This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 02009D0496-20120712
Decision of the European Parliament, the European Council, the Council, the Commission, the Court of Justice of the European Union, the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee and the Committee of the Regions of 26 June 2009 on the organisation and operation of the Publications Office of the European Union (2009/496/EC, Euratom)
Consolidated text: Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u tal-Kumitat tar-Reġjuni tas- 26 ta’ Ġunju 2009 dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Publikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (2009/496/KE, Euratom)
Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u tal-Kumitat tar-Reġjuni tas- 26 ta’ Ġunju 2009 dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Publikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (2009/496/KE, Euratom)
02009D0496 — MT — 12.07.2012 — 001.001
Dan it-test hu maħsub purament bħala għodda ta’ dokumentazzjoni u m’għandu l-ebda effett legali. L-istituzzjonijiet tal-Unjoni m'għandhom l-ebda responsabbiltà għall-kontenut tiegħu. Il-verżjonijiet awtentiċi tal-atti rilevanti, inklużi l-preamboli tagħhom, huma dawk ippubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u disponibbli f’EUR-Lex. Dawk it-testi uffiċjali huma aċċessibbli direttament permezz tal-links inkorporati f’dan id-dokument
|
►M1 DEĊIŻJONI TAL-PARLAMENT EWROPEW, TAL-KUNSILL EWROPEW, TAL-KUNSILL, TAL-KUMMISSJONI, TAL-QORTI TAL-ĠUSTIZZJA TAL-UNJONI EWROPEA, TAL-QORTI TAL-AWDITURI, TAL-KUMITAT EKONOMIKU U SOĊJALI EWROPEW U TAL-KUMITAT TAR-REĠJUNI tas-26 ta’ Ġunju 2009 dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Publikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea ◄ (ĠU L 168 30.6.2009, p. 41) |
Emendat bi:
|
|
|
Il-Ġurnal Uffiċjali |
||
|
Nru |
Paġna |
Data |
||
|
L 179 |
15 |
11.7.2012 |
||
DEĊIŻJONI TAL-PARLAMENT EWROPEW, TAL-KUNSILL EWROPEW, TAL-KUNSILL, TAL-KUMMISSJONI, TAL-QORTI TAL-ĠUSTIZZJA TAL-UNJONI EWROPEA, TAL-QORTI TAL-AWDITURI, TAL-KUMITAT EKONOMIKU U SOĊJALI EWROPEW U TAL-KUMITAT TAR-REĠJUNI
tas-26 ta’ Ġunju 2009
dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Publikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea
(2009/496/KE, Euratom)
Artikolu 1
L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet
1. Il-kompitu tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem l-Uffiċċju), li huwa uffiċċju interistituzzjonali, għandu jkun li jippubblika l-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea u tal-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika fl-aħjar kundizzjonijiet possibbli.
Għal dan il-għan, l-Uffiċċju għandu, minn naħa waħda, jippermetti lill-istituzzjonijiet li jissodissfaw l-obbligi tagħhom li jippubblikaw it-testi leġiżlattivi u, min-naħa l-oħra, jikkontribwixxi għall-formulazzjoni teknika u għall-implimentazzjoni tal-linji politiċi tal-informazzjoni u l-komunikazzjoni fl-oqsma tal-kompetenza tiegħu.
2. L-Uffiċċju għandu jkun ġestit mid-Direttur tiegħu skont il-linji gwida strateġiċi ffissati minn kumitat ta’ tmexxija. Minbarra d-dispożizzjonijiet ta’ din id-Deċiżjoni li huma speċifiċi għar-rwol interistituzzjonali tal-Uffiċċju, l-Uffiċċju għandu japplika l-proċeduri amministrattivi u finanzjarji tal-Kummissjoni. Fl-istabbiliment ta’ dawn il-proċeduri, il-Kummissjoni għandha tieħu in kunsiderazzjoni n-natura speċifika tal-Uffiċċju.
