1.   Il-Kumitat Konġunt għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Partijiet. Kull parti għandha taħtar il-Kap u, fejn neċessarju, Viċi Kap tad-delegazzjoni tagħha. Il-Kap tad-Delegazzjoni jista’ jiġi sostitwit mill-Viċi Kap jew minn persuna ddeżinjata għal laqgħa partikolari.

2.   Il-Kumitat Konġunt għandu jkun presedut b’rotazzjoni minn rappreżentant tal-Unjoni Ewropea u rappreżentant tar-Repubblika tal-Moldova. Il-Kap tad-delegazzjoni rilevanti, jew fin-nuqqas tiegħu, il-Viċi Kap jew il-persuna ddeżinjata biex tissostitwixxuhom għandhom jaġixxu bħala president.

1.   Il-Kumitat Konġunt għandu jiltaqa’ kif u meta jkun neċessarju. Kwalunkwe Parti tista’ titlob li tissejjaħ laqgħa. Il-Kumitat Konġunt għandu jitlaqqa’ wkoll sa mhux iktar tard minn tliet xhur qabel l-iskadenza tal-Ftehim, sabiex jivvaluta l-ħtieġa u jiddeċiedi dwar il-kontinwazzjoni tal-Ftehim f’konformità mal-Artikolu 5(2) tiegħu.

2.   Il-Kumitat Konġunt għandu jorganizza laqgħat wiċċ imb wiċċ jew permezz ta’ mezzi oħra (eż. telekonferenzi jew vidjokonferenzi).

3.   Il-laqgħat għandhom isiru, kemm jista’ jkun, b’mod alternat bejn post fi Stat Membru tal-Unjoni Ewropea u r-Repubblika tal-Moldova, sakemm ma jkunx miftiehem mod ieħor mill-Partijiet.

4.   Il-lingwa ta’ ħidma għandha tkun l-Ingliż.

5.   Ladarba l-Partijiet ikunu qablu dwar id-data u l-post tal-laqgħat, il-laqgħat għandhom jissejħu mill-Kummissjoni Ewropea għall-Unjoni Ewropea u mill-Ministeru inkarigat mit-trasport bit-triq għar-Repubblika tal-Moldova.

6.   Għajr jekk ma jiġix miftiehem mod ieħor mill-Partijiet, il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt ma għandhomx ikunu pubbliċi. Jekk ikun neċessarju, tista’ tiġi abbozzata stqarrija għall-istampa bi qbil reċiproku fi tmiem il-laqgħa.

1.   Qabel kull laqgħa, il-Kapijiet tad-Delegazzjoni għandhom jinformaw lil xulxin dwar il-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjonijiet tagħhom għall-laqgħa.

2.   Ir-rappreżentanti tal-partijiet ikkonċernati tal-industrija tat-trasport bit-triq jistgħu jiġu mistiedna jattendu l-laqgħat jew partijiet mil-laqgħat bħala osservaturi, jekk il-Kumitat Konġunt ikun jaqbel b’konsensus li jsir hekk.

3.   Jekk ikun hemm qbil dwar dan b’konsensus, il-Kumitat Konġunt jista’ jistieden lil partijiet interessati jew lil esperti oħra biex jattendu l-laqgħat jew partijiet minnhom sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġetti partikolari.

4.   L-osservaturi ma għandhomx jieħdu sehem fil-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-Kumitat Konġunt.

1.   Il-Kapijiet tad-Delegazzjoni għandhom jistabbilixxu l-aġenda proviżorja ta’ kull laqgħa bi ftehim reċiproku. L-aġenda proviżorja għandha tintbagħat mis-segretarji lill-membri tad-delegazzjonijiet mhux iktar tard minn ħmistax-il jum qabel id-data tal-laqgħa.

2.   Il-Kumitat Konġunt għandu jadotta l-aġenda fil-bidu ta’ kull laqgħa. Punti oħra minbarra dawk li jkunu jidhru fl-aġenda proviżorja jistgħu jiġu inklużi fl-aġenda jekk il-Kumitat Konġunt jaqbel li jsir hekk.

3.   Il-Kapijiet tad-Delegazzjoni jistgħu jqassru l-limitu ta’ żmien speċifikat fil-paragrafu 1 sabiex jitqiesu r-rekwiżiti jew l-urġenza ta’ kwistjoni partikolari.

