Artikolu 1

L-arkitettura teknika tas-sistema FADO, l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi biex l-informazzjoni tiddaħħal u tinħażen fis-sistema FADO u l-proċeduri għall-kontroll u l-verifika tal-informazzjoni li tinsab fis-sistema FADO għandhom ikunu kif stabbilit fl-Anness.

Artikolu 2

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ l-għada tal-jum tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

ANNESS

PARTI 1

1.   Għanijiet

Din il-Parti tal-Anness tipprovdi deskrizzjoni tal-arkitettura teknika tas-sistema tad-Dokumenti Foloz u Awtentiċi Online (“is-sistema EBCG FADO”) tal-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (“l-Aġenzija”) u l-komponenti tagħha.

L-arkitettura teknika tas-sistema l-ġdida “EBCG FADO” se tiġi żviluppata b’mod inkrementali, wara r-rilaxxi tas-sistema l-ġdida u r-rekwiżiti futuri possibbli.

2.   Deskrizzjoni tal-arkitettura tas-sistema EBCG FADO

L-arkitettura teknika tippermetti lill-Aġenzija tiddetermina l-livelli differenti ta’ aċċess għall-informazzjoni maħżuna fis-sistema. L-Aġenzija se ddaħħal l-informazzjoni miksuba fis-sistema EBCG FADO fil-ħin u b’mod effiċjenti u biex tiggarantixxi l-uniformità u l-kwalità ta’ dik l-informazzjoni.

Is-sistema EBCG FADO se tkun l-applikazzjoni ġenerali għal-livelli kollha ta’ aċċess, li tipprovdi punt uniku ta’ aċċess lill-utenti li jixtiequ jimmaniġġjaw l-informazzjoni jew ifittxu kontenut tal-EBCG FADO.

L-arkitettura teknika tas-sistema EBCG FADO se jkollha l-kapaċità li tospita:

(a)	dominju pubbliku li jkun fih subsett ta’ informazzjoni bażika dwar kampjuni ta’ dokumenti awtentiċi u dokumenti awtentiċi;

(b)

dominju sensittiv mhux klassifikat tal-UE soġġett għall-kontroll tal-aċċess li jippermetti: — kategoriji differenti ta’ utenti biex jesploraw l-informazzjoni skont id-drittijiet ta’ aċċess definiti; — għadd magħżul ta’ utenti biex jipprovdu u jivvalidaw informazzjoni sensittiva mhux klassifikata qabel ma jagħmlu din l-informazzjoni disponibbli għall-utenti finali (konsumaturi ta’ informazzjoni sensittiva mhux klassifikata tal-UE); — arkivju għall-ħżin ta’ parti mill-informazzjoni sensittiva mhux klassifikata għal finijiet statistiċi u storiċi ladarba l-għan li tiġi rkuprata tali informazzjoni ma jibqax jeżisti.

(c)

dominju kklassifikat (Ristrett) tal-UE soġġett għal kontroll tal-aċċess għall-utenti awtorizzati li jippermetti: — biex tiġi esplorata informazzjoni klassifikata; — għadd magħżul ta’ utenti biex jipprovdu u jivvalidaw informazzjoni klassifikata qabel ma jagħmlu din l-informazzjoni disponibbli għal utenti finali oħra awtorizzati biex jaċċessaw in-netwerk klassifikat (konsumaturi ta’ informazzjoni klassifikata).

Barraminnhekk, l-arkitettura teknika tas-sistema se jkollha l-kapaċità li:

(a)	tiżgura livell għoli ta’ ċibersigurtà;

(b)	tappoġġa kapaċitajiet estensivi ta’ tiftix u rapportar, u tapplika servizzi analitiċi avvanzati inkluża l-intelliġenza artifiċjali;

(c)

tkun integrata ma’ entitajiet esterni u s-sistemi tagħhom u tipprovdi kapaċitajiet ta’ skambju ta’ data permezz ta’ interfaċċi awtomatizzati, bħas-Sistema ta’ Dokumenti Elettroniċi tal-Librerija (FIELDS) tal-INTERPOL tal-Frontex, bl-Istatus Ċivili tas-Sistema ta’ Informazzjoni dwar id-Dokumenti (DISCS), eċċ.;

(d)	taħdem fuq infrastruttura bbażata fuq il-cloud għad-dominji mhux klassifikati, sensittivi u pubbliċi tal-UE, sakemm tiżgura l-konformità mar-rekwiżiti tal-protezzjoni tad-data personali;

(e)	timplimenta teknoloġiji avvanzati u approċċi tekniċi moderni, inklużi d-disponibbiltà, l-affidabbiltà, il-flessibbiltà għal funzjonijiet, prodotti u modifiki ġodda kif ukoll tkun tista’ tespandi biex takkomoda għadd kbir ta’ utenti;

(f)	tippermetti l-integrazzjoni mal-ħardwer u tappoġġa l-aċċess għas-sistema offline jew f’xenarji ta’ konnettività limitati minn apparati mobbli.

