BIJLAGE I

DEEL 1

BASISBEGINSELEN EN MINIMUMNORMEN INZAKE VEILIGHEID VOOR DE BESCHERMING VAN VERTROUWELIJKE INFORMATIE

1.   Inleiding

Deze voorschriften bevatten de grondbeginselen en minimumnormen inzake veiligheid die door het Europees Parlement in al zijn standplaatsen en door alle ontvangers van gerubriceerde EU-gegevens (EUCI) en andere vertrouwelijke informatie moeten worden nageleefd, zodat de veiligheid wordt gegarandeerd en alle betrokkenen er zeker van kunnen zijn dat er een gemeenschappelijke norm voor de bescherming geldt. Zij worden aangevuld met regels betreffende de verwerking van vertrouwelijke informatie door parlementaire commissies en andere parlementaire instanties/ambtsdragers.

2.   Algemene beginselen

Het veiligheidsbeleid van het Europees Parlement maakt integraal onderdeel uit van zijn algemeen beleid inzake intern beheer en is dus gebaseerd op de beginselen van dat algemeen beleid. Deze beginselen zijn: wettigheid, transparantie, verantwoordingsplicht en subsidiariteit (proportionaliteit).

Het beginsel van wettigheid houdt in dat de uitoefening van veiligheidsfuncties strikt binnen het geldende rechtskader moeten worden uitgeoefend en dat de toepasselijke regelgeving moet worden nageleefd. Voorts betekent dit beginsel dat de verantwoordelijkheden inzake veiligheid op adequate rechtsvoorschriften moeten worden gebaseerd. Het Statuut is volledig van toepassing, en in het bijzonder artikel 17 daarvan inzake de verplichting van de personeelsleden om zich te onthouden van het niet-geautoriseerde openbaar maken van informatie die in dienst is ontvangen, en titel VI inzake tuchtmaatregelen. Ten slotte betekent het dat veiligheidsinbreuken die onder de verantwoordelijkheid van het Europees Parlement vallen, behandeld moeten worden op een wijze die strookt met het beleid van het Europese Parlement inzake tuchtmaatregelen.

Het beginsel van transparantie houdt in dat alle veiligheidsvoorschriften en -bepalingen duidelijk moeten zijn, dat er een evenwicht moet worden gevonden tussen de verschillende diensten en de verschillende gebieden (fysieke veiligheid in verhouding tot de bescherming van gegevens, enz.) en dat een coherent en gestructureerd beleid inzake veiligheidsbewustzijn moet worden gevoerd. Het betekent ook dat duidelijke schriftelijke richtsnoeren nodig zijn voor de uitvoering van de veiligheidsmaatregelen.

Het beginsel van verantwoordingsplicht houdt in dat de verantwoordelijkheden op het gebied van de veiligheid duidelijk worden vastgesteld. Voorts houdt dit beginsel in dat regelmatig moet worden nagegaan, of deze verantwoordelijkheden correct worden uitgeoefend.

Het beginsel van subsidiariteit (of proportionaliteit) betekent dat de veiligheid op het laagst mogelijke niveau moet worden georganiseerd en zo dicht mogelijk bij de directoraten-generaal en de diensten van het Europees Parlement. Voorts houdt het proportionaliteitsbeginsel in dat de beveiligingsactiviteiten strikt worden beperkt tot die gebieden waarvoor het werkelijk nodig is en dat de veiligheidsmaatregelen in verhouding moeten staan tot de te beschermen belangen en tot de feitelijke of mogelijke bedreiging van deze belangen, zodat deze belangen op een zodanige wijze kunnen worden beschermd, waardoor zo weinig mogelijk ontwrichting wordt veroorzaakt.

3.   Fundamenten voor gegevensbeveiliging

De fundamenten voor een goede gegegevensbeveiliging zijn:

a)

de aanwezigheid in het Europees Parlement van een Infosec- (Information security assurance service) autoriteit (IA), die met de betrokken veiligheidsautoriteit samenwerkt om informatie en advies te verschaffen over technische bedreigingen voor de veiligheid en de middelen om zich daartegen te beschermen;

b)	nauwe samenwerking tussen de verantwoordelijke diensten van het Europees Parlement en de veiligheidsdiensten van de overige EU-instellingen.

