EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 02007R0951-20110513
Commission Regulation (EC) No 951/2007 of 9 August 2007 laying down implementing rules for cross-border cooperation programmes financed under Regulation (EC) No 1638/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions establishing a European Neighbourhood and Partnership Instrument
Consolidated text: Verordening (EG) n r. 951/2007 van de Commissie van 9 augustus 2007 tot vaststelling van de uitvoeringsvoorschriften voor de programma's voor grensoverschrijdende samenwerking die worden gefinancierd in het kader van Verordening (EG) nr. 1638/2006 van het Europees Parlement en de Raad houdende algemene bepalingen tot invoering van een Europees nabuurschaps- en partnerschapsinstrument
Verordening (EG) n r. 951/2007 van de Commissie van 9 augustus 2007 tot vaststelling van de uitvoeringsvoorschriften voor de programma's voor grensoverschrijdende samenwerking die worden gefinancierd in het kader van Verordening (EG) nr. 1638/2006 van het Europees Parlement en de Raad houdende algemene bepalingen tot invoering van een Europees nabuurschaps- en partnerschapsinstrument
2007R0951 — NL — 13.05.2011 — 001.001
Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de instellingen
|
VERORDENING (EG) Nr. 951/2007 VAN DE COMMISSIE van 9 augustus 2007 (PB L 210, 10.8.2007, p.10) |
Gewijzigd bij:
|
|
|
Publicatieblad |
||
|
No |
page |
date |
||
|
UITVOERINGSVERORDENING (EU) Nr. 435/2011 VAN DE COMMISSIE van 5 mei 2011 |
L 118 |
1 |
6.5.2011 |
|
VERORDENING (EG) Nr. 951/2007 VAN DE COMMISSIE
van 9 augustus 2007
tot vaststelling van de uitvoeringsvoorschriften voor de programma's voor grensoverschrijdende samenwerking die worden gefinancierd in het kader van Verordening (EG) nr. 1638/2006 van het Europees Parlement en de Raad houdende algemene bepalingen tot invoering van een Europees nabuurschaps- en partnerschapsinstrument
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Verordening (EG) nr. 1638/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 2006 houdende algemene bepalingen tot invoering van een Europees nabuurschaps- en partnerschapsinstrument ( 1 ), en met name op artikel 11, lid 1,
Overwegende hetgeen volgt:|
(1) |
De grensoverschrijdende samenwerking tussen de lidstaten van de Europese Unie en partnerlanden, in de regio's die grenzen aan hun gezamenlijk deel van de buitengrens van de Europese Unie, teneinde een gebied van welvaart en goed nabuurschap te ontwikkelen (hierna „grensoverschrijdende ENPI-samenwerking” genoemd) is een van de componenten van Verordening (EG) nr. 1638/2006. |
|
(2) |
Ingevolge artikel 11 van Verordening (EG) nr. 1638/2006 moet de Commissie uitvoeringsvoorschriften met specifieke bepalingen voor de uitvoering van titel III „Grensoverschrijdende samenwerking” vaststellen en moeten deze voorschriften onder meer de mate van medefinanciering, het opstellen van gemeenschappelijke operationele programma's, de aanwijzing en taken van de gemeenschappelijke beheersautoriteiten, het gemeenschappelijk comité van toezicht, de selectiecomités en het gemeenschappelijk secretariaat, de subsidiabiliteit van uitgaven, de selectie van gemeenschappelijke projecten, de voorbereiding, het technisch en financieel beheer van de bijstand van de Gemeenschap, de financiële controle en audit, het toezicht en de evaluatie, de zichtbaarheid en de voorlichting aan potentiële begunstigden omvatten. |
|
(3) |
In artikel 21 van Verordening (EG) nr. 1638/2006 is bepaald dat de uitvoeringsvoorschriften ook de regels inzake de plaatsing van opdrachten betreffende de grensoverschrijdende ENPI-samenwerking moeten vastleggen. |
|
(4) |
Het in artikel 7, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1638/2006 bedoelde strategiedocument stelt het strategisch kader vast voor de steun van de Commissie voor de grensoverschrijdende ENPI-samenwerking en bevat het indicatieve programma voor die samenwerking. |
|
(5) |
De bijstand van de Gemeenschap voor de grensoverschrijdende ENPI-samenwerking wordt verleend door middel van gemeenschappelijke operationele programma's die in het strategiedocument worden vastgesteld. |
|
(6) |
Er moeten uitvoeringsvoorschriften worden vastgesteld die gemeenschappelijke specifieke bepalingen voor de uitvoering van de grensoverschrijdende samenwerking uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1638/2006 vastleggen, maar die de deelnemende landen tegelijk een zekere speelruimte bieden bij de nadere organisatie en uitvoering van elk programma gelet op de bijzondere kenmerken ervan. Op grond van dit principe en met inachtneming van deze verordening moeten de deelnemende landen in het gemeenschappelijke operationele programma, dat overeenkomstig artikel 9, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1638/2006 door de Commissie wordt goedgekeurd, in onderlinge overeenstemming gedetailleerde regels voor hun grensoverschrijdende ENPI-samenwerking voorstellen. |
|
(7) |
Daar alle deelnemende landen bij de besluitvormingsstructuur van het programma betrokken zijn, maar de uitvoering ervan in handen wordt gelegd van een in een van de deelnemende landen gevestigde gemeenschappelijke beheersautoriteit, moeten gemeenschappelijke regels voor de verdeling van de taken tussen de verschillende beheersstructuren van het programma worden opgesteld. |
|
(8) |
Daar de programma's in gedeeld beheer worden uitgevoerd, moeten de systemen voor het beheer en de controle van het programma in overeenstemming zijn met de communautaire regels. Wanneer de Commissie het programma goedkeurt, moet dat gelijkstaan met een voorafgaande accreditatie van deze systemen. De Commissie houdt toezicht op de uitvoering van elk programma door haar eventuele deelname aan het gemeenschappelijk comité van toezicht en door de verslagen die bij haar worden ingediend door de gemeenschappelijke beheersautoriteit. |
|
(9) |
Daar de middelen voor de grensoverschrijdende ENPI-samenwerking in het kader van het buitenlandse beleid van de Europese Unie worden beheerd, gelden voor alle projecten die in het kader van de grensoverschrijdende samenwerking uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1638/2006 worden gefinancierd, de contractprocedures voor door de Europese Commissie gefinancierde externe acties, zodat de potentiële begunstigden in de partnerlanden ten volle aan het programma kunnen deelnemen en dezelfde wijze van beheer geldt voor actoren in de lidstaten van de Europese Unie en die in de partnerlanden. |
|
(10) |
Om een efficiënte uitvoering van het programma te waarborgen, moeten de regels voor de evaluatie en het toezicht worden vastgelegd. |
|
(11) |
De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het bij Verordening (EG) nr. 1638/2006 ingestelde comité, |
HEBBEN DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
INLEIDING
Artikel 1
Onderwerp en toepassingsgebied
Deze verordening legt de regels vast voor de toepassing van Verordening (EG) nr. 1638/2006, wat de programma's voor grensoverschrijdende samenwerking betreft.
Artikel 2
Definities
Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:
1) „technische bijstand”: de voorbereiding, het beheer, het toezicht, de evaluatie, de informatie, de audit, de controle en de eventuele versterking van de administratieve capaciteit, die nodig zijn om de gemeenschappelijke operationele programma's uit te voeren;
2) „begunstigde”: de instelling die met de gemeenschappelijke beheersautoriteit een subsidiecontract heeft gesloten en die jegens die autoriteit de volle juridische en financiële aansprakelijkheid voor de uitvoering van het project op zich neemt; zij is de ontvanger van de financiële bijdrage van de beheersautoriteit en beheert en, in voorkomend geval, verdeelt deze bijdrage overeenkomstig de afspraken die zij met haar partners heeft gemaakt; zij is als enige verantwoordelijk tegenover de beheersautoriteit en brengt aan deze rechtstreeks verslag uit over de operationele en financiële voortgang van de activiteiten;
3) „contractant”: de instelling die met de gemeenschappelijke beheersautoriteit een contract voor diensten, werken of leveringen heeft gesloten en die jegens de beheersautoriteit de volle juridische en financiële aansprakelijkheid voor de uitvoering van dat contract op zich neemt;
4) „strategiedocument”: het in artikel 7, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1638/2006 bedoelde document met, onder meer, de lijst van gemeenschappelijke operationele programma's, de respectieve indicatieve meerjarentoewijzingen en de territoriale eenheden die in aanmerking komen om aan elk programma deel te nemen;
5) „deelnemende landen”: alle lidstaten en partnerlanden die aan het gemeenschappelijke operationele programma deelnemen;
6) „partnerlanden”: de landen en gebieden die zijn opgenomen in de bijlage van Verordening (EG) nr. 1638/2006;
7) „grootschalige projecten”: projecten die een geheel van werken, activiteiten of diensten omvatten die bestemd zijn om een specifieke, ondeelbare functie met duidelijk vastgestelde doelen van gemeenschappelijk belang te vervullen met de bedoeling grensoverschrijdende investeringen te realiseren;
8) „eigen middelen van de aan het gemeenschappelijke operationele programma deelnemende landen”: financiële middelen uit de centrale, regionale of lokale begroting van de deelnemende landen;
9) „operationele follow-up van de projecten”: de follow-up van door het programma gefinancierde acties volgens de methode van het projectcyclusbeheer, dat wil zeggen van de programmering tot de technische monitoring van de uitvoering tot de evaluatie.
