Bij deze verordening worden de financiële basisregels vastgesteld voor de organen van de Europese Unie (EU), bedoeld in artikel 70 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 — zie samenvatting. Deze organen zijn voornamelijk gedecentraliseerde agentschappen* (ook wel regelgevende agentschappen) die zijn opgericht bij de EU-verdragen, een rechtspersoonlijkheid hebben en EU-middelen ontvangen. Om onder deze gedelegeerde verordening van de Europese Commissie te vallen, moet in de verordening van het Europees Parlement en van de Raad van de Europese Unie tot instelling van het betreffende EU-orgaan worden verwezen naar artikel 70 van de financiële richtlijn.
Elk EU-orgaan moet zijn eigen financiële regels opstellen in overeenstemming met Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/715 van de Commissie. Een orgaan mag slechts afwijken van de regelgeving in de gedelegeerde verordening op basis van specifieke behoeften en indien hiervoor vooraf toestemming is verleend door de Commissie.

KERNPUNTEN

Elk EU-orgaan dat valt onder deze gedelegeerde verordening van de Commissie moet de volgende begrotingsbeginselen in acht nemen.

Eenheid en begrotingswaarachtigheid:
- voor elk begrotingsjaar worden alle ontvangsten en uitgaven van het orgaan in de begroting geraamd en goedgekeurd;
- alle ontvangsten en uitgaven moeten worden aangewezen op een begrotingsregel;
- geen enkele uitgave kan groter zijn dan het in de begroting toegestane bedrag.
Jaarperiodiciteit:
- het begrotingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december;
- specifieke regels dekken de behandeling van vastleggings-* en betalings-*kredieten;
- indien de begroting bij het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, kunnen maandelijkse betalingen worden verricht tot maximaal een twaalfde van het overeenkomstige bedrag in de begroting van het voorgaande jaar.
Evenwicht:
- de ontvangsten en betalingskredieten moeten in evenwicht zijn;
- binnen zijn begroting mag het orgaan geen leningen aangaan;
- niet-bestede bedragen die zijn ontvangen uit de EU-begroting dienen te worden terugbetaald aan de Commissie.
Rekeneenheid:
- de begroting wordt in euro’s opgesteld en uitgevoerd, evenals de weergave van de boekhouding;
- omrekening van andere valuta’s in euro’s geschiedt volgens vastgestelde regels.
Universaliteit:
- de totale ontvangsten moeten de totale betalingen dekken;
- de ontvangsten en uitgaven dienen volledig te worden opgenomen en mogen niet met elkaar worden gecompenseerd;
- op inkomsten zijn specifieke regels van toepassing, afhankelijk van de vraag of deze extern of intern zijn voortgebracht.
Specialiteit:
- kredieten worden per begrotingstitel, -hoofdstuk, -artikel en -onderdeel voor bepaalde doelen bestemd;
- de directeur kan kredieten onder bepaalde voorwaarden naar een ander begrotingsonderdeel of een ander hoofdstuk verplaatsen.
Goed financieel beheer en prestaties:
- betalingen moeten voldoen aan de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid;
- bij betalingen staan prestaties centraal, waarbij wordt gekeken naar doelen voor programma’s en activiteiten, en indicatoren die de geboekte voortgang meten;
- benchmarking omvat een efficiëntiebeoordeling van de horizontale diensten van het orgaan en een kosten-batenanalyse van het delen van diensten met of het volledig overdragen hiervan aan een ander orgaan van de Commissie;
- programma’s en activiteiten die aanzienlijke uitgaven met zich meebrengen, worden aan een evaluatie vooraf (op basis van een prognose) en achteraf (op basis van het resultaat) onderworpen.
Interne controle op de begrotingsuitvoering:
- wordt toegepast op alle niveaus van het beheer;
- heeft tot doel een redelijke zekerheid te verschaffen over:
  - doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van de operaties,
  - betrouwbaarheid van de verslaglegging,
  - bescherming van activa en informatie,
  - preventie, opsporing, correctie en follow-up van fraude en onregelmatigheden,
  - adequate beheersing van de aan de onderliggende verrichtingen verbonden risico’s.
Transparantie:
- een samenvatting van de begroting van het orgaan en van eventuele gewijzigde begrotingen wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie binnen drie maanden na vaststelling;
- op zijn website publiceert het orgaan de begroting, de personeelsformatie met gegevens over het aantal medewerkers en het aantal gedetacheerde nationale deskundigen. De gegevens worden binnen vier weken na de vaststelling ter kennisgeving meegedeeld aan het Europees Parlement, de Raad, de Europese Rekenkamer en de Commissie;
- op zijn website plaatst het orgaan gegevens over de ontvangers van financiële middelen van de EU;
- in het kader van belangenconflicten publiceert het orgaan op zijn website jaarlijks de opgave van belangen van de leden van de raad van bestuur.

