BIJLAGE 1

Reglement van orde van de Gezamenlijke Raad

Artikel 1

Algemene bepalingen

1.   De Gezamenlijke Raad, die is opgericht krachtens artikel 81, lid 1, van de Overeenkomst inzake politieke dialoog en samenwerking tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Cuba, anderzijds („de overeenkomst”), voert zijn taken uit zoals bepaald in artikel 81, lid 2, van de overeenkomst.

2.   Overeenkomstig artikel 81, lid 3, van de overeenkomst bestaat de Gezamenlijke Raad uit vertegenwoordigers van de partijen. De Gezamenlijke Raad komt bijeen op ministerieel niveau.

3.   Met het oog op de verwezenlijking van de doelstellingen van de overeenkomst heeft de Gezamenlijke Raad volgens artikel 81, lid 6, van de overeenkomst de bevoegdheid besluiten te nemen die bindend zijn voor de partijen. De Gezamenlijke Raad treft de nodige maatregelen voor de uitvoering van zijn besluiten, waaronder indien nodig het machtigen van in het kader van de overeenkomst ingestelde specifieke organen om in zijn naam te handelen. De Gezamenlijke Raad kan tevens aanbevelingen doen. Overeenkomstig artikel 11 van dit reglement van orde stelt de Gezamenlijke Raad zijn besluiten en aanbevelingen vast in overleg tussen de partijen, na voltooiing van hun interne procedures. De Gezamenlijke Raad kan de bevoegdheid om besluiten te nemen overdragen aan het Gemengd Comité.

4.   De partijen in dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 84 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

De Gezamenlijke Raad wordt beurtgewijs afwisselend voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de Republiek Cuba. De eerste vergadering van de Gezamenlijke Raad wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Unie.

Artikel 3

Vergaderingen

1.   De Gezamenlijke Raad komt op gezette tijden en ten minste om de twee jaar bijeen en verder wanneer de omstandigheden dit vereisen, indien de partijen zulks overeenkomen. Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden de vergaderingen van de Gezamenlijke Raad gehouden op de plaats waar de vergaderingen van de Raad van de Europese Unie gewoonlijk worden gehouden.

2.   De vergaderingen van de Gezamenlijke Raad worden gehouden op een door de partijen overeengekomen datum.

3.   De vergaderingen van de Gezamenlijke Raad worden door de secretarissen van de Gezamenlijk Raad gezamenlijk in overleg met de voorzitter van de Gezamenlijke Raad bijeengeroepen, uiterlijk dertig dagen vóór de datum van de vergadering.

Artikel 4

Vertegenwoordiging

1.   De leden van de Gezamenlijke Raad mogen zich laten vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de vergadering bij te wonen. Indien een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen, dient dat lid vóór de desbetreffende vergadering de voorzitter schriftelijk in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger.

2.   De vertegenwoordiger van een lid van de Gezamenlijke Raad oefent alle rechten van het vertegenwoordigde lid uit.

Artikel 5

Delegaties

De leden van de Gezamenlijke Raad mogen zich doen vergezellen door ambtenaren. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter via het secretariaat in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Artikel 6

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de regering van Cuba treden gezamenlijk op als secretarissen van de Gezamenlijke Raad.

Artikel 7

Correspondentie

1.   De voor de Gezamenlijke Raad bestemde correspondentie wordt gericht aan een van de secretarissen, die op zijn beurt de andere secretaris inlicht.

2.   Beide secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie wordt doorgestuurd aan de voorzitter en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de leden van de Gezamenlijke Raad.

3.   De overeenkomstig lid 2 verspreide correspondentie wordt, waar passend, doorgestuurd naar het secretariaat-generaal van de Europese Commissie, de Europese Dienst voor extern optreden en de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bij de Europese Unie, alsook naar de diplomatieke vertegenwoordiging van Cuba bij de Europese Unie en het Ministerie van Buitenlandse Zaken van de Republiek Cuba.

4.   Beide secretarissen sturen mededelingen van de voorzitter van de Gezamenlijke Raad namens deze aan de geadresseerden. Dergelijke mededelingen worden in voorkomend geval verspreid onder de leden van de Gezamenlijke Raad, overeenkomstig lid 3.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

1.   De vergaderingen van de Gezamenlijke Raad zijn niet openbaar, tenzij door de partijen anders wordt beslist.

2.   Wanneer een partij aan de Gezamenlijke Raad informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda van de vergaderingen

1.   De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen uiterlijk 15 kalenderdagen vóór de vergadering aan de in artikel 7 bedoelde geadresseerden gezonden.

