29.9.2011

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

C 285/3

---

DEĊIŻJONI DWAR KODIĊI TA’ MĠIBA AMMINISTRATTIVA TAJBA

2011/C 285/03

Introduzzjoni

Fis-6 ta’ Settembru 2001, il-Parlament Ewropew adotta riżoluzzjoni li tapprova kodiċi ta’ mġiba amministrattiva tajba li l-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni Ewropea, flimkien mal-amministrazzjonijiet u l-uffiċjali tagħhom, għandhom jirrispettaw fir-relazzjoni tagħhom mal-pubbliku.

Il-kodiċi jqis il-prinċipji tal-liġi amministrattiva Ewropea li jinsabu fil-każistika tal-Qorti tal-Ġustizzja u jitnebbaħ ukoll mil-liġijiet nazzjonali.

L-istatus tal-kodiċi

Il-karta tad-drittijiet fundamentali tal-Unjoni Ewropea ġiet ipproklamata fil-laqgħa ta’ Nizza f’Diċembru 2000 u issa saret Parti II tat-Trattat li jistabbilixxi kostituzzjoni għall-Ewropa.

Il-karta tinkludi, bħala drittijiet fundamentali taċ-ċittadinanza tal-Unjoni, id-dritt għal amministrazzjoni tajba (Art. 41) u d-dritt li tilmenta mal-ombudsman Ewropew kontra amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-istituzzjonijiet u tal-korpi tal-Unjoni (Art. 43).

Dan il-kodiċi għandu l-għan li jispjega f’iżjed dettall xi jfisser fil-prattika d-dritt mogħti minn din il-karta għal amministrazzjoni tajba.

Il-kodiċi ta’ mġiba amministrattiva tajba għall-persunal tas-Cedefop

(a)   Servizz ta’ kwalità

Is-Cedefop u l-persunal tiegħu għandhom id-dmir jaqdu l-interessi tal-Komunità, u waqt li jagħmlu dan, l-interess pubbliku.

Leġittimament, il-pubbliku jistenna servizz ta’ kwalità u amministrazzjoni li tkun miftuħa, aċċessibbli u mmexxija sewwa.

Servizz ta’ kwalità jitlob li l-persunal taċ-Ċentru jkun edukat, oġġettiv u imparzjali.

(b)   Għan

Sabiex is-Cedefop ikun jista’ jissodisfa l-obbligi tiegħu ta’ mġiba amministrattiva tajba u b’mod partikolari fir-relazzjonijiet tiegħu mal-pubbliku, iċ-Ċentru jwiegħed li jħares l-istandards ta’ mġiba amministrattiva tajba stabbiliti f’dan il-kodiċi u li fix-xogħol tiegħu ta’ kuljum ikun iggwidat minn dawn l-istandards bil-għan li jtejjeb is-servizz ipprovdut liċ-ċittadini Ewropej.

(ċ)   Ambitu

Il-kodiċi huwa vinkolanti għall-persunal kollu kopert mir-Regolamenti għall-Persunal u l-kundizzjonijiet ta’ impjieg tal-ħaddiema l-oħra. Madankollu persuni impjegati b’kuntratti tal-liġi privata, esperti fuq sekondament minn servizzi nazzjonali, apprendisti, eċċ. li jaħdmu għas-Cedefop, għandhom ikunu ggwidati wkoll minnu fix-xogħol tagħhom ta’ kuljum.

Ir-relazzjonijiet bejn is-Cedefop u l-persunal tiegħu huma rregolati esklussivament mir-Regolament tal-Persunal u mir-regoli applikabbli għal ħaddiema oħrajn.

Artikolu 1

Dispożizzjoni Ġenerali

Fir-relazzjonijiet tiegħu mal-pubbliku, il-persunal tas-Cedefop għandu jirrispetta l-prinċipji stipulati f’din id-Deċiżjoni u li jikkostitwixxu l-Kodiċi ta’ mġiba amministrattiva tajba, minn hawn ’il quddiem imsejjaħ “il-Kodiċi”.

Artikolu 2

Ambitu personali tal-applikazzjoni

1.   Il-Kodiċi għandu japplika għall-uffiċjali u l-ħaddiema l-oħra kollha li għalihom japplikaw ir-Regolamenti tal-Istaff u l-Kundizzjonijiet tal-impjieg tal-ħaddiema l-oħra, fir-rigward tar-relazzjonijiet tagħhom mal-pubbliku. Minn hawn ’il quddiem it-terminu uffiċjali jirreferi kemm għall-uffiċjali kif ukoll għall-ħaddiema l-oħra.

