30.12.2004   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 324/30

1

2-5

6-14

1.

Het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling (hierna: „Bureau”) werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad (1). Het maakt deel uit van een netwerk en coördineert de wetenschappelijke middelen die het van de nationale autoriteiten ter beschikking krijgt om te zorgen voor de beoordeling van en het toezicht op geneesmiddelen voor menselijk en diergeneeskundig gebruik. Tabel 1 geeft een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau op grond van de gegevens die het heeft verstrekt.

2.

Dit oordeel is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (2) aan het Europees Parlement en aan de Raad gericht.

3.

De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Bureau voor het per 31 december 2003 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 57 bis, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerend directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekening (3) overeenkomstig de in artikel 57 bis, lid 11, van dezelfde verordening voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekening te onderzoeken.

4.

De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze vormen een aanpassing van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen aan het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast.

5.

De Rekenkamer heeft aldus redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2003 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is. De Rekenkamer vraagt niettemin aandacht voor de in paragraaf 10 beschreven situatie. Onder voorbehoud van de in de paragrafen 7 en 12 beschreven situaties heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

6.

De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2003 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 2. De tabellen 3 en 4 geven een samenvatting van de winst- en verliesrekening en de balans van het Bureau over het begrotingsjaar 2003.

7.

Op 5 juni 2003 heeft de raad van bestuur van het Bureau onder voorbehoud van goedkeuring door de Commissie een nieuw financieel reglement aangenomen, alsmede de uitvoeringsvoorschriften daarbij, die met ingang van de tweede helft van het begrotingsjaar 2003 van kracht zijn geworden (4). In advies nr. 6/2003 van 17 juli 2003 heeft de Rekenkamer gewezen op de verschillen tussen het financieel reglement van het Bureau en de financiële kaderregeling voor de communautaire organen. In paragraaf 7 van het advies heeft de Rekenkamer in het bijzonder benadrukt dat de door het Bureau vastgestelde uitvoeringsvoorschriften met betrekking tot het plaatsen van overheidsopdrachten moeten overeenstemmen met de bepalingen van het algemeen Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften daarbij. Terwijl er volgens de algemene regels een evaluatiecomité moet worden samengesteld voor elke opdracht waarmee meer dan 13 800 euro is gemoeid, stelt het Bureau deze drempel op 75 000 euro (tabel 5 geeft de geconstateerde verschillen weer).

8.

De rekeningen van het Bureau voor 2003 zijn opgesteld overeenkomstig de in zijn nieuwe financieel reglement vervatte boekhoudbeginselen (5). De verwerking van de boekhoudkundige gegevens over het begrotingsjaar 2002 is niet overgedaan volgens de boekhoudkundige regels die voor de opstelling van de rekeningen voor het per 31 december 2003 afgesloten begrotingsjaar zijn gebruikt.

9.

Krachtens artikel 43, lid 1, sub e), van het financieel reglement van het Bureau valideert de rekenkundige de door de ordonnateur vastgestelde systemen voor het verschaffen of onderbouwen van boekhoudkundige gegevens. Deze validering is niet verricht.

10.

Het Bureau heeft in 2003 een fysieke inventarisatie van de vaste activa op soort verricht, terwijl de rekeningen van de vaste activa worden bijgehouden per jaar van aankoop van de goederen. Deze situatie bemoeilijkt de aansluiting van de fysieke en boekhoudkundige gegevens. Bovendien worden de goederen niet vermeld in de inventaris, noch in de rekeningen van de vaste activa. Hun totale waarde na afschrijvingen is op 4 188 000 euro geschat (6) en opgenomen onder de post „vaste activa” van de balans. Het Bureau zou moeten zorgen voor een systeem voor het beheer van de vaste activa dat de volledigheid van de inventarisgegevens en de samenhang ervan met de boekhoudkundige gegevens waarborgt.

11.

De continuïteit bij de toepassing van de interne-controlemaatregelen is niet verzekerd. Zo ontbreken de voor een vastlegging of betalingsopdracht verplichte bewijsstukken in een aantal dossiers.

12.

Voor enkele procedures van gunning via onderhandelingen berust de keus voor een bepaalde leverancier op „eerdere ervaringen met de contractant”, een criterium dat niet is vastgelegd in de uitvoeringsvoorschriften bij het financieel reglement (7).

13.

Het onderzoek van de aanwervingsdossiers heeft een aanzienlijk aantal leemten in de formalisering en documentatie aan het licht gebracht: de keus van voor een onderhoud op te roepen kandidaten wordt niet onderbouwd, of er worden controlelijsten opgesteld om na te gaan of de kandidaten aan de toelatingsvoorwaarden voldoen, terwijl hierin niet alle in de kennisgeving van vacature vermelde selectievoorwaarden staan.

14.

De eenheid Kwaliteitsborging van het Bureau verzorgt de interne controle. Twee van de door de eenheid in 2002 verrichte controles op de invoering van een elektronisch documentatiesysteem wezen uit dat er sprake was van een aanzienlijke kostenstijging en belangrijke vertragingen doordat er te weinig greep op het project was. Een latere, in 2003 verrichte controle door een extern consultant bevestigde de door de interne controleur aangegeven tekortkomingen. Het project is eind 2000 ondernomen en had begin 2002 operationeel moeten zijn; de kosten werden geraamd op 1,2 miljoen euro. In 2003 was het systeem nog steeds niet operationeel en beliepen de reeds vastgelegde uitgaven 1,7 miljoen euro.