—

Palīdzēt ģenerālsekretāram viņa pienākumu veikšanā

—

Nodrošināt ģenerālsekretāram tieši pakļauto dienestu vadību, koordināciju un darbību

—

Vajadzības gadījumā veikt pastarpināti deleģēta kredītrīkotāja pienākumus

—

Pārstāvēt ģenerālsekretāra biroju dažādās komitejās un iestāžu forumos

—

Nodrošināt Prezidija un kvestoru sekretariāta darbu

—

Nodrošināt Prezidija un kvestoru darba grupu sekretariāta darbu

—

Rīkot un sagatavot minēto struktūru, kā arī Prezidija un kvestoru darba grupu sanāksmes, tostarp ārējās sanāksmes

—

Sagatavot dažādās valodās priekšsēdētāja piezīmes, protokolus un pēc sanāksmēm nosūtāmās vēstules, kā arī citus vajadzīgos dokumentus

—

Sagatavot dažādās valodās materiālus, informatīvus dokumentus, Prezidija un kvestoru paziņojumus, kopsavilkumus utt., sadarbojoties ar priekšsēdētāja un ģenerālsekretāra biroju, kā arī ar iesaistītajiem dienestiem

—

Nodrošināt Prezidijam paredzētos atzinuma pieprasījumus un izpildes grafiku ievērošanu

—

Nodrošināt struktūru pieņemto lēmumu pārraudzību

—

Sagatavot vēstules, kas jāparaksta priekšsēdētājam, par priekšsēdētāja vietnieku un komiteju priekšsēdētāju darba braucieniem, Parlamenta komiteju delegācijām un atklātām uzklausīšanām

—

Sagatavot vēstules, kas jāparaksta priekšsēdētāja vietniekiem un kvestoriem

—

Pārzināt ar Prezidija un Priekšsēdētāju konferences kompetences jomām saistīto noteikumu krājumu – atjaunināšana un Prezidija lēmumu publicēšana Oficiālajā Vēstnesī

—

Nodrošināt sanāksmes materiālu izdali elektroniskā veidā, darba instrumentu uzturēšanu un uzlabošanu

—

Nodrošināt sensitīvu oficiālo vēstuļu apstrādi

—

Nodrošināt sanāksmes dokumentu publicēšanu iekštīklā un internetā

—

Nodrošināt reģistra papildināšanu; nodrošināt iedzīvotāju pieprasīto dokumentu pieejamību

—

Vadīt jaunus informācijas tehnoloģiju projektus (NewPrequest, SharePoint) Prezidija un kvestoru sekretariāta, kā arī Priekšsēdētāju konferences sekretariāta vajadzībām

—

Pārvaldīt iekšējus/konfidenciālus arhīvus un, sadarbībā ar arhīvu dienestu, to digitalizēšanu un iekļaušanu efektīvā IT instrumentā

—

Apstrādāt atļaujas pieprasījumus saistībā ar kokteiļpieņemšanām, kafijas pasniegšanu, apmeklētāju piekļuvi, atkāpēm attiecībā uz vecumu; apstrādāt apliecinošus dokumentus (medicīniskās izziņas, miršanas apliecības utt.), ko deputāti iesniedz kvestoriem, lai pamatotu nepiedalīšanos plenārsēdēs

—

Pārzināt priekšsēdētāju vietnieku un kvestoru darba braucienus

—

Nodrošināt Priekšsēdētāju konferences sekretariāta darbu

—

Sagatavot dažādās valodās priekšsēdētāja piezīmes un citus vajadzīgos dokumentus, tajā skaitā protokolus

—

Sagatavot dažādās valodās materiālus, informatīvus dokumentus, kopsavilkumus utt., sadarbojoties ar priekšsēdētāja un ģenerālsekretāra biroju un iesaistītajiem dienestiem

—

Nodrošināt Priekšsēdētāju konferences atzinumu pieprasījumus un izpildes grafiku ievērošanu

—

Izdalīt sanāksmes dokumentus

—

Nodrošināt Priekšsēdētāju konferences pieņemto lēmumu pārraudzību

—

Nodrošināt Priekšsēdētāju konferences darba grupu sekretariāta darbu

—

Nodrošināt sensitīvu oficiālo vēstuļu apstrādi

—

Nodrošināt sanāksmes dokumentu publicēšanu iekštīklā un internetā

—

Nodrošināt reģistra papildināšanu un iedzīvotāju pieprasīto dokumentu pieejamību

—

Pārvaldīt iekšējus/konfidenciālus arhīvus – sadarbībā ar arhīvu dienestu veikt pētījumu par to digitalizēšanu un iekļaušanu efektīvā IT instrumentā

—

Nodrošināt ar Priekšsēdētāju konferences kompetences jomām saistīto noteikumu apkopošanu un atjaunināšanu

—

Sistemātiski sagatavot viegli uztveramus un informatīvus ziņojumus par visām Parliamentary Project Portfolio programmām un projektiem, lai nodrošinātu, ka vadības komanda pieņem apzinātus lēmumus, cieši sadarbojoties ar dažādu programmu un projektu sponsoriem un vadītājiem

—

Atbalstīt Parliament Project Portfolio īstenošanu un saskaņošanu ar esošo stratēģiju

—

Atbalstīt Strategic Execution Framework integrēšanu

—

Atbalstīt Project Based Work ģenerālsekretariātā, izstrādāt konkrētus standartus un pamatprincipus šajā jomā, atbalstīt labas prakses apmaiņu starp ģenerāldirektorātiem, gādājot par efektīviem instrumentiem un dokumentāciju

