(1)

Ir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (1) jirrikjedi li kull istituzzjoni tal-Unjoni tistabbilixxi uffiċċju tal-awditjar intern li għandu jaħdem f'konformità mal-istandards internazzjonali rilevanti. L-attivitajiet tal-awditjar intern fil-Kummissjoni jitwettqu mis-Servizz tal-Awditjar Intern (“is-Servizz”), li ġie stabbilit fil-11 ta' April 2000. L-attivitajiet tal-awditjar intern jitwettqu wkoll mis-Servizz fl-aġenziji deċentralizzati tal-Unjoni u f'korpi awtonomi oħrajn li jirċievu kontribuzzjonijiet mill-baġit tal-Unjoni.

(2)

Is-Servizz iwettaq attivitajiet tal-awditjar intern skont l-Artikoli 117 sa 123 tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 u l-karta tal-missjoni tiegħu (2). F'dan ir-rigward, is-Servizz għandu indipendenza totali u aċċess sħiħ u illimitat għall-informazzjoni kollha mitluba fit-twettiq tal-attivitajiet tal-awditjar intern tiegħu fir-rigward tal-attivitajiet u d-dipartimenti kollha tal-istituzzjoni tal-Unjoni kkonċernata.

(3)

Is-Servizz jagħti pariri lil dipartimenti oħra tal-Kummissjoni, aġenziji eżekuttivi, kif ukoll aġenziji deċentralizzati tal-Unjoni u korpi awtonomi oħrajn li jirċievu kontribuzzjonijiet mill-baġit tal-Unjoni dwar kif jindirizzaw riskji, jiġifieri kull avveniment jew kwistjoni li jistgħu jseħħu u jkollhom impatt negattiv fuq l-ilħiq tal-objettiv politiku, strateġiku u operazzjonali tal-Kummissjoni, billi jagħti opinjonijiet indipendenti dwar il-kwalità tas-sistemi ta' ġestjoni u kontroll u billi jagħti rakkomandazzjonijiet biex jitjiebu l-kundizzjonijiet tal-implimentazzjoni tal-operazzjonijiet u biex tiġi promosa ġestjoni finanzjarja tajba, skont l-Artikoli 117 sa 123 tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046. Għaldaqstant, l-attivitajiet tal-awditjar intern tas-Servizz mhumiex tipikament immirati għall-persuni fiżiċi bħala tali. Madankollu, matul il-kors tal-attivitajiet tiegħu, id-data personali fis-sens tal-Artikolu 3(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3) hija inevitabbilment ipproċessata. L-attivitajiet tal-awditjar intern imwettqa mis-Servizz jinvolvu l-valutazzjoni tal-idoneità u l-effettività tas-sistemi tal-ġestjoni interna u l-prestazzjoni tad-dipartimenti fl-implimentazzjoni tal-politiki, il-programmi u l-azzjonijiet, l-effiċjenza u l-effettività tas-sistemi tal-kontroll intern u tal-awditjar li huma applikabbli għal kull operazzjoni ta' implimentazzjoni tal-baġit. Għaldaqstant, jikkontribwixxu għas-salvagwardja ta' interessi ekonomiċi u finanzjarji importanti tal-Unjoni u tal-Istati Membri. Is-Servizz huwa kontrollur għall-operazzjonijiet ta' proċessar li jwettaq skont l-Artikoli 118 u 119(2) tar-Regolament Finanzjarju.

(4)

L-attivitajiet tal-awditjar intern imwettqa fil-Kummissjoni u fl-aġenziji eżekuttivi tagħha, u fl-aġenziji deċentralizzati tal-Unjoni u f'korpi awtonomi oħrajn ivarjaw fil-forma u fil-kontenut, u jvarjaw minn aċċertament (inklużi valutazzjonijiet tar-riskju) u impenji ta' konsulenza, għal rieżamijiet b'ambitu limitat u impenji ta' segwitu.

(5)

Il-Kumitat dwar il-Progress tal-Awditjar (APC, Audit Progress Committee), skont il-Karta tal-Missjoni tiegħu, aġġornata fil-21 ta' Novembru 2018 (C(2018)7707), huwa korp konsultattiv (4) li jassisti lill-Kummissjoni fil-qadi ta' dmirijietha skont it-Trattati u strumenti statutorji oħrajn [ir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046] billi jiżgura l-indipendenza tas-Servizz tal-Awditjar Intern, billi jagħmel monitoraġġ tal-kwalità tal-ħidma tal-awditjar intern, u billi jiżgura li r-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar intern u estern jitqiesu kif xieraq mis-servizzi tal-Kummissjoni u li jkun hemm segwitu xieraq għalihom. B'dan il-mod, l-APC jikkontribwixxi għat-titjib ulterjuri ġenerali tal-effettività u l-effiċjenza tal-Kummissjoni biex tilħaq l-għanijiet tagħha u jiffaċilita s-sorveljanza tal-Kulleġġ tal-governanza, tal-ġestjoni tar-riskju, u tal-prattiki tal-kontroll intern tal-Kummissjoni. L-APC huwa kontrollur għall-operazzjoni(jiet) ta' proċessar li jwettaq skont l-Artikolu 123 tar-Regolament Finanzjarju.

