EUROPOS KOMISIJA

Briuselis, 2019 06 25

COM(2019) 350 final

KOMISIJOS ATASKAITA

EUROPOS PARLAMENTUI, TARYBAI IR AUDITO RŪMAMS





2018 m. atlikto vidaus audito metinė ataskaita biudžeto įvykdymą tvirtinančiai institucijai

{SWD(2019) 300 final}

Turinys

1.Įvadas

2.Vidaus audito tarnybos užduotys: nepriklausomumas, objektyvumas ir atskaitomybė

3.Audito darbo apžvalga

3.1.2018 m. audito plano įgyvendinimas

3.2.Statistiniai duomenys, susiję su Vidaus audito tarnybos rekomendacijomis

4.Išvados, grindžiamos 2018 m. atliktu audito darbu

4.1.Išvados dėl veiklos audito

4.1.1.Komisijos generalinių direktoratų, tarnybų ir vykdomųjų įstaigų veiklos rezultatai. Horizontalieji procesai

4.1.2.Veiklos rezultatai naudojant biudžeto veiklos ir administracinius asignavimus

4.2.Vidaus audito tarnybos sąlyginės išvados

4.3.Bendra nuomonė dėl Komisijos finansų valdymo

5.Konsultacijos su Komisijos finansinių pažeidimų komisija

6.Galimų interesų konfliktų rizikos mažinimo priemonės (tarptautiniai standartai). Europos ombudsmeno tyrimas

7.Tolesnė stebėsena ir tolesni veiksmai, susiję su audito rekomendacijomis

1.Įvadas

Šia ataskaita, atliekant biudžeto įvykdymo patvirtinimo procedūrą ir vadovaujantis Finansinio reglamento 118 ir 247 straipsniais, Europos Parlamentas ir Taryba informuojami apie 2018 m. Komisijoje atliktą vidaus auditą. Ji grindžiama Komisijos vidaus auditoriaus parengta ataskaita dėl Vidaus audito tarnybos 2018 m. užbaigtų audito ir konsultacijų ataskaitų( 1 ). Šioje ataskaitoje apžvelgiamas Komisijos generaliniuose direktoratuose, tarnybose ir vykdomosiose įstaigose atliktas auditas( 2 ) ir pateikiama: i) atliktų vidaus audito užduočių skaičiaus ir rūšių santrauka; ii) pateiktų rekomendacijų apžvalga; iii) veiksmų, kurių imtasi atsižvelgiant į tas rekomendacijas, apibendrinimas.

2.Vidaus audito tarnybos užduotys: nepriklausomumas, objektyvumas ir atskaitomybė

Vidaus audito tarnybos užduotis yra didinti ir apsaugoti organizacijos vertę, teikiant rizika grindžiamus ir objektyvius patikinimus, konsultacijas ir įžvalgas. Vidaus audito tarnyba padeda Komisijai pasiekti jos tikslus užtikrindama sistemingą ir metodišką požiūrį, kad būtų galima įvertinti ir didinti rizikos valdymo, kontrolės ir valdymo procesų veiksmingumą. Jos užduotys taip pat yra vertinti ir teikti atitinkamas rekomendacijas dėl rizikos valdymo, kontrolės ir valdymo procesų tobulinimo, kad būtų pasiekti šie trys tikslai: i) organizacijoje skatinti atitinkamas etikos normas ir vertybes; ii) užtikrinti veiksmingą organizacijos veiklos valdymą ir atskaitomybę; iii) veiksmingai perduoti su rizika ir kontrole susijusią informaciją atitinkamiems organizacijos skyriams. Atlikdama šias užduotis, Vidaus audito tarnyba siekia skatinti Komisijoje ir jos padaliniuose taikyti efektyvaus ir veiksmingo valdymo principus.

