1.   Jebkuras jaunizveidotas informācijas autors to analizē, lai noteiktu elektroniskās pārvaldības sistēmu, ar kuru tā pārvaldāma, to, vai informācija ir jātver, un kurā oficiālā repozitorija sistēmā tā ir jākonservē.

2.   Dokumentus izveido saskaņā ar oficiālajām prasībām, kas noteiktas attiecīgajam dokumentu veidam.

3.   Komisijas dokumentus izveido kā elektroniskus dokumentus, un tos glabā Komisijas oficiālajos elektroniskajos repozitorijos.

Tomēr dokumentus var izveidot citā datu nesējā vai glabāt citā nesējā šādos gadījumos:

1.   Informāciju analogos nesējos, ko izveidojusi vai saņem Komisija, sistemātiski digitalizē. Kad tādējādi iegūtās elektroniskās kopijas ir ietvertas oficiālā elektroniskā repozitorijā, tās aizstāj atbilstošos analogo dokumentu oriģinālus, ja vien paraksts rokrakstā nav prasīts Savienības tiesību aktos vai attiecīgās dalībvalsts vai trešās valsts tiesību aktos.

2.   Īstenošanas noteikumos, kas pieņemti saskaņā ar 22. pantu, nosaka digitalizācijas procedūras un tehniskos aspektus, piemērojamos izņēmumus un analogo dokumentu likvidēšanu pēc to digitalizācijas.

1.   Katrs ģenerāldirektorāts vai līdzvērtīga struktūrvienība regulāri pārskata savas darbības laikā izveidotās vai saņemtās informācijas veidus, lai noteiktu, kura informācija ir tverama oficiālā elektroniskā repozitorijā, un, ņemot vērā tās izveidošanas kontekstu, organizētu šīs informācijas pārvaldību visā tās dzīves ciklā.

2.   Tvertie dokumenti netiek mainīti. Tos var dzēst vai aizstāt ar turpmākām versijām, līdz lieta, kurai tie pieder, tiek slēgta.

1.   Dokumentus reģistrē, ja tajos ir svarīga informācija, kas nav īslaicīga, vai ja tie var izraisīt Komisijas vai kādas tās struktūrvienības rīcību vai turpmākus pasākumus.

2.   Reģistrus izveido tā, lai tiktu ģenerēti reģistrēto dokumentu unikāli identifikatori.

Katrs reģistrs ir savienots ar vienu vai vairākiem elektroniskajiem repozitorijiem. Izņēmumi ir pieļaujami drošības apsvērumu dēļ.

1.   Kvalificēts elektroniskais paraksts (14) juridiskā spēka ziņā ir līdzvērtīgs parakstam ar roku.

2.   Attiecībā uz kvalificētu elektronisko zīmogu (15) pastāv prezumpcija par minēto datu integritāti un to datu izcelsmes pareizību, ar kuriem kvalificēts elektroniskais zīmogs ir saistīts.

3.   Attiecībā uz kvalificētu elektronisko laika zīmogu (16) pastāv prezumpcija par tajā norādītā datuma un laika precizitāti un to datu integritāti, ar kuriem ir saistīts minētais datums un laiks.

4.   Attiecībā uz datiem, kas nosūtīti un saņemti, izmantojot kvalificētu elektroniski reģistrētu piegādes pakalpojumu (17), pastāv prezumpcija par datu integritāti, par to, ka minētos datus nosūtījis identificētais sūtītājs, ka tos saņēmis identificētais adresāts, un par kvalificētā elektroniski reģistrētā piegādes pakalpojumā norādīto datu nosūtīšanas un saņemšanas datuma un laika precizitāti.

1.   Komisijas izveidotu vai saņemtu dokumentu uzskata par atbilstīgu derīguma vai pieņemamības kritērijiem, ja ir izpildīti šādi nosacījumi:

2.   Komisijas sagatavota vai saņemta analoga dokumenta digitalizācijas ceļā izveidotu elektronisku kopiju uzskata par atbilstīgu derīguma vai pieņemamības kritērijiem, ja ir izpildīti šādi nosacījumi:

Ja parakstīts analogs dokuments nav vajadzīgs, šādu elektronisku kopiju Komisijā var izmantot jebkādai informācijas apmaiņai un jebkurai iekšējai procedūrai.

3.   Ja saskaņā ar Savienības vai valsts tiesību aktu noteikumiem ir vajadzīgs parakstīts dokumenta oriģināls, dokuments, ko sagatavojusi vai saņēmusi Komisija, atbilst šai prasībai, ja dokumentā ir kāda no turpmāk minētajām sastāvdaļām:

4.   Ja saskaņā ar kādu no Komisijas iekšējām procedūrām nepieciešams pilnvarotas personas paraksts vai personas piekrišana vienā vai vairākos iepriekš minētās procedūras etapos, procedūru var pārvaldīt datorsistēmā ar noteikumu, ka katra persona ir skaidri un nepārprotami identificēta un ka attiecīgā sistēma garantē, ka procedūras laikā saturs netiek mainīts.

5.   Ja procedūrā iesaistīta Komisija un citas struktūras un ja saskaņā ar šo procedūru nepieciešams pilnvarotas personas paraksts vai personas piekrišana vienā vai vairākos šīs procedūras etapos, šo procedūru var pārvaldīt datorsistēmās, kas atbilst nosacījumiem un nodrošina ar savstarpēju vienošanos noteiktas tehniskās garantijas.

1.   Datus un informāciju Komisijā sniedz un padara pieejamus pēc iespējas plašāk, ja vien piekļuve nav jāierobežo juridisku pienākumu dēļ.

