This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32021Q1119(01)
Management Board Decision on internal rules concerning restrictions of certain rights of data subjects in relation to processing of personal data in the framework of the functioning of the European Union Agency for Fundamental Rights, repealing Executive Board Decision 2019/05 of 27 September 2019
Deċiżjoni tal-Bord tat-Tmexxija dwar regoli interni li jikkonċernaw restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-funzjonament tal-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali, li tħassar id-Deċiżjoni tal-Bord Eżekuttiv 2019/05 tas-27 ta’ Settembru 2019
Deċiżjoni tal-Bord tat-Tmexxija dwar regoli interni li jikkonċernaw restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-funzjonament tal-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali, li tħassar id-Deċiżjoni tal-Bord Eżekuttiv 2019/05 tas-27 ta’ Settembru 2019
ĠU L 413, 19.11.2021, p. 41–49
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
19.11.2021 |
MT |
Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea |
L 413/41 |
DEĊIŻJONI TAL-BORD TAT-TMEXXIJA
dwar regoli interni li jikkonċernaw restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-funzjonament tal-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali, li tħassar id-Deċiżjoni tal-Bord Eżekuttiv 2019/05 tas-27 ta’ Settembru 2019
IL-BORD TAT-TMEXXIJA TAL-AĠENZIJA TAL-UNJONI EWROPEA GĦAD-DRITTIJIET FUNDAMENTALI
Wara li kkunsidra:
It-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,
Ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 168/2007 tal-15 ta’ Frar 2007 li jistabbilixxi Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali (2) u b’mod partikolari l-Artikolu 13 tiegħu,
Wara li kkunsidra l-opinjoni tal-EDPS tad-19 ta’ Mejju 2019 u l-Gwida tal-EDPS dwar l-Artikolu 25 tar-Regolament il-ġdid u r-regoli interni,
Billi:
(1) |
L-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali (minn hawn’ il quddiem imsejħa l-“FRA” jew “l-Aġenzija”) twettaq l-attivitajiet tagħha skont ir-Regolament (KE) Nru 168/2007. |
(2) |
Skont l-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725 ir-restrizzjonijiet tal-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 ta’ dak ir-Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 22 għandhom ikunu bbażati fuq regoli interni li għandhom jiġu adottati mill-Aġenzija, fejn dawn mhumiex ibbażati fuq atti legali adottati fuq il-bażi tat-Trattati. |
(3) |
Dawn ir-regoli interni, inkluż id-dispożizzjonijiet tagħhom dwar il-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni, m’għandhomx japplikaw fejn att legali adottat fuq il-bażi tat-Trattati jipprevedi restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad-data. |
(4) |
Fejn il-FRA twettaq id-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tikkunsidra jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dak ir-Regolament. |
(5) |
Fi ħdan il-qafas tal-funzjonament amministrattiv tagħha, il-FRA tista’ twettaq inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, twettaq attivitajiet relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF, tipproċessa każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, tipproċessa proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, tipproċessa lmenti interni u esterni, twettaq awditi interni/esterni, twettaq investigazzjonijiet mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data skont l-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u investigazzjonijiet tas-sigurtà interni (tal-IT). |
(6) |
Il-FRA tista’ tkun involuta f’kawżi quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea meta jew tirreferi kwistjoni lill-Qorti, jew tiddefendi deċiżjoni li tkun ħadet u li tkun ġiet ikkontestata quddiem il-Qorti, jew tintervjeni f’kawżi rilevanti għall-kompiti tagħha. F’dan il-kuntest, l-Aġenzija jista’ jkollha bżonn tippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti. |
(7) |
Il-FRA tipproċessa diversi kategoriji ta’ data personali, inkluż data fattwali (data“oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data tat-traffiku) u/jew data suġġettiva (data“suġġettiva” relatata mal-każ bħal raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività). |
(8) |
