BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET HANDELSCOMITÉ

Artikel 1

Samenstelling en voorzitterschap

1.   Het Handelscomité, dat is opgericht overeenkomstig artikel 15.1 van de Vrijhandelsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Korea, anderzijds („de overeenkomst”), voert zijn taken uit zoals bepaald in artikel 15.1 van de overeenkomst en is verantwoordelijk voor de algemene tenuitvoerlegging van de overeenkomst.

2.   Zoals bepaald in artikel 15.1, lid 1, van de overeenkomst, bestaat het Handelscomité uit vertegenwoordigers van de EU, enerzijds, en vertegenwoordigers van Korea, anderzijds.

3.   Het voorzitterschap van het Handelscomité wordt bekleed door de minister van Handel van Korea en het lid van de Europese Commissie dat bevoegd is voor Handel. De voorzitters kunnen zich doen vertegenwoordigen door hun respectieve vertegenwoordigers, zoals bepaald in artikel 15.1, lid 2, van de overeenkomst.

Artikel 2

Vertegenwoordiging

1.   Een partij stelt de andere partij in kennis van de lijst van haar leden van het Handelscomité. De lijst wordt beheerd door het secretariaat van het Handelscomité.

2.   Een lid dat zich door een vervanger wenst te doen vertegenwoordigen, deelt de voorzitters van het Handelscomité vóór de vergadering waarop hij of zij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn of haar vervanger mede. De vervanger van een lid van het Handelscomité oefent alle rechten van dat lid uit.

Artikel 3

Vergaderingen

1.   Het Handelscomité vergadert eenmaal per jaar of op verzoek van een van de partijen. De vergaderingen worden beurtelings in Brussel en in Seoul gehouden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

2.   Bij wijze van uitzondering en indien beide partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het Handelscomité per video- of teleconferentie plaatsvinden.

3.   Elke vergadering van het Handelscomité wordt door het secretariaat van het Handelscomité bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 28 dagen voor het begin van de vergadering door het secretariaat van het Handelscomité aan de leden van het Handelscomité toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

Artikel 4

Delegatie

De leden van het Handelscomité mogen zich doen vergezellen door ambtenaren. Vóór elke vergadering worden de voorzitters van het Handelscomité op de hoogte gebracht van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.

Artikel 5

Waarnemers

Het Handelscomité kan besluiten op ad-hocbasis waarnemers uit te nodigen.

Artikel 6

Secretariaat

De door de partijen overeenkomstig artikel 15.6 van de overeenkomst aangewezen coördinatoren fungeren gezamenlijk als secretariaat van het Handelscomité.

Artikel 7

Documenten

Wanneer de besprekingen van het Handelscomité gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door het secretariaat van het Handelscomité genummerd en als document van het Handelscomité verspreid.

Artikel 8

Correspondentie

1.   De correspondentie aan de voorzitters van het Handelscomité wordt voor verspreiding onder de leden van het Handelscomité toegezonden aan het secretariaat van het Handelscomité.

2.   De correspondentie van de voorzitters van het Handelscomité wordt door het secretariaat van het Handelscomité naar de ontvangers gestuurd, wordt genummerd en wordt, waar dit passend is, onder de leden van het Handelscomité verspreid.

Artikel 9

Agenda voor de vergaderingen

1.   Het secretariaat van het Handelscomité stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda vast. Deze wordt samen met de desbetreffende documenten uiterlijk zeven dagen voor het begin van de vergadering aan de leden van het Handelscomité alsook aan de voorzitters van het Handelscomité toegezonden.

2.   Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het Handelscomité uiterlijk 14 dagen voor het begin van de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

3.   De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Handelscomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen.

4.   De voorzitters van het Handelscomité kunnen in onderlinge overeenstemming deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.

5.   De voorzitters van het Handelscomité kunnen de in de leden 1 en 2 gespecificeerde termijnen in onderlinge overeenstemming inkorten als zulks in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 10

Notulen

1.   Het secretariaat van het Handelscomité stelt ontwerpnotulen van elke vergadering op, normaliter binnen 21 dagen na het eind van de vergadering.

