This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32006D0401
2006/401/EC: Commission Decision of 20 January 2006 laying down detailed rules for the implementation of Council Decision 2004/904/EC as regards Member States management and control systems, and rules for the administrative and financial management of projects co-financed by the European Refugee Fund (notified under document number C(2006) 51/3)
2006/401/EG: Beschikking van de Commissie van 20 januari 2006 houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2004/904/EG van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen van de lidstaten alsmede met betrekking tot regels voor het administratief en financieel beheer van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde projecten (Kennisgeving geschied onder nummer C(2006) 51/3)
2006/401/EG: Beschikking van de Commissie van 20 januari 2006 houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2004/904/EG van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen van de lidstaten alsmede met betrekking tot regels voor het administratief en financieel beheer van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde projecten (Kennisgeving geschied onder nummer C(2006) 51/3)
PB L 162 van 14.6.2006, p. 20–77
(ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV)
No longer in force, Date of end of validity: 31/12/2007
|
14.6.2006 |
NL |
Publicatieblad van de Europese Unie |
L 162/20 |
BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE
van 20 januari 2006
houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2004/904/EG van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen van de lidstaten alsmede met betrekking tot regels voor het administratief en financieel beheer van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde projecten
(Kennisgeving geschied onder nummer C(2006) 51/3)
(Alleen de teksten in de Tsjechische, Nederlandse, Engelse, Estse, Finse, Franse, Duitse, Griekse, Hongaarse, Italiaanse, Zweedse, Letse, Litouwse, Poolse, Portugese, Slowaakse, Sloveense en Spaanse taal zijn authentiek)
(2006/401/EG)
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Beschikking 2004/904/EG van de Raad van 2 december 2004 tot instelling van het Europees Vluchtelingenfonds voor de periode 2005-2010 (1), en met name op artikel 13, lid 5,
Overwegende hetgeen volgt:
|
(1) |
Teneinde een goed financieel beheer van de uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds (hierna „het fonds”) toegekende bijstand te waarborgen, moeten gemeenschappelijke richtsnoeren worden vastgesteld betreffende de organisatie van de functies van de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor de tenuitvoerlegging van de medegefinancierde acties. |
|
(2) |
Teneinde te waarborgen dat de communautaire middelen overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer worden gebruikt, moeten beheers- en controlesystemen worden ingesteld die een toereikend controlespoor bieden en de Commissie alle hulp bieden die nodig is voor het verrichten van controles, in het bijzonder door middel van steekproeven. |
|
(3) |
Om een doeltreffend en gepast gebruik van de communautaire middelen te waarborgen, moeten uniforme criteria worden opgesteld voor de controles die door de lidstaten overeenkomstig artikel 25 van Beschikking 2004/904/EG worden verricht. |
|
(4) |
Teneinde te zorgen voor een eenvormige behandeling van de staten van de uitgaven waarvoor op grond van artikel 24 van Beschikking 2004/904/EG om de bijdrage van het fonds wordt verzocht, moet een standaardmodel voor de uitgavendeclaratie worden vastgesteld. |
|
(5) |
Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, neemt het Verenigd Koninkrijk deel aan Beschikking 2004/904/EG en derhalve ook aan deze beschikking. |
|
(6) |
Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, neemt Ierland deel aan Beschikking 2004/904/EG en derhalve ook aan deze beschikking. |
|
(7) |
Overeenkomstig de artikelen 1 en 2 van het protocol betreffende de positie van Denemarken, gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en aan het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, neemt Denemarken niet deel aan Beschikking 2004/904/EG en die beschikking en onderhavige zijn derhalve niet bindend voor of van toepassing in Denemarken. |
|
(8) |
De in deze beschikking vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies dat is uitgebracht door het bij artikel 11 van Beschikking nr. 2004/904/EG opgerichte comité, |
HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES
Artikel 1
Bij deze beschikking worden uitvoeringsbepalingen van Beschikking 2004/904/EG vastgesteld met betrekking tot de beheers- en controlesystemen en de regels voor het administratief en financieel beheer voor de bijstand die uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds (hierna „het fonds”) wordt toegekend en door de lidstaten wordt beheerd.
Artikel 2
Voor de toepassing van deze beschikking wordt verstaan onder:
|
(1) |
„Verantwoordelijke autoriteit”: ieder functioneel orgaan van de lidstaat of door een lidstaat krachtens artikel 13, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG aangewezen nationale overheidsinstantie. |
|
(2) |
„Instantie waaraan taken zijn overgedragen”: iedere overheidsinstantie of privaatrechtelijke entiteit die onder het recht van een lidstaat valt en een taak van openbare dienstverlening vervult, waaraan de verantwoordelijke autoriteit haar uitvoerende taken geheel of gedeeltelijk delegeert krachtens artikel 13, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG. |
|
(3) |
„Certificeringsinstantie”: een persoon of dienst die functioneel onafhankelijk is van de diensten die bij de verantwoordelijke autoriteit de uitgaven fiatteren en van instanties waaraan taken zijn overgedragen, en die door de lidstaat krachtens artikel 24, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG is belast met het certificeren van de uitgavendeclaraties. |
|
(4) |
„Controleautoriteit”: een persoon of dienst die functioneel onafhankelijk is van de diensten die bij de verantwoordelijke autoriteit de uitgaven fiatteren en van instanties waaraan taken zijn overgedragen, en die door de lidstaat krachtens artikel 25, lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG is belast met het certificeren van controles en audits van maatregelen. |
HOOFDSTUK II
BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN
Artikel 3
Algemene beginselen
De door de lidstaten opgezette beheers- en controlesystemen voorzien in:
|
1) |
een duidelijke omschrijving van de functies van de bij beheer en controle betrokken instanties en/of personen en een duidelijke toewijzing van de functies binnen elke instantie; |
|
2) |
een duidelijke taakverdeling tussen de bij het beheer, de controle en de certificering van de uitgaven betrokken organisaties, diensten en/of personen; |
|
3) |
voldoende middelen voor elke organisatie of dienst om de eraan opgedragen taken te kunnen vervullen gedurende de periode waarin de uit het fonds gefinancierde acties ten uitvoer worden gelegd; |
|
4) |
doeltreffende interne controlevoorschriften binnen de verantwoordelijke instantie en alle instanties waaraan taken zijn overgedragen; |
|
5) |
betrouwbare geautomatiseerde systemen voor de boekhouding, het toezicht en de financiële verslaglegging; |
|
6) |
in de gevallen waarin taken zijn overgedragen, een doeltreffend systeem voor de verslaglegging en het toezicht; |
|
7) |
het bestaan van uitvoerige procedurehandleidingen met betrekking tot de te verrichten taken; |
|
8) |
doeltreffende regelingen voor de controle van de werking van het systeem; |
|
9) |
systemen en procedures om voor een toereikend controlespoor te zorgen; |
|
10) |
procedures voor het melden en volgen van onregelmatigheden en voor het terugvorderen van onverschuldigd betaalde bedragen. |
Artikel 4
Aanwijzing van instanties
1. De lidstaten wijzen het volgende aan:
|
— |
een verantwoordelijke autoriteit; |
|
— |
een certificeringsinstantie; |
|
— |
een controleautoriteit. |
2. Onverminderd de bepalingen van deze beschikking, regelt de lidstaat formeel de betrekkingen tussen deze instanties, waarvan het optreden ten volle zal beantwoorden aan de institutionele, juridische en financiële stelsels van de betrokken lidstaat.
3. Onverminderd het bepaalde in artikel 3, lid 2, kunnen de beheers-, controle- en certificeringstaken geheel of gedeeltelijk binnen dezelfde instantie worden uitgevoerd.
Artikel 5
Verantwoordelijke autoriteit
1. De verantwoordelijke autoriteit is bevoegd voor het doelmatig, doeltreffend en correct beheren en uitvoeren van uit het fonds gefinancierde meerjaren- en jaarprogramma's en in het bijzonder voor:
|
a) |
het bij de Commissie indienen van het meerjarenprogramma overeenkomstig het in bijlage 1 vastgestelde model; |
|
b) |
het bij de Commissie indienen van het jaarprogramma overeenkomstig het in bijlage 2 vastgestelde model; |
|
c) |
de selectie van projecten voor financiering in overeenstemming met de voorwaarden en criteria die zijn vastgesteld in de artikelen 14 en 20 van Beschikking 2004/904/EG en overeenkomstig de in artikel 10 van deze beschikking beschreven standaardprocedures, onverminderd extra criteria die zijn bepaald in de geldende communautaire en nationale voorschriften; |
|
d) |
het efficiënt administratief, contractueel en financieel beheer van de acties in overeenstemming met de in artikel 11 van deze beschikking beschreven standaardprocedures; |
|
e) |
het waarborgen van de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen. |
2. De verantwoordelijke autoriteit stelt procedures in om te garanderen dat alle documenten met betrekking tot uitgaven en controles die nodig zijn om voor een toereikend controlespoor te zorgen, worden bijgehouden overeenkomstig artikel 9.
3. De verantwoordelijke autoriteit ziet erop toe dat de controleautoriteit met het oog op de in artikel 25, lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG bedoelde controles de nodige informatie ontvangt over de beheersprocedures die worden toegepast en de projecten die uit het fonds worden medegefinancierd.
4. De verantwoordelijke autoriteit ziet erop toe dat de certificeringsinstantie met het oog op de uitvoering van haar taken de nodige informatie ontvangt over de beheersprocedures die worden toegepast, de projecten die uit het fonds worden medegefinancierd en de resultaten van de door de controleautoriteit uitgevoerde controles.
5. De verantwoordelijke autoriteit ontvangt de betalingen van de Commissie en is bevoegd voor het verrichten van betalingen aan de begunstigden. Zij zal bij de Commissie de betalingsverzoeken indienen die zijn opgesteld in overeenstemming met bijlage 5 en die zo nodig vergezeld gaan van het voortgangs- of eindverslag waarvoor modellen beschikbaar zijn in bijlagen 3 en 4, en van de overeenkomstig bijlage 6 opgestelde uitgavendeclaratie, gecertificeerd door de certificeringsinstantie.
6. De verantwoordelijke autoriteit ziet erop toe dat verslagen over de tenuitvoerlegging en de evaluatie van door het fonds medegefinancierde acties worden ingediend in overeenstemming met het in artikel 28 van Beschikking 2004/904/EG vastgestelde tijdschema.
Artikel 6
Delegatie van taken door de verantwoordelijke autoriteit
Indien de taken van de verantwoordelijke autoriteit geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een andere instantie, legt de verantwoordelijke autoriteit nauwkeurig vast wat de gedelegeerde taken inhouden en volgens welke procedures zij moeten worden uitgevoerd, waarbij de voorwaarden van artikel 3 in acht worden genomen.
Deze procedures omvatten het regelmatig verstrekken van informatie over de uitvoering van de gedelegeerde taken en van een beschrijving van de gebruikte middelen aan de verantwoordelijke autoriteit.
De door de verantwoordelijke autoriteit overgedragen taken zullen worden meegedeeld aan en erkend door de instantie waaraan deze taken zijn overgedragen.
Artikel 7
Controleautoriteit
1. De controleautoriteit is bevoegd voor de organisatie van de in artikel 25, lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG bedoelde controles in overeenstemming met internationale normen.
