(1)

De EDPS kan in het kader van zijn functioneren administratief onderzoek verrichten, predisciplinaire en disciplinaire maatregelen treffen en tot schorsing overgaan op basis van artikel 86 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie (2) en in overeenstemming met Bijlage IX van het Statuut, alsook met zijn Besluit van 23 april 2015 tot het vaststellen van uitvoeringsvoorschriften voor het verrichten van administratief onderzoek en volgen van disciplinaire procedures, en de op 29 januari 2016 ondertekende dienstenniveauovereenkomst betreffende de samenwerking tussen DG HR van de Europese Commissie en de EDPS, en kan kennisgeving doen aan het IDOC of OLAF, hetgeen inhoudt dat informatie, met inbegrip van persoonsgegevens, wordt verwerkt.

(2)

Personeelsleden van de EDPS zijn verplicht melding te maken van mogelijke onwettige activiteiten, inclusief fraude of corruptie, die de belangen van de Unie schaden, of van gedragingen bij de vervulling van beroepstaken die een aanwijzing kunnen vormen voor ernstig ambtelijk plichtsverzuim. Dit is vastgelegd in het besluit van de EDPS van 14 juni 2016 tot vaststelling van interne regels voor klokkenluiders.

(3)

De EDPS heeft beleid ontwikkeld ter voorkoming en daadwerkelijke en efficiënte bestrijding van feitelijke of potentiële gevallen van psychisch geweld of seksuele intimidatie op de werkplek, zoals voorzien in zijn besluit van 10 december 2014 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften met betrekking tot artikel 12 bis en artikel 24 van het Statuut over de procedure met betrekking tot het tegengaan van intimidatie. Het besluit legt een informele procedure vast, waarbij het vermeende slachtoffer van intimidatie contact kan opnemen met vertrouwenspersonen bij de EDPS.

(4)

De EDPS behandelt, ingevolge artikel 57, lid 1, onder e) van de Verordening, klachten over verwerkingsactiviteiten door de Europese instellingen, organen, bureaus en agentschappen. In dit verband kan de EDPS onderzoek verrichten naar het onderwerp van de klacht.

(5)

De EDPS verricht, ingevolge artikel 57, lid 1, onder f) van de Verordening onderzoeken naar de toepassing van de Verordening, teneinde de naleving ervan door de Europese instellingen, organen, bureaus en agentschappen te controleren.

(6)

De EDPS kan onderzoeken instellen naar mogelijke inbreuken op gerubriceerde EU-informatie, op basis van zijn besluit van 18 februari 2014 tot wijziging van de veiligheidsvoorschriften voor deze categorie informatie.

(7)

De EDPS kan audits uitvoeren van zijn activiteiten. Deze taak wordt momenteel verricht door de dienst Interne Audit van de Europese Commissie (IAS), op basis van de op 1 juni 2012 ondertekende, en inmiddels vernieuwde dienstenniveauovereenkomst. Ook de coördinator interne controle kan in zijn volledige capaciteit deze taak uitvoeren.

(8)

In de context van de taken die werden beschreven in bovenstaande overwegingen 1 tot en met 7 kan de EDPS bijstand bieden en ontvangen van, en samenwerken met andere EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschappen, zoals vastgelegd in dienstenniveauovereeenkomsten, memoranda van overeenstemming en samenwerkingsovereenkomsten.

(9)

De EDPS kan bijstand bieden en ontvangen van, en samenwerken met nationale autoriteiten van derde landen en internationale organisaties, op hun verzoek of op eigen initiatief, zoals voorzien in artikel 51 van de Verordening.

(10)

De EDPS kan bijstand bieden en ontvangen van, en samenwerken met overheidsinstanties van de EU-lidstaten, op hun verzoek of op eigen initiatief.

(11)

Op basis van artikel 58, lid 4, van de Verordening kan de EDPS betrokken worden in zaken voor het Hof van Justitie van de Europese Unie om een zaak aanhangig te maken, om betwiste besluiten van zijn hand te verdedigen of om te interveniëren in zaken die relevant zijn voor zijn taken.

(12)

In de context van bovengenoemde activiteiten verzamelt en verwerkt de EDPS ter zake dienende informatie en verscheidene categorieën persoonsgegevens, waaronder identificatiegegevens van een natuurlijke persoon, contactinformatie, informatie over beroep en taken, informatie over gedragingen en prestaties in functie en in de persoonlijke levenssfeer, en financiële gegevens. De EDPS treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.

(13)

Er zijn toereikende waarborgen ingevoerd om persoonsgegevens te beschermen en te voorkomen dat per ongeluk of op onrechtmatige wijze toegang wordt verkregen tot persoonsgegevens die fysiek dan wel elektronisch zijn opgeslagen. Na verwerking worden de gegevens overeenkomstig de toepasselijke voorschriften van de EDPS bewaard in het register van verwerkingsactiviteiten op basis van artikel 31 van de Verordening. Na afloop van de bewaartermijn wordt de informatie over de zaak, met inbegrip van de persoonsgegevens, gewist, geanonimiseerd of overgebracht naar de historische archieven.

(14)

In dit verband is de EDPS verplicht de betrokkenen informatie te verstrekken over bovengenoemde verwerkingsactiviteiten en hun rechten, zoals vastgelegd in de Verordening, te eerbiedigen.

(15)

Het kan noodzakelijk zijn de rechten van betrokkenen uit hoofde van de Verordening af te stemmen op de behoeften van de bovengenoemde activiteiten onder volledige inachtneming van de grondrechten en fundamentele vrijheden van derden. Daartoe voorziet artikel 25 van de Verordening onder strikte voorwaaden in de mogelijkheid de toepassing te beperken van de artikelen 14 tot en met 20, 35 en 36, alsook artikel 4, voor zover de bepalingen daarvan overeenkomen met de rechten en verplichtingen in artikelen 14 tot en met 20. Daarom is het noodzakelijk interne regels vast te stellen voor de gevallen waarin de EDPS deze rechten kan beperken in de lijn van hetzelfde artikel van de Verordening.

(16)

Dit kan in het bijzonder het geval zijn bij het verstrekken van informatie over de verwerking van persoonsgegevens aan de betrokkene in de inleidende beoordelingsfase van een administratief onderzoek of tijdens het onderzoek zelf, voorafgaand aan een mogelijke afwijzing van de zaak of een predisciplinaire fase. In bepaalde omstandigheden kan het verstrekken van dergelijke informatie de EDPS ernstig belemmeren om een doeltreffend onderzoek te verrichten, wanneer er bijvoorbeeld een risico bestaat dat de betrokkene bewijsmateriaal vernietigt of mogelijke getuigen beïnvloedt voordat zij worden gehoord. Voorts zou de EDPS hun rechten en vrijheden alsook de rechten en vrijheden van andere betrokken personen moeten kunnen beschermen.

(17)

Het kan noodzakelijk zijn, een getuige of een klokkenluider die hebben gevraagd om vertrouwelijkheid en anonimiteit, te beschermen. In dat geval kan de EDPS besluiten een beperking op te leggen voor de toegang tot de identiteit, verklaringen en andere persoonsgegevens van de klokkenluider en andere betrokkenen, teneinde hun rechten en vrijheden te beschermen.

(18)

Het kan noodzakelijk zijn de vertrouwelijkheid te beschermen van een personeelslid dat de vertrouwenspersonen van de EDPS heeft benaderd in verband met een intimidatieprocedure. In dat geval kan de EDPS besluiten een beperking op te leggen voor de toegang tot de identiteit, verklaringen en andere persoonsgegevens van het vermeende slachtoffer, de vermeende dader en andere betrokkenen, teneinde hun rechten en vrijheden te beschermen.

(19)

Bij de behandeling van klachten over verwerkingsactiviteiten door de Europese instellingen, organen, bureaus en agentschappen kan het noodzakelijk zijn dat de EDPS in bepaalde omstandigheden, ten behoeve van de doeltreffendheid van zijn onderzoeken, betrokkenen en hun rechten en vrijheden moet beschermen.