(6)

Għall-fini tal-attivitajiet tagħha skont l-Artikoli 118 u 119(2) tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046, kemm jekk taġixxi fuq inizjattiva tagħha stess kif ukoll jekk taġixxi fuq il-bażi ta' input riċevut, il-Kummissjoni tipproċessa data personali miksuba jew riċevuta minn persuni ġuridiċi, persuni fiżiċi, Stati Membri u korpi u organizzazzjonijiet internazzjonali. Matul dawn l-attivitajiet tal-awditjar intern, is-Servizz jista' jipproċessa wkoll data personali miksuba jew riċevuta minn sorsi disponibbli pubblikament, minn sorsi anonimi jew identifikati li jirrikjedu li l-identità tagħhom tiġi protetta.

(7)

Min-naħa tagħha, il-Kummissjoni tista' tiskambja data personali mal-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni, mal-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri u, fil-qafas tal-ftehimiet internazzjonali jew ta' kooperazzjoni rilevanti tal-Kummissjoni, mal-pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali.

(8)

L-attivitajiet tal-ipproċessar tad-data personali, fis-sens tal-Artikolu 3(3) tar-Regolament (UE) 2018/1725, imwettqa waqt attività ta' awditjar intern, jistgħu jsiru anke qabel ma l-Kummissjoni tnedihom formalment, jistgħu jitkomplew matul it-twettiq tal-attività tal-awditjar u jistgħu jitkomplew anke wara l-għeluq formali tal-attività tal-awditjar (pereżempju, għal raġunijiet ta' monitoraġġ tal-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet, u ta' valutazzjoni tal-ħtieġa li jitnedew attivitajiet ġodda ta' awditjar intern).

(9)

Il-kategoriji tad-data personali pproċessata mill-Kummissjoni jinkludu data ta' identifikazzjoni, data ta' kuntatt, data professjonali, u data relatata jew ippreżentata b'rabta mas-suġġett tal-attività. Dawn il-kategoriji tad-data personali huma maħżuna f'ambjent elettroniku sigur biex jiġi evitat l-aċċess illegali jew it-trasferiment tad-data lil persuni li ma jeħtiġux li jkunu jafu. Id-data personali tinżamm għal perjodu massimu ta' għaxar snin. Fi tmiem il-perjodu taż-żamma, l-informazzjoni relatata mal-attività tal-awditjar intern, inkluża d-data personali, tiġi trasferita fl-arkivji storiċi tal-Kummissjoni (5) jew tinqered.

(10)

Waqt li twettaq l-attivitajiet tal-awditjar intern, il-Kummissjoni hija marbuta li tirrispetta d-drittijiet tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali rikonoxxuti mill-Artikolu 8(1) tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea u mill-Artikolu 16(1) tat-Trattat, kif ukoll id-drittijiet previsti fir-Regolament (UE) 2018/1725. Fl-istess ħin, il-Kummissjoni hija mitluba li tikkonforma mar-regoli stretti ta' kunfidenzjalità msemmija fl-istandards tal-awditjar intern internazzjonali, skont l-Artikolu 117 tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046.

(11)

F'ċerti ċirkustanzi, huwa neċessarju li jiġu rrikonċiljati d-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 mal-ħtiġijiet tal-attivitajiet tal-awditjar intern, u l-kunfidenzjalità tal-iskambji tal-informazzjoni mal-persuni fiżiċi u ġuridiċi kif ukoll b'rispett sħiħ għad-drittijiet fundamentali u l-libertajiet ta' suġġetti tad-data oħrajn. F'dan is-sens, l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jagħti l-possibbiltà li s-Servizz jirrestrinġi l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35, kif ukoll il-prinċipju ta' trasparenza stabbilit fl-Artikolu 4(1)(a), sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35 ta' dak ir-Regolament.

(12)

Sabiex tiġi żgurata l-effettività tal-attivitajiet tal-awditjar intern, filwaqt li jiġu rispettati l-istandards tal-protezzjoni tad-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, li ssostitwixxa r-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (6), huwa neċessarju li jiġu adottati r-regoli interni li permezz tagħhom il-Kummissjoni tista' tirrestrinġi d-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(13)

Jenħtieġ li r-regoli interni jkopru l-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar imwettqa mil-Kummissjoni fit-twettiq tal-attivitajiet tal-awditjar intern, kemm jekk taġixxi fuq inizjattiva tagħha stess kif ukoll jekk fuq il-bażi tal-input riċevut, kull meta l-eżerċizzju tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data jista' jipperikola t-twettiq tal-attivitajiet tal-awditjar intern. Jenħtieġ li dawn ir-regoli japplikaw għall-operazzjonijiet tal-ipproċessar imwettqa qabel it-tnedija formali ta' impenn, matul l-impenn kif ukoll matul il-monitoraġġ tas-segwitu tal-eżitu tiegħu.