Regels betreffende het opstellen en structureren van het begrotingsoverzicht

Het orgaan zendt uiterlijk op 31 januari van elk jaar een ontwerp van enig programmeringsdocument aan de Commissie, het Europees Parlement en de Raad. Dit omvat gegevens die variëren van informatie over werkprogramma’s en begrotingsramingen tot het onroerendgoedbeleid.
De Commissie stelt de ontwerpbegroting vast, na input van het Europees Parlement en de Raad. Zodra de algehele EU-begroting is vastgesteld, wordt deze begroting definitief.
De begroting van het orgaan moet afzonderlijke staten voor ontvangsten en uitgaven bevatten en gegevens over het aantal functionarissen.

In de verordening wordt het volgende bepaald:

de functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar en aan beide worden de middelen beschikbaar gesteld die nodig zijn voor het vervullen van diens taken;
de directeur voert de taken van ordonnateur uit, welke het volgende inhouden:
- het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer,
- het invoeren van de organisatorische structuur en de systemen voor interne controle,
- het toepassen van controles vooraf en eventueel achteraf,
- het gebruiken van op papier gebaseerde of elektronische systemen voor de bewaring van originele bewijsstukken met betrekking tot de uitvoering van de begroting gedurende ten minste vijf jaar,
- het uitbrengen van verslag aan de raad van bestuur door middel van een geconsolideerd jaarlijks activiteitenverslag;
de raad van bestuur benoemt een onafhankelijke rekenplichtige die verantwoordelijk is voor:
- de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van verschuldigde bedragen,
- het opstellen, inrichten en voeren van de boekhouding,
- het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgelegde systemen.

De volgende uitgavenregels zijn van toepassing:

elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling;
vastleggingen in de begroting vallen onder een van de volgende categorieën:
- individueel: wanneer de ontvanger en het bedrag bepaald zijn,
- globaal: wanneer ofwel de ontvanger of het bedrag niet is bepaald,
- voorlopig: ter dekking van lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet zijn bepaald;
vastleggingen zijn onderworpen aan termijnen;
voor betalingen dient te worden aangetoond dat de actie in overeenstemming is met de overeenkomst.

Het EU-orgaan dient over een interneauditfunctie te beschikken. De intern controleur van de Commissie voert deze rol uit door:

te adviseren over risico’s, de kwaliteit van beheer- en controlesystemen en mogelijke verbeteringen;
de doeltreffendheid van de interne beheersystemen, de interne- en andere controlesystemen en de prestaties van de diensten bij de uitvoering van de programma’s te beoordelen;
volledige en onbeperkte toegang te genieten tot alle informatie die hij voor de uitvoering van zijn taken nodig heeft.

De financiële bijdragen van EU-organen moeten een beleidsdoelstelling van de Unie met gespecificeerde resultaten helpen verwezenlijken. Deze kunnen uiteenlopen van de vergoeding van subsidiabele kosten tot financiering volgens een bepaald percentage.

