1. pants

FADO sistēmas tehniskā struktūra, tehniskās specifikācijas informācijas ievadei un glabāšanai FADO sistēmā un procedūras tādas informācijas kontrolei un verifikācijai, kas ietverta FADO sistēmā, ir noteiktas šā lēmuma pielikumā.

2. pants

Šis lēmums stājas spēkā nākamajā dienā pēc tā publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

PIELIKUMS

1. DAĻA

1.   Mērķi

Šajā pielikuma daļā ir sniegts apraksts par Eiropas Robežu un krasta apsardzes aģentūras (“aģentūra”) sistēmas “Viltoti un autentiski dokumenti tiešsaistē” (“ERKA FADO sistēma”) tehnisko struktūru un tās komponentiem.

Jaunās “ERKA FADO” sistēmas tehniskā struktūra tiks izstrādāta pakāpeniski pēc tam, kad būs ieviesti jaunās sistēmas laidieni un ņemtas vērā iespējamās turpmākās prasības.

2.   ERKA FADO sistēmas struktūras apraksts

Tehniskā struktūra ļauj aģentūrai noteikt dažādos līmeņus piekļuvei sistēmā glabātajai informācijai. Aģentūra savlaicīgi un efektīvi ievadīs iegūto informāciju ERKA FADO sistēmā un garantēs minētās informācijas vienveidību un kvalitāti.

ERKA FADO sistēma būs visaptveroša lietojumprogramma visiem piekļuves līmeņiem, kura nodrošinās vienotu piekļuves punktu lietotājiem, kas vēlas pārvaldīt informāciju vai veikt meklēšanu ERKA FADO saturā.

Ar ERKA FADO sistēmas tehniskās struktūras palīdzību būs iespējams mitināt šādus elementus:

a)	publisks domēns, kurā ietverta pamatinformācijas apakškopa par autentisku un viltotu dokumentu paraugiem;

b)

sensitīvs neklasificēts ES domēns, kas pakļauts piekļuves kontrolei un kas ļauj: — dažādām lietotāju kategorijām aplūkot informāciju saskaņā ar definētajām piekļuves tiesībām, — atsevišķiem lietotājiem sniegt un validēt sensitīvu neklasificētu informāciju, pirms šī informācija tiek darīta pieejama galalietotājiem (sensitīvas neklasificētas ES informācijas patērētājiem), — arhīvam glabāt daļu no sensitīvas neklasificētas informācijas statistikas un vēstures nolūkos, kolīdz vairs nepastāv šādas informācijas izgūšanas mērķis;

c)

ES klasificēts (ierobežotas piekļuves/Restricted) domēns, kas pakļauts piekļuves kontrolei un kas pilnvarotiem lietotājiem ļauj: — aplūkot klasificētu informāciju, — atsevišķiem lietotājiem sniegt un validēt klasificētu informāciju, pirms šī informācija tiek darīta pieejama citiem galalietotājiem, kas ir pilnvaroti piekļūt klasificētajam tīklam (klasificētas informācijas patērētāji).

Turklāt ar sistēmas tehniskās struktūras palīdzību būs iespējams veikt šādas darbības:

a)	nodrošināt augstu kiberdrošības līmeni;

b)	atbalstīt plaša apmēra meklēšanas un ziņošanas spējas un izmantot modernus analītiskus pakalpojumus, tostarp mākslīgo intelektu;

c)	panākt integrāciju ar ārējām struktūrām un to sistēmām un nodrošināt datu apmaiņas iespējas ar tādu automatizētu saskarņu starpniecību kā, piemēram, Frontex Interpola bibliotēkas elektroniskā dokumentu sistēma (FIELDS) un dokumentu informācijas sistēma civilstāvokļa jomā (DISCS) u. tml.;

d)	strādāt pie mākoņdatošanas infrastruktūras saistībā ar ES neklasificētiem, sensitīviem un publiskiem domēniem, ja vien ar minēto infrastruktūru tiek nodrošināta atbilstība persondatu aizsardzības prasībām;

e)	ieviest mūsdienīgas tehnoloģijas un modernas tehniskās pieejas, tostarp nodrošināt jaunu funkciju, produktu un modifikāciju pieejamību, uzticamību un elastību, kā arī nodrošināt spēju izvērst darbību, lai varētu apkalpot lielu lietotāju skaitu;

f)	panākt integrāciju ar aparatūru un atbalstīt piekļuvi sistēmai no mobilajām ierīcēm tad, kad tā ir bezsaistē vai ierobežotos savienojamības gadījumos.

2. DAĻA

1.   Mērķi

Šajā otrajā pielikuma daļā ir sniegts apraksts par tehniskajām specifikācijām informācijas ievadei un glabāšanai Eiropas Robežu un krasta apsardzes aģentūras (“aģentūra”) sistēmā “Viltoti un autentiski dokumenti tiešsaistē” (“ERKA FADO sistēma”) saskaņā ar augstiem standartiem.

ERKA FADO sistēma arī sniegs ieguldījumu cīņā pret identitātes viltošanu, kas tiks panākts, apmainoties ar informāciju ar citiem dalībniekiem, tostarp plašu sabiedrību.