Il-FRA, irrappreżentata mid-Direttur tagħha, taġixxi bħala l-kontrollur tad-data irrispettivament minn aktar delegazzjonijiet tar-rwol tal-kontrollur fi ħdan il-FRA biex tirrifletti responsabbiltajiet operattivi għal operazzjonijiet speċifiċi tal-ipproċessar ta’ data personali. |
(9) |
Id-data personali tinħażen b’mod sigur f’ambjent elettroniku jew fuq karta b’mod li jipprevjeni l-aċċess jew it-trasferiment illegali ta’ data lil persuni li m’għandhomx il-ħtieġa li jkunu jafu. Id-data personali pproċessata tinżamm għal mhux aktar milli meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata għall-perjodu speċifikat fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data, id-dikjarazzjonijiet ta’ privatezza jew ir-rekords tal-FRA. |
(10) |
Dawn ir-regoli interni għandhom japplikaw għall-operazzjonijiet tal-ipproċessar kollha mwettqa mill-FRA fit-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, attivitajiet relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF, proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, awditi interni/esterni, l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725, investigazzjonijiet tas-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE). |
(11) |
Dawn għandhom japplikaw għall-operazzjonijiet tal-ipproċessar imwettqa qabel il-ftuħ tal-proċeduri msemmija hawn fuq, matul dawn il-proċeduri u matul il-monitoraġġ tas-segwitu għall-eżitu ta’ dawn il-proċeduri. Għandha tinkludi wkoll l-assistenza u l-kooperazzjoni pprovduti mill-FRA lill-awtoritajiet nazzjonali u l-organizzazzjonijiet internazzjonali barra mill-investigazzjonijiet amministrattivi tagħha. |
(12) |
Fil-każijiet fejn japplikaw dawn ir-regoli interni l-FRA trid tagħti ġustifikazzjonijiet fejn tispjega għalfejn ir-restrizzjonijiet huma strettament meħtieġa u proporzjonati f’soċjetà demokratika u jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali. |
(13) |
F’dan il-qafas il-FRA hija marbuta li tirrispetta, sa fejn hu l-aktar possibbli, id-drittijiet fundamentali tas-suġġetti tad-data matul il-proċeduri ta’ hawn fuq, b’mod partikolari, dawk relatati mad-dritt għall-għoti ta’ informazzjoni, aċċess u rettifika, id-dritt għal tħassir, ir-restrizzjoni tal-ipproċessar, id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni kif stabbilit fir-Regolament (UE) 2018/1725. |
(14) |
Madankollu, il-FRA tista’ tkun obbligata tirrestrinġi l-informazzjoni lis-suġġett tad-data u drittijiet oħra tas-suġġett tad-data biex tipproteġi, b’mod partikolari, l-investigazzjonijiet tagħha stess, l-investigazzjonijiet u l-proċedimenti ta’ awtoritajiet pubbliċi oħra, kif ukoll id-drittijiet ta’ persuni oħra relatati mal-investigazzjonijiet tagħha jew proċeduri oħra. |
(15) |
IL-FRA tista’ għalhekk tirrestrinġi l-informazzjoni bil-għan li tipproteġi l-investigazzjoni u d-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data. |
(16) |
Il-FRA għandha timmonitorja perjodikament li l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni għadhom japplikaw u tneħħi r-restrizzjoni jekk ma jibqgħux japplikaw. |
(17) |
Sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u tal-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (l-UPD) għandu jkun ikkonsultat fi żmien xieraq bi kwalunkwe restrizzjoni li tista’ tiġi applikata u jivverifika l-konformità tagħha ma’ din id-Deċiżjoni. |
IDDEĊIEDA KIF ĠEJ:
Artikolu 1
Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni
1. Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kundizzjonijiet li taħthom il-FRA fil-qafas tal-proċeduri tagħha stabbiliti fil-paragrafu 2 tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet stabbiliti fl-Artikoli 14 sa 21, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 tagħha, b’segwitu tal-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725.
2. Fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv tal-FRA, din id-Deċiżjoni tapplika għall-operazzjonijiet tal-ipproċessar ta’ data personali mill-Aġenzija għall-finijiet ta’: twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti qabel dawk dixxiplinari, proċedimenti dixxiplinari, sospensjonijiet skont l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF, ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, twettiq ta’ awditi interni/esterni, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u investigazzjonijiet tas-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).
