Choose the experimental features you want to try

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document 52014TA1210(38)

Ziņojums par Eiropas Aģentūras lielapjoma IT sistēmu darbības pārvaldībai brīvības, drošības un tiesiskuma telpā 2013. finanšu gada pārskatiem un Aģentūras atbildes

OV C 442, 10.12.2014, p. 326–331 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

10.12.2014   

LV

Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis

C 442/326


ZIŅOJUMS

par Eiropas Aģentūras lielapjoma IT sistēmu darbības pārvaldībai brīvības, drošības un tiesiskuma telpā 2013. finanšu gada pārskatiem un Aģentūras atbildes

(2014/C 442/38)

IEVADS

1.

Eiropas Aģentūru lielapjoma IT sistēmu darbības pārvaldībai brīvības, drošības un tiesiskuma telpā (turpmāk tekstā – “Aģentūra”, arī “eu-LISA”), kura atrodas Tallinā, Strasbūrā un Sanktjohannā (sk. 18. punktu), izveidoja ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (EK) Nr. 1077/2011 (1). Aģentūra ir atbildīga par otrās paaudzes Šengenas informācijas sistēmas (SIS II), Vīzu informācijas sistēmas (VIS) un Eurodac darbības pārvaldību (2).

2.

Komisija piešķīra Aģentūrai finansiālu neatkarību 2013. gada 22. maijā. Tādējādi revidētais 2013. gada periods ir no 2013. gada 22. maija līdz 2013. gada 31. decembrim.

TICAMĪBAS DEKLARĀCIJU PAMATOJOŠĀ INFORMĀCIJA

3.

Palātas izmantotā revīzijas pieeja ietver analītiskās revīzijas procedūras, darījumu tiešās pārbaudes un Aģentūras pārraudzības un kontroles sistēmu galveno kontroles mehānismu novērtēšanu. To papildina citu revidentu darbā gūtie pierādījumi (atbilstīgos gadījumos) un vadības apliecinājumu analīze.

TICAMĪBAS DEKLARĀCIJA

4.

Saskaņā ar Līguma par Eiropas Savienības darbību (LESD) 287. pantu Palāta revidēja:

a)

Aģentūras gada pārskatus, kuri ietver finanšu pārskatus (3) un budžeta izpildes pārskatus (4) par 2013. gada 31. decembrī slēgto finanšu gadu; un

b)

šiem pārskatiem pakārtoto darījumu likumību un pareizību.

Vadības atbildība

5.

Vadība ir atbildīga par Aģentūras gada pārskatu sagatavošanu un patiesu izklāstu, kā arī par pakārtoto darījumu likumību un pareizību (5).

a)

Vadības atbildība saistībā ar Aģentūras gada pārskatiem ietver tādas iekšējās kontroles sistēmas izveidi, ieviešanu un uzturēšanu, kas ļautu sagatavot un patiesi izklāstīt finanšu pārskatus, kuros krāpšanas vai kļūdas dēļ nav sniegtas būtiski nepareizas ziņas; izraudzīties un izmantot piemērotas grāmatvedības metodes, pamatojoties uz grāmatvedības noteikumiem, ko pieņēmis Komisijas galvenais grāmatvedis (6); veikt konkrētajiem apstākļiem atbilstošas grāmatvedības aplēses. Izpilddirektors apstiprina Aģentūras gada pārskatus pēc tam, kad Aģentūras grāmatvedis tos ir sagatavojis, izmantojot visu pieejamo informāciju, un tiem pievienojis paskaidrojumu, kurā cita starpā ir apliecinājis pamatotu pārliecību par to, ka pārskati visos būtiskajos aspektos sniedz skaidru un patiesu priekšstatu par Aģentūras finanšu stāvokli.

b)

Vadības atbildība saistībā ar pakārtoto darījumu likumību un pareizību un atbilstību pareizas finanšu pārvaldības principam nozīmē izveidot, ieviest un uzturēt efektīvu un lietderīgu iekšējās kontroles sistēmu, ietverot pienācīgu pārraudzību un piemērotus pasākumus pārkāpumu un krāpšanas novēršanai, kā arī, ja vajadzīgs, tiesvedību nepareizi izmaksāto vai izlietoto līdzekļu atgūšanai.

Revidenta atbildība

6.