Persondatu apstrāde ir ietverta šajās tehniskajās specifikācijās. Informācijas ievade un glabāšana sistēmā tiks veikta atbilstīgi apstrādes nolūkam.

2.   Apraksts par procesu informācijas ievadei un glabāšanai ERKA FADO sistēmā

Pilnvaroti lietotāji validēšanas nolūkos ievadīs informāciju īpašā ERKA FADO sistēmas modulī, pirms šī informācija tiks darīta pieejama citiem lietotājiem.

Validēšanas process attiecas uz visu informāciju, kas ievadīta ERKA FADO sistēmā vai izveidota šajā sistēmā.

Aģentūra kontrolē šādas informācijas validēšanas procesu un to īsteno, apspriežoties ar informācijas sniedzēju. Lai nodrošinātu augstus standartus, aģentūra var pieņemt lēmumu par apspriešanos ar izvēlētiem dokumentu ekspertiem vai ar aģentūras datu aizsardzības speciālistu.

Pēc validēšanas informācija tiks tulkota un glabāta ERKA FADO sistēmas domēnos.

3.   Informācijas kontrole un verifikācija ERKA FADO sistēmā

ERKA FADO sistēmā dokumentu dati (turpmāk “informācija”) tiks verificēti un apstrādāti administratīvos nolūkos, izmantojot tikai elektroniskus un materiālus līdzekļus atkarībā no formāta, kādā informāciju sniedz aģentūrai. ERKA FADO sistēmā netiek apstrādāti operatīvie persondati Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2018/1725 (1) 3. panta 2. punkta nozīmē.

Apstrādātajai informācijai piemēro darbības procesus, kas paredzēti informācijas ievadei un glabāšanai ERKA FADO sistēmā. Lietotājiem dara pieejamus tikai iepriekš validētus, publicētus dokumentus.

Informācijas apstrāde ERKA FADO sistēmā tiks pastāvīgi uzlabota, lai nodrošinātu tehnisko un organizatorisko pasākumu pakāpenisku pārskatīšanu un pielāgošanu atbilstīgi tehnoloģiju attīstībai un lai novērstu nepilnības darbības pamatā esošajos procesos.

Aģentūra precizē:

a)	to datu subjektu kategorijas, kuru persondati tiek apstrādāti sistēmā;

b)	apstrādāto persondatu kategorijas;

c)	pārzini vai pārziņu kategorijas, tostarp kopīgus pārziņus;

d)	persondatu saņēmējus;

e)	aizsardzības pasākumus, lai nepieļautu persondatu ļaunprātīgu izmantošanu vai nelikumīgu piekļuvi tiem vai to nosūtīšanu;

f)	glabāšanas periodu, kas saistīts ar persondatu apstrādes darbībām ERKA FADO sistēmas darbības vajadzībām un administratīvu uzdevumu veikšanai;

g)	datu vākšanas metodiku, tostarp to, vai tie ir iegūti no dalībvalstīm un/vai trešām valstīm;

h)	persondatu izplatīšanu un šo datu saņēmējus.

4.   Persondatu apstrāde nolūkā ievadīt un glabāt informāciju ERKA FADO sistēmā

Tā procesa laikā, ar kuru ievada un glabā informāciju ERKA FADO sistēmā, aģentūra īstenos konkrētus organizatoriskus un tehniskus pasākumus, veicot šādas darbības:

a)	pirms informācijas sniegšanas aģentūrai un validēšanas procesa laikā sniedz pilnvarotajiem lietotājiem norādījumus par persondatu rediģēšanu – minimizēšanu un pseidonimizāciju;

b)	īsteno pienācīgus tehniskus pasākumus, kuru mērķis ir nodrošināt vajadzīgus aizsardzības pasākumus datu subjektu tiesību aizsardzībai validēšanas procesa laikā, pirms informācija tiek darīta pieejama galalietotājiem;

c)	līdz minimālam lietotāju skaitam ierobežo piekļuvi modulim, kas paredzēts validēšanas procesam;

d)	informāciju, kas tiek glabāta sensitīvas neklasificētas informācijas un klasificētas informācijas domēnos, dara pieejamu zināmam skaitam lietotāju, pamatojoties uz vajadzību pēc informācijas.

3. DAĻA

1.   Mērķi

Pielikuma trešajā daļā ir sniegts apraksts par procedūrām tādas informācijas kontrolei un verifikācijai, kas ietverta Eiropas Robežu un krasta apsardzes aģentūras (“aģentūra”) sistēmā “Viltoti un autentiski dokumenti tiešsaistē” (“ERKA FADO sistēma”).

Persondatu apstrāde tiks iekļauta procedūrās tādas informācijas kontrolei un verifikācijai, kas ietverta ERKA FADO sistēmā.

Komisija cita starpā uzrauga šajā lēmumā ietverto pasākumu īstenošanu. Komisijai palīdz komiteja, kas izveidota ar Padomes Regulas (EK) Nr. 1683/95 (2) 6. pantu. Aģentūra bez lēmumu pieņemšanas pilnvarām piedalās 6. panta komitejas sanāksmēs.