2. De in lid 1 vermelde controles hebben betrekking op een steekproef van de medegefinancierde projecten, die op grond van een risicoanalyse worden geselecteerd en ten minste 10 % van de totale subsidiabele uitgaven van elk jaarprogramma bestrijken. De steekproef beantwoordt aan de volgende vereisten:
|
a) |
hij omvat projecten die naar aard en omvang voldoende gevarieerd zijn; |
|
b) |
er is rekening gehouden met de risicofactoren die bij nationale of communautaire controles zijn vastgesteld, alsmede met de kosten-batenverhouding, gelet op eerder uitgevoerde controles van de rekeningen; |
|
c) |
er wordt gewaarborgd dat voor de in artikel 25 bedoelde controles projecten worden geselecteerd die representatief zijn voor het geheel van de projecten van een jaarprogramma. |
3. Bij de uitvoering van de controles gaat de controleautoriteit na of:
|
a) |
de beheers- en controlesystemen daadwerkelijk worden toegepast, welke de eventuele tekortkomingen zijn en hoe ernstig deze zijn.; |
|
b) |
er een toereikend controlespoor is; |
|
c) |
voor een toereikend aantal van de boekhoudbescheiden die worden bewaard bij de verantwoordelijke autoriteit of een instantie waaraan zij taken heeft overgedragen, bij de begunstigden van de subsidies en, in voorkomend geval, bij andere instanties of ondernemingen die projecten uitvoeren, overeenstemming bestaat met de bewijsstukken waarop deze betrekking hebben; |
|
d) |
de uitgavenposten beantwoorden aan de in Beschikking C(2006)51 def./1 van de Commissie bepaalde subsidiabiliteitsvereisten, aan de vereisten die tijdens de nationale selectieprocedure zijn vastgesteld, aan de bepalingen van de subsidieovereenkomst of een ander rechtsinstrument waarbij de subsidie is verleend, en aan de feitelijk uitgevoerde werkzaamheden; |
|
e) |
het daadwerkelijke of voorgenomen doel van het project overeenstemt met de doelstellingen die zijn omschreven in de artikelen 4 en 7 van Beschikking 2004/904/EG en ten goede komt van de in artikel 3 van dezelfde beschikking opgesomde doelgroepen; |
|
f) |
de financiële bijdragen van de Gemeenschap beantwoorden aan de vereisten die zijn vastgesteld in artikel 20 van Beschikking 2004/904/EG of in andere toepasselijke communautaire bepalingen en daadwerkelijk en zonder korting of vertraging aan de begunstigden zijn betaald; |
|
g) |
de overeenkomstige financiële bijdrage daadwerkelijk beschikbaar is gesteld. |
4. Het in artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma bevat de resultaten van alle door de controleautoriteit verrichte controles en een beschrijving van de maatregelen van de verantwoordelijke autoriteit ten aanzien van de vastgestelde afwijkingen en onregelmatigheden.
Artikel 8
Certificeringsinstantie
De certificeringsinstantie is bevoegd voor het certificeren van de uitgavendeclaraties die de verantwoordelijke autoriteit overeenkomstig artikel 24 van Beschikking 2004/904/EG opstelt met behulp van het in bijlage 6 weergegeven model.
De certificering waarborgt dat:
|
1) |
de uitgavenstaat juist is, afkomstig is van een betrouwbaar boekhoudsysteem en gebaseerd is op controleerbare bewijsstukken; |
|
2) |
de gedeclareerde uitgaven in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften en zijn gedaan voor concrete projecten die aan de hand van de voor het jaarprogramma geldende criteria voor financiering zijn geselecteerd en in overeenstemming zijn met de toepasselijke communautaire en nationale voorschriften; |
|
3) |
de certificeringsinstantie met het oog op de certificering van de verantwoordelijke autoriteit toereikende informatie heeft ontvangen over de gevolgde beheersprocedures, de door het fonds medegefinancierde projecten en de controles die zijn verricht in verband met de in de uitgavenstaten vermelde uitgaven; |
|
4) |
terdege rekening is gehouden met de resultaten van alle door de controleautoriteit uitgevoerde audits; |
|
5) |
bedragen aan communautaire middelen, die op grond van vastgestelde onregelmatigheden onterecht betaald blijken en samen met de eventuele rente zijn teruggevorderd, zijn afgetrokken van de uitgavendeclaratie. |
Artikel 9
Controlespoor
1. De beheers- en controlesystemen van de lidstaten bieden een toereikend controlespoor.
2. Onder een toereikend controlespoor wordt een controlespoor verstaan dat het mogelijk maakt:
|
a) |
de overeenstemming na te gaan van de aan de Commissie verstrekte gecertificeerde uitgavendeclaraties met de afzonderlijke uitgavenstaten en met de tot staving daarvan dienende bewijsstukken die worden bewaard op de verschillende administratieve niveaus van de verantwoordelijke autoriteit en eender welke instantie waaraan zij taken heeft overgedragen, alsmede bij de begunstigden van de subsidies; en |
|
b) |
de toewijzing en de overmakingen van de uit hoofde van het fonds verleende communautaire financiering alsmede van de medefinancieringsbronnen van het project te verifiëren. |
3. De verantwoordelijke autoriteit zorgt voor procedures die garanderen dat de plaats waar alle documenten worden bewaard die verband houden met bepaalde betalingen welke zijn verricht uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds, wordt geregistreerd en dat de documenten ter inspectie kunnen worden overgelegd op verzoek van:
|
a) |
de controleautoriteit, |
|
b) |
de certificeringsinstantie, |
|
c) |
de ambtenaren en gemachtigde functionarissen van de Commissie, waaronder die van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), en van de Europese Rekenkamer. |
4. De verantwoordelijke autoriteit houdt gedurende de vijf jaren die volgen op de betaling door de Commissie van het eindsaldo voor een jaarprogramma, alle bewijsstukken – hetzij de originele stukken, hetzij voor authentiek gewaarmerkte afschriften op algemeen aanvaarde gegevensdragers – van de met het project verband houdende uitgaven en controles ter beschikking van de Commissie, het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en de Europese Rekenkamer. In geval van gerechtelijke vervolging of op een met redenen omkleed verzoek van de Commissie wordt deze termijn opgeschort.
HOOFDSTUK III
REGELS VOOR HET ADMINISTRATIEF EN FINANCIEEL BEHEER VAN PROJECTEN DOOR DE VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT
Artikel 10
Procedures voor selectie en toekenning
De verantwoordelijke autoriteit stelt gedetailleerde procedures voor de selectie van de door het fonds mede te financieren acties vast, die onder meer de volgende punten bestrijken:
|
a) |
instelling van de procedures voor selectie en toekenning met inachtneming van het transparantiebeginsel, het beginsel van gelijke behandeling en, indien van toepassing, met de regels voor openbare aanbestedingen, en het nemen van alle maatregelen om eventuele belangenconflicten te vermijden; |
|
b) |
het publiceren van aanbestedingen en oproepen tot het indienen van voorstellen via de geschikte kanalen op nationaal en regionaal niveau; |
|
c) |
ontvangst van aanvragen, bevestiging van ontvangst, registratie en archivering van aanvragen voor medefinanciering; |
|
d) |
formele, kwalitatieve en budgettaire analyse en beoordeling van aanvragen met behulp van de criteria die zijn vastgesteld in de oproepen tot het indienen van voorstellen of de openbare aanbestedingen; |
|
e) |
organisatie van bijeenkomsten en verbinding met selectie- of evaluatiepanels; |
|
f) |
overleg met bevoegde organen in verband met de complementariteit van de voorgestelde acties met andere regionale, nationale en communautaire financiële instrumenten; |
|
g) |
goedkeuring van het besluit betreffende de selectie van projecten op het geschikte niveau van de verantwoordelijke autoriteit; |
|
h) |
publicatie van de resultaten van de procedure voor selectie en toekenning; |
|
i) |
schriftelijke kennisgeving van de resultaten van het selectieproces aan iedere aanvrager, met inbegrip van een verklaring van de selectiebesluiten. |
Artikel 11
Procedures voor het administratief, contractueel en financieel beheer van de acties
1. De verantwoordelijke autoriteit stelt gedetailleerde procedures voor het beheer van acties vast, die onder meer de volgende punten bestrijken:
|
a) |
het sluiten van contracten, subsidieovereenkomsten of gelijkwaardige rechtsinstrumenten met de geselecteerde begunstigden; |
|
b) |
de follow-up van overeenkomsten en alle wijzigingen hiervan door het instellen van een systeem voor het administratief beheer van projecten (briefwisseling, invoeren van en toezien op wijzigingen, aanmaningen, ontvangst en verwerking van verslagen enz.); |
|
c) |
analyse van activiteitenverslagen en financiële verslagen betreffende de projecten, verificatie van de levering van medegefinancierde producten en diensten, inclusief verificaties ter plaatse, indien nodig; |
|
d) |
verificatie of aangegeven uitgaven werkelijk verricht zijn en of deze beantwoorden aan de voorwaarden voor subsidiëring die zijn vastgesteld in Beschikking C(2006)51 def./1 en de nationale regelgeving; |
|
e) |
de voorwaarden voor het in ontvangst nemen, verifiëren en valideren van verzoeken om betaling, alsmede voor het goedkeuren, betalen en boeken van uitgaven; |
|
f) |
invordering van ongebruikte middelen en van middelen die de begunstigden hebben gebruikt voor niet-subsidiabele uitgaven. |
2. In de in lid 1, onder a), vermelde contracten of subsidieovereenkomsten wordt onder meer het volgende vastgesteld:
|
a) |
het bedrag van de subsidie en het maximumpercentage van de subsidiabele en totale kosten van het project; |
|
b) |
een gedetailleerde beschrijving en een tijdschema van het ondersteunde project; |
|
c) |
de overeengekomen voorlopige begroting en het financieringsplan voor het project; |
|
d) |
het tijdschema en de bepalingen voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst (verplichtingen inzake verslaglegging, wijzigingen, beëindiging, …); |
|
e) |
een definitie van subsidiabele kosten; |
|
f) |
voorwaarden voor de betaling van de subsidie en boekhoudkundige vereisten. |
3. De verantwoordelijke autoriteit stelt een systeem in om gedetailleerde boekhoudkundige gegevens over ieder project in het kader van de jaarprogramma's in elektronische vorm te registreren en te bewaren en zorgt ervoor dat de gegevens over de uitvoering van de projecten die nodig zijn voor het financiële beheer, het toezicht, de controle en de evaluatie, worden verzameld.
HOOFDSTUK IV
CONTROLE
Artikel 12
Verantwoordelijkheden van de lidstaten
1. De lidstaten zijn verantwoordelijk voor het goed financieel beheer van door het fonds gefinancierde acties en voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende transacties. Zij zien erop toe dat de verantwoordelijke autoriteiten en de instanties waaraan taken zijn overgedragen, de certificeringsinstanties, de controleautoriteiten en alle andere betrokken instanties adequate richtsnoeren ontvangen voor het opzetten van beheers- en controlesystemen, die garanderen dat de middelen van de Gemeenschap doelmatig en correct worden gebruikt.
2. De lidstaten zorgen ervoor dat de beheers- en controlesystemen zijn opgezet overeenkomstig de vereisten van de artikelen 3 tot en met 11. Zij zijn verantwoordelijk voor de efficiënte werking van deze systemen gedurende de hele uitvoeringsperiode van door het fonds gefinancierde acties.
3. Tegelijk met het voorstel voor het jaarprogramma 2005 dienen de lidstaten bij de Commissie overeenkomstig de in de artikelen 3 tot en met 11 vastgestelde vereisten een beschrijving van de systemen in, die de organisatie en de procedures van de verantwoordelijke autoriteit, alle instanties waaraan taken worden overgedragen, de certificeringsinstantie en de controleautoriteit bestrijkt.
4. De lidstaten verstrekken een geactualiseerde beschrijving van de beheers- en controlesystemen telkens wanneer substantiële wijzigingen aan de systemen en procedures worden aangebracht.
Artikel 13
Verantwoordelijkheden van de Commissie
1. Binnen 12 maanden na de ontvangst van de in artikel 12, lid 3, bedoelde beschrijving voert de Commissie een documentencontrole van de door de lidstaat ingestelde beheers- en controlesystemen uit, evenals een controle ter plaatse van de procedures voor de uitvoering van deze beschikking, de controlesystemen, de boekhoudsystemen en de procedures voor het plaatsen van opdrachten en het toekennen van subsidies die worden gevolgd door de verantwoordelijke autoriteit en de instanties waaraan zij taken heeft overgedragen. De Commissie stelt de lidstaat in kennis van alle vastgestelde tekortkomingen of gebreken van de systemen en verklaart welke corrigerende maatregelen vereist zijn.
2. Onverminderd de bepalingen van artikel 26 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad verricht de Commissie een nieuw onderzoek bij ingrijpende wijzigingen in de procedures of systemen van de lidstaten.
Artikel 14
Samenwerking met de controleautoriteiten van de lidstaten
1. De Commissie werkt met de door de lidstaten aangewezen controleautoriteiten samen om hun respectievelijke controleplannen en -methoden te coördineren en zij wisselt onmiddellijk de resultaten van de controles van de beheers- en controlesystemen uit om zo goed mogelijk gebruik te maken van de voor de controle beschikbare middelen en om dubbel werk te voorkomen.
2. De Commissie en de controleautoriteiten komen regelmatig en minstens eens per jaar bijeen om samen de resultaten van de controles die zijn opgenomen in de krachtens artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG ingediende jaarverslagen, en om overleg te plegen over andere kwesties in verband met de verbetering van de beheers- en controlesystemen.
HOOFDSTUK V
REGELINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE EURO
Artikel 15
Meerjaren- en jaarprogramma's
1. De in artikel 16 van Beschikking 2004/904/EG vermelde voorstellen van meerjaren- en jaarprogramma's worden bij de Commissie ingediend in euro.