Palātas pienākums ir, pamatojoties uz savu revīziju, Eiropas Parlamentam un Padomei (7) sagatavot deklarāciju par gada pārskatu ticamību un tiem pakārtoto darījumu likumību un pareizību. Palāta veic revīziju saskaņā ar Starptautiskās Grāmatvežu federācijas (IFAC) starptautiskajiem revīzijas standartiem un ētikas kodeksiem un INTOSAI starptautiskajiem augstāko revīzijas iestāžu standartiem. Šie standarti uzliek Palātai pienākumu plānot un veikt revīziju tā, lai gūtu pamatotu pārliecību, ka Aģentūras gada pārskatos nav sniegtas būtiski nepareizas ziņas un ka tiem pakārtotie darījumi ir likumīgi un pareizi.

7.

Revīzija ietver procedūras, ar kurām iegūst revīzijas pierādījumus par pārskatos minētajām summām un sniegto informāciju un par tiem pakārtoto darījumu likumību un pareizību. Izraudzītās procedūras ir atkarīgas no revidenta profesionālā sprieduma, kurš balstās uz novērtējumu par risku, ka krāpšanas vai kļūdas dēļ pārskatos ir sniegtas būtiski nepareizas ziņas vai ka saistībā ar pakārtotajiem darījumiem ir būtiski pārkāpts Eiropas Savienības juridiskais regulējums. Novērtējot minēto risku, revidents ņem vērā iekšējās kontroles mehānismus, kuri attiecas uz pārskatu sagatavošanu un patiesu izklāstu, kā arī pārraudzības un kontroles sistēmas, kuras ieviestas pakārtoto darījumu likumības un pareizības nodrošināšanai, un pēc tam izstrādā konkrētajiem apstākļiem atbilstošas revīzijas procedūras. Revīzijā novērtē arī izmantoto grāmatvedības metožu piemērotību un aplēšu pamatotību, kā arī pārskatu vispārējo izklāstu.

8.

Palāta uzskata, ka iegūtie revīzijas pierādījumi ir pietiekami un atbilstoši, lai pamatotu tās ticamības deklarāciju.

Atzinums par pārskatu ticamību

9.

Palāta uzskata, ka Aģentūras gada pārskati visos būtiskajos aspektos patiesi atspoguļo Aģentūras finanšu stāvokli 2013. gada 31. decembrī, kā arī darbības rezultātus un naudas plūsmas minētajā datumā noslēgtajā gadā, kā to nosaka Aģentūras finanšu noteikumi un Komisijas galvenā grāmatveža pieņemtie grāmatvedības noteikumi.

Atzinums par pārskatiem pakārtoto darījumu likumību un pareizību

10.

Palāta uzskata, ka 2013. gada 31. decembrī slēgtā gada pārskatiem pakārtotie darījumi visos būtiskajos aspektos ir likumīgi un pareizi.

Uzsvērums saistībā ar pārskatu ticamību

11.

Neapšaubot 9. punktā pausto atzinumu, Palāta vērš uzmanību uz Šengenas informācijas sistēmas (SIS II), Vīzu informācijas sistēmas (VIS) un Eurodac (sistēmu) novērtēšanu Aģentūras pārskatos. Šo sistēmu darbības pārvaldību Komisija nodeva Aģentūrai 2013. gada maijā; tas nebija maiņas darījums, un darbību pārvaldība ir Aģentūras pamatuzdevums. Tā kā nav ticamas un pilnīgas informācijas par šo sistēmu kopējām izstrādes izmaksām, Aģentūras pārskatos ir iegrāmatota to tīrā uzskaites vērtība, kāda tā bija Komisijas uzskaitē, un tā ir atjaunināta gada beigās. Šīs summas attiecas galvenokārt uz iekārtām un standarta programmatūru komponentiem un neietver programmatūru izstrādes izmaksas (sk. Aģentūras gada pārskata 6.3.1. paskaidrojumu).

12.

Turpmākie komentāri nav pretrunā Palātas atzinumam par pārskatu ticamību un tās atzinumam par minētajiem pārskatiem pakārtoto darījumu likumību un pareizību. Jāatzīmē, ka 2013. gads bija pirmais Aģentūras finansiālās neatkarības gads un ka procedūru ieviešana vēl turpinās.

KOMENTĀRI PAR IEKŠĒJĀS KONTROLES MEHĀNISMIEM

13.

Aģentūras iekšējās kontroles standartu izstrāde vēl turpinājās pārskata gada beigās. Valde tos apstiprināja 2014. gada jūnijā.

14.

Materiālie pamatlīdzekļi nav apdrošināti, izņemot Tallinas biroja vairāku risku apdrošināšanu pret uguns postījumiem.

KOMENTĀRI PAR BUDŽETA PĀRVALDĪBU

15.