2.   De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de vergadering een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen. Deze punten gaan vergezeld van de bijbehorende ondersteunende documenten die naar de secretariaten moeten worden gestuurd voordat de agenda wordt verzonden.

3.   De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Gezamenlijke Raad vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

4.   De voorzitter kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

5.   Met instemming van de partijen kan de Gezamenlijke Raad onafhankelijke deskundigen uitnodigen om als waarnemer deel te nemen aan zijn vergaderingen of om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen beslissen per geval over de voorwaarden waaronder deze deskundigen de vergaderingen kunnen bijwonen en zorgen ervoor dat zij de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.

Artikel 10

Notulen

1.   Van elke vergadering worden door de twee secretarissen gezamenlijk ontwerpnotulen opgesteld.

2.   In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

a)	de bij de Gezamenlijke Raad ingediende documentatie;

b)	verklaringen die op verzoek van een lid van de Gezamenlijke Raad in de notulen worden opgenomen, alsmede

c)	door de partijen overeengekomen onderwerpen, zoals bijvoorbeeld besluiten, verklaringen en conclusies die zijn vastgesteld.

3.   De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Gezamenlijke Raad voorgelegd. De Gezamenlijke Raad keurt de ontwerpnotulen goed tijdens zijn volgende vergadering. Ook kunnen de ontwerpnotulen schriftelijk door de Gezamenlijke Raad worden goedgekeurd vóór de volgende vergadering.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1.   De Gezamenlijke Raad neemt zijn besluiten en formuleert zijn aanbevelingen in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, na voltooiing van de respectieve interne procedures.

2.   Als de partijen zulks overeenkomen, kan de Gezamenlijke Raad besluiten of aanbevelingen ook bij schriftelijke procedure vaststellen. Te dien einde wordt het ontwerp van het voorstel overeenkomstig artikel 7 door de voorzitter van de Gezamenlijke Raad schriftelijk meegedeeld aan de leden, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen de leden hun voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis brengen. De voorzitter kan in overleg met de partijen deze termijn inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

3.   De handelingen van de Gemengde Raad worden voorzien van de vermelding „Besluit” dan wel „Aanbeveling”, naargelang het geval, gevolgd door een nummer, het jaar van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. De besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad worden door de voorzitter ondertekend en worden aan de in artikel 7 van dit reglement van orde bedoelde adressaten gestuurd. Elke partij kan besluiten tot de bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad in haar publicatieblad of staatsblad.

4.   Een besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt aangenomen, tenzij in het besluit zelf anders is bepaald.

Artikel 12

Talen

1.   De officiële talen van de Gezamenlijke Raad zijn het Engels en het Spaans.

2.   Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt de Gezamenlijke Raad op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 13

Onkosten

1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de Gezamenlijke Raad.

2.   Kosten in verband met de vertolking op vergaderingen en de vertaling en reproductie van documenten komen ten laste van de Europese Unie. Indien Cuba vertaling of vertolking in of uit andere dan de in artikel 12 bedoelde talen wenst, komen de kosten daarvan ten laste van Cuba.

3.   Andere kosten in verband met de organisatie van de vergaderingen komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergadering.

Artikel 14

Gemengd Comité

1.   Overeenkomstig artikel 82 van de overeenkomst wordt de Gezamenlijke Raad in de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het Gemengd Comité. Het Gemengd Comité bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.

2.   Het Gemengd Comité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Gezamenlijke Raad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Gezamenlijke Raad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de betrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het Gemengd Comité behandelt alle zaken die de Gezamenlijke Raad het Comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen of ontwerpbesluiten of -aanbevelingen worden door het Gemengd Comité ter goedkeuring aan de Gezamenlijke Raad voorgelegd.

3.   De Gezamenlijke Raad neemt de besluiten en doet de aanbevelingen waarvoor zij op grond van de overeenkomst bevoegd is. Overeenkomstig artikel 82, lid 4, van de overeenkomst kan de Gezamenlijke Raad de bevoegdheid om besluiten te nemen overdragen aan het Gemengd Comité.

4.   In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting of een mogelijkheid tot raadpleging, of waarin de partijen na onderling overleg besluiten elkaar te raadplegen, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Gemengd Comité, tenzij in de overeenkomst anders is bepaald. Dit overleg kan, indien de partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Gezamenlijke Raad.

Artikel 15

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van de Gezamenlijke Raad, overeenkomstig artikel 11.

