16.

De tabellen waarnaar verwezen wordt, weerspiegelen de door F4E verworven kredietpunten op basis van de bij de afronding van de specifieke aankoopovereenkomst behaalde Credit Allocation Scheme (CAS)-mijlpalen die overeengekomen werden met de internationale organisatie ITER (ITER IO) . Dit is wat ITER IO officieel erkent als vooruitgang. Het profiel van de waarde van de CAS-mijlpalen geeft geen correcte weergave van de daadwerkelijke vooruitgang (d.w.z. het vertoont een piek naar het einde van de aankoopprocedure en daardoor is de erkenning via kredietpunten verdraaid). F4E is in 2014 begonnen met de vereiste werkzaamheden voor de invoering van een activiteitengebaseerde verslaglegging (Earned Value Reporting) die haar in staat zal stellen de juiste informatie over de vooruitgang van haar werk aan te leveren. Hier zij vermeld dat F4E elk jaar een vooruitgangsrapport opstelt dat, samen met haar jaarlijks activiteitenverslag, aanvullende informatie verschaft over de algehele Europese bijdrage aan het ITER-project. Daarnaast heeft F4E in de jaarrekening voor 2013 een ruwe voorlopige schatting opgenomen van het percentage voltooide werkzaamheden. Deze is gebaseerd op de uitgaven met betrekking tot de aanbestedingsregelingen die tot nu toe zijn gemaakt. Ook worden ze vergeleken met de geschatte waarde van de bijdrage in natura aan het project.

17.

Wat de uitvoeringspercentages voor de betalingskredieten betreft, heeft het ITER-project opnieuw te kampen gehad met vertragingen met als gevolg dat het ondertekenen van belangrijke contracten vertraging opliep, waardoor de uitvoering van de geplande voorfinanciering niet kon doorgaan. De belangrijkste oorzaken waren vertragingen bij het aanleveren van gegevens door ITER IO en de langer dan geplande onderhandelingen met ondernemingen om de kosten te doen dalen met het oog op een betere kostenbeperking.

18.

Er werd in de loop van 2013 aanzienlijke vooruitgang geboekt met de internebeheersingssystemen en er worden verdere acties ondernomen om de controle van F4E te versterken. Zoals hieronder verder wordt toegelicht, is de implementatie van de acties, zoals die door de auditor zijn geïdentificeerd, reeds ver gevorderd:

19.

F4E is het gedeeltelijk eens met de opmerking aangezien de meeste procedures van gunning via onderhandeling waarover de auditor rapporteert, onder de drempel liggen van 50  000 euro, zoals is aangegeven in de voorschriften van de gemeenschappelijke onderneming. Zij mogen dan ook niet als uitzonderlijk worden beschouwd. Door de lage gemiddelde waarde van bedoelde procedures komen deze overeen met 44 % van de jaarlijkse operationele aankoopprocedures, maar met minder dan 15 % van de jaarlijkse vastleggingen. Daarom kan de gemeenschappelijke onderneming met behulp van procedures van gunning via onderhandeling voor kleinere contracten haar beperkte interne middelen vooral inzetten voor aanbestedingen met een hoge waarde/hoog risico, wat een gunstig risicobeperkend effect heeft. Het zeer kleine aantal voorstellen dat ontvangen wordt voor subsidieaanvragen, is vooral toe te schrijven aan twee factoren. Enerzijds houdt de bijzonder gespecialiseerde aard van de subsidies van F4E in dat deze enkel interEssant is voor een klein aantal aanvragers in Europa. Anderzijds leidt het succes van het Europese fusieprogramma bij het oprichten van een Europees onderzoeksdomein in combinatie met een minimale overlap en een nauwe samenwerking tussen teams die in één domein actief zijn, tot pan-Europese consortia die de meeste voorstellen doen naar aanleiding van oproepen van F4E.

20.

Over de geïdentificeerde zwakke punten zou F4E willen opmerken dat er reeds maatregelen worden getroffen om deze te verhelpen, zoals hieronder gedetailleerd staat beschreven.