2. Lidstaten die een andere munteenheid dan de euro hebben op de datum van de indiening van het voorstel van meerjaren- of jaarprogramma's geven de in bijlagen 1 en 2 van deze beschikking bedoelde financiële gegevens zowel in euro als in de nationale munteenheid. Voor de omzetting van de nationale munteenheid in euro wordt de dagkoers gebruikt die is gepubliceerd in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie op de laatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarin het voorstel van meerjaren- of jaarprogramma's aan de Commissie wordt voorgelegd.
Artikel 16
Verslagen, uitgavendeclaraties en betalingsaanvragen
1. De in Beschikking 2004/904/EG vermelde voortgangsverslagen, eindverslagen, uitgavendeclaraties en betalingsverzoeken worden bij de Commissie ingediend in euro.
2. Lidstaten die een andere munteenheid dan de euro hebben op de datum van de indiening van de verslagen kunnen de in bijlagen 3, 4 en 6 bedoelde financiële gegevens zowel in euro als in de nationale munteenheid geven. Bij uitgaven in de nationale munteenheid wordt voor de omzetting in euro de dagkoers gebruikt die is gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie op de laatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarin de uitgave is geregistreerd in de rekeningen van de verantwoordelijke autoriteit.
3. Wanneer de euro de munteenheid van een lidstaat wordt, die de in het vorige lid beschreven omzettingsprocedure heeft toegepast, blijft deze procedure geldig voor alle uitgaven die zijn geregistreerd in de rekeningen van de verantwoordelijke autoriteit vóór de datum van de inwerkingtreding van de vaste koers voor de omrekening van de nationale munteenheid en de euro.
HOOFDSTUK VI
GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN
Artikel 17
Goedkeuring van de rekeningen
1. Uiterlijk negen maanden na de in het jaarlijkse financieringsbesluit vastgestelde uiterste datum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven dient de verantwoordelijke autoriteit de volgende documenten in bij de Commissie:
|
a) |
het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma, opgesteld overeenkomstig het in bijlage 4 vastgestelde model; |
|
b) |
de definitieve uitgavendeclaratie, opgesteld overeenkomstig het in bijlage 6 vastgestelde model en gecertificeerd door de certificeringsinstantie; |
|
c) |
het door de controleautoriteit opgestelde verslag over de uitgevoerde controles; |
|
d) |
een betalingsverzoek of een terugbetalingsverklaring, opgesteld overeenkomstig het model in bijlage 5. |
2. De in lid 1 genoemde termijn van negen maanden wordt onderbroken indien de Commissie een besluit tot opschorting van de betalingen voor de medefinanciering van het betrokken jaarprogramma heeft genomen overeenkomstig artikel 26, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG. De termijn loopt verder vanaf de datum waarop het in artikel 26, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde besluit van de Commissie is meegedeeld aan de lidstaat.
3. Onverminderd de bepalingen van artikel 26 van Beschikking 2004/904/EG laat de Commissie de lidstaat binnen zes maanden na de ontvangst van de in lid 1 bedoelde documenten weten welk bedrag zij ten laste van het fonds aanvaardt en welke financiële correcties eventueel worden toegepast als gevolg van het verschil tussen de gedeclareerde uitgaven en de ten laste van de begroting aanvaarde uitgaven. De lidstaat heeft drie maanden de tijd om te reageren.
4. Binnen drie maanden na ontvangst van de opmerkingen van de lidstaat beslist de Commissie welk bedrag zij aanvaardt ten laste van het fonds en vordert zij het verschil tussen de uiteindelijk aanvaarde uitgaven en het reeds aan de lidstaat betaalde bedrag terug.
5. Indien de verantwoordelijke autoriteit de in lid 1 bedoelde documenten niet tijdig in een aanvaardbaar formaat verstrekt, schrapt de Commissie ambtshalve de medefinanciering door het fonds voor de periode waarvoor het medefinancieringsbesluit geldt, geeft een inningsopdracht voor alle bedragen die krachtens het medefinancieringsbesluit reeds zijn betaald, en maakt alle betrokken uitstaande bedragen weer vrij.
6. De in lid 5 bedoelde procedure voor het ambtshalve vrijmaken van de kredieten wordt voor het bedrag dat met de betrokken projecten overeenkomt, geschorst indien op het moment dat de in lid 1 bedoelde documenten worden ingediend, in de lidstaat een gerechtelijke procedure of een administratief beroep met schorsende werking loopt. De lidstaat verstrekt in het gedeeltelijke eindverslag uitvoerige informatie over dergelijke projecten en dient elke zes maanden een voortgangsverslag in. Uiterlijk drie maanden na de afronding van de gerechtelijke procedure of het administratief beroep dient de lidstaat voor het betrokken project de in lid 1 genoemde documenten in.
HOOFDSTUK VII
SLOTBEPALINGEN
Artikel 18
Slotbepalingen
Het staat de lidstaten vrij striktere nationale controleregels toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat
Artikel 19
Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Tsjechische Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Estland, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, Ierland, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertogdom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Republiek Polen, de Portugese Republiek, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland, het Koninkrijk Zweden en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland.
Gedaan te Brussel, op 20 januari 2006.
Voor de Commissie
Franco FRATTINI
Vice-voorzitter
(1) PB L 381 van 28.12.2004, blz. 52.
BIJLAGE 1
EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS
ONTWERP MEERJARENPROGRAMMA (2005-2007)
1. LIDSTAAT
…
2. VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT OVEREENKOMSTIG ARTIKEL 13 VAN DE EVF-BESCHIKKING (EEN FUNCTIONEEL ORGAAN VAN DE LIDSTAAT OF EEN NATIONALE OVERHEIDSINSTANTIE)
De verantwoordelijke autoriteit als bedoeld in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG
Naam: …
Adres: …
Naam van de verantwoordelijke persoon: …
Contactpersoon: …
Functie van de contactpersoon: …
Tel: …
Fax: …
E-mail: …
De instantie waaraan taken zijn overgedragen als bedoeld in artikel 13, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG (indien van toepassing)
(voeg het officieel document bij, waarbij de verantwoordelijke autoriteit de verantwoordelijkheid voor het ten uitvoer leggen van EVF-acties heeft overgedragen aan deze instantie)
Naam: …
Adres: …
Naam van de verantwoordelijke persoon: …
Contactpersoon: …
Functie van de contactpersoon: …
Tel: …
Fax: …
E-mail: …
3. SITUATIE IN DE LIDSTAAT
Geef een beschrijving van de actuele situatie in uw lidstaat met betrekking tot regelingen in verband met opvang, asielprocedures, integratie en vrijwillige terugkeer voor de doelgroepen die zijn vermeld in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG. Deze beschrijving dient het volgende te omvatten:
|
1) |
een overzicht van de trends sinds 2003 in verband met de in artikel 3 vermelde doelgroepen, inclusief een beknopte beschrijving van de sociale omstandigheden voor asielzoekers, vluchtelingen en ontheemden (hervestiging indien van toepassing); |
|
2) |
de vermelding van de overheidsmiddelen die sinds begin 2003 daadwerkelijk zijn gebruikt voor opvang, integratie en vrijwillige terugkeer; |
|
3) |
de belangrijkste resultaten van de acties/projecten op het gebied van opvang, asielprocedures, integratie en vrijwillige terugkeer die sinds 2003 met nationale middelen (buiten EVF) zijn gefinancierd. Geef een algemene evaluatie van de impact van deze acties/projecten; |
|
4) |
de belangrijkste resultaten van de acties/projecten op het gebied van opvang, asielprocedures, integratie en vrijwillige terugkeer die vorig jaar of de vorige jaren in uw land zijn medegefinancierd door het Europees Vluchtelingenfonds. Geef een algemene evaluatie van de impact van deze projecten; |
|
5) |
een analyse van de tekortkomingen in uw land met betrekking tot opvang, asielprocedures, integratie en vrijwillige terugkeer. |
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
4. ANALYSE VAN DE BEHOEFTEN IN DE LIDSTAAT
Geef een analyse van de behoeften in uw land op het gebied van opvang, asielprocedures, integratie en vrijwillige terugkeer, alsmede een indicatie van de operationele doelstellingen om in de loop van de programmeringsperiode (2005-2007) in deze behoeften te voorzien, daarbij rekening houdend met de richtsnoeren van de Commissie betreffende prioriteiten voor meerjarenplanning in, zoals hieronder omschreven:
Prioriteit 1
Tenuitvoerlegging van de belangrijkste acties (waaronder die in verband met integratie) die zijn beschreven in:
|
a) |
Verordening (EG) nr. 343/2003 van de Raad van 18 februari 2003 tot vaststelling van de criteria en instrumenten om te bepalen welke lidstaat verantwoordelijk is voor de behandeling van een asielverzoek dat door een onderdaan van een derde land bij een van de lidstaten wordt ingediend (1), |
|
b) |
Verordening (EG) nr. 2725/2000 van de Raad van 11 december 2000 betreffende de instelling van „Eurodac” voor de vergelijking van vingerafdrukken ten behoeve van een doeltreffende toepassing van de Overeenkomst van Dublin (2), |
|
c) |
Verordening (EG) nr. 407/2002 van de Raad van 28 februari 2002 tot vaststelling van sommige uitvoeringsbepalingen voor Verordening (EG) nr. 2725/2000 betreffende de instelling van „Eurodac” voor de vergelijking van vingerafdrukken ten behoeve van een doeltreffende toepassing van de Overeenkomst van Dublin (3), |
|
d) |
Richtlijn 2001/55/EG van de Raad van 20 juli 2001 betreffende minimumnormen voor het verlenen van tijdelijke bescherming in geval van massale instroom van ontheemden en maatregelen ter bevordering van een evenwicht tussen de inspanningen van de lidstaten voor de opvang en het dragen van de consequenties van de opvang van deze personen (4), |
|
e) |
Richtlijn 2003/9/EG van de Raad van 27 januari 2003 tot vaststelling van minimumnormen voor de opvang van asielzoekers in de lidstaten (5), |
|
f) |
Richtlijn 2003/86/EG van de Raad van 22 september 2003 inzake het recht op gezinshereniging (6); wat de bepalingen over vluchtelingen betreft, |
|
g) |
Richtlijn 2004/83/EG van de Raad van 29 april 2004 inzake minimumnormen voor de erkenning van onderdanen van derde landen en staatlozen als vluchteling of als persoon die anderszins internationale bescherming behoeft, en de inhoud van de verleende bescherming (7). |
…
…
…
Prioriteit 2
de voorbereiding van de tenuitvoerlegging van beginselen en maatregelen uit de richtlijn van de Raad betreffende minimumnormen voor de procedures in de lidstaten voor de toekenning of intrekking van de vluchtelingenstatus, die in 2005 zal worden vastgesteld.
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
Prioriteit 3
de tenuitvoerlegging van maatregelen die erop gericht zijn de kwaliteit van procedures voor het behandelen van verzoeken tot internationale bescherming in lidstaten te verbeteren, bijvoorbeeld door:
|
— |
het tot stand brengen van één enkele procedure voor de beoordeling van verzoeken tot internationale bescherming; |
|
— |
het versterken van de bundeling, de beoordeling en het doeltreffend gebruik van informatie over landen of regio's van herkomst; |
|
— |
strategieën voor het aanpakken van bijzondere omstandigheden waardoor asielstelsels en opvangvoorzieningen van lidstaten onder druk komen te staan, onder meer als gevolg van hun geografische ligging; |
|
— |
onafhankelijke, kwalitatieve evaluaties van de asielstelsels in de lidstaten, die in samenwerking met de asielautoriteiten worden uitgevoerd; |
|
— |
het versterken van de kwaliteit van de beslissingen die worden genomen in de eerste fase van de asielprocedures om de procedure van het begin tot het einde te versnellen en krachtige eindbeslissingen te waarborgen; |
|
— |
acties ter verhoging van de integriteit van de asielstelsels van de lidstaten, in het bijzonder door de vrijwillige terugkeer van personen die daarvoor in aanmerking komen; |
|
— |
strategieën om de gevallen waarin een vereenvoudigde of versnelde procedure of een bijzondere opvangregeling nodig is, te identificeren en aan te pakken. |
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
Prioriteit 4
de tenuitvoerlegging van maatregelen die betrekking hebben op asielzoekers, vluchtelingen of de begunstigden van tijdelijke of aanvullende bescherming, minderjarigen, met eerbiediging van het beginsel van het belang van het kind.