4.   Beginselen van de gegevensbeveiliging

4.1.   Doelstellingen

De hoofddoelstellingen van gegevensbeveiliging zijn als volgt:

a)	beveiliging van EUCI en overig vertrouwelijke informatie tegen spionage, compromittering of openbaarmaking zonder machtiging;

b)	bescherming van EUCI die in communicatie- en informatiesystemen en -netwerken worden verwerkt, tegen gevaren met betrekking tot het vertrouwelijke karakter, de integriteit en de beschikbaarheid ervan;

c)	beveiliging van de locaties van het Europees Parlement waar EUCI zijn ondergebracht, tegen sabotage en kwaadwillige beschadiging;

d)	in geval van veiligheidsinbreuk, beoordeling van de aangerichte schade, beperking van de gevolgen ervan, uitvoering van een veiligheidsonderzoek en vaststelling van corrigerende maatregelen.

4.2.   Rubricering

4.2.1.   Waar geheimhouding van belang is, zijn zorg en ervaring nodig bij de selectie van de informatie en het materiaal die moeten worden beschermd en bij de beoordeling van de mate van vereiste bescherming. Het is van fundamenteel belang dat de mate van bescherming overeenstemt met de gevoeligheid in termen van beveiliging van de te beschermen informatie of het materiaal. Om voor een soepele informatiestroom te zorgen, moeten zowel een te hoge als te lage rubricering worden voorkomen.

4.2.2.   Het rubriceringssysteem is het instrument waarmee gevolg wordt gegeven aan de beginselen die in deel I uiteen worden gezet; een soortgelijk rubriceringssysteem moet worden gebruikt voor het plannen en organiseren van de bestrijding van spionage, sabotage, terrorisme en andere bedreigingen, zodat de grootste mate van bescherming wordt geboden aan de belangrijkste locaties waar EUCI zijn ondergebracht, en binnen die locaties aan de gevoeligste elementen.

4.2.3.   Voor de rubricering van informatie is alleen de opsteller van de betreffende gegevens verantwoordelijk.

4.2.4.   Het rubriceringsniveau mag uitsluitend worden bepaald op basis van de inhoud van de gegevens.

4.2.5.   Wanneer verschillende stukken informatie bijeen worden gebracht, moet op het geheel een rubriceringsniveau worden toegepast dat minstens even hoog is als de hoogste rubricering dat individueel aan deze stukken is toegepast. Een informatieverzameling kan evenwel een hogere rubricering krijgen dan de bestanddelen ervan.

4.2.6.   Rubricering wordt alleen toegekend als dit nodig is en zolang als dit nodig is.

4.3.   Doel van de veiligheidsmaatregelen

De veiligheidsmaatregelen moeten:

a)	betrekking hebben op alle personen die toegang hebben tot EUCI, dragers van EUCI en andere vertrouwelijke informatie, alsmede op alle locaties waar zich deze informatie bevindt en belangrijke installaties;

b)	zodanig ontworpen zijn dat personen detecteert, wiens positie de veiligheid van de bedoelde informatie en van belangrijke installaties waar deze informatie is ondergebracht, in gevaar kan brengen, en moeten in de uitsluiting of verwijdering van deze personen voorzien;

c)	voorkomen dat een niet-gemachtigde persoon toegang krijgt tot de bedoelde informatie of tot installaties die deze informatie bevatten;

d)	ervoor zorgen dat de bedoelde informatie alleen verspreid wordt op basis van het „need to know”-beginsel, dat fundamenteel is voor alle aspecten van de veiligheid;

e)

de integriteit (d.w.z. het voorkomen van schending of van wijziging of verwijdering van informatie zonder machtiging) en de beschikbaarheid (d.w.z. dat de toegang niet geweigerd wordt aan degene die de informatie nodig heeft en tot toegang gemachtigd is) waarborgen van alle informatie, al dan niet gerubriceerd, en in het bijzonder van informatie die in elektromagnetische vorm wordt opgeslagen, verwerkt of verzonden.