Vidaus audito tarnybos nepriklausomumo principas įtvirtintas Finansiniame reglamente( 3 ) ir Komisijos priimtoje šios tarnybos užduočių chartijoje( 4 ). Šioje chartijoje nustatyta, kad Vidaus audito tarnybos auditoriai, siekdami užtikrinti priimamų sprendimų objektyvumą ir išvengti interesų konfliktų, vykdomos veiklos ir tikrinamų operacijų atžvilgiu turi išlikti nepriklausomi. Jei iš tikrųjų sumažėja jų objektyvumas arba taip gali atsitikti, turi būti pateikiama informacija apie šį sumažėjusį objektyvumą. Jei vidaus auditorius mano, kad tai būtina, jis (arba ji) gali tiesiogiai kreiptis į Komisijos pirmininką arba į Komisijos narių kolegiją.

Vidaus audito tarnyba savo darbą atlieka vadovaudamasi Finansiniu reglamentu, Tarptautiniais vidaus audito profesinės praktikos standartais ir Vidaus auditorių instituto etikos kodeksu.

Vidaus audito tarnyba teikia ataskaitas Audito pažangos komitetui ir funkciniu požiūriu yra jam atskaitinga. Audito pažangos komitetas padeda Komisijos narių kolegijai vykdyti Sutartimis, Finansiniu reglamentu ir kitais įstatymų lydimaisiais teisės aktais nustatytus įpareigojimus. Jis šią užduotį atlieka: i) užtikrindamas Vidaus audito tarnybos nepriklausomumą; ii) stebėdamas vidaus audito darbo kokybę; iii) užtikrindamas, kad Komisijos tarnybos tinkamai atsižvelgtų į vidaus ir išorės audito rekomendacijas; iv) užtikrindamas, kad šios rekomendacijos būtų tinkamai įgyvendinamos. Taip Audito pažangos komitetas padeda Komisijai veiksmingiau ir efektyviau siekti savo tikslų. Komitetas taip pat padeda Komisijos narių kolegijai prižiūrėti Komisijos valdymo, rizikos valdymo ir vidaus kontrolės praktiką. 2018 m. sausio mėn. vidaus auditorius pateikė valdymo Komisijoje audito ataskaitą. Šioje ataskaitoje nustatyta, kad, inter alia, rizikos valdymo, finansinės atskaitomybės ir organizacijos (priežiūros) organų įgaliojimų srityse reikalingi proporcingi patobulinimai. 2018 m. lapkričio mėn., Komisijai ėmusis tolesnių veiksmų po šio audito, buvo atnaujinta Audito pažangos komiteto chartija.

Vidaus audito tarnyba neatlieka valstybių narių vykdomos ES lėšų kontrolės sistemų audito. Tokio audito metu tikrinami pavieniai paramos gavėjai; jį atlieka valstybių narių vidaus auditoriai, nacionalinės audito institucijos, kiti pavieniai Komisijos generaliniai direktoratai ir Europos Audito Rūmai. Vis dėlto Vidaus audito tarnyba tikrina audito priemones, kurių Komisijos tarnybos imasi i) valstybių narių įstaigoms ir ii) kitoms įstaigoms, atsakingoms už ES lėšų išmokėjimą, pavyzdžiui, Jungtinėms Tautoms, prižiūrėti ir audituoti. Kaip nustatyta Finansiniame reglamente, Vidaus audito tarnyba gali šias pareigas atlikti vietoje, be kita ko, valstybėse narėse.

3.Audito darbo apžvalga

3.1.2018 m. audito plano įgyvendinimas 

Iki galutinio termino (2019 m. sausio 31 d.) buvo įvykdyta 100 proc. atnaujintame 2018 m. audito plane nustatytų užduočių( 5 ). Į šį audito planą įtrauktos Komisijos tarnybose ir vykdomosiose įstaigose atliktinos audito užduotys( 6 ).

Buvo atliktos 166 užduotys (auditas, konsultacijos, pažangos stebėjimas ir peržiūra) ir pateikta 181 ataskaita (įskaitant pranešimus dėl tolesnių veiksmų ir rekomendacijų raštus)( 7 ). Atliktų užduočių ir užbaigtų ataskaitų pasiskirstymas pagal rūšis pavaizduotas toliau pateikiamose diagramose.

