EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52013TA1213(20)
Report on the annual accounts of the European Institute of Innovation and Technology for the financial year 2012, together with the Institute’s replies
Verslag over de jaarrekening van het Europees Instituut voor innovatie en technologie betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Instituut
Verslag over de jaarrekening van het Europees Instituut voor innovatie en technologie betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Instituut
PB C 365 van 13.12.2013, p. 142–149
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
13.12.2013 |
NL |
Publicatieblad van de Europese Unie |
C 365/142 |
VERSLAG
over de jaarrekening van het Europees Instituut voor innovatie en technologie betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Instituut
2013/C 365/20
INLEIDING
1. |
Het Europees Instituut voor innovatie en technologie (hierna „het Instituut” ofwel „EIT”), gevestigd te Boedapest, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 294/2008 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het instituut heeft als doel, de innovatiecapaciteit van de lidstaten en de Europese Unie te versterken om op die manier bij te dragen tot duurzame economische groei en een duurzame concurrentiepositie in Europa. Het Instituut kent subsidies toe aan drie „kennis- en innovatiegemeenschappen” (KIG’s) die het hoger onderwijs, de onderzoekssector en het bedrijfsleven samenbrengen en zodoende innovatie en ondernemerschap stimuleren (2). De KIG’s coördineren de activiteiten van honderden partners. Uit de door het EIT verleende subsidies worden de kosten van de partners vergoed alsmede de kosten die voortvloeien uit de coördinatieactiviteiten van de KIG’s. |
TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
2. |
De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Instituut. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
3. |
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:
|
De verantwoordelijkheid van de leiding
4. |
Overeenkomstig de artikelen 33 en 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (5) is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Instituut, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen:
|
De verantwoordelijkheid van de controleur
5. |
De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van het Instituut en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Instituut geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn. |
6. |
De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de gemaakte boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. |
7. |
De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring. |
Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen
8. |
Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Instituut op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2012 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. |
Grondslag voor een afkeurend oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen
9. |
In 2012 verrichtte het instituut saldobetalingen en verrekende het voorfinanciering(verrichtingen) voor subsidies ten belope van 11,3 miljoen euro (activiteiten 2010) en 48,6 miljoen euro (activiteiten 2011). |
10. |
Alle subsidieverrichtingen moeten door de Commissie worden onderzocht voordat ze door het EIT worden goedgekeurd. Het Instituut deed zelf grote inspanningen om doeltreffende verificaties vooraf te verrichten en aldus redelijke zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en regelmatigheid van de subsidieverrichtingen. Ongeveer 80 % van de door de KIG’s gedeclareerde subsidie-uitgaven wordt gedekt door certificaten die zijn afgegeven door accountantskantoren die door de KIG’s en hun partners zijn gecontracteerd. EIT verrichtte zelf verificaties vooraf in de vorm van alomvattende controles op stukken. Aanvankelijk onderzocht het EIT de van de KIG’s en hun partners ontvangen bewijsstukken alleen indien er specifieke risico’s werden geconstateerd. |
11. |
Toch vond de Rekenkamer dat de kwaliteit van de auditcertificaten in vele gevallen ontoereikend was (8). Teneinde aanvullende zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en de regelmatigheid van de subsidieverrichtingen, voerde het Instituut eind 2012 bijkomende verificaties achteraf in voor subsidies die verband hielden met activiteiten in 2011. Die werden uitgevoerd door onafhankelijke accountantskantoren die het EIT had ingehuurd en betrouwbaar werden geacht. De resultaten van de verificatie achteraf bevestigden dat verificaties vooraf niet helemaal doeltreffend zijn. Het Instituut heeft evenwel de vastgestelde onrechtmatige betalingen teruggevorderd en het percentage resterende fouten voor subsidieverrichtingen 2011 is niet van materieel belang. |