Aģentūra piemēros kvalitātes nodrošināšanas un kvalitātes kontroles metodes, lai kontrolētu un verificētu ERKA FADO sistēmā ietverto informāciju.

2.   Kvalitātes nodrošināšana un kvalitātes kontrole

Saskaņā ar šā Komisijas īstenošanas lēmuma pielikuma 2. daļu, ar ko nosaka tehniskās specifikācijas informācijas ievadei un glabāšanai ERKA FADO sistēmā (3), aģentūra izveidos procedūras, lai veiktu:

a)	kvalitātes nodrošināšanu – — pirms informācija tiek ievadīta FADO sistēmā validēšanas nolūkos, — validēšanas procesa laikā;

b)	kvalitātes kontroli – — pēc publicēšanas, kolīdz informācija ir darīta pieejama sabiedrībai un citiem galalietotājiem (patērētājiem).

3.   Kvalitātes nodrošināšana

i.   Piekļuves pārvaldība

Piekļuves FADO sistēmai pārvaldības mērķis ir:

a)	piešķirt piekļuvi FADO sistēmai, pamatojoties uz vajadzību pēc informācijas;

b)	atsaukt piekļuves tiesības.

Aģentūra izveidos procedūras attiecībā uz FADO sistēmas piekļuves pārvaldību; ar minētajām procedūrām ievēro šādas minimālās prasības:

a)	lietotāji saņem informāciju par savu persondatu apstrādi;

b)	lietotāji pārvalda savus lietotāju kontus FADO sistēmā;

c)	persondatus aģentūrai tieši paziņo datu subjekti vai to kontaktpunkti;

d)	ierobežotam skaitam aģentūrā strādājošu lietotāju, kuri ir nodarbināti FADO sistēmas struktūrā, ir atļauts veikt piekļuves pārvaldību.

ii.   FADO sistēmā ievadītās informācijas validēšana

Informācijas validēšanas mērķis ir samazināt sistēmā esošo nepilnību risku, nodrošinot informācijas vienveidību un kvalitāti.

Tikai atlasīts skaits pilnvarotu un apmācītu dokumentu ekspertu ievada un validē informāciju sistēmā.

Pirms sākt ievadīt informāciju sistēmā, šie lietotāji:

a)	tiks apmācīti ievadīt informāciju sistēmā;

b)	tiks nodrošināti ar norādījumiem un/vai pamācībām par informācijas ievadi sistēmā;

c)	tiks informēti par darbības procesiem, kurus aģentūra ieviesusi validēšanas nolūkos.

Validēšanas nolūkos aģentūra īstenos īpašu ERKA FADO sistēmas moduli, pirms šī informācija tiks darīta pieejama citiem lietotājiem. Validēšanas procesa laikā šis modulis ļauj:

a)	izraudzītam lietotāju skaitam ievadīt vai labot informāciju ERKA FADO sistēmā;

b)	ierobežotam lietotāju skaitam validēt sistēmā ietverto informāciju, tostarp fakultatīvi apspriežoties ar izraudzītiem lietotājiem, kas nav lietotāji, kuri ievada vai labo informāciju;

c)	ierobežotam lietotāju skaitam vajadzības gadījumā sagatavot tulkojumu;

d)	ierobežotam lietotāju skaitam apstiprināt un publicēt informāciju.

iii.   Informācijas publicēšana

Pēc validēšanas procesa informācija tiks publicēta.

4.   Kvalitātes kontrole

Aģentūra ERKA FADO sistēmā izveidos ikgadēju kvalitātes kontroles plānu.

Ar plānu nodrošinās to, ka katru gadu regulāri veic pienācīga informācijas apjoma kontroli, cita starpā verificējot:

a)	ERKA FADO sistēmā ietvertās informācijas būtiskumu;

b)	ERKA FADO sistēmā ietvertās informācijas kvalitāti;

c)	ERKA FADO sistēmas pārvaldības, tostarp persondatu aizsardzības prasību izpildes, atbilstību.

Revīziju rezultāti tiks iesniegti Komisijai, aģentūras valdei un aģentūras datu aizsardzības speciālistam.

5.   Lietotāju ieguldījums kvalitātes nodrošināšanā

Lietotājus var iesaistīt informācijas, kas ietverta ERKA FADO sistēmā, kontroles un verifikācijas procesā.

---

(1)  Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2018/1725 (2018. gada 23. oktobris) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001 un Lēmumu Nr. 1247/2002/EK (OV L 295, 21.11.2018., 39. lpp.).

(2)  Padomes Regula (EK) Nr. 1683/95 (1995. gada 29. maijs), ar ko nosaka vienotu vīzu formu (OV L 164, 14.7.1995., 1. lpp.).

(3)  Komisijas īstenošanas lēmums, ar nosaka Eiropas Robežu un krasta apsardzes (ERKA) FADO sistēmas tehnisko struktūru saskaņā ar Regulas (ES) 2020/493 6. panta 1. punkta a) apakšpunktu.