22023D0560

EUR-Lex

Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 22023D0560 - EN

Help

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

Document 22023D0560

Help

Deċiżjoni Nru 2021/02 tal-Kumitat ta’ Tmexxija Reġjonali tal-Komunità tat-Trasport dwar ir-regoli dwar ir-rimborż tal-ispejjeż imġarrba minn persuni barra mis-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport li huma mistiedna jipparteċipaw fil-laqgħat tal-Komunità tat-Trasport [2023/560]

PUB/2022/535

ĠU L 73, 10.3.2023, p. 48–53 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/560/oj

HTML

PDF

Official Journal

10.3.2023

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

L 73/48

DEĊIŻJONI Nru 2021/02 TAL-KUMITAT TA’ TMEXXIJA REĠJONALI TAL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT

dwar ir-regoli dwar ir-rimborż tal-ispejjeż imġarrba minn persuni barra mis-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport li huma mistiedna jipparteċipaw fil-laqgħat tal-Komunità tat-Trasport [2023/560]

IL-KUMITAT TA’ TMEXXIJA REĠJONALI TAL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT,

Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità tat-Trasport, u b’mod partikolari l-Artikolu 35 tiegħu,

ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:

Artikolu 1

Ir-regoli dwar ir-rimborż tal-ispejjeż imġarrba minn persuni barra mis-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport, li huma mistiedna jipparteċipaw fil-laqgħat tal-Komunità tat-Trasport, stabbiliti fl-Anness, huma permezz ta’ dan adottati.

Hekk kif jiġu adottati, is-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport għandu jippubblika r-regoli fuq is-sit web tal-Komunità tat-Trasport.

Artikolu 2

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha.

Magħmul f’Sarajevo, fis-7 ta’ Ġunju 2021.

Għall-Kumitat ta’ Tmexxija Reġjonali

Il-President

ANNESS

REGOLI DWAR IR-RIMBORŻ TAL-ISPEJJEŻ IMĠARRBA MINN PERSUNI BARRA MIS-SEGRETARJAT PERMANENTI TAL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT, LI HUMA MISTIEDNA JIPPARTEĊIPAW FIL-LAQGĦAT TAL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT

1. Ambitu

1.1.

Dawn ir-regoli japplikaw għal persuni minn barra s-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport (“is-Segretarjat Permanenti”) li jkunu mistiedna jipparteċipaw fi kwalunkwe waħda mil-laqgħat tal-Komunità tat-Trasport elenkati fir-regola 1.2.

1.2.

Il-laqgħat li huma koperti minn dawn ir-regoli huma laqgħat tal-konfigurazzjonijiet, il-kumitati u l-fora l-oħra tal-Komunità tat-Trasport li ġejjin:

(a)	il-Kunsill Ministerjali, il-Kumitat ta’ Tmexxija Reġjonali, il-kumitati tekniċi, il-Forum Soċjali;

(b)	il-Kumitat tal-Baġit;

(c)	it-task forces, il-gruppi ta’ koordinazzjoni u korpi ta’ ħidma oħra stabbiliti permezz tad-deċiżjonijiet jew il-konklużjonijiet tal-Kunsill Ministerjali u tal-Kumitat ta’ Tmexxija Reġjonali;

(d)	konferenzi, workshops u fora oħra, organizzati mis-Segretarjat Permanenti relatati mal-programm ta’ ħidma tal-Komunità tat-Trasport;

(e)	laqgħat oħrajn organizzati fl-ambitu tal-implimentazzjoni tat-Trattat dwar il-Komunità tat-Trasport (dibattiti ta’ livell għoli, workshops eċċ.);

(f)	proċeduri ta’ selezzjoni għal karigi ppubblikati mill-Komunità tat-Trasport (membri tal-bord ta’ selezzjoni); kif ukoll

(g)	proċeduri ta’ selezzjoni għal karigi ppubblikati mill-Komunità tat-Trasport (applikanti).

1.3.

Rappreżentant wieħed biss għal kull ministeru, awtorità regolatorja, aġenzija, entità jew parti benefiċjarja oħra għandu jkun intitolat għar-rimborż tal-ispejjeż skont dawn ir-regoli. Madankollu, fil-każ li l-laqgħat elenkati fl-Artikolu 1.2 jiġu organizzati b’mod konġunt, id-Direttur tas-Segretarjat Permanenti (“Direttur”) jista’ jingħata eċċezzjoni minn din ir-regola permezz ta’ deċiżjoni motivata.

