EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52013TA1213(11)
Report on the annual accounts of the European Asylum Support Office for the financial year 2012, together with the Office’s replies
Verslag over de jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Bureau
Verslag over de jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Bureau
PB C 365 van 13.12.2013, p. 73–79
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
|
13.12.2013 |
NL |
Publicatieblad van de Europese Unie |
C 365/73 |
VERSLAG
over de jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Bureau
2013/C 365/11
INLEIDING
|
1. |
Het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (hierna „Bureau” ofwel „EASO”), gevestigd te Valletta, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 439/2010 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Bureau heeft tot taak, de ontwikkeling van het gemeenschappelijk Europees asielstelsel te ondersteunen. Het werd opgericht om de praktische samenwerking inzake asielaangelegenheden te versterken en de lidstaten te helpen voldoen aan hun Europese en internationale verplichtingen om mensen in nood te beschermen. Het EASO fungeert als expertisecentrum op asielgebied. Het verleent ook steun aan de lidstaten waarvan de asielstelsels en opvangvoorzieningen onder bijzondere druk staan. |
|
2. |
De Commissie verleende het Bureau op 20 september 2012 financiële autonomie. Derhalve loopt de gecontroleerde periode voor het begrotingsjaar 2012 van 20 september 2012 tot en met 31 december 2012. |
TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
|
3. |
De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
|
4. |
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:
|
De verantwoordelijkheid van de leiding
|
5. |
Overeenkomstig de artikelen 33 en 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (4) is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Bureau, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen:
|
De verantwoordelijkheid van de controleur
|
6. |
De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (6) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn. |
|
7. |
De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. |
|
8. |
De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring. |
Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen
|
9. |
Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Bureau op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2012 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. |
Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen
|
10. |
Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
|
11. |
De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer en moeten worden gezien in het licht van het feit dat het proces van de oprichting van het nieuwe Bureau en van de vaststelling van zijn procedures nog gaande is. |
OPMERKING OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN
|
12. |
Het boekhoudsysteem van het Bureau is nog niet door de rekenplichtige gevalideerd. |
OPMERKING OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN
|
13. |
Een overdracht van 0,2 miljoen euro was niet gedekt door een juridische verbintenis (contract) en was derhalve onregelmatig. |
OPMERKINGEN OVER INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN
|
14. |
Er is geen fysieke inventaris opgemaakt om te zorgen dat al het materiaal dat is gekocht voor de inrichting van het Bureau is opgenomen in het register. |
|
15. |
Vijftig betalingen, die ongeveer 20 % van het totale bedrag aan betalingen uitmaken, werden gedaan na het verstrijken van de daarvoor in het financieel reglement gestelde termijnen. |
|
16. |
Tien van de 16 internecontrolenormen (7) zijn nog niet volledig ten uitvoer gelegd. |
OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER
|
17. |
De begrotingsbehoeften voor 2012 waren aanzienlijk overschat: slechts 4,8 miljoen euro van de 7 miljoen euro die was overgeschreven toen het Bureau financieel autonoom werd, werd vastgelegd. |
|
18. |