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni, għandom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
1. “il-pubblikazzjoni” tfisser, kwalunkwe azzjoni meħtieġa għad-disinn, il-verifika, l-allokazzjoni tan-numri standard internazzjonali u/jew in-numri tal-ikkatalogar, il-produzzjoni, l-ikkatalogar, l-indiċjar, id-distribuzzjoni, il-promozzjoni, il-bejgħ, il-ħażna u l-arkivjar tal-pubblikazzjonijiet, f’kull forma jew sura u b’kull mezz, preżenti jew futur;
2. “pubblikazzjonijiet” tfisser, it-testi kollha, pubblikati fuq kwalunkwe mezz u fi kwalunkwe format li jkollhom numru standard internazzjonali u/jew numru tal-ikkatalogar;
3. “pubblikazzjonijiet obbligatorji” tfisser, il-pubblikazzjonijiet pubblikati skont it-Trattati jew testi leġiżlattivi oħra;
4. “pubblikazzjonijiet mhux obbligatorji” tfisser, kwalunkwe pubblikazzjoni pubblikata fil-qafas tal-prerogattivi ta’ kwalunkwe istituzzjoni;
5. “il-ġestjoni tad-drittijiet tal-awtur” tfisser li s-servizzi tal-awtur iżommu d-drittijiet tal-awtur jew id-dritt ta’ użu mill-ġdid u jinkludi l-ġestjoni ta’ dawk id-drittijiet mill-Uffiċċju għall-pubblikazzjonijiet li l-pubblikazzjoni tagħhom hija fdata lill-Uffiċċju;
6. “dħul nett mill-bejgħ” tfisser is-somma totali tal-fatturati, imnaqqsa bl-iskonti kummerċjali mogħtija u bl-ispejjeż tal-ġestjoni, spejjeż tal-ġbir u spejjeż bankarji;
7. “istituzzjonijiet”, tfisser l-istituzzjonijiet, l-entitajiet, l-uffiċċji u l-aġenziji stabbiliti minn jew taħt it-Trattati.
Artikolu 3
Ambitu tal-Kompetenzi tal-Uffiċċju
1. L-Uffiċċju għandu jkollu kompetenza għal dan li gej:
(a) il-pubblikazzjoni ta’ Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “Ġurnal Uffiċjali”) u l-garanzija tal-awtentiċità tiegħu;
(b) il-pubblikazzjoni ta’ pubblikazzjonijiet obbligatorji oħra;
(c) il-pubblikazzjoni jew il-kopubblikazzjoni ta’ pubblikazzjonijiet mhux obbligatorji fdati lill-Uffiċċju fil-qafas tal-prerogattivi ta’ kull istituzzjoni, partikolarment fil-kuntest tal-attivitajiet ta’ komunikazzjoni tal-istituzzjonijiet;
(d) il-pubblikazzjoni jew il-kopubblikazzjoni fuq l-inizjattiva tiegħu, inklużi pubblikazzjonijiet intiżi għall-promozzjoni tas-servizzi tiegħu stess; f’dan il-kuntest, l-Uffiċċju jista’ jikseb traduzzjonijiet permezz ta’ kuntratt ta’ servizz;
(e) l-iżvilupp, iż-żamma u l-aġġornament tas-servizzi ta’ pubblikazzjoni elettronika għall-pubbliku;
(f) id-disponibbiltà għall-pubbliku tal-leġiżlazzjoni kollha u testi uffiċjali oħra;
(g) il-preżervazzjoni tal-pubblikazzjonijiet kollha tal-istituzzjonijiet u t-tqegħid tagħhom għad-dispożizzjoni għall-pubbliku f’forma elettronika;
(h) l-allokazzjoni ta’ numri standard internazzjonali u/jew numri tal-ikkatalogar għall-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet;
(i) il-ġestjoni tad-drittjiet ta’ riproduzzjoni u tat-traduzzjoni tal-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet;
(j) il-promozzjoni u l-bejgħ tal-pubblikazzjonijiet u tas-servizzi li joffri lill-pubbliku.