Saskaņā ar Aģentūras izveides regulu (8) Komisija atbildēja par Aģentūras izveidi un sākotnējām darbībām līdz finansiālas neatkarības piešķiršanai 2013. gada 22. maijā. Ar saistību un maksājumu apropriācijām saistīto datu migrācija no Komisijas uz Aģentūru bija sarežģīts process, un Komisijas un Aģentūras uzskaites sistēmās ietverto datu saskaņošana tika galīgi pabeigta 2014. gada jūnijā. Tas ietekmēja Aģentūras maksājumu plānu un provizorisko pārskatu sagatavošanu.

16.

Saskaņā ar Aģentūras galīgajiem pārskatiem budžeta izpildes līmenis bija 96 % saistību apropriācijām un 67 % maksājumu apropriācijām. Tā kā daļu no Aģentūras kopējā gada budžeta izpildīja Komisija un tā kā Komisijas un Aģentūras budžeta struktūras ir atšķirīgas, nebija iespējams veikt izsmeļošāku katras 2013. gada budžeta sadaļas analīzi.

17.

Saskaņā ar Aģentūras izveides regulu (9) valstis, kas ir asociētas Šengenas acquis un ar Eurodac saistīto pasākumu īstenošanā, piemērošanā un pilnveidošanā, veic iemaksas Aģentūras budžetā. Šengenas asociētās valstis 2013. gadā izmantoja Aģentūras pārvaldītās sistēmas, lai gan Komisijas vadītās sarunas vēl turpinājās.

CITI KOMENTĀRI

18.

Lai gan Aģentūras galvenais birojs ir izvietots Tallinā (46 aizpildītas amata vietas), pamata darbības veic Strasbūrā (79 aizpildītas amata vietas) (10). Iespējams, ja visi darbinieki strādātu vienuviet, varētu uzlabot vadības efektivitāti un samazināt administratīvās izmaksas.

19.

Vēl nav noslēgts nolīgums ar mītnes dalībvalsti Igauniju – tas padarītu skaidrākus Aģentūras un tās personāla darba nosacījumus –, taču revīzijas laikā turpinājās ar šo nolīgumu saistītas sarunas.

Šo ziņojumu 2014. gada 16. septembra sēdē Luksemburgā pieņēma Revīzijas palātas IV apakšpalāta, kuru vada Revīzijas palātas loceklis Pietro RUSSO.

Revīzijas palātas vārdā –

priekšsēdētājs

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA


(1)  OV L 286, 1.11.2011., 1. lpp.

(2)  Aģentūras kompetence un darbības ir apkopotas pielikumā, kas pievienots šim ziņojumam informācijai.

(3)  Finanšu pārskatos ietilpst bilance, pārskats par saimnieciskās darbības rezultātu, naudas plūsmas tabula, tīro aktīvu izmaiņu pārskats un kopsavilkums par svarīgākajām grāmatvedības metodēm un citi paskaidrojumi.

(4)  Tajos ietilpst budžeta izlietojuma pārskats un budžeta izlietojuma pārskata pielikums.

(5)  Komisijas Deleģētās regulas (ES) Nr. 1271/2013 (OV L 328, 7.12.2013., 42. lpp.) 39. un 50. pants.

(6)  Komisijas galvenā grāmatveža pieņemtie grāmatvedības noteikumi balstās uz Starptautiskās Grāmatvežu federācijas pieņemtajiem starptautiskajiem publiskā sektora grāmatvedības standartiem (IPSAS) vai, ja nepieciešams, uz Starptautisko grāmatvedības standartu padomes izdotajiem starptautiskajiem grāmatvedības standartiem (IAS)/starptautiskajiem finanšu pārskatu sagatavošanas standartiem (IFRS).

(7)  Deleģētās regulas (ES) Nr. 1271/2013 107. pants.

(8)  Regulas (ES) Nr. 1077/2011 32. pants.

(9)  Regulas (ES) Nr. 1077/2011 32. pants.

(10)  Aģentūras rezerves sistēmas atrodas Sanktjohannā, bet tur nestrādā neviens darbinieks.


PIELIKUMS

Eiropas Aģentūra lielapjoma IT sistēmu darbības pārvaldībai brīvības, drošības un tiesiskuma telpā (Tallina)

Kompetence un darbības

Savienības kompetence saskaņā ar Līgumu

(Līguma par Eiropas Savienības darbību 74. pants, 77. panta 2. punkta a) un b) apakšpunkts, 78. panta 2. punkta e) apakšpunkts, 79. panta 2. punkta c) apakšpunkts, 82. panta 1. punkta d) apakšpunkts, 85. panta 1. punkts, 87. panta 2. punkta a) apakšpunkts un 88. panta 2. punkts)

Veicināt cilvēku brīvu pārvietošanos, izvēršot sadarbību tādos pārrobežu jautājumos kā patvērums, imigrācija, robežkontrole, kā arī policijas un tiesu iestāžu sadarbība krimināllietās.