Er werd 3,2 miljoen euro aan vastgelegde kredieten overgedragen — 65,13 % van het totaal aan vastgelegde kredieten voor de periode waarin het Bureau financieel autonoom was (8). Deze overdrachten betreffen titel I (personeelsuitgaven) voor 0,3 miljoen euro, titel II (overige administratieve uitgaven) voor 1,4 miljoen euro en titel III (beleidsactiviteiten) voor 1,5 miljoen euro. Ze houden hoofdzakelijk verband met facturen die aan het eind van het jaar nog niet ontvangen en/of betaald waren en met hangende vergoedingen van kosten in verband met deskundigen. Daarnaast betreft ongeveer 0,8 miljoen euro in 2012 verrichte inrichtingswerkzaamheden in het kantoorgebouw van het Bureau, waarvoor zal worden betaald na de definitieve oplevering (9). Een dergelijk hoog niveau van overdrachten is echter in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. |
|
19. |
Meerdere begrotingsvastleggingen waren niet toereikend om de betreffende geleverde goederen en diensten te dekken. Naar schatting beloopt het bedrag aan niet-gedekte leveringen 0,2 miljoen euro, hetgeen leidt tot een dienovereenkomstig te hoge opgave in de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering. |
OVERIGE OPMERKINGEN
|
20. |
Het EASO coördineert de inzet van deskundigen van lidstaten ter ondersteuning van andere lidstaten die in een crisis verkeren (noodsteun) en vergoedt de reiskosten van de deskundigen op forfaitaire basis. Het totaal aan vergoede reiskosten beliep ongeveer 417 000 euro (24 % van de totale betalingen). Forfaitaire kostenvergoedingen werden ook betaald aan externe deelnemers aan vergaderingen ten kantore van het EASO. Vergaderkosten zijn verspreid over verscheidene begrotingsonderdelen en het totaalbedrag ervan is onbekend. Hoewel de toepassing van forfaitaire bedragen de administratieve lasten verlaagt, kunnen ze hoger zijn dan de werkelijk gemaakte kosten. |
|
21. |
Om gastland van het EASO te worden, bood de Maltese regering het gebouw (10) aan en de huurovereenkomst met de Maltese vervoersautoriteit bepaalt dat het kantoor afgewerkt wordt opgeleverd, waarbij voor de essentiële voorzieningen is gezorgd. Het gebouw moest echter worden aangepast (11) om het functioneel te maken; de kosten hiervoor bedroegen naar schatting 4,3 miljoen euro, waarvan 3,8 miljoen euro door de Commissie moest worden gedragen. Eind 2012 waren de meeste werkzaamheden afgerond en was ongeveer 3 miljoen euro aan voorschotten betaald aan de Maltese regering. Daarnaast zal het EASO huur betalen ten belope van ongeveer 3,7 miljoen euro in de loop van een periode van negen jaar. |
|
22. |
De Commissie had het Europees Parlement en de Raad geïnformeerd over de gastheerschapsregelingen en het feit dat het gebouw aangepast moest worden op kosten van de Maltese regering en de Commissie. Hoewel de begrotingsautoriteiten waren geïnformeerd over het project, blijkt nergens uit dat zij op de hoogte waren van de verwachte kosten en het EU-aandeel daarin. |
|
23. |
De doorzichtigheid van de wervingsprocedures kan nog worden verbeterd: er was geen bewijs dat de wegingen en minimaal vereiste scores om te worden uitgenodigd voor de sollicitatiegesprekken of om te worden opgenomen in de reservelijst, waren vastgesteld voordat de sollicitaties werden onderzocht, of dat de vragen voor de sollicitatiegesprekken en de schriftelijke tests waren vastgesteld voordat de sollicitaties werden onderzocht. |
Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 juli 2013.
Voor de Rekenkamer
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
President
(1) PB L 132 van 29.5.2010, blz. 11.
(2) Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van belangrijke grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.
(3) Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.
(4) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.
(5) De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, indien relevant, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.
(6) Artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1).
(7) ICN nrs. 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 13 en 14.
(8) 40,32 % wanneer het gehele kalenderjaar 2012 in aanmerking wordt genomen.
(9) Deze was nog gaande in mei 2013.
(10) In de offerte omschreven als ultramodern.
(11) Volgens de desbetreffende subsidieovereenkomst tussen de Commissie en de Maltese regering omvat dit de aanpassing van de indeling van de bureaus, dubbele beglazing, IT- en beveiligingsinfrastructuur, inrichting van een vergaderzaal enz.
