(1)

Eiropas Birojs krāpšanas apkarošanai (turpmāk “birojs”) tika izveidots ar Komisijas Lēmumu 1999/352/EK, EOTK, Euratom (1) kā viens no Komisijas dienestiem. Birojs savas izmeklēšanas darbības veic pilnīgi neatkarīgi.

(2)

Saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES, Euratom) Nr. 883/2013 (2) birojs veic administratīvu izmeklēšanu, lai apkarotu krāpšanu, korupciju un citas nelikumīgas darbības, kas ietekmē Savienības finanšu intereses. Šajā nolūkā tas dalībvalstīs izmanto izmeklēšanas pilnvaras, kas Komisijai piešķirtas ar attiecīgajiem Savienības aktiem, bet trešās valstīs un starptautisko organizāciju telpās – saskaņā ar sadarbības un savstarpējās palīdzības nolīgumiem un citiem spēkā esošiem juridiskiem instrumentiem.

(3)

Birojs veic arī administratīvu izmeklēšanu iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās, kas izveidotas saskaņā ar Līgumiem vai uz to pamata. Savu izmeklēšanas pilnvaru ietvaros birojs pirms un pēc izmeklēšanas vai koordinēšanas darbībām un to laikā vāc izmeklēšanai nozīmīgu informāciju, tai skaitā personas datus, no dažādiem avotiem – valsts iestādēm, privātā sektora juridiskām personām un fiziskām personām – un apmainās ar to ar Savienības iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām, dalībvalstu un trešo valstu kompetentajām iestādēm, kā arī starptautiskajām organizācijām.

(4)

Birojs savas darbības ietvaros apstrādā vairākas personas datu kategorijas, piemēram, identifikācijas datus, kontaktinformāciju, ar profesiju saistītus datus un ar lietu saistītus datus. Birojs, ko pārstāv tā ģenerāldirektors, rīkojas datu pārziņa statusā. Personas dati glabājas drošā elektroniskā vidē un tādējādi tiek novērsta nelikumīga piekļuve datiem un to nosūtīšana personām bez piekļuves tiesībām. Apstrādātie personas dati tiek glabāti piecpadsmit gadus pēc lietas noraidīšanas vai pēc tam, kad izmeklēšanas vai koordinēšanas lieta tiek slēgta ar ģenerāldirektora lēmumu. Glabāšanas laikposma beigās ar lietu saistīto informāciju, tai skaitā personas datus, nodod vēstures arhīvā.

(5)

Veicot savus uzdevumus, birojam ir pienākums ievērot Eiropas Savienības Pamattiesību hartas 8. panta 1. punktā, Līguma 16. panta 1. punktā un tiesību aktos, kuri pieņemti, pamatojoties uz šīm normām, atzītās fizisko personu tiesības attiecībā uz personas datu apstrādi. Vienlaikus birojam ir pienākums ievērot stingras prasības attiecībā uz konfidencialitāti un dienesta noslēpumu, kas minētas Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 10. pantā, un nodrošināt, ka tiek ievērotas šīs regulas 9. pantā minētās attiecīgo personu un liecinieku procesuālās tiesības, it īpaši attiecīgo personu tiesības uz nevainīguma prezumpciju.

(6)

Personas datu glabāšana drošā elektroniskā vidē, kā arī procesuālās garantijas un stingrie noteikumi par konfidencialitāti un dienesta noslēpumu, kuri minēti attiecīgi Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 9. un 10. pantā, nodrošina augstas pakāpes aizsardzību pret riskiem saistībā ar apstrādē iesaistīto datu subjektu tiesībām un brīvībām.

(7)

Noteiktos gadījumos ir nepieciešams panākt līdzsvaru starp datu subjektu tiesībām saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2018/1725 (3) un izmeklēšanas vajadzībām un ar citām kompetentajām valsts iestādēm veiktās informācijas apmaiņas konfidencialitāti, kā arī citu datu subjektu pamattiesību un pamatbrīvību pilnīgu ievērošanu. Šajā nolūkā minētās regulas 25. pantā ir noteikts, ka birojs var ierobežot tās 14.–22., 35. un 36. panta piemērošanu, kā arī tās 4. panta piemērošanu, ciktāl tā normas atbilst 14.–22. pantā paredzētajām tiesībām un pienākumiem.