HOOFDSTUK II
BASISDOCUMENTEN
AFDELING 1
Gemeenschappelijke operationele programma's
Artikel 3
Opstelling van de gemeenschappelijke operationele programma's
Elk gemeenschappelijk operationeel programma wordt in onderlinge overeenstemming door alle deelnemende landen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1638/2006, het strategiedocument en deze verordening vastgesteld.
Artikel 4
Inhoud van de gemeenschappelijke operationele programma's
Elk gemeenschappelijk operationeel programma beschrijft de doelen, prioriteiten en maatregelen met betrekking tot de acties die moeten worden uitgevoerd, en verduidelijkt hun samenhang met andere lopende of geplande bi- of multilaterale programma's in de betrokken landen en regio's, met name in het kader van door de Europese Unie gefinancierde programma's.
Elk gemeenschappelijk operationeel programma bevat in het bijzonder de volgende informatie:
a) een lijst van de in aanmerking komende territoriale eenheden, inclusief eventuele aangrenzende regio's, waar door het programma gefinancierde projecten kunnen worden uitgevoerd, zoals vastgelegd in Verordening (EG) nr. 1638/2006 en het strategiedocument;
b) de regels voor deelname aan de programma's door aangrenzende regio's van derde landen die niet onder Verordening (EG) nr. 1638/2006 vallen, maar die op grond van het strategiedocument aan de samenwerking mogen deelnemen;
c) de prioriteiten en maatregelen in verband met de in het strategiedocument vastgestelde doelen;
d) de samenstelling van het gemeenschappelijk comité van toezicht overeenkomstig artikel 11 van deze verordening;
e) de instantie die door de deelnemende landen als gemeenschappelijke beheersautoriteit is gekozen;
f) een beschrijving van de structuur die door de gemeenschappelijke beheersautoriteit zal worden opgezet voor het beheer van het programma overeenkomstig de artikelen 14 tot en met 17 van deze verordening. Deze beschrijving moet voldoende gedetailleerd zijn om de Commissie een redelijke garantie te geven dat er een efficiënte en doeltreffende interne controle op basis van de beste internationale werkwijzen wordt uitgevoerd;
g) een financieringsschema met de geraamde jaarlijkse verdeling van de vastleggings- en betalingskredieten voor het programma, opgesteld op basis van de prioriteiten, waarbij met name de voor de technische bijstand uitgetrokken bedragen duidelijk vermeld zijn;
h) de methoden voor de uitvoering van het programma, in overeenstemming met de in artikel 23 van deze verordening bedoelde contractprocedures;
i) het voorlopige indicatieve tijdschema voor het begin van de procedures en de selectie van te financieren projecten;
j) eventuele verplichtingen inzake milieueffectbeoordelingen die uit de regelgeving voortvloeien, en het voorlopig indicatief tijdschema voor de uitvoering van deze beoordelingen;
k) de taal of talen die voor het programma worden gebruikt;
l) een informatie- en communicatieplan overeenkomstig artikel 42.
Het in de tweede alinea, onder g), bedoelde schema geeft de bijdrage van de Europese Gemeenschap en de verdeling van de geraamde indicatieve vastleggingen van de Commissie tot 2013 weer (waarbij de bedragen voor de periode 2011-2013 in het indicatieve programma voor die periode opnieuw bevestigd moeten worden). Het schema bevat ook de geraamde indicatieve medefinancieringsbedragen uit de eigen middelen van de deelnemende landen.
Met het oog op de toepassing van de tweede alinea, onder h), worden de in het kader van het programma gefinancierde projecten doorgaans geselecteerd aan de hand van een oproep tot het indienen van voorstellen. Met toestemming van de Europese Commissie mogen de deelnemende landen evenwel ook gezamenlijk grootschalige projecten voor grensoverschrijdende investeringen aanwijzen waarvoor geen oproep tot het indienen van voorstellen wordt georganiseerd: deze projecten moeten uitdrukkelijk in het programma worden vermeld of het voorwerp zijn van een later besluit van het in de artikelen 11 tot en met 13 bedoelde gemeenschappelijk comité van toezicht, voor zover ze in overeenstemming zijn met de prioriteiten en maatregelen van het programma en een specifiek budget hiervoor beschikbaar is.
Artikel 5
Goedkeuring van het gemeenschappelijke operationele programma
1. Elk gemeenschappelijk operationeel programma wordt door de gemeenschappelijke beheersautoriteit bij de Commissie ingediend nadat alle landen die aan de opstelling van het programma hebben deelgenomen en bijgedragen, het uitdrukkelijk hebben goedgekeurd.
2. De Commissie controleert of het gemeenschappelijke operationele programma alle in artikel 4 genoemde gegevens bevat door:
a) na te gaan of het overeenkomt met het strategiedocument;
b) de deugdelijkheid van de analyse, de coherentie tussen de analyse en de voorgestelde prioriteiten en maatregelen en de samenhang met de andere lopende of geplande bi- of multilaterale programma's in de bij het programma betrokken regio's te verifiëren;
c) de conformiteit van het programma met de toepasselijke communautaire regelgeving te verifiëren;
d) te controleren of de eventueel vereiste milieueffectbeoordelingen zijn verricht of nog vóór de uitvoering van de voorgestelde projecten zullen worden verricht;
e) zich ervan te vergewissen dat het financieringsschema van het programma consistent is, met name wat de door de Commissie aan te gane betalingsverplichtingen betreft;
f) zich ervan te vergewissen dat de beheerscapaciteit van de gemeenschappelijke beheersautoriteit is afgestemd op de omvang, inhoud en complexiteit van de in het kader van het programma geplande activiteiten. De Commissie gaat met name na of de gemeenschappelijke beheersautoriteit genoeg gekwalificeerd personeel heeft dat zich uitsluitend met het programma bezighoudt, of zij over de nodige geautomatiseerde beheers- en boekhoudinstrumenten beschikt en of haar financiële procedures in overeenstemming zijn met de toepasselijke communautaire regelgeving. Indien de Commissie dat noodzakelijk acht, kan deze controle plaatsvinden door middel van een audit vooraf die ter plekke wordt uitgevoerd;
g) zich ervan te vergewissen dat de gemeenschappelijke beheersautoriteit heeft voorzien in toereikende systemen voor interne controle en audit, daarbij uitgaande van de beste internationale werkwijzen.
3. Na de controle van het gemeenschappelijke operationele programma kan de Commissie de deelnemende landen vragen haar aanvullende inlichtingen te verstrekken of, zo nodig, bepaalde punten te wijzigen.
4. Wanneer een gemeenschappelijk operationeel programma wordt goedgekeurd, staat dat gelijk met een voorafgaande accreditatie door de Commissie van de door de gemeenschappelijke beheersautoriteit opgezette beheers- en controlestructuren.
5. De Commissie keurt elk gemeenschappelijk operationeel programma bij besluit voor zijn gehele looptijd goed.
Artikel 6
Toezicht en evaluatie van het gemeenschappelijke operationele programma
1. Het toezicht en de evaluatie van elk gemeenschappelijk operationeel programma zijn erop gericht de kwaliteit, efficiëntie en consistentie bij de uitvoering ervan te verbeteren. De resultaten van de evaluaties worden bij de latere programmering in aanmerking genomen.
2. Het gemeenschappelijke operationele programma wordt halverwege de looptijd in het kader van de programmaherziening overeenkomstig het strategiedocument geëvalueerd.
Deze evaluatie wordt uitgevoerd door de Commissie en de resultaten ervan worden aan het gemeenschappelijk comité van toezicht en de gemeenschappelijke beheersautoriteit van het programma meegedeeld en kunnen tot een aanpassing van de indicatieve programmering leiden.
