21.3.2015   

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

C 95/1

1.1.

Dawn il-linji gwida japplikaw għad-distribuzzjoni ta’ sustanzi attivi, kif definiti fl-Artikolu 1(3a) tad-Direttiva 2001/83/KE, għall-prodotti mediċinali għall-użu mill-bniedem. Skont dik id-dispożizzjoni, sustanza attiva hija kwalunkwe sustanza jew taħlita ta’ sustanzi maħsuba biex jintużaw fil-manifattura ta’ prodott mediċinali u li, meta użata fil-produzzjoni tiegħu, issir ingredjent attiv ta’ dak il-prodott maħsub biex jeżerċita azzjoni farmakoloġika, immunoloġika jew metabolika biex jerġgħu jiġu stabbiliti, ikkoreġuti jew immodifikati l-karatteristiċi fiżjoloġiċi jew biex issir dijanjosi medika.

1.2.

Għall-finijiet ta’ dawn il-linji gwida, id-distribuzzjoni ta’ dawn is-sustanzi għandha tinkludi l-attivitajiet kollha involuti fl-akkwist, l-importazzjoni, iż-żamma, il-provvista jew l-esportazzjoni ta’ sustanzi attivi, apparti s-senserija.

1.3.

Dawn il-linji gwida ma japplikawx għall-intermedjarji ta’ sustanzi attivi.

2.1.

Id-distributuri ta’ sustanzi attivi għandhom jiżvilppaw u jżommu sistema tal-kwalità li tistabbilixxi r-responsabbiltajiet, il-proċessi u l-prinċipji tal-ġestjoni tar-riskju. Eżempji tal-proċessi u l-applikazzjonijiet tal-ġestjoni tar-riskju tal-kwalità jinstabu fil-EudraLex Volum 4, Part III. Dokumenti relatati mal-GMP, linji gwida ICH Q9 dwar il-Ġestjoni tar-Riskju tal-Kwalità (ICH Q9).

2.2.

Is-sistema tal-kwalità għandha tkun mgħammra b’persunal kompetenti, bini, tagħmir u faċilitajiet xierqa u suffiċjenti. Għandha tiżgura li:

2.3.

Għandhom jiġu meqjusa d-daqs, l-istruttura u l-kumplessità tal-attivitajiet tad-distributur meta tkun qed tiġi żviluppata jew immodifikata s-sistema tal-kwalità.

3.1.

Id-distributur għandu jaħtar persuna f’kull post fejn isiru l-attivitajiet tad-distribuzzjoni li għandu jkollha awtorità u responsabilità definiti sabiex tiżgura li s-sistema tal-kwalità hija implimentata u miżmuma kif suppost. Il-persuna maħtura għandha taqdi d-dmirijiet tagħha personalment. Il-persuna maħtura tista’ tiddelega d-dmirijiet iżda mhux ir-responsabbiltajiet.

3.2.

Ir-responsabilitajiet tal-persunal kollu involut fid-distribuzzjoni ta’ sustanzi attivi għandhom jiġu speċifikati bil-miktub. Il-persunal għandu jkun imħarreġ dwar ir-rekwiżiti tal-PTD ta’ sustanzi attivi. Għandu jkollu l-kompetenza u esperjenza xierqa sabiex jiżgura li s-sustanzi attivi jiġu maniġġjati, maħżuna u mqassma b’mod xieraq.

3.3.

Il-persunal għandu jieħu taħriġ fil-bidu u jkompli jitħarreġ skont ir-rwol tiegħu, abbażi ta’ proċeduri bil-miktub u skont programm ta’ taħriġ bil-miktub.

3.4.

Għandu jinżamm reġistru tat-taħriġ kollu, u l-effikaċja tat-taħriġ għandha tiġi vvalutata u ddokumentata fuq bażi regolari.

4.1.