Aģentūras kompetence

(Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (EK) Nr. 1077/2011)

Saskaņā ar izveides Regulu (ES) Nr. 1077/2011 un neskarot Komisijas un dalībvalstu attiecīgos pienākumus, ko uzliek leģislatīvie instrumenti, ar kuriem reglamentē lielapjoma IT sistēmas, Aģentūrai ir šādi mērķi:

a)

lielapjoma IT sistēmu efektīva, droša un nepārtraukta darbība (pašlaik: otrās paaudzes Šengenas Informācijas sistēma (SIS II), Vīzu informācijas sistēma (VIS) un pirkstu nospiedumu salīdzināšanas lielapjoma datubāze, lai efektīvi piemērotu Dublinas konvenciju (Eurodac));

b)

lielapjoma IT sistēmu efektīva un finansiāli atbildīga pārvaldība;

c)

pietiekami kvalitatīvi pakalpojumi lielapjoma IT sistēmu lietotājiem;

d)

pastāvīgi un nepārtraukti pakalpojumi;

e)

augsta datu aizsardzības pakāpe saskaņā ar spēkā esošiem noteikumiem, tostarp īpašiem noteikumiem, kas attiecas uz katru lielapjoma IT sistēmu;

f)

pietiekama datu un fiziskas drošības pakāpe saskaņā ar spēkā esošiem noteikumiem, tostarp īpašiem noteikumiem, kas attiecas uz katru lielapjoma IT sistēmu;

g)

atbilstošas projektu vadības struktūras izmantojums, efektīvi izstrādājot lielapjoma IT sistēmas.

Pārvaldība

1.

Valde

Eu-LISA Valdē ir pa vienam pārstāvim no katras dalībvalsts, divi Komisijas pārstāvji, kā arī pa vienam pārstāvim no katras valsts, kas ir asociēta Šengenas acquis un ar Eurodac saistītu pasākumu īstenošanā, piemērošanā un pilnveidošanā. Valdes pienākums ir nodrošināt, ka Aģentūra veic savus uzdevumus, tostarp ieceļ un attiecīgā gadījumā atceļ izpilddirektoru.

2.

Izpilddirektors

Eu-LISA izpilddirektoru ieceļ Valde, viņu izvēloties no prasībām atbilstošu kandidātu saraksta, kuri ir atlasīti Komisijas rīkotā atklātā konkursā. Izpilddirektors vada un pārstāv Aģentūru. Šo pienākumu veikšanā izpilddirektors uzņemas pilnu atbildību par Aģentūrai uzticētajiem uzdevumiem, un uz viņu attiecas ikgadējā budžeta izpildes apstiprinājuma procedūra, ko veic Eiropas Parlaments.

3.

Padomdevēju grupas: SIS II padomdevēju grupa, VIS padomdevēju grupa un Eurodac padomdevēju grupa

Padomdevēju grupās ir pa vienam pārstāvim no katras dalībvalsts, no Komisijas, kā arī no katras valsts, kas ir asociēta Šengenas acquis un ar Eurodac saistītu pasākumu īstenošanā, piemērošanā un pilnveidošanā. Padomdevēju grupas nodrošina Valdei speciālas zināšanas par lielapjoma IT sistēmām un jo īpaši saistībā ar gada darba programmas un gada darbības pārskata sagatavošanu.

Aģentūrai pieejamie resursi 2013. gadā

Galīgais budžets  (1)

61,35 miljoni EUR (saistību apropriācijas)

34,38 miljoni EUR (maksājumu apropriācijas)

Darbinieku skaits 2013. gada 31. decembrī

Paredzētās amata vietas:

120 pagaidu darbinieki

6 līgumdarbinieki

6 norīkotie valstu eksperti

Aizpildītās amata vietas:

120 pagaidu darbinieki

5 līgumdarbinieki

3 norīkotie valstu eksperti

Produkti un pakalpojumi 2013. gadā

Produkti un pakalpojumi 2013. gadā

Veikts darbs saistībā ar SIS II, VIS un Eurodac darbības pārvaldību un tālāku izstrādi.

Atbalsta dienests: sniegti pirmā līmeņa atbalsta pakalpojumi visu eu-LISA pārvaldībā esošo sistēmu lietotājiem.