1.4.

Dawn ir-regoli jkopru r-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tal-akkomodazzjoni biss. Il-parteċipanti m’għandhomx ikunu intitolati għal somom addizzjonali bħal kumpens għas-sussistenza għal kull jum.

2. Spejjeż tal-ivvjaġġar

2.1.

Il-parteċipanti kollha għandhom ikunu intitolati għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar tagħhom mill-post speċifikat fl-istedina tagħhom (l-indirizz tax-xogħol jew tad-dar) sal-post tal-laqgħa, bl-aktar mezz ta’ trasport xieraq skont id-distanza involuta. B’mod ġenerali, dan għandu jkun ivvjaġġar bil-ferrovija tat-tieni klassi għal vjaġġi ta’ inqas minn 400 km (f’direzzjoni waħda, skont id-distanza uffiċjali bil-ferrovija) u vvjaġġar bl-ajru tal-klassi ekonomika għal distanzi ta’ 400 km jew aktar.

2.2.

Id-Direttur għandu jipprova jiżgura li l-laqgħat jiġu organizzati b’mod li jippermetti lill-parteċipanti jibbenefikaw mill-aktar rati tal-ivvjaġġar ekonomiċi.

2.3.

L-ispejjeż tal-ivvjaġġar għandhom jiġu rimborżati biss meta jiġu ppreżentati d-dokumenti ta’ sostenn oriġinali:

2.4.

Meta t-trasport bl-ajru jew bil-ferrovija ma jkunx disponibbli jew ma jkunx kosteffettiv, l-ivvjaġġar bix-xarabank jew bil-karozza għandu jiġi awtorizzat.

2.5.

Il-kost tal-ivvjaġġar b’vettura privata għandu jiġi rimborżat bir-rata ta’ EUR 0,22 għal kull km.

2.6.

Il-miżati tat-taksi għandhom jiġu rimborżati biss jekk ma jkun hemm l-ebda trasport pubbliku lokali disponibbli.

2.7.

Il-kostijiet tal-ivvjaġġar għandhom jiġu rimborżati sa EUR 700.

3. Spejjeż tal-akkomodazzjoni

3.1.

Il-parteċipanti għandhom ikunu intitolati għar-rimborż tal-ispejjeż tal-akkomodazzjoni tagħhom. L-ispejjeż tal-akkomodazzjoni huma l-ispejjeż imġarrba biex wieħed joqgħod billejl fil-post fejn issir il-laqgħa minħabba li l-ħinijiet tal-laqgħa jkunu inkompatibbli mal-ħinijiet tat-titjiriet jew tal-ferroviji. L-ispejjeż tal-akkomodazzjoni għandhom jiġu rimborżati sa EUR 120 għal kull lejl. In-numru ta’ ljieli tas-soġġorn ma għandux jaqbeż in-numru ta’ jiem tal-laqgħa + 1.

3.2.

Soġġett għall-approvazzjoni minn qabel tad-Direttur, il-parteċipanti jistgħu eċċezzjonalment ikunu intitolati għar-rimborż tal-ispejjeż tal-akkomodazzjoni relatati ma’ lejl addizzjonali fil-post fejn issir il-laqgħa jekk, billi jtawwal is-soġġorn, il-parteċipant ikun jista’ jikseb tnaqqis fl-ispiża tat-trasport li jkun jiswa aktar mill-ispejjeż tal-akkomodazzjoni relatati mal-lejl addizzjonali.

3.3.

Il-parteċipanti m’għandhomx ikunu intitolati għar-rimborż ta’ spejjeż oħra relatati mas-soġġorn fil-lukanda bħall-internet, it-telefown, il-fotokopjar, il-minibar, il-kolazzjon mhux inkluż.

4. Xiri ta’ biljetti u akkomodazzjoni

4.1.