21.

F4E heeft geen aanvullende opmerkingen.

22.

In het geval van subsidies zijn er inderdaad definitieve controleresultaten in 2013 die reeds werden geïmplementeerd. Zelfs al ging het om slechts één enkele controle, toch dekte deze 21 % van het totaalbedrag aan bijdragen dat door F4E werd betaald voor subsidies voor de periode 2010-2013. Het eindverslag van de externe controleur werd de begunstigde meegedeeld en de resultaten zijn al doorgevoerd. Bij de drie controles die worden uitgevoerd in 2014, heeft de externe controleur een aanzienlijke werkachterstand en heeft F4E nog geen enkel verslag ontvangen (zelfs nog geen voorlopig verslag dat contractueel dient te worden toegezonden na afronding van het veldwerk).

Voor aanbestedingscontracten heeft de interne-auditcapaciteit (IAC) in 2013 de financiële, nalevings-, kwaliteits- en prestatieaspecten beoordeeld van vijf contracten onder het beheer van het projectteam Gebouwen en stroomvoorziening. De eerste ontwerpversie van het verslag werd de directeur op 28 maart 2014 voorgelegd. Na de contradictoire procedure en rekening houdend met de hoge technische en juridische complexiteit van enkele kwesties die de IAC in kaart heeft gebracht, werd de directeur op 30 september 2014 een definitief ontwerp voorgelegd. Niettemin willen wij erop wijzen dat al aan verscheidene, door de IAC vastgestelde zwakke punten wordt gewerkt.

23.

F4E is verheugd met de vooruitgang die geboekt werd met de betalingstermijnen voor de lidmaatschapsbijdrage, ondanks de incidenten die de Rekenkamer heeft aangestipt. Dit komt tot uiting in het feit dat van de 2,2 miljoen euro aan vertraagde bijdragen, er 1,7 miljoen slechts één dag te laat werd ontvangen, wat overeenstemt met de bijdrage van twee leden.

24.

F4E zou willen opmerken dat er geen ongeoorloofde vertragingen hebben plaatsgevonden. De nieuwe financiële kaderregeling trad in werking op 8 december 2013. F4E beoordeelde de wijzigingen die deze met zich bracht en de noodzaak om afwijkingen toe te staan, die van vitaal belang zijn voor de organisatie gezien haar specifieke operationele behoeften. Op basis van die evaluatie ontwikkelde F4E een voorstel tot wijziging/herwerking van haar financieel reglement en uitvoeringsvoorschriften met belangrijke afwijkingen. Zij presenteerde deze aan de raad van bestuur tijdens diens vergadering van juni 2014, die de belangrijke afwijkingen goedkeurde. De raad van bestuur komt twee keer per jaar bijeen en dit was na de inwerkingtreding van de financiële kaderregeling de eerste vergadering waarop F4E een voorstel kon indienen. Overeenkomstig artikel 5 van Beschikking 2007/198/Euratom van de Raad kan F4E nu alleen bij de Commissie een voorafgaand standpunt over haar financieel reglement indienen, aangezien de definitieve versie van het reglement eerst na de beoordeling van het standpunt van de Commissie de raad van bestuur in zijn eerstvolgende vergadering van december 2014 kan worden voorgelegd.

25.

F4E heeft geprobeerd bij het bedrijfsleven een zo breed mogelijk begrip en zo veel mogelijk steun te vinden voor de tenuitvoerlegging van dit beleid. Daarom vond in de loop van 2013 een raadplegingsproces plaats om input en, waar mogelijk, de instemming van het bedrijfsleven te krijgen voor een aantal praktische oplossingen. Hier zij benadrukt dat bij de goedkeuring van maatregelen voor de functionele tenuitvoerlegging van het beleid van intellectuele eigendom, de desbetreffende contractuele bepalingen in de contractuele activiteiten van F4E ook werden overgenomen. Dit gebeurde welbewust om F4E in staat te stellen het beleid toe te passen zonder enige verdere uitvoerings- of regelgevende maatregelen te moeten treffen. In elk geval werden enkele aanpassingen aangebracht in het besluitvormingsproces van F4E om ervoor te zorgen dat het nieuwe beleid naadloos aansluit bij de praktijken van F4E en ook wordt nageleefd.