2. L-Uffiċċju għandu jipprovdi parir u assistenza lill-istituzzjonijiet dwar dan li gej:
(a) il-programmazzjoni u l-ippjanar tal-programmi tagħhom ta’ pubblikazzjoni;
(b) l-implimentazzjoni tal-proġetti ta’ publikazzjoni tagħhom, ikun x’ikun il-mezz tal-pubblikazzjoni;
(c) il-forniment tal-arranġament tal-paġni u d-disinn tal-proġetti ta’ pubblikazzjoni tagħhom;
(d) il-forniment ta’ informazzjoni dwar ix-xejriet tas-suq tal-pubblikazzjonijiet fl-Istati Membri u dwar is-suġġetti li x’aktarx ikollhom l-akbar udjenza;
(e) l-iffissar ta’ kemm pubblikazzjonijiet għandhom jiġu stampati u l-istabbiliment ta’ pjani ta’ distribuzzjoni;
(f) l-iffissar tal-prezz u l-bejgħ tal-pubblikazzjonijiet;
(g) il-promozzjoni, id-distribuzzjoni u l-evalwazzjoni tal-pubblikazzjonijiet tagħhom, kemm jekk bla ħlas u kemm jekk għall-bejgħ;
(h) l-analiżi, l-evalwazzjoni u l-kostruzzjoni ta’ siti u servizzi tal-Internet għall-pubbliku;
(i) it-tfassil ta’ kuntratti qafas għal attivitajiet ta’ pubblikazzjoni;
(j) il-forniment ta’ superviżjoni teknoliġika tas-sistemi ta’ pubblikazzjoni.
Artikolu 4
Responsabbiltajiet tal-istituzzjonijiet
1. Kull istituzzjoni għandha jkollha l-kompetenza esklussiva sabiex tieħu d-deċiżjonijiet dwar il-pubblikazzjoni tal-pubblikazzjonijiet tagħha.
2. L-istituzzjonijiet għandhom jużaw is-servizzi tal-Uffiċċju għall-pubblikazzjoni tal-pubblikazzjonijiet obbligatorji tagħhom.
3. L-istituzzjonijiet jistgħu jippubblikaw il-pubblikazzjonijiet mhux obbligatorji tagħhom mingħajr l-involviment tal-Uffiċċju. F’dan il-każ, huma għandhom jitolbu lill-Uffiċċju n-numri standard internazzjonali u/jew in-numri tal-ikkatalogar u jagħtu lill-Uffiċċju verżjoni elettronika tal-pubblikazzjoni, ikun x’ikun il-format tagħha, kif ukoll żewġ kopji fuq karta tal-pubblikazzjoni fejn xieraq.
4. L-istituzzjonijiet għandhom jintrabtu li jiggarantixxu ż-żamma tad-drittijiet ta’ riproduzzjoni, ta’ traduzzjoni u ta’ distribuzzjoni tal-elementi kostitwenti kollha ta’ pubblikazzjoni.
5. L-istituzzjonijiet għandhom jintrabtu li jistabbilixxu pjan ta’ distribuzzjoni, approvat mill-Uffiċċju, għall-pubblikazzjonijiet tagħhom.
6. L-istituzzjonijiet jistgħu jikkonkludu ftehimiet ta’ servizz mal-Uffiċċju sabiex jiddefinixxu l-metodi ta’ kooperazzjoni tagħhom. Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna jista’ jikkoopera wkoll mal-Uffiċċju u, għal dan il-għan, jikkonkludi ftehim ta’ servizz.
