1.   Din id-Deċiżjoni tipprovdi regoli u proċeduri għall-applikazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725 mill-Kummissjoni, u tistabbilixxi regoli ta’ implimentazzjoni dwar l-Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data (“UPD”) għall-Kummissjoni.

2.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi wkoll ir-regoli li għandhom jiġu segwiti mill-Kummissjoni, fir-rigward tal-kompiti ta’ monitoraġġ, investigazzjoni, awditjar jew konsultazzjoni tal-UPD, biex tinforma lis-suġġetti tad-data dwar l-ipproċessar tad-data personali tagħhom skont l-Artikoli 14, 15 u 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725.

3.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi wkoll il-kundizzjonijiet li taħthom il-Kummissjoni, fir-rigward tal-kompiti ta’ monitoraġġ, investigazzjoni, awditjar jew konsultazzjoni tal-UPD, tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni tal-Artikoli 4, 14 sa 17, 19, 20 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725, skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tiegħu.

4.   Din id-Deċiżjoni tapplika għall-ipproċessar ta’ data personali mill-Kummissjoni għall-fini ta’ jew fir-rigward tal-kompiti tal-UPD imsemmija fl-Artikolu 45 tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari l-kompiti ta’ monitoraġġ, investigazzjoni, awditjar u konsultazzjoni tal-UPD.

1.   Il-UPD għandu jikkontribwixxi għall-ħolqien ta’ kultura ta’ protezzjoni tad-data personali fi ħdan il-Kummissjoni abbażi tal-valutazzjoni tar-riskju u r-responsabbiltà.

2.   Il-UPD għandu jimmonitorja l-implimentazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725 fil-Kummissjoni billi, fost l-oħrajn, jistabbilixxi u jwettaq programm ta’ ħidma dwar l-ispezzjonijiet u l-awditi kull sena.

3.   Il-UPD għandu jorganizza u jippresjedi laqgħat regolari tad-DPCs.

4.   Il-UPD għandu jżomm ir-rekords tal-Kummissjoni tal-attivitajiet ta’ pproċessar f’reġistru ċentrali u għandu jagħmlu aċċessibbli għall-pubbliku.

Il-UPD għandu jżomm ukoll reġistru intern tal-Kummissjoni ta’ ksur ta’ data personali fis-sens tal-Artikolu 3(16) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

5.   Fit-twettiq tal-funzjonijiet tiegħu, il-UPD għandu jikkoopera mal-uffiċjali tal-protezzjoni tad-data maħtura mill-istituzzjonijiet u l-korpi l-oħra tal-Unjoni.

6.   Il-UPD għandu jitqies bħala l-kontrollur delegat għall-fini ta’ deċiżjonijiet individwali dwar id-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 fir-rigward tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar tal-UPD.

1.   Il-kontrollur delegat għandu jaħtar DPC u, fejn xieraq assistent DPC wieħed jew aktar fid-Direttorat Ġenerali jew is-Servizz taħt ir-responsabbiltà tiegħu. Żewġ kontrolluri delegati jew aktar jistgħu, għal raġunijiet ta’ koerenza jew effiċjenza, jiddeċiedu li jaħtru DPC jew assistent DPC komuni jew jaqsmu s-servizzi ta’ DPC jew assistent DPC diġà maħtur. Il-kontrolluri delegati kkonċernati għandhom jirreġistraw il-qbil tagħhom li jagħmlu dan bil-miktub.

2.   Id-DPC maħtur minn Direttorat Ġenerali jew Servizz għandu jkun kompetenti wkoll għall-Kabinett responsabbli għal dak id-Direttorat Ġenerali jew Servizz. Id-DPC maħtur għas-Segretarjat Ġenerali għandu jkun kompetenti għall-Kabinett tal-President kif ukoll għall-Kabinetti li għalihom is-Segretarjat Ġenerali ikun l-uniku servizz ta’ appoġġ. Meta Kabinett ikun responsabbli għal diversi Direttorati Ġenerali jew Servizzi, il-kontrolluri delegati għandhom jiddeċiedu liema mid-DPCs rispettivi tagħhom għandhom ikunu kompetenti għal dak il-Kabinett.

3.   Il-UPD, il-persunal tad-Direttorat Ġenerali jew is-Servizz rilevanti u l-Kabinett rilevanti għandhom jiġu infurmati kull meta jinħatar DPC ġdid.

DPCs li għadhom kif inħatru għandhom ilestu t-taħriġ biex jiksbu l-kompetenzi meħtieġa għar-rwol tad-DPC fi żmien sitt xhur mill-ħatra. DPC li qabel kellu kariga ta’ DPC f’Direttorat Ġenerali jew Servizz ieħor jew li kien membru tal-persunal tal-UPD fi żmien sentejn qabel il-ħatra bħala DPC għandu jiġi eżentat minn dak ir-rekwiżit ta’ taħriġ.

4.   Il-kontrolluri delegati għandhom jistabbilixxu arranġamenti xierqa sabiex jiżguraw li d-DPC ikun involut kif suppost u fil-ħin fil-kwistjonijiet kollha li għandhom x’jaqsmu mal-protezzjoni tad-data fid-Direttorat Ġenerali jew is-Servizz tagħhom u li l-opinjonijiet mogħtija mid-DPC jiġu mgħarrfa minnufih lill-kontrollur delegat fuq talba tad-DPC.

5.   Id-DPCs għandhom jintgħażlu abbażi tal-għarfien u l-esperjenza tagħhom tal-funzjonament tad-Direttorat Ġenerali jew is-Servizz rispettiv, il-motivazzjoni għall-funzjoni, il-kompetenzi relatati mal-protezzjoni tad-data, il-fehim tal-prinċipji tas-sistemi tal-informazzjoni, u l-ħiliet ta’ komunikazzjoni.

6.   Il-funzjoni tad-DPC tista’ tiġi kkombinata ma’ funzjonijiet oħra. Il-kontrollur delegat għandu jiżgura li dawk il-funzjonijiet ikunu kompatibbli mal-funzjoni tad-DPC.

7.   Il-funzjoni tad-DPC għandha tkun parti mid-deskrizzjoni tal-impjieg ta’ kull membru tal-persunal maħtur bħala DPC. Għandha ssir referenza għar-responsabbiltajiet u l-kisbiet tagħhom fir-rapport ta’ evalwazzjoni annwali.

8.   Id-DPC għandu jaġixxi bħala punt ta’ kuntatt bejn il-kontrollur delegat, il-kontrollur operazzjonali u l-proċessur, u l-UPD.

9.   Id-DPCs għandu jkollhom id-dritt li jiksbu kwalunkwe informazzjoni fid-Direttorat Ġenerali jew is-Servizz tagħhom sal-punt li dan ikun meħtieġ għat-twettiq tal-kompiti tad-DPC. Id-DPCs għandhom jaċċessaw id-data personali biss jekk dan ikun meħtieġ għat-twettiq tal-kompiti tagħhom.

10.   Id-DPC għandu jżomm rekords u jipprovdi statistika anonimizzata tat-talbiet mis-suġġetti tad-data lid-Direttorat Ġenerali, lis-Servizz jew lill-Kabinett, filwaqt li jispeċifika n-numri tat-talbiet u n-numru ta’ talbiet miċħuda b’mod sħiħ jew parzjali. Il-UPD għandu jispeċifika l-kategoriji tat-talbiet li għalihom għandha tinżamm l-istatistika. Il-UPD jista’ jispeċifika liema dettalji ulterjuri għandhom jiġu pprovduti.

Id-DPC għandu jżomm statistika anonimizzata ta’ ksur ta’ data personali ġestita mid-Direttorat Ġenerali, mis-Servizz jew mill-Kabinett, billi jispeċifika n-numru totali ta’ każijiet ta’ ksur ta’ data personali, in-numru ta’ każijiet ta’ ksur ta’ data personali nnotifikati lill-EDPS u n-numru ta’ każijiet ta’ ksur ta’ data personali kkomunikati lis-suġġetti tad-data.