Į pradinį 2018 m. planą buvo įtrauktos 52 audito užduotys (auditas, peržiūra ir konsultacijos, išskyrus pažangos stebėjimą). Metų viduryje šis pradinis planas buvo atnaujintas. Audito pažangos komitetas apsvarstė ir pradinį, ir atnaujintą planus.

Vidaus audito tarnyba savo audito darbą planuoja remdamasi rizikos vertinimu ir pajėgumų analize. To reikalaujama jos chartijoje ir tarptautiniuose standartuose, bet to, taip padedama užtikrinti efektyvų ir veiksmingą audito plano įgyvendinimą. Paskui reguliariai stebima, kaip įgyvendinamas audito planas, o prireikus atliekamos pataisos. 2018 m. Vidaus audito tarnyba atliko išsamų rizikos vertinimą, kuriuo remiantis parengtas 2019–2021 m. strateginis daugiametis audito planas, taip pat 2019 m. metinis audito planas.

3.2.Statistiniai duomenys, susiję su Vidaus audito tarnybos rekomendacijomis

Toliau esančioje diagramoje pateikiama informacija apie Vidaus audito tarnybos 2018 m. pateiktas rekomendacijas.

Buvo pritarta 100 proc. pateiktų rekomendacijų. Dėl visų rekomendacijų audituojami subjektai parengė ir Vidaus audito tarnybai pateikė veiksmų planus; ji juos įvertino kaip tinkamus.

Remiantis audituojamų subjektų vertinimu, iki galutinio termino (2019 m. sausio 31 d.)( 8 ) iš visų Vidaus audito tarnybos 2014–2018 m. laikotarpiu pateiktų rekomendacijų, kurioms buvo pritarta (iš viso buvo pritarta 1 938 rekomendacijoms), buvo įgyvendintos 1 572 rekomendacijos, arba 81 proc. Tai reiškia, kad tą dieną dar nebuvo įgyvendintos iš viso 366 rekomendacijos (19 proc.).

Iš šių 366 neįgyvendintų rekomendacijų( 9 ) viena rekomendacija yra esminė( 10 ), 135 rekomendacijos – labai svarbios, o 103 rekomendacijas vėluojama įgyvendinti (t. y. jos neįgyvendintos iki iš pradžių sutartos įgyvendinimo datos). Šios rekomendacijos, kurias vėluojama įgyvendinti, sudaro 5,3 proc. visų 1 938 rekomendacijų, kurioms buvo pritarta. Iš šių 103 rekomendacijų, kurias vėluojama įgyvendinti, 18 labai svarbių rekomendacijų vėluojama įgyvendinti smarkiai (smarkiu vėlavimu laikomas toks atvejis, kai praėjus daugiau kaip 6 mėnesiams nuo pradinės įgyvendinimo datos rekomendacija vis dar neįgyvendinta). Šios rekomendacijos sudaro tik 2,9 proc. visų esminių ir labai svarbių rekomendacijų, kurioms buvo pritarta 2014–2018 m. laikotarpiu (ankstesniu ataskaitiniu laikotarpiu – 2,0 proc.). Pastaraisiais metais gerokai sumažėjo labai svarbių audito rekomendacijų, kurias vėluojama įgyvendinti daugiau kaip 6 mėnesius: nuo vidutiniškai 28 rekomendacijų laikotarpiu nuo 2015 m. birželio mėn. iki 2016 m. spalio mėn. iki vidutiniškai 15 rekomendacijų nuo 2017 m. sausio mėn. Įgyvendinant šias rekomendacijas daroma pažanga, ir Audito pažangos komitetas toliau atidžiai stebės šį procesą.

Apskritai Vidaus audito tarnyba mano, kad audito rekomendacijos įgyvendinamos patenkinamai ir panašiai kaip ir ankstesniais ataskaitiniais laikotarpiais. Iš šios padėties matyti, kad Komisijos tarnybos kruopščiai įgyvendina labai svarbias rekomendacijas, taip mažindamos Vidaus audito tarnybos nustatytą riziką. Nepaisant to, reikėtų skirti dėmesio pavienėms rekomendacijoms, kurios įvertintos kaip labai svarbios ir kurias įgyvendinti smarkiai vėluojama (t. y. daugiau kaip šešis mėnesius).