Artikolu 5
Kompiti tal-Uffiċċju
1. Il-kompiti mwettqa mill-Uffiċċju għandhom jinkludu dan li ġej:
(a) il-kollazzjoni ta’ dokumenti għal pubblikazzjoni;
(b) it-tħejjija, id-disinn grafiku, il-korrezzjoni, l-arranġament tal-paġni u l-verifika tat-testi u elementi oħra, ikun x’ikun il-format jew il-mezz, skont l-istruzzjonijiet mogħtija mill-istituzjonijiet u filwaqt li jiġu applikati r-rekwiżiti ta’ preżentazzjoni tipografika u lingwistika stabbiliti f’kollaborazzjoni mal-istituzzjonijiet;
(c) l-indiċjar u l-ikkatalogar tal-pubblikazzjonijiet;
(d) l-analiżi dokumentarja tat-testi pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali u fit-testi uffiċjali l-oħra;
(e) il-konsolidazzjoni tal-leġiżlazzjoni;
(f) il-ġestjoni, l-iżvilupp, l-aġġornament u d-distribuzzjoni tat-teżawru multilingwi Eurovoc;
(g) l-organizzazzjoni tal-istampar mill-fornituri ta’ servizzi tiegħu;
(h) il-monitoraġġ tal-eżekuzzjoni tax-xogħol;
(i) il-kontroll tal-kwalità;
(j) l-aċċettazzjoni fir-rigward tal-kwalità u l-kwantità;
(k) id-distribuzzjoni fiżika u elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali, tat-testi uffiċjali minbarra dawk pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali u ta’ pubblikazzjonijiet oħra mhux obbligatorji;
(l) il-ħżin;
(m) l-arkivjar fiżiku u elettroniku;
(n) l-istampar mill-ġdid tal-pubblikazzjonijiet li jkunu spiċċaw u l-istampar fuq talba;
(o) il-ħolqien ta’ katalgu konsolidat tal-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet;
(p) il-bejgħ, inkluż il-ħruġ ta’ fatturi, il-ġbir u t-trasferiment tad-dħul, u l-ġestjoni tal-pretensjonijiet;
(q) il-promozzjoni;
(r) il-ħolqien, ix-xiri, il-ġestjoni, l-aġġornament, il-monitoraġġ u s-superviżjoni tal-listi tal-indirizzi tal-istituzjonijiet u l-ħolqien ta’ listi ta’ indirizzi mmirati.
2. Fil-qafas tas-setgħat proprji tiegħu jew fuq il-bażi tad-delega tas-setgħat ta’ uffiċċjal ta’ awtorizzazzjoni mill-istituzzjonijiet, l-Uffiċċju għandu jkun responsabbli minn:
(a) l-akkwist pubbliku, inkluż it-teħid ta’ impenji li jorbtu legalment;
(b) il-kontroll finanzjarju ta’ kuntratti ma’ fornituri;
(c) il-ħlas tal-ispejjeż, inkluża l-aċċettazzjoni fir-rigward tal-kwalità u l-kwantità, espressa bl-iffirmar ta’ awtorizzazzjoni għall-ħlas;
(d) l-awtorizzazzjoni tal-ispejjeż;
(e) l-operazzjonijiet ta’ dħul.
Artikolu 6
Kumitat tal-Ġestjoni
1. Huwa b’dan stabbilit Kumitat tal-Ġestjoni, li fi ħdanu jkunu rappreżentati l-istituzzjonijiet firmatarji kollha. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jkun magħmul mir-Reġistratur tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea u mis-Segretarji Ġenerali tal-istituzzjonijiet l-oħra jew ir-rappreżentanti tagħhom. Il-Bank Ċentrali Ewropew għandu jieħu sehem fix-xogħol tal-Kumitat tal-Ġestjoni bħala osservatur. Il-Bank Ċentrali Ewropew għandu jkun rappreżentat mis-Segretarju tal-Bord Eżekuttiv tiegħu jew minn sostitut maħtur minnhom.
2. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jaħtar President, li għandu jintgħażel minn fost il-membri tiegħu għal perjodu ta’ sentejn.
3. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jiltaqa’ mhux inqas minn erba’ darbiet fis-sena fuq l-inizjattiva tal-President tiegħu jew fuq talba ta’ xi istituzzjoni.
4. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jadotta r-Regoli ta’ Proċedura tiegħu, li għandhom jiġu pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali.
5. Id-deċiżjonijiet tal-Kumitat tal-Ġestjoni għandhom jittieħdu b’maġġoranza sempliċi, ħlief fejn ikun stipulat mod ieħor.