(8)

Birojs saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 10. panta 4. punktu ir iecēlis datu aizsardzības speciālistu (inspektoru) Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (EK) Nr. 45/2001 (4) 24. panta izpratnē.

(9)

Lai nodrošinātu izmeklēšanas un citu biroja veikto pamatdarbības pasākumu konfidencialitāti un iedarbīgumu, vienlaikus ievērojot personas datu aizsardzības standartus saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725, ir nepieciešams pieņemt iekšējos noteikumus, saskaņā ar kuriem birojs var ierobežot datu subjektu tiesības, kā paredzēts minētās regulas 25. pantā.

(10)

Šā tiesību akta darbības jomai būtu jāaptver visas datu apstrādes darbības, ko birojs veic savas neatkarīgās izmeklēšanas funkcijas ietvaros. Tas būtu jāpiemēro Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 3. un 4. pantā minētajām datu apstrādes darbībām, kas veiktas pirms izmeklēšanas sākšanas, gan iekšējās izmeklēšanas, gan ārējās izmeklēšanas laikā, kā arī pēc izmeklēšanas rezultātu apkopošanas veikto pasākumu uzraudzīšanas laikā. Noteikumi būtu jāpiemēro attiecībā uz apstrādes darbībām, kas ietilpst ar izmeklēšanas funkciju saistītajās darbībās, piemēram, attiecībā uz sistēmu ziņošanai par krāpšanu, operatīvo analīzi, starptautiskās sadarbības datubāzēm, kā arī darbībām, kuras var ietvert izmeklēšanas datus, piemēram, DAS veiktās izmeklēšanas izskatīšanu vai citām biroja veiktajām sūdzību izskatīšanas procedūrām. Tam būtu jāattiecas arī uz palīdzību un sadarbību, ko birojs ārpus administratīvās izmeklēšanas sniedz valstu iestādēm un starptautiskajām organizācijām.

(11)

Lai ievērotu atbilstību Regulas (ES) 2018/1725 14., 15. un 16. pantam, birojam būtu pārredzami un saskaņoti – biroja tīmekļvietnē publicētu datu aizsardzības paziņojumu veidā – jāinformē visas fiziskās personas par savām darbībām saistībā ar viņu personas datu apstrādi un par viņu tiesībām, kā arī būtu pienācīgā formātā atsevišķi jāinformē ikviens izmeklēšanai nozīmīgs datu subjekts – attiecīgā persona, liecinieks un informators.

(12)

Neskarot Regulā (ES) 2018/1725 paredzēto izņēmumu piemērošanu, birojam var nākties ierobežot informācijas sniegšanu datu subjektiem un datu subjektu citu tiesību piemērošanu, lai aizsargātu savu izmeklēšanu, dalībvalstu valsts iestāžu veiktu izmeklēšanu un tiesvedību, izmeklēšanas instrumentus un metodes, kā arī citu ar savu izmeklēšanu saistīto personu tiesības.

(13)

Dažos gadījumos konkrētas informācijas sniegšana datu subjektiem vai izmeklēšanas fakta atklāšana varētu liegt vai ievērojami mazināt iespēju sasniegt apstrādes darbības mērķi, kā arī biroja vai kompetento valsts iestāžu un Savienības iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru spēju turpmāk iedarbīgi veikt izmeklēšanu.

(14)

Turklāt birojam ir pienākums aizsargāt informantu, tostarp trauksmes cēlēju, un liecinieku identitāti, kuriem nebūtu jāpiedzīvo negatīvas sekas par to, ka viņi sadarbojušies ar biroju.

(15)

Šo iemeslu dēļ birojam var būt nepieciešams piemērot konkrētu ierobežojuma pamatojumu, kas minēts Regulas (ES) 2018/1725 25. pantā, attiecībā uz datu apstrādes darbībām, kuras veiktas Lēmuma 1999/352/EK, EOTK, Euratom 2. pantā minēto biroja uzdevumu ietvaros.

