Il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji tal-Kummissjoni Ewropea

 

SOMMARJU TA’:

Deċiżjoni (UE) 2021/2121 dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivj

X’INHU L-GĦAN TAD-DEĊIŻJONI?

Id-deċiżjoni tistabbilixxi regoli dwar il-preservazzjoni tad-dokumenti użati fl-operazzjonijiet u fil-ħidma ta’ kuljum tal-Kummissjoni Ewropea, irrispettivament mill-forma li jieħdu, il-mezz użat, l-età tagħhom, jew fejn jinsabu, li jikkonċernaw speċifikament:

• il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji;
• il-preservazzjoni tal-arkivji u l-ftuħ tagħhom għall-pubbliku;
• id-depożitu tal-arkivji storiċi fis-Servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Unjoni Ewropea (UE) fl-Istitut Universitarju Ewropew (EUI) f’Firenze.

Ir-regoli huma mfassla biex jiffaċilitaw l-iskambju ta’ informazzjoni, jipprovdu evidenza ta’ azzjoni meħuda, jikkonformaw mal-obbligi legali u jiżguraw il-wirt tal-Kummissjoni.

PUNTI EWLENIN

Rekords

“Rekord” tfisser informazzjoni riċevuta u maħluqa fil-forma ta’ dokument, ġabra ta’ data jew forma oħra, f’mezz diġitali jew analogu, maqbuda f’repożitorju uffiċjali u ġestita u miżmuma bħala evidenza u bħala assi. Skont ir-regoli, ir-rekord għandu jiġi:

• analizzat biex tiġi ddeterminata s-sistema ta’ ġestjoni elettronika li għandha tintuża, u f’liema sistema ta’ repożitorju uffiċjali għandha tiġi ppreservata;
• maħluq f’konformità mar-rekwiżiti stabbiliti għat-tip ta’ rekord rilevanti;
• maħluq b’mod sistematiku f’forma elettronika, b’xi eċċezzjonijiet, jew diġitizzat jekk oriġinarjament f’forma analoga; u
• miżmum f’repożitorji elettroniċi uffiċjali.

Qbid u reġistrazzjoni

Id-dipartimenti tal-Kummissjoni għandhom jirrevedu b’mod regolari t-tipi ta’ informazzjoni maħluqa jew riċevuta biex jidentifikaw liema minnhom għandhom “jinqabdu” f’repożitorju elettroniku uffiċjali.

• Ir-rekords maqbuda ma’ għandhomx jinbidlu, iżda jistgħu jitneħħew jew jiġu sostitwiti b’verżjonijiet sussegwenti sakemm il-fajl li jappartjenu għalih jingħalaq.
• Id-dokumenti għandhom jiġu rreġistrati jekk ikun fihom informazzjoni importanti li ma tkunx għal żmien qasir jew jekk ikunu jistgħu jinvolvu azzjoni jew segwitu.

Effetti legali ta’ firem elettroniċi, siġilli, timbri tal-ħin u servizzi ta’ kunsinna rreġistrata

• Firma elettronika hija meqjusa legalment ekwivalenti għal firma miktuba bl-idejn.
• Siġill elettroniku huwa preżunt li jindika l-integrità tad-data u l-korrettezza tal-oriġini tagħha.
• Timbru tal-ħin elettroniku huwa preżunt li jindika l-preċiżjoni u l-integrità tiegħu.
• Id-data trażmessa permezz ta’ servizz elettroniku ta’ konsenja rreġistrata hija preżunta li tindika l-integrità tad-data, id-destinatarju, u d-data u l-ħin ta’ meta tintbagħat u tiġi riċevuta.

Validità u ammissibbiltà tad-dokumenti

Dokument jitqies li jissodisfa l-kriterji ta’ validità jew ammissibbiltà jekk:

• il-persuna li toriġina minnha tkun identifikata;
• il-kuntest tad-dokument huwa affidabbli u jissodisfa l-kundizzjonijiet li jiggarantixxu l-integrità tiegħu;
• id-dokument jikkonforma mar-rekwiżiti stabbiliti fil-liġi tal-UE jew nazzjonali applikabbli;
• fil-każ ta’ dokument elettroniku, id-dokument jinħoloq b’mod li jiggarantixxi l-integrità, l-affidabbiltà u l-użabbiltà tal-kontenut tiegħu u l-metadata* li takkumpanjah.

Il-qsim tal-informazzjoni

• Id-data u l-informazzjoni għandhom ikunu disponibbli u kondiviżi b’mod wiesa’ kemm jista’ jkun fi ħdan il-Kummissjoni, sakemm l-aċċess ma jkunx limitat għal raġunijiet legali.
• Id-Direttorati Ġenerali (DĠ) u dipartimenti ekwivalenti għandhom jagħmlu l-fajls aċċessibbli b’mod wiesa’ skont kemm tippermetti s-sensittività tal-kontenut tagħhom.