2.   Informācijas apmaiņas interesēs ģenerāldirektorāti un līdzvērtīgas struktūrvienības nodrošina, ka to lietas ir pieejamas tik plaši, cik ļauj to satura sensitivitāte.

1.   Uzglabāšana un konservācija notiek saskaņā ar šādiem nosacījumiem:

2.   Ģenerālsekretārs nodrošina digitālās konservācijas stratēģijas īstenošanu, lai nodrošinātu ilgtermiņa piekļuvi elektroniskajiem dokumentiem, pamatojoties uz 15. panta 1. punktā minētajiem glabāšanas sarakstiem. Stratēģiju izstrādā sadarbībā ar Komisijas Vēstures arhīvu dienestu, un tā nodrošina, ka ir ieviesti procesi, rīki un resursi, lai nodrošinātu ierakstu autentiskumu, uzticamību un integritāti, kā arī to pieejamību.

1.   Glabāšanas termiņu dažādām lietu un dažos gadījumos arī dokumentu kategorijām visai Komisijai nosaka, izmantojot regulatīvus instrumentus, piemēram, kopējo glabāšanas sarakstu vai vienu vai vairākus konkrētus glabāšanas sarakstus, kas sastādīti, pamatojoties uz organizatorisko kontekstu, spēkā esošajiem tiesību aktiem un Komisijas juridiskajām saistībām.

2.   Ģenerāldirektorāti un līdzvērtīgas struktūrvienības regulāri izvērtē savā pārvaldībā esošos dokumentus un lietas, lai novērtētu, vai tie jānodod 16. pantā minētajiem Komisijas vēsturiskajiem arhīviem vai jāiznīcina.

Tomēr metadatu kopu par dokumentiem un lietām glabā sākotnējā elektroniskajā repozitorijā kā pierādījumu šādu dokumentu un lietu pastāvēšanai un to pārsūtīšanai vai iznīcināšanai.

3.   ES klasificētu informāciju ar CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL vai augstāku klasifikācijas pakāpi nepārsūta Komisijas Vēstures arhīvu dienestam.

1.   Lai izpildītu arhivēšanas mērķus sabiedrības interesēs un lai saglabātu Komisijas vēsturisko arhīva materiālu integritāti, saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 4. punktu piemēro šādas atkāpes no datu subjektu tiesībām, konkrēti:

2.   Komisija īsteno pienācīgus aizsardzības pasākumus, lai nodrošinātu atbilstību Regulas (ES) 2018/1725 13. pantam. Šie aizsardzības pasākumi ietver tehniskus un organizatoriskus pasākumus, jo īpaši, lai nodrošinātu datu minimizēšanas principa ievērošanu. Aizsardzības pasākumi ietver šādus:

3.   Komisija reģistrē saskaņā ar šo Lēmumu piemēroto atkāpju iemeslus. Reģistrē dokumentu un attiecīgā gadījumā dokumentus par faktiskajiem vai juridiskajiem apstākļiem. Tos pēc pieprasījuma dara pieejamus Eiropas datu aizsardzības uzraudzītājam.

4.   Komisijas datu aizsardzības speciālistu pēc iespējas drīz informē par atkāpju piemērošanu datu subjekta tiesībām saskaņā ar šo Lēmumu. Datu aizsardzības speciālistam pēc pieprasījuma nodrošina piekļuvi saistītajiem dokumentiem un jebkuriem dokumentiem, kuros izklāstīts faktiskais un juridiskais konteksts.

1.   Komisijas Vēstures arhīvu dienests, ja iespējams, EUI nodrošina piekļuvi analogā datu nesējā glabāto dokumentu digitalizētām kopijām.

2.   EUI ir galvenais piekļuves punkts publiski pieejamajiem Komisijas vēsturiskajiem arhīviem.

3.   Komisijas Vēstures arhīvu dienests nosūta EUI glabāšanā nodoto arhīva materiālu aprakstus. Saskaņā ar starptautiskajiem standartiem un lai atvieglotu metadatu apmaiņu, Komisija veicinās sadarbspēju starp savām un EUI arhīvu sistēmām.

4.   EUI darbojas kā apstrādātājs (23) atbilstoši Regulas (ES) 2018/1725 3. pantam saskaņā ar Komisijas norādījumiem, kura darbojas kā pārzine (24) attiecībā uz personas datiem, kas ietverti EUI glabātajos vēsturiskajos arhīvos. Komisijas Vēstures arhīvu dienests Komisijas vārdā sniedz nepieciešamos norādījumus par to personas datu apstrādi, kas ietverti Komisijas iesniegtajos EUI arhīvos, un uzrauga tā darbību.

5.   Klasificētu informāciju nedeponē EUI.

1.   Katrs ģenerāldirektors vai struktūrvienības vadītājs izveido vajadzīgo organizatorisko, administratīvo un fizisko struktūru un paredz vajadzīgo personālu šā Lēmuma un savas struktūrvienības īstenošanas noteikumu īstenošanai.

2.   Par šā Lēmuma un tā īstenošanas noteikumu piemērošanu ir atbildīgs Ģenerālsekretariāts.

3.   Par tehnoloģiskās infrastruktūras nodrošināšanu šā Lēmuma īstenošanai ir atbildīgs Informātikas ģenerāldirektorāts.

1.   Katrs ģenerāldirektors vai struktūrvienības vadītājs ieceļ dokumentu pārvaldības speciālistu, kam jāuztur mūsdienīga un efektīva dokumentu pārvaldības sistēma savā struktūrvienībā un jānodrošina koordinācija savā struktūrvienībā, ar Ģenerālsekretariātu un citām Komisijas struktūrvienībām.

2.   Ģenerālsekretariāta vadītā dokumentu pārvaldības speciālistu tīkla uzdevums ir: