(1)

Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2024)1420 (2) dwar is-Servizz ta’ Medjazzjoni tistabbilixxi s-Servizz ta’ Medjazzjoni bħala servizz indipendenti fil-Kummissjoni. Il-kompitu tiegħu huwa li jiffaċilita r-riżoluzzjoni bonarja ta’ kunflitti fuq il-post tax-xogħol jew tilwim relatat mad-drittijiet u l-obbligi tal-membri tal-persunal tal-Kummissjoni koperti mir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali (“Regolamenti tal-Persunal”) u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Aġenti Oħra (CEOS, Conditions of Employment of Other Servants) tal-Unjoni Ewropea, stabbiliti bir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (3).

(2)

Id-Deċiżjoni C(2024)1420 tistabbilixxi proċedura informali li biha kwalunkwe persuna li taqa’ fil-kamp ta’ applikazzjoni tagħha tista’ titlob l-assistenza tas-Servizz ta’ Medjazzjoni.

(3)

Il-Kummissjoni u, fil-kuntest ta’ din id-Deċiżjoni, is-Servizz ta’ Medjazzjoni f’isimha, jikkontribwixxu għal post tax-xogħol produttiv u rispettuż, billi jsolvu b’mod informali t-tilwim qabel ma jeskalaw, u billi jipprevjenu sitwazzjonijiet simili milli jinqalgħu fl-Istituzzjoni. Is-servizz ta’ Medjazzjoni jipprovdi pariri kunfidenzjali informali lil kull membru tal-persunal li jitlob l-assistenza tiegħu (iktar ’il quddiem ir-“rikjedent”). Bil-kunsens tar-rikjedent, huwa jista’ jikkuntattja wkoll lil kwalunkwe parti oħra identifikata mir-rikjedent (“il-persuna kkonċernata”) b’rabta ma’ medjazzjoni. Il-medjazzjoni teħtieġ il-kunsens tal-partijiet kollha involuti. Is-Servizz ta’ Medjazzjoni jaġixxi strettament fuq bażi informali. Il-medjazzjoni ma għandhiex is-setgħa li tieħu deċiżjonijiet li jaffettwaw b’mod negattiv lill-individwi.

(4)

Biex twettaq il-kompiti tagħha fil-qasam tal-medjazzjoni, il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa informazzjoni u diversi kategoriji ta’ data personali tal-membri tal-persunal u ta’ persuni oħra li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tad-Deċiżjoni C(2024)1420, inkluż data ta’ identifikazzjoni, informazzjoni ta’ kuntatt, informazzjoni dwar rwoli u kompiti professjonali, informazzjoni dwar kondotta privata u professjonali u data dwar il-prestazzjoni. Il-Kummissjoni tista’ tipproċessa wkoll id-data personali sensittiva msemmija fl-Artikoli 10 u 11 tar-Regolament (UE) 2018/1725, ipprovduta volontarjament mir-rikjedent.

(5)

Id-data personali hija maħżuna f’ambjent elettroniku u sigur biex ma jkunx hemm aċċess illegali jew trasferiment ta’ data lil persuni li m'għandhomx bżonn li jkunu jafu. Wara t-tmiem tal-ipproċessar, id-data tinżamm f’konformità mal-Artikolu 6(11) tad-Deċiżjoni C(2024)1420.

(6)

Skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, il-Kummissjoni, bħala kontrollur, hija obbligata li tipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar dawk l-attivitajiet tal-ipproċessar u li tirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data.

(7)

Filwaqt li twettaq il-kompiti tagħha, il-Kummissjoni hija obbligata li tirrispetta d-drittijiet ta’ persuni fiżiċi b’rabta mal-ipproċessar ta’ data personali rikonoxxuta mill-Artikolu 8(1) tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea u mill-Artikolu 16(1) tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, kif ukoll id-drittijiet previsti fir-Regolament (UE) 2018/1725. Fl-istess ħin, il-Kummissjoni, fil-kuntest tal-attivitajiet tagħha bħala Servizz ta’ Medjazzjoni, hija meħtieġa tikkonforma ma’ regoli stretti ta’ kunfidenzjalità lejn ir-rikjedenti u għalhekk tista’ tkun meħtieġa tibbilanċja d-drittijiet ta’ suġġett tad-data mad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data.

