1.

Overeenkomstig de basisbeschikking moeten uitgaven om subsidiabel te zijn:

2.

In het geval van meerjarenacties in de zin van artikel 16, lid 6, van de basisbeschikking wordt alleen het door een jaarprogramma medegefinancierde gedeelte beschouwd als een project voor de toepassing van deze subsidiabiliteitsvoorschriften.

3.

Door het Fonds gesteunde projecten worden niet gefinancierd uit andere bronnen die onder de begroting van de Gemeenschap vallen. Door het Fonds gesteunde projecten worden medegefinancierd door openbare of particuliere bronnen.

1.

Door het Fonds gesteunde projecten mogen geen winstoogmerk hebben. Wanneer, op het einde van het project, de inkomstenbronnen, met inbegrip van de gegenereerde ontvangsten, meer bedragen dan de uitgaven, wordt de bijdrage van het Fonds aan het project dienovereenkomstig verminderd. Alle bronnen van inkomsten moeten in de rekeningen of belastingdocumenten van de eindbegunstigde worden opgenomen en moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn.

2.

De ontvangsten van het project zullen bestaan uit financiële bijdragen die voor het project worden verleend door het Fonds en door openbare of particuliere bronnen, inclusief de eigen bijdrage van de eindbegunstigde, alsmede uit alle ontvangsten die het project genereert. Voor de toepassing van deze regel wordt onder „ontvangsten” verstaan: de door een project tijdens de in punt I.4 bedoelde subsidiabiliteitsperiode ontvangen inkomsten uit verkoop, verhuring, dienstverlening, inschrijfgelden en alle andere vergelijkbare inkomsten.

3.

De uit de toepassing van het non-profitbeginsel voortvloeiende bijdrage van de Gemeenschap, zoals vermeld in artikel 12, onder c), van deze beschikking, zal gelijk zijn aan het verschil tussen de „totale subsidiabele kosten” enerzijds en de „bijdrage van derden” en „door het project gegenereerde ontvangsten” anderzijds.

1.

De kosten verbonden aan een project moeten zijn gemaakt en de respectievelijke betalingen (met uitzondering van afschrijvingen) moeten zijn gedaan na 1 januari van het jaar waarop het financieringsbesluit, waarbij het jaarprogramma van de lidstaten wordt goedgekeurd, betrekking heeft. De subsidiabiliteitsperiode loopt tot 30 juni van het jaar N (2) +2; dat wil zeggen dat de aan een project verbonden kosten vóór die datum moeten zijn gemaakt.

2.

Een uitzondering op de subsidiabiliteitsperiode als bedoeld in punt 1 wordt gemaakt voor technische bijstand aan de lidstaten (zie punt IV.3).

1.

De uitgaven komen overeen met de betalingen die door de eindbegunstigde zijn verricht. Deze moeten plaatsvinden in de vorm van financiële (contante) verrichtingen, met uitzondering van afschrijvingen.

2.

In de regel worden uitgaven gestaafd met officiële facturen. Indien dit niet mogelijk is, moeten uitgaven worden gestaafd door boekhoudbescheiden of documenten met gelijke bewijswaarde.

3.

Uitgaven moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn. In het bijzonder:

4.

Voor zover nodig, bewaren eindbegunstigden gewaarmerkte afschriften van de boekhoudbescheiden die inkomsten en uitgaven van de bij het project betrokken partners rechtvaardigen.

5.

De opslag en de verwerking van dergelijke gegevens als bedoeld in de punten 2 tot en met 4 moeten gebeuren volgens de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.

1.

Uitgaven voor in de artikelen 4 en 6 van de basisbeschikking beschreven acties moeten worden gedaan op het grondgebied van de lidstaten door de eindbegunstigden als bedoeld in punt I.1.1. onder e), met uitzondering van:

2.

Partners bij het project die zijn ingeschreven en opgericht in derde landen, kunnen aan projecten alleen deelnemen mits hierdoor geen kosten ontstaan, behalve in het geval van internationale overheidsorganisaties die zijn opgericht bij intergouvernementele overeenkomsten en van gespecialiseerde agentschappen die door dergelijke organisaties worden opgezet, het Internationaal Comité van het Rode Kruis (ICRK) en de internationale federatie van de nationale verenigingen van het Rode Kruis en de Rode Halve Maan.

1.