2.   Is-Cedefop għandu jieħu l-miżuri meħtieġa sabiex jiżgura li d-dispożizzjonijiet stipulati f’dan il-Kodiċi japplikaw ukoll għal persuni oħra li jaħdmu għalih, bħal persuni impjegati b’kuntratti skont il-liġi privata, esperti ssekondati mis-servizzi ċivili nazzjonali u trainees.

3.   It-terminu pubbliku jirreferi għal persuni naturali u legali, kemm jekk jgħixu jew għandhom l-uffiċċju rreġistrat fi Stat Membru u kemm jekk le.

Artikolu 3

Ambitu materjali tal-applikazzjoni

1.   Dan il-Kodiċi jinkludi prinċipji ġenerali ta’ kondotta amministrattiva tajba li japplikaw għar-relazzjonijiet kollha tal-uffiċjali mal-pubbliku, sakemm ma jkunux regolati minn dispożizzjonijiet speċifiċi.

2.   Il-prinċipji stipulati f’dan il-Kodiċi ma japplikawx għar-relazzjonijiet bejn l-Istituzzjoni u l-uffiċjali tagħha. Dawn ir-relazzjonijiet huma regolati mir-Regolamenti tal-Persunal u mill-Kundizzjonijiet ta’ impjieg ta’ ħaddiema oħrajn tal-Komunitajiet Ewropej.

Artikolu 4

Legalità

L-uffiċjal għandu jaġixxi skont il-liġi u għandu japplika r-regoli u l-proċeduri stipulati fil-leġiżlazzjoni Komunitarja. B’mod partikolari, l-uffiċjal għandu jara li d-deċiżjonijiet li jolqtu d-drittijiet u l-interessi tal-individwi jkollhom bażi legali u li l-kontenut tagħhom ikun skont il-liġi.

Artikolu 5

Nuqqas ta’ diskriminazzjoni

1.   Meta jkun qed jittratta t-talbiet mill-pubbliku u meta jkun qed jieħu deċiżjoni, l-uffiċjal għandu jiżgura li l-prinċipju tal-ugwaljanza fit-trattament jiġi rispettat. Il-Membri tal-pubbliku li jkunu fl-istess sitwazzjoni għandhom jiġu ttrattati bl-istess mod.

2.   Jekk issir differenza fit-trattament, l-uffiċjal għandu jiżgura li dan ikun iġġustifikat minħabba l-karatteristiċi oġġettivi rilevanti tal-każ partikolari.

3.   B’mod partikolari, l-uffiċjal għandu jevita kull diskriminazzjoni mhux iġġustifikata bejn membri tal-pubbliku minħabba n-nazzjonalità, is-sess, l-oriġini razzjali jew etnika, ir-reliġjon jew it-twemmin, id-diżabilità, l-età jew l-orjentament sesswali.

Artikolu 6

Proporzjonalità

1.   Meta jieħu deċiżjoni, l-uffiċjal għandu jiżgura li l-miżuri li jittieħdu jkunu proporzjonati mal-iskop mixtieq.

B’mod partikolari, l-uffiċjal għandu jevita li jnaqqas id-drittijiet taċ-ċittadin u li jimponilu xi spejjeż, meta dan it-tnaqqis jew dawn l-ispejjeż ma jkunux raġonevolment marbuta mal-iskop tal-azzjoni li tkun qed tittieħed.

2.   Meta jieħu deċiżjoni, l-uffiċjal għandu jsib bilanċ ġust bejn l-interessi tal-individwu u l-interess ġenerali tal-pubbliku.

Artikolu 7

Nuqqas ta’ abbuż tal-poter

Il-poteri għandhom jiġu eżerċitati biss għall-għanijiet li għalihom ikunu ngħataw mid-dispożizzjonijiet rilevanti. B’mod partikolari, l-uffiċjal għandu jevita li juża dawn il-poteri għal għanijiet li ma jkollhomx bażi legali jew li ma jkunux iġġustifikati mill-interess pubbliku.

Artikolu 8

Imparzjalità u indipendenza

1.   L-uffiċjal għandu jkun imparzjali u indipendenti. L-uffiċjal għandu jastjeni minn kull azzjoni arbitrarja li tolqot ħażin lill-membri tal-pubbliku, kif ukoll minn kull trattament preferenzjali, tkun xi tkun ir-raġuni.

2.   L-uffiċjal ma għandux ikun iggwidat minn xi influwenza barranija ta’ kwalunkwe tip, inkluż influwenzi politiċi, jew minn interessi personali.

