Europos Komisijos įrašų tvarkymas ir archyvai

 

DOKUMENTAS, KURIO SANTRAUKA PATEIKIAMA:

Sprendimas (ES) 2021/2121 dėl įrašų tvarkymo ir archyvų

KOKS ŠIO SPRENDIMO TIKSLAS?

Šiuo sprendimu nustatomos taisyklės, taikomos dokumentams, kurie, nepriklausomai nuo jų formato, laikmenos, senumo ir buvimo vietos, naudojami Europos Komisijos veiklai ir kasdieniam darbui, ir yra konkrečiai susijusios su:

• įrašų tvarkymu ir archyvais;
• archyvų išsaugojimu ir atvėrimu visuomenei;
• istorinių archyvų deponavimu Europos Sąjungos (ES) istorinių archyvų tarnyboje Europos universitetiniame institute (EUI) Florencijoje.

Šiomis taisyklėmis siekiama sudaryti sąlygas lengviau keistis informacija, teikti priemonių, kurių buvo imtasi, įrodymus, vykdyti teisinius įsipareigojimus ir išsaugoti Komisijos palikimą.

PAGRINDINIAI ASPEKTAI

Įrašai

„Įrašas“ – tai informacija, gauta ir sukurta kaip dokumentas, duomenų rinkinys ar kitu pavidalu skaitmeninėje ar analoginėje laikmenoje, kuri įrašoma į oficialią saugyklą ir tvarkoma bei prižiūrima kaip įrodymas ir kaip išteklius. Pagal šias taisykles, įrašas turi būti:

• išanalizuotas siekiant nustatyti, kuri elektroninė įrašų tvarkymo sistema turi būti naudojama ir kurioje oficialioje saugyklos sistemoje jis turi būti saugomas;
• kuriamas laikantis atitinkamos rūšies įrašams taikomų reikalavimų;
• sistemingai kuriamas skaitmenine forma, taikant tam tikras išimtis, arba suskaitmeninamas, jei turima originali analoginė versija;
• išsaugojamas elektroninėse saugyklose.

Įrašymas ir registracija

Komisijos tarnybos privalo reguliariai peržiūrėti sukurtos arba gautos informacijos rūšis, kad nustatytų, kuri informacija turi būti „įrašyta“ į oficialią elektroninę saugyklą.

• Įrašyti įrašai negali būti keičiami, tačiau, kol byla, kuriai jie priklauso, neužbaigta, juos galima pašalinti arba pakeisti paskesnėmis versijomis.
• Dokumentai turi būti registruojami, jei juose yra svarbios informacijos, kuri nėra trumpalaikė, arba jei jie gali būti susiję su veiksmais, įskaitant tolesnius veiksmus.

Elektroninių parašų, spaudų, laiko žymų ir registruoto pristatymo paslaugų teisinė galia

• Elektroninio parašo teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui.
• Elektroniniam spaudui taikoma prezumpcija dėl duomenų vientisumo ir tų duomenų kilmės tikslumo.
• Elektroninei laiko žymai taikoma prezumpcija dėl duomenų tikslumo ir vientisumo.
• Naudojantis elektroninio registruoto pristatymo paslaugomis perduotų duomenų atveju taikoma prezumpcija dėl duomenų, gavėjo, duomenų išsiuntimo ir gavimo datos bei laiko vientisumo.

Dokumentų galiojimas ir priimtinumas

Laikoma, kad dokumentas atitinka galiojimo ir priimtinumo kriterijus, jeigu:

• asmens, iš kurio jis gautas, tapatybė nustatyta;
• dokumento parengimo aplinkybės yra patikimos ir dokumentas atitinka jo vientisumą užtikrinančias sąlygas;
• dokumentas atitinka taikytinoje ES arba nacionalinėje teisėje nustatytus oficialius reikalavimus;
• elektroninis dokumentas parengtas taip, kad būtų užtikrintas jo turinio ir prie jo pridedamų metaduomenų* vientisumas, patikimumas ir tinkamumas naudoti.

Keitimasis informacija

• Duomenys ir informacija turi būti prieinami ir jais turi būti kuo plačiau Komisijoje dalijamasi, išskyrus atvejus, kai prieiga prie duomenų ir informacijos turi būti ribojama pagal teisines prievoles.
• Generaliniai direktoratai (GD) ir jiems prilyginamos tarnybos užtikrina tokį bylų prieinamumą, koks yra įmanomas atsižvelgiant į jų turinio konfidencialumą.