Id-dokumentazzjoni jkun fiha l-proċeduri, l-istruzzjonijiet, il-kuntratti, ir-rekords u d-dejta kollha bil-miktub, jew fuq il-karta jew f’format elettroniku. Id-dokumentazzjoni għandha tkun faċilment disponibbli jew li tinstab malajr. Id-dokumentazzjoni kollha relatata mal-konformità tad-distributur ma’ dawn il-linji gwida għandha tkun disponibbli meta tintalab mill-awtoritajiet kompetenti.

4.2.

Id-dokumentazzjoni trid tkun komprensiva biżżejjed fir-rigward tal-ambitu tal-attivitajiet tad-distributur u b’lingwa li tinftiehem mill-persunal. Għandha tkun miktuba fi kliem ċar u mhux ambigwu u mingħajr żbalji.

4.3.

Kull bidla li ssir fid-dokumentazzjoni għandha tiġi ffirmata u titniżżel id-data; il-bidla għandha tippermetti li l-informazzjoni oriġinali tkun tista’ tinqara. Fejn ikun meħtieġ għandha titniżżel ir-raġuni għall-bidla.

4.4.

Kull impjegat għandu jkollu aċċess faċli għad-dokumentazzjoni kollha meħtieġa għall-kompiti li jitwettqu.

4.5.

Proċeduri bil-miktub għandhom jiddeskrivu l-attivitajiet li jaffettwaw il-kwalità tas-sustanzi attivi. Dan jista’ jinkludi l-wasla u l-verifika ta’ kunsinni, il-ħażna, it-tindif u l-manutenzjoni tal-bini (inkluż il-kontroll ta’ organiżmi ta’ ħsara), ir-reġistrar tal-kundizzjonijiet ta’ ħażna, is-sigurtà tal-ħażniet fuq il-post u tal-kunsinni fi tranżitu, l-iritrar mill-istokkijiet għall-bejgħ, l-immaniġġjar ta’ prodotti li jingħataw lura, pjanijiet ta’ ġbir lura, eċċ.

4.6.

Il-proċeduri trid tkun approvata, iffirmata u bid-data mniżżla mill-persuna responsabbli għas-sistema tal-kwalità.

4.7.

Għandha tingħata attenzjoni għall-użu minn proċeduri validi u approvati. Id-dokumenti għandhom jiġu riveduti b’mod regolari u jinżammu aġġornati. Għandu jsir kontroll fuq il-verżjonijiet tal-proċeduri. Wara li dokument jiġi rivedut, għandu jkun hemm sistema biex tipprevjeni l-użu bi żball tal-verżjoni ta’ qabel. Il-proċeduri li jkunu ġew sostitwiti b’oħrajn, jew li jkunu qodma, għandhom jitneħħew mill-istazzjonijiet tax-xogħol u jiġu arkivjati.

4.8.

Ir-rekords għandhom ikunu ċari, isiru kull darba li titwettaq operazzjoni u b’tali mod li kwalunkwe attività jew avveniment sinifikanti jkun traċċabbli. Ir-rekords għandhom jinżammu minn tal-inqas sena wara d-data ta’ skadenza tal-lott tas-sustanzi attivi li huma relatati magħhom. Għal sustanzi attivi b’dati għal test mill-ġdid, ir-rekords għandhom jinżammu minn tal-inqas 3 snin wara li l-lott jitqassam kollu kemm hu.

4.9.

Għandhom jinżammu rekords ta’ kull xiri u bejgħ, bid-data tax-xiri jew provvista, l-isem tas-sustanza attiva, numru tal-lott u l-kwantità li tkun waslet jew dik fornuta, u l-isem u l-indirizz tal-fornitur u l-manifattur oriġinali, jekk mhux l-istess, jew tal-aġent marittimu u/jew id-destinarju. Ir-rekords għandhom jiżguraw it-traċċabilità tal-oriġini u d-destinazzjoni tal-prodotti, sabiex il-fornituri kollha ta’ sustanza attiva, jew dawk fornuti biha, ikunu jistgħu jiġu identifikati. Ir-rekords li għandhom jinżammu u jkunu disponibbli jinkludu:

5.1.