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
Prioriteit 5 (facultatief)
voor lidstaten die hervestigingsregelingen hebben vastgesteld of voornemers zijn die vast te stellen, maatregelen die in het bijzonder gericht zijn op de opvang en voorlichting van personen die onder dergelijke regelingen tot de lidstaten worden toegelaten en op het beheer van dergelijke regelingen.
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
5. STRATEGIE OM DEZE DOELSTELLINGEN TE BEREIKEN
|
a) |
Geef een beschrijving van de strategie om de in punt 4 vermelde doelstellingen te verwezenlijken, met de prioriteit die aan elk van de doelstellingen wordt toegekend. Beschrijf in het kort welke acties zijn voorgenomen om uitvoering te geven aan deze prioriteiten. Hoe dragen de acties bij tot het verwezenlijken van de prioriteiten? … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … |
|
b) |
Beschrijf het verloop van de in artikel 13, lid 3, onder a), van Beschikking 2004/904/EG bedoelde raadpleging van de relevante partners. … … … … … … |
6. COMPATIBILITEIT MET ANDERE INSTRUMENTEN
Geef aan of en hoe deze strategie strookt met andere regionale, nationale en communautaire instrumenten.
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
7. INDICATIEF FINANCIERINGSPLAN
Stel een indicatief financieringsplan op waarin per jaar en per actie de geplande financiële bijdrage van het fonds staat vermeld, alsmede het totaalbedrag van de publieke en/of particuliere medefinanciering.
Indicatief financieringsplan (meerjarenplanning voor een periode van 3 jaar)
|
|
Overheidsmiddelen |
Particuliere middelen |
Totaal |
||||
|
Gemeenschap (EVF) |
Land |
Regio's |
Lokale overheden |
||||
|
Opvang en asielprocedures |
Totaal |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
2005 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
2006 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
2007 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
Integratie |
Totaal |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
2005 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
2006 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
2007 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
Vrijwillige terugkeer |
Totaal |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
2005 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
2006 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
2007 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
Technische bijstand |
Totaal |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
2005 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
2006 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
2007 |
|
|
|
|
|
0,00 |
|
|
Totaal |
|
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
2005 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
|
2006 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
|
2007 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
Zie artikel 15 van deze beschikking.
8. ZICHTBAARHEID VAN DE EVF-MEDEFINANCIERING
De EVF-financiering moet duidelijk zichtbaar zijn voor alle activiteiten die verband houden met de in het kader van het programma gefinancierde acties. Dit kan worden gegarandeerd door:
|
— |
het EU-logo aan te brengen en de EVF-medefinanciering te vermelden op het materiaal dat wordt tot stand gebracht door de nationale autoriteit die belast is met de tenuitvoerlegging van het nationale programma (oproep tot het indienen van voorstellen, richtlijnen, aanvraagformulieren, brieven aan aanvragers, enz.); |
|
— |
alle begunstigden in kennis te stellen van de EVF-medefinanciering: |
|
— |
het EU-logo aan te brengen op alle in het kader van het project gekochte uitrusting; |
|
— |
het EU-logo aan te brengen en de EVF-medefinanciering te vermelden op het materiaal dat wordt gebruikt om bekendheid te geven aan het project, op folders, op postpapier met briefhoofd, bij PR-activiteiten, enz.; |
|
— |
het EU-logo aan te brengen en de EVF-medefinanciering te vermelden in alle lokalen van de gesubsidieerde organen (b.v. op muren van kantoren, ingangen, enz.); |
|
— |
het publiek te informeren over de EVF-medefinanciering wanneer de projecten worden vermeld tijdens seminars of conferenties. |
Voor de EVF-medefinanciering wordt de volgende vermelding gebruikt: „door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierd project”.
Het EU-logo kan worden gedownload van: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_nl.htm
In iedere publicatie waarin de EVF-medefinanciering wordt vermeld, moet worden gespecificeerd dat de publicatie de mening van de auteur weergeeft en dat de Commissie niet aansprakelijk is voor het gebruik dat eventueel van de informatie wordt gemaakt.
(1) PB L 50 van 25.2.2003, blz. 1.
(2) PB L 316 van 15.12.2000, blz. 1.
(3) PB L 62 van 5.3.2002, blz. 1.
(4) PB L 212 van 7.8.2001, blz. 12.
(5) PB L 31 van 6.2.2003, blz. 18.
(6) PB L 251 van 3.10.2003, blz. 12.
(7) PB L 304 van 30.9.2004, blz. 12.
Bijlage (i)
bij het ontwerp van jaarprogramma 2005
Beschrijving van het beheers- en controlesysteem dat de lidstaat heeft ingesteld voor de tenuitvoerlegging van EVF II
De lidstaat is overeenkomstig artikel 12, lid 2, onder c), verantwoordelijk voor het beheer van de door het EVF gesteunde projecten. Beschrijf het systeem voor de tenuitvoerlegging dat in dat verband is ingesteld om a) te zorgen voor de coördinatie en de consistentie van de acties, b) projecten te selecteren en de transparantie van de selectieprocedure te waarborgen en c) de projecten te beheren en erop toe te zien, ze te controleren en te evalueren en audits uit te voeren.
Bij de tenuitvoerlegging dienen de toepassingsbepalingen in acht te worden genomen die door de Commissie zijn goedgekeurd overeenkomstig artikel 13, lid 5, van Beschikking 2004/904/EG.
Maak voor uw beschrijving van het tenuitvoerleggingssysteem gebruik van de vragenlijst in Bijlage (i). Dien de ingevulde vragenlijst samen met het voorstel voor het jaarprogramma 2005 in.
Denk eraan dat een geactualiseerde beschrijving van de beheers- en controlesystemen bij de Commissie moet worden ingediend telkens wanneer substantiële wijzigingen aan de systemen en procedures worden aangebracht.
Datum:
1. ACTIEKADER
1.1. Wettelijk kader
(Geef aan welke wetgeving en nationale regelgeving geldt voor de procedures inzake het beheer en de controle van de EVF-acties)
Nationale wetgeving die van toepassing is op het beheer van het EVF
…
…
…
…
…
…
Specifieke nationale regels, aangenomen met het oog op het beheer van het EVF
…
…
…
…
…
1.2. Verantwoordelijke autoriteit en instantie waaraan taken zijn overgedragen
De verantwoordelijke autoriteit als bedoeld in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG
(voeg het officieel document toe waarbij de betrokken openbare instantie wordt aangewezen als „verantwoordelijke autoriteit” voor het beheer van het EVF)
Naam: …
Adres: …
Naam van de verantwoordelijke persoon: …
Contactpersoon: …
Functie van de contactpersoon: …
Tel: …
Fax: …
E-mail: …
De instantie waaraan taken zijn overgedragen als bedoeld in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG (indien van toepassing)
(voeg het officieel document bij, waarbij de verantwoordelijke autoriteit de verantwoordelijkheid voor de tenuitvoerlegging van de acties van het EVF delegeert aan deze instantie)
Naam: …
Adres: …
Naam van de verantwoordelijke persoon: …
Contactpersoon: …
Functie van de contactpersoon: …
Tel: …
Fax: …
E-mail: …
2. STRUCTUUR EN MIDDELEN VAN DE VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT/INSTANTIE WAARAAN TAKEN ZIJN OVERGEDRAGEN
Voeg een gedetailleerd organisatieschema bij met een korte beschrijving van de functies. Voeg ook een organisatieschema en een korte beschrijving van de functies toe voor iedere instantie waaraan de tenuitvoerlegging van het EVF is overgedragen.
2.1. Status van de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen
Wat is de rechtsstatus van de verantwoordelijke autoriteit?
|
|
Overheidsorganisatie |
|
Publiekrechtelijke instelling of agentschap |
Wat is de rechtsstatus van de instantie waaraan taken zijn overgedragen?
|
|
Overheidsorganisatie |
|
Publiekrechtelijke instelling of agentschap |
|
|
Privaatrechtelijke instelling |
|
Overige (specificeer) … |
2.2. Lijst van het personeel
Verantwoordelijke autoriteit (belangrijkste personeelsleden die bij het beheer van de EVF-fondsen betrokken zijn)
|
Functie |
Naam |
Status |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Instantie waaraan taken zijn overgedragen (indien van toepassing)
|
Functie |
Naam |
Status |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.3. Het inschakelen van externe entiteiten
(geef aan of de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen, externe entiteiten inschakelt voor de uitvoering van één of meerdere taken en, zo ja, op welke manier)
…
…
…
…
3. BESCHRIJVING VAN DE FUNCTIES DIE INHERENT ZIJN AAN DE BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN
3.1. Verdeling van de taken
|
Taken |
Eenheden/Diensten/verantwoordelijke personen |
|
Opstellen van het nationale meerjaren- en jaarprogramma |
|
|
Publicatie van de oproepen tot het indienen van voorstellen (subsidies) |
|
|
Ontvangst en registratie van de voorstellen |
|
|
Administratieve analyse van de voorstellen (subsidiabiliteit) |
|
|
Financiële analyse van de voorstellen |
|
|
Evaluatie van de voorstellen |
|
|
Technische analyse van de voorstellen |
|
|
Selectie van de voorstellen (besluit) |
|
|
Kennisgeving van de besluiten aan de aanvragers van subsidie |
|
|
Opstelling van betrokken subsidieovereenkomsten |
|
|
Ondertekening van subsidieovereenkomsten |
|
|
Toezicht op de uitvoering van de projecten |
|
|
Ontvangst van betalingsaanvragen/facturen |
|
|
Analyse van de betalingsaanvragen/facturen van de begunstigden |
|
|
Toestemming voor de betalingen |
|
|
Controle van de projecten (1) |
|
|
Betalingen |
|
|
Opstelling en publicatie van openbare aanbestedingen |
|
|
Ontvangst en registratie van offertes |
|
|
Administratieve analyse van offertes |
|
|
Financiële analyse van offertes |
|
|
Technische analyse van offertes |
|
|
Procedure voor het gunnen van aanbestedingen |
|
|
Ondertekening van contracten |
|
|
Jaarlijks uitvoeringsverslag |
|
|
Opstelling van de aan de Europese Commissie toegezonden uitgavendeclaraties van de lidstaat |
|
|
Opstelling van de aan de Europese Commissie toegezonden betalingsaanvragen van de lidstaat |
|
|
Toezending van de betalingsaanvragen van de lidstaat aan de Europese Commissie |
|
|
Controle van de beheerssystemen (2) |
|
|
Evaluatie (1) |
|
3.2. Scheiding van de functies
(wanneer het beheer, de betaling en de controle worden verricht binnen dezelfde entiteit (dienst), specificeren of deze functies duidelijk van elkaar gescheiden zijn)
…
…
…
…
…
…
…
Vastlegging in de boekhouding van de EVF-ontvangsten en -uitgaven
3.2.1. Vastlegging in de boekhouding
Op welke boekhoudkundige basis worden de kredieten van het EVF vastgelegd?
|
|
Specifieke begrotingsplaats in de nationale begroting |
|
Post buiten begroting |
|
|
Speciale specifieke bankrekening |
|
Andere (specificeer) … |
3.2.2. Traject voor de terbeschikkingstelling en overschrijving van de middelen van de rekening waar deze worden gestort in de lidstaat tot aan de specifieke rekening van de eindbegunstigde
|
Niveaus |
Rekeninghouder |
Verantwoordelijke persoon |
|
|
|
|
|
|
|
Storting van de door de EG overgemaakte middelen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Eind-begunstigde |
|
|
Stemt deze procedure voor de goedkeuring van de EVF-betalingen overeen met die welke wordt toegepast voor betalingen in het kader van de nationale begroting?
|
|
Ja |
|
Neen |
Zo neen, de verschillen beschrijven en de redenen hiervoor aangeven
…
…
…
…
…
…
3.2.3. Beschrijving van de voorschriften inzake de overdracht van kredieten die van toepassing zijn op het EVF voor de EVF-kredieten en voor de kredieten inzake nationale medefinanciering wanneer het gaat om overheidsmiddelen
…
…
…
…
…
…
…
…
4. ANALYSE VAN DE BEHEERSPROCESSEN — BESCHRIJVING VAN DE TRAJECTEN EN PROCEDURES
4.1. Opstellen van het meerjaren- en jaarprogramma
Wie stelt het bij de Commissie in te dienen meerjaren- en jaarprogramma op?
…
…
…
…
Hoe worden met name de in deze programma's opgenomen financiële plannen opgesteld?
…
…
…
…
…
…
Houdt deze voorbereiding contacten in met geschikte partners om het meerjarenwerkprogramma op te stellen, of met potentiële begunstigden, voordat het jaarprogramma wordt vastgesteld (aankondiging van een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling, oproep tot het indienen van voorstellen, aanbestedingsprocedure)?