11.   Id-DPC għandu jqajjem kuxjenza dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data fid-DĠ jew is-Servizz tiegħu u għandu jagħti pariri u jassisti lill-kontrolluri delegati u lill-kontrolluri operazzjonali biex jikkonformaw mal-obbligi tagħhom, speċjalment fir-rigward ta’:

12.   Id-DPCs għandhom jipparteċipaw fil-laqgħat u, fejn meħtieġ, fil-gruppi ta’ ħidma tad-DPCs.

13.   Il-UPD għandu joħroġ gwida addizzjonali dwar ir-responsabbiltajiet u l-funzjonijiet tad-DPC.

1.   Il-kontrolluri delegati għandhom jaġixxu f’isem il-Kummissjoni bħala kontrollur għall-finijiet tal-applikazzjoni tar-Regolament (UE) 2018/1725.

2.   Il-kontrolluri delegati u l-kontrolluri operazzjonali:

3.   Il-kontrollur delegat għandu:

L-arranġamenti msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu għandhom jiddeterminaw ir-responsabbiltajiet rispettivi tagħhom għall-konformità mal-obbligi tagħhom ta’ protezzjoni tad-data. B’mod partikolari, għandhom jinkludu l-identifikazzjoni tal-kontrollur delegat li jiddetermina l-mezzi u l-finijiet tal-operazzjoni ta’ pproċessar kif ukoll tal-kontrollur operazzjonali għall-operazzjoni ta’ pproċessar, u fejn xieraq, liema persuna u/jew entitajiet għandhom jassistu lill-kontrollur operazzjonali, fost l-oħrajn, b’informazzjoni f’każ ta’ ksur tad-data jew biex jakkomodaw id-drittijiet tas-suġġetti tad-data.

4.   Il-kontrollur operazzjonali għandu:

1.   Il-UPD għandu jiżgura li r-reġistru tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar tal-Kummissjoni jkun aċċessibbli permezz tas-sit web tal-UPD fuq l-Intranet tal-Kummissjoni u permezz tas-sit web tal-UPD fuq is-sit web Europa.

2.   Il-kontrolluri delegati għandhom jinnotifikaw lill-UPD ir-rekords tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar tagħhom, permezz tad-DPC tagħhom, billi jużaw is-sistema ta’ notifika online tal-Kummissjoni, aċċessibbli mis-sit web tal-UPD fuq l-Intranet tal-Kummissjoni.

1.   It-talbiet għal investigazzjoni msemmija fl-Artikolu 6(e) għandhom jiġu indirizzati bil-miktub lill-UPD. Fi żmien 15-il jum tax-xogħol wara l-irċevuta, l-UPD għandu jibgħat konferma ta’ rċevuta lill-persuna li tkun ikkummissjonat l-investigazzjoni, u jivverifika jekk it-talba għandhiex tiġi ttrattata bħala kunfidenzjali sabiex tiġi żgurata l-kunfidenzjalità li tirregola t-talba, sakemm is-suġġetti tad-data kkonċernati ma jipprovdux il-kunsens mhux ambigwu tagħhom biex it-talba tiġi ttrattata mod ieħor. Fil-każ ta’ abbuż evidenti tad-dritt li tintalab investigazzjoni, l-UPD ma għandux ikun obbligat jirrapporta lil min jagħmel it-talba.

2.   Il-UPD għandu jitlob dikjarazzjoni bil-miktub dwar il-kwistjoni mill-kontrollur delegat li huwa responsabbli għall-operazzjoni ta’ pproċessar tad-data inkwistjoni. Il-kontrollur delegat għandu jipprovdi r-risposta tiegħu lill-UPD fi żmien 15-il jum tax-xogħol. Il-UPD jista’ jitlob informazzjoni komplementari mill-kontrollur delegat, mill-proċessur jew minn partijiet oħra fi żmien 15-il jum tax-xogħol.

3.   Il-UPD għandu jirrapporta lura lill-persuna li kkummissjonat l-investigazzjoni mhux aktar tard minn tliet xhur wara li jkun irċieva t-talba. Dan il-perjodu jista’ jiġi sospiż sakemm il-UPD ikun kiseb l-informazzjoni kollha meħtieġa li jista’ jkun talab.