L-istabbiliment u l-apparat għandhom ikunu adattati u adegwati sabiex jiżguraw ħażna xierqa, ħarsien mill-kontaminazzjoni, jiġifieri narkotiċi, materji sensitizzanti ħafna, materji b’attività farmakoloġika jew tossiċità għolja, u d-distribuzzjoni ta’ sustanzi attivi. Għandhom ikunu sikuri b’mod adattat sabiex jipprevjenu aċċess mhux awtorizzat. Apparat għall-monitoraġġ li hu neċessarju sabiex jiggarantixxi l-attribwiti tal-kwalità ta’ sustanza attiva għandu jkun ikkalibrat skont skeda approvata bi standards traċċabbli li jkunu ġew iċċertifikati.

6.1.

Fejn is-sustanzi attivi jiġu akkwistati minn manifattur, importatur jew distributur stabbilit fl-UE, dak il-manifattur, importatur jew distributur għandu jkun irreġistrat skont l-Artikolu 52a tad-Direttiva 2001/83/KE.

6.2.

Iż-żoni fejn jaslu s-sustanzi attivi għandhom jipproteġu l-kunsinni mit-temp waqt il-ħatt. Iż-żona ta’ fejn jaslu l-kunsinni għandha tkun separata miż-żona ta’ ħażna. Il-kunsinni għandhom ikunu eżaminati mal-wasla sabiex ikun iċċekkjat li:

6.3.

Sustanzi attivi b’siġilli miksura, ippakkjar mhux fi stat tajjeb, jew b’suspett ta’ kontaminazzjoni possibbli għandhom jiddaħħlu għall-kwarantina b’mod fiżiku jew bl-użu ta’ sistema elettronika ekwivalenti u l-kawża tal-kwistjoni investigata.

6.4.

Sustanzi attivi soġġetti għal miżuri speċifiċi ta’ ħażna, jiġifieri narkotiċi u prodotti li jirrikjedu temperatura speċifika ta’ ħażna jew umdità, għandhom ikunu identifikati minnufih u maħżuna skont l-istruzzjonijiet miktuba u d-dispożizzjonijiet leġiżlattivi relevanti.

6.5.

Meta d-distributur jissuspetta li sustanza attiva akkwistata jew importata minnu hija ffalsifikata, għandu jissegregaha b’mod fiżiku jew bl-użu ta’ sistema elettronika ekwivalenti u jinforma l-awtorità nazzjonali kompetenti tal-pajjiż fejn hu rreġistrat.

6.6.

Materji difettużi għandhom ikun identifikati u kontrollati u jiddaħħlu għall-kwarantina biex jipprevjenu l-użu mhux awtorizzat fil-manifattura u d-distribuzzjoni ulterjuri tagħhom. Rekords ta’ attivitajiet ta’ qerda għandhom ikunu disponibbli minnufih.

6.7.

Is-sustanzi attivi għandhom ikunu maħżuna f’kundizzjonijiet speċifiċi mill-manifattur, jiġifieri f’temperatura u umdità kkontrollata fejn neċessarju, u b’tali mod li jipprevjenu l-kontaminazzjoni u/jew taħlit. Il-kundizzjonijiet tal-ħażna għandhom ikunu mmonitorjati u r-rekords għandhom jinżammu. Ir-rekords għandhom jiġu riveduti regolarment mill-persuna responsabbli għas-sistema tal-kwalità.

6.8.

Meta jkunu meħtieġa kundizzjonijiet speċifiċi ta’ ħżin, iż-żona ta’ ħażna għandha tiġi kwalifikata u mħaddma fi ħdan il-limiti speċifikati.

6.9.

Il-faċilitajiet tal-ħżin għandhom ikunu nodfa u mingħajr skart, trab u organiżmi ta’ ħsara. Għandhom jittieħdu l-prekawzjonijiet adegwati kontra t-tixrid jew ksur, kontra xi attakk mill-mikroorganiżmi u minn xi kontaminazzjoni kroċjata.

6.10.

