This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52013TA1213(02)
Report on the annual accounts of the Office of the Body of European Regulators for Electronic Communications for the financial year 2012, together with the Office’s replies
Verslag over de jaarrekening van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Bureau
Verslag over de jaarrekening van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Bureau
PB C 365 van 13.12.2013, p. 9–14
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
13.12.2013 |
NL |
Publicatieblad van de Europese Unie |
C 365/9 |
VERSLAG
over de jaarrekening van het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Bureau
2013/C 365/02
INLEIDING
1. |
Het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (hierna: „het Bureau”), gevestigd te Riga, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Bureau heeft tot belangrijkste taak, diensten voor professionele en administratieve ondersteuning te verlenen aan het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec), en onder sturing van de raad van regelgevers informatie te verzamelen en te analyseren betreffende elektronische communicatie en onder de nationale regelgevende instanties optimale regelgevingspraktijken te verspreiden zoals gemeenschappelijke benaderingswijzen, methoden of richtsnoeren voor de uitvoering van het EU regelgevingskader (2). |
TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
2. |
De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële maatregelen ter beheersing van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
3. |
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:
|
De verantwoordelijkheid van de leiding
4. |
Overeenkomstig de artikelen 33 en 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (5) is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Bureau, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen:
|
De verantwoordelijkheid van de controleur
5. |
De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn. |
6. |
De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. |
7. |
De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring. |
Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen
8. |
Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Bureau op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2012 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. |
Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen
9. |
Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
10. |
De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer en moeten worden gezien in het licht van het feit dat 2012 het eerste jaar was waarin het Bureau operationeel was en dat de vaststelling van al zijn procedures nog gaande is. |
OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN
11. |
Het boekhoudsysteem van het Bureau is nog steeds niet door de rekenplichtige gevalideerd. |
OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN
12. |
Overgedragen vastgelegde kredieten ten bedrage van 61 500 euro (10 % van het totaal aan overgedragen vastgelegde kredieten) hielden geen verband met juridische verbintenissen en waren derhalve onregelmatig. |
OPMERKINGEN OVER INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN
13. |
Het Bureau had de internecontrolenormen inzake „Doelstellingen en prestatie-indicatoren (ICN 5)”, „Proces en procedures” (ICN 8), „Documentenbeheer” (ICN 11) en „Informatie en communicatie” (ICN 12) nog niet ten uitvoer gelegd. |
14. |
Er is geen procedure voor het registreren en afstoten van vaste activa en er is geen fysieke inventaris opgemaakt. |
15. |
De procedures met betrekking tot de vaststelling, goedkeuring en vastlegging van uitzonderingen en afwijkingen van het beleid en de procedures, zijn niet ten uitvoer gelegd. |
OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER
16. |
Er werd ongeveer 101 000 euro, 45 % van de uit 2011 overgedragen vastgelegde kredieten, geannuleerd. 545 000 euro aan kredieten voor 2012, 17 % van het totaal aan kredieten voor 2012, werd niet gebruikt en moest ook worden geannuleerd. Met 611 000 euro ofwel 19 % van het totaal is het aantal overdrachten van vastgelegde kredieten naar 2013 hoog. Dit wijst op moeilijkheden bij de planning en/of uitvoering van de activiteiten van het Bureau. De overdrachten voor 2012 hielden hoofdzakelijk verband met vertragingen bij personeelswerving en het ontbreken van een doeltreffend beleid om een tijdige indiening door deskundigen van hun kostendeclaraties voor dienstreizen en een tijdige vergoeding daarvan te waarborgen. |
17. |
De voorbereiding, uitvoering en documentering van aanbestedingsprocedures kunnen nog aanzienlijk worden verbeterd. Zo werd in de gunningsprocedures te weinig aandacht besteed aan de prijs-kwaliteitverhouding en waren algemene gunningscriteria niet verder opgesplitst in subcriteria om een duidelijke en vergelijkbare beoordeling van de offertes mogelijk te maken. |
OVERIGE OPMERKINGEN
18. |
De onderzochte wervingsprocedures vertoonden aanzienlijke gebreken die van invloed waren op de doorzichtigheid: de vragen voor de schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken werden vastgesteld nadat de jury de sollicitaties had onderzocht; er waren geen minimaal vereiste scores vastgesteld voor toelating tot de schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken of voor opname in de lijst van geschikte kandidaten; de benoeming van de jury en veranderingen in de samenstelling ervan waren niet goedgekeurd door het tot aanstelling bevoegd gezag. |
19. |
De meeste personeelsleden van het Bureau hebben een administratieve of ondersteunende functie en reizen niet; toch heeft iedereen een gsm gekregen met een maandelijks beltegoed tot ongeveer 50 euro. Er zijn geen beheersingsmaatregelen voor toezicht op privégebruik. |
20. |
Het Bureau voert geen kasmiddelenbeleid. Eind 2012 werden alle kasmiddelen (1,6 miljoen euro) bij één bank (met kredietbeoordeling BBB (8)) aangehouden. |
FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN HET VOORGAANDE JAAR
21. |
Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van het voorgaande jaar. |
Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 juli 2013.