4.   Ħadd ma għandu jsofri preġudizzju minħabba kwistjoni li tinġieb għall-attenzjoni tal-UPD li tallega ksur tad-dispożizzjonijiet tar-Regolament (UE) 2018/1725.

1.   L-UPD għandu jkunu marbut għal finijiet amministrattivi mas-Segretarjat Ġenerali. F’dan il-kuntest, il-UPD għandu jipparteċipa fit-tħejjija tal-Pjan ta’ Tmexxija Annwali u l-Abbozz tal-Baġit Preliminari tas-Segretarjat Ġenerali.

2.   Il-UPD għandu jkun l-uffiċjal tar-rapportar għall-persunal tal-Uffiċċju tal-Protezzjoni tad-Data. Id-Deputat Segretarju Ġenerali għandu jkun il-validatur. Il-UPD għandu jipparteċipa fil-koordinazzjoni tat-tmexxija tas-Segretarjat Ġenerali kif xieraq.

1.   Meta l-Kummissjoni teżerċita d-dmirijiet tagħha b’rabta mad-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, għandha tqis jekk tapplikax xi waħda mill-eċċezzjonijiet stabbiliti f’dak ir-Regolament.

2.   Skont l-Artikoli 14 sa 18 ta’ din id-Deċiżjoni, il-Kummissjoni tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725, kif ukoll il-prinċipju ta’ trasparenza stipulat fl-Artikolu 4(1)(a) ta’ dak ir-Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 17, 19 u 20 tar-Regolament (UE) 2018/1725, meta l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u l-obbligi jkun ta’ preġudizzju għall-fini tal-kompiti tad-DPO, fost l-oħrajn, billi jiżvela l-għodod ta’ investigazzjoni jew awditjar tiegħu, jew ikun jaffettwa b’mod ħażin id-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h).

3.   Soġġett għall-Artikoli 14 sa 18 ta’ din id-Deċiżjoni, il-Kummissjoni tista’ tirrestrinġi d-drittijiet u l-obbligi msemmija fil-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu, fir-rigward tad-data personali miksuba mill-UPD mis-servizzi tal-Kummissjoni, jew istituzzjonijiet u korpi oħra tal-Unjoni. Il-Kummissjoni tista’ tagħmel hekk fejn l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u l-obbligi jista’ jiġi ristrett minn dawk is-servizzi tal-Kummissjoni, l-istituzzjonijiet jew il-korpi tal-Unjoni, abbażi ta’ atti oħra previsti fl-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jew skont il-Kapitolu IX ta’ dak ir-Regolament, jew f’konformità mar-Regolament (UE) 2016/794 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (6) jew ir-Regolament tal-Kunsill (UE) 2017/1939 (7).

Qabel ma tapplika r-restrizzjonijiet fiċ-ċirkostanzi msemmija fl-ewwel subparagrafu, il-Kummissjoni għandha tikkonsulta lill-istituzzjonijiet u lill-korpi rilevanti tal-Unjoni sakemm ma jkunx ċar għall-Kummissjoni li l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni hija stipulata minn xi wieħed mill-atti msemmija f’dak is-subparagrafu.

4.   Kull restrizzjoni tal-applikazzjoni tad-drittijiet u tal-obbligi msemmija fil-paragrafu 2 ta’ dan l-Artikolu għandha tkun meħtieġa u proporzjonata u tkun tqis ir-riskji li jkun hemm għad-drittijiet u għal-libertajiet tas-suġġetti tad-data.

1.   Il-Kummissjoni għandha tippubblika fuq is-sit web tagħha l-avviżi tal-protezzjoni tad-data li jinformaw lis-suġġetti tad-data kollha bil-kompiti tal-UPD li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali tagħhom.

2.   Il-Kummissjoni għandha tinforma fuq bażi individwali, f’format xieraq, lil kwalunkwe persuna fiżika li hija tqis bħala persuna kkonċernata mill-kompiti tal-UPD jew informatur.