5.   Gemeenschappelijke minimumnormen

Het Europees Parlement zorgt ervoor dat gemeenschappelijke minimumnormen inzake veiligheid in acht worden genomen door alle ontvangers van EUCI, zowel in de instelling als onder haar bevoegdheid vallend, namelijk alle afdelingen en contractanten, zodat deze informatie kan worden doorgegeven in het vertrouwen dat zij met dezelfde zorg zal worden behandeld. Deze minimumnormen omvatten criteria voor de veiligheidsmachtiging van ambtenaren en personeelsleden van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van de politieke groepen zijn, en procedures voor de bescherming van vertrouwelijke informatie.

Het Europees Parlement verleent externe instanties alleen toegang tot de bedoelde informatie op voorwaarde dat deze instanties ervoor zorgen dat deze informatie wordt behandeld in overeenstemming met voorschriften die minstens volstrekt gelijkwaardig aan deze minimumnormen zijn.

Dergelijke gemeenschappelijke minimumnormen moeten ook worden toegepast, wanneer het Europees Parlement uit hoofde van een opdracht of een subsidieovereenkomst taken aan industriële of andere entiteiten toekent, waarbij vertrouwelijke informatie in het geding is.

6.   Veiligheid voor de ambtenaren van het Europees Parlement en andere personeelsleden van het Parlement die in dienst van de politieke groepen zijn

6.1.   Veiligheidsinstructies voor ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van de politieke groepen zijn

Ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van de politieke groepen zijn, in functies waardoor zij toegang kunnen hebben tot gerubriceerde EUCI, krijgen bij het opnemen van hun taak en daarna met regelmatige tussenpozen grondige instructies over de noodzaak van beveiliging en de procedures om die beveiliging door te voeren. Deze personen moeten schriftelijk bevestigen dat zij de toepasselijke bepalingen inzake veiligheid hebben gelezen en volledig hebben begrepen.

6.2.   Verantwoordelijkheden van leidinggevenden

Leidinggevenden zijn ertoe verplicht de leden van hun personeel die bij werkzaamheden betreffende vertrouwelijke informatie betrokken zijn, of toegang hebben tot beveiligde communicatie- of informatiesystemen, te kennen en om incidenten of manifeste zwakke plekken die gevolgen voor de veiligheid kunnen hebben, te registreren en te melden.

6.3.   Veiligheidsstatus van ambtenaren en andere parlementaire medewerkers die in dienst van de politieke groepen zijn

Er worden procedures ingesteld om ervoor te zorgen dat, wanneer negatieve informatie bekend wordt over een ambtenaar van het Europees Parlement of een andere parlementaire medewerker die werkzaam is voor een fractie, stappen worden ondernomen om vast te stellen of het werk van deze persoon hem of haar in contact heeft gebracht met vertrouwelijke informatie en of hij of zij toegang heeft tot beveiligde communicatie- of informatiesystemen, en dat de bevoegde dienst van het Europees Parlement wordt ingelicht. Als vast komt te staan dat de bedoelde persoon een veiligheidsrisico met zich meebrengt, zal hij of zij uitgesloten of ontheven worden van zijn of haar taken, waar hij of zij de veiligheid in gevaar kan brengen.

7.   Fysieke veiligheid

Fysieke veiligheid houdt in: de toepassing van fysieke en technische beschermingsmaatregelen om niet-geautoriseerde toegang tot EUCI te voorkomen.

7.1.   De noodzaak van bescherming

Het niveau van de fysieke beveiligingsmaatregelen die moeten worden toegepast om de bescherming van EUCI te waarborgen, moet in verhouding staan tot de rubricering en tot de omvang van, en de bedreiging voor, de aanwezige gegevens en het aanwezige materiaal. Alle houders van gerubriceerde EU-gegevens volgen voor de rubricering van die gegevens uniforme praktijken en moeten voldoen aan gemeenschappelijke beschermingsnormen met betrekking tot bewaring, overdracht en verwijdering van informatie en materiaal die moeten worden beschermd.