3. Afgezien van de evaluatie halverwege de looptijd kan de Commissie op elk ogenblik een evaluatie van het gemeenschappelijke operationele programma of een deel daarvan uitvoeren.
4. Binnen een jaar na het eind van de uitvoeringsfase van de projecten die in het kader van het gemeenschappelijke operationele programma worden gefinancierd, voert de Commissie een evaluatie achteraf van het programma uit.
Artikel 7
Herziening van de gemeenschappelijke operationele programma's
1. Aanpassingen van het financieringsschema van het gemeenschappelijke operationele programma waarbij alleen Gemeenschapsmiddelen van een prioriteit naar een andere worden overgeschreven, kunnen, indien het gaat om niet meer dat 20 % van de oorspronkelijk voor een prioriteit uitgetrokken middelen, met voorafgaande toestemming van het gemeenschappelijk comité van toezicht direct door de gemeenschappelijke beheersautoriteit worden aangebracht. De gemeenschappelijke beheersautoriteit stelt de Commissie van deze wijzigingen in kennis.
Voor met Gemeenschapsmiddelen gefinancierde technische bijstand geldt deze regel alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie.
2. Op gemotiveerd verzoek van het gemeenschappelijk comité van toezicht of op initiatief van de Commissie met instemming van het gemeenschappelijk comité van toezicht kunnen de gemeenschappelijke operationele programma's in de volgende gevallen opnieuw worden onderzocht en, zo nodig, worden herzien:
a) om rekening te houden met grote sociaaleconomische veranderingen of aanzienlijke wijzigingen in de communautaire, nationale of regionale prioriteiten op het door het programma bestreken gebied;
b) na moeilijkheden bij de uitvoering waardoor een aanzienlijke vertraging is opgelopen;
c) bij de overschrijving van Gemeenschapsmiddelen van een prioriteit naar een andere boven de in lid 1 genoemde grens;
d) na een evaluatie overeenkomstig artikel 6, leden 2 en 3;
e) bij een eventuele beëindiging van het programma overeenkomstig artikel 44.
3. De herziening van een gemeenschappelijk operationeel programma om een van de in lid 2 genoemde redenen wordt bij besluit van de Commissie goedgekeurd en vereist de opstelling van een aanhangsel bij de in artikel 10 bedoelde financieringsovereenkomsten.
Artikel 8
Talen
1. Binnen de beheersstructuren van elk gemeenschappelijk operationeel programma wordt ten minste een officiële taal van de Europese Unie als werktaal gebruikt.
2. Met het oog op het partnerschapsaspect van het programma kunnen de begunstigden van de projecten documenten met betrekking tot hun project in hun eigen taal bij de gemeenschappelijke beheersautoriteit indienen, mits deze mogelijkheid uitdrukkelijk in het programma wordt vermeld en het gemeenschappelijk comité van toezicht via de gemeenschappelijke beheersautoriteit de nodige tolk- en vertaalvoorzieningen ter beschikking stelt.
3. De tolk- en vertaalvoorzieningen voor alle in het programma vastgestelde talen worden gefinancierd:
a) uit de begrotingspost voor technische bijstand, wat het gemeenschappelijke operationele programma betreft;
b) uit de begroting voor het desbetreffende project, wat de projecten betreft.
Artikel 9
Aanloopfase van de gemeenschappelijke operationele programma's
1. Na de goedkeuring van het gemeenschappelijke operationele programma bij besluit van de Commissie gaat het programma in de lidstaten onmiddellijk van start op basis van de kredieten van het Europees nabuurschaps- en partnerschapsinstrument die uit hoofde van rubriek 1B van het financieel kader (Interinstitutioneel Akkoord 2006/C 139/01) ( 2 ) voor grensoverschrijdende samenwerking beschikbaar zijn. Ook kunnen gezamenlijke maatregelen worden genomen die voor de start het programma noodzakelijk zijn, zoals:
a) de inrichting van de gemeenschappelijke beheersautoriteit en van het gemeenschappelijk technisch secretariaat;
b) de eerste vergaderingen van het gemeenschappelijk comité van toezicht, samen met de vertegenwoordigers van partnerlanden die de financieringsovereenkomst nog niet hebben ondertekend;
c) de voorbereiding en uitschrijving van aanbestedingen of oproepen tot het indienen van voorstellen, zo nodig onder voorbehoud van ondertekening van de financieringsovereenkomsten.
2. Het in lid 1 bedoelde besluit van de Commissie geldt voor alle partnerlanden van het programma zodra met hen een financieringsovereenkomst als bedoeld in artikel 10 is gesloten.
AFDELING 2
Financieringsovereenkomst
Artikel 10
Ondertekening van de financieringsovereenkomst
1. Tussen de Commissie en elk van de partnerlanden van het gemeenschappelijke operationele programma in kwestie wordt een financieringsovereenkomst opgesteld. De gemeenschappelijke beheersautoriteit die voor het gemeenschappelijke operationele programma is aangewezen, kan de financieringsovereenkomst medeondertekenen.
2. Het door de Commissie goedgekeurde gemeenschappelijke operationele programma vormt de technische bijlage bij de financieringsovereenkomst.
3. De financieringsovereenkomst wordt gesloten vóór het eind van het jaar volgend op het jaar waarin de Commissie het besluit tot goedkeuring van het gemeenschappelijke operationele programma heeft genomen (de „N+1-regel”).
4. Wanneer de financieringsovereenkomst niet binnen de gestelde termijn wordt gesloten, kan de externe component van het gemeenschappelijke operationele programma voor het betrokken partnerland niet van start gaan.
Wanneer bij een programma verschillende partnerlanden betrokken zijn, kan dit programma in elk van de partnerlanden van start gaan zodra dit zijn financieringsovereenkomst heeft ondertekend.
5. Wanneer geen van de partnerlanden de financieringsovereenkomst binnen de gestelde termijn heeft ondertekend, vervalt de externe component van het gemeenschappelijke operationele programma en zijn de leden 3 en 4 van artikel 44 van toepassing.
HOOFDSTUK III
BEHEERSSTRUCTUREN VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE OPERATIONELE PROGRAMMA'S
AFDELING 1
Het gemeenschappelijk comité van toezicht
Artikel 11
Samenstelling van het gemeenschappelijk comité van toezicht
1. Het gemeenschappelijk comité van toezicht bestaat uit vertegenwoordigers van elk van de deelnemende landen, die opdracht hebben alle binnen de bevoegdheden van het comité vallende beslissingen betreffende het gemeenschappelijke operationele programma te nemen. De leden zijn gemachtigd als vertegenwoordiger van hun land en niet op persoonlijke titel. Het comité omvat ook een voorzitter en een secretaris. De secretaris wordt gekozen uit de leden van de gemeenschappelijke beheersautoriteit.
2. Afgezien van de gemachtigde vertegenwoordigers moeten de deelnemende landen erop toezien dat het maatschappelijk middenveld (territoriale lichamen, economische en sociale partners, maatschappelijke organisaties) naar behoren is vertegenwoordigd, zodat de verschillende lokale belanghebbenden nauw bij de uitvoering van het gemeenschappelijke operationele programma betrokken zijn.
3. De Commissie wordt tegelijk met de deelnemers voor elke vergadering van het gemeenschappelijk comité van toezicht uitgenodigd en in kennis gesteld van de resultaten van de werkzaamheden. Zij kan op eigen initiatief, als waarnemer en zonder beslissingsbevoegdheid, aan vergaderingen van het gemeenschappelijk comité van toezicht, of een deel daarvan, deelnemen.
Artikel 12
Werking van het gemeenschappelijk comité van toezicht
1. De gemachtigde leden van het gemeenschappelijk comité van toezicht stellen met eenparigheid van stemmen het reglement van orde vast.
2. Het gemeenschappelijk comité van toezicht besluit bij consensus. In bepaalde gevallen kan het evenwel een stemming houden, in het bijzonder bij de definitieve selectie van projecten en de hieraan toegewezen subsidiebedragen. Bij die stemmingen beschikt elk land over één stem ongeacht het aantal van zijn vertegenwoordigers.
3. De gemachtigde vertegenwoordigers kiezen een voorzitter. Het comité kan besluiten een vertegenwoordiger van de gemeenschappelijke beheersautoriteit of een ander persoon van buiten als voorzitter aan te wijzen.
De voorzitter van het gemeenschappelijk comité van toezicht heeft een bemiddelende rol en leidt de debatten. Hij behoudt zijn stemrecht, tenzij het voorzitterschap wordt waargenomen door een vertegenwoordiger van de gemeenschappelijke beheersautoriteit of een ander persoon van buiten. In dat geval heeft de voorzitter geen stemrecht.