3.   Fejn il-Kummissjoni tirrestrinġi, b’mod sħiħ jew parzjali, l-għoti tal-informazzjoni lis-suġġetti tad-data msemmija fil-paragrafu 2, il-Kummissjoni għandha tniżżel u tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni skont l-Artikolu 17.

1.   Meta l-Kummissjoni tirrestrinġi, totalment jew parzjalment, id-dritt ta’ aċċess għad-data personali mis-suġġetti tad-data, id-dritt ta’ tħassir, jew id-dritt ta’ restrizzjoni tal-ipproċessar kif imsemmi fl-Artikoli 17, 19 u 20 rispettivament tar-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tagħha għat-talba għal aċċess, tħassir jew restrizzjoni tal-ipproċessar, bir-restrizzjoni applikata u bir-raġunijiet prinċipali talli sar hekk, u bil-possibbiltà li jsir ilment mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jew li jintalab rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

2.   L-għoti ta’ informazzjoni dwar ir-raġunijiet għar-restrizzjoni msemmi fil-paragrafu 1 jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud sakemm ikun għadu jmur kontra l-għan tar-restrizzjoni.

3.   Il-Kummissjoni għandha tniżżel u tirreġistra r-raġunijiet għal tali restrizzjoni skont l-Artikolu 17.

4.   Meta d-dritt ta’ aċċess ikun totalment jew parzjalment ristrett, is-suġġett tad-data għandu d-dritt li jeżerċita d-dritt tiegħu permezz tal-intermedjarju tal-EDPS, skont l-Artikolu 25(6), (7) u (8) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

1.   Il-Kummissjoni għandha tirreġistra r-raġunijiet għal kwalunkwe restrizzjoni applikata skont din id-Deċiżjoni, inkluża valutazzjoni każ b’każ tan-neċessità u tal-proporzjonalità tar-restrizzjoni, filwaqt li tqis l-elementi rilevanti fl-Artikolu 25(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

Għal dak il-għan, ir-reġistru għandu jindika kif l-eżerċizzju tad-dritt jipperikola l-iskop tal-kompiti tal-UPD skont din id-Deċiżjoni, jew tar-restrizzjonijiet applikati skont l-Artikolu 13(2) jew (3), jew jista’ jaffettwa b’mod ħażin id-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra.

2.   Ir-rekord, u meta applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u ġuridiċi sottostanti għandhom jiġu rreġistrati. Dawn għandhom jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-EDPS fuq talba tiegħu.

1.   Ir-restrizzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 14, 15 u 16 għandhom ikomplu japplikaw sakemm jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawhom.

2.   Fejn ir-raġunijiet għal restrizzjoni msemmija fl-Artikolu 14 jew 16 ma jkunux għadhom japplikaw, il-Kummissjoni għandha tneħħi r-restrizzjoni u tagħti r-raġuni għar-restrizzjoni lis-suġġett tad-data. Fl-istess ħin, il-Kummisssjoni għandha tinforma lis-suġġett tad-data dwar il-possibbiltà li jressaq ilment quddiem l-EDPS f’kull ħin, jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

3.   Il-Kummissjoni għandha twettaq rieżami tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 14 u 16 kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħhom u fi kwalunkwe każ fl-għeluq tal-attività rilevanti tal-UPD. Minn hemm ’il quddiem, il-Kummissjoni għandha tagħmel monitoraġġ tal-ħtieġa li jinżamm/tinżamm xi restrizzjoni jew differiment fuq bażi annwali.

1.   Meta servizzi oħra tal-Kummissjoni jikkonkludu li d-drittijiet ta’ suġġett tad-data jenħtieġ li jiġu ristretti skont din id-Deċiżjoni, huma għandhom jinfurmaw lill-UPD. Huma għandhom jipprovdu wkoll lill-UPD b’aċċess għar-reġistrazzjoni u kwalunkwe dokument li jkun fih elementi fattwali u legali sottostanti.

2.   Il-UPD jista’ jitlob li l-kontrollur delegat tas-servizz tal-Kummissjoni kkonċernat jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet. Il-kontrollur delegat tal-Kummissjoni kkonċernat għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar ir-riżultat tar-rieżami mitlub.