…
…
…
…
4.2. Oproepen tot het indienen van voorstellen en selectie van de voorstellen/aanbestedingsprocedures
Bestaan er documenten (handboeken, rondzendbrieven, handleidingen voor de procedures) die de verantwoordelijke autoriteit/de instantie waaraan taken zijn overgedragen, heeft goedgekeurd en waarin de hieronder omschreven procedures formeel zijn vastgelegd?
|
|
Ja |
|
Neen |
4.2.1. Opstelling van de oproepen tot het indienen van voorstellen/openbare aanbesteding
|
— |
Opstelling en geldigverklaring van de oproep tot het indienen van voorstellen/Openbare aanbesteding
|
|
— |
Wie werd geraadpleegd vóór de afronding van de oproep tot het indienen van voorstellen/openbare aanbesteding?
|
4.2.2. Publicatie van de oproep tot het indienen van voorstellen/openbare aanbesteding
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
|
— |
Wijze van publicatie: |
||
|
|
— |
Nationaal publicatieblad en het Publicatieblad van de EU (indien vereist in het kader van de aanbestedingsprocedure) |
|
|
|
— |
specifieke websites |
|
|
|
— |
algemene pers |
|
|
|
— |
gespecialiseerde pers |
|
|
|
— |
brochures en folders |
|
|
— |
Ander middel |
(specificeer) … |
|
4.2.3. Steunverlening aan de aanvragers bij de voorbereiding van de voorstellen/offertes (b.v. documenten of diensten om de oproepen tot het indienen van voorstellen nader toe te lichten, zoals de leidraad voor aanvragers)
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoor-delijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
Bij te voegen documenten |
|
|
|
|
Bestaande documenten of ontwerpen |
4.2.4. Ontvangst en registratie van de voorstellen/offertes
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
|
— |
De ontvangst van het voorstel/de offerte wordt bevestigd aan de hand van:
|
|
— |
Verificatie van de inachtneming van de verzend-/ontvangstdata en volledigheid van de ontvangen voorstellen/offertes:
|
4.2.5. Analyse van voorstellen/offertes
|
a) |
Administratieve analyse (informatie over de aanvragers, verificatie van de subsidiabiliteitscriteria, enz.)
|
|
b) |
Technische analyse (analyse in het licht van de in de oproep tot het indienen van voorstellen/het bestek vastgestelde selectie- en gunningscriteria)
Zijn er voor de selectie en gunning nauwkeurige criteria vastgesteld?
Zo ja, zijn deze formeel vastgelegd in een document (analyserooster, enz.)?
|
|
c) |
Financiële analyse
Zijn er nauwkeurige criteria vastgesteld (referentiewaarden/plafond per soort uitgaven)?
Zo ja, zijn deze formeel vastgelegd in een document (controlelijst, enz.)?
|
4.2.6. Verhouding tot andere communautaire initiatieven of programma's
In hoeverre wordt nagegaan of er een overlapping is met acties/projecten die in uw lidstaat worden gefinancierd in het kader van andere communautaire initiatieven of programma's, bij voorbeeld EQUAL?
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
4.2.7. Evaluatie en selectie van de voorstellen/aanbestedingsprocedures
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
Beschrijf de bij de evaluatie van de ingediende voorstellen/offertes betrokken partijen (interne evaluatie, externe beoordelaars, evaluatiecomités)
…
…
…
…
…
4.2.8. Beslissing om de voorstellen/offertes te selecteren/af te wijzen
Wie is officieel bevoegd om te beslissen welke voorstellen worden geselecteerd of afgewezen?
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
4.2.9. Kennisgeving van de beslissing om de voorstellen/offertes af te wijzen
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
Wordt aan de aanvrager/inschrijver gemeld dat het voorstel/de offerte wordt afgewezen?
|
|
Ja |
|
Neen |
Zijn de redenen voor de afwijzing vermeld in het schrijven?
|
|
Ja |
|
Neen |
4.2.10. Aanvaarding van het project/financieringsbesluit/gunning van de opdracht
Boekhoudkundige regeling voor geselecteerde projecten
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
Wie ondertekent de financieringsovereenkomst/het besluit tot gunning van de opdracht namens de verantwoordelijke autoriteit/de instantie waaraan taken zijn overgedragen?
(voeg een exemplaar bij van een typeovereenkomst en van een model van de aan de begunstigden toegestuurde verslagen)
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoor-delijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
Bij te voegen documenten |
|
|
|
|
Model(len) van een subsidie-overeenkomst |
4.3. Beheer en betaling van de subsidie
4.3.1. Betalingsvoorwaarden zoals vastgesteld in de met de begunstigde gesloten subsidieovereenkomst(en)
|
Uitbetaling |
Bedrag (% van het totaal) |
Betalingsvoorwaarden (door de begunstigden in te dienen verslagen) |
Geplande datum (ten opzichte van de uitvoering van het project) |
|
Eerste voorfinanciering: |
|
|
|
|
Tweede voorfinanciering |
|
|
|
|
Balans |
|
|
|
Werden er ten behoeve van de begunstigden modellen van voortgangs- en eindevaluatieverslagen vastgesteld? (voeg de modellen van voortgangs- en evaluatieverslagen bij)
|
|
Ja |
|
Neen |
Zijn er ten behoeve van de begunstigden modellen van financiële verslagen/betalingsaanvragen vastgesteld? (voeg modellen van financiële verslagen en betalingsaanvragen bij)
|
|
Ja |
|
Neen |
4.3.2. Toezicht op de uitvoering van de projecten
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
Omvat deze follow-upcontroles ter plaatse?
|
|
Ja |
|
Neen |
Zo ja, welke regelingen werden er getroffen (periodiciteit, controle van de projectactiviteiten/financiële aspecten, enz.)?
…
…
…
…
4.3.3. Ontvangst en analyse van de in het kader van projecten ingediende betalingsaanvragen
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
Omvat de analyse van de betalingsaanvragen de volgende controles:
|
|
Eerste voorfinanciering (J/N) |
Tweede voorfinanciering (J/N) |
Saldo (J/N) |
|
Stemt het gevraagde bedrag overeen met het in de overeenkomst vastgestelde bedrag? |
|
|
|
|
Is de aanvrager de juiste persoon en zijn de gegevens betreffende de bankrekening waarop de subsidie moet worden gestort, correct? |
|
|
|
|
Is het project voltooid overeenkomstig de bepalingen van de subsidieovereenkomst? |
|
|
|
|
Volledige en gedetailleerde lijst van de projectuitgaven |
|
|
|
|
Verificatie van de berekeningen van de uitgavendeclaratie van de begunstigde |
|
|
|
|
Stemmen de gedeclareerde uitgaven overeen met de begrotingsramingen? |
|
|
|
|
Bewijsstukken voor de gedeclareerde uitgaven |
|
|
|
|
Percentage van de gedeclareerde uitgaven gecontroleerd aan de hand van bewijsstukken: … % |
|
|
|
|
Het certificeren van de uitgaven door een extern orgaan (accountant, auditor, enz.) |
|
|
|
|
Stemmen de gedeclareerde uitgaven overeen met de in Beschikking … van de Commissie vastgestelde regels? |
|
|
|
4.3.4. Initiatief voor betaling/invordering van begunstigden
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
4.3.5. Opdracht tot betaling/invordering
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
4.3.6. Uitvoering van de betaling/invordering
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
Omvat de uitvoering van de betalingen/invorderingen de volgende controles?
|
|
Eerste voorfinanciering Voorschot (J/N) |
Tweede voorfinanciering Tussentijds (J/N) |
Saldo (J/N) |
|
Bestaat er een geldige juridische verbintenis voor het project (subsidieovereenkomst)? |
|
|
|
|
Geldige toestemming voor betaling/invorderingsbevel (controlelijst) |
|
|
|
|
Naar behoren door de gemachtigde vertegenwoordiger ondertekende opdracht tot betaling/invordering |
|
|
|
|
Exacte rechtsstatus en bankgegevens van de begunstigde |
|
|
|
|
Correcte boekhoudkundige verwerking van de aanvraag tot betaling/invordering |
|
|
|
4.3.7. Wijze van betaling
Hoe worden de begunstigden betaald?
|
Bankoverschrijving |
|
Cheque |
|
Anders |
|
4.3.8. Follow-up van de invorderingen
(Welke maatregelen worden genomen om de daadwerkelijke terugbetaling van de ten aanzien van de projecten in de inningsopdrachten vermelde bedragen te garanderen en te volgen?)
…
…
…
…
…
…
…
…
4.3.9. Procedures voor een nieuwe verdeling van de in het kader van het EVF terugbetaalde middelen (in voorkomend geval)
…
…
…
…
…
…
…
…
4.4. Uitgavendeclaraties en betalingsaanvragen van de lidstaat
4.4.1. Uitgavendeclaratie
Welke dienst/instantie stelt de uitgavendeclaraties op die aan de Europese Commissie worden toegezonden?
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
Welke autoriteit certificeert de uitgavendeclaraties die aan de Europese Commissie worden toegezonden?
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke persoon/instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
4.4.2. Verzoek om betaling
Welke dienst stelt de betalingsverzoeken op die aan de Europese Commissie worden toegezonden (artikel …)?
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
5. VERIFICATIES, CONTROLE EN AUDIT
5.1. Bevoegde diensten voor steekproeven (als bedoeld in artikel 25, lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG)
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst (3) |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
5.2. Kernmerken van de controle van de projecten
|
Indicatoren |
Ja |
Neen |
|||
|
Structuur van de controle: |
|||||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
Aantal bij de controle betrokken personen |
|
|
|||
|
Soort controles: |
|||||
|
Controles op grond van een risicoanalyse? |
|||||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
|
|
|||
|
Wordt bij de opstelling van het jaarprogramma rekening gehouden met de in artikel 7 bepaalde steekproefmethode? |
|
|
|||
De controleactiviteiten omvatten:
|
|
Ja |
Neen |
|
Nagaan of de selectieprocedures in acht zijn genomen |
|
|
|
Nagaan of de bestemming van het project overeenstemt met de in het nationaal uitvoeringsprogramma van het EVF omschreven doelstellingen |
|
|
|
Nagaan of de door de begunstigden van de subsidies gedeclareerde uitgaven overeenstemmen met de bewijsstukken |
|
|
|
Nagaan of de uitgaven overeenstemmen met de communautaire vereisten, de bij de toepassing van de nationale selectieprocedure vastgestelde vereisten, de bepalingen van de overeenkomst of van het besluit tot toekenning van de subsidie en de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden |
|
|
|
Nagaan of er een daadwerkelijke nationale medefinanciering is |
|
|
|
Nagaan of de procedures en trajecten in acht zijn genomen die door de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen, zijn vastgesteld voor de analyse, het toestaan en de uitvoering van de betalingen aan de begunstigden |
|
|
|
Nagaan of, wat het subsidiebedrag betreft, de in artikel 23 van Beschikking 2004/904/EG vastgestelde maxima in acht zijn genomen |
|
|
|
Nagaan of de subsidies daadwerkelijk aan de begunstigden zijn overgemaakt |
|
|
|
Nagaan of het controlespoor toereikend is |
|
|
|
Nagaan of de voor de projecten goedgekeurde uitgaven en ontvangsten overeenstemmen met de uitgaven en ontvangsten die door de verantwoordelijke autoriteit zijn vermeld in haar uitgavendeclaraties aan de Europese Commissie |
|
|
5.3. Follow-up van het controleproces
|
a) |
Aan wie worden de controleverslagen toegezonden?
|
|
b) |
Welk gevolg wordt gegeven aan deze verslagen?
|
5.4. Controle van de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen
Wordt de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen, aan een audit onderworpen?
|
|
Ja |
|
Neen |
Welke diensten of autoriteiten kunnen deze audit uitoefenen?
|
|
De interne controledienst bij de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen |
|
|
De controledienst van een andere instantie |
|
|
Het nationale controleorgaan (Rekenkamer) |
Werd een dergelijke controle reeds uitgevoerd sinds de inwerkingtreding van Beschikking 2004/904/EG van de Raad?
|
|
Ja |
|
Neen |
Zo ja:
Wanneer? …
Door welke autoriteit? …
Beschikbaarheid van het verslag/de verslagen? …
Welk gevolg werd aan dit verslag gegeven?