De kosten voor personeel van het project, met inbegrip van de eigenlijke salarissen, socialezekerheidsbijdragen en andere statutaire kosten, zijn subsidiabel, mits deze kosten het gebruikelijke loonbeleid van de begunstigde weerspiegelen.

2.

Voor internationale organisaties kunnen de subsidiabele kosten voor personeel ook voorzieningen omvatten ter dekking van statutaire verplichtingen en rechten in verband met de bezoldiging.

3.

De overeenkomstige salariskosten van personeel van overheidsinstanties zijn subsidiabel voor zover zij verband houden met de kosten van activiteiten die de betrokken overheidsinstantie niet zou ondernemen indien het betrokken project niet zou worden uitgevoerd; dit personeel wordt gedetacheerd of toegewezen voor de uitvoering van het project door een schriftelijk besluit van de eindbegunstigde.

4.

Personeelskosten worden nader gedetailleerd in de begrotingsraming, waarbij de functies en het aantal personeelsleden worden vermeld.

1.

Reis- en verblijfkosten zijn subsidiabel als directe kosten voor personeel en andere personen die deelnemen aan de activiteiten van het project en die voor de uitvoering van het project noodzakelijk moeten reizen.

2.

Reiskosten komen in aanmerking op grond van de werkelijk gemaakte kosten. De terugbetaling moet gebaseerd zijn op de goedkoopste vorm van openbaar vervoer en vliegtuigreizen zijn in de regel pas toegelaten voor reizen van meer dan 800 km heen en terug, behalve indien luchtvervoer op grond van de plaats van bestemming gerechtvaardigd is. Wanneer van een particulier voertuig wordt gebruikgemaakt, gebeurt de vergoeding normaliter ofwel op basis van de kosten voor openbaar vervoer, ofwel op basis van kilometertarieven volgens voorschriften die officieel door de betrokken lidstaat zijn gepubliceerd of door de eindbegunstigde worden toegepast.

3.

Verblijfkosten komen in aanmerking op grond van reële kosten of dagvergoedingen. Wanneer een organisatie haar eigen tarieven heeft (vergoedingen voor verblijfkosten), moeten deze worden toegepast binnen de grenzen die door de lidstaat overeenkomstig de nationale wetgeving en praktijken zijn vastgesteld. Vergoedingen voor verblijfkosten zijn normaliter bestemd voor plaatselijk vervoer (inclusief taxi’s), huisvesting, maaltijden, plaatselijke telefoongesprekken en diversen.

1.

Kosten die betrekking hebben op de aanschaf van materieel (systemen, bedrijfsuitrusting, vervoermiddelen, onder andere als bedoeld in artikel 5, lid 1, onder c) tot en met f), van de basisbeschikking) zijn subsidiabel overeenkomstig de nationale voorschriften. Dergelijke kosten komen in aanmerking voor medefinanciering op basis van de volledige of gedeeltelijke aankoopkosten indien:

2.

Daarnaast kunnen kosten voor het hierboven genoemde materieel subsidiabel zijn op basis van afschrijving volgens de nationale voorschriften. In dat geval zijn de voorwaarden onder a), b), en c), van punt 1 van toepassing. Voorts moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

1.

Wanneer de aankoop van onroerend goed essentieel is voor de uitvoering van het project en er een duidelijk verband bestaat met de doelstellingen ervan, komt de aankoop van onroerend goed, dat wil zeggen reeds opgetrokken gebouwen of de bouw van onroerend goed, in aanmerking voor medefinanciering op basis van de volledige of gedeeltelijke aankoopkosten, of op grond van afschrijvingen, onder de hieronder uiteengezette voorwaarden, en zonder dat afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale voorschriften:

2.

Uitgaven voor renovatie van onroerend goed komen in aanmerking voor medefinanciering op basis van de volledige of gedeeltelijke aankoopkosten, of op grond van afschrijvingen. In het geval van renovatiekosten zijn alleen de voorwaarden c) en e) van punt 1 van toepassing.

a)

het onroerend goed mag niet zijn aangekocht via een subsidie van de Gemeenschap;

b)

het onroerend goed mag alleen worden gebruikt voor de uitvoering van het project; zo niet, is alleen het deel van de kosten dat overeenstemt met het gebruik voor het project subsidiabel.

1.

Als algemene regel moeten eindbegunstigden in staat zijn de werkzaamheden zelf te beheren. Het bedrag dat overeenstemt met de taken die in het kader van het project moeten worden uitbesteed, moet in de subsidieovereenkomst duidelijk worden aangegeven.

