22023D0560

EUR-Lex

Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 22023D0560 - EN

Help

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

Document 22023D0560

Help

Besluit nr. 2021/02 van het regionaal stuurcomité van de Vervoersgemeenschap betreffende de regels inzake de vergoeding van onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap [2023/560]

PUB/2022/535

PB L 73 van 10.3.2023, p. 48–53 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/560/oj

HTML

PDF

Official Journal

10.3.2023

Publicatieblad van de Europese Unie

L 73/48

BESLUIT nr. 2021/02 VAN HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP

betreffende de regels inzake de vergoeding van onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap [2023/560]

HET REGIONAAL STUURCOMITÉ VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP,

Gezien het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap, en met name artikel 35,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

De in de bijlage uiteengezette regels inzake de vergoeding van onkosten van externen die worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen van de Vervoersgemeenschap, worden hierbij vastgesteld.

Zodra deze zijn vastgesteld, publiceert het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap ze op de website van de Vervoersgemeenschap.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de datum waarop het wordt vastgesteld.

Gedaan te Sarajevo, 7 juni 2021.

Voor het regionaal stuurcomité

De voorzitter

BIJLAGE

REGELS INZAKE DE VERGOEDING VAN ONKOSTEN VAN EXTERNEN DIE WORDEN UITGENODIGD OM DEEL TE NEMEN AAN VERGADERINGEN VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP

1. Toepassingsgebied

1.1.

Deze regels zijn van toepassing op personen van buiten het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap (“het permanent secretariaat”) die worden uitgenodigd om deel te nemen aan de in punt 1.2 opgesomde vergaderingen van de Vervoersgemeenschap.

1.2.

De vergaderingen die onder deze regels vallen, zijn vergaderingen van de volgende samenstellingen, comités en andere fora van de Vervoersgemeenschap:

a)	de ministerraad, het regionaal stuurcomité, de technische comités en het sociaal forum;

b)	het begrotingscomité;

c)	taskforces, coördinatiegroepen en andere werkorganen die zijn opgericht bij besluiten of conclusies van de ministerraad of het regionaal stuurcomité;

d)	in verband met het werkprogramma van de Vervoersgemeenschap door het permanent secretariaat georganiseerde conferenties, workshops en andere fora;

e)	andere vergaderingen in het kader van de tenuitvoerlegging van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (debatten op hoog niveau, workshops, enz.);

f)	selectieprocedures voor door de Vervoersgemeenschap gepubliceerde posten (juryleden); alsmede

g)	selectieprocedures voor door de Vervoersgemeenschap gepubliceerde posten (kandidaten).

1.3.

In het kader van deze regels komt per ministerie, regelgevende instantie, agentschap, entiteit of andere begunstigde partij slechts één vertegenwoordiger in aanmerking voor terugbetaling. Als de in punt 1.2 opgesomde vergaderingen echter gezamenlijk worden georganiseerd, kan de directeur van het permanent secretariaat (“de directeur”) bij een met redenen omkleed besluit van deze regel afwijken.

1.4.

Deze regels hebben uitsluitend betrekking op de vergoeding van reis- en verblijfkosten. Deelnemers hebben geen recht op aanvullende bedragen, zoals een dagvergoeding.

2. Reiskosten

2.1.

Alle deelnemers hebben recht op een vergoeding van de reiskosten van de in de uitnodiging genoemde plaats van vertrek (privé- of werkadres) naar de plaats van de vergadering, op basis van het voor de betrokken afstand meest geschikte vervoermiddel. In het algemeen wordt voor afstanden van minder dan 400 km geopteerd voor een reis met de trein in tweede klas (enkele reis, op basis van de officiële afstand per spoor) en voor afstanden van 400 km of meer voor een reis per vliegtuig in economy class.

2.2.

De directeur tracht er bij de organisatie van vergaderingen voor te zorgen dat deskundigen gebruik kunnen maken van de goedkoopste reistarieven.