…
…
…
…
…
…
…
6. CONTROLESPOOR
Waar worden de volgende documenten bijgehouden?
|
Documenten |
Verantwoordelijke dienst/eenheid |
Duur |
|
Nationaal meerjaren- en jaarprogramma |
|
|
|
Besluit van de Europese Commissie betreffende het nationale meerjaren- en jaarprogramma |
|
|
|
Oproepen tot het indienen van voorstellen/Openbare aanbestedingen |
|
|
|
Aanvraagdossiers/Contractdossiers |
|
|
|
Verslagen betreffende de administratieve, technische en financiële analyse van de ontvangen voorstellen (evaluatieformulieren) en verslagen van de evaluatiecomités |
|
|
|
Besluit inzake de toekenning van de subsidie of de weigering van het voorstel |
|
|
|
Subsidieovereenkomst |
|
|
|
Besluiten tot het aangaan van de betalingsverplichtingen voor de projecten |
|
|
|
Door de begunstigden van de subsidies ingediende tussentijdse en eindverslagen |
|
|
|
Voor de gesubsidieerde projecten ingediende financiële verslagen en betalingsaanvragen |
|
|
|
Bewijsstukken inzake ontvangsten en uitgaven voor de gesubsidieerde projecten |
|
|
|
Toestemming voor betaling/invordering van de subsidies (controlelijsten) |
|
|
|
Opdrachten tot betaling of invordering van de subsidie |
|
|
|
Bewijzen van betaling/invordering van de subsidie |
|
|
|
Verslagen over de uitgevoerde controles |
|
|
|
Verslagen over de controles op nationaal niveau van de beheers- en controlesystemen |
|
|
|
Aan de Europese Commissie toegezonden uitgavendeclaraties |
|
|
|
Aan de Europese Commissie toegezonden betalingsaanvragen |
|
|
|
Aan de Europese Commissie toegezonden eindverslagen betreffende de tenuitvoerlegging van de projecten |
|
|
|
Bewijs van de door de Europese Commissie verrichte betalingen |
|
|
7. EVALUATIE
7.1. Met de evaluatie belaste diensten
|
Gepland? JA/NEEN/NVT |
Verantwoordelijke instantie/dienst (4) |
Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.) |
|
|
|
|
7.2. Evaluatietijdschema
Hoe vaak zullen de EVF-acties worden geëvalueerd?
|
|
Tussentijdse evaluatie |
|
Slotevaluatie |
7.3. Indicatoren
Zijn indicatoren vastgesteld met het oog op het toezicht op en de evaluatie van projecten en nationale programma's en worden deze verzameld tijdens de beheersfase?
|
|
Ja |
|
Neen |
Werden gedetailleerde indicatoren vastgesteld voor elke in de artikelen 4, 5, 6 en 7 van Beschikking 2004/904/EG vastgestelde soort actie?
|
|
Indicatoren van de middelen en de uitvoering van de projecten (zo ja, aankruisen) |
Indicatoren van de uitvoering van de acties (zo ja, aankruisen) |
Indicatoren van het resultaat van de acties (zo ja, aankruisen) |
Indicatoren van de impact (gevolgen) van de acties (zo ja, aankruisen) |
||
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
(1) In voorkomend geval de externe consultants vermelden.
(2) Verificaties van de acties die, met het oog op controle (artikel 25, lid 1, onder a)) door de verantwoordelijke autoriteit of onder haar verantwoordelijkheid worden uitgevoerd (externe auditeurs, overheidsdiensten), d.w.z. die niet rechtstreeks verband houden met de gebruikelijke verificaties in het kader van het projectbeheer (analyse en besluit, betalingsaanvragen, enz.).
(3) Geef ook de gevallen aan waarin een extern orgaan gewoonlijk de controles uitvoerde.
(4) In voorkomend geval ook de externe consultants vermelden.
BIJLAGE 2
EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS
ONTWERP JAARPROGRAMMA 2005
1. LIDSTAAT
…
2. ALGEMENE SELECTIEVOORWAARDEN VOOR DE PROJECTEN DIE WORDEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN HET JAARPROGRAMMA
Stemmen de algemene selectievoorwaarden voor de projecten die worden gefinancierd in het kader van het jaarprogramma, overeen met de in het meerjarenprogramma vastgestelde regels? Beschrijf gedetailleerd de eventuele verschillen.
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
3. ACTIES
3.1. Actie A): Voorwaarden voor opvang en asielprocedures
|
i. |
Redenen voor de tenuitvoerlegging van de actie … … |
|
ii. |
Doel van de actie … … |
|
iii. |
Financieringsplan (1)
|
|
iv. |
Tijdschema (De projecten moeten beginnen tussen 1 januari en 31 december van het programmajaar. Bij wijze van uitzondering moeten de projecten voor het programma 2005 beginnen tussen 1.1.2005 en 30.6.2006. Voor het jaarprogramma 2005 komen projectuitgaven vanaf 1 januari 2005 in aanmerking voor financiering)Aanvangsdatum: … Einddatum: … |
|
v. |
Ten uitvoer te leggen acties (schematisch overzicht) Deel de acties in overeenkomstig artikel 5 van Beschikking 2004/904/EG. |
|
vi. |
Doelgroepen De in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde personen (rechtspositie toelichten). |
|
vii. |
Begunstigden (NGO's, federale, nationale, regionale of plaatselijke autoriteiten, andere organisaties zonder winstoogmerk, …) |
|
viii. |
Betrokken nationale autoriteiten Specificeer indien een andere dan de in artikel 13 van de EVF-beschikking bedoelde verantwoordelijke autoriteit betrokken is. |
|
ix. |
Verwachte resultaten in cijfers De lijst van voorbeelden hieronder is niet volledig, doch slechts illustratief:
|
|
x. |
Zichtbaarheid van de EVF-medefinanciering Beschrijf hoe wordt gezorgd voor de zichtbaarheid van de EVF-financiering voor iedere activiteit die verband houdt met de in het kader van deze actie gefinancierde projecten. … … |
|
xi. |
Complementariteit met soortgelijke, door andere instrumenten gefinancierde acties en met nationale maatregelen Toon aan dat de voorgestelde acties volledig opgenomen zijn in en afgestemd zijn op soortgelijke acties die worden gefinancierd door andere nationale of communautaire instrumenten en dat zij de nationale maatregelen aanvullen, maar niet vervangen. … … |
3.2. Actie B): De integratie van de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde personen wier verblijf in de betrokken lidstaat een duurzaam en stabiel karakter draagt
|
i. |
Redenen voor de tenuitvoerlegging van de actie … … |
|
ii. |
Doel van de actie … … |
|
iii. |
Financieringsplan (2)
|
|
iv. |
Tijdschema (De projecten moeten beginnen tussen 1 januari en 31 december van het programmajaar. Bij wijze van uitzondering moeten de projecten voor het programma 2005 beginnen tussen 1.1.2005 en 30.6.2006. Voor het jaarprogramma 2005 komen projectuitgaven vanaf 1 januari 2005 in aanmerking voor financiering)Aanvangsdatum: … Einddatum: … |
|
v. |
Ten uitvoer te leggen acties (schematisch overzicht) Deel de acties in overeenkomstig artikel 6 van Beschikking 2004/904/EG. … … … … … |
|
vi. |
Doelgroepen De in artikel 3 van de EVF-beschikking bedoelde personen waarvan het verblijf in de betrokken lidstaat van duurzame en/of stabiele aard is (N.B.: er mogen geen asielzoekers of al dan niet legale migranten betrokken zijn). |
|
vii. |
Begunstigden (NGO's, federale, nationale, regionale of plaatselijke autoriteiten, andere organisaties zonder winstoogmerk, …) |
|
viii. |
Betrokken nationale autoriteiten Specificeer indien een andere dan de in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde verantwoordelijke autoriteit betrokken is. |
|
ix. |
Verwachte resultaten in cijfers De lijst van voorbeelden hieronder is niet volledig, doch slechts illustratief:
|
|
x. |
Zichtbaarheid van de EVF-medefinanciering Beschrijf hoe wordt gezorgd voor de zichtbaarheid van de EVF-financiering voor iedere activiteit die verband houdt met de in het kader van deze actie gefinancierde projecten. … … … … … |
|
xi. |
Complementariteit met soortgelijke, door andere instrumenten gefinancierde acties en met nationale maatregelen De lidstaat dient aan te tonen dat de voorgestelde maatregelen volledig opgenomen zijn in en afgestemd zijn op soortgelijke acties die worden gefinancierd door andere nationale of communautaire instrumenten en dat zij de nationale acties aanvullen, maar niet vervangen. … … … … … |
3.3. Actie C): De vrijwillige terugkeer van de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde personen, mits deze personen geen nieuwe nationaliteit hebben verworven en het grondgebied van de lidstaat niet hebben verlaten
|
i. |
Redenen voor de tenuitvoerlegging van de actie … … |
|
ii. |
Doel van de actie … … |
|
iii. |
Financieringsplan (3)
|
|
iv. |
Tijdschema (De projecten moeten beginnen tussen 1 januari en 31 december van het programmajaar. Bij wijze van uitzondering moeten de projecten voor het programma 2005 beginnen tussen 1.1.2005 en 30.6.2006. Voor het jaarprogramma 2005 komen projectuitgaven vanaf 1 januari 2005 in aanmerking voor financiering)Aanvangsdatum: … Einddatum: … |
|
v. |
Ten uitvoer te leggen acties (schematisch overzicht) Deel de acties in overeenkomstig artikel 7 van Beschikking 2004/904/EG. … … … … … |
|
vi. |
Follow-up van de situatie na de vrijwillige terugkeer Beschrijf het systeem dat is ingesteld voor toezicht en follow-up na de vrijwillige terugkeer. |
|
vii. |
Doelgroepen De in artikel 3 van de EVF-beschikking bedoelde personen, op voorwaarde dat zij geen nieuwe nationaliteit hebben verworven (genaturaliseerde personen) en het grondgebied van de lidstaat niet hebben verlaten (toelichten) |
|
viii. |
Begunstigden (NGO's, federale, nationale, regionale of plaatselijke autoriteiten, andere organisaties zonder winstoogmerk, …) |
|
ix. |
Betrokken nationale autoriteiten Specificeer indien een andere dan de in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde verantwoordelijke autoriteit betrokken is. |
|
x. |
Verwachte resultaten in cijfers De lijst van voorbeelden hieronder is niet volledig, doch slechts illustratief:
|
|
xi. |
Zichtbaarheid van de EVF-medefinanciering Beschrijf hoe wordt gezorgd voor de zichtbaarheid van de EVF-financiering voor iedere activiteit die verband houdt met de in het kader van deze actie gefinancierde projecten. … … … … … |
|
xii. |
Complementariteit met soortgelijke, door andere instrumenten gefinancierde acties en met nationale acties De lidstaat dient aan te tonen dat de voorgestelde acties volledig opgenomen zijn in en afgestemd zijn op soortgelijke acties die worden gefinancierd door andere nationale (met inbegrip van regionale en plaatselijke) of communautaire instrumenten en dat zij de nationale acties aanvullen, maar niet vervangen. |
4. TECHNISCHE BIJSTAND
|
i. |
Redenen voor het gebruik van technische bijstand Gedetailleerde beschrijving van de beschikbare middelen en van de extra behoeften bij de tenuitvoerlegging van het EVF-programma … … |
|
ii. |
Doel van de technische bijstand (artikel 18 van Beschikking 2004/904/EG) … … … |
|
iii. |
Financieringsplan (4)
|
|
iv. |
Tijdschema (De projecten moeten beginnen tussen 1 januari en 31 december van het programmajaar. Bij wijze van uitzondering moeten de projecten voor het programma 2005 beginnen tussen 1.1.2005 en 30.6.2006. Voor het jaarprogramma 2005 komen projectuitgaven vanaf 1 januari 2005 in aanmerking voor financiering)Aanvangsdatum: … Einddatum: … |
|
v. |
Ten uitvoer te leggen acties (schematisch overzicht) Acties inzake technische en administratieve bijstand in verband met de voorbereiding, controle en evaluatie van de maatregelen, bijvoorbeeld:
|
|
vi. |
Procedure voor het plaatsen van opdrachten De overheidsinstantie die het EVF-programma ten uitvoer legt (en eventueel andere bij de tenuitvoerlegging betrokken organen). Specificeer in het bijzonder volgens welke procedure voor het plaatsen van opdrachten de uitgaven voor technische bijstand zullen worden beheerd. |
|
vii. |
Betrokken nationale autoriteiten Aangeven of het een andere dan de in artikel 13 van de EVF-beschikking bedoelde verantwoordelijke autoriteit betreft. |
|
viii. |
Verwachte resultaten in cijfers Bijvoorbeeld:
|
|
ix. |
Zichtbaarheid van de EVF-medefinanciering De EVF-financiering moet duidelijk zichtbaar zijn voor alle activiteiten die verband houden met de in het kader van deze maatregel gefinancierde projecten. |
|
x. |
Complementariteit met soortgelijke, door andere instrumenten gefinancierde maatregelen en met nationale maatregelen De lidstaat dient aan te tonen dat de voorgestelde maatregelen volledig opgenomen zijn in en afgestemd zijn op soortgelijke maatregelen die worden gefinancierd door andere nationale, communautaire of internationale instrumenten en dat zij de nationale maatregelen aanvullen, maar niet vervangen. |
5. INDICATIEF JAARLIJKS FINANCIERINGSPLAN (5)
|
Toelage Europees Vluchtelingenfonds |
A |
0,00 € |
0,00 % |
|
Staatstoelagen |
B |
0,00 € |
0,00 % |
|
Toelagen van regio's |
C |
0,00 € |
0,00 % |
|
Toelagen van plaatselijke autoriteiten |
D |
0,00 € |
0,00 % |
|
Nationale toelagen |
E = B+C+D |
0,00 € |
0,00 % |
|
Totale overheidsmiddelen |
F = A+E |
0,00 € |
0,00 % |
|
Particuliere middelen |
G |
0,00 € |
0,00 % |
|
Totale kosten |
H = F+G |
0,00 € |
0,00 % |
(1) Zie artikel 15 van deze beschikking.