7.2.   Controle

Alvorens zones die EUCI bevatten, onbeheerd achter te laten, zorgen personen die met de bewaring zijn belast, ervoor dat de gegevens veilig zijn opgeborgen en dat alle beveiligingsmiddelen (sloten, alarmen enz.) geactiveerd zijn. Aanvullende onafhankelijke controles worden na afloop van de werktijden uitgevoerd.

7.3.   Beveiliging van gebouwen

Gebouwen waar EUCI of beveiligde communicatie- en informatiesystemen zijn ondergebracht, worden tegen niet-geautoriseerde toegang beschermd.

De aard van de bescherming die voor EUCI wordt gebruikt, bijvoorbeeld tralies voor vensters, deursloten, bewakers bij de ingangen, automatische toegangscontrolesystemen, veiligheidscontroles en -patrouilles, alarmsystemen, indringerdetectiesystemen en waakhonden, hangt af van:

a)	de rubricering, het volume en de locatie binnen het gebouw, van de te beschermen gegevens en het materiaal;

b)	de kwaliteit van de opbergmiddelen voor de beveiliging van de betreffende gegevens en materiaal; en

c)	de fysieke aard en locatie van het gebouw.

De aard van de bescherming die wordt gebruikt voor communicatie- en informatiesystemen, hangt af van een beoordeling van de waarde van deze systemen en de potentiële schade als zij gecompromitteerd zouden worden, de fysieke aard en locatie van het gebouw waar het systeem is ondergebracht, en van de locatie van dat systeem binnen het gebouw.

7.4.   Noodplannen

Er worden vooraf gedetailleerde plannen opgesteld voor de bescherming van vertrouwelijke informatie gedurende noodsituaties.

8.   Beveiligingsindicatoren, markeringen, het aanbrengen en het beheer van de rubriceringen

8.1.   Beveiligingsindicatoren

Andere rubriceringen dan gedefinieerd in artikel 2 van dit besluit, zijn niet toegestaan.

Een overeengekomen beveiligingsindicator mag worden gebruikt om de geldigheidsduur van een rubricering te beperken (wat voor gerubriceerde gegevens inhoudt dat zij automatisch lager worden gerubriceerd of worden gederubriceerd). Deze beveiligingsindicator is hetzij „TOT … (uur/datum)” hetzij „TOT … (feit)”.

Aanvullende beveiligingsindicatoren, zoals CRYPTO of andere door de EU erkende beveiligingsindicatoren, worden gebruikt wanneer er een behoefte is aan een beperkte verspreiding en een bijzondere behandeling die nodig is in aanvulling op de behandeling die geldt op grond van de rubricering.

Beveiligingsindicatoren worden alleen gebruikt in combinatie met een rubricering.

8.2.   Markeringen

Er kan een markering worden gebruikt om te specificeren op welk domein het document betrekking heeft, om te specificeren dat er sprake is van een speciale verspreiding op een „need to know”-basis of, voor niet-gerubriceerde gegevens, om het einde van een publicatieverbod aan te geven.

Een markering is geen rubricering en mag niet in plaats daarvan worden gebruikt.

8.3.   Aanbrengen van een rubricering en van beveiligingsindicatoren

De rubricering wordt als volgt aangebracht:

a)	op documenten die als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” zijn gerubriceerd: met mechanische of elektronische middelen;

b)	op documenten die als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” zijn gerubriceerd: met mechanische middelen of met de hand of door het drukken op voorgemerkt, geregistreerd papier;

c)	op documenten die als „SECRET UE/EU SECRET” en „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” zijn gerubriceerd: met mechanische middelen of met de hand.

Beveiligingsindicatoren worden aangebracht onmiddellijk onder de rubricering, met dezelfde middelen als die voor de rubricering zijn gebruikt.

8.4.   Beheer van de rubriceringen

8.4.1.   Algemeen

Gegevens worden alleen gerubriceerd wanneer dat noodzakelijk is. De rubricering wordt duidelijk en correct aangegeven en wordt slechts zo lang gehandhaafd als de gegevens beschermd moeten worden.

