(1)

L-eu-LISA twettaq l-attivitajiet tagħha skont ir-Regolament (UE) Nru 2018/1726.

(2)

L-eu-LISA għandha s-setgħa li twettaq inkjesti amministrattivi, proċedimenti pre-dixxiplinari, dixxiplinari u ta’ sospensjoni, skont ir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Aġenti Oħra tal-Unjoni Ewropea, stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (4) (“Regolamenti tal-Persunal”), u bid-Deċiżjoni tal-eu-LISA Nru 2014-080 tat-28 ta’ Jannar 2015 tal-Bord tat-Tmexxija tal-eu-LISA dwar l-adozzjoni ta’ regoli ta’ implimentazzjoni għar-Regolamenti tal-Persunal li jadottaw dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni dwar it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari. Jekk meħtieġ, tinnotifika wkoll il-każijiet lill-OLAF.

(3)

Il-membri tal-persunal tal-eu-LISA għandhom l-obbligu li jirrapportaw attivitajiet potenzjalment illegali, inkluż il-frodi u l-korruzzjoni, li huma ta’ detriment għall-interessi tal-Unjoni. Il-membri tal-persunal huma obbligati wkoll li jirrapportaw imġiba relatata mal-qadi ta’ dmirijiet professjonali li jistgħu jikkostitwixxu nuqqas serju ta’ konformità mal-obbligi tal-uffiċjali tal-Unjoni. Dan huwa rregolat permezz tad-Deċiżjoni tal-eu-LISA dwar ir-regoli interni fir-rigward tal-iżvelar ta’ informazzjoni protetta tas-26 ta’ Ġunju 2018.

(4)

L-eu-LISA stabbilixxiet politika biex tipprevjeni u tindirizza b’mod effettiv il-każijiet reali jew potenzjali ta’ fastidju psikoloġiku jew sesswali fuq il-post tax-xogħol, kif previst fid-Deċiżjoni tiegħu Nru 2018-174 tas-6 ta’ Diċembru 2018 tal-Bord tat-Tmexxija fir-rigward il-politika tal-eu-LISA dwar il-protezzjoni tad-dinjità tal-persuna u l-prevenzjoni tal-fastidju psikoloġiku u sesswali li jadotta miżuri ta’ implimentazzjoni skont ir-Regolamenti tal-Persunal. Id-Deċiżjoni tistabbilixxi proċedura informali fejn l-allegat vittma tal-fastidju tista’ tikkuntattja lil konsulenti “kunfidenzjali” tal-eu-LISA.

(5)

L-eu-LISA tista’ twettaq ukoll investigazzjonijiet dwar ksur potenzjali ta’ regoli ta’ sigurtà għal informazzjoni klassifikata tal-Unjoni Ewropea (“IKUE”), abbażi tad-Deċiżjoni Nru 2019-273 tagħha tal-20 ta’ Novembru 2019 li temenda r-regoli ta’ sigurtà tagħha għall-protezzjoni ta’ IKUE.

(6)

L-eu-LISA hija suġġetta kemm għal awditi interni, kif ukoll esterni li jikkonċernaw l-attivitajiet tagħha.

(7)

Fil-kuntest ta’ tali inkjesti amministrattivi, awditi u investigazzjonijiet, l-eu-LISA tikkoopera ma’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni.

(8)

L-eu-LISA tista’ tikkoopera mal-awtoritajiet nazzjonali u organizzazzjonijiet internazzjonali ta’ pajjiżi terzi, skont id-dispożizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 43 tar-Regolament (UE) 2018/1726.

(9)

L-eu-LISA tista’ wkoll tikkoopera mal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq l-inizjattiva tagħha stess.

(10)

L-eu-LISA hija involuta f’każijiet quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea meta jew tirreferi kwistjoni lill-Qorti, tiddefendi deċiżjoni li tkun ħadet u li ġiet ikkontestata quddiem il-Qorti, jew tintervjeni f’każijiet rilevanti għall-kompiti tagħha. F’dan il-kuntest, l-eu-LISA jista’ jkollha bżonn tippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti.

(11)

Biex tissodisfa l-kompiti tagħha, l-eu-LISA tiġbor u tipproċessa l-informazzjoni u diversi kategoriji ta’ data personali, inkluż id-data ta’ identifikazzjoni ta’ persuni fiżiċi, l-informazzjoni ta’ kuntatt, ir-rwoli u l-kompiti professjonali, l-informazzjoni dwar l-imġiba u l-prestazzjoni privata u professjonali, u d-data finanzjarja. L-eu-LISA taġixxi bħala kontrollur tad-data.

(12)

Skont ir-Regolament (EU) 2018/1725, l-eu-LISA hija għalhekk obbligata li tipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar dawk l-attivitajiet ta’ pproċessar u li tirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data.