BIJLAGE 2

Reglement van orde van het Gemengd Comité

Artikel 1

Algemene bepalingen

1.   Het Gemengd Comité dat is opgericht krachtens artikel 82 van de Overeenkomst inzake politieke dialoog en samenwerking tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Cuba, anderzijds („de overeenkomst”), staat de Gezamenlijke Raad bij in de uitvoering van zijn taken en werking en voert de taken uit die in de overeenkomst zijn vermeld of door de Gezamenlijke Raad aan het Gemengd Comité zijn toegewezen.

2.   Het Gemengd Comité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Gezamenlijke Raad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Gezamenlijke Raad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de betrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het bespreekt alle aangelegenheden die de Gezamenlijke Raad hem voorlegt, evenals alle andere zaken die zich bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst kunnen voordoen. Voorstellen en ontwerpbesluiten en -aanbevelingen worden door het Gemengd Comité ter goedkeuring aan de Gezamenlijke Raad voorgelegd.

3.   Overeenkomstig artikel 82, lid 1, van de overeenkomst bestaat het Gemengd Comité uit vertegenwoordigers van de partijen, op het niveau van hoge ambtenaren, afgestemd op de specifieke vraagstukken die tijdens een vergadering worden behandeld.

4.   De partijen bij dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 84 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

Het Gemengd Comité wordt beurtgewijs afwisselend voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de Republiek Cuba. Het voorzitterschap wordt eerst bekleed door de Republiek Cuba.

Artikel 3

Vergaderingen

1.   Tenzij de partijen anders overeenkomen, vergadert het Gemengd Comité regelmatig, en ten minste eenmaal per jaar. Op verzoek van een partij kunnen in onderling overleg bijzondere sessies van het Gemengd Comité worden belegd.

2.   Elke vergadering wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen vóór de datum van de vergadering door het secretariaat van het Gemengd Comité aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

3.   Voor zover mogelijk, wordt de jaarlijkse vergadering van het Gemengd Comité vroeg genoeg vóór de jaarlijkse vergadering van de Gezamenlijke Raad bijeengeroepen.

4.   Bij wijze van uitzondering en indien de partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het Gemengd Comité plaatsvinden met behulp van technologische hulpmiddelen zoals videoconferentie.

Artikel 4

Delegaties

Vóór elke vergadering worden de partijen via het secretariaat in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Unie en een ambtenaar van de regering van Cuba treden gezamenlijk op als secretarissen van het Gemengd Comité en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit, tenzij anders bepaald in dit reglement van orde, in een sfeer van wederzijds vertrouwen en samenwerking.

Artikel 6

Correspondentie

1.   De voor het Gemengd Comité bestemde correspondentie wordt gericht aan een van de secretarissen, die op zijn beurt de andere secretaris inlicht.

2.   Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan het Gemengd Comité is gericht, aan de voorzitter wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval ook aan de andere leden, overeenkomstig artikel 7.

3.   Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter namens hem aan de partijen. Deze correspondentie wordt in voorkomend geval verspreid overeenkomstig artikel 7.

Artikel 7

Documenten

1.   Documenten worden verspreid door de secretarissen.

2.   Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. De secretaris stuurt de documenten onverwijld door naar de secretaris van de andere partij.

3.   Elke secretaris stuurt de documenten door naar de verantwoordelijke vertegenwoordigers van zijn of haar partij en zendt de secretaris van de andere party systematisch een kopie.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

De vergaderingen van het Gemengd Comité zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan het Gemengd Comité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda van de vergaderingen

1.   Het secretariaat van het Gemengd Comité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op, alsmede een ontwerp van de in artikel 10 bedoelde operationele conclusies. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

2.   De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen vóór de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7.

3.   De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Gemengd Comité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunt worden opgenomen.

4.   Met instemming van de andere partij kan de voorzitter van de vergadering van het Gemengd Comité onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers of deskundigen de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.

5.   De voorzitter van de vergadering van het Gemengd Comité kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten.

Artikel 10

Notulen en operationele conclusies

1.   Van elke vergadering worden door de twee secretarissen gezamenlijk ontwerpnotulen opgesteld.

2.   Doorgaans bevatten de notulen voor elk agendapunt:

a)	een lijst van de deelnemers aan de vergadering, een lijst van de ambtenaren die hen begeleidden en een lijst van eventuele waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond;

b)	de aan het Gemengd Comité voorgelegde documenten;

c)	verklaringen die op verzoek van het Gemengd Comité in de notulen worden opgenomen, en

d)	operationele conclusies van de vergadering.

3.   De ontwerpnotulen worden het Gemengd Comité ter goedkeuring voorgelegd. Het Gemengd Comité keurt de notulen goed tijdens zijn volgende vergadering. De notulen kunnen ook bij schriftelijke procedure worden goedgekeurd.