6. Kull istituzzjoni firmatarja ta’ din id-Deċiżjoni għandha jkollha vot wieħed fi ħdan il-Kumitat tal-Ġestjoni.
Artikolu 7
Kompiti u responsabbiltajiet tal-Kumitat tal-Ġestjoni
1. B’deroga mill-Artikolu 6, il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu, b’deċiżjoni unanima, fl-interess komuni tal-istituzzjonijiet u fl-ambitu tal-kompetenza tal-Uffiċċju, jadotta dawn id-deċiżjonijiet:
(a) abbażi ta’ proposta mid-Direttur, għandu jadotta l-għanijiet strateġiċi tal-Uffiċċju u r-regoli tal-funzjonament tal-Uffiċċju;
(b) għandu jiffissal-linji gwida tal-linji politiċi ġenerali tal-Uffiċċju, partikolarment fir-rigward tal-bejgħ, id-distribuzzjoni u l-pubblikazzjoni, u għandu jiżgura li l-Uffiċċju jikkontribwixxi għall-formulazzjoni u l-implimentazzjoni ta’ linji politiċi tal-informazzjoni u l-komunikazzjoni fi ħdan l-oqsma ta’ kompetenza tiegħu;
(c) abbażi ta’ abbozz imħejji mid-Direttur tal-Uffiċċju, għandu jadotta rapport ta’ ġestjoni annwali lill-istituzzjonijiet dwar l-implimentazzjoni tal-istrateġija u s-servizzi mogħtija mill-Uffiċċju; sal-1 ta’ Mejju ta’ kull sena għandu jibgħat ir-rapport tiegħu fuq is-sena finanzjarja li tkun għandha kif intemmet lill-istituzzjonijiet;
(d) għandu japprova l-estimi tad-dħul u l-infiq tal-Uffiċċju taħt il-proċedura tal-baġit għall-baġit amministrattiv tal-Uffiċċju;
(e) għandu japprova l-kriterji li fuqhom l-Uffiċċju jmexxi l-kontabilità tal-ispejjeż tiegħu, li d-Direttur tal-Uffiċċju għandu jadotta;
(f) għandu jressaq quddiem l-istituzzjonijiet kwalunkwe suġġeriment li jista’ jtejjeb il-funzjonament bla xkiel tal-Uffiċċju.
2. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jieħu in kunsiderazzjoni l-linji gwida maħluqa mill-entitajiet interistituzzjonali fl-oqsma tal-komunikazzjoni u l-informazzjoni stabbiliti għal dan il-għan. Il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jikkomunika ma’ dawn l-entitajiet kull sena.
3. Il-persuna ta’ kuntatt bl-awtorità ta’ kwittanza għal deċiżjonijiet strateġiċi fi ħdan l-oqsma ta’ kompetenza tal-Uffiċċju għandha tkun il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni fil-kapaċità tiegħu ta’ rappreżentant tal-kooperazzjoni interistituzzjonali.
4. Il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni u d-direttur tal-Uffiċċju bi ftehim komuni għandhom jistabbilixxu r-regoli tal-informazzjoni reċiproka u tal-komunikazzjoni sabiex jifformalizzaw ir-relazzjonijiet tagħhom. Dan il-ftehim għandu jintbgħat lill-membri tal-Kumitat tal-Ġestjoni għall-informazzjoni.
Artikolu 8
Direttur tal-Uffiċċju
Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jkun responsabbli għat-tmexxija bla xkiel tal-Uffiċċju, waqt li jaġixxi taħt l-awtorità tal-Kumitat tal-Ġestjoni u fil-limiti tal-ambitu tal-kompetenzi tiegħu. Għall-applikazzjoni tal-proċeduri amministrattivi u finanzjarji huwa għandu jaġixxi taħt l-awtorità tal-Kummissjoni.
Artikolu 9
Kompiti u responsabbiltajiet tad-Direttur tal-Uffiċċju
1. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jipprovdi s-segretarjat għall-Kumitat tal-Ġestjoni u għandu jippreżenta rapporti kull tliet xhur lill-Kumitat tal-Ġestjoni dwar il-qadi ta’ dmirijietu.
2. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jippreżenta lill-Kumitat tal-Ġestjoni kwalunkwe proposta għat-titjib tal-funzjonament tal-Uffiċċju.
3. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jiffissa t-tipi ta’ servizzi li l-Uffiċċju jista’ jagħti bi ħlas lill-istituzzjonijiet u t-tariffi għalihom, wara konsultazzjoni għal opinjoni mill-Kumitat tal-Ġestjoni.
4. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu, wara li jikseb l-approvazzjoni tal-Kumitat tal-Ġestjoni, jiddetermina l-kriterji li fuqhom l-uffiċċju għandu jmexxi l-kontabilità tal-ispejjeż tiegħħu. Huwa għandu jiddefinixxi l-proċeduri għal kooperazzjoni fil-kontabilità bejn l-Uffiċċju u l-istituzzjonijiet bi qbil mal-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni.
5. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jistabbilixxi l-estimi tad-dħul u l-infiq tal-Uffiċċju taħt il-proċedura tal-baġit għall-baġit amministrattiv tal-Uffiċċju. Wara l-approvazzjoni mill-Kumitat tal-Ġestjoni, dawn il-proposti għandhom jiġu ppreżentati lill-Kummissjoni.
6. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jiddeċiedi jekk, u skont liema proċeduri, il-pubblikazzjonijiet minn terzi jistgħu jiġu pubblikati.
7. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jipparteċipa fl-attivitajiet interistituzzjonali dwar l-informazzjoni u l-komunikazzjoni fi ħdan l-oqsma ta’ kompetenza tal-Uffiċċju.
8. Fir-rigward tal-pubblikazzjoni tal-leġiżlazzjoni u d-dokumenti uffiċjali relatati mal-proċedura leġiżlattiva, inkluż il-Ġurnal Uffiċjali, id-Direttur tal-Uffiċċju għandu:
(a) jiżgura li l-awtoritajiet kompetenti f’kull istituzzjoni jieħdu d-deċiżjonijiet bażiċi li għandhom jiġu applikati b’mod konġunt;
(b) iressaq proposti sabiex titjieb l-istruttura u l-preżentazzjoni tal-Ġurnal Uffiċjali u t-testi leġiżlattivi uffiċjali;
(c) iressaq proposti lill-istituzzjonijiet għall-armonizzazzjoni tal-presentazzjoni tat-testi għall-pubblikazzjoni;
(d) jeżamina d-diffikultajiet li jiltaqa’ magħhom waqt l-operazzjonijiet ta’ kuljum, jagħmel abbozz fil-kuntest tal-uffiċċju, tal-istruzzjonijiet meħtieġa, u jissuġġerixxi lill-istituzzjonijiet rakkomandazzjonijiet xierqa sabiex jingħelbu dawn id-diffikultajiet.
9. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu, f’konformità mar-Regolament Finanzjarju, iħejji rapport ta’ attività annwali li jkopri l-ġestjoni tal-fondi assenjati mill-Kummissjoni u istituzzjonijiet oħra taħt ir-Regolament Finanzjarju. Dan ir-rapport għandu jkun indirizzat lill-Kummissjoni u lill-istituzzjonijiet ikkonċernati u, għall-informazzjoni, lill-Kumitat tal-Ġestjoni.
10. Għall-finijiet ta’ assenjazzjoni tal-fondi tal-Kummissjoni u ta’ implimentazzjoni tal-baġit, il-proċeduri ta’ informazzjoni u ta’ konsultazzjoni bejn il-Membru tal-Kummissjoni responsabbli mir-relazzjonijiet mal-Uffiċċju u d-Direttur tal-Uffiċċju għandhom jiġu stabbiliti bi ftehim komuni.
11. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jkun responsabbli mill-implimentazzjoni tal-għanijiet strateġiċi adottati mill-Kumitat tal-Ġestjoni u mill-ġestjoni tajba tal-Uffiċċju u tal-attivitajiet tiegħu kif ukoll mill-ġestjoni tal-baġit tiegħu.
12. F’każ ta’ assenza jew ta’ nuqqas ta’ disponibbiltà tad-Direttur, għandhom japplikaw ir-regoli ta’ deputazzjoni fuq il-bażi tal-grad u l-anzjanità ħlief jekk il-Kumitat tal-Ġestjoni, fuq proposta tal-President tiegħu jew tad-Direttur tal-Uffiċċju, jiddeċiedi fuq ordni differenti.
13. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jinforma lill-istituzzjonijiet dwar l-ippjanar u l-użu tar-riżorsi u l-progress tax-xogħol f’rapport kull tliet xhur.