(13)

L-eu-LISA tista’ tkun meħtieġa li tirrikonċilja dawk id-drittijiet mal-objettivi ta’ inkjesti amministrattivi, awditi, investigazzjonijiet u proċedimenti tal-qorti. Jista’ jkun ukoll meħtieġ li tibbilanċja d-drittijiet ta’ suġġett tad-data mad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data. Għal dak il-għan, l-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jagħti lill-eu-LISA l-possibbiltà li tillimita, taħt kundizzjonijiet stretti, l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36 tar-Regolament (UE) 2018/1725, kif ukoll tal-Artikolu 4 tiegħu sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20. Sakemm ma jkunx hemm restrizzjonijiet previsti f’att legali adottat abbażi tat-Trattati, ikun neċessarju li jiġu adottati regoli interni li skonthom l-eu-LISA tkun intitolata li tillimita dawk id-drittijiet.

(14)

L-eu-Lisa jista’ jkollha bżonn, pereżempju, li tillimita l-informazzjoni li tipprovdi lil suġġett tad-data dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu jew tagħha matul il-fażi ta’ valutazzjoni preliminari ta’ inkjesta amministrattiva jew matul l-inkjesta nnifisha, qabel iċ-ċaħda possibbli ta’ każ jew fl-istadju pre-dixxiplinari. F’ċerti ċirkostanzi, l-għoti ta’ tali informazzjoni jista’ jaffettwa b’mod serju l-kapaċità tal-eu-LISA li twettaq l-inkjesta b’mod effettiv, kull meta, pereżempju, ikun hemm riskju li l-persuna kkonċernata tista’ teqred l-evidenza jew tinterferixxi ma’ xhieda potenzjali qabel dawn jiġu intervistati. L-eu-LISA jista’ wkoll ikollha bżonn tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tax-xhieda kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti.

(15)

Jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-anonimità ta’ xhud jew ta’ informatur li jkun talab li ma jiġix identifikat. F’każ bħal dan, l-eu-LISA tista’ tiddeċiedi li tillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra ta’ tali persuni, sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.

(16)

Jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-informazzjoni kunfidenzjali dwar membru tal-persunal li jkun ikkuntattja lill-konsulenti kunfidenzjali tal-eu-LISA fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju. F’każijiet bħal dawn, l-eu-LISA tista’ tiddeċiedi li tillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra tal-vittma allegata, tal-persuna allegata li tagħti l-fastidju u tal-persuni l-oħrajn involuti, sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet ta’ dawk kollha kkonċernati.

(17)

L-eu-LISA għandha tapplika restrizzjonijiet biss meta dawn jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, ikunu strettament meħtieġa u jkunu miżura proporzjonata f’soċjetà demokratika. L-eu-LISA għandha tagħti raġunijiet li jispjegaw il-ġustifikazzjoni għal dawk ir-restrizzjonijiet.

(18)

Fl-applikazzjoni tal-prinċipju tar-responsabbiltà, l-eu-LISA għandha żżomm rekord tal-applikazzjoni tagħha tar-restrizzjonijiet.

(19)

Meta tkun qed tipproċessa data personali skambjata ma’ organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tagħha, l-eu-LISA u dawk l-organizzazzjonijiet għandhom jikkonsultaw ma’ xulxin dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex ġew imposti restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità ta’ dawk ir-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-eu-LISA.

(20)

L-Artikolu 25(6) tar-Regolament (UE) Nru 2018/1725 jobbliga lill-kontrollur jinforma lis-suġġetti tad-data dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u dwar id-dritt tagħhom li jressqu lment quddiem l-EDPS.

(21)

Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) Nru 2018/1725, l-eu-LISA hija intitolata tiddifferixxi, tħalli barra jew tiċħad l-għoti ta’ informazzjoni dwar ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk b’xi mod dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. L-eu-LISA għandha tivvaluta fuq bażi ta’ każ b’każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkanċellax l-effett tagħha.

(22)

L-eu-LISA għandha tneħħi r-restrizzjoni malli l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw aktar, u għandha tivvaluta dawk il-kundizzjonijiet fuq bażi regolari.

(23)

Sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u tal-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-eu-LISA għandu jkun ikkonsultat fi żmien xieraq bi kwalunkwe restrizzjoni li tista’ tiġi applikata u jivverifika l-konformità tagħha ma’ din id-Deċiżjoni.

(24)

L-Artikoli 16(5) u 17(4) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jipprevedu eċċezzjonijiet għad-dritt tas-suġġetti tad-data għall-informazzjoni u d-dritt ta’ aċċess. Jekk dawn l-eċċezzjonijiet ikunu japplikaw, l-eu-LISA ma għandhiex għalfejn tapplika restrizzjoni skont din id-Deċiżjoni.

(25)

Skont l-Artikolu 35(2) tar-Regolament (UE) 2018/1726, il-Bord tat-Tmexxija għandu jadotta miżuri għall-applikazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725 mill-Aġenzija inkluż ir-regoli interni msemmija fil-paragrafi 1, 3 u 4 tal-Artikolu 25 tar-Regolament 2018/1725, wara konsultazzjoni mal-EDPS.