(14)

Sabiex tikkonforma mal-Artikoli 14, 15 u 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, jenħtieġ li l-Kummissjoni tinforma lill-individwi kollha bl-attivitajiet tagħha li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali tagħhom u bid-drittijiet tagħhom b'mod trasparenti u koerenti permezz ta' avviż ta' protezzjoni tad-data ppubblikat fuq is-sit web tal-Kummissjoni. Fejn rilevanti, jenħtieġ li l-Kummissjoni tippreżenta salvagwardji addizzjonali biex tiżgura li s-suġġetti tad-data jkunu infurmati individwalment f'format xieraq.

(15)

Abbażi tal-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725, il-Kummissjoni hija kapaċi wkoll tirrestrinġi l-għoti ta' informazzjoni lis-suġġetti tad-data u l-eżerċitar ta' drittijiet oħrajn tas-suġġetti tad-data sabiex tipproteġi l-attivitajiet tal-awditjar intern tagħha stess, l-awditi tal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri, l-għodod u l-metodi tal-awditjar, kif ukoll id-drittijiet ta' persuni oħrajn relatati mal-attivitajiet tal-awditjar intern tagħha.

(16)

Barra minn hekk, sabiex iżżomm il-kooperazzjoni effettiva, jista' jkun neċessarju li l-Kummissjoni tirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data sabiex tipproteġi l-operazzjonijiet ta' pproċessar tas-servizzi tal-Kummissjoni jew istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħrajn tal-Unjoni jew ta' awtoritajiet tal-Istati Membri u organizzazzjonijiet internazzjonali, kif ukoll tal-Kumitat tal-Progress tal-Awditjar. Għal dak il-għan, jenħtieġ li l-Kummissjoni tikkonsulta lil dawk is-servizzi, istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji, aġenziji, awtoritajiet u organizzazzjonijiet, kif ukoll lill-Kumitat tal-Progress tal-Awditjar fuq ir-raġunijiet rilevanti li timponi restrizzjonijiet u l-ħtieġa u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet.

(17)

Il-Kummissjoni jista' jkollha wkoll tirrestrinġi l-għoti ta' informazzjoni lis-suġġetti tad-data u l-applikazzjoni ta' drittijiet oħrajn tas-suġġetti tad-data fir-rigward ta' data personali riċevuta minn pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali, sabiex tikkoopera ma' dawk il-pajjiżi jew organizzazzjonijiet u għaldaqstant tissalvagwardja objettiv importanti ta' interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni. Madankollu, f'ċerti ċirkustanzi l-interess jew id-drittijiet fundamentali tas-suġġett tad-data jistgħu jegħlbu l-interess tal-kooperazzjoni internazzjonali.

(18)

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tindirizza r-restrizzjonijiet kollha b'mod trasparenti u tirreġistra kull applikazzjoni tar-restrizzjonijiet fis-sistema ta' reġistrazzjoni korrispondenti.

(19)

Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725, il-kontrolluri jistgħu jiddiferixxu, iħallu barra jew jiċħdu l-għoti ta' informazzjoni fuq ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta' restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk l-għoti ta' dik l-informazzjoni fi kwalunkwe każ jikkomprometti l-fini tar-restrizzjoni. Dan, b'mod partikolari, huwa l-każ tar-restrizzjonijiet għad-drittijiet previsti fl-Artikoli 16 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(20)

Meta jiġu ristretti drittijiet oħrajn tas-suġġetti tad-data, jenħtieġ li l-kontrollur tas-Servizz tal-Awditjar Intern jivvaluta fuq bażi ta' każ b'każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkompromettix il-fini tagħha.

(21)

Jenħtieġ li l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni Ewropea jwettaq rieżami indipendenti tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, bil-għan li tiġi żgurata l-konformità ma' din id-Deċiżjoni.

(22)

Ir-Regolament (UE) 2018/1725 jissostitwixxi r-Regolament (KE) Nru 45/2001, mingħajr ebda perjodu tranżitorju, mid-data li fiha jidħol fis-seħħ. Ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 ippreveda l-possibbiltà li jiġu applikati restrizzjonijiet għal ċerti drittijiet. Sabiex tevita li tipperikola l-legalità tal-attivitajiet tal-awditjar intern, jenħtieġ li din id-Deċiżjoni tapplika mid-data tad-dħul fis-seħħ tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(23)

Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data ta l-opinjoni tiegħu fis-27 ta' Novembru 2018.