4. Het gemeenschappelijk comité van toezicht komt zo vaak als nodig, maar ten minste één keer per jaar bijeen. Het wordt door zijn voorzitter op verzoek van de gemeenschappelijke beheersautoriteit of op gemotiveerd verzoek van een van zijn gemachtigde leden of van de Commissie bijeengeroepen. Op initiatief van de voorzitter, de gemeenschappelijke beheersautoriteit of een van de deelnemende landen kan het ook besluiten nemen bij schriftelijke procedure. Indien er verschil van mening bestaat, kan elk lid vragen dat de beslissing in een vergadering wordt besproken.
5. Na elke vergadering van het gemeenschappelijk comité van toezicht worden notulen opgemaakt, die door de voorzitter en de secretaris worden ondertekend. De notulen worden aan alle leden van het comité en aan de Commissie toegezonden.
Artikel 13
Taken van het gemeenschappelijk comité van toezicht
Het comité heeft met name de volgende taken met betrekking tot het gemeenschappelijke operationele programma:
a) het keurt het werkprogramma van de gemeenschappelijke beheersautoriteit goed;
b) het beslist over de omvang en het gebruik van de middelen die in het programma voor technische bijstand en personeel beschikbaar zijn;
c) het onderzoekt bij elke vergadering de beheersbeslissingen van de gemeenschappelijke beheersautoriteit;
d) het benoemt de comités voor de selectie van projecten;
e) het stelt de criteria voor de selectie van projecten, de definitieve lijst van geselecteerde projecten en de subsidiebedragen voor die projecten vast;
f) het beoordeelt en volgt bij elke vergadering, op basis van de door de gemeenschappelijke beheersautoriteit voorgelegde documenten, de voortgang bij de verwezenlijking van de doelen van het gemeenschappelijke operationele programma;
g) het bestudeert alle door de gemeenschappelijke beheersautoriteit ingediende verslagen en treft zo nodig passende maatregelen;
h) het onderzoekt betwiste invorderingen die hem door de gemeenschappelijke beheersautoriteit ter kennis zijn gebracht.
Indien het gemeenschappelijk comité van toezicht bij zijn besluiten als bedoeld in de eerste alinea, onder e), de aanbevelingen van het selectiecomité niet of slechts ten dele overneemt, moet het zijn besluit schriftelijk motiveren. Dit besluit wordt dan door de gemeenschappelijke beheersautoriteit voor voorafgaande goedkeuring naar de Commissie doorgestuurd. De Commissie stelt de gemeenschappelijke beheersautoriteit binnen 15 werkdagen van haar advies in kennis.
Bij de uitoefening van haar taken moet de gemeenschappelijke beheersautoriteit de geldende regelingen en bepalingen in acht nemen. Zij moet erop toezien dat de besluiten van het gemeenschappelijk comité van toezicht in overeenstemming met deze regels zijn.
AFDELING 2
De gemeenschappelijke beheersautoriteit
Artikel 14
Organisatie van de gemeenschappelijke beheersautoriteit
1. De gemeenschappelijke beheersautoriteit is in de regel een nationaal, regionaal of lokaal publiekrechtelijk orgaan. Zij kan ook een privaatrechtelijke entiteit met een openbaredienstverleningstaak zijn.
Dit orgaan of deze entiteit moet voldoende financiële garanties bieden en de voorwaarden in acht nemen die zijn vastgesteld in Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad ( 3 ), met name in artikel 54, en in Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie ( 4 ), met name in de artikelen 38, 39 en 41.
2. De deelnemende landen vertrouwen de gemeenschappelijke beheersautoriteit de taken tot uitvoering van het gemeenschappelijke operationele programma toe die hun in het kader van het beheer van het programma zijn opgedragen. Zij controleren in het kader van het gemeenschappelijk comité van toezicht of de middelen overeenkomstig de voor het beheer geldende regels en beginselen worden gebruikt.
3. De werkzaamheden van de gemeenschappelijke beheersautoriteit kunnen worden gefinancierd uit de bijdrage van de Gemeenschap voor technische bijstand of uit de medefinanciering, met name uit de bijdragen in natura als bedoeld in artikel 19, lid 3.
4. De rekeningen van de gemeenschappelijke beheersautoriteit worden elk jaar onderworpen aan een externe audit achteraf, die wordt uitgevoerd door een onafhankelijke instelling als bedoeld in artikel 31.
5. De organisatie van de gemeenschappelijke beheersautoriteit is gebaseerd op de beste internationale werkwijzen op het gebied van beheer en interne controle, waarbij de daarvoor gebruikte systemen op de uitvoering van de taken van de gemeenschappelijke beheersautoriteit berekend zijn, zodat de wettigheid, regelmatigheid en een goed financieel beheer van haar verrichtingen gewaarborgd zijn.
Met name worden het operationeel beheer en het financieel beheer binnen de gemeenschappelijke beheersautoriteit functioneel gescheiden. De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en onderling onverenigbaar.
6. De gemeenschappelijke beheersautoriteit beschikt over een interne controledienst die onafhankelijk is van de diensten die de functies van ordonnateur, rekenplichtige en beheerder uitoefenen.
7. De gemeenschappelijke beheersautoriteit stelt procedures vast om te garanderen dat de in het kader van het programma gedeclareerde uitgaven gerechtvaardigd en regelmatig zijn en voert betrouwbare en geautomatiseerde systemen voor boekhouding, toezicht en financiële informatie in.
8. De gemeenschappelijke beheersautoriteit ziet er met name op toe dat wordt voldaan aan de voorwaarden en betalingstermijnen van de door haar ondertekende subsidiecontracten met en opdrachten aan derden. Aan de hand van toereikende controleprocedures vergewist zij zich ervan dat de in het kader van subsidies en opdrachten betaalde middelen uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn toegekend.
Zij gebruikt een algemeen systeem voor de boekhouding en het administratief en financieel toezicht op de subsidies en opdrachten (correspondentie, vervolgbrieven of aanmaningen, ontvangst van verslagen enz.).
9. De gemeenschappelijke beheersautoriteit stelt de Commissie en het gemeenschappelijk comité van toezicht onverwijld in kennis van veranderingen in haar procedures of organisatie en van alle andere omstandigheden die op de uitvoering van het programma van invloed kunnen zijn.
10. De gemeenschappelijke beheersautoriteit wordt door de Commissie, de Europese Rekenkamer en het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) gecontroleerd, evenals de begunstigden, contractanten en partners bij de door haar ondertekende contracten voor de uitvoering van het programma.
Artikel 15
Taken van de gemeenschappelijke beheersautoriteit
1. De gemeenschappelijke beheersautoriteit is belast met het beheer en de uitvoering van het gemeenschappelijke operationele programma, met inbegrip van de technische bijstand, waarbij zij zorgt voor een goed financieel beheer in overeenstemming met de beginselen zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid, en voert daartoe overeenkomstig de in de geldende regelgeving opgenomen voorwaarden en bepalingen de nodige controles uit.
2. Tot de taken van de gemeenschappelijke beheersautoriteit behoren met name:
a) de organisatie en het secretariaat van de vergaderingen van het gemeenschappelijk comité van toezicht, met inbegrip van het opmaken van de notulen;
b) de voorbereiding van de gedetailleerde jaarlijkse begrotingen voor het programma en van de kredietaanvragen aan de Europese Commissie;
c) de opstelling van de operationele en financiële jaarverslagen en de verzending ervan naar het gemeenschappelijk comité van toezicht en naar de Commissie;
d) de uitvoering van een auditprogramma door haar interne controledienst met betrekking tot de interne procedures en de goede toepassing daarvan binnen de gemeenschappelijke beheersautoriteit; de jaarverslagen van de interne controle moeten naar het gemeenschappelijk comité van toezicht en naar de Commissie worden gestuurd;
e) de uitschrijving, na goedkeuring door het gemeenschappelijk comité van toezicht, van aanbestedingen en oproepen tot het indienen van voorstellen voor de selectie van projecten;
f) de ontvangst van de inschrijvingen en de organisatie, het voorzitterschap en het secretariaat van de selectiecomités, alsmede de verzending van de verslagen met de aanbevelingen van de selectiecomités aan het gemeenschappelijk comité van toezicht en aan de Commissie;
g) het sluiten van contracten met begunstigden en contractanten voor de projecten die door het gemeenschappelijk comité van toezicht zijn geselecteerd;
h) de operationele follow-up en het financieel beheer van de projecten;
i) de onmiddellijke inlichting van het gemeenschappelijk comité van toezicht over alle betwiste invorderingen;
j) de uitvoering van eventuele milieueffectbeoordelingen op programmaniveau;
k) de uitvoering van het informatie- en zichtbaarheidsplan overeenkomstig artikel 42.
