32000Y1227(08)

Verslag

over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD - Lissabon) betreffende het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Waarnemingscentrum

(2000/C 373/08)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 11, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 8, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 11, lid 12, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen, zoals gewijzigd bij artikel 1 van Verordening (EG) nr. 3294/94 van de Raad(3). De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

5. Zonder het in paragraaf 4 gegeven oordeel ter discussie te stellen vestigt de Rekenkamer toch de aandacht op de in paragraaf 9 beschreven feiten.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES WAARNEMINGSCENTRUM VOOR DRUGS EN DRUGSVERSLAVING (EWDD - LISSABON) BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 1999 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Analyse van de begrotingsuitvoering

6. De definitieve kredieten die het Waarnemingscentrum voor het begrotingsjaar 1999 zijn toegekend bedroegen 8,2 miljoen euro, tegen 7,6 miljoen euro in 1998, hetgeen neerkomt op een stijging van 8 %. De betalingsverplichtingen ten laste van deze kredieten beliepen 7,8 miljoen euro, waarvan 5,6 miljoen euro, ofwel 71 %, zijn betaald, en 2,2 miljoen euro, ofwel 27 % zijn overgedragen naar het volgende begrotingsjaar. Het leeuwendeel van deze overdrachten, 1,8 miljoen euro, heeft betrekking op de beleidsuitgaven van het Centrum (titel III van de begroting - zie ook de paragrafen 13 en 14).

7. Van de uit 1998 overgedragen betalingsverplichtingen ad 2,4 miljoen euro is 2,1 miljoen euro, ofwel 87 %, besteed.

Systeem voor de begrotingsboekhouding

8. In 1999 heeft het Centrum het systeem SI2 ingevoerd, maar het is wegens de moeilijkheden bij de invoering van SI2 zijn vroegere, op een spreadsheet gebaseerde systeem blijven gebruiken. Het EWDD zou ernaar moeten blijven streven, het systeem SI2 volledig operationeel te maken en aldus over één geïntegreerd systeem voor de boekhouding te beschikken.

Algemene boekhouding

9. Een debetsaldo van 149321,60 euro, afkomstig van de begrotingsjaren 1996, 1997 en 1998, is geboekt door aanwijzing op de resultaten. De oorsprong van deze saldi en de overeenkomstige bankmutaties konden in de boekhouding worden getraceerd. De transacties worden echter niet altijd gestaafd met bewijsstukken waaruit blijkt welke verrichtingen eraan ten grondslag liggen. Dit geldt voor circa 32000 euro. De procedures en het controlesysteem van het Centrum zouden zodanig moeten worden versterkt dat dergelijke situaties zich niet meer kunnen voordoen.

Aanwijzing van de BTW

10. Tot december 1998 bepaalde het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven inclusief BTW moesten worden aangewezen, en dat de BTW na terugbetaling opnieuw kon worden aangewend. Sindsdien(4) bepaalt het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven exclusief BTW moeten worden aangewezen. De Rekenkamer verzoekt het Centrum, deze nieuwe bepalingen in eigen regelgeving om te zetten.

Voorschotkas

11. De via de voorschotkas verrichte betalingen beliepen in 19991,4 miljoen euro, ofwel 26 % van het totaal van de betalingen van het begrotingsjaar. Deze betalingswijze zou, gezien de met het beheer ervan verbonden risico's, zo weinig mogelijk moeten worden toegepast.

Aankoop van goederen en diensten inzake informatieverwerking

12. Het onderzoek van de contracten inzake goederen en diensten voor informatieverwerking heeft gebreken aan het licht gebracht: er zijn producten aangekocht zonder dat de informaticadienst was geraadpleegd, en deze beantwoordden niet aan de opgegeven specificaties. Voor alle projecten inzake informatieverwerking, en voor de desbetreffende aankoopbesluiten, zou de informaticadienst moeten worden geraadpleegd, en ze zouden moeten worden beheerd door een personeelslid met de nodige kwalificaties.

Beheer van de contracten met de nationale centra

Financiële tenuitvoerlegging

13. Om bij te dragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het Waarnemingscentrum wordt vrijwel de helft van de beleidsuitgaven bestemd voor de financiering van de nationale centra (één per lidstaat). In 1999 sloot het Centrum met deze centra contracten ten belope van 1,8 miljoen euro, waarvan 1,5 miljoen euro voor contracten inzake directe steunverlening (100000 euro per centrum) en 0,3 miljoen euro voor aanvullende contracten. De basiscontracten werden aan het begin van het jaar gesloten en hadden aan het eind van het jaar voor ten minste 1,2 miljoen euro (80 %) moeten zijn afgewikkeld. In de praktijk zijn ze afgewikkeld voor 0,95 miljoen euro, ofwel 63 %. De overige contracten, ten bedrage van 0,3 miljoen euro, zijn afgewikkeld ten belope van 17 %. In het algemeen heeft het Centrum 0,8 miljoen euro van de voor de centra vastgelegde 1,8 miljoen euro moeten overdragen.

14. Dat zoveel kredieten onderbesteed blijven, wijst op gebreken in het toezicht door het Centrum op zijn jaarprogramma. Het Centrum zou, in samenwerking met de centra, het toezicht op de gefinancierde acties moeten verbeteren om de kredietoverdrachten zo gering mogelijk te houden en aldus het beginsel van de jaarperiodiciteit beter in acht te nemen.