2.

Uitgaven betreffende de volgende onderaannemingscontracten komen niet in aanmerking voor medefinanciering door het Fonds:

3.

De onderaannemers moeten alle audit- en controleorganen voor alle onderaannemingscontracten alle vereiste informatie betreffende de in onderaanneming gegeven activiteiten verschaffen.

1.

De subsidiabele indirecte kosten van de actie zijn de kosten die, met inachtneming van de subsidiabiliteitsvoorwaarden als beschreven in punt I.1.1, niet kunnen worden aangewezen als specifieke kosten van de actie, die rechtstreeks verband houden met de uitvoering ervan.

2.

Bij wijze van uitzondering op punt I.1.1 onder e), en punt I.5, kunnen de indirecte kosten voor de uitvoering van de actie voor subsidiëring in aanmerking komen op basis van een forfaitair bedrag, uitgedrukt als een percentage van het totaalbedrag van de subsidiabele directe kosten, met een maximum van 2,5 %.

3.

Organisaties die een exploitatiesubsidie ontvangen uit de EU-begroting, kunnen geen indirecte kosten opnemen in hun begrotingsraming.

a)

btw, behalve wanneer de eindbegunstigde kan aantonen dat hij deze niet kan terugvorderen;

b)

kapitaalopbrengsten, schulden en kosten van schulden, rente op schulden, commissies voor het wisselen van geld en wisselkoersverliezen, voorzieningen voor eventuele toekomstige verliezen of schulden, verschuldigde rente, dubieuze vorderingen, boetes, financiële sancties, gerechtskosten en buitensporige of roekeloze uitgaven;

c)

uitsluitend voor de personeelsleden van het project bestemde kosten voor ontspanning; ontvangstkosten bij sociale evenementen in verband met het project, zoals de beëindiging van het project of de bijeenkomsten van de projectstuurgroep zijn toegestaan binnen redelijke grenzen;

d)

kosten die reeds door de eindbegunstigde zijn gedeclareerd en in aanmerking genomen in het kader van een ander project of een ander werkprogramma, gesubsidieerd door de Gemeenschap;

e)

de aankoop van grond;

f)

bijdragen in natura.

1.

Alle kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het Fonds door de verantwoordelijke instantie, de gedelegeerde instantie, de auditinstantie, de certificeringsinstantie of andere organen die bijstand verlenen voor de taken als bedoeld in punt 2, zijn subsidiabel onder technische bijstand, binnen de grenzen als genoemd in artikel 18 van de basisbeschikking.

2.

Dit omvat de volgende maatregelen:

3.

Activiteiten die verband houden met technische bijstand moeten worden uitgevoerd en de bijbehorende betalingen moeten worden gedaan na 1 januari van het jaar waarop het financieringsbesluit, waarbij de jaarprogramma’s van de lidstaten worden goedgekeurd, betrekking heeft. De subsidiabiliteitsperiode loopt uiterlijk tot de uiterste datum voor de indiening van het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma.

4.

Elke aanbesteding moet gebeuren volgens de in de lidstaten opgestelde nationale voorschriften voor aanbestedingen.

5.

De lidstaten kunnen maatregelen van technische bijstand voor dit Fonds uitvoeren samen met maatregelen van technische bijstand voor sommige of alle van de vier Fondsen. In dat geval komt echter alleen het gedeelte van de kosten dat is gebruikt voor de uitvoering van de gemeenschappelijke maatregel die met dit Fonds overeenstemt, voor financiering onder dit Fonds in aanmerking, en waarborgen de lidstaten dat:

a)

de uitgaven die zijn gedaan in de periode die wordt beschreven in artikel 40, lid 3, van deze beschikking, zijn subsidiabel;

b)

krachtens artikel 6, lid 2, onder c), van de basisbeschikking zijn de kosten voor personeel van openbare organen subsidiabel, mits deze zijn gebaseerd op de reële extra kosten met betrekking tot de uitvoering van de bijzondere doorreisregeling en zij aan de operatie worden toegewezen volgens een degelijk verantwoorde en billijke methode; de uitgaven moeten worden gecertificeerd op basis van bewijsstukken waaruit de reële kosten blijken die door het betrokken openbare orgaan zijn gedaan in verband met de bijzondere doorreisregeling, en die verder gaan dan de statutaire verplichtingen of de dagelijkse werkzaamheden van het betrokken orgaan.”.