Artikel 16
Het gemeenschappelijk technisch secretariaat
1. Elke gemeenschappelijke beheersautoriteit kan zich na voorafgaande toestemming van het gemeenschappelijk comité van toezicht bij het dagelijkse beheer van de activiteiten in het kader van het gemeenschappelijke operationele programma laten bijstaan door een gemeenschappelijk technisch secretariaat dat over de vereiste middelen beschikt.
De werkzaamheden van het gemeenschappelijk technisch secretariaat worden gefinancierd uit de kredieten voor technische bijstand.
2. Het gemeenschappelijk technisch secretariaat kan, zo nodig, in de deelnemende landen kleine steunpunten oprichten om potentiële begunstigden in de betrokken landen in te lichten over de activiteiten die in het kader van het programma zijn gepland.
Artikel 17
Continuïteitsbeginsel
Wanneer een al bestaande gemeenschappelijke beheersautoriteit die over door de Commissie goedgekeurde voorzieningen voor het beheer van lopende of vroegere programma's beschikt, opnieuw wordt aangewezen om een gemeenschappelijk operationeel programma te beheren, hoeft deze gemeenschappelijke beheersautoriteit haar organisatie niet te wijzigen, mits de bestaande voorzieningen voldoen aan de vereisten van deze verordening.
HOOFDSTUK IV
FINANCIEEL BEHEER VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE OPERATIONELE PROGRAMMA'S
AFDELING 1
Financiering
Artikel 18
Uit de bijdrage van de Gemeenschap gefinancierde technische bijstand
De financiering van technische bijstand door de Gemeenschap is beperkt tot maximaal 10 % van de totale bijdrage van de Gemeenschap aan het gemeenschappelijke operationele programma.
Bij een herziening van het programma kan evenwel in afzonderlijke gevallen worden overwogen de oorspronkelijk voor het programma vastgestelde bedragen voor technische bijstand te verhogen op grond van het uitgavenniveau in de voorgaande uitvoeringsjaren en de verwachte gerechtvaardigde behoeften voor het programma.
Artikel 19
Medefinancieringsbronnen
1. De medefinanciering is afkomstig uit de eigen middelen van de landen of instellingen die aan het gemeenschappelijke operationele programma in kwestie deelnemen.
2. In het kader van een gemeenschappelijk operationeel programma kunnen de deelnemende landen zelf de herkomst, het bedrag en de verdeling tussen doelen en prioriteiten van de medefinanciering bepalen.
3. De bijdragen in natura van de gemeenschappelijke beheersautoriteit mogen na voorafgaande toestemming van de Commissie als medefinanciering worden beschouwd. Zij moeten in dat geval uitdrukkelijk in het programmadocument zijn vermeld.
Artikel 20
Medefinancieringspercentage
1. De medefinanciering bedraagt niet minder dan 10 % van de bijdrage van de Gemeenschap aan het gemeenschappelijke operationele programma, waarbij de door de Gemeenschap gefinancierde technische bijstand niet wordt meegerekend.
2. De medefinanciering wordt zo evenwichtig mogelijk over de looptijd van het programma verdeeld, zodat de doelstelling van minimaal 10 % aan het eind van het programma is bereikt.
Artikel 21
Bankrekening van het gemeenschappelijke operationele programma en rente op de voorfinanciering
1. De dienst die binnen de gemeenschappelijke beheersautoriteit de functie van rekenplichtige vervult, opent en beheert een bankrekening in euro's, die uitsluitend en specifiek voor het programma is bestemd. Voor transacties op deze rekening zijn de handtekening van de ordonnateur en die van de rekenplichtige van de gemeenschappelijke beheersautoriteit vereist.
2. Wanneer de rekening rentedragend is, wordt de door voorfinancieringen voortgebrachte rente toegewezen aan het desbetreffende gemeenschappelijke operationele programma en in het in artikel 32 bedoelde eindverslag aan de Commissie gedeclareerd.
Artikel 22
Boekhouding van het gemeenschappelijke operationele programma
De boekhouding van het gemeenschappelijke operationele programma wordt gevoerd door de dienst die binnen de gemeenschappelijke beheersautoriteit met financiële transacties belast is. De boekhouding is autonoom en gescheiden en omvat alleen de transacties in verband met het gemeenschappelijke operationele programma. Zij maakt een analytisch toezicht op het programma naar doelstelling, prioriteit en maatregel mogelijk.
Bij het jaarverslag en bij aanvullende voorfinancieringsaanvragen legt de gemeenschappelijke beheersautoriteit het gemeenschappelijk comité van toezicht voor het programma en de Commissie een overzicht voor van de aansluiting tussen deze boekhouding en het saldo van de bankrekening van het programma.
Artikel 23
Contractprocedures
1. De contractprocedures voor opdrachten en subsidies die voor de uitvoering van het gemeenschappelijke operationele programma door de gemeenschappelijke beheersautoriteit noodzakelijk zijn, zijn die welke in de artikelen 162 tot en met 170 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 en in de artikelen 231 tot en met 256 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 voor externe maatregelen zijn vastgelegd.
De procedures en de desbetreffende standaarddocumenten en modellen van contracten zijn die welke zijn opgenomen in de Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions en de bijlagen daarbij die bij het uitschrijven van de aanbesteding of de oproep tot het indienen van voorstellen van toepassing is.
2. In artikel 14 van Verordening (EG) nr. 1638/2006 is geregeld wie, in overeenstemming met de artikelen 40 en 41 van deze verordening, een inschrijving of een voorstel kunnen indienen.
3. Deze bepalingen gelden voor het gehele geografische gebied van het programma, zowel op het grondgebied van de lidstaten als op dat van de deelnemende landen.
AFDELING 2
Betalingen
Artikel 24
Jaarlijkse vastleggingen van de Commissie
Afgezien van de oorspronkelijke vastlegging op de begroting bij het besluit ter goedkeuring van het gemeenschappelijke operationele programma, legt de Commissie elk jaar uiterlijk op 31 maart voor dat jaar verdere begrotingskredieten voor het programma vast. Het bedrag van deze vastleggingen wordt vastgesteld aan de hand van het financieringsschema met de geraamde jaarlijkse toewijzingen voor het gemeenschappelijke operationele programma en op basis van de voortgang van het programma en de beschikbare kredieten. De Commissie stelt de gemeenschappelijke beheersautoriteit in kennis van de precieze datum van de jaarlijkse vastlegging.
Artikel 25
Gemeenschappelijke regels voor betalingen
1. Betaling van de bijdrage van de Gemeenschap geschiedt door de Commissie binnen de grenzen van de beschikbare middelen. De Commissie trekt elke betaling aan de gemeenschappelijke beheersautoriteit automatisch van de oudste jaarlijkse vastleggingstranche af, totdat alle kredieten van deze tranche volledig zijn gebruikt. Nadat alle kredieten van de oudste jaarlijkse vastleggingstranche zijn gebruikt, kan de volgende tranche worden aangesproken.
2. De betalingen zijn in euro's op de bankrekening van het gemeenschappelijke operationele programma.
3. De betalingen kunnen in de vorm van voorfinancieringen of van saldobetalingen worden verricht.
Artikel 26
Voorfinancieringen
1. De gemeenschappelijke beheersautoriteit kan elk jaar, nadat zij van de vastlegging op de begroting in kennis is gesteld, een aanvraag indienen voor een voorfinanciering ten bedrage van maximaal 80 % van de bijdrage van de Gemeenschap voor het lopende begrotingsjaar.
Vanaf het tweede jaar van het gemeenschappelijke operationele programma moet de voorfinancieringsaanvraag vergezeld gaan van het voorlopige, nog niet door het externe controleverslag gecertificeerde financiële jaarverslag met alle uitgaven en ontvangsten in het voorgaande jaar en van de geraamde vastleggingen en uitgaven van de gemeenschappelijke beheersautoriteit voor het volgende jaar.
Nadat de Commissie dit verslag heeft bestudeerd, de reële financieringsbehoeften van het programma heeft beoordeeld, en heeft geverifieerd dat de kredieten beschikbaar zijn, gaat zij over tot gehele of gedeeltelijke betaling van de gevraagde voorfinanciering.
2. In de loop van het jaar kan de gemeenschappelijke beheersautoriteit vragen dat het saldo van de jaarlijkse bijdrage van de Gemeenschap geheel of gedeeltelijk als aanvullende voorfinanciering wordt uitbetaald.