3.   L-uffiċjal għandu jastjeni milli jkun involut fit-teħid ta’ deċiżjoni fuq xi kwistjoni li tkun tikkonċerna l-interessi tiegħu jew tagħha stess, jew dawk tal-familja, qraba, ħbieb tiegħu jew tagħha u ta’ persuni li jaf.

Artikolu 9

Oġġettività

Meta jieħu deċiżjoni, l-uffiċjal għandu jagħti attenzjoni lill-fatturi rilevanti u fid-deċiżjoni jqis kull wieħed minnhom kif jixraq, filwaqt li jeskludi mill-attenzjoni tiegħu kull element irrilevanti.

Artikolu 10

Stennija leġittima, koerenza u konsistenza

1.   L-uffiċjal għandu jkun koerenti fil-kondotta amministrattiva tiegħu kif ukoll mal-azzjoni amministrattiva tas-Cedefop. L-uffiċjal għandu jsegwi l-prattiċi amministrattivi normali tas-Cedefop, sakemm ma jkunx hemm raġunijiet leġittimi biex jitbiegħed minn dawn il-prattiċi f’każ individwali.

2.   L-uffiċjal għandu jirrispetta l-istennija leġittima u raġonevoli li l-membri tal-pubbliku jkollhom fid-dawl ta’ kif ikun aġixxa s-Cedefop fil-passat.

Artikolu 11

Ekwità

L-uffiċjal għandu jġib ruħu b’mod ekwu u raġonevoli.

Artikolu 12

Korteżija

1.   L-uffiċjal għandu jkun lest li jaqdi, ikun korrett u disponibbli fir-relazzjonijiet tiegħu mal-pubbliku. Meta jwieġeb il-korrispondenza, it-telefon u l-e-mails, l-uffiċjal għandu jipprova kemm jista’ jkun, ikun ta’ għajnuna u jwieġeb il-mistoqsijiet li jsirulu b’mod konformi mal-obbligi professjonali bħala membru tal-persunal.

2.   Jekk l-uffiċjal ma jkunx responsabbli għall-każ ikkonċernat, huwa għandu jirreferi liċ-ċittadin għand l-uffiċjal kompetenti.

3.   Jekk isir żball li jolqot ħażin id-drittijiet jew l-interessi ta’ membru tal-pubbliku, l-uffiċjal għandu jagħmel apoloġija għal dan.

Artikolu 13

Tweġiba għall-ittri bil-lingwa taċ-ċittadin

L-uffiċjal għandu jiżgura li kull ċittadin tal-Unjoni jew kull membru tal-pubbliku li jikteb lill-Istituzzjoni f’waħda mil-lingwi previsti fit-Trattat, jirċievi tweġiba bl-istess lingwa.

Artikolu 14

Tagħrifa ta’ rċevuta u indikazzjoni tal-uffiċjal kompetenti

1.   Għal kull ittra jew ilment liċ-Ċentru, għandha tintbagħat tagħrifa ta’ rċevuta fi żmien 15-il ġurnata xogħol, sakemm fl-istess tul ta’ żmien ma tkunx tista’ tintbagħat tweġiba sostanzjali.

2.   It-tweġiba jew it-tagħrifa ta’ rċevuta għandhom jindikaw l-isem u n-numru tat-telefon tal-uffiċjal li jkun qed jittratta l-każ, kif ukoll is-servizz li huwa jaħdem fih.

3.   Ma hemmx għalfejn tintbagħat tagħrifa ta’ rċevuta jew tweġiba f’każijiet fejn l-ittri jew l-ilmenti jkunu ta' natura abbużiva minħabba li jkunu numerużi, ripetittivi jew mingħajr sens.

Artikolu 15

Obbligu ta’ trasferiment lis-servizz kompetenti tal-Istituzzjoni

1.   Jekk ittra jew ilment liċ-Ċentru jkunu indirizzati jew mgħoddija lil Dipartiment jew Uffiċċju li ma jkollhomx il-kompetenza li jitrattawhom, is-servizzi tiegħu għandhom jiżguraw li l-fajl jiġi mgħoddi minnufih lis-servizz kompetenti tas-Cedefop.

2.   Is-servizz li jkun irċieva l-ewwel l-ittra jew l-ilment għandu jgħarraf lill-awtur b’dan it-trasferiment, u għandu jindika l-isem u n-numru tat-telefon tal-uffiċjal li lilu jkun ingħadda l-fajl.