De verantwoordelijkheid voor het rubriceren van gegevens en een eventuele lagere rubricering of derubricering nadien, berust uitsluitend bij de bron.

Ambtenaren van het Europees Parlement rubriceren informatie, geven deze een lagere rubricering of derubriceren deze op instructie van of volgens een delegatie van de secretaris-generaal.

De gedetailleerde procedures voor de behandeling van gerubriceerde documenten zijn zo opgezet, dat zij een bescherming bieden die passend is voor de inhoud die zij bevatten.

Het aantal personen dat gemachtigd is om „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET”-documenten op te stellen, wordt tot een minimum beperkt, en hun namen worden op een lijst geplaatst die door de CIS wordt bijgehouden.

8.4.2.   Rubricering

Het rubriceringsniveau van een document wordt bepaald naar gelang van het niveau van gevoeligheid van de inhoud, overeenkomstig de definities in artikel 2, onder c. Het is belangrijk dat met rubricering op een correcte en zuinige wijze wordt omgesprongen, en in het bijzonder met betrekking tot de rubricering „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET”.

De rubricering van een brief of nota die bijvoegsels bevat, is even hoog als die van het hoogst gerubriceerde bijvoegsel. De opsteller moet duidelijk aangeven, welke rubricering op de brief of nota moet worden toegepast, indien deze van de bijvoegsels wordt gescheiden.

De opsteller van een te rubriceren document houdt rekening met de hierboven uiteengezette regels en moet weerstand bieden aan elke neiging om het document te hoog of te laag te rubriceren.

Afzonderlijke bladzijden, paragrafen, afdelingen, bijlagen, aanhangsels, aanhechtsels en bijvoegsels van een gegeven document kunnen verschillende rubriceringen vereisen en worden dienovereenkomstig gerubriceerd. De rubricering van het document als geheel is die van het hoogst gerubriceerde deel ervan.

9.   Inspecties

De maatregelen voor de beveiliging van EUCI worden periodiek geïnspecteerd door het directoraat Veiligheid en risicobeoordeling van het Europees Parlement, dat voor deze taak kan worden bijgestaan door de CIS.

Het directoraat Veiligheid en risicobeoordeling van het Europees Parlement en de veiligheidsdiensten van andere EU-instellingen, instanties, bureaus en agentschappen die krachtens of op basis van de Verdragen zijn opgericht, waar gerubriceerde EU-gegevens zijn ondergebracht, kunnen ook overeenkomen wederzijdse beoordelingen van de maatregelen voor de beveiliging EUCI uit te voeren.

10.   Procedure voor derubricering

10.1.   De CIS onderzoekt EUCI en doet de opsteller voorstellen voor derubricering uiterlijk het 25ste jaar na de datum waarop een document is opgesteld. Documenten die niet bij het eerste onderzoek zijn gederubriceerd, worden op gezette tijden, maar ten minste om de vijf jaar, opnieuw onderzocht.

10.2.   Naast de documenten die zich momenteel in het beveiligde archief bevinden en die naar behoren zijn gerubriceerd, kan het derubriceringsproces ook betrekking hebben op andere vertrouwelijke gegevens die zich of in de beveiligde archieven of in het Archief en documentatiecentrum van het Europees Parlement (CARDOC) bevinden.

10.3.   De CIS is er namens de opsteller van het document verantwoordelijk voor dat de geadresseerden van het document van de wijziging op de hoogte worden gebracht, en deze geadresseerden zijn er op hun beurt verantwoordelijk voor dat de daaropvolgende geadresseerden, aan wie zij het document hebben toegezonden of voor wie zij het gekopieerd hebben, van de wijziging op de hoogte worden gebracht.

10.4.   Derubricering heeft geen gevolgen voor eventuele markeringen die op het document zichtbaar zijn.

10.5.   De oorspronkelijke rubricering boven- en onderaan elke pagina wordt doorgehaald. De eerste pagina (schutblad) van het document wordt afgestempeld en de referentie van de CIS wordt erop aangebracht.