(2) Zie artikel 15 van deze beschikking.
(3) Zie artikel 15 van deze beschikking.
(4) Max. 7 % van de jaarlijkse door de lidstaat toegekende middelen, plus 30 000 EUR. Niet verplicht voor medefinanciering. Zie artikel 15 van deze beschikking.
(5) Zie artikel 15 van deze beschikking.
BIJLAGE 3
MODEL VOORTGANGSVERSLAG
(Artikel 23, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG)
Te zenden naar:
Europese Commissie Directoraat-generaal Justitie, vrijheid en veiligheid Administratieve eenheid B/4 Europees Vluchtelingenfonds B-1049 Brussel
Lidstaat: …Jaarprogramma: …Verantwoordelijke autoriteit: …(naam van contactpersoon, dienst of instantie, adres, fax, telefoon, e-mail)Uiterste termijn: wanneer 70 % van het bedrag van de eerste voorfinanciering is uitgegeven door de eindbegunstigde.
A. ADMINISTRATIE EN BEHEER VAN HET PROGRAMMA
1) Beschrijving van de beheersstructuren, de financiële kanalen, de methodologie en criteria voor de selectie van projecten en het toezichtsysteem van het jaarprogramma (indien identiek met de gegevens die zijn verstrekt in de aanvraag voor medefinanciering: verwijs slechts naar die aanvraag);
2) Selectie van projecten: genomen maatregelen en resultaten (bv. datum publicatie oproep tot het indienen van voorstellen, aantal aanvragers, aantal geselecteerde projecten, gemiddelde kostprijs van de geselecteerde projecten). Beschrijving van werkzaamheden inzake technische bijstand in het kader van de tenuitvoerlegging van het programma;
3) Voorlichting en publiciteit: uitgevoerde werkzaamheden. Gedetailleerde beschrijving van de wijze waarop de aandacht werd gevestigd op de medefinanciering door de Gemeenschap. Op de documentatie en de publicaties van het project moet altijd de medefinanciering door de EU worden vermeld („Dit project wordt medegefinancierd door het Europees Vluchtelingenfonds”);
4) Gegevens betreffende de controles die zijn uitgevoerd overeenkomstig artikel 25, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG;
5) Gegevens betreffende de risico's in verband met de activiteiten (een risico is de mogelijkheid dat iets gebeurt dat gevolgen heeft voor het bereiken van de doelstellingen);
B. TENUITVOERLEGGING VAN HET PROGRAMMA
1) Tijdschema
|
— |
Aanvangsdatum van de tenuitvoerlegging van het nationaal jaarprogramma; |
|
— |
Einddatum van het nationaal jaarprogramma (uiterste termijn voor de besteding van de uitgaven, zoals vastgesteld in het medefinancieringsbesluit) |
2) Financiële aspecten
Tabel van het financieel verslag (vermeld de datum – niet meer dan één maand voor de indiening van het samenvattend verslag)
FINANCIEEL VERSLAG
(Voortgangsverslag art. 23, lid 3)
|
NATIONALE EVF-PROGRAMMA'S |
LAND |
|
Stand per |
Programmeringsjaar |
|
|
Geprogrammeerd (1) |
Vastleggingen (2) |
Betalingen (3) |
% betalingen (4=3/2) |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
Totale kosten (a) |
EVF-financiering (b) |
Totale kosten (a) |
Totale subsidiabele kosten (b) |
EVF-financiering (c) |
Totale kosten (a) |
Totale subsidiabele kosten (b) |
Max. versch. EVF-financiering (c) |
Betaalde EVF-financiering (d) |
Totale kosten (a) |
Definitief versch. EVF-financiering (b) |
Betaalde EVF-financiering (c) |
Nog te betalen door EVF/nog in te vorderen door VA (5) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Activiteit A – Opvang & asielprocedures |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Totaal activiteit A |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Activiteit B – Integratie |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Totaal activiteit B |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Activiteit C – Vrijwillige terugkeer |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Totaal activiteit C |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Activiteit D – Projecten die meer dan één activiteit bestrijken |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Totaal activiteit D |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
TOTAAL ACTIES |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Totaal E Technische bijstand |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
TOTAAL-GENERAAL |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
UITGAVENDECLARATIE JAARPROGRAMMA EVF
(Artikel 23, lid 3, en 24 van de Beschikking van de Raad)
Referentienummer van de Commissie:
Land:
Datum:
|
(in euro) |
|||||||
|
Activiteiten |
Totale uitgaven |
||||||
|
Subsidiabele uitgaven |
Bijdragen in natura |
Totale uitgaven |
|||||
|
Subsidiabele directe kosten |
Subsidiabele indirecte kosten |
Totale subsidiabele uitgaven |
|||||
|
Opvang & asielprocedures Actie 1 |
|
|
|
|
|
||
|
Opvang & asielprocedures Actie 2 |
|
|
|
|
|
||
|
Opvang & asielprocedures Actie 3 |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
Integratie Actie 1 |
|
|
|
|
|
||
|
Integratie Actie 2 |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
Vrijwillige terugkeer Actie 1 |
|
|
|
|
|
||
|
Vrijwillige terugkeer Actie 2 |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
Gemengd Actie 1 |
|
|
|
|
|
||
|
Gemengd Actie 2 |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
TOTAAL-GENERAAL |
|
|
|
|
|
||
b) Van de Commissie ontvangen betalingen met de desbetreffende data;
3) Uitvoering van acties in het kader van het programma
a) Belangrijkste doelstellingen van de geselecteerde projecten per activiteit (gebruik de gepaste indicatoren, zoals beschreven in de aanvraag tot medefinanciering: geef voorbeelden van geselecteerde projecten);
b) Kwantificering van de verwachte resultaten (actualiseer de in de aanvraag tot medefinanciering vervatte kwantificering van de indicatoren per maatregel);
c) Moeilijkheden bij de tenuitvoerlegging van het nationaal jaarprogramma;
d) Overige opmerkingen betreffende de uitvoering.
BIJLAGE 4
MODEL EINDVERSLAG
(Artikel 23, lid 4, van Beschikking 2004/904/EG)
Te zenden naar:
Europese Commissie Directoraat-generaal Justitie, vrijheid en veiligheid Administratieve eenheid B/4 Europees Vluchtelingenfonds B-1049 Brussel
Lidstaat: …Jaarprogramma:Verantwoordelijke autoriteit: …(naam van contactpersoon, dienst of instantie, adres, fax, telefoon, e-mail)Uiterste termijn: negen maanden na de einddatum van de subsidiabiliteit van het jaarprogramma.
A. OPERATIONELE CONTEXT
1) Beschrijving van alle significante ontwikkelingen wat betreft de situatie in de lidstaat, in vergelijking met de in het jaarprogramma beschreven toestand;
2) Gevolgen van deze ontwikkelingen op de uitvoering van het programma;
3) Maatregelen die zijn genomen om de samenhang en de complementariteit met andere soortgelijke beleidsmaatregelen op nationaal of Europees niveau te waarborgen (ondermeer beleid inzake mededinging, openbare aanbestedingen, gelijke kansen en milieu).
B. ADMINISTRATIE EN BEHEER VAN HET PROGRAMMA
1) Beschrijving van de beheersstructuren, de financiële kanalen, de methodologie en criteria voor de selectie van projecten en het toezichtsysteem van het programma (indien identiek met de gegevens die zijn verstrekt in de aanvraag voor medefinanciering: verwijs slechts naar die aanvraag);
2) Gedetailleerde gegevens over alle wijzigingen aan de systemen voor het beheer van en het toezicht op het programma;
3) Beschrijving van activiteiten inzake technische bijstand in het kader van de tenuitvoerlegging van het programma – verkregen resultaten;
4) Voorlichting en publiciteit: uitgevoerde werkzaamheden. Gedetailleerde beschrijving van de wijze waarop de aandacht werd gevestigd op de medefinanciering door de Gemeenschap. Op de documentatie en de publicaties van het project moet altijd de medefinanciering door de EU worden vermeld („Dit project wordt medegefinancierd door het Europees Vluchtelingenfonds”). (Voeg een kopie toe van alle publicaties, persartikelen, enz. in verband met het project);
5) Gegevens betreffende de controles die zijn uitgevoerd in overeenstemming met artikel 24, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG, inclusief een toelichting over de kosten-batenaspecten van de steekproefmethode overeenkomstig artikel 7, lid 2, van onderhavige beschikking;
6) Gegevens betreffende de risico's in verband met de activiteiten (een risico is de mogelijkheid dat iets gebeurt dat gevolgen heeft voor het bereiken van de doelstellingen).
C. TENUITVOERLEGGING VAN HET PROGRAMMA
1) Tijdschema
|
— |
Aanvangsdatum van de tenuitvoerlegging van het nationaal jaarprogramma; |
|
— |
Einddatum van het nationaal jaarprogramma (uiterste termijn voor de besteding van de uitgaven, zoals vastgesteld in het medefinancieringsbesluit). |
2) Financiële aspecten
Tabel van het financieel verslag (vermeld de datum – niet meer dan één maand voor de indiening van het samenvattend verslag).
