ANNESS

REGOLI TA' PROĊEDURA TAS-SOTTOKUMITAT DWAR IL-MIŻURI SANITARJI U FITOSANITARJI STABBILITI FIL-KAPITOLU 5 TAL-FTEHIM KUMMERĊJALI BEJN L-UNJONI EWROPEA U L-ISTATI MEMBRI TAGĦHA, MINN NAĦA WAĦDA, U L-KOLOMBJA U L-PERÙ, MIN-NAĦA L-OĦRA

Artikolu 1

Kompożizzjoni u Presidenza

1.   Is-Sottokumitat dwar il-Miżuri Sanitarji u Fitosanitarji ( is-“Sottokumitat MSF”) li huwa stabbilit skont l-Artikolu 103 tal-Ftehim Kummerċjali bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, minn naħa waħda, u l-Kolombja u l-Perù, min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) (1), għandu jwettaq id-dmirijiet tiegħu kif ipprovdut fl-Artikolu 103 tal-Ftehim u għandu r-responsabbiltà li jiżgura u jimmonitorja l-implimentazzjoni tal-Kapitolu 5 dwar il-Miżuri Sanitarji u Fitosanitarji.

2.   Kif stipulat fl-Artikolu 103(2) tal-Ftehim, is-Sottokumitat MSF għandu jkun magħmul mir-rappreżentanti appuntati minn kull Parti bir-responsabbiltajiet għal kwistjonijiet sanitarji u fitosanitarji.

3.   Is-Sottokumitat MSF li għandu jiġi ppresedut, fuq bażi ta' rotazzjoni, għal perjodu ta' sena minn uffiċjal għoli tal-Kummissjoni Ewropea, f'isem l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, u minn uffiċjal għoli tal-Gvern Kolombjan, jew minn uffiċjal għoli tal-Gvern Peruvjan. L-ewwel perjodu ta' presidenza għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kumitat Kummerċjali u jispiċċa fil-31 ta' Diċembru tal-istess sena. Is-Sottokumitat MSF għandu jkun ippresdut mill-Parti li jkollha l-presidenza tal-Kumitat Kummerċjali.

4.   Is-Sottokumitat MSF jista' jiltaqa' f'sessjonijiet fejn biss il-parti tal-UE u Pajjiż Andin firmatarju wieħed jipparteċipa, dwar kwistjonijiet li jirrelataw esklussivament ma' relazzjoni bilaterali tagħhom. Dawn is-sessjonijiet għandhom ikunu preseduti b'mod konġunt miż-żewġ Partijiet. Il-Pajjiżi Andini firmatarji l-oħra jistgħu jipparteċipaw f'dawn is-sessjonijiet soġġett għall-ftehim minn qabel tal-Partijiet kkonċernati.

5.   Ir-referenza għall-Partijiet fir-Regoli ta' Proċedura hija skont id-definizzjoni stipulata fl-Artikolu 6 tal-Ftehim.

Artikolu 2

Laqgħat

1.   Is-Sottokumitat MSF għandu jiltaqa' għallanqas darba fis-sena u jlaqqa' sessjonijiet speċjali fuq talba ta' xi Parti, kif stipulat fl-Artikolu 103(2) tal-Ftehim. Il-laqgħat għandu jinżammu fuq sistema ta' rotazzjoni, f'Bogota, fi Brussell u f'Lima, sakemm il-Partijiet ma jaqblux mod ieħor.

2.   Kull laqgħa tas-Sottokumitat MSF għandha titlaqqgħa mill-Parti li għandha l-Presidenza f'data u f'post maqbul mill-Partijiet.

3.   Is-Sottokumitat MSF jista' jiltaqa' wkoll permezz ta' konferenza vidjo u awdjo.

Artikolu 3

Delegazzjonijiet

Qabel kull laqgħa, il-Partijiet għandhom jiġu informati bil-kompożizzjoni intiża tad-delegazzjonijiet li jkunu se jattendu l-laqgħa.

Artikolu 4

Osservaturi

Is-Sottokumitat MSF jista' jiddeċiedi li jistieden osservaturi fuq bażi ad hoc.

Artikolu 5

Korrispondenza

1.   Id-dokumenti tas-Sottokumitat MSF previsti fl-Artikoli 6, 7 u 8 tar-Regoli ta' Proċedura għandhom jintbagħtu lill-Presidenti tas-Sottokumitat MSF u lis-Segretarjat tal-Kumitat Kummerċjali.

2.   Għal kwistjonijiet li jirrelataw esklussivament ma' relazzjoni bilaterali bejn l-UE u Pajjiż Andin firmatarju wieħed, il-korrispondenza ssir bejn dawn iż-żewġ Partijiet, filwaqt li l-pajjiżi Andini firmatarji l-oħra jinżammu informati bis-sħiħ, kif xieraq.