(8)

Huwa kruċjali għar-rikjedent li tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-iskambji u li ma tittieħed l-ebda azzjoni mingħajr il-kunsens tagħhom. Meta persuna tikkonsulta lis-Servizz ta’ Medjazzjoni għal parir kunfidenzjali fil-kuntest ta’ kunflitt u ma tagħtix kunsens biex is-Servizz ta’ Medjazzjoni jikkuntattja lill-persuna kkonċernata bil-ħsieb ta’ medjazzjoni, ma jkunx possibbli għas-Servizz ta’ Medjazzjoni li jinforma lill-persuna kkonċernata. L-għoti ta’ tali informazzjoni jagħmel impossibbli jew ifixkel serjament il-kisba tal-għanijiet segwiti mis-Servizz ta’ Medjazzjoni, b’mod partikolari billi jipprovdi spazju sikur fejn ir-rikjedent ikun jista’ jiddiskuti b’mod miftuħ is-sitwazzjoni tiegħu u jiddeċiedi jekk jibdiex proċess ta’ medjazzjoni mal-persuna kkonċernata. Għalhekk, il-Kummissjoni tista’ tapplika l-eċċezzjoni stabbilita fl-Artikolu 16(5), il-punt (b), tar-Regolament (UE) 2018/1725 biex tipproteġi l-kunfidenzjalità tal-ipproċessar kif stabbilit fl-Artikolu 5(1) tad-Deċiżjoni C(2024) 1420.

(9)

F’ċerti ċirkostanzi, huwa meħtieġ li skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, id-drittijiet tas-suġġetti tad-data jiġu rrikonċiljati mal-ħtieġa li jiġi żgurat li l-Kummissjoni twettaq b’mod effettiv il-kompiti tagħha li tipprovdi pariri kunfidenzjali informali, filwaqt li tiżgura rispett sħiħ għad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data. Għal dak l-għan, l-Artikolu 25(1), il-punt (h), tar-Regolament (UE) 2018/1725 jipprovdi lill-Kummissjoni bil-possibbiltà li tirrestrinġi, taħt kundizzjonijiet stretti, l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35, kif ukoll il-prinċipju tat-trasparenza stabbilit fl-Artikolu 4(1), il-punt (a), sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u mal-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35 ta’ dak ir-Regolament.

(10)

Dan jista’, b’mod partikolari, ikun il-każ meta r-rikjedent jipprovdi indirettament informazzjoni relatata ma’ persuni oħra kkonċernati. F’dak il-każ, il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tirrestrinġi ċerti drittijiet tal-persuna kkonċernata meta l-eżerċizzju ta’ dawn id-drittijiet jirriżulta fl-iżvelar ta’ informazzjoni dwar rikjedent li ma jkunx ta l-kunsens tiegħu biex jittieħdu azzjonijiet mis-Servizz ta’ Medjazzjoni biex jiġi ffaċilitat djalogu mal-persuna kkonċernata. F’każ bħal dan, il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tirrestrinġi d-dritt ta’ aċċess għall-informazzjoni relatata mal-persuna kkonċernata jew mad-drittijiet l-oħra tagħha sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tar-rikjedent. Il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tagħmel dan skont l-Artikolu 25(1), il-punt (h), tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(11)

Jista’ jkun meħtieġ li tiġi protetta informazzjoni kunfidenzjali dwar ir-rikjedent. F’każijiet bħal dawn, il-Kummissjoni jista’ jkollha bżonn tirrestrinġi l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra tar-rikjedent, inkluż is-sempliċi fatt li kienu f’kuntatt mas-Servizz ta’ Medjazzjoni, sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.

(12)

Jista’ jkun meħtieġ ukoll li jiġi ristrett id-dritt għall-informazzjoni tar-rikjedent meta s-Servizz ta’ Medjazzjoni jkollu jwissi lis-Servizz Mediku f’każijiet fejn tkun meħtieġa azzjoni urġenti għall-protezzjoni tal-integrità fiżika u psikoloġika tar-rikjedent. F’każ bħal dan, is-Servizz ta’ Medjazzjoni jista’ jiddeċiedi li ma jinfurmax lir-rikjedent dwar tali twissija sabiex is-Servizz Mediku jkun jista’ jivvaluta l-miżuri tas-saħħa jew tal-kura soċjali li jistgħu jiġu pprovduti lil dik il-persuna. Il-Kummissjoni tista’ tiddeċiedi li tagħmel dan skont l-Artikolu 25(1), il-punt (h), tar-Regolament (UE) 2018/1725. F’dik is-sitwazzjoni speċifika, id-drittijiet tar-rikjedent ikunu protetti minħabba li s-Servizz Mediku jżomm l-informazzjoni medika sigrieta u r-rikjedent ikun infurmat minħabba li s-Servizz Mediku jkun f’kuntatt magħhom jekk iqis li dan ikun meħtieġ.

(13)

Id-Deċiżjoni C (2024) 1420 tirrikjedi li l-Kummissjoni tiżgura li t-talbiet għall-assistenza sottomessi lis-Servizz ta’ Medjazzjoni jiġu ttrattati b’mod kunfidenzjali. Sabiex tiġi żgurata dik il-kunfidenzjalità, filwaqt li jiġu rrispettati l-istandards tal-protezzjoni tad-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, huwa meħtieġ li jiġu adottati regoli interni li skonthom il-Kummissjoni tista’ tirrestrinġi d-drittijiet tas-suġġetti tad-data f’konformità mal-Artikolu 25(1), il-punt (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(14)

Jenħtieġ li r-regoli interni japplikaw għall-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar imwettqa mill-Kummissjoni fit-twettiq tal-kompiti tagħha meta tittratta talbiet skont l-Artikolu 6 tad-Deċiżjoni C(2024)1420.