PARTI 2

1.   Għanijiet

Din it-tieni parti tal-Anness tipprovdi deskrizzjoni tal-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għad-dħul u l-ħażna ta’ informazzjoni fis-sistema Online tal-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (“l-Aġenzija”) f’konformità ma’ standards għoljin.

L-EBCG FADO se tikkontribwixxi wkoll għall-ġlieda kontra l-frodi tal-identità billi tikkondividi informazzjoni ma’ atturi oħra, inkluż il-pubbliku ġenerali.

L-ipproċessar tad-data personali huwa inkluż f’dawn l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi. Id-dħul u l-ħżin tal-informazzjoni fis-sistema se jsiru skont l-iskop tal-ipproċessar.

2.   Deskrizzjoni tal-proċess għad-dħul u l-ħżin tal-informazzjoni fis-SISTEMA EBCG FADO

L-informazzjoni se tiġi pprovduta minn utenti awtorizzati dwar modulu ddedikat tas-sistema EBCG FADO għal finijiet ta’ validazzjoni qabel ma din l-informazzjoni ssir disponibbli għal utenti oħra.

Il-proċess ta’ validazzjoni japplika għall-informazzjoni kollha mdaħħla fis-sistema tal-EBCG FADO jew maħluqa fis-sistema.

Il-proċess ta’ validazzjoni ta’ tali informazzjoni huwa kkontrollat mill-Aġenzija u implimentat f’konsultazzjoni mal-fornitur tal-informazzjoni. Sabiex jiġu żgurati standards għoljin, l-Aġenzija tista’ tiddeċiedi li tikkonsulta ma’ esperti magħżula tad-dokumenti jew mal-uffiċjal tal-protezzjoni tad-data tal-Aġenzija.

Ladarba tiġi vvalidata, l-informazzjoni tiġi tradotta u maħżuna fid-dominji tas-sistema tal-EBCG FADO.

3.   Kontroll u verifika tal-informazzjoni fis-SISTEMA EBCG FADO

Fis-sistema EBCG FADO, id-data tad-dokument (minn hawn ’il quddiem “informazzjoni”) se tiġi vverifikata u pproċessata għal finijiet amministrattivi biss b’mezzi elettroniċi u materjali, skont il-format li fih l-informazzjoni tiġi pprovduta lill-Aġenzija. Fis-sistema EBCG FADO, ma hemm l-ebda pproċessar ta’ data personali operazzjonali skont it-tifsira tal-Artikolu 3(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (1).

L-informazzjoni pproċessata tgħaddi mill-proċessi tan-negozju mfassla biex tiddaħħal u tinħażen l-informazzjoni fis-sistema tal-EBCG FADO. Huma biss id-dokumenti ppubblikati li qabel kienu vvalidati li huma disponibbli għall-utenti.

L-ipproċessar tal-informazzjoni fis-sistema tal-EBCG FADO se jkun soġġett għal titjib kontinwu sabiex jiġu żgurati reviżjoni u adattament progressivi tal-miżuri tekniċi u organizzattivi f’konformità mal-evoluzzjoni teknoloġika u biex jiġu eliminati n-nuqqasijiet fil-proċessi tan-negozju sottostanti.

L-Aġenzija tispeċifika:

(a)	il-kategoriji tas-suġġetti tad-data li d-data personali tagħhom tiġi pproċessata fis-sistema;

(b)	dwar il-kategoriji ta’ data personali pproċessata;

(c)	il-kontrollur jew kategoriji ta’ kontrolluri, inklużi kontrolli konġunti;

(d)	min se jirċievi d-data personali,

(e)	is-salvagwardji għall-prevenzjoni tal-abbuż għal aċċess jew trasferiment illegali ta’ data personali;

(f)	il-perjodu ta’ żamma relatat ma’ attivitajiet ta’ pproċessar ta’ data personali għall-finijiet tat-tħaddim tas-sistema tal-EBCG FADO u tat-twettiq ta’ kompiti amministrattivi;

(g)	il-metodoloġija tal-ġbir tad-data, inkluż jekk tkunx ġejja mill-Istati Membri u/jew minn pajjiżi terzi;

(h)	it-tixrid u r-riċevituri tad-data personali.