2.   De notulen geven in de regel een korte samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval een specificatie van de volgende elementen:

a)	de aan het Handelscomité voorgelegde documenten;

b)	verklaringen die op verzoek van een lid van het Handelscomité worden opgenomen; en

c)	de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies die met betrekking tot specifieke punten zijn vastgesteld.

3.   De notulen bevatten tevens een lijst van de leden van het Handelscomité of hun vervangers die aan de vergadering hebben deelgenomen, een lijst van de leden van de delegaties die hen vergezelden, en een lijst van eventuele waarnemers of deskundigen.

4.   De notulen worden binnen 28 dagen na de vergaderdatum of uiterlijk op een andere door de partijen overeengekomen datum door beide partijen schriftelijk goedgekeurd. Na de goedkeuring worden twee exemplaren van de notulen door het secretariaat van het Handelscomité ondertekend en ontvangt elk van de partijen één van deze originelen. Er wordt een kopie van de ondertekende notulen aan de leden van het Handelscomité toegezonden.

Artikel 11

Verslagen

Het Handelscomité brengt tijdens elke regelmatige vergadering van het Gemengd Comité van de kaderovereenkomst verslag aan dit comité uit over zijn activiteiten en de activiteiten van de gespecialiseerde comités, werkgroepen en andere organen, zoals bepaald in artikel 15.1, lid 5, van de overeenkomst.

Artikel 12

Besluiten en aanbevelingen

1.   Het Handelscomité stelt in onderlinge overeenstemming tussen de partijen besluiten en aanbevelingen vast, zoals bepaald in artikel 15.4 van de overeenkomst.

2.   In de periode tussen twee vergaderingen kan het Handelscomité, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen. De schriftelijke procedure bestaat in een uitwisseling van nota’s tussen de voorzitters van het Handelscomité.

3.   In de gevallen waarin het Handelscomité krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, worden de desbetreffende documenten voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling”. Het secretariaat van het Handelscomité voorziet besluiten of aanbevelingen van een volgnummer, vermeldt de datum van vaststelling en geeft een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.

4.   De door het Handelscomité vastgestelde besluiten en aanbevelingen worden geauthenticeerd door twee door de voorzitters van het Handelscomité ondertekende authentieke exemplaren.

Artikel 13

Openbaarheid en vertrouwelijkheid

1.   Vergaderingen van het Handelscomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

2.   Wanneer een partij informatie die zij ingevolge haar wet- en regelgeving als vertrouwelijk beschouwt, aan het Handelscomité, of aan gespecialiseerde comités, werkgroepen of andere organen overlegt, wordt die informatie door de andere partij vertrouwelijk behandeld, zoals bepaald in artikel 15.1, lid 7, van de overeenkomst.

3.   Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van het Handelscomité in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.

Artikel 14

Kosten

1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan vergaderingen van het Handelscomité.

2.   Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

Artikel 15

Gespecialiseerde comités en werkgroepen

1.   Het Handelscomité wordt bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door de gespecialiseerde comités en werkgroepen die onder auspiciën van het Handelscomité zijn opgericht.

2.   Het Handelscomité wordt geïnformeerd over de door elk gespecialiseerd comité en elke werkgroep aangewezen contactpunten. Alle correspondentie, alle documenten en mededelingen, met inbegrip van de e-mails tussen de contactpunten van elk gespecialiseerd comité en elke werkgroep, betreffende de tenuitvoerlegging van de overeenkomst worden tegelijkertijd aan het secretariaat van het Handelscomité toegezonden.

3.   Het Handelscomité ontvangt bij elke regelmatige vergadering verslagen van elk gespecialiseerd comité en elke werkgroep over hun activiteiten.

4.   Elk gespecialiseerd comité en elke werkgroep kan zijn/haar eigen reglement van orde vaststellen, dat aan het Handelscomité wordt medegedeeld.