Artikolu 6

Aġenda għal-Laqgħat

1.   Għandha titħejja aġenda provviżorja għal kull laqgħa b'mod konġunt mill-Partijiet. Din tintbagħat, flimkien mad-dokumenti rilevanti, lill-Partijiet kollha mhux aktar tard minn 14-il jum qabel il-bidu tal-laqgħa.

2.   L-aġenda għandha tkun adottata mis-Sottokumitat MSF fil-bidu ta' kull laqgħa. Punti barra dawk li jidhru fl-aġenda provviżorja jistgħu jiddaħħlu fl-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

3.   Il-President tas-Sottokumitat MSF jista', bi ftehim mal-Partijiet l-oħra, jistieden lill-esperti biex jattendu l-laqgħat tiegħu biex jipprovdu informazzjoni fuq suġġetti speċifiċi.

Artikolu 7

Minuti

1.   Għandu jitħejja abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa b'mod konġunt miż-żewġ Partijiet. L-ewwel abbozz jitħejja mill-Parti li taġixxi bħala President fi żmien wieħed u għoxrin jum wara l-għeluq tal-laqgħa.

2.   Il-minuti, bħala regola ġenerali, jagħtu sommarju ta' kull punt fl-aġenda, u jispeċifikaw fejn hu applikabbli:

(a)	id-dokumenti ppreżentati lis-Sottokumitat MSF;

(b)	kull dikjarazzjoni li membru tal-Kumitat Kummerċjali jitlob li tiddaħħal; u

(c)	id-deċiżjonijiet proposti, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula, l-istqarrijiet mifthiema u l-konklużjonijiet adottati dwar punti speċifiċi.

3.   Il-minuti għandhom jinkludu wkoll lista tal-parteċipanti fil-laqgħa tas-Sottokumitat tal-SPS.

4.   Il-minuti għandhom jiġu approvati bil-miktub mill-Partijiet fi żmien xahrejn mid-data tal-laqgħa. Ladarba approvati, għandhom jiġu ffirmati kopji mill-President u l-kontropartijiet tiegħu/tagħha tal-Partijiet l-oħra. Kull Parti għandha tirċievi kopja oriġinali ta' dawn id-dokumenti awtentiċi. Għandhom jintbagħtu kopji tal-minuti ffirmati lill-membri tal-Kumitat Kummerċjali.

Artikolu 8

Pjan ta' Azzjoni

1.   Is-Sottokumitat MSF għandu jadotta pjan ta' azzjoni li jirrifletti l-azzjonijiet miftiehma mill-Partijiet waqt il-laqgħa.

2.   L-implimentazzjoni mill-Partijiet tal-pjan ta' azzjoni tkun riveduta mis-Sottokumitat MSF waqt il-laqgħa tiegħu li jmiss.

Artikolu 9

Lingwi

1.   Il-lingwi uffiċjali tas-Sottokumitat MSF ikunu l-lingwi uffiċjali tal-Partijiet.

2.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, is-Sottokumitat MSF għandu normalment jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni u proposti mħejjija fil-lingwi msemmija fil-paragrafu 1.

Artikolu 10

Pubbliċità u Kunfidenzjalità

1.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-laqgħat tas-Sottokumitat MSF ma għandhomx ikunu pubbliċi.

2.   Meta Parti tressaq informazzjoni meqjusa bħala kunfidenzjali skont il-liġijiet u r-regolamenti tagħha quddiem is-Sottokumitat MSF, kumitati speċjalizzati, gruppi ta' ħidma jew xi organi oħra, il-Partijiet l-oħra jittrattaw dik l-informazzjoni bħala kunfidenzjali skont ir-regoli deskritti fl-Artikolu 290(2) tal-Ftehim.

Artikolu 11

Spejjeż

1.   Kull Parti għandha tieħu ħsieb kwalunkwe spejjeż li ġġarrab bħala riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tas-Sottokumitat MSF kemm fir-rigward tal-ispejjeż tal-istaff, tal-ivvjaġġar u tal-għajxien kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż tal-posta u tat-telekomunikazzjonijiet.

2.   L-ispejjeż marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti, għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

3.   L-ispejjeż marbuta mal-interpretazzjoni fil-laqgħat u mat-traduzzjoni ta' dokumenti għall-Ispanjol jew mill-Ispanjol u għall-Ingliż jew mill-Ingliż jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa. Interpretazzjoni u traduzzjoni għal-lingwi l-oħra jew mil-lingwi l-oħra jitħallsu mill-Parti li titlobhom.

Artikolu 12

Emenda tar-Regoli ta' Proċedura

Ir-Regoli ta' Proċedura, kif ukoll kwalunkwe emenda sussegwenti, għandhom ikunu adottati mis-Sottokumitat MSF skont l-Artikolu 103(2) tal-Ftehim.

---

(1)  ĠU L 354, 21.12.2012, p. 3.