(1)

Ar Komisijas Lēmumu C(2024)1420 (2) par Mediācijas dienestu Komisijā kā neatkarīgu dienestu izveido Mediācijas dienestu. Tā uzdevums ir atvieglot tādu konfliktu darbā vai strīdu atrisināšanu izlīguma ceļā, kas saistīti ar to Komisijas darbinieku tiesībām un pienākumiem, uz kuriem attiecas Eiropas Savienības Civildienesta noteikumi (“Civildienesta noteikumi”) un Savienības pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtība (“PDNK”), kas noteikti ar Padomes Regulu (EEK, Euratom, EOTK) Nr. 259/68 (3).

(2)

Ar Lēmumu C(2024)1420 nosaka neformālu procedūru, saskaņā ar kuru ikviena persona, uz kuru attiecas tā darbības joma, var lūgt Mediācijas dienesta palīdzību.

(3)

Komisija un – saistībā ar šo lēmumu – Mediācijas dienests tās vārdā veicina produktīvu un cieņpilnu darbavietu, neformāli risinot strīdus pirms to eskalācijas un novēršot līdzīgu situāciju rašanos iestādē. Mediācijas dienests sniedz neformālu, konfidenciālu konsultāciju ikvienam darbiniekam, kas lūdz tā palīdzību (“pieprasītājs”). Ar pieprasītāja piekrišanu tas var arī sazināties ar jebkuru citu pusi, ko saistībā ar mediāciju norādījis pieprasītājs (“attiecīgā persona”). Mediācijai ir vajadzīga visu iesaistīto pušu piekrišana. Mediācijas dienests darbojas tikai neformāli. Tas nav pilnvarots pieņemt lēmumus, kas nelabvēlīgi ietekmē personas.

(4)

Lai pildītu savus uzdevumus mediācijas jomā, Komisija vāc un apstrādā informāciju un vairāku kategoriju personas datus par darbiniekiem un citām personām, uz kurām attiecas Lēmuma C(2024)1420 darbības joma, tostarp identifikācijas datus, kontaktinformāciju, informāciju par profesionālajiem amatiem un uzdevumiem, informāciju par privāto un profesionālo rīcību un snieguma datus. Komisija var apstrādāt arī sensitīvus personas datus, kuri minēti Regulas (ES) 2018/1725 10. un 11. pantā un kurus brīvprātīgi sniedzis pieprasītājs.

(5)

Personas dati tiek glabāti drošā fiziskā un elektroniskā vidē, lai nepieļautu nelikumīgu piekļuvi datiem vai datu nosūtīšanu personām, kurām nav “nepieciešamības zināt”. Pēc apstrādes beigām dati tiek glabāti saskaņā ar Lēmuma C(2024)1420 6. panta 11. punktu.

(6)

Saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725 Komisijai kā pārzinim ir pienākums sniegt datu subjektiem informāciju par apstrādes darbībām un ievērot viņu datu subjektu tiesības.

(7)

Komisijai tās uzdevumu izpildes gaitā ir pienākums ievērot tādas fizisko personu tiesības attiecībā uz personas datu apstrādi, kas atzītas Eiropas Savienības Pamattiesību hartas 8. panta 1. punktā un Līguma par Eiropas Savienības darbību 16. panta 1. punktā, kā arī tiesības, kuras noteiktas Regulā (ES) 2018/1725. Vienlaikus Komisijai, pildot Mediācijas dienesta funkcijas, ir jāievēro stingri konfidencialitātes noteikumi attiecībā uz pieprasītājiem, un tādējādi tai var nākties līdzsvarot datu subjekta tiesības ar citu datu subjektu pamattiesībām un brīvībām.

(8)

Pieprasītājam ir ļoti svarīgi, ka tiek saglabāta informācijas apmaiņas konfidencialitāte un ka bez viņa piekrišanas netiek veiktas nekādas darbības. Ja persona vēršas Mediācijas dienestā, lai saņemtu konfidenciālu konsultāciju saistībā ar konfliktu, un nepiekrīt, ka Mediācijas dienests sazinās ar attiecīgo personu mediācijas nolūkā, Mediācijas dienestam nebūs iespējas informēt attiecīgo personu. Šādas informācijas sniegšana varētu neļaut vai būtiski traucēt Mediācijas dienesta mērķu sasniegšanu, jo īpaši tādas drošas telpas nodrošināšanu, kurā pieprasītājs var atklāti apspriest savu situāciju un izlemt, vai sākt mediācijas procesu ar attiecīgo personu. Tāpēc Komisija saskaņā ar Lēmuma C(2024)1420 5. panta 1. punktu var piemērot Regulas (ES) 2018/1725 16. panta 5. punkta b) apakšpunktā izklāstīto izņēmumu, lai aizsargātu apstrādes konfidencialitāti.