10.6.   De tekst van het gederubriceerde document wordt gehecht aan de elektronische fiche of het equivalente systeem waar het is geregistreerd.

10.7.   In het geval van documenten die vallen onder de uitzondering betreffende de persoonlijke levenssfeer of de integriteit van het individu, of de uitzondering betreffende commerciële belangen van natuurlijke en rechtspersonen en in het geval van gevoelige documenten, geldt artikel 2 van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad.

10.8.   Naast de bepalingen van punten 10.1 tot en met 10.7 gelden de volgende regels:

a)	voor de documenten van derden zal de CIS de derde raadplegen alvorens tot derubricering over te gaan. De derde heeft 8 weken om opmerkingen toe te zenden;

b)

in verband met de uitzondering betreffende de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu zal bij de procedure voor derubricering rekening worden gehouden met, in het bijzonder, de instemming van de persoon in kwestie, de onmogelijkheid de persoon in kwestie te identificeren en/of het feit dat deze persoon niet meer in leven is;

c)	in verband met de commerciële belangen van een natuurlijke persoon of een rechtspersoon kan de persoon in kwestie op de hoogte worden gebracht via publicatie in het Publicatieblad van de Europese Unie, met een tijdslimiet van 4 weken voor eventuele opmerkingen.

DEEL 2

PROCEDURE VOOR HET VEILIGHEIDSONDERZOEK

11.   Veiligheidsonderzoek voor leden van het Europees Parlement

11.1.   Gelet op de prerogatieven en de bevoegdheden van het Europees Parlement kan aan de leden toegang worden verleend tot EUCI tot en met het niveau „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL”, zonder veiligheidsmachtiging. Voor informatie die als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” is gerubriceerd, tekenen zij een plechtige verklaring dat zij de inhoud van de documenten in kwestie niet aan een derde bekend zullen maken.

11.2.   Om toegang te krijgen tot als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” en „SECRET UE/EU SECRET” gerubriceerde informatie, moeten de leden van het Europees Parlement gemachtigd zijn volgens de procedure in de punten 11.3 en 11.4 van deze afdeling.

11.3.   Machtiging wordt alleen verleend aan leden van het Europees Parlement die een veiligheidsonderzoek door de bevoegde nationale instanties van de lidstaten hebben ondergaan in overeenstemming met de procedure in de punten 11.9 tot en met 11.14. De voorzitter is verantwoordelijk voor het verlenen van machtiging aan de leden.

11.4.   De voorzitter verleent een machtiging na verkrijging van het advies van de bevoegde nationale instanties van de lidstaten, dat gebaseerd is op het veiligheidsonderzoek dat overeenkomstig de punten 11.8 tot en met 11.13 is uitgevoerd.

11.5.   Het directoraat Veiligheid en risicobeoordeling van het Europees Parlement houdt een bijgewerkte lijst bij van alle leden van het Europees Parlement, aan wie een machtiging is verleend, inclusief een voorlopige machtiging in de zin van punt 11.15.

11.6.   Een machtiging is geldig voor een periode van vijf jaar of voor de duur van de taken, waarvoor de machtiging is verleend, welke het kortste is. Zij kan worden verlengd volgens de procedure van punt 11.4.

11.7.   Een machtiging wordt door de voorzitter ingetrokken, als hij/zij van mening is dat hier gegronde redenen voor zijn. Van ieder besluit tot intrekking van een machtiging wordt kennis gegeven aan het lid van het Europees Parlement in kwestie, die kan verzoeken door de voorzitter te worden gehoord voordat de intrekking van kracht wordt, en aan de bevoegde nationale instantie.

11.8.   Een veiligheidsonderzoek wordt uitgevoerd met de medewerking van het lid van het Europees Parlement in kwestie en op verzoek van de voorzitter. De nationale instantie van die de lidstaat, waarvan het lid aan wie een machtiging moet worden verleend onderdaan is, is bevoegd om het onderzoek uit te voeren.

11.9.   Als onderdeel van het veiligheidsonderzoek moet het lid van het Europees Parlement in kwestie een formulier met persoonlijke gegevens invullen.