3. Din id-Deċiżjoni tapplika wkoll għall-operazzjonijiet tal-ipproċessar dwar data personali meta l-FRA tkun involuta f’każijiet quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea meta jew tirreferi kwistjoni lill-Qorti, tiddefendi deċiżjoni li tkun ħadet u li tkun ġiet ikkontestata quddiem il-Qorti, jew tintervjeni f’każijiet rilevanti għall-kompiti tagħha. F’dan il-kuntest, il-FRA jista’ jkollha bżonn tippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti.
4. Il-kategoriji ta’ data kkonċernati huma data fattwali (data“oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data tat-traffiku) u/jew data suġġettiva (data“suġġettiva” relatata mal-każ bħal raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività).
5. Fejn il-FRA twettaq id-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tikkunsidra jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dak ir-Regolament.
6. Soġġett għall-kundizzjonijiet stabbiliti f’din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu japplikaw għad-drittijiet li ġejjin: l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data, id-dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir, restrizzjoni tal-ipproċessar, komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew il-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni.
Artikolu 2
Speċifikazzjoni tal-kontrollur u tas-salvagwardji
1. Is-salvagwardji fis-seħħ biex jiġi evitat ksur, kxif jew żvelar mhux awtorizzat ta’ data huma dawn li ġejjin:
(a) |
Id-dokumenti tal-karti għandhom jinżammu f’armarji siguri u għandhom ikunu aċċessibbli għall-persunal awtorizzat biss; |
(b) |
Id-data elettronika kollha għandha tinħażen f’applikazzjoni tal-IT sigura skont l-istandards ta’ sigurtà tal-FRA, kif ukoll f’folders elettroniċi speċifiċi li jkunu aċċessibbli għall-persunal awtorizzat biss. Livelli ta’ aċċess xierqa għandhom jingħataw b’mod individwali; |
(c) |
Il-bażi ta’ data għandha tkun protetta b’password f’sistema ta’ reġistrazzjoni unika u għandha tkun konnessa awtomatikament mal-ID u l-password tal-utent. Is-sostituzzjoni ta’ utenti hija pprojbita strettament. Ir-rekords elettroniċi għandhom jinżammu b’mod sigur biex tiġi salvagwardjata l-kunfidenzjalità u l-privatezza tad-data fihom; |
(d) |
Il-persuni kollha li jkollhom aċċess għad-data huma marbuta bl-obbligu tal-kunfidenzjalità. |
2. Il-kontrollur tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar huwa l-FRA, irrappreżentata mid-Direttur tagħha, li jista’ jiddelega l-funzjoni tal-kontrollur. Is-suġġetti tad-data għandhom jiġu infurmati dwar il-kontrollur iddelegat permezz ta’ avviżi dwar il-protezzjoni tad-data jew ta’ rekords ippubblikati fuq is-sit web u/jew l-intranet tal-FRA.
3. Il-perjodu ta’ żamma tad-data personali msemmija fl-Artikolu 1(3) m’għandux ikun itwal minn dak meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata. Fi kwalunkwe każ m’għandux ikun itwal mill-perjodu ta’ żamma speċifikat fl-avviżi tal-protezzjoni tad-data, id-dikjarazzjonijiet tal-privatezza jew ir-rekords imsemmija fl-Artikolu 5(1).
4. Fejn l-Aġenzija tikkunsidra li tapplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data għandu jintiżen, b’mod partikolari, kontra r-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti oħra tad-data u r-riskju li tiġi kkanċellata l-effettività tal-investigazzjonijiet jew il-proċeduri tal-FRA pereżempju billi tinqered l-evidenza. Ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament, iżda mhumiex limitati għal, riskji ta’ reputazzjoni u riskji għad-dritt tad-difiża u d-dritt li jinstema’.