4.   Proċessar tad-data personali għad-dħul u l-ħżin tal-informazzjoni fis-SISTEMA EBCG FADO

L-Aġenzija se timplimenta miżuri organizzattivi u tekniċi speċifiċi matul il-proċess għad-dħul u l-ħżin ta’ informazzjoni fis-sistema EBCG FADO billi:

(a)	tipprovdi gwida lill-utenti awtorizzati dwar ir-redazzjoni — minimizzazzjoni u psewdonimizzazzjoni — ta’ data personali qabel ma tingħata informazzjoni lill-Aġenzija u matul il-proċess ta’ validazzjoni;

(b)	l-implimentazzjoni ta’ miżuri tekniċi xierqa biex jiġu żgurati s-salvagwardji meħtieġa għall-protezzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data matul il-proċess ta’ validazzjoni, qabel ma l-informazzjoni ssir disponibbli għall-utenti finali;

(c)	ir-restrizzjoni tal-aċċess għall-modulu ddedikat għall-proċess ta’ validazzjoni għal għadd minimu ta’ utenti;

(d)	it-tqegħid għad-dispożizzjoni ta’ informazzjoni maħżuna fid-dominji sensittivi mhux klassifikati u kklassifikati abbażi tal-ħtieġa ta’ tagħrif għal għadd magħruf ta’ utenti.

PARTI 3

1.   Għanijiet

It-tielet parti tal-Anness tipprovdi deskrizzjoni tal-proċeduri għall-kontroll u l-verifika tal-informazzjoni fis-sistema Online tad-Dokumenti Foloz u Awtentiċi tal-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (“l-Aġenzija”) (“is-sistema EBCG FADO”).

L-ipproċessar tad-data personali se jiġi inkluż fil-proċeduri għall-kontroll u l-verifika tal-informazzjoni fis-sistema tEBCG FADO.

Il-Kummissjoni tissorvelja inter alia l-implimentazzjoni tal-miżuri li jinsabu f’din id-Deċiżjoni. Il-Kummissjoni hija megħjuna mill-kumitat stabbilit bl-Artikolu 6 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1683/95 (2). L-Aġenzija tipparteċipa mingħajr setgħa deċiżjonali fil-laqgħat tal-kumitat tal-Artikolu 6.

L-Aġenzija se tapplika tekniki ta’ assigurazzjoni tal-kwalità u ta’ kontroll tal-kwalità għall-kontroll u l-verifika tal-informazzjoni li tinsab fis-sistema EBCG FADO.

2.   L-assigurazzjoni tal-kwalità u l-kontroll tal-kwalità

F’konformità mal-Parti 2 tal-Anness ta’ din id-Deċiżjoni ta’ Implimentazzjoni tal-Kummissjoni li tistabbilixxi l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għad-dħul u l-ħżin ta’ informazzjoni fis-sistema EBCG FADO (3), l-Aġenzija se tistabbilixxi proċeduri biex timplimenta:

(a)	assigurazzjoni tal-kwalità; — qabel ma tiddaħħal informazzjoni fis-sistema FADO għal finijiet ta’ validazzjoni; — matul il-proċess ta’ validazzjoni;

(b)	kontroll tal-kwalità; — wara l-pubblikazzjoni, ladarba l-informazzjoni tkun saret disponibbli għall-pubbliku u utenti finali oħra (konsumaturi).