De gemeenschappelijke beheersautoriteit staaft haar aanvraag met een tussentijds financieel verslag waarin zij aantoont dat de werkelijk gedane of verwachte uitgaven in het jaar hoger zijn dan de al toegekende voorfinancieringen.
Deze latere betaling wordt als aanvullende voorfinanciering beschouwd, voor zover zij niet door een extern controleverslag is gecertificeerd.
3. In de tweede helft van elk loopjaar van het programma keurt de Commissie de eerdere voorfinancieringen goed op basis van de werkelijk gedane subsidiabele uitgaven, die door het in artikel 31 bedoelde externe controleverslag zijn gecertificeerd.
Op basis van de resultaten van deze goedkeuringsprocedure brengt de Commissie zo nodig financiële aanpassingen aan.
Artikel 27
Invordering
1. De gemeenschappelijke beheersautoriteit is verantwoordelijk voor de invordering van betalingen voor niet-gerechtvaardigde of niet-subsidiabele uitgaven en voor de terugbetaling aan de Commissie van de ingevorderde bedragen naar rata van haar bijdrage aan het programma.
Wanneer uit het eindverslag van een contract of na een controle of audit blijkt dat reeds een betaling is verricht voor niet-subsidiabele uitgaven, stelt de gemeenschappelijke beheersautoriteit invorderingsopdrachten aan de betrokken begunstigden en contractanten op.
2. Wanneer de invordering een schuldvordering jegens een in een lidstaat gevestigde begunstigde, contractant of partner betreft en de gemeenschappelijke beheersautoriteit de uitgaven een jaar na de afgifte van de invorderingsopdracht nog niet heeft kunnen invorderen, betaalt de lidstaat waar de begunstigde, contractant of partner is gevestigd het verschuldigde bedrag aan de gemeenschappelijke beheersautoriteit alvorens dit bedrag bij de begunstigde, contractant of partner terug te vorderen.
3. Wanneer de invordering een schuldvordering jegens een in een partnerland gevestigde begunstigde, contractant of partner betreft en de gemeenschappelijke beheersautoriteit de uitgaven een jaar na de afgifte van de invorderingsopdracht nog niet heeft kunnen invorderen, verwijst de gemeenschappelijke beheersautoriteit de zaak naar de Commissie, die vervolgens op basis van een volledig dossier tracht het verschuldigde bedrag bij de in het partnerland gevestigde begunstigde, contractant of partner of direct bij de nationale autoriteiten van dat land in te vorderen.
4. Het aan de lidstaat of de Commissie overgelegde dossier bevat alle documenten die nodig zijn om de invordering te verrichten alsmede bewijsstukken waaruit blijkt welke stappen de gemeenschappelijke beheersautoriteit bij de begunstigde of contractant heeft ondernomen om het verschuldigde bedrag in te vorderen.
5. De gemeenschappelijke beheersautoriteit moet al het nodige doen om ervoor te zorgen dat de bedragen een jaar na de afgifte van de invorderingsopdracht zijn terugbetaald. Zij ziet er met name op toe dat de schuldvordering zeker, vaststaand en invorderbaar is. Wanneer de gemeenschappelijke beheersautoriteit overweegt van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien, verifieert zij of dit regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer en het evenredigheidsbeginsel. Het besluit om van de invordering af te zien wordt gemotiveerd en voor voorafgaande toestemming aan het gemeenschappelijk comité van toezicht en de Commissie voorgelegd.
6. Wanneer de schuldvordering niet kon worden ingevorderd of geen volledig dossier in de zin van lid 4 aan de lidstaat of aan de Commissie kon worden overgelegd door een fout of nalatigheid van de gemeenschappelijke beheersautoriteit, blijft de gemeenschappelijke beheersautoriteit na het verstrijken van een jaar verantwoordelijk voor de invordering en komen de verschuldigde bedragen niet meer in aanmerking voor financiering door de Gemeenschap.
7. Overeenkomstig de leden 2 en 3 is in de contracten die de gemeenschappelijke beheersautoriteit in het kader van het programma sluit, een bepaling opgenomen die de Commissie of de betrokken lidstaat toestaat het verschuldigde bedrag bij de begunstigde, contractant of partner in te vorderen wanneer de schuldvordering een jaar na de afgifte van de invorderingsopdracht door de gemeenschappelijke beheersautoriteit nog altijd niet is voldaan.
AFDELING 3
Verslagen
Artikel 28
Jaarverslagen van de gemeenschappelijke beheersautoriteit
1. De gemeenschappelijke beheersautoriteit legt de Commissie uiterlijk op 30 juni van elk jaar een jaarverslag over de uitvoering van het operationele programma gedurende het voorgaande kalenderjaar voor, dat door het in artikel 31 bedoelde externe controleverslag is gecertificeerd en vooraf door het gemeenschappelijk comité van toezicht is goedgekeurd. Het eerste jaarverslag wordt uiterlijk op 30 juni van het tweede programmajaar voorgelegd.
2. Elk jaarverslag bevat de volgende elementen:
a) een technisch gedeelte met de volgende informatie:
— de geboekte vooruitgang bij de uitvoering van het programma en de hierin gestelde prioriteiten;
— een gedetailleerde lijst van gesloten contracten en eventuele moeilijkheden die zich daarbij hebben voorgedaan;
— de activiteiten die in het voorgaande jaar in het kader van de technische bijstand zijn verricht;
— de maatregelen in verband met het toezicht, de evaluatie en de controle van de projecten, de resultaten van die maatregelen en wat is gedaan om de vastgestelde problemen op te lossen;
— de activiteiten op het gebied van informatie en communicatie;
— het programma van werkzaamheden voor het volgende jaar;
b) een financieel gedeelte met voor elke prioriteit de volgende informatie, in euro's:
— de bedragen die de Commissie als bijdrage van de Gemeenschap en de deelnemende landen als medefinanciering aan de gemeenschappelijke beheersautoriteit hebben toegewezen, alsmede eventuele andere ontvangsten voor het programma;
— de betalingen en invorderingen door de gemeenschappelijke beheersautoriteit in het kader van de technische bijstand en voor de projecten, en de aansluiting met de bankrekening voor het programma;
— het bedrag van de subsidiabele uitgaven die voor de projecten zijn gedaan volgens de verslagen en verzoeken om betaling van de begunstigden;
— de geraamde vastleggingen en uitgaven van de gemeenschappelijke beheersautoriteit voor het volgende jaar;
c) een door de vertegenwoordiger van de gemeenschappelijke beheersautoriteit ondertekende verklaring dat de beheers- en controlesystemen van het programma ook in het voorgaande jaar in overeenstemming waren met het door de Commissie goedgekeurde model en door hun werking de Commissie een redelijke garantie hebben gegeven inzake de correctheid van de uitgavenstaten in het financieel verslag en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.
Artikel 29
Jaarverslag van de interne controledienst
1. De interne controledienst van de gemeenschappelijke beheersautoriteit voert jaarlijks een programma ter controle van de interne procedures en de goede toepassing van die procedures binnen de gemeenschappelijke beheersautoriteit uit. Hij stelt een jaarverslag op en overlegt dat aan de vertegenwoordiger van de gemeenschappelijke beheersautoriteit.
2. De gemeenschappelijke beheersautoriteit stuurt het in lid 1 bedoelde verslag als bijlage bij haar in artikel 28 bedoelde jaarverslag naar de Commissie en naar het gemeenschappelijk comité van toezicht.
Artikel 30
Jaarverslag over de uitvoering van het programma voor de controle van projecten
1. De gemeenschappelijke beheersautoriteit stelt elk jaar een verslag op over de uitvoering van het in artikel 37 bedoelde programma voor de controle van projecten. Dit verslag beschrijft de door de gemeenschappelijke beheersautoriteit gebruikte methoden voor de selectie van een representatieve steekproef van projecten, de verrichte controles en de aanbevelingen en conclusies van de gemeenschappelijke beheersautoriteit inzake het financieel beheer van de projecten in kwestie.
2. De gemeenschappelijke beheersautoriteit stuurt het in lid 1 bedoelde verslag als bijlage bij haar in artikel 28 bedoelde jaarverslag naar de Commissie en naar het gemeenschappelijk comité van toezicht.
Artikel 31
Extern controleverslag
1. Onafhankelijk van de externe controles waaraan de gemeenschappelijke beheersautoriteit door de overheid van haar land van vestiging wordt onderworpen, laat de gemeenschappelijke beheersautoriteit elk jaar door een onafhankelijke overheidsinstelling of onder contract door een onafhankelijk erkend financieel controleur, die lid is van een internationaal erkende vereniging voor het toezicht op de wettelijke controle van jaarrekeningen, een controle achteraf van de door haar in haar financieel verslag opgevoerde uitgaven- en inkomstenstaten uitvoeren overeenkomstig de normen en beroepsregels van de internationale federatie van accountants (IFAC).