Artikolu 3
Restrizzjonijiet
1. Kull restrizzjoni għandha tiġi applikata biss mill-FRA:
(a) |
skont l-Artikolu 25(1) (b), (c), (f), (g) u (h) tar-Regolament, meta jitwettqu inkjesti amministrattivi, proċedimenti qabel dawk dixxiplinari, proċedimenti dixxiplinari, sospensjonijiet taħt l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal u attivitajiet relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF; |
(b) |
skont l-Artikolu 25(1) (h) tar-Regolament, meta jiġu pproċessati każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, f’konformità mar-regoli interni rispettivi; |
(c) |
skont l-Artikolu 25(1) (c), (d) u (h) meta jiġu pproċessati lmenti interni u esterni u meta jitwettqu awditi interni/esterni fir-rigward ta’ attivitajiet jew dipartimenti tal-FRA, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u investigazzjonijiet tas-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE); |
(d) |
skont l-Artikolu 25(1)(e) tar-Regolament, meta tkun qed tiġi pproċessata data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew intervenjenti fil-kuntest tal-proċedimenti quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea; |
2. Bħala applikazzjoni speċifika tal-finijiet deskritti fil-paragrafu 1 hawn fuq, il-FRA tista’ tapplika restrizzjonijiet relatati mad-data personali skambjata mas-servizzi tal-Kummissjoni jew ma’ istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni, ma’ awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri jew ma’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali, fiċ-ċirkostanzi li ġejjin:
(a) |
fejn l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u l-obbligi jkun jista’ jiġi ristrett mis-servizzi tal-Kummissjoni jew minn istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni fuq il-bażi ta’ atti oħra previsti fl-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jew skont il-Kapitolu IX ta’ dak ir-Regolament jew skont l-atti fundaturi ta’ istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni; |
(b) |
fejn l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u obbligi jista’ jkun ristrett mill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri abbażi tal-atti msemmija fl-Artikolu 23 tar-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3), jew taħt miżuri nazzjonali li jittrasponu l-Artikoli 13(3), 15(3) jew 16(3) tad-Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4); |
(c) |
fejn l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u l-obbligi jista’ jipperikola l-kooperazzjoni tal-FRA ma’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali fit-twettiq tal-kompiti tagħha. |
Qabel ma tapplika r-restrizzjonijiet fiċ-ċirkostanzi msemmija fil-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu, il-FRA għandha tikkonsulta s-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni, tal-istituzzjonijiet, tal-korpi, tal-aġenziji, tal-uffiċċji tal-Unjoni jew l-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri sakemm ma jkunx ċar għall-FRA li l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni tkun prevista minn wieħed mill-atti msemmija f’dawk il-punti.
3. Kwalunkwe restrizzjoni għandha tkun meħtieġa u proporzjonata billi tqis ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data u tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali f’soċjetà demokratika.
4. Jekk titqies l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni, għandu jitwettaq test tan-neċessità u tal-proporzjonalità abbażi tar-regoli preżenti. Dan għandu jiġi ddokumentat fuq bażi ta’ każ b’każ permezz ta’ nota ta’ valutazzjoni interna għall-finijiet ta’ responsabbiltà.
5. Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew hekk kif iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom ma jkunux għadhom japplikaw. B’mod partikolari, fejn ikun meqjus li l-eżerċitar tad-dritt ristrett ma jibqax jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni imposta jew jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet jew il-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra.
Artikolu 4
Involviment tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data
1. Il-FRA għandha, mingħajr dewmien żejjed, tinvolvi lill-UPD matul il-proċeduri rilevanti kollha stabbiliti permezz ta’ din id-Deċiżjoni u għandha tiżgura li l-involviment tal-UPD ikun dokumentat. Dan għandu jinkludi d-dokumentazzjoni bil-miktub ta’ kwalunkwe valutazzjoni u opinjoni rilevanti mogħtija mill-UPD rigward l-applikabbiltà ta’ restrizzjoni għal każ partikolari.