11.10.   De voorzitter specificeert in zijn/haar verzoek aan de bevoegde nationale instanties het niveau van de gerubriceerde gegevens waartoe het lid in kwestie toegang moet krijgen, zodat zij het veiligheidsonderzoek kunnen uitvoeren.

11.11.   Het gehele veiligheidsonderzoek dat door de nationale instanties wordt uitgevoerd, samen met het verkregen resultaat, moet voldoen aan de ter zake vigerende voorschriften in de lidstaat in kwestie, inclusief de regels inzake beroep.

11.12.   Als de bevoegde nationale instanties van de lidstaat een positief advies uitbrengen, mag de voorzitter het lid van het Europees Parlement in kwestie de machtiging verlenen.

11.13.   Een negatief advies van de bevoegde nationale instanties wordt kennis gegeven aan het lid van het Europees Parlement in kwestie, die mag vragen te worden gehoord door de voorzitter. Als de voorzitter het nodig acht, kan hij/zij de bevoegde nationale instanties vragen om een nadere toelichting te geven. Indien het negatieve advies wordt bevestigd, wordt geen machtiging verleend.

11.14.   Alle leden van het Europees Parlement aan wie een machtiging wordt verleend als bedoeld in 11.3, ontvangen op het tijdstip dat de machtiging wordt verleend en vervolgens daarna met regelmatige tussenpozen, alle noodzakelijke richtlijnen over de bescherming van vertrouwelijke informtie en de wijze waarop deze bescherming kan worden gewaarborgd. Deze leden ondertekenen een verklaring waarin zij de ontvangst van deze richtlijnen bevestigen.

11.15.   In uitzonderlijke omstandigheden mag de voorzitter, nadat hij/zij de nationale bevoegde instanties heeft geïnformeerd en mits deze niet binnen een maand reageren, aan een lid van het Europees Parlement een voorlopige machtiging geven voor een periode van hoogstens zes maanden, in afwachting van het resultaat van het onderzoek als bedoeld onder 11.11. De voorlopige machtigingen die aldus worden verleend, geven geen toegang tot gegevens die als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” zijn gerubriceerd.

12.   Veiligheidsonderzoek van de ambtenaren van het Parlement en andere Parlementaire medewerkers die in dienst van de politieke groepen zijn

12.1.   Alleen ambtenaren en andere parlementaire medewerkers die in dienst van de politieke groepen zijn, die wegens hun functie en de eisen van hun dienst, kennis moeten nemen of gebruik moeten maken van gerubriceerde gegevens, krijgen toegang tot deze gegevens.

12.2.   Om toegang te krijgen tot gegevens die als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE/EU SECRET” en „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” zijn gerubriceerd, moeten de in onder 12.1 genoemde personen gemachtigd zijn volgens de procedure zoals neergelegd onder 12.3 en 12.4 van deze afdeling.

12.3.   Machtiging wordt alleen verleend aan de onder 12.1 genoemde personen die een veiligheidsonderzoek door de bevoegde nationale instanties van de lidstaten (NSA's) hebben ondergaan, in overeenstemming met de procedure genoemd onder 12.9 tot en met 12.14. De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de verlening van de machtiging voor ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van de politieke groepen zijn.

12.4.   De secretaris-generaal verleent een machtiging nadat hij of zij het advies van de bevoegde nationale instanties van de lidstaten heeft gekregen, dat is gebaseerd op een veiligheidsonderzoek dat in overeenstemming met de punten 12.8 tot en met 12.13 is uitgevoerd.

12.5.   Het directoraat Veiligheid en risicobeoordeling van het Europees Parlement houdt een bijgewerkte lijst bij van alle posten waarvoor een veiligheidsmachtiging nodig is, zoals aangegeven door de betrokken afdelingen van het Europees Parlement, alsmede een lijst van alle personen aan wie een machtiging, inclusief een tijdelijke machtiging, als bedoeld in artikel 12.15, is verleend.

12.6.   De machtiging wordt verleend voor een periode van vijf jaar of voor de duur van de taken, waarvoor de machtiging verleend is, welke het kortste is. Zij kan worden verlengd volgens de procedure genoemd onder 12.4.