Contractbepalingen

15. Hoewel de door het Waarnemingscentrum gesloten contracten niet in deze mogelijkheid voorzien, heeft een nationaal centrum taken uitbesteed. Gezien de aard van sommige werkzaamheden kan uitbesteding een doeltreffende oplossing vormen, maar het Waarnemingscentrum zou vooraf zijn goedkeuring moeten geven.

16. De toepassing van forfaitaire ratio's voor het bepalen van sommige kosten kan nuttig zijn ter vereenvoudiging van de beoordeling ervan door de opdrachtnemers. In dergelijke gevallen zou het Centrum de opdrachtnemers om gegevens moeten verzoeken waaruit de aannemelijkheid van de toegepaste tarieven blijkt, en eventueel maximumbedragen moeten vaststellen.

Aard en controle van de nationale medefinanciering

17. De basiscontracten en sommige aanvullende contracten voorzien in medefinanciering door de lidstaat waar zich het centrum bevindt. In beginsel moet de nationale medefinanciering ten minste even groot zijn als de financiering door het Waarnemingscentrum. Er is echter niet bepaald in hoeverre de nationale en communautaire financieringen in het kader van de contracten tot uiting moeten komen in een verhoging van het budget van het betrokken centrum.

18. In de praktijk geven de centra zelf attesten af over de medefinanciering. Bij onderzoek van de financiële tabellen bij de contracten blijken voorts de nationale en communautaire financieringen op uiteenlopende wijze te verlopen: de nationale medefinanciering wordt nu eens voor alle activiteiten samen, dan weer met inachtneming van de verdeling van de communautaire financieringen over de diverse met de contracten beoogde doelstellingen verleend.

Gefinancierde activiteiten

19. De in 1999 gesloten basiscontracten voorzien in vier activiteiten. De verdeling van de nationale en communautaire financieringen over de geplande taken vertoont discrepanties (zie tabel 3).

20. Ook de steun van het Centrum blijkt verschillend te worden besteed (zie tabel 3).

21. De discrepanties bij de verdeling van de middelen zijn ongetwijfeld gedeeltelijk te wijten aan bijzondere omstandigheden, maar lijken toch overdreven groot. Met name is het a priori abnormaal dat een centrum zich absoluut niet inzet voor voorlichting over de daling in de vraag naar drugs, terwijl dit toch een specifieke doelstelling van het Waarnemingscentrum is.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 26 oktober 2000.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 36 van 12.2.1993, blz. 6.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Waarnemingscentrum over het begrotingsjaar 1999 opgesteld op 13 maart 2000, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Centrum, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 16 maart 2000 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB L 341 van 30.12.1994, blz. 7.

(4) Zie artikel 27, lid 2 bis, van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 2548/98 van de Raad van 23 november 1998 (PB L 320 van 28.11.1998, blz. 1).

Tabel 1

Financiële balans van de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening over de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 3

Besteding van de aan de centra toegekende financieringen per taak

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het waarnemingscentrum

1 t/m 7. Het EWDD is verheugd over het feit dat de Kamer heeft vastgesteld dat de financiële staten van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar zijn en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

8. Gezien het feit dat de SI2-software sinds de invoering (begin 1999) nog steeds niet volledig voldoet aan alle boekhoudkundige behoeften van de Stichting, en dat deze software afhangt van technische ondersteuning van buiten, is men tijdens de overgangsfase voor de zekerheid de Excel-spreadsheet blijven gebruiken, voor het geval dat het SI2 systeem zou falen, en om toch de nodige verslagen te kunnen opstellen.

9. Het EWDD bevestigt de opmerkingen van de Rekenkamer en heeft reeds de nodige maatregelen getroffen om te voorkomen dat deze situatie zich herhaalt.

10. In principe is het EWDD het eens met de Rekenkamer wat betreft de omzetting van de beginselen van het algemeen Financieel Reglement van de Europese Unie in een eigen financieel reglement. Rekening houdend met de mogelijke beperkingen die voortvloeien uit de procedures voor teruggave van BTW door de fiscus van het land van vestiging zal het EWDD echter de voor- en nadelen van een dergelijke omzetting onderzoeken alvorens een definitief standpunt hierover in te nemen.

11. Het EWDD heeft de uit de voorschotkas gedane betalingen geleidelijk aan verminderd en zal dat blijven doen, zoals door de Rekenkamer geadviseerd.

12 t/m 21. Het EWDD heeft goede resultaten geboekt met de aanwending van kredieten en met de tenuitvoerlegging van contracten, gezien de omstandigheden. De contracten die het EWDD in 1999 met de nationale knooppunten van het Reitox-netwerk heeft gesloten, zijn van beperkte duur en zullen in 2000 aflopen. Het EWDD heeft aan deze contracten een passende follow-up gegeven; de kredietoverdrachten vloeien voort uit de toegestane termijnen. Wat de contracten betreft zal het EWDD voortaan proberen zoveel mogelijk de kalenderjaren te volgen, wetende dat er door de aard van de te ondernemen activiteiten altijd rechtmatige kredietoverdrachten zullen blijven, in overeenstemming met de van toepassing zijnde bepalingen.

Het EWDD zal de opmerkingen van de Rekenkamer in beraad nemen en zal onderzoeken welke maatregelen genomen kunnen worden ter verbetering van het toezicht op, en efficiëntie van zijn werkzaamheden. In dit opzicht merkt het EWDD op dat er per besluit van zijn raad van bestuur een ad-hocwerkgroep is ingesteld ter verbetering van de werking van het Reitox-netwerk van nationale knooppunten.