Laikymas ir išsaugojimas

Laikymas ir išsaugojimas vykdomi šiomis sąlygomis:

• įrašai saugomi tokia forma, kokia buvo sukurti, išsiųsti ar gauti, arba tokia forma, kuria išsaugomas jų turinio autentiškumas, patikimumas ir vientisumas;
• įrašų turinį per visą jų saugojimo laikotarpį turi galėti perskaityti visi prieigos prie jų teisę turintys asmenys;
• informacija apie įrašo kilmę arba paskirtį ir elektroninių dokumentų įrašymo arba registracijos datą ir laiką turi būti aiškiai pateikta susijusiuose metaduomenyse.

Saugojimas, perdavimas ir šalinimas

• Įvairių kategorijų bylų saugojimo laikotarpis visai Komisijai nustatomas reguliavimo priemonėmis.
• GD privalo vertinti, kurių kategorijų bylos turi būti perduotos Komisijos istoriniams archyvams ar pašalintos.
• Metaduomenys išlaikomi kaip tokių įrašų ir bylų bei jų perdavimo arba pašalinimo įrodymas.
• Informacija, pažymėta slaptumo žyma „„CONFIDENTIEL UE/ES CONFIDENTIAL““ arba aukštesnio laipsnio slaptumo žyma, Istorinių archyvų tarnybai neperduodama.

Komisijos istorinių archyvų tarnyba

Tarnyba:

• užtikrina jai perduotų įrašų, bylų ir archyvų autentiškumą, patikimumą, vientisumą ir prieigą prie jų;
• užtikrina metaduomenų fizinę apsaugą ir vientisumą;
• gavus prašymą įrašus ir bylas pateikia GD ar jiems prilyginamoms tarnyboms;
• prireikus ir susitarus su GD atlieka antrą visų perduotų įrašų, bylų ir archyvų peržiūrą;
• inicijuoja įslaptintų dokumentų išslaptinimą;
• pasibaigus 30 metų laikotarpiui Komisijos istorinius archyvus atveria visuomenei, išskyrus tuos atvejus, kai duomenys yra susiję su privatumu, komerciniais interesais ir intelektine nuosavybe;
• Komisijos istorinius archyvus, kurie buvo atverti visuomenei, deponuoja Europos Sąjungos istoriniuose archyvuose EUI.

Komisijos istoriniai archyvai EUI

• EUI yra pagrindinė prieigos prie visuomenei atvirų Komisijos istorinių archyvų vieta.
• Jei įmanoma, Komisija suteikia EUI prieigą prie suskaitmenintų analoginėje laikmenoje laikomų įrašų kopijų ir deponuotų archyvų aprašų. Ji skatina savo ir EUI archyvų sistemų sąveikumą.

Įgyvendinimo taisyklės

Kiekvienas generalinis direktorius ar tarnybos vadovas nustato reikiamą organizacinę, administracinę ir fizinę struktūrą ir skiria darbuotojus šiam sprendimui ir įgyvendinimo taisyklėms įgyvendinti savo tarnybose. Taisyklės yra reguliariai atnaujinamos, visų pirma atsižvelgiant į:

• įrašų ir archyvų tvarkymo pokyčius, akademinių ir mokslinių tyrimų raidą, įskaitant atitinkamų standartų atsiradimą;
• informacinių ir ryšių technologijų pokyčius;
• skaidrumą, visuomenės galimybę susipažinti su dokumentais ir archyvų atvėrimą visuomenei;
• įrašų suderinimą.

NUO KADA TAIKOMAS ŠIS SPRENDIMAS?

Sprendimas taikomas nuo 2020 m. liepos 6 d.

KONTEKSTAS

Daugiau informacijos žr.:

• Istoriniai archyvai (Europos Komisija)
• Įgyvendinimo taisyklės dėl Sprendimo C(2020) 4482 dėl įrašų tvarkymo ir archyvų (Europos Komisija)

SVARBIAUSIOS SĄVOKOS

PAGRINDINIS DOKUMENTAS

2020 m. liepos 6 d. Komisijos sprendimas (ES) 2021/2121 dėl įrašų tvarkymo ir archyvų (OL L 430, 2021 12 2, p. 30–41).

SUSIJĘ DOKUMENTAI

2018 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinamas Reglamentas (EB) Nr. 45/2001 ir Sprendimas Nr. 1247/2002/EB (OL L 295, 2018 11 21, p. 39–98).

2001 m. gegužės 30 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (EB) Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos dokumentais (OL L 145, 2001 5 31, p. 43–48).

Komisijos darbo tvarkos taisyklės (C(2000) 3614) (OL L 308, 2000 12 8, p. 26–34).

Vėlesni taisyklių daliniai pakeitimai buvo įterpti į pagrindinį tekstą. Ši konsoliduota versija yra skirta tik informacijai.

Įgyvendinimo taisyklės dėl Sprendimo C(2020) 4482 dėl įrašų tvarkymo ir archyvų.

paskutinis atnaujinimas 17.05.2022