2. B’mod partikolari, l-Aġenzija għandha, mingħajr dewmien żejjed, tinforma lill-UPD kull meta l-kontrollur jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data, jew jestendi r-restrizzjoni, f’konformità ma’ din id-Deċiżjoni. Il-kontrollur għandu jipprovdi lill-UPD bl-aċċess għar-rekord li jinkludi l-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni, u jiddokumenta fir-rekord id-data li fiha jinforma lill-UPD.
3. L-UPD jista’ jitlob bil-miktub li l-kontrollur jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami mitlub.
4. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD meta tkun tneħħiet ir-restrizzjoni.
Artikolu 5
Forniment ta’ informazzjoni lis-suġġett tad-data
1. F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għall-informazzjoni jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin:
(a) |
it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari; |
(b) |
attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF; |
(c) |
proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta; |
(d) |
proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju; |
(e) |
l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni; |
(f) |
awditi interni u esterni; |
(g) |
l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725; |
(h) |
investigazzjonijiet tas-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE); |
(i) |
l-ipproċessar ta’ data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest ta’ proċedimenti quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea; |
Fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data, il-FRA għandha tinkludi stqarrijiet ta’ privatezza jew rekords skont it-tifsira tal-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) 2018/1725, ippubblikati fuq is-sit web u/jew fuq l-intranet tagħha, fejn tinforma lis-suġġetti tad-data dwar id-drittijiet tagħhom fil-qafas ta’ proċedura partikolari, kif ukoll informazzjoni relatata mar-restrizzjoni potenzjali ta’ dawn id-drittijiet. L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet u d-durata potenzjali.
2. Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tal-paragrafu 3, il-FRA, fejn proporzjonat, għandha tinforma wkoll individwalment lis-suġġetti kollha tad-data, li huma kkunsidrati bħala persuni kkonċernati fl-operazzjoni speċifika tal-ipproċessar, bid-drittijiet tagħhom li jikkonċernaw restrizzjonijiet preżenti jew futuri mingħajr dewmien bla bżonn u bil-miktub.
3. Fejn il-FRA tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data msemmija fil-paragrafu 2, hija għandha tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni, ir-raġuni legali skont l-Artikolu 3 ta’ din id-Deċiżjoni, inkluż valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni.
Ir-rekord, u fejn applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u legali sottostanti għandhom jiġu rreġistrati. Dawn għandhom isiru disponibbli għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data meta jintalbu.
4. Ir-restrizzjoni msemmija fil-paragrafu 3 għandha tkompli tapplika dment li jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawha.
Fejn ir-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, il-FRA għandha tipprovdi informazzjoni lis-suġġett tad-data dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni. Fl-istess ħin, il-FRA għandha tinforma lis-suġġett tad-data bid-dritt li jressaq ilment mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
Il-FRA għandha tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u fl-għeluq tal-inkjesta, proċedura jew investigazzjoni rilevanti. Wara dan, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni fuq bażi annwali.
Artikolu 6
Dritt ta’ aċċess mis-suġġett tad-data
1. F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għall-aċċess jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn meħtieġ u proporzjonat:
(a) |
it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari; |
(b) |
attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF; |
(c) |
proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta; |
(d) |
proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju; |
(e) |
l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni; |
(f) |
awditi interni u esterni; |
(g) |
l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725; |
(h) |
investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE); |
(i) |
l-ipproċessar ta’ data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest ta’ proċedimenti quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea. |
Meta s-suġġetti tad-data jitolbu aċċess għad-data personali tagħhom ipproċessata fil-kuntest ta’ każ speċifiku wieħed jew aktar jew ta’ operazzjoni ta’ pproċessar partikolari, skont l-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, il-FRA għandha tillimita l-valutazzjoni tagħha tat-talba għal tali data personali biss.