Fil-prinċipju, il-parteċipanti mistiedna għal xi laqgħa elenkata fir-regola 1.2, il-punti minn (a) sa (e) għandhom jibbukkjaw il-biljetti u l-akkomodazzjoni tagħhom stess. L-ibbukkjar għandu jsir kemm jista’ jkun malajr sabiex ikunu jistgħu jinkisbu l-aktar miżati jew rati ekonomiċi. Is-Segretarjat Permanenti għandu jibbukkja l-ivvjaġġar jew l-akkomodazzjoni f’isem il-parteċipanti jew jagħmel pagament bil-quddiem għan-nefqa f’każijiet eċċezzjonali biss u soġġett għar-regola 6.

4.2.

Fil-każ tal-parteċipanti mistiedna għal xi laqgħa elenkata fir-regola 1.2, il-punti (f) u (g), l-arranġamenti tal-ivvjaġġar u tal-akkomodazzjoni għandhom isiru mis-Segretarjat Permanenti.

5. Proċedura tar-rimborż

5.1.

Biex jiksbu rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tal-akkomodazzjoni, il-parteċipanti għandhom jippreżentaw talba għar-rimborż tal-ispejjeż (“talba għar-rimborż”). It-talba għar-rimborż għandha tkun:

(a)	magħmula bl-użu tal-formola stabbilita fl-Appendiċi 1;

(b)	ippreżentata f’format elettroniku lis-Segretarjat Permanenti mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju wara d-data tal-laqgħa inkwistjoni; kif ukoll

(c)

akkumpanjata minn sett sħiħ ta’ dokumenti ġustifikattivi oriġinali, bħal biljetti u fatturi jew, fil-każ ta’ prenotazzjonijiet online, il-kopja stampata tal-prenotazzjoni elettronika u l-karti tal-imbarkazzjoni għall-vjaġġ, bħala evidenza tal-ispejjeż imġarrba u li juru l-klassi tal-ivvjaġġar użata, il-ħin tal-ivvjaġġar u l-ammont imħallas.

5.2.

Il-korrispondenza dwar ir-rimborż għandha tintbagħat lis-Segretarjat Permanenti fuq finance@transport-community.org.

5.3.

Ir-rimborż għandu jsir f’euro. Ir-rata tal-kambju li tapplika għar-rimborż għandha tkun dik applikabbli fid-data tal-laqgħa.

5.4.

Ir-rimborż għandu jsir permezz ta’ trasferiment bankarju fil-kont bankarju tal-istituzzjoni jew tal-organizzazzjoni li tinnomina lill-parteċipant, bl-użu tad-dettalji tal-kont tal-bank ippreżentati f’konformità mar-regola 5.5. Madankollu, ir-rimborż jista’ jsir f’kont bankarju privat tal-parteċipant jekk dik l-istituzzjoni jew organizzazzjoni titlob dan bil-miktub.

5.5.

Id-dettalji tal-kont bankarju li għandhom jiġu sottomessi għall-finijiet tar-regola 5.4 għandu jkun fihom l-informazzjoni li ġejja relatata mal-benefiċjarju: l-isem u l-indirizz tad-detentur tal-kont, l-isem tal-bank, in-numru tal-kont tal-bank (IBAN) u l-kodiċi SWIFT (BIC).

6. Ħlas bil-quddiem ta’ spejjeż tal-ivvjaġġar u tal-akkomodazzjoni

6.1.

F’każijiet eċċezzjonali, l-istituzzjoni jew l-organizzazzjoni li tinnomina tista’ tippreżenta talba lis-Segretarjat Permanenti għall-ħlas bil-quddiem tal-ivvjaġġar jew tal-akkomodazzjoni relatata ma’ parteċipant mistieden għal xi laqgħa elenkata fil-punti minn (a) sa (e) tar-regola 1.2. Tali proċediment jinkludi l-prenotazzjoni ta’ vjaġġar u akkomodazzjoni mis-Segretarjat Permanenti.

6.2.

It-talbiet għal ħlas bil-quddiem għandhom isiru permezz tal-formola li tinsab fl-Appendiċi 2 u għandhom jintbagħtu mill-inqas 21 jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa lis-Segretarjat Permanenti fuq finance@transport-community.org.

6.3.

Meta tiġi ppreżentata talba f’konformità mal-Artikolu 6.2, id-Direttur jista’ jilqa’ t-talba. Jekk talba titressaq tard, id-Direttur jista’ jirrifjuta t-talba.

6.4.