(9)

Noteiktos apstākļos ir nepieciešams saskaņot Regulā (ES) 2018/1725 noteiktās datu subjektu tiesības ar vajadzību nodrošināt, ka Komisija efektīvi pilda savus uzdevumus sniegt neformālas, konfidenciālas konsultācijas, vienlaikus nodrošinot citu datu subjektu pamattiesību un brīvību pilnīgu ievērošanu. Šajā nolūkā Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta h) apakšpunktā ir noteikts, ka Komisija saskaņā ar stingriem nosacījumiem var ierobežot tās 14.–17., 19., 20. un 35. panta piemērošanu, kā arī 4. panta 1. punkta a) apakšpunktā nostiprināto pārredzamības principu, ciktāl tā noteikumi atbilst minētās regulas 14.–17., 19., 20. un 35. pantā paredzētajām tiesībām un pienākumiem.

(10)

Tas jo īpaši varētu attiekties uz gadījumiem, kad pieprasītājs netieši sniedz informāciju, kas saistīta ar citām attiecīgajām personām. Šādā gadījumā Komisija var nolemt ierobežot konkrētas attiecīgās personas tiesības, ja šo tiesību izmantošanas rezultātā tiktu atklāta informācija par pieprasītāju, kurš nav piekritis darbībām, kuras veic Mediācijas dienests nolūkā veicināt dialogu ar attiecīgo personu. Šādā gadījumā Komisija var nolemt ierobežot tiesības uz piekļuvi informācijai, kas saistīta ar attiecīgo personu, vai šīs personas citas tiesības, lai aizsargātu pieprasītāja tiesības un brīvības. Komisija var nolemt to darīt saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta h) apakšpunktu.

(11)

Var būt nepieciešams aizsargāt konfidenciālu informāciju par pieprasītāju. Šādos gadījumos Komisijai var nākties ierobežot piekļuvi pieprasītāja identitātei, paziņojumiem un citiem personas datiem, tostarp tam, ka viņš ir sazinājies ar Mediācijas dienestu, lai aizsargātu viņa tiesības un brīvības.

(12)

Var būt nepieciešams ierobežot arī pieprasītāja tiesības uz informāciju, ja Mediācijas dienestam būtu jābrīdina Medicīniskās aprūpes dienests gadījumos, kad pieprasītāja fiziskās un psiholoģiskās integritātes aizsardzībai ir nepieciešama steidzama rīcība. Šādā gadījumā Mediācijas dienests var nolemt neinformēt pieprasītāju par šādu brīdinājumu, lai Medicīniskās aprūpes dienests varētu novērtēt veselības vai sociālās aprūpes pasākumus, kurus šai personai var sniegt. Komisija var nolemt to darīt saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta h) apakšpunktu. Šajā konkrētajā situācijā pieprasītāja tiesības tiktu aizsargātas, jo Medicīniskās aprūpes dienests saglabātu medicīniskās informācijas slepenību un pieprasītājs tiktu informēts, jo Medicīniskās aprūpes dienests, ja uzskatīs par nepieciešamu, sazināsies ar viņu.

(13)

Lēmumā C(2024)1420 Komisijai ir noteikts pienākums nodrošināt Mediācijas dienestam iesniegto palīdzības pieprasījumu konfidencialitāti. Lai nodrošinātu minēto konfidencialitāti, vienlaikus ievērojot personas datu aizsardzības standartus saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725, jāpieņem iekšējie noteikumi, saskaņā ar kuriem Komisija drīkst ierobežot datu subjektu tiesības, ievērojot Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 1. punkta h) apakšpunktu.

(14)

Iekšējie noteikumi būtu jāpiemēro visām apstrādes darbībām, ko Komisija veic, pildot savus uzdevumus attiecībā uz pieprasījumu izskatīšanu saskaņā ar Lēmuma C(2024)1420 6. pantu.