26.

F4E zou willen benadrukken dat het resterende risico, dat verbonden is aan de exclusieve exploitatierechten buiten fusie, die geboden wordt aan haar contractanten, op doeltreffende wijze wordt gereduceerd door het feit dat zij als absolute regel het niet-exclusieve en overdraagbare recht behoudt om de intellectuele eigendom op het vlak van fusie te gebruiken. Er bestaat geen conflict tussen de exclusiviteit die verleend wordt voor niet-fusietoepassingen en de gedeelde rechten die gevraagd worden voor fusietoepassingen; door dit onderscheid wordt geen bijkomend risico gecreëerd. F4E zal er speciaal op toezien dat de grenzen van wat beschouwd zou worden als een fusietoepassing (die als minimum alle systemen, subsystemen en componenten omvatten die vallen binnen het toepassingsgebied van de ITER-overeenkomst) worden gedefinieerd met als doel een maximum aan duidelijkheid en transparantie ten aanzien van contractanten te verzekeren.

Daarnaast is F4E van oordeel dat deze benadering van rechten van intellectuele eigendom de concurrentie verhoogt, aangezien de contractuele voorwaarden aantrekkelijker zijn voor contractanten, wat bijdraagt tot kostenbeheersing en het verspreiden van onze aanwezigheid in heel Europa.

27.

F4E zou willen opmerken dat houders van intellectuele-eigendomsrechten er per definitie veel belang bij hebben ervoor te zorgen dat geen enkele verspreidingsactiviteit de bescherming van hun rechten belemmert. Dit is in het bijzonder het geval wanneer de contractant binnen zijn belangrijkste activiteitsdomeinen buiten fusie exclusieve exploitatierechten heeft. De mogelijkheid om een controledienst op te richten om inbreuken op de contractuele voorwaarden vast te stellen in geval een contractant ongeoorloofd publiceert, lijkt niet in verhouding te staan tot de omvang van het resterende risico en zou in de praktijk moeilijk toe te passen zijn.

28.

De regels rond het beheer van belangenconflicten met betrekking tot personeelsleden werd door de raad van bestuur goedgekeurd en werden op 1 juli 2014 van kracht. Binnen afzienbare tijd worden er uitvoeringsmaatregelen goedgekeurd (bv. over algemene opgaven van belangen, voorschriften na tewerkstelling). Er wordt momenteel een speciale database ontwikkeld voor algemene belangenopgaven.

29.

F4E heeft geen opmerkingen.

30.

F4E heeft geen opmerkingen.

31.

In de Gastheerschapsovereenkomst die in 2007 ondertekend werd tussen „Fusion and for Energy” en het Koninkrijk Spanje is inderdaad opgenomen dat Spanje uiterlijk drie jaar na de ondertekening van de overeenkomst F4E permanente kantoorruimte zal toewijzen. De overeenkomst voorziet ook dat het land tijdelijke kantoorruimte beschikbaar zal stellen totdat er een definitief gebouw beschikbaar komt.