Uzraudzīti un izstrādāti attiecīgi līgumi par pakalpojumu līmeni Aģentūras pārvaldībā esošajām sistēmām.

Nodrošināta koordinācija, drošība un uzraudzība dalībvalstu attiecībām ar SIS II, Eurodac un VIS (sTESTA tīkls) komunikāciju infrastruktūras tīkla nodrošinātāju.

Aģentūra piedalījusies sagatavošanas procesos, kuru mērķis ir izstrādāt, attīstīt un ieviest jaunas sistēmas.

Statistika: sniegta savlaicīga un precīza statistika un informācija par sistēmu darbību, kā tas prasīts attiecīgajos juridiskajos aktos.

Ziņojumi: izpildīti visi ziņojumu sagatavošanas pienākumi saskaņā ar Aģentūras izveides regulu un juridiskajiem aktiem, kuri attiecas uz Aģentūras pārvaldītajām IT sistēmām.

Uzraudzītas jaunas tehnoloģijas un risinājumi, kas ir svarīgi SIS II, VIS, Eurodac un citu lielapjoma IT sistēmu darbības pārvaldībai.

Mācības: valsts iestādēm piedāvāti katrai no tām pielāgoti mācību plāni, kuros paredzēti kursi par Aģentūras pārvaldītām IT sistēmām.


(1)  No 2013. gada 22. maija, kad Aģentūrai piešķīra finansiālo neatkarību, līdz 2013. gada 31. decembrim.

Avots: pielikumu ir sagatavojusi Aģentūra.


Aģentūras atbildes

11.

Aģentūra pieņem zināšanai Palātas komentāru un ņem to vērā bilances piezīmēs, 6.3.1. “Ilgtermiņa aktīvi” sadaļā “Materiālo un nemateriālo pamatlīdzekļu, kas saņemti no pārējām konsolidēto uzņēmumu grupām, materiāla pārnešana”.

13.

Aģentūra pieņem zināšanai Palātas piezīmi un turpinās attīstīt tālāk jau esošos dinamiskos procesus un procedūras, lai nodrošinātu pilnīgu atbilstību iekšējās kontroles standartu prasībām.

14.

Tehniskās specifikācijas tiek izstrādātas, iepirkumus ir paredzēts veikt gada otrajā pusē ar mērķi sākt līgumu izpildi 2014. gada ceturtajā ceturksnī.

15.

Laikā, kad Eiropas Komisija nodeva Aģentūrai atbildību par sistēmu darbības pārvaldību, notika intensīva informācijas apmaiņa darba grupu līmenī. Komisija informēja Aģentūru:

migrāciju notika pēc standarta procesa, kuru jau izmantoja citu aģentūru neatkarībail,

saskaņotības pārbaudes, ko veica neatkarīga trešā persona, tika rīkotas, lai nodrošinātu drošu un pilnīgu pārnešanu.

Tehnisko dokumentu vai parakstīto līgumu visaptverošs kopums tika nodots eu-LISA elektroniskā vai papīra formātā migrācijas izmēģinājuma atbalstam; dažus oriģinālos dokumentus Komisija saglabāja kontroles un revīzijas nolūkos.

Lai gan Aģentūra atzīst saskaņošanas sarežģītību un ilgumu, pilnīga budžeta datu saskaņošana ir sasniegta, sniedzot pilnīgu (t. i., kurā apvienota Iekšlietu ģenerāldirektorāta un aģentūras budžeta īstenošana) 2013. gada budžeta pārskatu. Tā kā apropriāciju migrācija pēc finansiālās neatkarības ir pasākums, kas netiek atkārtots, nākotnē paredzams, ka turpmākie ziņojumi par budžeta izpildi būs pamats sīkāk izklāstītai analīzei.

17.

Pieņemšanas procedūra Padomē tiks sākta, tiklīdz būs pabeigtas Komisijas vadītās sarunas. Pēc Padomes lēmuma asociētajām valstīm būs jāratificē nolīgums atbilstoši savas valsts tiesību aktiem. Jāatzīmē, ka nolīgumu tekstos pašreiz ir ietverts noteikums, paredzot iemaksu veikšanu Aģentūrai ar atpakaļejošu spēku no 2012. gada decembra.

18.

Aģentūras organizatorisko struktūru nosaka ar regulu, ar kuru Aģentūra ir izveidota. Aģentūra nevar sniegt paskaidrojumus par šo komentāru.

19.

Aģentūra pieņem zināšanai šo komentāru. Vienīgais neatrisinātais jautājums sarunās ar Igaunijas valdību ir par PVN režīmu, ko piemēro Aģentūras darbiniekiem.


Top