5.12.2008   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 311/136

1-2

3-6

7-15

1.

De Europese Politieacademie (hierna „de Academie” genoemd) werd opgericht bij Besluit 2000/820/JBZ van de Raad, zoals ingetrokken in 2005 en vervangen bij Besluit 2005/681/JBZ van de Raad (1). De taak van de Academie bestaat erin te functioneren als een netwerk en de nationale politieopleidingsinstituten in de lidstaten samen te brengen om op gemeenschappelijke normen gebaseerde opleidingen ten behoeve van hoge leidinggevende politiefunctionarissen te verzorgen.

2.

Tabel 1 geeft een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van de Academie. Ter informatie zijn essentiële gegevens uit de door de Academie opgestelde jaarrekening over het begrotingsjaar 2007 opgenomen in de tabellen 2 en 3.

3.

Deze verklaring is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 (2) aan het Europees Parlement en de Raad gericht. Overeenkomstig artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is zij opgesteld na onderzoek van de rekeningen van de Academie.

4.

De rekeningen van de Academie over het per 31 december 2007 (3) afgesloten begrotingsjaar werden overeenkomstig artikel 11 van Besluit 2005/681/JBZ van de Raad opgesteld door haar directeur en naar de Rekenkamer gezonden, die een verklaring moet afgeven over de betrouwbaarheid ervan en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

5.

De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en ISSAI (4), voor zover deze in de communautaire context van toepassing zijn. De controle werd gepland en uitgevoerd om redelijke zekerheid te verkrijgen dat de rekeningen betrouwbaar en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn.

6.

De Rekenkamer heeft hiermee een redelijke grondslag ter onderbouwing van de navolgende verklaring:

Betrouwbaarheid van de rekeningenBehoudens de in de paragrafen 9 en 10 beschreven situaties, zijn de rekeningen van de Academie over het per 31 december 2007 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten betrouwbaar. Voorts vestigt de Rekenkamer de aandacht op de opmerking in paragraaf 7.Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingenBehoudens de in de paragrafen 14 en 15 omschreven situaties zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van de Academie over het geheel genomen wettig en regelmatig. Voorts vestigt de Rekenkamer de aandacht op de opmerkingen in paragraaf 13.

7.

De begroting 2007 van de Academie beliep 6,5 miljoen euro, tegen 5,1 miljoen euro het voorgaande jaar. De stijging van de begroting was het gevolg van de uitbreiding van de activiteiten van de Academie. Dit begrotingsbedrag omvatte niet een bijdrage van 1,5 miljoen euro die in 2007 van de Commissie is ontvangen ter uitvoering van een MEDA-programma (5). Deze situatie was in strijd met het beginsel van eenheid en nauwkeurigheid van de begroting.

8.

Slechts 5,6 miljoen euro van de vastleggingskredieten 2007 (6) werd besteed, waarvan 1,7 miljoen euro werd overgedragen. Meer dan 20 % (0,5 miljoen euro) van de uit het voorgaande jaar overgedragen kredieten werd geannuleerd. Het hoge niveau van overdrachten en annuleringen van kredieten wijst op problemen bij het begrotingsbeheer.

9.

Evenals in 2006 beschikte de Academie voor het grootste deel van het jaar niet over een goed boekhoudsysteem voor de verplichtingen. Zo werden voor beleidsuitgaven besluiten betreffende de besteding genomen door de directeur op advies van de raad van bestuur. Vastleggingen werden pas op begrotingsonderdelen aangewezen nadat de betalingen waren gedaan. Het ontbreken van internecontrolenormen (7) en een ondoeltreffend toezicht op de begroting leidden tot grotere uitgaven dan het in sommige begrotingsonderdelen uitgetrokken bedrag. Dit leidde weer tot hetzij overschrijvingen achteraf om de overgedisponeerde posities te corrigeren, hetzij het uit het niets creëren van nieuwe begrotingsonderdelen.

10.

In november 2007 werd een verplichtingen-boekhoudsysteem ingevoerd voor de beleidsactiviteiten. Het voorzag uitdrukkelijk in het doen van een vastlegging in de begroting vóór enige juridische verbintenis of enige controle naar de beschikbaarheid van kredieten. De vorm van de standaard juridische verbintenis in deze nieuwe procedure biedt geen toereikende juridische garanties. Zij bestaat uit een eenvoudig blad dat enige administratieve informatie over het project bevat, alsmede een verdeling van de totale kosten ervan over de relevante begrotingsonderdelen. Er worden geen details over contractvoorwaarden verstrekt. Deze aanpak stemt niet overeen met het transparantiebeginsel.

11.

In strijd met het financiële reglement van de Academie (8) waren noch de voorlopig rekeningen, noch het verslag over het budgettaire en financiële beheer opgesteld.

12.

De invorderbare btw voor het begrotingsjaar 2007 ad 102 281 euro was aan het eind van het jaar niet opgeëist. De btw moet met regelmatige tussenpozen gedurende het jaar worden teruggevorderd. Deze situatie stemt niet overeen met het beginsel van goed financieel beheer.

13.

In het financiële reglement van de Academie is sprake van de noodzaak van gedetailleerde voorschriften voor de uitvoering ervan (9). De Academie stelde nog geen gedetailleerde uitvoeringsvoorschriften vast, evenmin als voorschriften ter waarborging van de transparantie van de procedures voor het plaatsen van opdrachten van de Academie. Hierover werd reeds een opmerking gemaakt in het controleverslag 2006 (10).

14.

Het systeem voor het plaatsen van opdrachten strookte niet met de bepalingen van het Financieel Reglement. Er was geen documentatie voorhanden ter motivering van de noodzaak tot aanschaf van bepaalde zaken of van het werken met een bepaalde leverancier. Hierover werd reeds een opmerking gemaakt in het controleverslag 2006 (11).

15.

Er werden gevallen geconstateerd waarin kredieten werden gebruikt ter financiering van de privé-uitgaven van sommige personeelsleden van de Academie. Aangezien het voor de controleurs niet doenlijk was alle gedurende het jaar gedane betalingen te onderzoeken, kunnen noch het onregelmatig voor privé-gebruik bestede bedrag, noch alle verschillende soorten privé-uitgaven worden gekwantificeerd. Dit gebruik van openbare middelen voor privé-doeleinden is naar zijn aard een fout van materieel belang. Er moeten stappen worden ondernomen om de volledige terugbetaling van deze middelen te verzekeren.