BIJLAGE
Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken, EASO (Valletta, Malta)
Bevoegdheden en activiteiten
|
Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag (Artikel 3 van het Verdrag betreffende de Europese Unie en de artikelen 67, 78 en 80 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie) |
De Unie biedt haar burgers een ruimte van vrijheid, veiligheid en recht zonder binnengrenzen, waarin het vrije verkeer van personen gewaarborgd is in combinatie met passende maatregelen met betrekking tot controles aan de buitengrenzen, asiel, immigratie, en voorkoming en bestrijding van criminaliteit. De Unie ontwikkelt een gemeenschappelijk beleid inzake asiel, subsidiaire bescherming en tijdelijke bescherming, teneinde iedere onderdaan van een derde land die internationale bescherming behoeft, een passende status te verlenen en de naleving van het beginsel van non-refoulement te garanderen. Dit beleid moet in overeenstemming zijn met het Verdrag van Genève van 28 juli 1951 en het protocol van 31 januari 1967 betreffende de status van vluchtelingen alsmede met de andere toepasselijke verdragen. Daartoe worden maatregelen vastgesteld voor een gemeenschappelijk Europees asielstelsel dat het volgende omvat: een uniforme asielstatus voor onderdanen van derde landen die in de hele Unie geldt; een uniforme subsidiaire-beschermingsstatus voor onderdanen van derde landen die, als zij geen asiel krijgen in de Europese Unie, internationale bescherming behoeven; een gemeenschappelijk stelsel voor tijdelijke bescherming van ontheemden in geval van een massale toestroom; gemeenschappelijke procedures voor toekenning of intrekking van de uniforme status van asiel of van subsidiaire bescherming; criteria en instrumenten voor de vaststelling van de lidstaat die verantwoordelijk is voor de behandeling van een asielverzoek of van een verzoek om subsidiaire bescherming; normen betreffende de voorwaarden inzake de opvang van asielzoekers of van aanvragers van subsidiaire bescherming; partnerschap en samenwerking met derde landen om de stromen van asielzoekers of aanvragers van subsidiaire of tijdelijke bescherming te beheersen. Indien een of meer lidstaten ten gevolge van een plotselinge toestroom van onderdanen van derde landen in een noodsituatie terechtkomen, kunnen voorlopige maatregelen ten gunste van de betrokken lidstaat of lidstaten worden vastgesteld. Aan het asielbeleid van de Unie en de uitvoering daarvan liggen de beginselen van solidariteit en billijke verdeling van de verantwoordelijkheid tussen de lidstaten, ook op financieel vlak, ten grondslag. |
||||||||||
|
Bevoegdheden van het Bureau (Verordening (EU) nr. 439/2010 van het Europees Parlement en de Raad tot oprichting van een Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken) |
Doelstellingen Het EASO draagt bij aan de ontwikkeling van een gemeenschappelijk Europees asielstelsel. Het EASO heeft tot doel, de diverse aspecten van de praktische samenwerking tussen de lidstaten op asielgebied te faciliteren, te coördineren en te versterken, onder meer door praktische en operationele steun aan lidstaten te verlenen; operationele steun te verlenen aan lidstaten waarvan de asielstelsels onder bijzondere druk staan, ook door middel van de coördinatie van asiel-ondersteuningsteams die bestaan uit nationale asieldeskundigen; en door wetenschappelijke en technische bijstand te verlenen ten aanzien van het beleid en de wetgeving van de Unie in alle aangelegenheden die directe of indirecte gevolgen hebben voor het asielbeleid. Taken
|
||||||||||
|
Organisatie |
Raad van bestuur Samenstelling De raad van bestuur van het EASO bestaat uit één lid uit iedere lidstaat met uitzondering van Denemarken, twee leden van de Europese Commissie en één lid van het UNHCR zonder stemrecht. Alle leden worden aangesteld op grond van het hoge niveau van hun ervaring, beroepsverantwoordelijkheid en deskundigheid op het gebied van asiel. Denemarken wordt uitgenodigd om alle vergaderingen van de raad van bestuur en andere relevante vergaderingen bij te wonen als waarnemer. Kroatië wordt ook uitgenodigd om alle vergaderingen van de raad van bestuur en andere relevante vergaderingen als waarnemer bij te wonen totdat het met de inwerkingtreding van het toetredingsverdrag tussen de EU en Kroatië van 9 december 2011 volwaardig lid van het EASO wordt. Taken