Het EU-orgaan dient de Commissie onverwijld in kennis te stellen van gevallen van vermoede fraude of andere financiële onregelmatigheden, alle voltooide of lopende onderzoeken door het Europees Openbaar Ministerie of het Europees Bureau voor fraudebestrijding en van alle audits of controles door de Rekenkamer en de dienst Interne audit, zonder het vertrouwelijke karakter van de onderzoeken in gevaar te brengen.

Op basis van regels voor jaarrekeningen is het EU-orgaan verplicht financiële staten, verslagen over begrotingsuitvoering en bewijsstukken te overleggen.

De Rekenkamer, een onafhankelijke extern controleur, de Commissie, de Raad en het Europees Parlement onderzoeken alle hoe de begroting is uitgevoerd voordat leden van het Europees Parlement de jaarrekening goed- of afkeuren (de zogeheten “kwijtingsprocedure”).

Personeel van de Commissie en de Rekenkamer heeft toegang tot de terreinen en gebouwen en tot alle informatie die benodigd is voor het verrichten van hun controles. Het Europees Bureau voor fraudebestrijding kan controles en verificaties ter plaatse verrichten.

De verordening strekt tot intrekking van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, waarin de eerdere financiële kaderregeling was vastgelegd.

VANAF WANNEER IS DE VERORDENING VAN TOEPASSING?

De verordening trad in werking op 11 mei 2019, maar is met terugwerkende kracht van toepassing geweest vanaf 1 januari 2019, met uitzondering van artikel 32 (enkelvoudig programmeringsdocument) en artikel 48 (geconsolideerde jaarlijkse activiteitenverslag), welke van toepassing zijn sinds 1 januari 2020.

ACHTERGROND

Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is het financieel reglement van de EU. In artikel 70 van de verordening worden de basisbeginselen voor de begroting van bepaalde EU-organen vastgesteld.
Zie voor meer informatie:
- Financieel Reglement voor de algemene EU-begroting — publicatie (Europese Commissie).

KERNBEGRIPPEN

Gedecentraliseerde/regelgevende agentschappen. EU-organen die zijn opgericht bij het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) en het Euratom-Verdrag, en die rechtspersoonlijkheid hebben en bijdragen ontvangen uit de begroting. Ze zijn belast met specifieke begrotingstaken waarmee ze een bijdrage leveren aan de uitvoering van EU-beleid en ondersteunen het besluitvormingsproces door bundeling van specialistische deskundigheid. Ze kunnen technische, regelgevings- en toezichthoudende taken op zich nemen.

Ze verschillen onderling op het gebied van omvang en doelstelling, maar ze delen dezelfde basisstructuur en werkwijze.

Vastleggingskredieten. Betalingstoezegging, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan.

Betalingskredieten. Betalingen op grond van verplichtingen uit het lopende of uit eerdere begrotingsjaren.

BELANGRIJKSTE DOCUMENT

Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/715 van de Commissie van 18 december 2018 houdende de financiële kaderregeling van de bij het VWEU en het Euratom-Verdrag opgerichte organen, bedoeld in artikel 70 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 122 van 10.5.2019, blz. 1-38).

GERELATEERDE DOCUMENTEN

Mededeling van de Commissie — Richtsnoeren voor het vermijden van en omgaan met belangenconflicten overeenkomstig het Financieel Reglement (PB L 121 van 9.4.2021, blz. 1-43).

Mededeling van de Commissie aangaande de versterking van de governance van organen van de Unie onder artikel 70 van het Financieel reglement 2018/1046 en aangaande de richtsnoeren voor het enkelvoudig programmeringsdocument en het jaarlijkse geconsolideerde activiteitenverslag (C(2020) 2297 van 20.4.2020).

Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (PB L 193 van 30.7.2018, blz. 1-222).

Achtereenvolgende wijzigingen aan Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 werden in de basistekst opgenomen. Deze geconsolideerde versie is enkel van documentaire waarde.

Laatste bijwerking 03.11.2021

Top