Artikolu 16

Dritt li wieħed jingħata smigħ u li jagħmel dikjarazzjonijiet

1.   F’każijiet li jikkonċernaw id-drittijiet jew l-interessi tal-individwi, l-uffiċjal għandu jiżgura li jiġu rispettati d-drittijiet ta’ difiża f’kull stadju tal-proċedura tat-teħid ta’ deċiżjoni

2.   Kull membru tal-pubbliku għandu jkollu d-dritt li jressaq kummenti bil-miktub u, fejn jeħtieġ, li jagħmel rimarki orali qabel ma tittieħed deċiżjoni, f’każijiet fejn tkun se tittieħed deċiżjoni li tolqot id-drittijiet jew l-interessi tiegħu.

Artikolu 17

Żmien raġonevoli għat-teħid ta’ deċiżjonijiet

1.   L-uffiċjal għandu jiżgura li tittieħed deċiżjoni dwar kull talba jew ilment lis-Cedefop fi żmien raġonevoli, mingħajr dewmien, u f’kull każ sa mhux aktar minn xahrejn mid-data ta’ meta jkunu waslu. L-istess regola għandha tiġi applikata għat-tweġiba ta’ ittri minn membri tal-pubbliku.

2.   Jekk, minħabba l-kumplessità tal-kwistjonijiet li jkunu tqajmu, ma tkunx tista’ tittieħed deċiżjoni dwar talba jew ilment liċ-Ċentru fiż-żmien fuq imsemmi, l-uffiċjal għandu jgħarraf b’dan lill-awtur mill-aktar fis. f’dak il-każ, l-awtur għandu jiġi mgħarraf b’deċiżjoni definittiva fl-iqsar żmien possibbli.

Artikolu 18

Dmir li jiġu indikati r-raġunijiet tad-deċiżjonjiiet

1.   Kull deċiżjoni taċ-Ċentru li tista’ tolqot ħażin id-drittijiet jew l-interessi ta’ persuna privata għandha tindika r-raġunijiet li fuqhom hija bbażata, u għandha tispeċifika l-fatti rilevanti u l-bażi legali tad-deċiżjoni.

2.   L-uffiċjal għandu jevita li jieħu deċiżjonijiet li jkunu bbażati fuq raġunijiet aktar qosra jew aktar vagi, jew li ma jinkludux raġunament individwali.

3.   Jekk, minħabba n-numru kbir ta’ persuni milquta minn deċiżjonijiet simili, ma jkunx possibbli li r-raġunijiet tad-deċiżjoni jiġu kkomunikati fid-dettall, u għalhekk jiġu mogħtija tweġibiet standard, l-uffiċjal għandu jiggarantixxi li aktar ’il quddiem huwa jgħaddi raġunament individwali liċ-ċittadini li espressament jagħmlu talba għal dan.

Artikolu 19

Indikazzjoni tal-possibbiltajiet

1.   Deċiżjoni tas-Cedefop li tista’ tolqot ħażin id-drittijiet jew l-interessi ta’ persuna privata għandha tinkludi indikazzjoni tal-possibbiltajiet ta’ appell li jeżistu kontra d-deċiżjoni. B’mod partikolari, għandha tindika n-natura tar-rimedji, l-entitajiet li quddiemhom dawn il-possibbiltajiet jistgħu jiġu eżerċitati, kif ukoll il-limitu ta’ żmien biex dan isir.

2.   B’mod partikolari, id-deċiżjonijiet għandhom isemmu l-possibbiltà ta’ proċedimenti legali u ilmenti lill-Ombudsman skont il-kundizzjonijiet stipulati rispettivament fl-Artikoli 263 u 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea.

Artikolu 20

Notifika tad-deċiżjoni

1.   L-uffiċjal għandu jiżgura li d-deċiżjonijiet li jolqtu d-drittijiet u l-interessi ta’ persuni individwali jiġu nnotifikati bil-miktub lill-persuna jew persuni kkonċernati malli tkun ittieħdet id-deċiżjoni.

2.   L-uffiċjal għandu jastjeni milli jikkomunika d-deċiżjoni lil għejun oħra sakemm il-persuna jew persuni kkonċernati jkunu ġew infurmati.

Artikolu 21

Ħarsien tad-data

1.   L-uffiċjal li jittratta d-data personali ta’ ċittadin għandu jirrispetta l-prinċipji stabbiliti fir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (1) dwar il-ħarsien tal-individwi fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali mill-istituzzjonijiet u l-entitajiet tal-Komunità u dwar il-moviment ħieles ta’ din id-data.

2.   B’mod partikolari, l-uffiċjal għandu jevita li jipproċessa data personali għal skopijiet illeċti jew li jgħaddi din id-data lil persuni mhux awtorizzati.