Voor de Rekenkamer
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
President
(1) PB L 337 van 18.12.2009, blz. 1.
(2) Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau.
(3) Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van belangrijke grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.
(4) Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.
(5) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.
(6) De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, indien relevant, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.
(7) Artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1).
(8) Overeenkomstig een nota van de rekenplichtige van de Commissie van 27.10.2008 moet de kredietbeoordeling voor de korte termijn minimaal A-1 zijn.
BIJLAGE I
Follow-up van de opmerkingen van het voorgaande jaar
Jaar |
Opmerking van de Rekenkamer |
Status van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) |
2011 |
De door het comité van beheer vastgestelde begroting 2011 van het Bureau vermeldde uitsluitend de kredieten per titel en per hoofdstuk en was niet onderverdeeld in artikelen en posten. Deze situatie is in strijd met het specialiteitsbeginsel. |
Afgerond |
2011 |
De Rekenkamer trof 21 gevallen aan, met een totale waarde van 94 120 euro, waarin naar 2012 overgedragen betalingskredieten geen verband hielden met juridische verbintenissen. Deze overdrachten waren derhalve onregelmatig. |
Loopt nog |
2011 |
Het Bureau had nog niet alle internecontrolenormen vastgesteld en uitgevoerd. Met name was er noch een facturenregister, noch een register van uitzonderingen ingesteld. |
Afgerond (facturenregister) Loopt nog (register van uitzonderingen) |
2011 |
Het Bureau dient de doorzichtigheid van haar wervingsprocedures te verbeteren. De vragen voor mondelinge en schriftelijke tests werden niet vastgesteld voordat de sollicitaties werden onderzocht door de jury, er was geen besluit van het tot aanstelling bevoegd gezag om een jury te benoemen en de rang van de juryleden was niet aangegeven. |
Loopt nog |
BIJLAGE II
Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Riga)
Bevoegdheden en activiteiten
Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag (Artikel 114 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie) |
Onderlinge aanpassing van de wetgeving op het gebied van elektronische communicatie |
||||||||||
Bevoegdheden van het Bureau (Verordening (EG) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad) |
De bevoegdheden van het Bureau zijn omschreven in Verordening (EG) nr. 1211/2009. De diensten voor administratieve en professionele ondersteuning van Berec worden geleverd door het in artikel 6 bedoelde Bureau. Het verricht zijn taken onder sturing van de raad van regelgevers. |
||||||||||
Organisatie |
Het Bureau bestaat uit:
die samen alle administratieve en financiële verantwoordelijkheden dragen, waaronder de verantwoordelijkheid voor het personeel. Alleen het comité van beheer is echter verantwoordelijk voor de benoeming van het personeel (artikel 7, lid 4). De sturing betreffende de door het Bureau te leveren diensten en producten wordt gegeven door de raad van regelgevers, zoals beschreven onder „Producten en diensten in 2012”. |
||||||||||
In 2012 ter beschikking van het Bureau gestelde middelen |
Definitieve begroting: 3,1 miljoen euro (gewijzigde begroting 1/2012) Personeelsbestand per 31 december 2012: 22 |
||||||||||
Producten en diensten in 2012 |
Onder sturing van de raad van regelgevers heeft het Bureau de volgende diensten verleend:
|
||||||||||
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens. |
ANTWOORD VAN HET BUREAU
11. |
De in december 2012 benoemde rekenplichtige heeft de ordonnateur noodzakelijke stappen voorgesteld, die eind juli 2013 volledig moeten zijn doorgevoerd, en die als absolute voorwaarde gelden voordat de boekhoudsystemen kunnen worden gevalideerd. |