Għandu jkun hemm sistema li tiżgura rotazzjoni tal-istokk, jiġifieri skont “il-limitu tal-ħajja tagħhom (data tat-test mill-ġdid), dawk li jkollhom l-iktar limitu viċin fiż-żmien għandhom ikunu l-ewwel li jinħarġu”, b’kontrolli regolari u frekwenti fejn jiżguraw li s-sistema qed taħdem kif suppost. Sistemi elettroniċi ta’ ġestjoni tal-maħżen għandhom ikunu validati.

6.11.

Sustanzi attivi li jkunu għaddew il-limitu tal-ħajja tagħhom għandhom ikunu separati minn stokk approvat, b’mod fiżiku jew bl-użu ta’ sistema elettronika ekwivalenti, u ma għandhomx ikunu fornuti.

6.12.

Fejn il-ħażna u t-trasport ta’ sustanzi attivi jingħataw b’kuntratt, id-distributur għandu jiżgura li dak li jieħu l-kuntratt ikun jaf il-kundizzjonijiet xierqa ta’ ħżin u trasport u jkun isegwihom. Irid ikun hemm kuntratt bil-miktub bejn dak li jagħti l-kuntratt u dak li jieħu l-kuntratt, li jistabbilixxi b’mod ċar id-dmirijiet ta’ kull parti. Dak li jieħu l-kuntratt ma għandux jgħaddi xogħol lil ħaddieħor, liema xogħol ikun ġie fdat lilu taħt il-kuntratt, mingħajr awtorizzazzjoni bil-miktub ta’ dak li jagħti l-kuntratt.

6.13.

Il-provvisti fi ħdan l-UE għandhom isiru biss mid-distributuri ta’ sustanzi attivi rreġistrati skont l-Artikolu 52a tad-Direttiva 2001/83/KE lil distributuri, manifatturi jew spiżeriji oħra.

6.14.

Sustanzi attivi għandhom jiġu ttrasportati skont il-kundizzjonijiet speċifikati mill-manifattur u b’mod li ma jaffettwax il-kwalità tagħhom b’mod ħażin. L-identità tal-prodott, tal-lott u tal-kontenitur trid tinżamm dejjem. It-tikketti oriġinali tal-kontenituri għandhom jibqgħu jinqraw.

6.15.

Għandu jkun hemm sistema fis-seħħ li permezz tagħha d-distribuzzjoni ta’ kull lott ta’ sustanza attiva tkun tista’ jtġi identifikata sabiex ma jkunx hemm problemi f’każ ta’sejħa lura.

6.16.

Kwalunkwe informazzjoni jew avveniment li d-distributur jinduna bih u li għandu l-potenzjal li jikkawża interuzzjoni lill-provvista, għandu jingħadda lill-konsumaturi relevanti minnufih.

6.17.

Id-distributuri għandhom jgħaddu l-informazzjoni tal-kwalità jew regolatorja tal-prodott mgħoddija lilhom minn manifattur tas-sustanza attiva lill-konsumatur u mill-konsumatur lill-manifattur tas-sustanza attiva.

6.18.

Id-distributur li jforni s-sustanza attiva lill-konsumatur għandu jipprovdi l-isem u l-indirizz tal-manifattur oriġinali tas-sustanza attiva bin-numru(i) tal-lott pprovdut. Kopja taċ-ċertifikat oriġinali tal-analiżi mill-manifattur għandha tkun ipprovduta lill-konsumatur.

6.19.

Id-distributur għandu wkoll jipprovdi l-identità tal-manifattur oriġinali tas-sustanza attiva lill-awtoritajiet kompetenti meta din tkun mitluba. Il-manifattur oriġinali jista’ jirrispondi lill-awtoritajiet kompetenti direttament jew permezz tal-aġenti awtorizzati tiegħu. (F’dan il-kuntest “awtorizzati” tirreferi għal awtorizzati mill-manifattur.)

6.20.

Il-gwida speċifika għaċ-ċertifikati tal-analiżi hi spjegata fit-Taqsima 11.4 tal-Parti II tal-EudraLex, Volum 4.

7.1.

Sustanzi attivi ritornati għandhom jiġu identifikati bħala tali u jiddaħħlu għall-kwarantina sakemm issir l-investigazzjoni.

7.2.