Aangezien Spanje nog geen permanente kantoorruimte, zoals voorzien in de Gastheerschapsovereenkomst, heeft toegewezen en geweigerd heeft om aanvullende ruimte beschikbaar te stellen, werd de kwestie in december 2013 onder de aandacht van de raad van bestuur gebracht. In zijn conclusies:

De conclusies van de raad van bestuur werden de Spaanse autoriteiten toegezonden met het dringende verzoek aandacht aan deze problemen te besteden en de raad van bestuur van F4E te informeren over de maatregelen die zij van plan zijn te treffen om aan hun verplichtingen te voldoen. De Spaanse autoriteiten antwoordden dat zij reeds alle ruimte ter beschikking hadden gesteld die in de Gastheerschapsovereenkomst was voorzien, en dat bijgevolg geen extra ruimte kan worden aangeboden. Bovendien verwezen zij naar de besprekingen die in 2010-2011 hebben plaatsgevonden over een mogelijk gebouw in de regio, waarvan later door zowel Spanje als door F4E werd afgezien. Ten slotte wezen zij erop dat er momenteel een zoekproces naar een nieuw gebouw gaande is en dat F4E binnenkort geïnformeerd zou worden. Ondanks de verklaringen van de Spaanse autoriteiten over de mogelijke vooruitgang bij het nemen van de beslissing over de permanente huisvesting, dient te worden onderstreept dat F4E nu al meer dan een jaar geen nieuws meer heeft ontvangen. Het verslag van de werkgroep, waarnaar Spanje verwijst, werd in september 2013 afgerond en sindsdien werd geen enkele actie ondernomen. In de recente brief van de Spaanse minister van Buitenlandse Zaken staat geen enkel element dat toelaat te geloven dat er enige daadwerkelijke vooruitgang wordt geboekt. Zoals reeds verscheidene malen gemeld aan de Spaanse autoriteiten en aan de raad van bestuur, is de kantoorruimte die de gemeenschappelijke onderneming momenteel ter beschikking staat niet voldoende en leidt tot toenemende problemen die F4E en haar personeel verhinderen in redelijke omstandigheden te werken. Gezien de niet geringe aanhoudende inspanningen om alle beschikbare functies in te vullen en het aantal vacatures te verminderen, verslechtert de situatie iedere maand. In een recente enquête onder het personeel van F4E, werden de werkomstandigheden aangehaald als een van de grootste problemen en zorgen.

32.

F4E heeft de meeste uitvoeringsvoorschriften die de Rekenkamer noemt reeds aangenomen — ouderschapsverlof, verlof om gezinsredenen, pensioenrechten, beoordeling van de directeur, rang en indeling in salaristrappen en deeltijdwerk. De voorschriften voor tijdelijke functionarissen werden begin 2013 ter goedkeuring voorgelegd aan de Commissie, maar deze gaf hierop nog geen antwoord, waardoor ze nog niet ter goedkeuring konden worden voorgelegd aan de raad van bestuur overeenkomstig artikel 110 van het Personeelsstatuut. Dit was ook het geval voor een aantal aanvullende ontwerpuitvoeringsvoorschriften die in 2013 ter goedkeuring werden ingediend bij de Commissie. Intussen werd de hervorming van het Personeelsstatuut op 1 januari 2014 van kracht, waardoor nieuwe aanpassingen noodzakelijk werden. F4E heeft reeds de noodzakelijke stappen ondernomen en verscheidene voorschriften van de Commissie voorgelegd aan haar raad van bestuur, die naar analogie dienen te worden toegepast, zoals bijgewerkte bepalingen rond deeltijdwerk en rang en indeling in salaristrappen, die na de hervorming noodzakelijk waren. Daarnaast vinden er, overeenkomstig het nieuwe artikel 110, consultaties over andere bepalingen plaats met het personeelscomité. Daarom verwachten we dat er in de loop van het jaar verdere vooruitgang zal worden geboekt, op voorwaarde dat de Commissie binnen een redelijke termijn antwoordt, zodat F4E eventueel aanvragen voor afwijkingen kan indienen. Tot slot werd met betrekking tot enkele regels — in het bijzonder het beroep op en de indienstneming van tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten, evaluatie en herclassificatie, onbetaald verlof voor arbeidscontractanten en tijdelijke functionarissen — met de Commissie overeengekomen om gebruik te maken van gemeenschappelijke modelbesluiten, die momenteel worden uitgewerkt door de permanente werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van agentschappen en van de Commissie.