Artikolu 10
Persunal
1. Il-Kummissjoni, wara li tikseb l-approvazzjoni unanima tal-Kumitat tal-Ġestjoni, għandha taħtar Direttur Ġenerali u Direttur. Ir-regoli tal-Kummissjoni dwar il-mobbiltà u l-evalwazzjoni tal-livelli superjuri tat-tmexxija għandhom japplikaw għad-Direttur Ġenerali u d-Diretturi (gradi AD 16/AD 15/AD 14). Meta tkun qed toqrob l-iskadenza tal-mobbiltà normalment prevista fir-regoli relevanti għal xi uffiċjal li jkun jokkupa tali post, il-Kummissjoni għandha tinforma lill-Kumitat tal-Ġestjoni, li jista’ joħroġ opinjoni unanima dwar il-każ.
2. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jkun involut mill-qrib fi kwalunkwe proċeduri li għandhom jitlestew qabel il-ħatra tal-uffiċjali jew ħaddiema oħra għall-postijiet ta’ Direttur Ġenerali (gradi AD16/AD15) u Direttur (gradi AD15/AD14) fl-Uffiċċju, speċjalment fl-abbozzar tal-avviżi għall-postijiet vakanti, l-eżaminar tal-applikazzjonijiet u l-ħatra tal-bordijiet tal-għażla għall-kompetizzjonijiet fir-rigward ta’ dawk il-postijiet.
3. Is-setgħat tal-awtorità li taħtar u dawk tal-awtorità li jkollha s-setgħa li tikkonkludi kuntratti ta’ impjieg għal uffiċjali u ħaddiema oħra tal-Uffiċċju għandhom ikunu eżerċitati mill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni tista’ tiddelega ftit mis-setgħat tagħha fi ħdan il-Kummissjoni u lid-Direttur tal-Uffiċċju. Tali delega għandha ssir taħt l-istess kundizzjonijiet li japplikaw għad-Diretturi Ġenerali tal-Kummissjoni.
4. Soġġetti għall-paragrafu 2, id-dispożizzjonijiet u l-proċeduri adottati mill-Kummissjoni għall-implimentazzjoni tar-Regolamenti tal-Persunal u tal-Kundizzjonijiet ta’ Impjieg tal-Ħaddiema l-oħra tal-Komunitajiet Ewropej għandhom japplikaw għall-uffiċjali u l-ħaddiema l-oħra impjegati fl-Uffiċċju taħt l-istess kundizzjonijiet li japplikaw għall-uffiċjali u l-ħaddiema tal-Kummissjoni fil-Lussemburgu.
5. L-uffiċjali tal-istituzzjonijiet kollha għandhom jiġu informati bi kwalunkwe post vakanti fi ħdan l-Uffiċċju li għalih għandu jiġi pubblikat avviż ta’ post disponibbli, hekk kif l-awtorità li taħtar jew l-awtorità li jkollha s-setgħa li tikkonkludi kuntratti ta’ impjieg tiddeċiedi li timla dak il-post.
6. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jirrapporta lill-Kumitat tal-Ġestjoni dwar il-ġestjoni tal-persunal tliet darbiet fis-sena.
Artikolu 11
Aspetti finanzjarji
1. L-approprjazzjonijiet allokati lill-Uffiċċju, li l-ammont totali tagħhom għandu jiġi muri taħt intestatura separata fit-taqsima tal-baġit relatat mal-Kummissjoni, għandhom ikunu stabbiliti fid-dettal f’anness ma’ dik it-taqsima. Dan l-Anness għandu jkun fil-forma ta’ dikjarazzjoni tad-dħul u l-infiq, subdiviża bl-istess mod bħat-taqsimiet tal-baġit.
2. Il-pjan ta’ stabbiliment tal-Uffiċċju għandu jkun stabbilit f’anness mal-pjan ta’ stabbiliment tal-Kummissjoni.
3. Kull istituzzjoni għandha tkun l-uffiċjal awtorizzanti għall-approprjazzjonijiet relevanti taħt l-intestatura “infiq għall-pubblikazzjoni” tal-baġit tagħha.