3.   Assigurazzjoni tal-kwalità

i.   Ġestjoni tal-aċċess

L-għan tal-ġestjoni tal-aċċess għas-sistema FADO huwa li:

(a)	jingħata aċċess fuq bażi ta’ ħtieġa ta’ tagħrif għas-sistema FADO;

(b)	Jiġu revokati d-drittijiet ta’ aċċess;

L-Aġenzija se tistabbilixxi proċeduri għall-ġestjoni tal-aċċess għas-sistema FADO fejn għandhom jiġu osservati r-rekwiżiti minimi li ġejjin:

(a)	l-utenti għandhom jirċievu informazzjoni dwar l-ipproċessar tad-data personali tagħhom;

(b)	l-utenti għandhom jimmaniġġjaw il-kontijiet tal-utenti tagħhom fis-sistema FADO;

(c)	id-data personali għandha tiġi kkomunikata lill-Aġenzija direttament mis-suġġetti tad-data jew mill-punti ta’ kuntatt tagħhom;

(d)	għadd limitat ta’ utenti fl-Aġenzija li jappartjenu għall-organizzazzjoni tas-sistema FADO għandhom ikunu awtorizzati jwettqu ġestjoni tal-aċċess.

ii.   Validazzjoni tal-informazzjoni mdaħħla fis-sistema FADO

L-għan tal-validazzjoni tal-informazzjoni huwa li jitnaqqas ir-riskju ta’ difetti fis-sistema, filwaqt li jiġu żgurati l-uniformità u l-kwalità tal-informazzjoni.

Numru magħżul biss ta’ esperti tad-dokumenti awtorizzati u mħarrġa — għandhom jipprovdu u jivvalidaw l-informazzjoni fis-sistema.

Qabel ma jibdew idaħħlu l-informazzjoni fis-sistema, dawn l-utenti se jiġu:

(a)	mħarrġa biex idaħħlu informazzjoni fis-sistema;

(b)	jiġu pprovduti b’materjal ta’ gwida u/jew tutorials biex tiddaħħal informazzjoni fis-sistema;

(c)	infurmati dwar il-proċessi tan-negozju stabbiliti mill-Aġenzija għal finijiet ta’ validazzjoni.

L-Aġenzija se tipprovdi modulu ddedikat tas-sistema EBCG FADO għal finijiet ta’ validazzjoni qabel ma din l-informazzjoni ssir disponibbli għal utenti oħra. Matul il-proċess ta’ validazzjoni, dan il-modulu għandu jippermetti:

(a)	numru magħżul ta’ utenti biex idaħħlu jew jikkoreġu informazzjoni fis-sistema EBCG FADO;

(b)	għadd limitat ta’ utenti biex jipproċessaw il-validazzjoni tal-informazzjoni fis-sistema, inkluża konsultazzjoni fakultattiva ma’ utenti magħżula għajr dawk li jdaħħlu jew jikkoreġu l-informazzjoni;

(c)	numru limitat ta’ utenti biex jipprovdu traduzzjoni jekk meħtieġ;

(d)	numru limitat ta’ utenti biex japprovaw u jippubblikaw l-informazzjoni.

iii.   Pubblikazzjoni ta’ informazzjoni

Wara l-proċess ta’ validazzjoni, l-informazzjoni se tiġi ppubblikata.

4.   Kontroll tal-kwalità

L-Aġenzija se tistabbilixxi pjan annwali ta’ kontroll tal-kwalità fis-sistema EBCG FADO.

Il-pjan se jiżgura li l-kontrolli fuq ammont adegwat ta’ informazzjoni jitwettqu regolarment kull sena, filwaqt li jivverifika fost l-oħrajn:

(a)	ir-rilevanza tal-informazzjoni li tinsab fis-sistema EBCG FADO;

(b)	il-kwalità tal-informazzjoni li tinsab fis-sistema EBCG FADO;

(c)	il-konformità tal-ġestjoni tas-sistema EBCG FADO, inklużi r-rekwiżiti tal-protezzjoni tad-data personali.

Ir-riżultati tal-awditi se jingħataw lill-Kummissjoni, lill-bord maniġerjali tal-Aġenzija u lill-uffiċjal tal-protezzjoni tad-data tal-Aġenzija.

5.   Kontribuzzjoni tal-utent għall-kwalità

L-utenti jistgħu jkunu involuti fil-proċess għall-kontroll u l-verifika tal-informazzjoni li tinsab fis-sistema EBCG FADO.

---

(1)  Ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39).

(2)  Ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1683/95 tad-29 ta’ Mejju 1995 li jistabbilixxi format uniformi għall-viża (ĠU L 164, 14.7.1995, p. 1).

(3)  Id-Deċiżjoni ta’ Implimentazzjoni tal-Kummissjoni li tistabbilixxi l-arkitettura teknika tas-sistema FADO tal-Gwardja Ewropea tal-Fruntiera u tal-Kosta (EBCG) skont l-Artikolu 6 1 (a) tar-Regolament (UE) 2020/493.