4.   De secretaris van de partij die het voorzitterschap bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van de operationele conclusies op en stuurt dit samen met de agenda aan de partijen, in beginsel uiterlijk 15 kalenderdagen vóór de vergadering. Die operationele ontwerpconclusies worden in de loop van de vergadering geactualiseerd, zodat het Gemengd Comité aan het eind van de vergadering, tenzij de partijen anderszins overeenkomen, zijn goedkeuring hecht aan de operationele conclusies, waarin ook de follow-upacties voor de partijen zijn opgenomen. Na overeenstemming over de operationele conclusies worden deze aan de notulen gehecht; de uitvoering ervan wordt tijdens elke volgende vergadering van het Gemengd Comité geëvalueerd. Het Gemengd Comité stelt hiervoor een model op, waarin voor elk actiepunt een specifieke termijn wordt vermeld.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1.   Het Gemengd Comité is bevoegd om besluiten vast te stellen in de in de overeenkomst genoemde gevallen of op de terreinen waarvoor de Gezamenlijke Raad bevoegdheden heeft overgedragen aan het Gemengd Comité. Het Gemengd Comité kan ook aanbevelingen doen aan de Gezamenlijke Raad. Besluiten en aanbevelingen komen tot stand in onderlinge overeenstemming tussen de partijen en na voltooiing van de respectieve interne procedures. Elk besluit en elke aanbeveling wordt door de voorzitter ondertekend.

2.   Als de partijen zulks overeenkomen, kan het Gemengd Comité besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk meegedeeld, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen opmerkingen of bezwaren kenbaar worden gemaakt. De voorzitter van het Gemengd Comité kan in overleg met de partijen deze termijn in bijzondere omstandigheden inkorten. Na goedkeuring van de tekst wordt het besluit of de aanbeveling ondertekend door de voorzitter.

3.   De handelingen van het Gemengd Comité worden in voorkomend geval voorzien van de vermelding „Besluit” dan wel „Aanbeveling”, gevolgd door een nummer, het jaar van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. Elk besluit treedt in werking op de datum van vaststelling, tenzij in het besluit anders is bepaald.

4.   De besluiten en aanbevelingen worden aan de partijen gezonden.

5.   Elke partij kan besluiten tot de bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van het Gemengd Comité in haar publicatieblad of staatsblad.

Artikel 12

Rapportage

Het Gemengd Comité brengt tijdens elke gewone vergadering van de Gezamenlijke Raad verslag uit over zijn activiteiten en de activiteiten van zijn subcomités.

Artikel 13

Talen

1.   De officiële talen van het Gemengd Comité zijn de officiële talen van de Gezamenlijke Raad.

2.   De werktalen van het Gemengd Comité zijn het Engels en het Spaans. Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt het Gemengd Comité op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 14

Onkosten

1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het Gemengd Comité.

2.   De kosten in verband met de organisatie van vergaderingen, voor de reproductie van documenten, voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Spaans, komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert. De kosten van vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.

Artikel 15

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van de Gezamenlijke Raad overeenkomstig artikel 11 van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad.

Artikel 16

Subcomités

1.   Op specifieke terreinen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst kan het Gemengd Comité overeenkomstig artikel 83, lid 1, van de overeenkomst besluiten tot instelling van subcomités om het Comité bij de uitvoering van zijn taken bij te staan. Het Gemengd Comité kan besluiten een dergelijk subcomité op te heffen en zijn reglement van orde vast te stellen of te wijzigen. Tenzij anders wordt besloten, werken die subcomités onder het gezag van het Gemengd Comité, waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen.

2.   Tenzij in de overeenkomst anders is bepaald of in de Gezamenlijke Raad anders is overeengekomen, is dit reglement van orde mutatis mutandis van toepassing op alle krachtens de overeenkomst of uit hoofde van in lid 1 opgerichte subcomités.

3.   De vergaderingen van de subcomités kunnen worden georganiseerd naargelang van de behoefte; zij kunnen in vivo plaatsvinden in Brussel of in Cuba of bijvoorbeeld via videoconferentie. De subcomités fungeren als platform om toezicht te houden op de vorderingen van de aanpassing van de wetgeving op bepaalde terreinen, om bepaalde vraagstukken en problemen met betrekking tot dit proces te bespreken en om aanbevelingen en operationele conclusies te formuleren.

4.   Het secretariaat van het Gemengd Comité ontvangt kopieën van alle relevante correspondentie, documenten en mededelingen met betrekking tot de activiteiten van een subcomité.

5.   Tenzij door de partijen in de Gemeenschappelijke Raad anders is overeengekomen, kunnen subcomités alleen aanbevelingen doen aan het Gemengd Comité.