(20)

Tijdens zijn onderzoeken naar de naleving van de Verordening door EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschapen kan het noodzakelijk zijn dat de EDPS in bepaalde omstandigheden, ten behoeve van de doeltreffendheid van zijn onderzoeken, betrokkenen en hun rechten en vrijheden moet beschermen.

(21)

Tijdens zijn onderzoeken naar mogelijke inbreuken op gerubriceerde EU-informatie kan het noodzakelijk zijn dat de EDPS in bepaalde omstandigheden, ten behoeve van de doeltreffendheid van zijn onderzoeken, de interne veiligheid van de instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de Unie, met inbegrip van hun elektronische communicatienetwerken, alsook de rechten en vrijheden van betrokkenen moet beschermen.

(22)

Bij het bieden of ontvangen van bijstand en de samenwerking met andere instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de Unie, overheidsinstanties van de EU-lidstaten, nationale autoriteiten van derde landen en internationale organisaties in de context van bovengenoemde activiteiten, kan het noodzakelijk zijn dat de EDPS in bepaalde omstandigheden ten behoeve van de doeltreffendheid van zijn onderzoeken of van de onderzoeken die door de entiteit met wie hij samenwerkt worden verricht, betrokkenen en hun rechten en vrijheden moet beschermen.

(23)

Bij de verwijzing van zaken naar het Hof van Justitie van de Europese Unie, of bij zijn optreden voor het Hof van Justitie van de Europese Unie, kan het noodzakelijk zijn dat de EDPS de vertrouwelijkheid moet beschermen van persoonsgegevens in documenten die zijn verkregen door de partijen of de interveniërende partijen in onderhavige zaak.

(24)

De EDPS mag enkel beperkingen opleggen wanneer deze de essentie van de grondrechten en fundamentele vrijheden eerbiedigen, strikt noodzakelijk zijn en een evenredige maatregel vormen in een democratische samenleving. De EDPS dient de redenen voor deze beperkingen te rechtvaardigen.

(25)

Op grond van het verantwoordingsbeginsel dient de EDPS een register van de toegepaste beperkingen bij te houden.

(26)

Bij de verwerking van persoonsgegevens die met andere organisaties in het kader van zijn taken worden uitgewisseld, dienen de EDPS en deze organisaties elkaar te raadplegen over mogelijke relevante redenen voor het opleggen van beperkingen en de noodzakelijkheid en evenredigheid daarvan, tenzij dit de activiteiten van de EDPS in gevaar zouden brengen.

(27)

Artikel 25, lid 6, van Verordening (EU) nr. 2018/1725 verplicht de verwerkingsverantwoordelijke ertoe betrokkenen op de hoogte te brengen van de hoofdredenen voor de toepassing van de beperking en van hun recht om een klacht in te dienen bij de EDPS.

(28)

Ingevolge artikel 25, lid 8, van de Verordening kan de EDPS het verstrekken van informatie over de redenen voor de toepassing van een beperking aan de betrokkene opschorten, achterwege laten of weigeren, indien dit het effect van de beperking op enigerlei wijze teniet zou doen. De EDPS dient per geval te beoordelen of een mededeling van de beperking het effect ervan tenietdoet.

(29)

De EDPS dient de beperking op te heffen zodra de beperkingsvoorwaarden niet langer van toepassing zijn, en deze voorwaarden regelmatig te beoordelen.

(30)

Teneinde de maximale bescherming van de rechten en vrijheden van betrokkenen te waarborgen en in overeenstemming met artikel 44, lid 1, van de Verordening, dient de functionaris voor gegevensbescherming tijdig te worden geïnformeerd over enigerlei beperkingen die worden toegepast en dient hij/zij de naleving van dit besluit te controleren.

(31)

De toepassing van bovengenoemde beperkingen laat de mogelijke toepassing van de bepalingen van artikel 16, lid 5, en artikel 17, lid 4, die verband houden met het recht van informatie wanneer gegevens niet van de betrokkene zijn verkregen, respectievelijk het recht op toegang van betrokkene, onverlet,