ABBOZZ

ID-DEĊIŻJONI TAL-KUMITAT KONĠUNT

ta’ …

dwar l-adozzjoni tar-Regoli ta’ Proċedura tiegħu

IL-KUMITAT KONĠUNT,

Wara li kkunsidra l-Ftehim bejn l-Unjoni Ewropea u r-Repubblika tal-Moldova dwar il-protezzjoni tal-indikazzjonijiet ġeografiċi tal-prodotti agrikoli u l-oġġetti tal-ikel, u b’mod partikolari l-Artikolu 11 tiegħu,

Billi dak il-Ftehim daħal fis-seħħ nhar l-1 ta’ April 2013,

ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:

Artikolu 1

Kapijiet tad-Delegazzjoni

1.   L-Unjoni Ewropea u r-Repubblika tal-Moldova (“il-Partijiet”), għandhom jaħtru Kap ta’ Delegazzjoni kull wieħed, li għandu jkun il-persuna ta’ kuntatt rigward il-materji kollha marbutin mal-Kumitat.

2.   Kull Kap tad-Delegazzjoni jista’ jiddelega l-funzjonijiet kollha tiegħu ta’ Kap tad-Delegazzjoni jew xi wħud minnhom lil deputat innominat, u f’dan il-każ kwalunkwe referenza li ssir wara għall-Kap tad-Delegazzjoni tkun tapplika bl-istess mod għad-deputat innominat.

Artikolu 2

Presidenza

1.   Il-kariga tal-Presidenza tal-Kumitat għandha talterna minn idejn il-Kap tad-Delegazzjoni ta’ waħda mill-Partijiet għal idejn il-Kap tal-Parti l-oħra, għal perjodu ta’ sena kalendarja.

2.   Il-Presidenza għandu jkollha r-responsabbiltà tal-karigi segretarjali tal-Kumitat.

Artikolu 3

Laqgħat

1.   Il-Presidenza għandha tiffissa d-data u l-post jew, fil-każ li l-laqgħat isiru b’mezzi elettroniċi, l-arranġamenti tekniċi, tal-laqgħat bi qbil mal-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor. Il-President u l-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor, meta jiftiehmu dwar id-data u l-post tal-laqgħa, għandhom josservaw ir-rekwiżit li jorganizzaw laqgħa fi żmien 90 jum.

2.   Fejn iż-żewġ partijiet jaqblu, il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt jistgħu jattenduhom esperti li huma kapaċi jfornu informazzjoni speċifika mitluba.

3.   Sakemm ma jkunx hemm qbil konġunt mod ieħor, il-laqgħat tal-Kumitat ma għandhomx ikunu pubbliċi.

Artikolu 4

Korrispondenza

1.   Kull korrispondenza lill-Kumitat jew għalih għandha tiġi indirizzata lill-President tal-Kumitat. Dan tal-aħħar għandu jgħaddi kopja tal-korrispondenza kollha marbuta mal-Kumitat lill-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor, lill-Kap tal-Missjoni tal-Moldova fi Brussell u lill-Kap tad-Delegazzjoni tal-UE f’Chisinau.

2.   Il-korrispondenza bejn il-President u l-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor tista’ ssir permezz ta’ kwalunkwe mezz bil-miktub, inkluża l-posta elettronika.

Artikolu 5

Aġendi għal-laqgħat

1.   Il-Presidenza għandha tfassal l-abbozz tal-aġenda qabel kull laqgħa. L-abbozz tal-aġenda għandu jintbagħat lill-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor mhux aktar tard minn 20 jum tax-xogħol qabel il-bidu tal-laqgħa. L-abbozz tal-aġenda ċċirkolat mill-President għandu jinkludi kwalunkwe punt kopert mill-Artikolu 11(3) tal-Ftehim, magħżul mill-President.

2.   Il-Kapjijiet tad-Delegazzjoni jistgħu jitolbu punti addizzjonali koperti mill-Artikolu 11(3) sa mhux inqas minn 10 ijiem tax-xogħol qabel il-bidu tal-laqgħa, u l-Presidenza għandha tinkludihom fl-abbozz tal-aġenda.

3.   L-abbozz finali tal-aġenda għandu jiġi ċċirkolat lill-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor mill-President mhux aktar tard minn ħamest ijiem tax-xogħol qabel il-bidu tal-laqgħa.

4.   L-aġenda għandha tiġi adottata bi qbil konġunt mill-President u mill-Kap ta’ Delegazzjoni l-ieħor fil-bidu ta’ kull laqgħa. Punti oħra għajr dawk li jidhru fl-abbozz tal-aġenda jistgħu jiżdiedu fl-aġenda jekk jintlaħaq qbil dwar dan min-naħa tal-Presidenza u l-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor.

Artikolu 6

Adozzjoni ta’ strumenti

1.   Id-deċiżjonijiet tal-Kumitat fi ħdan it-tifsira tal-Artikolu 11(2) tal-Ftehim għandhom jiġu indirizzati lill-Partijiet u għandhom jinkludu l-firem tal-Presidenza u tal-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor.

2.   Kull waħda mill-Partijiet tista’ tiddeċiedi li tippubblika kwalunkwe deċiżjoni adottata mill-Kumitat.

Artikolu 7

Proċedura bil-miktub

1.   Deċiżjoni mill-Kumitat tista’ tiġi adottata permezz ta’ proċedura bil-miktub meta l-Presidenza u l-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor jkunu qablu dwar dan.

2.   Il-Kap tad-Delegazzjoni li jipproponi l-użu tal-proċedura bil-miktub għandu jissottometti l-abbozz ta’ deċiżjoni lill-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor. Il-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor għandu jwieġeb, filwaqt li jindika jekk jaċċettax jew le l-abbozz, jekk jipproponix xi emendi, jew jekk jitlobx aktar żmien ta’ riflessjoni. Jekk l-abbozz jiġi adottat, dan għandu jiġi ffinalizzat skont l-Artikolu 6(1).

Artikolu 8

Minuti

1.   Il-Presidenza għandha tfassal l-abbozz tal-minuti ta’ kull laqgħa u tissottomettihom lill-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor fi żmien 20 jum tax-xogħol minn dakinhar tal-laqgħa. L-abbozz tal-minuti għandu jiddikjara r-rakkomandazzjonijiet magħmula u jista’ wkoll jinnota kwalunkwe konklużjoni oħra milħuqa. Il-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor għandu jaqbel mal-abbozz, jew jissottometti l-emendi li jipproponi. Malli jintlaħaq qbil dwar l-abbozz tal-minuti, għandhom jiġu ffirmati żewġ kopji oriġinali mill-Presidenza u mill-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor. Kopja oriġinali tal-minuti għandha tinżamm mill-Presidenza u l-oħra mill-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor.

2.   Fil-każ li ma jintlaħaqx qbil dwar il-minuti qabel ma tiġi organizzata l-laqgħa li jkun imiss, il-minuti għandhom jiddokumentaw l-abbozz imfassal mill-Presidenza li miegħu għandhom jiġu annessi l-emendi proposti sottomessi mill-Kap tad-Delegazzjoni l-ieħor.

Artikolu 9

Spejjeż

Kull parti għandha tkun responsabbli għall-ispejjeż li ġġarrab biex tieħu sehem fil-laqgħat tal-Kumitat.

Artikolu 10

Kunfidenzjalità

Id-deliberazzjonijiet tal-Kumitat għandhom ikunu kunfidenzjali.