2. De externe controle omvat de direct door de gemeenschappelijke beheersautoriteit gedane uitgaven in het kader van de technische bijstand en het beheer van de projecten (betalingen). Het externe controleverslag certificeert de door de gemeenschappelijke beheersautoriteit in haar financieel jaarverslag opgevoerde uitgaven- en inkomstenstaten en met name dat de gedeclareerde kosten werkelijk zijn gemaakt en exact en subsidiabel zijn.
3. De gemeenschappelijke beheersautoriteit stuurt het externe controleverslag als bijlage bij haar in artikel 28 bedoelde jaarverslag naar de Commissie en naar het gemeenschappelijk comité van toezicht.
Artikel 32
Eindverslag
Het eindverslag over de uitvoering van het operationele programma bestrijkt de gehele looptijd van het programma en bevat, met de nodige aanpassingen, dezelfde elementen als de jaarverslagen, met inbegrip van de bijlagen ervan. Het wordt uiterlijk op 30 juni 2016 ingediend.
AFDELING 4
Subsidiabele kosten van het gemeenschappelijke operationele programma
Artikel 33
Subsidiabele kosten op programmaniveau
1. Om voor communautaire financiering in aanmerking te komen, moeten de uitgaven voor het gemeenschappelijke operationele programma zijn gedaan gedurende de looptijd van het programma zoals vastgesteld in artikel 43.
2. Kosten in verband met de uitvoering van het programma door de gemeenschappelijke beheersautoriteit worden alleen als subsidiabele kosten in het kader van de technische bijstand beschouwd wanneer zij aan de volgende criteria voldoen:
a) zij moeten nodig zijn voor de uitvoering van het programma overeenkomstig de in het programma en door het gemeenschappelijk comité van toezicht vastgelegde criteria en in overeenstemming zijn met de beginselen van goed financieel beheer, en in het bijzonder met die van zuinigheid en kosteneffectiviteit;
b) zij moeten in de boekhouding van het programma zijn opgevoerd, verifieerbaar en controleerbaar zijn en door oorspronkelijke bewijsstukken zijn gestaafd;
c) zij moeten voortvloeien uit de toepassing van de geldende procedures voor aanbestedingen.
3. Behoudens de leden 1 en 2 zijn de volgende kosten subsidiabel:
a) de kosten van voor het programma werkend personeel, dat wil zeggen de werkelijke lonen plus sociale premies en andere kosten die deel uitmaken van de bezoldiging. Deze kosten mogen niet meer bedragen dan de lonen en kosten die normaal zijn voor de structuur waartoe de gemeenschappelijke beheersautoriteit of het gemeenschappelijk technisch secretariaat behoort, tenzij kan worden aangetoond dat de hogere kosten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het gemeenschappelijke operationele programma;
b) de reis- en verblijfskosten van het personeel en van anderen die aan het gemeenschappelijke operationele programma deelnemen, voor zover deze overeenkomen met de gewone praktijk van de voor het beheer van het programma aangewezen instanties. Wanneer voor de verblijfskosten een vast bedrag wordt betaald, mag dat bedrag bovendien niet hoger zijn dan de bedragen in de door de Europese Commissie bekendgemaakte tabel die bij de goedkeuring van het gemeenschappelijke operationele programma van toepassing is;
c) de kosten voor de aankoop of huur van uitrusting en materiaal (nieuw of tweedehands) die specifiek bestemd zijn om in de behoeften van de gemeenschappelijke beheersautoriteit of het gemeenschappelijk technisch secretariaat met betrekking tot de uitvoering van het gemeenschappelijke operationele programma te voorzien, alsmede de kosten van diensten, voor zover deze kosten met de marktprijzen overeenstemmen;
d) de kosten van verbruiksgoederen;
e) de indirecte kosten voor algemene administratieve uitgaven;
f) de kosten van uitbesteding;
g) de kosten die rechtstreeks voortvloeien uit deze verordening en het programma (bv. die van informatie- en zichtbaarheidsacties, evaluaties, externe controles, vertalingen enz.), met inbegrip van de kosten van financiële diensten (met name die van bankoverschrijvingen).
Artikel 34
Niet-subsidiabele kosten op programmaniveau
De volgende kosten in verband met de uitvoering van het programma door de gemeenschappelijke beheersautoriteit worden als niet-subsidiabel in het kader van de technische bijstand beschouwd:
a) schulden en voorzieningen voor verliezen of schulden;
b) debetrente;
c) kosten die al in een ander kader worden gefinancierd;
d) de aankoop van grond of gebouwen;
e) wisselkoersverliezen;
f) belastingen, inclusief de btw, behalve wanneer de gemeenschappelijke beheersautoriteit deze niet kan terugvorderen en de geldende voorschriften de financiering van belastingen niet verbieden;
g) leningen aan derde organisaties;
h) boetes.
Artikel 35
Bijdragen in natura op programmaniveau
Eventuele bijdragen in natura door de deelnemende landen en uit andere bronnen moeten afzonderlijk in de begroting van het gemeenschappelijke operationele programma worden opgevoerd en zijn niet subsidiabel.
Behalve de in artikel 19, lid 3, van deze verordening genoemde bijdragen in natura van de gemeenschappelijke beheersautoriteit mogen zij niet als onderdeel van de medefinanciering door de deelnemende landen, die ingevolge artikel 20 ten minste 10 % moet bedragen, worden aangemerkt.
De kosten van het personeel dat door de deelnemende landen voor de technische bijstand van het programma wordt ingezet, worden niet als bijdrage in natura beschouwd en kunnen in de begroting van het programma niet als medefinanciering worden aangemerkt.
Artikel 36
Subsidiabele kosten op projectniveau
1. De kosten van elk project moeten gedurende de uitvoering van dat project zijn gemaakt.
2. In de met de begunstigden en contractanten gesloten contracten is vastgelegd welke kosten op projectniveau al dan niet subsidiabel zijn en of bijdragen in natura kunnen worden geleverd.
AFDELING 5
Controle
Artikel 37
Jaarlijks programma voor de controle van projecten
1. Vanaf het eind van het eerste jaar van het gemeenschappelijke operationele programma stelt de gemeenschappelijke beheersautoriteit elk jaar een programma voor de controle van de door haar gefinancierde projecten op.
2. De in lid 1 bedoelde controles worden aan de hand van documenten en ter plaatse uitgevoerd bij een aselecte steekproef van projecten die door de gemeenschappelijke beheersautoriteit op basis van de internationaal erkende controlenormen is samengesteld, waarbij met name risicofactoren in verband met de waarde van het project, het type activiteit, het type begunstigde en andere relevante aspecten in acht zijn genomen. De steekproef is voldoende representatief om een aanvaardbare mate van zekerheid te bieden inzake de directe controles door de gemeenschappelijke beheersautoriteit waarbij wordt nagegaan of de voor de projecten gedeclareerde kosten werkelijk zijn gemaakt en exact en subsidiabel zijn.
Artikel 38
Controle door de Gemeenschap
De Commissie, OLAF, de Europese Rekenkamer en door deze instellingen gemachtigde externe controleurs mogen aan de hand van documenten en ter plaatse controles uitvoeren op het gebruik van Gemeenschapsmiddelen door de gemeenschappelijke beheersautoriteit en de begunstigden en partners van de projecten.
Deze controle kan bestaan in een volledige controle van de boekhouding op basis van bewijsstukken, jaarrekeningen, boekhoudkundige bescheiden en andere documenten betreffende de financiering van het gemeenschappelijke operationele programma (inclusief, voor de gemeenschappelijke beheersautoriteit, alle documenten betreffende de selectie- en gunningsprocedure) en van het project.
Artikel 39
Nationaal controlesysteem
De lidstaten kunnen een nationaal controlesysteem invoeren om na te gaan of de kostendeclaraties voor op hun grondgebied uitgevoerde activiteiten of delen van activiteiten juist zijn en of deze kosten en activiteiten of delen van activiteiten in overeenstemming zijn met de communautaire en nationale voorschriften.
HOOFDSTUK V
DOOR DE GEMEENSCHAPPELIJKE OPERATIONELE PROGRAMMA'S GEFINANCIERDE PROJECTEN
Artikel 40
Deelnemers aan de projecten van het gemeenschappelijke operationele programma
1. De projecten worden ingediend door aanvragers die partnerschappen met ten minste een partner uit een aan het programma deelnemende lidstaat en ten minste een partner uit een aan het programma deelnemend partnerland vertegenwoordigen.