2.3.

Reiskosten worden alleen vergoed na overlegging van originele bewijsstukken.

2.4.

Als er geen lucht- of spoorvervoer beschikbaar is of dat vervoer niet kosteneffectief is, mag met de auto of bus worden gereisd.

2.5.

De kilometervergoeding voor trajecten met een privéwagen bedraagt 0,22 EUR.

2.6.

Taxikosten worden alleen vergoed als er geen plaatselijk openbaar vervoer beschikbaar is.

2.7.

Reiskosten worden vergoed tot 700 EUR.

3. Verblijfkosten

3.1.

Deelnemers hebben recht op vergoeding van hun verblijfkosten. Onder verblijfkosten wordt verstaan: de kosten voor het overnachten op de plaats waar de vergadering plaatsvindt omdat de vergadertijden niet verenigbaar zijn met de tijden van vluchten of treinen. Verblijfkosten worden vergoed tot 120 EUR per nacht. Het aantal nachten mag niet groter zijn dan het aantal vergaderdagen plus één.

3.2.

Een extra nacht kan bij wijze van uitzondering worden vergoed, mits de directeur daar vooraf mee instemt, indien de besparing op de vervoerskosten die de deelnemer hierdoor kan bereiken groter is dan de extra verblijfkosten door de verlenging van het verblijf.

3.3.

Andere kosten in verband met het verblijf in het hotel worden niet vergoed (internet, telefoon, fotokopieën, minibar, niet inbegrepen ontbijt enz.).

4. Boeken van tickets en verblijf

4.1.

In beginsel boeken deelnemers die worden uitgenodigd voor een in punt 1.2, a) tot en met e), vermelde vergadering, hun eigen tickets en verblijf. De boekingen gebeuren zo vroeg mogelijk, zodat het voordeligste tarief kan worden verkregen. Slechts in uitzonderlijke gevallen en met inachtneming van punt 6 wordt een voorschot betaald en wordt de reis of het verblijf geboekt door het permanent secretariaat.

4.2.

Voor deelnemers die worden uitgenodigd voor een in punt 1.2, f) en g), vermelde vergadering worden de reis en het verblijf geregeld door het permanent secretariaat.

5. Terugbetalingsprocedure

5.1.

Om terugbetaling van reis- en verblijfkosten te krijgen, moeten de deelnemers een verzoek om vergoeding van kosten indienen (“terugbetalingsverzoek”). Het terugbetalingsverzoek moet:

a)	worden opgesteld op basis van het formulier in aanhangsel 1;

b)	uiterlijk 15 kalenderdagen na de datum van de vergadering in elektronische vorm worden ingediend bij het permanent secretariaat; alsmede

c)	vergezeld gaan van een volledige reeks originele bewijsstukken, zoals tickets en rekeningen of, bij online reserveringen, de afdruk daarvan en de instapkaart voor de heenreis; op deze documenten moeten de reisklasse, de reistijd en het betaalde bedrag vermeld staan.

5.2.

Correspondentie over terugbetalingen wordt toegezonden aan het permanent secretariaat via finance@transport-community.org.

5.3.

De terugbetaling geschiedt in euro. De toepasselijke wisselkoers is de wisselkoers op de datum van de vergadering.

5.4.

De terugbetaling geschiedt via een bankoverschrijving naar de rekening van de instelling of organisatie die de deelnemer aanwijst, waarbij gebruik wordt gemaakt van de overeenkomstig punt 5.5 ingediende bankgegevens. De terugbetaling kan echter geschieden op een particuliere bankrekening van de deelnemer indien die instelling of organisatie daar schriftelijk om verzoekt.

5.5.

De bankgegevens die overeenkomstig punt 5.4 moeten worden ingediend, moeten de volgende informatie met betrekking tot de begunstigde bevatten: naam en adres van de rekeninghouder, naam van de bank, bankrekeningnummer (IBAN) en SWIFT-code (BIC).