(16)

Turklāt, lai uzturētu spēkā iedarbīgu sadarbību, birojam varētu būt nepieciešams piemērot ierobežojumus attiecībā uz datu subjektu tiesībām aizsargāt informāciju, kas ietver personas datus, kuru izcelsme saistīta ar Komisijas dienestiem vai citām Savienības iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām, dalībvalstu un trešo valstu kompetentajām iestādēm, kā arī starptautiskajām organizācijām. Šajā nolūkā birojam ar šiem dienestiem, iestādēm, struktūrām, birojiem, aģentūrām un starptautiskajām organizācijām būtu jāapspriežas jautājumā par attiecīgo ierobežojumu pamatojumu un to nepieciešamību un samērīgumu.

(17)

Savas izmeklēšanas funkcijas ietvaros birojs bieži vien apmainās ar informāciju, tai skaitā personas datiem, citstarp ar Komisijas dienestiem un izpildaģentūrām, kas palīdz Komisijas dienestiem īstenot to programmas. Saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 5. punktu, kurā paredzēts, ka iekšējos noteikumus pieņem attiecīgo Savienības iestāžu, struktūru, aģentūru un biroju augstākā līmeņa vadība, šis lēmums aptver tādu personas datu apstrādi, kurus ietver informācija, ko tiem ir pienākums nosūtīt birojam. Tādēļ visiem Komisijas dienestiem un izpildaģentūrām, kuri apstrādā personas datus un kuriem ir pienākums informēt biroju saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 8. panta 1. punktu, vai ja birojs šādus personas datus apstrādā, veicot savus uzdevumus, būtu jāpiemēro šajā lēmumā izklāstītie noteikumi, lai aizsargātu biroja veiktās apstrādes darbības. Tādēļ šādos gadījumos attiecīgajiem Komisijas dienestiem un izpildaģentūrām būtu jāapspriežas ar biroju par attiecīgo ierobežojuma pamatojumu un tā nepieciešamību un samērīgumu, lai nodrošinātu minēto ierobežojumu saskaņotu piemērošanu.

(18)

Birojam un attiecīgā gadījumā Komisijas dienestiem un izpildaģentūrām visi ierobežojumi būtu jāizskata pārredzamā veidā, un attiecīgajā ierakstu sistēmā būtu jāreģistrē visi ierobežojumu piemērošanas gadījumi.

(19)

Saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 25. panta 8. punktu datu pārziņi var atlikt informācijas sniegšanu vai atturēties no tās sniegšanas, pamatojoties uz ierobežojuma piemērošanu datu subjektam, ja tas jebkādā veidā būtu pretrunā ierobežojuma nolūkam. Konkrētāk, ja tiek piemērots 16. un 35. pantā paredzēto tiesību ierobežojums, šāda ierobežojuma paziņošana nelabvēlīgi ietekmētu ierobežojuma nolūku. Lai nodrošinātu, ka datu subjekta tiesības tikt informētam saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 16. un 38. pantu ir ierobežotas tikai tik ilgi, kamēr pastāv atlikšanas iemesli, birojam būtu regulāri jāpārskata sava nostāja.

(20)

Ja tiek piemērots citu datu subjekta tiesību ierobežojums, pārzinim, katru gadījumu izskatot atsevišķi, būtu jānovērtē, vai ierobežojuma paziņošana būtu pretrunā ierobežojuma nolūkam.

(21)

Biroja datu aizsardzības speciālistam un attiecīgā gadījumā Komisijas vai attiecīgās izpildaģentūras datu aizsardzības speciālistam būtu neatkarīgi jāpārskata arī ierobežojumu piemērošana, lai nodrošinātu atbilstību šā lēmuma noteikumiem.

(22)

Regula (EK) Nr. 45/2001 ir aizstāta ar Regulu (ES) 2018/1725 – bez pārejas laikposma, dienā, kad tā stājas spēkā. Regulā (EK) Nr. 45/2001 bija paredzēta iespēja piemērot dažu tiesību ierobežojumus. Lai izvairītos no tā, ka tiktu apdraudēts biroja kompetences jomā ietilpstošas izmeklēšanas nolūks un negatīvi ietekmētas citu personu tiesības un brīvības, šis lēmums būtu jāpiemēro no Regulas (ES) 2018/1725 spēkā stāšanās dienas.

(23)

Apspriešanās ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju notika 2018. gada 23. novembrī,