De belangrijkste taken van de raad van bestuur als leidinggevend en programmeringsorgaan van het EASO zijn omschreven in artikel 29 van de EASO-verordening en omvatten de aanstelling van de uitvoerend directeur en de vaststelling van de werkprogramma’s, jaarverslagen en de algemene begroting van het EASO. De raad van bestuur heeft de eindverantwoordelijkheid om ervoor zorgen dat het EASO zijn taken doeltreffend uitvoert. Uitvoerend directeur De uitvoerend directeur, die onafhankelijk is in de uitvoering van zijn taken, is de wettelijk vertegenwoordiger van het Bureau en is onder andere belast met het bestuurlijk beheer van het EASO en met de uitvoering van het werkprogramma en de besluiten van de raad van bestuur. De uitvoerend directeur van het EASO, dr. Robert K. Visser, nam zijn functie op 1 februari 2011 op. Zijn ambtstermijn is vijf jaar en kan eenmaal met drie jaar worden verlengd. Groepen Het EASO kan krachtens artikel 32 van de EASO-verordening groepen oprichten bestaande uit deskundigen. Adviesforum In 2011 — het eerste jaar waarin het EASO actief was — richtte het overeenkomstig artikel 51 van de EASO-verordening een adviesforum op. Door middel van het adviesforum kan het EASO zorgen voor een nauwe dialoog met maatschappelijke organisaties en bevoegde instanties. Het adviesforum is een mechanisme voor uitwisseling van informatie tussen en bundeling van kennis van het EASO en maatschappelijke organisaties en ter zake doende instanties die actief zijn op het gebied van asiel. In overeenstemming met de EASO-verordening komt het adviesforum ten minste eenmaal per jaar in voltallige vergadering bijeen. Daarnaast beschikt het EASO over een jaarlijkse raadplegingskalender om de diverse raadplegingsmethoden en —activiteiten, d.w.z. bijeenkomsten van deskundigen, workshops, seminars en online-raadpleging, te organiseren. Interne controle Dienst Interne Audit (DIA) van de Europese Commissie. Externe controle Europese Rekenkamer. Kwijtingverlenende autoriteit Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad. |
||||||||||
|
In 2012 ter beschikking van het Bureau gestelde middelen |
Definitieve begroting 10 miljoen euro (het EASO werd op 20 september 2012 financieel autonoom; voordien werd de begroting uitgevoerd door de Europese Commissie). Personeelsbestand per 31 december 2012 Toegestane posten (tijdelijk personeel): 38, waarvan bezet: 38 Andere posten (arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen): 23, waarvan bezet: 20 Totaalaantal posten: 61 waarvan 58 bezet door personeelsleden, waarvan er
|
||||||||||
|
Producten en diensten in 2012 |
De activiteiten van het EASO kunnen worden verdeeld in vijf aandachtsgebieden: permanente ondersteuning, speciale steun, noodsteun, ondersteuning op het gebied van informatie en analyse en steun aan derde landen. Permanente ondersteuning: het EASO organiseerde 15 opleidingssessies voor opleiders, werkte 10 opleidingsmodules bij, stelde een opleidingsstrategie vast en organiseerde het jaarlijkse didactische seminar. Het EASO ontwikkelde ook een kwaliteitsbeoordelingsmethodologie, organiseerde 16 vergaderingen inzake informatie over landen van herkomst (COI) met groepen en de taskforce, publiceerde 2 COI-verslagen over Afghanistan en organiseerde 3 workshops voor praktische samenwerking en 4 bijeenkomsten van deskundigen over niet-begeleide minderjarigen. Speciale steun: het EASO organiseerde speciale steun voor Zweden en presenteerde zijn evaluatieverslag over hervestigingsprojecten aan de Commissie, de Raad en het Europees Parlement. Noodsteun: het EASO verleende een jaar lang noodsteun aan Griekenland en in februari 2012 verleende het noodsteun aan Luxemburg. Ondersteuning op het gebied van informatie en analyse: het EASO publiceerde zijn jaarverslag over de stand van zaken op het gebied van asiel in de EU in 2011. Daarnaast bood het EASO de Raad en andere partners een vroegtijdige waarschuwingsanalyse en een trendprognose voor de asielsituatie in de EU aan. Steun aan derde landen: het EASO organiseerde een conferentie over hervestiging. Wat betreft de organisatie van het EASO werd het EASO financieel onafhankelijk, organiseerde het vier vergaderingen van de raad van bestuur, verhuisde het naar zijn nieuwe kantoorgebouw, sloot het een werkovereenkomst met Frontex, hield het zijn tweede vergadering met het adviesforum en raadpleegde het het maatschappelijke middenveld over verschillende onderwerpen waaronder zijn jaarverslag. |