2. Meta l-FRA tirrestrinġi, b’mod sħiħ jew parzjali, id-dritt ta’ aċċess, imsemmi fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tieħu l-passi li ġejjin:
(a) |
għandha tinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tagħha għat-talba, bir-restrizzjoni applikata u bir-raġunijiet prinċipali għaliha, u bil-possibbiltà li jista’ jressaq ilment lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea; |
(b) |
għandha tiddokumenta f’nota ta’ valutazzjoni interna r-raġunijiet għar-restrizzjoni, inkluż il-valutazzjoni tan-neċessità, il-proporzjonalità tar-restrizzjoni u t-tul ta’ żmien tagħha. |
L-għoti ta’ informazzjoni msemmi fil-punt (a) jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud jekk dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725.
Il-FRA għandha tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u fl-għeluq tal-investigazzjoni rilevanti. Wara dan, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni fuq bażi annwali.
3. Ir-rekord, u fejn applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u legali sottostanti għandhom jiġu rreġistrati. Dawn għandhom isiru disponibbli għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data meta jintalbu.
Artikolu 7
Dritt ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni ta’ pproċessar
1. F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għal rettifika, tħassir u restrizzjoni jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn meħtieġ u xieraq:
(a) |
it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari; |
(b) |
attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF; |
(c) |
proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta; |
(d) |
proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju; |
(e) |
l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni; |
(f) |
awditi interni u esterni; |
(g) |
l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725; |
(h) |
investigazzjonijiet tas-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE). |
(i) |
l-ipproċessar ta’ data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest ta’ proċedimenti quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea; |
2. Fejn il-FRA tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-applikazzjoni tad-dritt għar-rettifika, it-tħassir u r-restrizzjoni tal-ipproċessar imsemmi fl-Artikoli 18, 19(1) u 20(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tieħu l-passi stabbiliti fl-Artikolu 6(2) ta’ din id-Deċiżjoni u tirreġistra r-rekord skont l-Artikolu 6(3) tagħha.
Artikolu 8
Il-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data u l-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni elettronika
1. F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn meħtieġ u xieraq:
(a) |
it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari; |
(b) |
attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF; |
(c) |
proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta; |
(d) |
proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju; |
(e) |
l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni; |
(f) |
awditi interni u esterni; |
(g) |
l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725; |
(h) |
investigazzjonijiet tas-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE); |
(i) |
l-ipproċessar ta’ data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest ta’ proċedimenti quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea; |
2. F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn meħtieġ u xieraq:
(a) |
it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari; |
(b) |
attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF; |
(c) |
proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta; |
(d) |
proċeduri formali għal każijiet ta’ fastidju; |
(e) |
l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni; |
(f) |
investigazzjonijiet tas-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE). |
(g) |
l-ipproċessar ta’ data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest ta’ proċedimenti quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea. |
3. Fejn il-FRA tirrestrinġi l-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew il-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi msemmija fl-Artikoli 35 u 36 tar-Regolament (UE) 2018/1725, għandha tirreġistra u żżomm rekord tar-raġunijiet għar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 5(3) ta’ din id-deċiżjoni. L-Artikolu 5(4) ta’ din id-Deċiżjoni għandu japplika.
Artikolu 9
Dispożizzjoni finali
Id-Deċiżjoni tal-Bord Eżekuttiv tal-FRA 2019/05 tas-27 ta’ Settembru 2019 dwar regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-funzjonament tal-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali (2019/C 371/06) hija bil-preżent imħassra.
Artikolu 10
Dħul fis-seħħ
Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fit-tielet jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmula fi Vjenna, fl-24 ta’ Settembru 2021.
Għall-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea
għad-Drittijiet Fundamentali
Elise BARBÉ
President tal-Bord tat-Tmexxija
(1) ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.
(3) Ir-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar id-Direttiva 95/46/KE (Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data) (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 1).
(4) Id-Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-awtoritajiet kompetenti għall-finijiet tal-prevenzjoni, l-investigazzjoni, is-sejbien jew il-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali jew l-eżekuzzjoni ta’ pieni kriminali, u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li tħassar id-Deċiżjoni Qafas tal-Kunsill 2008/977/ĠAI (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 89.).