Artikolu 22

Talbiet għal informazzjoni

1.   Meta jkollu r-responsabbiltà tal-kwistjoni kkonċernata, l-uffiċjal għandu jipprovdi l-informazzjoni mitluba lill-membri tal-pubbliku. L-uffiċjal għandu jara li l-informazzjoni mogħtija tkun ċara u li tista’ tinftiehem.

2.   Jekk talba bil-fomm għall-informazzjoni tkun ikkumplikata jew komprensiva wisq biex tiġi ttrattata, l-uffiċjal għandu jagħti parir lill-persuna kkonċernata sabiex tressaq it-talba tagħha bil-miktub.

3.   Jekk uffiċjal ma jkunx jista’ jagħti l-informazzjoni meħtieġa minħabba l-kunfidenzjalità tagħha, huwa għandu jagħti lill-persuna kkonċernata r-raġunijiet għalfejn ma jistax jagħtiha l-informazzjoni, skont l-Artikolu 18 ta’ dan il-Kodiċi.

4.   F’dak li jikkonċerna talbiet għal informazzjoni fuq kwistjonijiet li dwarhom ma jkollu l-ebda responsabilità, l-uffiċjal għandu jibgħat lil min jagħmel it-talba għand il-persuna kompetenti u jagħtih isimha u n-numru tat-telefon tagħha. F’dak li jikkonċerna talbiet għal informazzjoni fuq istituzzjoni jew entità oħra tal-Komunità, l-uffiċjal għandu jibgħat lil min jagħmel it-talba għand dik l-istituzzjoni jew entità.

5.   Fejn ikun il-każ u skont is-suġġett tat-talba, l-uffiċjal għandu jibgħat lill-persuna li qed tfittex l-informazzjoni għand is-servizz tas-Cedefop li jkun responsabbli għall-għoti ta’ informazzjoni lill-pubbliku.

Artikolu 23

Talbiet għall-aċċess tal-pubbliku għal dokumenti

1.   Wara talbiet għall-aċċess għal dokumenti, l-uffiċjal għandu jagħti aċċess għal dawn id-dokumenti skont il-prinċipji ġenerali u l-limiti stipulati fir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (2).

2.   Jekk l-uffiċjal ma jkunx jista’ jissodisfa talba bil-fomm għall-aċċess għal dokumenti, iċ-ċittadin għandu jingħata l-parir li jressaq it-talba tiegħu bil-miktub.

Artikolu 24

Żamma ta’ reġistri adegwati

L-oqsma tas-Cedefop għandhom iżommu reġistri adegwati tal-posta dieħla u ħierġa, tad-dokumenti li jirċievu u tal-azzjoni meħuda.

Artikolu 25

Aċċess pubbliku għall-Kodiċi

1.   Is-Cedefop sejjer jieħu l-miżuri meħtieġa biex jiżgura li dan il-Kodiċi jgawdi mill-ikbar pubbliċità possibbli fost iċ-ċittadini. B’mod partikolari sejjer jiżgura t-tqassim ta’ fuljett relevanti li se jkun fih preżentazzjoni ta’ dan il-Kodiċi u li sejjer jinkludi t-test sħiħ tiegħu f’anness.

2.   Is-Cedefop sejjer jipprovdi kopja ta’ dan il-Kodiċi lil kull ċittadin li jitolbu.

Artikolu 26

Dritt ta’ lment quddiem l-Ombudsman Ewropew

Kull nuqqas min-naħa tal-Istituzzjoni jew uffiċjal li jikkonformaw mal-prinċipji stipulati f’dan il-Kodiċi jista’ jkun is-suġġett ta’ lment lill-Ombudsman Ewropew skont l-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea u l-Istatut tal-Ombudsman Ewropew (3).

Artikolu 27

Dħul fis-seħħ

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ mill-1 Lulju 2011 u għandha tieħu post id-deċiżjonijiet preċedenti u l-kodiċi ta’ mġiba amministrattiva tajba kif ippubblikata fl-2005. Sejra tiġi ppubblikata fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

---

(1)  ĠU L 8, 12.1.2001, p. 1.

(2)  ĠU L 145, 31.5.2001, p. 43.

(3)  Deċiżjoni 94/262/KESE, KE, tal-Parlament Ewropew dwar ir-Regolamenti u l-Kundizzjonijiet Ġenerali li jirregolaw it-twettiq tad-dmirijiet tal-Ombudsman (ĠU L 113, 4.5.1994, p. 15).

---