—

Izveidot teorētiskās un praktiskās apmācības programmas par Project Based Work metodoloģiju saskaņā ar Strategic Execution Framework īstenošanu un sadarbojoties ar Personāla ĢD

—

Palīdzēt dažādu programmu un projektu sponsoriem un vadītājiem veikt savus uzdevumus

—

Atbalstīt shēmu izstrādi un īstenošanu, kā arī labākās prakses apmaiņu ģenerāldirektorātu starpā

—

Izstrādāt projektu un darbību shēmu rezultātu apkopojumu

—

Palielināt Ģenerālsekretariāta riska pārvaldības spēju, īpaši saistībā ar Project Based Work

—

Nodrošināt vides vadības sistēmas pārskatīšanas un vides deklarācijas gada ziņojumu sagatavošanu, jo īpaši oglekļa dioksīda emisijas ietekmes jomā

—

Nodrošināt EMAS rīcības plāna sagatavošanu un uzraudzību

—

Organizēt iekšējas un ārējas revīzijas un atbalstīt to īstenošanu, tostarp obligātās revīzijas un revīzijas par oglekļa dioksīda emisijas ietekmi

—

Ieviest ikgadēju oglekļa dioksīda emisijas izlīdzināšanas shēmu

—

Nodrošināt normatīvās atbilstības vides jomā un vides analīzes uzraudzību

—

Organizēt saziņas un apmācības pasākumus un darbības darbinieku izglītošanai

—

Nodrošināt darbinieku ierosinājumu pārraudzību

—

Organizēt koordinācijas komitejas, ĢD koordinācijas grupas un darba grupu sanāksmes

—

Nodrošināt budžeta izpildes sistēmu un procedūru sekmīgas darbības pārbaudi

—

Palīdzēt iekšējam revidentam attiecīgo uzdevumu veikšanā

—

Sagatavot un pieņemt gada darba programmu, to pamatojot ar visaptverošu riska analīzi un nosakot prioritātes atbilstoši šai analīzei

—

Sagatavot pamatmateriālus par katru jomu, kurā var tikt veikta revīzija, tajos iekļaujot visu informāciju, kā arī sistēmu, programmu, darbību utt. aprakstus, kas bijuši svarīgi vairākās revīzijās

—

Analizēt riskus, kam pakļauti visi kredītrīkotāji, un izvērtēt attiecīgās pārvaldības un iekšējās kontroles sistēmas

—

Izstrādāt un sagatavot īpašas revīzijas programmas katrai riska jomai

—

Nodrošināt budžeta izpildes darbībām piemērojamo iekšējās kontroles sistēmu atbilstīgumu un kvalitāti, kā arī pārvaldības sistēmu atbilstīgumu un efektivitāti un dienestu sekmīgu darbību, īstenojot savu politiku, programmas un pasākumus

—

Veikt revīzijas procedūras un sagatavot attiecīgos darba dokumentus

—

Pārbaudīt revīzijas grupu veikumu

—

Sagatavot ziņojumu projektus, tostarp ieteikumus ar mērķi uzlabot iekšējo pārvaldības un kontroles sistēmu kvalitāti

—

Apspriest ziņojumus un ieteikumus ar revidētajiem dienestiem; noformēt gala ziņojumus

—

Pārbaudīt turpmākos pasākumus atbilstoši sniegtajiem ieteikumiem, veicot uzraudzības revīziju ne vēlāk kā gadu pēc nākšanas klajā ar ziņojumu

—

Iesniegt iestādei gada ziņojumu, norādot paveikto iekšējo revīziju skaitu un veidu, sagatavotos ieteikumus un saskaņā ar šiem ieteikumiem īstenotos pasākumus

—

Regulāri tikties ar attiecīgajām iestādēm un jo īpaši ar Revīzijas komisiju, sevišķi saistībā ar gada darba programmas pieņemšanu un gada darbības pārskatu, kā arī saistībā ar turpmākajiem pasākumiem pēc revīzijas veikšanas

—

Nodrošināt revīziju stingru administratīvo uzraudzību, tostarp attiecībā uz katram darba braucienam atvēlēto cilvēkdienu skaitu, un izstrādāt vajadzīgos metodoloģiskos instrumentus, lai optimizētu plānošanas procesu un pastāvīgi uzlabotu Iekšējās revīzijas nodaļas sniegto pakalpojumu kvalitāti

—

Informēt darbiniekus, kas atbild par personas datu apstrādi, un personas, kuru dati tiek apstrādāti, par viņu tiesībām un pienākumiem

—

Veikt plānošanas, analīzes, kontroles un informēšanas darbības personas datu aizsardzības jomā, sadarbojoties ar iesaistītajiem Ģenerālsekretariāta dienestiem

—

Sniegt atzinumus un iekšējo palīdzību attiecīgajā jomā

—

Uzturēt reģistru par dažādiem veiktās apstrādes veidiem

—

Ziņot Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam par apstrādes darbībām, kas varētu radīt īpašu apdraudējumu

—

Sadarboties ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju un līdzīgiem citu iestāžu dienestiem

—

Nodrošināt iekšējo koordināciju datu aizsardzības jomā

—

Izstrādāt papildu noteikumus par piemērošanu

—

Sekot līdzi judikatūras izmaiņām datu aizsardzības jomā