6. Vooruitbetaling van reis- en verblijfkosten

6.1.

In uitzonderlijke gevallen kan een aanwijzende instelling of organisatie bij het permanent secretariaat een verzoek om vooruitbetaling van reis- of verblijfkosten indienen voor een deelnemer die is uitgenodigd voor een in punt 1.2, a) tot en met e), vermelde vergadering. In dergelijke gevallen worden de reis en het verblijf door het permanent secretariaat geboekt.

6.2.

Vooruitbetalingsverzoeken worden opgesteld op basis van het formulier in aanhangsel 2 en uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de datum van de vergadering naar het permanent secretariaat gestuurd via finance@transport-community.org.

6.3.

Wanneer een verzoek wordt ingediend overeenkomstig punt 6.2, kan de directeur het verzoek inwilligen. Als het verzoek te laat wordt ingediend, kan de directeur het verzoek afwijzen.

6.4.

Na de inwilliging van een verzoek overeenkomstig punt 6.3, en gelet op de ontwerpagenda van de vergadering, boekt het permanent secretariaat de reis en het verblijf van de betrokken deelnemer. Het permanent secretariaat stuurt de boekingsbevestigingen voor het ticket en het verblijf per e-mail naar de deelnemer.

6.5.

Door te verzoeken om vooruitbetaling van reiskosten verbindt de deelnemer zich ertoe de vergadering bij te wonen.

6.6.

Indien de deelnemer niet in staat is om aan de vergadering deel te nemen om redenen die niet rechtstreeks aan de Vervoersgemeenschap kunnen worden toegeschreven, vergoedt de aanwijzende instelling of organisatie de door het permanent secretariaat gemaakte kosten voor de organisatie van de reis (bv. geboekte ticketkosten, met inbegrip van annuleringskosten).

7. Administratieve en slotbepalingen

7.1.

De directeur is verantwoordelijk voor de correcte toepassing van deze regels.

7.2.

Het permanent secretariaat bewaart gedurende een periode van vijf jaar de bescheiden, documenten en bewijsstukken met betrekking tot de terugbetalingen, m.i.v. documenten in verband met uitzonderlijke regelingen.

Aanhangsel 1

VERZOEK OM TERUGBETALING VAN REISKOSTEN

1.	GEGEVENS OVER DE VERGADERING Beschrijving van de vergadering:

Plaats:

Datum:

Aantal dagen:

DEELNEMER

ACHTERNAAM:

VOORNAAM:

INSTELLING/ORGANISATIE:

TITEL:

LAND:

E-MAIL:

TEL.:

3.	BANKGEGEVENS — Vermeld de volledige IBAN- en SWIFT-code (BIC)

NAAM EN ADRES VAN DE REKENINGHOUDER (INSTELLING): (vermeld de naam van de eigenaar/begunstigde van de in dit veld vermelde bankrekening)

NAAM VAN DE BANK:

Rekeningnummer

IBAN-nummer:

SWIFT (BIC)

VERBLIJF

Van:

Tot:

VERBLIJFSDATA

Totaal aantal hotelovernachtingen (max. tarief van 120 EUR/nacht)

Gelieve een kopie van de hotelfactuur bij te voegen.

5.	REISKOSTEN

Vliegtuig, trein, langeafstandsbus, plaatselijk openbaar vervoer enz.

VAN

NAAR

KLASSE

BEDRAG

VALUTA

In EUR

Reisweg

Ga indien nodig verder op een afzonderlijk blad. Voeg een kopie van de beschikbare betalingsbewijzen/facturen toe, inclusief instapkaarten voor vliegtuig/trein/bus.