12.7.   Een machtiging wordt door de secretaris-generaal ingetrokken, als hij/zij van mening is dat hier gegronde redenen voor zijn. Van ieder besluit tot intrekking van een machtiging wordt kennis gegeven aan de betreffende ambtenaar van het Europees Parlement of aan de betreffende parlementaire medewerker die voor de fracties werkt. Die kan verzoeken om door de secretaris-generaal te worden gehoord voordat de intrekking van kracht wordt, en aan de bevoegde nationale instantie.

12.8.   Een veiligheidsonderzoek wordt uitgevoerd met de medewerking van de persoon in kwestie en op verzoek van de secretaris-generaal. De nationale instantie die bevoegd is om het onderzoek uit te voeren, is die van de lidstaat waarvan de persoon aan wie een machtiging moet worden verleend, onderdaan is. Als de nationale wet- en regelgeving dit toestaan, mogen NSA's of andere bevoegde nationale autoriteiten onderzoeken uitvoeren naar niet-onderdanen die toegang tot informatie vragen die als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” of hoger zijn gerubriceerd.

12.9.   Als onderdeel van het veiligheidsonderzoek moet de betreffende ambtenaar van het Europees Parlement of de betreffende parlementaire medewerker die werkt voor de fracties, een formulier met persoonlijke gegevens invullen.

12.10.   De secretaris-generaal specificeert in zijn/haar verzoek aan de nationale autoriteiten het niveau van de gerubriceerde gegevens die aan de betreffende persoon ter beschikking moet worden gesteld, zodat de bevoegde nationale instanties het veiligheidsonderzoek kunnen uitvoeren en hun advies kunnen geven over het machtigingsniveau dat voor de persoon in kwestie geschikt is.

12.11.   Het gehele veiligheidsonderzoek dat door de nationale instanties wordt uitgevoerd, samen met het verkregen resultaat, moet voldoen aan de ter zake vigerende voorschriften in de lidstaat in kwestie, inclusief de regels inzake beroep.

12.12.   Als de bevoegde nationale instanties van de lidstaat een positief advies uitbrengen, kan de secretaris-generaal de persoon in kwestie de machtiging verlenen.

12.13.   Van een negatief advies van de bevoegde nationale instanties wordt kennis gegeven aan de betreffende ambtenaar van het Europees Parlement of de betreffende parlementaire medewerker die werkt voor de fracties. Die mag vragen te worden gehoord door de secretaris-generaal. Als de secretaris-generaal het nodig acht, kan hij/zij de bevoegde nationale instanties vragen waar mogelijk een nadere toelichting te geven. Indien het negatieve advies wordt bevestigd, wordt geen machtiging verleend.

12.14.   Alle ambtenaren van het Europees Parlement en alle parlementaire medewerkers die in dienst van de politieke groepen zijn, aan wie machtiging wordt verleend in de zin van de punten 12.4 en 12.5, ontvangen op het tijdstip dat de machtiging wordt verleend en vervolgens daarna met regelmatige tussenpozen, alle noodzakelijke richtlijnen betreffende de bescherming van vertrouwelijke informatie en de wijze waarop deze kan worden gewaarborgd. Deze ambtenaren van het Europees Parlement en de andere parlementaire medewerkers die in dienst van de politieke groepen zijn, ondertekenen een verklaring waarin zij erkennen de richtlijnen te hebben ontvangen en zich ertoe verplichten deze op te volgen.

12.15.   In uitzonderlijke omstandigheden mag de secretaris-generaal, nadat hij/zij de nationale bevoegde instanties heeft geïnformeerd en mits deze niet binnen een maand hebben gereageerd, een voorlopige machtiging verlenen aan een ambtenaar van het Parlement of een parlementaire medewerker die in dienst van de politieke groepen is, voor een periode van hoogstens zes maanden, in afwachting van het resultaat van het onderzoek als bedoeld onder 11.11. De voorlopige machtigingen die aldus worden verleend, geven geen toegang tot gegevens die als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” zijn gerubriceerd.