13.12.2013   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 365/9

1.

Het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (hierna: „het Bureau”), gevestigd te Riga, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Bureau heeft tot belangrijkste taak, diensten voor professionele en administratieve ondersteuning te verlenen aan het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec), en onder sturing van de raad van regelgevers informatie te verzamelen en te analyseren betreffende elektronische communicatie en onder de nationale regelgevende instanties optimale regelgevingspraktijken te verspreiden zoals gemeenschappelijke benaderingswijzen, methoden of richtsnoeren voor de uitvoering van het EU regelgevingskader (2).

2.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële maatregelen ter beheersing van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

3.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

4.

Overeenkomstig de artikelen 33 en 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (5) is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Bureau, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen:

5.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

6.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen.

7.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

8.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Bureau op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2012 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer en moeten worden gezien in het licht van het feit dat 2012 het eerste jaar was waarin het Bureau operationeel was en dat de vaststelling van al zijn procedures nog gaande is.

11.

Het boekhoudsysteem van het Bureau is nog steeds niet door de rekenplichtige gevalideerd.

12.

Overgedragen vastgelegde kredieten ten bedrage van 61 500 euro (10 % van het totaal aan overgedragen vastgelegde kredieten) hielden geen verband met juridische verbintenissen en waren derhalve onregelmatig.

13.

Het Bureau had de internecontrolenormen inzake „Doelstellingen en prestatie-indicatoren (ICN 5)”, „Proces en procedures” (ICN 8), „Documentenbeheer” (ICN 11) en „Informatie en communicatie” (ICN 12) nog niet ten uitvoer gelegd.

14.

Er is geen procedure voor het registreren en afstoten van vaste activa en er is geen fysieke inventaris opgemaakt.

15.

De procedures met betrekking tot de vaststelling, goedkeuring en vastlegging van uitzonderingen en afwijkingen van het beleid en de procedures, zijn niet ten uitvoer gelegd.

16.

Er werd ongeveer 101 000 euro, 45 % van de uit 2011 overgedragen vastgelegde kredieten, geannuleerd. 545 000 euro aan kredieten voor 2012, 17 % van het totaal aan kredieten voor 2012, werd niet gebruikt en moest ook worden geannuleerd. Met 611 000 euro ofwel 19 % van het totaal is het aantal overdrachten van vastgelegde kredieten naar 2013 hoog. Dit wijst op moeilijkheden bij de planning en/of uitvoering van de activiteiten van het Bureau. De overdrachten voor 2012 hielden hoofdzakelijk verband met vertragingen bij personeelswerving en het ontbreken van een doeltreffend beleid om een tijdige indiening door deskundigen van hun kostendeclaraties voor dienstreizen en een tijdige vergoeding daarvan te waarborgen.

17.

De voorbereiding, uitvoering en documentering van aanbestedingsprocedures kunnen nog aanzienlijk worden verbeterd. Zo werd in de gunningsprocedures te weinig aandacht besteed aan de prijs-kwaliteitverhouding en waren algemene gunningscriteria niet verder opgesplitst in subcriteria om een duidelijke en vergelijkbare beoordeling van de offertes mogelijk te maken.

18.

De onderzochte wervingsprocedures vertoonden aanzienlijke gebreken die van invloed waren op de doorzichtigheid: de vragen voor de schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken werden vastgesteld nadat de jury de sollicitaties had onderzocht; er waren geen minimaal vereiste scores vastgesteld voor toelating tot de schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken of voor opname in de lijst van geschikte kandidaten; de benoeming van de jury en veranderingen in de samenstelling ervan waren niet goedgekeurd door het tot aanstelling bevoegd gezag.

19.

De meeste personeelsleden van het Bureau hebben een administratieve of ondersteunende functie en reizen niet; toch heeft iedereen een gsm gekregen met een maandelijks beltegoed tot ongeveer 50 euro. Er zijn geen beheersingsmaatregelen voor toezicht op privégebruik.

20.

Het Bureau voert geen kasmiddelenbeleid. Eind 2012 werden alle kasmiddelen (1,6 miljoen euro) bij één bank (met kredietbeoordeling BBB (8)) aangehouden.

21.

Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van het voorgaande jaar.