1.   Wara kull laqgħa tal-Kumitat Konġunt għandhom jitfasslu abbozzi tal-Minuti ta’ kull laqgħa. Dawn għandhom jindikaw il-punti diskussi u d-deċiżjonijiet adottati.

2.   Fi żmien xahar wara l-laqgħa, l-abbozz tal-Minuti għandu jintbagħat mill-Kap tad-Delegazzjoni ospitanti lill-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor, permezz tas-segretarji tal-Kumitat Konġunt, għall-approvazzjoni permezz ta’ proċedura bil-miktub.

3.   Meta jiġu approvati, il-Minuti għandhom jiġu ffirmati f’duplikati mill-Kapijiet tad-Delegazzjoni u għandha tiġi ppreżentata kopja oriġinali waħda minn kull waħda mill-Partijiet. Il-Kapijiet tad-Delegazzjoni jistgħu jiddeċiedu li l-iffirmar u l-iskambju ta’ kopji elettroniċi jissodisfaw dan ir-rekwiżit.

4.   Il-Minuti tal-laqgħat tal-Kumitat Konġunt għandhom ikunu pubbliċi sakemm ma jkunx mitlub mod ieħor minn waħda mill-Partijiet.

Il-Kapijiet tad-Delegazzjoni jistgħu jqassru l-limitu ta’ żmien speċifikat fil-paragrafu 2 u jaqblu dwar data fir-rigward tal-approvazzjoni speċifikata fil-paragrafu 3 sabiex jitqiesu r-rekwiżiti jew l-urġenza ta’ kwistjoni partikolari.

1.   Il-Kumitat Konġunt għandu jieħu deċiżjonijiet abbażi ta’ konsensus tal-Partijiet.

2.   Id-deċiżjonijiet tal-Kumitat Konġunt għandu jkollhom it-titolu “Deċiżjoni” segwit b’numru tas-serje, bid-data tal-adozzjoni tagħhom u b’deskrizzjoni tas-suġġett tagħhom.

3.   Id-deċiżjonijiet tal-Kumitat Konġunt għandhom jiġu ffirmati mill-Kapijiet tad-Delegazzjoni u għandhom jiġu mehmuża mal-Minuti.

4.   Id-deċiżjonijiet adottati mill-Kumitat Konġunt għandhom jiġu implimentati mill-Partijiet f’konformità mal-proċeduri interni tagħhom stess.

5.   Id-deċiżjonijiet adottati mill-Kumitat Konġunt jistgħu jiġu ppubblikati mill-Partijiet fil-pubblikazzjonijiet uffiċjali rispettivi tagħhom. Kopja oriġinali waħda tad-deċiżjonijiet għandha tintbagħat minn kull waħda mill-Partijiet.

1.   Il-Kumitat Konġunt jista’ jistabbilixxi gruppi ta’ ħidma biex jassistu lill-Kumitat Konġunt fit-twettiq ta’ dmirijietu. It-termini ta’ referenza għal grupp ta’ ħidma għandhom jiġu approvati mill-Kumitat Konġunt f’konformità mal-Artikolu 6(5) tal-Ftehim u għandhom jiġu inklużi f’Anness għad-deċiżjoni li tistabbilixxi l-grupp ta’ ħidma.

2.   Il-gruppi ta’ ħidma għandhom ikunu magħmula minn rappreżentanti tal-Partijiet.

3.   Il-gruppi ta’ ħidma għandhom jaħdmu taħt l-awtorità tal-Kumitat Konġunt u għandhom jipprovdulu rapport wara kull laqgħa li jkollhom. Dawn ma għandhomx jieħdu deċiżjonijiet iżda jistgħu jagħmlu rakkomandazzjonijiet lill-Kumitat Konġunt.

4.   Fi kwalunkwe ħin, il-Kumitat Konġunt jista’ jiddeċiedi li jabolixxi gruppi ta’ ħidma eżistenti, li jimmodifika t-termini ta’ referenza tagħhom jew li jistabbilixxi gruppi ta’ ħidma ġodda biex jgħinuh fit-twettiq ta’ dmirijietu.

1.   Il-Partijiet għandhom iħallsu l-ispejjeż relatati mal-parteċipazzjoni tagħhom fil-laqgħat tal-Kumitat Konġunt u tal-gruppi ta’ ħidma, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u n-nefqa ta’ sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-kostijiet tal-posta u tat-telekomunikazzjoni.

2.   Kwalunkwe nefqa oħra relatata mal-organizzazzjoni materjali tal-laqgħat għandha titħallas mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.