12. |
Er zijn evenwel nog geen verificaties achteraf uitgevoerd voor de verrichtingen die betrekking hebben op subsidies voor activiteiten in 2010 (11,3 miljoen euro). Gezien de beperkte zekerheid die kan worden ontleend aan verificaties vooraf is er bovendien geen redelijke zekerheid over de wettigheid en regelmatigheid van die verrichtingen. De Rekenkamer kon niet voldoende geschikte controle-informatie verkrijgen over de wettigheid en regelmatigheid van de gecontroleerde subsidieverrichtingen die verband hielden met activiteiten in 2010. |
Afkeurend oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen
13. |
De Rekenkamer oordeelt dat, afgezien van mogelijke effecten van de in paragrafen 9 tot en met 12 beschreven aangelegenheden betreffende de grondslag voor een afkeurend oordeel, de onderliggende verrichtingen van de jaarrekening over 2012 in alle materiële opzichten wettig en regelmatig zijn. |
14. |
De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer over de betrouwbaarheid van de rekeningen of aan haar afkeurend oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. |
OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN
15. |
Naast de in de paragrafen 9-13 beschreven kwestie is er het feit dat de budgetten voor de in 2010 en 2011 ondertekende subsidieovereenkomsten, waarvoor in 2012 betalingen werden verricht, niet specifiek genoeg waren. Er was geen verband tussen de goedgekeurde middelen en de te verrichten activiteiten. De subsidieovereenkomsten bevatten geen afzonderlijke drempelwaarden voor specifieke kostencategorieën (personeelskosten, onderaanbesteding, juridische diensten enz.) en evenmin regels voor de aanbesteding voor goederen en diensten door de KIG’s en hun partners. |
16. |
In het kader van zijn verificaties vooraf verrichtte het Instituut ook technische verificaties van alle gefinancierde projecten. Er waren echter te weinig kwantificeerbare streefdoelen, hetgeen een doeltreffende beoordeling van de projectactiviteiten en — resultaten belemmerde. Bedrijfsplannen bevatten geen gedetailleerde beschrijving van alle te verrichten activiteiten, geen duidelijke mijlpalen en geen af te leveren producten per activiteit of kwaliteitscriteria. |
OPMERKING OVER HET BEGROTINGSBEHEER
17. |
Van de uit 2011 overgedragen vastgelegde kredieten ten belope van ongeveer 22 miljoen euro werd ongeveer 10 miljoen euro (45 %) in 2012 geannuleerd. Het hoge annuleringspercentage is vooral te wijten aan het feit dat de door de begunstigden van de subsidieovereenkomsten 2011 gedeclareerde geschatte kosten lager waren dan verwacht (9,2 miljoen euro ofwel 92 % van de geannuleerde overdrachten). |
FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN HET VOORGAANDE JAAR
18. |
Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van het voorgaande jaar. |
Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 10 september 2013.
Voor de Rekenkamer
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
President
(1) PB L 97 van 9.4.2008, blz. 1.
(2) Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Instituut.
(3) Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.
(4) Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.
(5) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.
(6) De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, indien relevant, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) uitgebracht door de International Accounting Standards Board.
(7) Artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 248 van 16.9.2012, blz. 1).
(8) Zo vermeldden de auditcertificaten niet altijd de gecontroleerde kostendeclaratie. Niet alle kostencategorieën hoefden voldoende diepgravend te worden gecontroleerd (bijvoorbeeld de werkelijke indirecte kosten, die onbeperkt kunnen worden gedeclareerd, werd niet gecontroleerd aan de hand van de oorspronkelijke bewijsstukken). Het risico op dubbele financiering van als kosten gedeclareerde uitrusting werd niet uitgebreid gecontroleerd. De meeste auditcertificaten vermeldden niet de dekking van de gecontroleerde kosten en er was geen gemeenschappelijke methode om de globale fout in de kostendeclaraties te bepalen.