FINANCIEEL VERSLAG
(Eindverslag art. 23, lid 4, art. 23, lid 3 en art. 28, lid 2)
|
NATIONALE EVF-PROGRAMMA'S |
LAND |
|
Stand per |
Programmeringsjaar |
|
|
Geprogrammeerd (1) |
Vastleggingen (2) |
Betalingen (3) |
% betalingen (4=3/2) |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
Totale kosten (a) |
EVF-financiering (b) |
Totale kosten (a) |
Totale subsidiabele kosten (b) |
EVF-financiering (c) |
Totale kosten (a) |
Totale subsidiabele kosten (b) |
Max. versch. EVF-financiering (c) |
Betaalde EVF-financiering (d) |
Totale kosten (a) |
Definitief versch. EVF-financiering (b) |
Betaalde EVF-financiering (c) |
Nog te betalen door EVF/nog in te vorderen door VA (5) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Activiteit A – Opvang & asielprocedures |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Totaal activiteit A |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Activiteit B – Integratie |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Totaal activiteit B |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Activiteit C – Vrijwillige terugkeer |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Totaal activiteit C |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Activiteit D – Projecten die meer dan één activiteit bestrijken |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Totaal activiteit D |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
TOTAAL ACTIES |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Totaal E Technische bijstand |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
TOTAAL-GENERAAL |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
|
0,00 |
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DEFINITIEVE UITGAVENDECLARATIE JAARPROGRAMMA EVF
(Artikel 23, lid 3, en 24, lid 3, van de Beschikking van de Raad)
Referentienummer van de Commissie:
Land:
Datum:
|
(in euro) |
|||||||
|
Activiteiten |
Totale uitgaven |
||||||
|
Subsidiabele uitgaven |
Bijdragen in natura |
Totale uitgaven |
|||||
|
Subsidiabele directe kosten |
Subsidiabele indirecte kosten |
Totale subsidiabele uitgaven |
|||||
|
Opvang & asielprocedures Actie 1 |
|
|
|
|
|
||
|
Opvang & asielprocedures Actie 2 |
|
|
|
|
|
||
|
Opvang & asielprocedures Actie 3 |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
Integratie Actie 1 |
|
|
|
|
|
||
|
Integratie Actie 2 |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
Vrijwillige terugkeer Actie 1 |
|
|
|
|
|
||
|
Vrijwillige terugkeer Actie 2 |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
Gemengd Actie 1 |
|
|
|
|
|
||
|
Gemengd Actie 2 |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
TOTAAL-GENERAAL |
|
|
|
|
|
||
|
Activiteiten |
Inkomstenbronnen |
||||||||
|
Openbaar |
Particulier |
Bijdragen in natura |
Totaal |
||||||
|
Gemeenschap (EVF) (max. Verschuldigde EVF-financiering) |
Staat |
Regio's |
Lokale autoriteiten |
||||||
|
Opvang & asielprocedures Actie 1 |
|
|
|
|
|
|
0,00 |
||
|
Opvang & asielprocedures Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
0,00 |
||
|
Opvang & asielprocedures Actie 3 |
|
|
|
|
|
|
0,00 |
||
|
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
||
|
Integratie Actie 1 |
|
|
|
|
|
|
0,00 |
||
|
Integratie Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
0,00 |
||
|
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
||
|
Vrijwillige terugkeer Actie 1 |
|
|
|
|
|
|
0,00 |
||
|
Vrijwillige terugkeer Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
0,00 |
||
|
|
|
|
|
|
|
0,00 |
||
|
Gemengd Actie 1 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
||
|
Gemengd Actie 2 |
|
|
|
|
|
|
0,00 |
||
|
|
|
|
|
|
|
0,00 |
||
|
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
||
|
Totaal-generaal |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
||
|
|
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
||
Aanhangsel bij de uitgavendeclaratie
Ingevorderde bedragen die in deze declaratie zijn opgenomen
|
Project Opvang & asielprocedures Actie 2 |
|
|
Terug te betalen bedrag |
|
|
Debiteur |
|
|
Datum van het ophaaldocument |
|
|
Autoriteit die het ophaaldocument heeft afgegeven |
|
|
Feitelijke datum van invordering |
|
|
Geïnd bedrag |
|
|
Project Opvang Actie 3 |
|
|
Terug te betalen bedrag |
|
|
Debiteur |
|
|
Datum van het ophaaldocument |
|
|
Autoriteit die het ophaaldocument heeft afgegeven |
|
|
Feitelijke datum van invordering |
|
|
Geïnd bedrag |
|
b) Van de Commissie ontvangen betalingen met de desbetreffende data:
3) Uitvoering van acties in het kader van het programma
a) Praktische en concrete beschrijving van de middelen die zijn gebruikt om de acties uit te voeren waarin het nationaal jaarprogramma voorziet:
Voorbeeld:
|
Actie |
Project als omschreven in het nationaal uitvoeringsprogramma |
Uitvoering |
||||
|
A - Opvang |
Project 1 - Scheppen van opvangstructuur voor 1 000 personen |
|
b) Bereikte resultaten en effecten (kwalitatieve en kwantitatieve beschrijving met behulp van desbetreffende indicatoren, zoals bepaald in het verzoek om medefinanciering), beoordeling van doelmatigheid (in vergelijking met ramingen) en kosteneffectiviteit;
c) Overige opmerkingen betreffende de uitvoering.
4) Beschrijving van eventuele grensoverschrijdende werkzaamheden en/of gevolgen van het programma;
5) Gedetailleerde beschrijving van moeilijkheden bij de tenuitvoerlegging van het nationaal jaarprogramma.
E. VERSLAG VAN DE CONTROLEAUTORITEIT
1) Gedetailleerde gegevens over alle wijzigingen aan het controlesysteem;
2) Resultaten van deze activiteiten, ontdekte en gemelde onregelmatigheden, maatregelen van de verantwoordelijke autoriteit;
3) Gepaste maatregelen van de verantwoordelijke autoriteit na opmerkingen naar aanleiding van controlebezoeken van de Europese Unie (Rekenkamer, Europese Commissie);
4) Gedetailleerde gegevens over ontdekte onregelmatigheden waarbij fraude wordt vermoed en extra maatregelen kunnen worden overwogen.
BIJLAGEN BIJ HET EINDVERSLAG
A. lijst van goedgekeurde projecten per activiteit
B. Beknopte beschrijving van afzonderlijke projecten (telkens een halve bladzijde), beknopte financiële indicatoren, vastgelegd budget per project in tabelvorm, definitieve uitgaven per project.
C. Onafhankelijke evaluatie.
BIJLAGE 5
EUROPESE COMMISSIE
EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS
VERZOEK OM BETALING
(langs officiële weg toe te zenden aan Eenheid B4 van DG Justitie, vrijheid en veiligheid, LX 46, B-1049 Brussel)
Naam van het programma:
Beschikking van het Commissie nr … van …
Krachtens artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG verzoek ik, ondergetekende (naam in hoofdletters, stempel, functie en handtekening van de bevoegde autoriteit), die de autoriteit vertegenwoordigt die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de door het Europees Vluchtelingenfonds gesteunde acties, om de betaling van … EUR als tweede voorfinanciering/saldobetaling. Dit betalingsverzoek beantwoordt aan alle ontvankelijkheidsvereisten omdat:
|
Doorhalen wat niet van toepassing is |
|||||||||||
|
— zijn ingediend; — zijn ingesloten; |
||||||||||
|
— zijn ingediend; — zijn ingesloten; |
||||||||||
|
|
||||||||||
|
— maatregelen zijn genomen; — verklaringen zijn gegeven; — (geen aanbevelingen); |
||||||||||
|
— maatregelen zijn genomen; — toelichting is gegeven; — geen uitgaven zijn opgenomen; — (geen verzoeken); |
||||||||||
De betaling moet worden overgemaakt aan:
|
Begunstigde |
|
|
Bank |
|
|
Rekeningnummer |
|
|
Rekeninghouder (indien verschillend van begunstigde) |
|
|
Datum |
Naam in hoofdletters, stempel, functie en handtekening van bevoegde autoriteit |
BIJLAGE 6
EUROPESE COMMISSIE
EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS
MODEL VOOR DE UITGAVENDECLARATIE (artikel 25)
Aan de Europese Commissie, Directoraat-generaal Justitie, vrijheid en veiligheid
VERKLARING VAN DE VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT
(langs officiële weg toe te zenden aan Eenheid B4 van DG Justitie, vrijheid en veiligheid, LX 46, B-1049 Brussel)
|
(1) |
Ik, … (naam in hoofdletters, titel en dienst) dien hierbij de definitieve uitgavendeclaratie in voor het jaarprogramma … van het Europees Vluchtelingenfonds alsmede de aanvraag aan de Commissie voor de betaling van het saldo van de communautaire medefinanciering. |
|
(2) |
Voor het jaarprogramma … kan ik er borg voor staan dat:
|
|
Datum |
Naam in hoofdletters, stempel, functie en handtekening van verantwoordelijke autoriteit |
UITGAVEN PER ACTIVITEIT
Referentienummer van de Commissie:
Naam:
Datum:
|
(EUR) |
||||||||
|
Activiteit |
Totaal betaalde subsidiabele uitgaven (1) |
|||||||
|
Openbaar |
Particulier |
Totaal |
||||||
|
Gemeen-schap (EVF) |
Staat |
Regio's |
Lokale autoriteiten |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
Totaal |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
||
|
Totaal EVF |
|
|
|
|
|
|
||
Aanhangsel bij de uitgavendeclaratie
Sinds de laatste uitgavendeclaratie ingevorderde bedragen die in deze declaratie zijn opgenomen (gebundeld per maatregel)
|
Terug te betalen bedrag |
|
|
Debiteur |
|
|
Datum van het ophaaldocument |
|
|
Autoriteit die het ophaaldocument heeft afgegeven |
|
|
Feitelijke datum van invordering |
|
|
Geïnd bedrag |
|
|
Datum |
Naam in hoofdletters, stempel, functie en handtekening van verantwoordelijke autoriteit |
CERTIFICERING
Ik, … (naam in hoofdletters, titel en dienst) heb de definitieve uitgavendeclaratie voor het Europees Vluchtelingenfonds in … (bestreken periode) alsmede de aanvraag aan de Commissie voor de betaling van het saldo onderzocht.
BEREIK VAN HET ONDERZOEK
Met de certificering wordt beoogd te waarborgen dat:
|
(a) |
de uitgavenstaat juist is, afkomstig is van een betrouwbaar boekhoudsysteem en gebaseerd is op controleerbare bewijsstukken; |
|
(b) |
de gedeclareerde uitgaven in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften en zijn gedaan voor projecten die aan de hand van de voor het jaarprogramma geldende criteria voor financiering zijn geselecteerd en in overeenstemming zijn met de toepasselijke communautaire en nationale voorschriften; |
|
(c) |
de certificeringsinstantie met het oog op de certificering van de verantwoordelijke autoriteit toereikende informatie heeft ontvangen over de gevolgde beheersprocedures, de door het fonds medegefinancierde projecten en de controles die zijn verricht in verband met de in de uitgavenstaten vermelde uitgaven; |
|
(d) |
terdege rekening is gehouden met de resultaten van alle door de controleautoriteit uitgevoerde audits; |
|
(e) |
bedragen aan communautaire middelen, die op grond van vastgestelde onregelmatigheden onterecht betaald blijken en samen met de eventuele rente zijn teruggevorderd, zijn afgetrokken van de uitgavendeclaratie. |
BEVINDINGEN
|
(1) |
Het bereik van het onderzoek werd beperkt door de volgende factoren:
(Vermeld alle belemmeringen bij het onderzoek, zoals systemische problemen, tekortkomingen bij het beheer, ontbrekend controlespoor, ontbrekende bewijsstukken, lopende rechtszaken, enz.; schat welk bedrag aan uitgaven betrekking hebben op deze belemmeringen en welk bedrag aan communautaire medefinanciering hiermee overeenstemt). |
|
(2) |
Uit dit onderzoek, alsmede uit de conclusies van andere nationale of communautaire controles die ik kon raadplegen, blijkt een lage/hoge (geef aan wat van toepassing is; verklaar indien „hoge”) frequentie van onregelmatigheden. De medegedeelde fouten/onregelmatigheden zijn op bevredigende wijze opgelost door de verantwoordelijke autoriteit en lijken het bedrag van de betaalbare medefinanciering van de Gemeenschap niet te beïnvloeden, met de volgende uitzonderingen:
(Geef aan welke fouten/onregelmatigheden niet op bevredigende wijze zijn opgelost en voor ieder geval of het systemisch van aard is, wat de omvang van het probleem is en welke bedrag aan communautaire medefinanciering ermee gemoeid lijkt.) |
CONCLUSIE
Hetzij:
Indien bij het onderzoek geen belemmeringen werden ervaren, er weinig fouten zijn vastgesteld en alle problemen op bevredigende wijze zijn opgelost:
|
(a) |
Gezien het onderzoek en de conclusies van andere nationale of communautaire controles waarvan ik kennis kan nemen, ben ik van oordeel dat de definitieve uitgavenstaat de uit hoofde van Beschikking 2004/904/EG gemaakte uitgaven in alle opzichten correct weergeeft en acht ik het verzoek aan de Commissie om betaling van het saldo van de communautaire medefinanciering deugdelijk. |
Hetzij:
Indien bij het onderzoek bepaalde belemmeringen werden ervaren maar weinig fouten zijn vastgesteld, of indien sommige problemen niet op bevredigende wijze zijn opgelost:
|
(b) |
Behalve voor de in punt 3 bedoelde gevallen en/of de in punt 4 bedoelde fouten/onregelmatigheden die niet op bevredigende wijze opgelost lijken, ben ik op grond van het onderzoek en de conclusies van andere nationale of communautaire controles waarvan ik kennis kan nemen, van oordeel dat de definitieve uitgavenstaat de uit hoofde van Beschikking 2004/904/EG en de toepassingsbepalingen hiervan gemaakte uitgaven in alle opzichten correct weergeeft en acht ik het verzoek aan de Commissie om betaling van het saldo van de communautaire medefinanciering deugdelijk. |
Hetzij:
Indien bij het onderzoek aanzienlijke belemmeringen werden ervaren of veel fouten zijn vastgesteld, ook al werden de gemelde fouten/onregelmatigheden op bevredigende wijze opgelost:
|
(c) |
Gezien de in punt 3 bedoelde kwesties en/of gezien de hoeveelheid fouten als bedoeld in punt 4, kan ik mij niet uitspreken over de definitieve uitgavenstaat noch over het verzoek aan de Commissie om betaling van het saldo van de communautaire medefinanciering. |
|
Datum |
Naam in hoofdletters, stempel, functie en handtekening van certificeringsinstantie |
(1) Zie artikel 16 van deze beschikking.