Wara li tiġi ssodisfata talba taħt ir-regola 6.3, u jitqies l-abbozz tal-aġenda għal-laqgħa, is-Segretarjat Permanenti għandu jibbukkja l-ivvjaġġar u l-akkomodazzjoni għall-parteċipant inkwistjoni. Is-Segretarjat Permanenti għandu jibgħat il-konfermi tal-prenotazzjoni għall-biljett u l-akkomodazzjoni lill-parteċipant permezz tal-posta elettronika.

6.5.

Billi jkun talab ħlas bil-quddiem tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar, il-parteċipant jimpenja ruħu li jattendi l-laqgħa.

6.6.

Meta l-parteċipant ma jkunx jista’ jattendi l-laqgħa għal raġunijiet li mhumiex attribwibbli direttament għall-Komunità tat-Trasport, l-istituzzjoni jew l-organizzazzjoni li tinnomina għandha tindennizza lis-Segretarjat Permanenti għall-kostijiet imġarrba fir-rigward tal-organizzazzjoni tal-vjaġġ (eż. il-kostijiet ta’ biljetti rreġistrati inklużi t-tariffi ta’ kanċellazzjoni).

7. Dispożizzjonijiet amministrattivi u finali

7.1.

Id-Direttur huwa responsabbli għall-implimentazzjoni xierqa ta’ dawn ir-regoli.

7.2.

Is-Segretarjat Permanenti għandu jżomm, għal perjodu ta’ ħames snin, ir-rekords, id-dokumenti u l-evidenza relatati mar-rimborżi skont dawn ir-regoli, inklużi dokumenti relatati ma’ trattament eċċezzjonali.

Appendiċi 1

TALBA GĦAR-RIMBORŻ TAL-IVVJAĠĠAR

1.	DETTALJI TAL-LAQGĦA Deskrizzjoni tal-laqgħa:

Post:

Data:

Nru ta’ jiem:

2.	PARTEĊIPANT

KUNJOM:

ISEM:

ISTITUZZJONI/ORGANIZZAZZJONI:

TITOLU:

PAJJIŻ:

INDIRIZZ TAL-POSTA ELETTRONIKA:

TELEFOWN:

3.	DETTALJI TAL-BANK — jekk jogħġbok ipprovdi l-IBAN sħiħ u l-kodiċi SWIFT (BIC)

ISEM U INDIRIZZ TAD-DETENTUR TAL-KONT (ISTITUZZJONI): (jekk jogħġbok indika l-isem tas-sid/benefiċjarju tal-kont tal-bank hawnhekk)

ISEM TAL-BANK

Numru tal-kont

IBAN

SWIFT (BIC)

4.	AKKOMODAZZJONI

Minn:

Sa:

DATI TAS-SOĠĠORN

Numru totali ta’ ljieli fil-lukandi (b’rata massima ta’ EUR 120 kull lejl)

Jekk jogħġbok ehmeż kopja tal-fattura tar-riċevuta tal-lukanda

5.	SPEJJEŻ TAL-IVVJAĠĠAR

Ajruplan, ferrovija, xarabank fuq distanza twila, trasport pubbliku lokali, eċċ.

MINN

KLASSI

AMMONT

MUNITA

F’EUR

Itinerarju

Kompli fuq folja separata jekk ikun meħtieġ. Jekk jogħġbok ehmeż kopja tar-riċevuti/fatturi disponibbli, inklużi l-karti tal-imbarkazzjoni għal titjiriet/ferrovija/xarabank

KAROZZA

Minn:

Sa:

Sa: (Ritorn)

Prova tad-distanza mehmuża (kopja tar-rotta minn Google Maps jew

ViaMichelin.com jew Rome2Rio.com, għandha tiġi sottomessa fil-format PDF jew JPG)

KM fiż-żewġ direzzjonijiet:

Total f’EUR:

TAKSI (jekk it-trasport pubbliku lokali ma kienx disponibbli) – irċevuti meħtieġa; ġustifikazzjoni addizzjonali meħtieġa

Ammont

Munita

F’EUR

AMMONT TOTALI MITLUB f’EURO:

Rimarki oħrajn:

Niċċertifika li din it-talba għar-rimborż tal-ivvjaġġar hija dikjarazzjoni vera tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar imġarrba minni. Jiena ma ġejtx u mhux se niġi rimborżat għal dawn l-ispejjeż minn xi sors ieħor u lanqas inkludejt xi spiża mħallsa jew li għandha titħallas direttament minn sors ieħor.