BIJLAGE I
Follow-up van de opmerkingen van het voorgaande jaar
Jaar |
Opmerking van de Rekenkamer |
Status van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) |
2011 |
De begroting van het Instituut tijdens de gecontroleerde periode waarin het financieel autonoom was (zie paragraaf 2), kende een lage uitvoeringsgraad. Bij vergelijking van de betalingen met de vastgelegde kredieten bedraagt de uitvoeringsgraad voor titel I (personeelsuitgaven) 56 %, voor titel II (administratieve uitgaven) 30 % en voor titel III (beleidsuitgaven) 11 %. |
Afgerond |
2011 |
Subsidieovereenkomsten die leidden tot betalingen in 2011, werden systematisch door de Europese Commissie (Directoraat-generaal Onderwijs en Cultuur) en door het Instituut ondertekend nadat de meeste activiteiten reeds waren afgerond. Tussen september en december 2011 verrichtte het Instituut saldobetalingen (1) ten bedrage van 4,2 miljoen euro voor drie subsidieovereenkomsten die lang na de aanvang van de activiteiten waren ondertekend (2). Dit is problematisch uit het oogpunt van goed financieel beheer. |
Loopt nog |
(1) De Europese Commissie had voorschotbetalingen verricht.
(2) In één geval werd het contract 14 dagen voor het eind van de uitvoeringsperiode van 13 maanden ondertekend
BIJLAGE II
Europees Instituut voor innovatie en technologie (Boedapest)
Bevoegdheden en activiteiten
Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag (Artikel 173 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie) |
De Unie en de lidstaten dragen er zorg voor dat de omstandigheden nodig voor het concurrentievermogen van de industrie van de Unie, aanwezig zijn. Hiertoe is hun optreden, overeenkomstig een systeem van open en concurrerende markten, erop gericht:
|
||||||||||||||||
Bevoegdheden van het Instituut (Verordening (EG) nr. 294/2008 van het Europees Parlement en de Raad) |
Doelstellingen Doel van het Instituut is de innovatiecapaciteit van de lidstaten en de Gemeenschap te versterken om op die manier bij te dragen tot duurzame economische groei en een duurzame concurrentiepositie in Europa. Hiertoe worden hoger onderwijs, onderzoek en innovatie van het allerhoogste niveau bevorderd en geïntegreerd. Taken Om zijn doelstellingen te verwezenlijken heeft het Instituut tot taak om:
|
||||||||||||||||
Organisatie |
Raad van bestuur Samenstelling De raad van bestuur (RB) van het Instituut bestaat uit 18 benoemde leden met een evenwichtige samenstelling uit personen met ervaring en uitmuntendheid in het bedrijfsleven, het hoger onderwijs en de onderzoekssector, alsook uit vier vertegenwoordigers voorgedragen door de kennis- en innovatiegemeenschappen (KIG’s). De Europese Commissie is waarnemer. Taken De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het aansturen van de activiteiten van het Instituut, voor de selectie, aanwijzing, toekenning van subsidies aan en evaluatie van de KIG’s en voor alle andere strategische besluiten. Uitvoerend comité Samenstelling Het uitvoerend comité bestaat uit vijf leden van de raad van bestuur, onder wie de voorzitter en de vicevoorzitter. Het wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur. Taken Het uitvoerend comité ziet toe op de werking van het Instituut en neemt de nodige besluiten tussen de vergaderingen van de raad van bestuur. Directeur Benoemd door en verantwoordelijk jegens de raad van bestuur voor het administratief en financieel beheer van het Instituut; wettelijk vertegenwoordiger van het Instituut. Externe controle Europese Rekenkamer. Kwijtingverlenende autoriteit Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad. |
||||||||||||||||
In 2012 (2011) ter beschikking van het Instituut gestelde middelen |
Definitieve begroting 95,30 miljoen euro aan vastleggingskredieten en 77,09 miljoen euro aan betalingskredieten. Personeelsbestand per 31 december 2012 Toegestane posten: 52 (52) Bezette posten: 47 (40) Overige posten: 0 (0) Totaalaantal personeelsleden: 47 (40) voor het verrichten van:
|
||||||||||||||||
Producten en diensten in 2012 |
|
||||||||||||||||
Bron: Door het Instituut verstrekte gegevens. |
ANTWOORD VAN HET INSTITUUT
10. |