AUTO

Van:

Tot:

Tot: (terugreis)

Bewijs van de afstand (kopie van de route uit Google Maps,

Viamichelin.com of Rome2Rio.com, in PDF- of JPG-formaat)

Km heen en terug:

Totaal in EUR:

TAXI (als er geen plaatselijk openbaar vervoer beschikbaar was) — ontvangstbewijs vereist; aanvullende motivering noodzakelijk

Bedrag

Valuta

In EUR

TOTAAL GECLAIMD BEDRAG in EURO:

Overige opmerkingen:

Ik verklaar dat dit verzoek om terugbetaling van reiskosten een getrouwe weergave is van de door mij gemaakte reiskosten. Deze kosten werden mij niet uit een andere bron vergoed en ik zal deze ook niet vergoed krijgen, noch heb ik kosten opgenomen die ik rechtstreeks uit een andere bron heb betaald of moet betalen.

Datum:

HANDTEKENING DEELNEMER:

Aanhangsel 2

VERZOEK OM VOORUITBETALING VAN REISKOSTEN

1.	Gegevens van de reiziger — Gelieve ALLE velden met {*} in te vullen

Achternaam*:

Voornaam*:

Naam van de organisatie/instelling*:

Functie:

Paspoortnummer* (vereist voor boekingsdoeleinden):

Telefoonnummer:

E-mail:

Titel en plaats van de vergadering:

Vergaderdata:

Van:

Tot:

Reisroute:

Vertrek uit:

Aankomst in:

2.	Verzoekt het volgende te boeken — Kruis het desbetreffende vakje aan

REIS ☐ VERBLIJF ☐

BELANGRIJKE OPMERKINGEN VOOR DEELNEMERS:

—

Dit formulier vormt de basis voor de reis en/of het verblijf dat door het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap namens de reiziger wordt geboekt. Het wordt vooraf goedgekeurd door de directe overste van de reiziger en in gescande vorm ingediend via de mailbox van het permanent secretariaat: finance@transport-community.org

—

De reiziger is als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de ingediende gegevens en draagt de volledige verantwoordelijkheid voor onvolledige of foutieve gegevens die kunnen leiden tot de annulering, onmogelijkheid om te reizen, wijziging van boekingsgegevens of bijkomende kosten die daaruit voortvloeien.

—	Extra kosten (gebruik van de minibar in het hotel, parkeergelden, extra overnachtingen enz.) worden niet vergoed.

—	De reiziger moet alle instapkaarten/tickets bewaren als bewijs van de reis; bij terugkeer stuurt hij/zij de gescande kopieën naar het hierboven vermelde e-mailadres.

—	Het permanent secretariaat boekt de reis en/of het verblijf binnen de beschikbare reis- en verblijfsaanbiedingen op de markt die in overeenstemming zijn met de plafonds en tarieven van de vergoedingsregeling.

—

Ondergetekende bevestigt dat hij/zij op de hoogte is van de terugbetalingsclausule in punt 6.6 van de terugbetalingsregels: Indien de deelnemer niet in staat is om aan de vergadering deel te nemen om redenen die niet rechtstreeks aan de Vervoersgemeenschap kunnen worden toegeschreven, vergoedt de aanwijzende instelling of organisatie de door het permanent secretariaat gemaakte kosten voor de organisatie van de reis (bv. geboekte ticketkosten, met inbegrip van annuleringskosten).

Handtekening: ________________

Datum: _____________________

Hoofd van de aanwijzende instelling/organisatie: ___________ Datum: __________

3.	VOOR INTERN GEBRUIK DOOR HET PERMANENT SECRETARIAAT VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP

Geraamde kosten (in EUR)

Beschikbaarheid van begrotingsmiddelen

Vliegticket / Treinticket / Busticket / Auto

JA ☐ NEE ☐

Financieel & rekenplichtige:

Verblijf

TOTAAL:

GOEDKEURING DOOR DE DIRECTEUR:

☐ Goedgekeurd ☐ Afgewezen

Begrotingsvastlegging nr.:

Top

Choose the experimental features you want to try