Data:

FIRMA TAL-PARTEĊIPANT:

Appendiċi 2

TALBA GĦAL ĦLAS BIL-QUDDIEM TAL-ISPEJJEŻ TAL-IVVJAĠĠAR

1.	Dettalji tal-Vjaġġatur – jekk jogħġbok imla l-partijiet KOLLHA mmarkati b’{*}

Kunjom*:

Isem*:

Isem l-organizzazzjoni/istituzzjoni*:

Funzjoni:

Numru tal-passaport* (meħtieġ għal skopijiet ta’ bbukkjar):

Nru tat-telefown għall-kuntatt:

Indirizz tal-posta elettronika:

Titolu u post tal-laqgħa:

Dati tal-laqgħa:

Minn:

Sa:

Rotta tal-vjaġġ:

Tluq minn:

Wasla sa:

2.	Talba għall-Ibbukkjar – jekk jogħġbok immarka l-kaxxa rilevanti

IVVJAĠĠAR ☐ AKKOMODAZZJONI ☐

NOTI IMPORTANTI GĦALL-PARTEĊIPANTI:

—

Din il-formola sservi bħala bażi għall-arranġamenti tal-ivvjaġġar li jsiru mis-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport f’isem il-vjaġġatur. Għandha tiġi approvata minn qabel mis-superjur dirett tal-vjaġġatur u tintbagħat f’forma skennjata lill-kaxxa postali tas-Segretarjat Permanenti: finance@transport-community.org.

—	Il-vjaġġatur huwa unikament responsabbli għall-korrettezza tad-dettalji sottomessi u għandu responsabbiltà sħiħa għal data mhux kompluta jew żbaljata li tista’ tirriżulta f’kanċellazzjoni, impossibbiltà li wieħed jivvjaġġa, bidla fid-dettalji tal-ibbukkjar jew ħlasijiet addizzjonali relatati.

—	Il-kostijiet żejda kollha (l-użu ta’ minibar fil-lukanda, it-tariffi għall-parkeġġ, l-iljieli addizzjonali eċċ.) ma għandhomx jiġu rimborżati.

—	Il-vjaġġatur huwa obbligat li jżomm il-karti tal-imbarkazzjoni u l-biljetti tal-ivvjaġġar bħala prova tal-ivvjaġġar u mar-ritorn tiegħu għandu jibgħat il-kopji skennjati fl-indirizz tal-posta elettronika speċifikat hawn fuq.

—	Is-Segretarjat Permanenti għandu jagħmel arranġamenti tal-ivvjaġġar fl-offerti disponibbli tal-ivvjaġġar u tal-akkomodazzjoni fis-suq li jaqblu mal-limiti u r-rati tar-Regoli ta’ Rimborż.

—

Is-sottoskritt, jikkonferma li huwa/hija konxju/konxja tal-klawżola ta’ rifużjoni stabbilita fir-regola 6.6 tar-Regoli tar-Rimborż: Meta l-parteċipant ma jkunx jista’ jattendi l-laqgħa għal raġunijiet li mhumiex attribwibbli direttament għall-Komunità tat-Trasport, l-istituzzjoni jew l-organizzazzjoni li tinnomina għandha tindennizza lis-Segretarjat Permanenti għall-kostijiet imġarrba fir-rigward tal-organizzazzjoni tal-vjaġġ (eż. il-kostijiet ta’ biljetti rreġistrati inklużi t-tariffi ta’ kanċellazzjoni).

Firma: ________________

Data: _____________________

Approvazzjoni tal-kap tal-istituzzjoni/organizzazzjoni li tinnomina: _______ Data: __________

3.	GĦALL-UŻU INTERN TAS-SEGRETARJAT PERMANENTI TAL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT

Stima tal-kostijiet (f’EUR)

Disponibbiltà tal-Baġit

Biljett tat-titjira/ Biljett tal-ferrovija/ Biljett tax-xarabank/ Karozza

IVA ☐ LE ☐

Uffiċjal Finanzjarju u tal-Kontabbiltà:

Akkomodazzjoni

TOTAL:

APPROVAZZJONI TAD-DIRETTUR:

☐ Approvata ☐ Mhux approvata

Nru tal-impenn baġitarju:

Top

Choose the experimental features you want to try