Ħażna u preservazzjoni

Il-ħażna u l-preservazzjoni huma taħt il-kondizzjonijiet li ġejjin:

• ir-rekords jinħażnu fil-forma li fiha nħolqu, intbagħtu jew waslu jew li jippreservaw l-awtentiċità, l-affidabbiltà u l-integrità tal-kontenut tagħhom;
• il-kontenut ikun jista’ jinqara matul il-perjodu kollu tal-ħżin minn kull min ikollu aċċess awtorizzat;
• l-oriġini jew id-destinazzjoni tar-rekord u d-data u l-ħin tal-qbid jew ir-reġistrazzjoni tad-dokumenti elettroniċi għandhom ikunu ċari mill-metadata li takkumpanjahom.

Żamma, trasferiment u eliminazzjoni

• Kemm jinżammu fajls għall-kategoriji varji huwa stabbilit għall-Kummissjoni kollha permezz ta’ strumenti regolatorji.
• Id-DĠs għandhom jivvalutaw liema kategoriji ta’ fajls jiġu trasferiti fl-arkivji storiċi tal-Kummissjoni jew jiġu eliminati.
• Il-metadata tinżamm bħala evidenza ta’ rekords u fajls u t-trasferiment jew l-eliminazzjoni tagħhom.
• Informazzjoni klassifikata bħala “CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” jew ogħla ma tiġix trasferita lis-Servizz tal-Arkivji Storiċi.

Is-Servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni

Is-Servizz:

• jiggarantixxi l-awtentiċità, l-affidabbiltà u l-integrità tar-rekords, il-fajls u l-arkivji u l-aċċess għalihom;
• jiżgura l-protezzjoni materjali u l-integrità tal-metadata;
• jagħmel ir-rekords u l-fajls disponibbli fuq talba lid-DGs u lid-dipartimenti ekwivalenti;
• iwettaq, bi ftehim mad-DĠs kif meħtieġ, it-tieni reviżjoni tar-rekords, il-fajls u l-arkivji kollha trasferiti;
• jagħti bidu għad-deklassifikazzjoni ta’ dokumenti klassifikati;
• jiftaħ l-arkivji storiċi tal-Kummissjoni għall-pubbliku wara li tiskadi r-restrizzjoni ta’ 30 sena, b’eċċezzjonijiet relatati mal-privatezza, l-interessi kummerċjali u l-proprjetà intellettwali;
• jiddepożita l-arkivji tal-Kummissjoni li huma miftuħa għall-pubbliku fl-arkivji storiċi tal-UE fl-EUI.

L-arkivji storiċi tal-Kummissjoni fl-EUI

• L-EUI huwa l-punt ewlieni ta’ aċċess għall-arkivji storiċi miftuħa għall-pubbliku.
• Il-Kummissjoni tagħti lill-EUI aċċess għal kopji diġitalizzati ta’ rekords miżmuma f’forma analoga, fejn possibbli, u deskrizzjonijiet tal-arkivji kollha depożitati. Hija tippromwovi l-interoperabbiltà bejn is-sistemi tal-arkivji tagħha u dawk tal-EUI.

Regoli ta’ implimentazzjoni

Kull direttur ġenerali jew kap ta’ dipartiment jistabbilixxi l-istruttura organizzattiva, amministrattiva u fiżika meħtieġa u jipprovdi l-persunal meħtieġ biex id-dipartimenti tagħhom jimplimentaw din id-deċiżjoni u r-regoli ta’ implimentazzjoni, li jiġu aġġornati regolarment b’kont meħud b’mod partikolari ta’:

• żviluppi rigward il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji, ir-riċerka akkademika u xjentifika u l-istandards;
• żviluppi fit-teknoloġiji tal-informazzjoni u l-komunikazzjoni;
• it-trasparenza, l-aċċess pubbliku għad-dokumenti u l-ftuħ tal-arkivji għall-pubbliku;
• l-armonizzazzjoni tar-rekords.

MINN META TAPPLIKA D-DEĊIŻJONI?

Ilha tapplika mis-6 ta’ Lulju 2020.

SFOND

Għal aktar informazzjoni, ara:

• L-Arkivji storiċi (il-Kummissjoni Ewropea)
• Regoli ta’ implimentazzjoni għad-Deċiżjoni C(2020) 4482 dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji (il-Kummissjoni Ewropea).

TERMINI EWLENIN

DOKUMENT PRINĊIPALI

Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE) 2020/2121tas-6 ta’ Lulju 2020 dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji (ĠU L 430 2.12.2021, p. 30-41).

DOKUMENTI RELATATI

Ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (ĠU L 295, 21.11.2018, pp. 39-98).

Ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokument tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (ĠU L 145, 31.5.2001, pp. 43-48).

Regoli ta’ proċedura tal-Kummissjoni (C(2000) 3614) (ĠU L 308, 8.12.2000, pp. 26-34).

Emendi suċċessivi għar-regoli ġew inkorporati fit-test oriġinali. Din il-verżjoni konsolidata għandha valur dokumentarju biss.

Regoli ta’ implimentazzjoni għad-Deċiżjoni C(2020) 4482 dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji.

l-aħħar aġġornament 17.05.2022