Europese landen (niet alleen EU) in samenwerking met de Universiteit Utrecht en het Fraunhofer-Institut

- Bevorderen van brandstofcellen in de vervoerssector en bij de stationaire opwekking van elektri citeit (en warmte)

- Bevorderen van de toepassing van elektriciteit uit zonne-energie in aanvulling op decentrale fotovoltaïsche technologieën

- Participatie in een wereldwijd partnerschap in de vervoerssector - waarschijnlijk gericht op de massa productie van een auto met een benzineverbruik van maximaal 3 l per 100 km

- Bevorderen van een keurmerk 'schone energie' op basis van certificering door een onafhankelijke partij

- Groene elektriciteit en later ook andere groene energieproducten

- Steun voor de uitvoering van beleid op het gebied van klimaat verandering in ontwikkelingslanden

- Energieadviescomité bij DG Energie en vervoer

- Werkgroepen in het kader van het Europees programma klimaat verandering (alle groepen bijwonen, en NGO-participatie coördineren)

- Groenboek over een EU-programma inzake de handel in emissierechten

- Richtlijn inzake duurzame energiebronnen op de interne elektriciteitsmarkt

- Mededeling ten behoeve van een actieplan voor een efficiënt energiegebruik voor de EU

- Richtsnoer over overheidssteun aan milieu bescherming

- Groenboek over een betrouwbare energie voorziening voor de EU

- Dilemmaverslag (DG Energie en vervoer)

- SAVE en ALTENER (DG Energie en vervoer) (als reactie op bezuinigingen)

- Inbreng in de EU-groep ad hoc over klimaat verandering

- Document over de veiligheid van kerncentrales in de kandidaat-lidstaten

Vervoer, verkeer en toerisme

- Mededeling van de Commissie over milieu en luchtvaart

- Beoordeling van het gemeen schappelijk vervoerbeleid

- Richtsnoeren voor Trans-Europese netwerken

- Kwaliteit van de lucht - bijvoorbeeld het Auto-Olie-programma en de afgeleide richtlijnen

- Opzetten van een doelmatig EU-beleid inzake geluidshinder

- Advieswerkzaamheden - bijvoor beeld bijdragen van deskundigen in het GNSS-adviesforum

- Groenboek over duurzaam stadsvervoer

- Van weg naar spoor, een project om minder vracht over de weg en meer per spoor te vervoeren. Hoewel geen project van de Commissie, hangt het wel nauw samen met de doelstelling van de Gemeenschap om de spoorwegen te behouden en te verbeteren

- Duurzaam toerismebeleid, toerisme en werkgelegenheid

Op duurzaamheid gerichte processen, dialogen en instrumenten

- Documenten en presentaties in het kader van de evaluatie van het 5th MAP

- Het Zesde Milieuactieprogramma

- De Europese verantwoordelijkheid op milieugebied en de invloed van het EU-beleid op het incasseringsvermogen van de aarde

- Prioriteiten van de Commissie in haar vijfjarenprogramma

- Integratiestrategie

- Strategie van duurzame ontwikkeling

- Transparantie en participatie van het publiek - Overeenkomst van Aarhus

- Toegang tot recht, charter van fundamentele rechten

- Milieu voor Europa

- Bevorderen van het gebruik van structuurfondsen, cohesiefondsen en pretoetredingssteun voor duurzame ontwikkeling (EU-wetgeving en uitvoering op nationaal niveau)

- Transatlantische milieudialoog

- CDO, Agenda 21

- Voorzorgsbeginsel

- Samenwerking met OESO

Institutionele aangelegenheden EU

- Hervorming van EG-instellingen

- Milieuvriendelijker maken van het Verdrag, deel III: voorstellen voor de Intergouvernementele Conferen tie van 2000 (Verdrag van Nice)

- Milieuvriendelijker maken van de EU-begroting

- Uitbreidingsbeleid en milieu

- Agenda 2000

Handel en industrie

- Strategische milieubeoordeling

- Overheidsopdrachten

- Witboek milieuaansprakelijkheid

- Vermindering van de milieu-effecten van de industrie

- Participatie in en bijdrage aan het Europees Forum voor hergebruik

- Beleid ecologische producten

- Ontwikkelen van Europese milieukeurmerken

- Geleidelijke vermindering van het gebruik van gevaarlijke chemicaliën

- Afvalpreventie en goed beheer

- Technische normen, opzetten van een bureau voor milieunormalisatie