2. De in lid 1 bedoelde aanvragers en partners zijn gevestigd in een regio als bedoeld in artikel 4, onder a) en b), en komen overeenkomstig de criteria van artikel 23, lid 2, van deze verordening voor financiering in aanmerking.
Wanneer de doelen van het project niet kunnen worden bereikt zonder deelname van partners die in andere dan de in de eerste alinea bedoelde regio's zijn gevestigd, kan deelname van deze andere partners worden toegestaan.
Artikel 41
Aard van de projecten
Er komen drie typen projecten in aanmerking:
a) geïntegreerde projecten waarbij de partners elk in hun eigen gebied een deel van de acties van het project uitvoeren;
b) symmetrische projecten waarbij parallel in de lidstaten en in de partnerlanden gelijksoortige activiteiten worden uitgevoerd;
c) projecten die hoofdzakelijk of uitsluitend in een lidstaat of een partnerland worden uitgevoerd, maar die ten goede komen aan alle of enkele partners bij het gemeenschappelijke operationele programma.
De projecten vinden plaats in de regio's die in artikel 4, onder a) en b), van deze verordening zijn omschreven.
Bij wijze van uitzondering, wanneer dat nodig is om bepaalde doelen van het project te bereiken, kunnen projecten gedeeltelijk plaatsvinden in andere dan de in de tweede alinea bedoelde regio's.
Artikel 42
Informatie en zichtbaarheid van het gemeenschappelijke operationele programma
1. De gemeenschappelijke beheersautoriteit is verantwoordelijk voor de uitvoering van informatie- en zichtbaarheidsacties in verband met het gemeenschappelijke operationele programma. In het bijzonder treft de gemeenschappelijke beheersautoriteit alle nodige maatregelen om de zichtbaarheid van de financiering of medefinanciering door de Gemeenschap ten aanzien van haar eigen activiteiten en die van de in het kader van het programma gefinancierde projecten te waarborgen. Deze maatregelen moeten in overeenstemming zijn met de regels die de Commissie met betrekking tot de zichtbaarheid van externe acties heeft vastgesteld en bekendgemaakt.
2. De steunpunten die in voorkomend geval door het gemeenschappelijk technisch secretariaat in de deelnemende landen worden opgericht, hebben tot taak bekendheid te geven aan de activiteiten van het gemeenschappelijke operationele programma en eventueel geïnteresseerde organisaties hierover te informeren.
HOOFDSTUK VI
AFSLUITING VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE OPERATIONELE PROGRAMMA'S
Artikel 43
Looptijd van het gemeenschappelijke operationele programma
1. De looptijd van elk gemeenschappelijk operationeel programma gaat in op de datum van zijn goedkeuring door de Commissie en eindigt uiterlijk op 31 december 2016.
2. De looptijd valt in de volgende fasen uiteen:
a) een fase, die maximaal zeven jaar duurt en uiterlijk op 31 december 2013 eindigt, waarin het gemeenschappelijke operationele programma wordt uitgevoerd. Na deze datum mogen geen aanbestedingen of oproepen tot het indienen van voorstellen meer worden uitgeschreven en mogen behalve voor controles en evaluaties geen contracten meer worden ondertekend;
b) een fase, die tegelijk met de fase van uitvoering van het programma ingaat en uiterlijk op 31 december 2015 eindigt, waarin de door het gemeenschappelijke operationele programma gefinancierde projecten worden uitgevoerd. Alle activiteiten in het kader van de door het programma gefinancierde projecten moeten uiterlijk op die datum zijn voltooid;
c) een fase, die uiterlijk op 31 december 2016 eindigt, waarin het gemeenschappelijke operationele programma financieel wordt afgesloten; dit omvat de financiële afsluiting van alle in het kader van het programma gesloten contracten, de evaluatie achteraf van het programma, de indiening van het eindverslag en de eindbetaling of -invordering door de Commissie.
Artikel 44
Vroegtijdige beëindiging van het programma
1. In de in artikel 9, lid 10, onder c) en d), van Verordening (EG) nr. 1638/2006 bedoelde gevallen of in andere naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie op verzoek van het gemeenschappelijk comité van toezicht of op eigen initiatief na raadpleging van het gemeenschappelijk comité van toezicht besluiten het gemeenschappelijke operationele programma voortijdig te beëindigen.
2. In dat geval legt de gemeenschappelijke beheersautoriteit het verzoek daartoe aan de Commissie voor en overlegt zij haar binnen drie maanden na het besluit van de Commissie het eindverslag. Na goedkeuring van de eerdere voorfinancieringen verricht de Commissie de eindbetaling of geeft zij zo nodig de laatste invorderingsopdracht jegens de gemeenschappelijke beheersautoriteit af. De Commissie maakt tevens het niet-gebruikte saldo van de vastleggingen vrij.
3. Wanneer het programma wordt beëindigd omdat de partnerlanden de financieringsovereenkomst niet binnen de gestelde termijn hebben ondertekend, blijven de kredieten voor het Europees nabuurschaps- en partnerschapsinstrument die uit hoofde van rubriek 1B van het financieel kader (Interinstitutioneel Akkoord 2006/C 139/01) al voor grensoverschrijdende samenwerking zijn vastgelegd, tijdens hun normale geldigheidsduur beschikbaar, maar alleen voor acties die uitsluitend in de betrokken lidstaten plaatsvinden. De kredieten voor het Europees nabuurschaps- en partnerschapsinstrument die al uit hoofde van rubriek 4 van het financieel kader (Interinstitutioneel Akkoord 2006/C 139/01) voor grensoverschrijdende samenwerking zijn vastgelegd, worden vrijgemaakt.
4. Wanneer de partnerlanden de financieringsovereenkomst niet ondertekenen of de Commissie besluit het gemeenschappelijke operationele programma vóór de geplande einddatum van het programma te beëindigen, is de volgende procedure van toepassing:
a) wat de voor grensoverschrijdende samenwerking bestemde kredieten voor het Europees nabuurschaps- en partnerschapsinstrument uit hoofde van rubriek 1B van het financieel kader (Interinstitutioneel Akkoord 2006/C 139/01) betreft, worden de bedragen die voor vastleggingen in latere jaren van het betrokken gemeenschappelijke operationele programma zijn beoogd, gebruikt voor activiteiten in het kader van het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) volgens de procedures van artikel 9, lid 10, van Verordening (EG) nr. 1638/2006;
b) wat de voor grensoverschrijdende samenwerking bestemde kredieten voor het Europees nabuurschaps- en partnerschapsinstrument uit hoofde van rubriek 4 van het financieel kader (Interinstitutioneel Akkoord 2006/C 139/01) betreft, worden de bedragen die voor vastleggingen in latere jaren van het betrokken gemeenschappelijke operationele programma zijn beoogd, gebruikt om andere subsidiabele programma's of projecten uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1638/2006 te financieren.
Artikel 45
Bewaring van documenten
De gemeenschappelijke beheersautoriteit en de verschillende begunstigden en partners van de projecten moeten gedurende zeven jaar, te rekenen vanaf de betaling van het saldo van het programma of het project, alle documenten betreffende het gemeenschappelijke operationele programma en het project, met name de verslagen, bewijsstukken, jaarrekeningen, boekhoudkundige bescheiden en andere documenten betreffende de financiering van het gemeenschappelijke operationele programma (inclusief, voor de gemeenschappelijke beheersautoriteit, alle documenten betreffende de selectie- en gunningsprocedure) of van het project bewaren.
Artikel 46
Afsluiting van het programma
1. Een gemeenschappelijk operationeel programma wordt als afgesloten beschouwd nadat:
a) alle in het kader van dat programma gesloten contracten zijn afgesloten;
b) het eindsaldo is betaald of terugbetaald;
c) de kredieten door de Commissie zijn vrijgemaakt.
2. De afsluiting van het gemeenschappelijke operationele programma laat het recht van de Commissie onverlet om zo nodig latere financiële correcties aan te brengen jegens de gemeenschappelijke beheersautoriteit of de begunstigden van de projecten, indien het eindbedrag voor het programma of de projecten naar aanleiding van na de afsluitingsdatum uitgevoerde controles moet worden herzien.
HOOFDSTUK VII
SLOTBEPALING
Artikel 47
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
( 1 ) PB L 310 van 9.11.2006, blz. 1.
( 2 ) Interinstitutioneel Akkoord tussen het Europees Parlement, de Raad en de Commissie betreffende de begrotingsdiscipline en een goed financieel beheer (PB C 139 van 14.6.2006, blz. 1).
( 3 ) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.
( 4 ) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 1.