Het EIT verheugt zich erover dat de Rekenkamer erkent dat het EIT aanzienlijke inspanningen heeft geleverd om doeltreffende verificaties vooraf te verrichten en aldus redelijke zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en regelmatigheid van de subsidieverrichtingen. |
11. |
Het EIT verheugt zich erover dat de Rekenkamer de door het EIT achteraf verrichte verificaties van subsidies voor activiteiten in 2011 betrouwbaar acht. Wat de certificaten betreft, moesten de auditoren die het certificaat afgaven de subsidiabiliteit van werkelijke indirecte gedeclareerde kosten nagaan op basis van de taakomschrijving voor certificaten betreffende jaarrekeningen. Bovendien werden de meeste uitgaven onderworpen aan steekproefsgewijze verificaties door de auditoren. Ten slotte is de taakomschrijving bijgewerkt en verbeterd voor de subsidieovereenkomsten van 2012. |
12. |
Wat betreft de zekerheid die kan worden ontleend aan de verificaties vooraf van verrichtingen met betrekking tot subsidies voor activiteiten in 2010, verwachtte het EIT dat het nodig zou zijn de verificaties te versterken teneinde de risico’s in verband met het eerste operationele jaar van de KIG’s te beperken. Om redelijke zekerheid te verkrijgen heeft het EIT de KIG’s niet alleen om auditcertificaten verzocht maar voor een groot deel van de uitgaven steekproefsgewijs ook de ondersteunende documenten onderzocht. Als gevolg daarvan werden niet-subsidiabele kosten vóór de laatste betaling gecorrigeerd. De zekerheid verkregen door de combinatie van certificaten en aanvullende verificaties door het EIT werd voldoende geacht om belangrijke fouten in de laatste betalingen uit hoofde van de subsidieovereenkomsten van 2010 te voorkomen. Later heeft het EIT voor de subsidieovereenkomsten van 2010 ook verificaties achteraf ingevoerd, waarvan de definitieve resultaten in oktober 2013 worden verwacht. Eventuele onregelmatigheden zullen worden gecorrigeerd en ten onrechte betaalde bedragen zullen in 2013 worden teruggevorderd. |
15. |
Het verband tussen subsidies en uit te voeren activiteiten werd gelegd op strategisch niveau door te kijken naar resultaten en impact, alsook op operationeel niveau via de activiteitenportfolio van de KIG’s. Deze aanpak strookt volledig met de EIT-verordening en maakte het mogelijk nieuwe vereenvoudigde methoden uit te proberen om de flexibiliteit en efficiëntie van de KIG’s te verhogen. Er werden geen afzonderlijke drempelwaarden voor specifieke kostencategorieën (personeelskosten, onderaanbesteding, juridische diensten enz.) opgenomen omdat het financieel reglement dit niet vereist, en bovendien helpen dergelijke drempelwaarden niet om aan de doelstellingen en operationele behoeften van het EIT/de KIG’s te voldoen. Wat onderaanbesteding betreft, bepalen de subsidieovereenkomsten dat opdrachten op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding moeten worden gegund en dat belangenconflicten moeten worden vermeden. Dit is in overeenstemming met de desbetreffende bepalingen van het financieel reglement. |
16. |
Wat de kwantificeerbare streefdoelen in de bedrijfsplannen van KIG’s betreft, heeft het EIT in maart 2012 richtsnoeren voor de opstelling van bedrijfsplannen door KIG’s uitgevaardigd en de KIG’s om gegevens verzocht over de mate waarin in 2010 en 2011 de kernprestatie-indicatoren zijn verwezenlijkt. De richtsnoeren werden onlangs in 2013 met het oog op de bedrijfsplannen voor 2014 herzien, zodat de kwaliteit van de planning en verslaglegging door KIG’s alsook de beoordeling van hun prestaties door het EIT verder kunnen worden verbeterd. |
17. |
Het EIT neemt nota van de opmerking van de Rekenkamer. Uiterlijk eind 2012 hebben de KIG’s hun initiële fase afgerond, wat ook te zien is in het gebruik van subsidies (zie ook de uitleg in punt 15). Hoewel er een hoge mate van overdrachten van 2012 naar 2013 is, wordt een aanzienlijke verbetering verwacht doordat het aantal annuleringen van overgedragen kredieten sterk zal worden verminderd, van 45 % (overdrachten van 2011) tot naar schatting 13 % (overdrachten van 2012). Het EIT zal dit op de voet volgen. |