||||||||||
|
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens. |
|||||||||||
ANTWOORD VAN HET BUREAU
|
12. |
Het ontwerpverslag over de validering van het boekhoudsysteem van het Bureau is in mei 2013 opgesteld. Het eindverslag is op 29 mei 2013 ondertekend. |
|
13. |
Tijdens de aanloopfase van het Bureau en voorafgaand aan diens financiële onafhankelijkheid zijn diverse voorlopige kredieten vastgelegd ter dekking van verschillende soorten uitgaven. Vóór de financiële onafhankelijkheid werd besloten deze vastleggingen niet te annuleren. Eind 2012 is besloten de voornoemde kredieten over te dragen naar 2013 om te waarborgen dat (mogelijk uitstaande) betalingsverzoeken uit 2012 vastgelegd zijn in de begroting. Nu bewaakt het Bureau het verbruik van vastleggingen in de begroting doorlopend. Op deze manier wordt een regelmatige overdracht naar 2014 gewaarborgd. |
|
14. |
Een fysieke inventaris wordt opgemaakt in het derde kwartaal van 2013. |
|
15. |
De achterstand in betalingen was het gevolg van de overdracht van gegevens in ABAC alsook van de overdracht van fysieke bestanden voor het doel van de financiële onafhankelijkheid. Het Bureau gaat ervan uit dat de achterstallige betalingen tegen de zomer van 2013 drastisch zullen afnemen. |
|
16. |
Na de zelfevaluatie van april 2013 is het Bureau niet ver verwijderd van een volledige tenuitvoerlegging en verwacht het dit proces voor het einde van 2013 te kunnen afronden. |
|
17. |
2012 was een uitzonderlijk jaar in termen van begrotingseisen als gevolg van de financiële onafhankelijkheid, en het Bureau beschikte over slechts tweeëneenhalve maand om de genoemde 4,8 miljoen EUR vast te leggen. |
|
18. |
Het percentage overdrachten was weliswaar hoog, maar dat had voornamelijk te maken met het late tijdstip van financiële onafhankelijkheid, te weten eind september 2012, en aan de verhuizing naar het nieuwe definitieve hoofdkantoor, eveneens in september dat jaar. |
|
19. |
Het ontoereikende bedrag ter dekking van wettelijke verplichtingen in verband met geleverde goederen en diensten was terug te voeren op de uitzonderlijke omstandigheden in 2012 (financiële onafhankelijkheid). Het Bureau heeft al doelmatige, planning-, monitoring- en rapportagesystemen voor begrotingsvastleggingen ingevoerd om te waarborgen dat wettelijke verplichtingen volledig gedekt zijn door toereikende vastleggingen in de begroting. |
|
20. |
Het raamwerk voor de vergoeding van reiskosten van deskundigen op basis van forfaitaire bedragen is in 2011 met technische ondersteuning van DG Binnenlandse Zaken opgezet en vervolgens voorgelegd aan de raad van bestuur van het Bureau, die het heeft goedgekeurd. Met het forfaitaire systeem wordt rekening gehouden met de flexibiliteit om op korte termijn deskundigen in te zetten met hoge vliegkosten, inclusief reiskosten naar afgelegen gebieden zoals grensgebieden. Om gezond financieel beheer te waarborgen wordt dit systeem regelmatig getoetst. |
|
21. |
De Europese Commissie heeft het Maltese ministerie van Justitie en Binnenlandse Zaken de facto een subsidie toegekend op basis van het jaarlijkse financieringsbesluit voor de agentschappen van het toenmalige DG Justitie/Binnenlandse Zaken (financieringsbesluit 2010 betreffende plaatsing van opdrachten en subsidies voor het jaar 2010 voor de Gemeenschapsorganen die actief zijn op het gebied van justitie, vrijheid en veiligheid, waarnaar verwezen wordt in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad). Hiermee zouden de noodzakelijke uitrustings- en installatiewerkzaamheden van de veiligheidsinstallatie in het EASO-kantoor dat door de Maltese regering ter beschikking was gesteld, moeten worden uitgevoerd. |
|
22. |
De voorzieningen in de begroting voor dit project werden opgenomen in de goedgekeurde EASO-begroting. De specificaties van het project en de ramingen maakten deel uit van de subsidieovereenkomst. De huurovereenkomst en het project waren onderwerp van specifieke discussie in de Begrotingscommissie van het Europees parlement in 2011. |
|
23. |
De doorzichtigheid van de wervingsprocedures is verbeterd. Met de administratieve en financiële onafhankelijkheid zijn ook nieuwe selectie-/wervingspraktijken ingevoerd. Deze zijn vastgelegd in het EASO-wervingsbeleid. |