(15)

Lai nodrošinātu atbilstību Regulas (ES) 2018/1725 14., 15. un 16. pantam, Komisijai būtu pārredzami un saskaņoti – Komisijas tīmekļa vietnē publicētu datu aizsardzības paziņojumu veidā – jāinformē visas fiziskās personas par savām darbībām saistībā ar viņu personas datu apstrādi un par viņu tiesībām. Attiecīgā gadījumā Komisijai, izmantojot piemērotus līdzekļus, būtu individuāli jāinformē pieprasītājs. Ja pieprasītājs ir devis piekrišanu sazināties ar citu attiecīgo personu, Komisijai, izmantojot piemērotus līdzekļus, būtu individuāli jāinformē attiecīgā persona.

(16)

Komisijai ierobežojumi būtu jāpiemēro tikai tad, ja ar tiem tiek ievērota pamattiesību un brīvību būtība un ja tie ir obligāti nepieciešami un samērīgi demokrātiskā sabiedrībā. Komisijai būtu jāpamato šie ierobežojumi.

(17)

Piemērojot pārredzamības, taisnīguma un pārskatatbildības principus, Komisijai visi ierobežojumi būtu jāizskata pārredzamā veidā un jāreģistrē visi ierobežojumu piemērošanas gadījumi attiecīgajā ierakstu sistēmā.

(18)

Saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 6. punktu pārzinim ir jāinformē datu subjekti par galvenajiem iemesliem, kas ir pamatā ierobežojuma piemērošanai, kā arī par viņu tiesībām iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam.

(19)

Saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 8. punktu Komisija var atlikt, izlaist vai atteikt tādas informācijas sniegšanu datu subjektam, kura saistīta ar ierobežojuma piemērošanas galvenajiem iemesliem, ja minētās informācijas sniegšanas rezultātā ierobežojums jebkādā veidā vairs nebūtu iedarbīgs.

(20)

Ja tiek ierobežotas datu subjektu tiesības, Komisijai katrā atsevišķā gadījumā būtu jāizvērtē, vai ierobežojuma paziņošanas gadījumā tas vairs nebūtu iedarbīgs.

(21)

Komisijai būtu jāatceļ ierobežojums, tiklīdz vairs nepastāv ierobežojumu pamatojošie apstākļi, un šos apstākļus regulāri jānovērtē. Konkrētos gadījumos var izrādīties nepieciešams saglabāt kāda ierobežojuma piemērošanu līdz brīdim, kad Komisija vairs neglabā attiecīgos personas datus. Šādā gadījumā datu subjekts nebūtu jāinformē par viņa personas datu apstrādi. Šāda situācija varētu rasties jo īpaši gadījumos, kad ir liels risks, ka attiecīgās personas tiesību izmantošana apdraudētu citu personu tiesības un brīvības. Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad pieprasītājs nepiekrīt, ka Mediācijas dienests sazinās ar attiecīgo personu, lai starp viņiem sāktu neformālu mediāciju.

(22)

Komisijai būtu jāpārskata ierobežojumu piemērošana, kad pieprasītājs piekrīt iesaistīties neformālā mediācijā vai vēlākais tad, kad tā slēdz palīdzības pieprasījumu.

(23)

Regulas (ES) 2018/1725 16. panta 5. punktā, 17. panta 4. punktā, 19. panta 3. punktā un 20. panta 2. punktā ir paredzēti izņēmumi attiecībā uz datu subjektu tiesībām. Ja šie izņēmumi ir piemērojami, Komisijai nav jāpiemēro ierobežojums saskaņā ar šo lēmumu.

(24)

Lai garantētu datu subjektu tiesību un brīvību aizsardzību, Komisijai saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 44. panta 1. punktu visā procedūrā būtu jāiesaista attiecīgais(-ie) Eiropas Komisijas datu aizsardzības koordinators(-i) un datu aizsardzības speciālists un jādokumentē šī apspriešanās. Proti, pirms iespējamās ierobežojumu piemērošanas būtu jāapspriežas ar datu aizsardzības koordinatoru, kas iecelts konsultāciju sniegšanai attiecīgajam Komisijas departamentam, un jāpārbauda to atbilstība šim lēmumam.

(25)

Eiropas Komisijas datu aizsardzības speciālistam būtu neatkarīgi jāpārskata ierobežojumu piemērošana, lai nodrošinātu atbilstību šā lēmuma noteikumiem.

(26)

Ir notikusi apspriešanās ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju, un tas sniedza atzinumu 2024. gada 13. martā,