Is-sustanzi attivi li jkunu ħarġu minn taħt il-kontroll tad-distributur għandhom jiddaħħlu lura mal-istokk approvat biss jekk jiġu milħuqa dawn il-kundizzjonijiet kollha li ġejjin:

Dan l-ivvalutar għandu jieħu kont tan-natura tas-sustanza attiva, ta’ kwalunkwe kundizzjonijiet speċjali tal-ħżin li din tkun tirrikjedi, u taż-żmien li jkun għadda minn mindu tkun ġiet fornuta. Meta jkun neċessarju u jekk ikun hemm xi dubju dwar il-kwalità tas-sustanza attiva ritornata, għandu jittieħed parir mill-manifattur.

7.3.

Ir-rekords ta’ sustanzi attivi ritornati għandhom jinżammu. Għal kull ritorn, id-dokumentazzjoni għandha tinkludi:

7.4.

Huwa biss il-persunal imħarreġ sew u awtorizzat li għandu joħroġ sustanzi attivi għar-ritorn lejn l-istokk. Is-sustanzi attivi li jiddaħħlu lura mal-istokkijiet għall-bejgħ għandhom jitpoġġew b’mod li s-sistema tar-rotazzjoni tal-istokk taħdem b’mod effettiv.

7.5.

L-ilmenti kollha, kemm jekk jaslu bil-fomm jew bil-miktub, għandhom ikunu rreġistrati u investigati skont proċedura bil-miktub. Fil-każ ta’ ilment dwar il-kwalità ta’ sustanza attiva, id-distributur għandu jirrevedi l-ilment mal-manifattur oriġinali tas-sustanza attiva sabiex jiddetermina jekk għandhiex tittieħed azzjoni, kemm jekk ma’ konsumaturi oħra li setgħu rċevew din is-sustanza attiva jew mal-awtorità kompetenti, jew mat-tnejn. L-investigazzjoni fil-kawża tal-ilment għandha ssir u tiġi dokumentata mill-parti xierqa.

7.6.

Ir-rekords tal-ilmenti għandhom jinkludu:

7.7.

Ir-rekords tal-ilmenti għandhom jinżammu sabiex jiġu evalwati x-xejriet, il-frekwenzi relatati mal-prodott, u s-severità, u dan bil-ħsieb li tittieħed azzjoni addizzjonali u jekk ikun il-każ, anki azzjoni korrettiva immedjatament. Dawn għandhom ikunu disponibbli waqt l-ispezzjonijiet mill-awtoritajiet kompetenti.

7.8.

Meta ilment jiġi mgħoddi lill-manifattur oriġinali tas-sustanza attiva, ir-rekord miżmum mid-distributur għandu jinkludi kwalunkwe tweġiba li tasal mill-manifattur oriġinali tas-sustanza attiva, inkluż id-data u l-informazzjoni pprovduta.

7.9.

F’każ ta’ sitwazzjoni serja jew ta’ theddida għall-ħajja, l-awtoritajiet lokali, nazzjonali, u/jew internazzjonali għandhom jiġu mgħarrfa b’dan u jintalbu jagħtu parir.

7.10.

Għandu jkun hemm proċedura bil-miktub li tiddefinixxi ċ-ċirkostanzi meta s-sejħa lura ta’ sustanza attiva għandha tkun ikkunsidrata.

7.11.

Il-proċedura tas-sejħa lura għandha tara li tinħatar persuna li tiġi involuta fl-evalwazzjoni tal-informazzjoni, tara kif is-sejħa lura għandha tinbeda, tqis min għandu jkun infurmat dwar is-sejħa lura, u tara kif għandu jkun trattat il-materjal li ssejjaħ lura. Il-persuna maħtura (ara t-taqsima 3.1) għandha tkun involuta fis-sejħiet lura.

8.1.

Id-distributur għandu jwettaq u jirreġistra l-awtospezzjonijiet sabiex jimmonitorja l-implimentazzjoni u l-konformità ma’ dawn il-linji gwida. Awtospezzjonijiet regolari għandhom isiru skont skeda approvata.