4. Kull istutuzzjoni tista’ tiddelega l-poteri tal-uffiċjal ta’ awtorizzazzjoni lid-direttur tal-Uffiċċju għall-ġestjoni ta’ approprjazzjonijiet imdaħħla fit-taqsima tiegħu, u għandha tiffissa l-limiti u l-kondizzjonijiet għal din id-delega ta’ poteri f’konformità mar-Regolament Finanzjarju. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jinforma lill-Kumitat tal-Ġestjoni b’tali delega ta’ setgħat kull tliet xhur.
5. Il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja tal-Uffiċċju, inkluża l-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet assenjati mill-istituzzjonijiet minbarra l-Kummissjoni, għandha titmexxa skont ir-Regolament Finanzjarju u d-dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni tiegħu u l-qafas finanzjarju fis-seħħ fil-Kummissjoni.
6. Il-kontijiet tal-Uffiċċju għandhom jiġu stabbiliti skont ir-regoli u l-metodi tal-kontabilità approvati mill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni. L-Uffiċċju għandu jżomm kontijiet separati għall-bejgħ tal-Ġurnal Uffiċjali u l-pubblikazzjonijiet. Id-dħul nett mill-bejgħ għandu jiġi mgħoddi lill-istituzzjonijiet.
Artikolu 12
Kontroll
1. Il-funzjoni tal-awditur intern għandha titwettaq fl-Uffiċċju mill-awditur intern tal-Kummissjoni, skont ir-Regolament Finanzjarju. L-Uffiċċju għandu jistabbilixxi struttura ta’ verifika interna, b’arranġamenti simili għal dawk previsti għad-Direttorati Ġenerali u d-dipartimenti tal-Kummissjoni. L-istituzzjonijiet jistgħu jitolbu lid-Direttur tal-Uffiċċju sabiex jinkludi verifiki speċifiċi fil-programm ta’ ħidma tal-istruttura tal-verifika interna tal-Uffiċċju.
2. L-Uffiċċju għandu jwieġeb kull mistoqsija li taqa’ taħt il-kompetenza tiegħu fil-qafas tal-funzjonijiet tal-Uffiċċju Ewropew tal-Ġlieda kontra l-Frodi (OLAF). Sabiex ikunu żgurati l-interessi tal-Unjoni Ewropea, għandu jitfassal ftehim li jistabbilixxi l-modalitajiet tal-informazzjoni reċiproka bejn il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni u d-Direttur tal-OLAF.
Artikolu 13
Ilmenti u talbiet
1. Fil-limiti tal-kompetenza tiegħu, l-Uffiċċju għandu jkun responsabbli sabiex iwieġeb il-mistoqsijiet tal-Ombudsman Ewropew u tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.
2. Kwalunkwe azzjoni legali fl-oqsma ta’ kompetenza tal-Uffiċċju għandhom jitressqu kontra l-Kummissjoni.
Artikolu 14
Aċċess pubbliku għad-dokumenti
1. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jieħu d-deċiżjonijiet imsemmija fl-Artikolu 7 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni ( 4 ). Fejn applikazzjonijiet jiġu miċħuda, id-deċiżjonijiet fuq applikazzjonijiet konfermatorji għandhom jittieħdu mis-Segretarju Ġenerali tal-Kummissjoni.
2. L-Uffiċċju għandu jżomm reġistru tad-dokumenti skont l-Artikolu 11 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001.
Artikolu 15
Tħassir
Id-Deċiżjoni 2000/459/KE, KEFA, Euratom hija b’dan mħassra.
Ir-referenzi għad-Deċiżjoni mħassra għandhom jitqiesu bħala referenzi magħmula għal din id-Deċiżjoni.
Artikolu 16
Effett
Din id-Deċiżjoni għandha jkollha effett fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
( 1 ) ĠU 152, 13.7.1967, p. 18.
( 2 ) ĠU L 183, 22.7.2000, p. 12.
( 3 ) ĠU L 248, 16.9.2002, p. 1.
( 4 ) ĠU L 145, 31.5.2001, p. 43.