(15)

Sabiex tikkonforma mal-Artikoli 14, 15 u 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, jenħtieġ li l-Kummissjoni tinforma lill-individwi kollha bl-attivitajiet tagħha li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali tagħhom u bid-drittijiet tagħhom b’mod trasparenti u koerenti permezz ta’ avviż ta’ protezzjoni tad-data ppubblikat fuq il-sit web tal-Kummissjoni. Fejn rilevanti, jenħtieġ li l-Kummissjoni tinforma individwalment lir-rikjedent permezz ta’ mezzi xierqa. Fejn ir-rikjedent ta l-kunsens tiegħu biex jikkuntattja persuna oħra kkonċernata, il-Kummissjoni għandha tinforma individwalment, b’mezzi xierqa, lill-persuna kkonċernata.

(16)

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tapplika r-restrizzjonijiet biss meta dawn ikunu jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, meta jkunu strettament meħtieġa u jkunu miżura proporzjonata f’soċjetà demokratika. Jenħtieġ li l-Kummissjoni tagħti raġunijiet sabiex tiġġustifika dawk ir-restrizzjonijiet.

(17)

Fl-applikazzjoni tal-prinċipji ta’ trasparenza, ġustizzja u responsabbiltà, jenħtieġ li l-Kummissjoni tittratta r-restrizzjonijiet kollha b’mod trasparenti u tirreġistra kull applikazzjoni ta’ restrizzjonijiet fis-sistema ta’ rekords korrispondenti.

(18)

L-Artikolu 25(6) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jirrikjedi li l-kontrollur jinforma lis-suġġetti tad-data bir-raġunijiet prinċipali li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u bid-dritt tagħhom li jressqu lment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

(19)

Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725, il-Kummissjoni tista’ tiddifferixxi, tħalli barra jew tiċħad l-għoti ta’ informazzjoni relatata mar-raġunijiet prinċipali għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni lis-suġġett tad-data jekk l-għoti ta’ dik l-informazzjoni b’xi mod jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni.

(20)

Meta d-drittijiet tas-suġġetti tad-data jkunu ristretti, jenħtieġ li l-Kummissjoni tivvaluta fuq bażi ta’ każ b’każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkanċellax l-effett tagħha.

(21)

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tneħħi r-restrizzjoni hekk kif il-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, u tivvaluta dawk il-kundizzjonijiet fuq bażi regolari. F’ċerti każijiet, jista’ jkun neċessarju li tinżamm l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni sakemm id-data personali inkwistjoni ma tibqax tinżamm mill-Kummissjoni. F’każ bħal dan, is-suġġett tad-data ma għandux jiġi infurmat dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu. Tali sitwazzjoni tista’, b’mod partikolari, isseħħ meta jkun hemm riskju għoli li l-eżerċizzju tad-drittijiet tagħha mill-persuna kkonċernata jippreġudika d-drittijiet u l-libertajiet ta’ ħaddieħor. Dan huwa partikolarment il-każ fejn ir-rikjedent ma jagħtix il-kunsens tiegħu lis-Servizz ta’ Medjazzjoni biex jikkuntattja lill-persuna kkonċernata sabiex jibda medjazzjoni informali bejniethom.

(22)

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet meta r-rikjedent jagħti l-kunsens tiegħu biex jinvolvi ruħu f’medjazzjoni informali jew mhux aktar tard minn meta tagħlaq talba għall-assistenza.

(23)

L-Artikoli 16(5), 17(4), 19(3) u 20(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jipprevedu eċċezzjonijiet għad-drittijiet tas-suġġetti tad-data. Jekk japplikaw dawn l-eċċezzjonijiet, il-Kummissjoni ma għandhiex għalfejn tapplika restrizzjoni skont din id-Deċiżjoni.

(24)

Sabiex tiggarantixxi l-protezzjoni tad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, jenħtieġ li l-Kummissjoni tinvolvi lill-koordinatur(i) rilevanti tal-protezzjoni tad-data u lill-uffiċjal tal-protezzjoni tad-data tal-Kummissjoni Ewropea matul il-proċedura kollha u tiddokumenta din il-konsultazzjoni. B’mod partikolari, jenħtieġ li l-koordinatur tal-protezzjoni tad-data maħtur biex jagħti pariri lid-dipartiment tal-Kummissjoni kkonċernat jiġi kkonsultat minn qabel dwar kwalunkwe restrizzjoni li tista’ tiġi applikata u jivverifika l-konformità tagħhom ma’ din id-Deċiżjoni.

(25)

Jenħtieġ li l-uffiċjal tal-protezzjoni tad-data tal-Kummissjoni Ewropea jwettaq rieżami indipendenti tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, bil-għan li tiġi żgurata l-konformità ma’ din id-deċiżjoni.

(26)

Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data ġie kkonsultat u ta l-opinjoni tiegħu fit-13 ta’Marzu 2024.