12. |
Om de situatie van onrechtmatig overgedragen kredieten tegen te gaan werkt het Bureau aan een financiële handleiding. De handleiding (momenteel, juni 2013, in de fase van afronding) zal in een speciaal aan begrotingsvastleggingen gewijd hoofdstuk aandacht schenken aan de definitie, voorwaarden, vervolgprocedure en de hiermee overeenkomende interne workflow die voor de overdrachten aan het einde van dit jaar zal zijn ingesteld. |
13. |
Alle internecontrolenormen worden nu na het beperkte onderzoek door de dienst Interne Audit van de Europese Commissie bestudeerd. Eind juni 2013 zal het Bureau uitvoerig antwoord geven en een realistisch tijdschema voor de acties voorstellen. |
14. |
De financiële handleiding van het Bureau (momenteel, juni 2013, in de fase van afronding) zal in een aan de activa gewijd hoofdstuk de procedures behandelen voor het inventarisbeheer. Het Bureau zal in het derde kwartaal van 2013, zodra het over de noodzakelijke uitrusting beschikt, zijn activa volledig inventariseren. |
15. |
Op 18 juni 2012 werd een interne administratieve instructie goedgekeurd om de beginselen van internecontrolenorm 8 toe te passen. Het beleid inzake „aanvullende maatregelen” in de lijn van de richtsnoeren van de Europese Commissie (de zogenaamde „registratie van uitzonderingen” [SEC(2007)1341]) verkeert in het stadium van afronding en goedkeuring door de administratief directeur, en geldt als interne administratieve instructie per 11 juni 2013. |
16. |
Momenteel (juni 2013) vindt een beoordeling plaats van het personeel voor het begrotingsbeheer en de invoering van een beheersinstrument om de planning en uitvoering van de begroting beter te volgen. Dit zal van invloed zijn op de begrotingsuitvoering van 2014. Voorts neemt het Bureau de volgende corrigerende maatregelen om in de toekomst een passend niveau van overdrachten te waarborgen: herziening van het vergoedingenbeleid voor deskundigen die vergaderingen bijwonen, wat tot nu toe de meeste invloed had op de overdracht van bedragen, om ervoor te zorgen dat ondersteunende documenten binnen een kortere termijn worden ingediend en dat die termijnen ook in acht worden genomen. |
17. |
Opdat alle betrokken teamleden de huidige aanbestedingsprocedure correct volgen krijgen zij vanaf september 2013 passende scholing. Er worden concrete stappen genomen om de procedures vast te leggen in een speciaal daaraan gewijd hoofdstuk van de financiële handleiding (momenteel, juni 2013, in de fase van afronding). |
18. |
Sinds 2013, nu de eenheid Administratie en Financiën toereikend gekwalificeerd personeel heeft, wordt de consistentie van de wervingsprocedures in beleid en richtsnoeren gewaarborgd door het HR-team van het Bureau. Een nieuw richtsnoer met de taken en te volgen stappen is in mei 2013 ontwikkeld en wordt voor de wervingsprocedures in 2013 uitgevoerd. Verklaringen van belangenverstrengeling worden herzien en sinds 2013 worden vragen voor schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken, en de drempelwaarden vóór bestudering van de sollicitaties vastgesteld. |
19. |
Een gedetailleerd beleid is voorbereid en zal in juni 2013 worden vastgesteld. Daarin worden de beginselen van uitsluitend gebruik voor beroepsdoeleinden geregeld, evenals de controle van het gsm-gebruik, preventie van misbruik en veiligheidsmaatregelen. Ook zal worden vastgelegd dat het toekennen van mobilofoons per geval wordt besloten door de verantwoordelijke directe chef. |
20. |
De onlangs benoemde rekenplichtige heeft stappen ondernomen dat per eind augustus 2013 een nieuw contract met een bank met hogere kredietbeoordeling in werking kan treden. |
21. |
Geen commentaar. |