Šių labai svarbių rekomendacijų, kurias įgyvendinti smarkiai vėluojama, santrauka pateikiama prie šios ataskaitos pridedamame Komisijos tarnybų darbiniame dokumente (3 skyriuje).

4.Išvados, grindžiamos 2018 m. atliktu audito darbu

4.1.Išvados dėl veiklos audito

Siekdama padėti Komisijai taikyti veiklos rezultatais grindžiamus principus ir daugiau dėmesio skirti ekonominei naudai, 2018 m. Vidaus audito tarnyba atliko dviejų rūšių auditą: veiklos auditą( 11 ) ir auditą, apimantį svarbius veiklos aspektus (visapusišką auditą). Atlikti šių abiejų rūšių auditą buvo numatyta Vidaus audito tarnybos 2016–2018 m. strateginiame audito plane.

Vadovaudamasi savo metodika ir geriausia patirtimi, Vidaus audito tarnyba veiklą vertino netiesiogiai. Atlikdama šią užduotį ji tikrina, ar ir kaip vadovybė įdiegė kontrolės sistemas savo veiklos rezultatams (efektyvumui ir veiksmingumui) vertinti ir patikinimui dėl jų teikti. Vadovaudamasi šiuo požiūriu, Vidaus audito tarnyba siekia užtikrinti, kad generaliniai direktoratai ir tarnybos nustatytų tinkamas veiklos struktūras ir veiklos vertinimo priemones, taip pat pagrindinius rodiklius ir stebėsenos sistemas. Taip yra iš dalies todėl, kad įvairiais teisiniais pagrindais nustatomi tikslai yra platesnio užmojo negu tikslai, kuriuos Komisija galėtų pasiekti savarankiškai. Tai reiškia, kad sprendimai dėl konkrečių, išmatuojamų, pasiekiamų, aktualių ir per nustatytą laiką įvykdytinų (SMART)( 12 ) tikslų ir lyginamųjų standartų pirmiausia turi būti priimami Komisijos lygmeniu. Šių tikslų ir lyginamųjų standartų tikslas – kuo aiškiau atskirti konkretų Komisijos ir kitų pagrindinių subjektų, padedančių įgyvendinti ir pasiekti ES tikslus (valstybių narių, regionų, ES nepriklausančių šalių, tarptautinių organizacijų ir kt.), indėlį.

Tolesniuose skyriuose pateikiamos Vidaus audito tarnybos išvados dėl įvairių su veikla susijusių aspektų, padarytos 2018 m. atliekant auditą.

4.1.1.Komisijos generalinių direktoratų, tarnybų ir vykdomųjų įstaigų veiklos rezultatai. Horizontalieji procesai

4.1.1.1. Sąveikos ir efektyvumo peržiūra

Atliekant didžiąją dalį 2018 m. vidaus audito užduočių daugiausia dėmesio buvo skiriama efektyviam ir veiksmingam išteklių naudojimui įvairiuose Komisijos generaliniuose direktoratuose ir tarnybose.

Viena iš pagrindinių Komisijos iniciatyvų šioje srityje – tai 2016 m. pradėta sąveikos ir efektyvumo peržiūra( 13 ). Šia plataus užmojo iniciatyva siekiama pakeisti darbo Komisijoje metodus, didinti paramos funkcijų efektyvumą ir sutelkti papildomų išteklių, kad juos būtų galima perskirstyti didžiausios politinės svarbos sritims. Vidaus audito tarnybai atlikus auditą pripažinta, kad sąveikos ir efektyvumo peržiūros iniciatyva yra vienas iš pagrindinių Komisijos uždavinių. Šia iniciatyva nustatomi nauji ir naujoviški mąstymo ir problemų sprendimo būdai. Horizontalusis vadinamosios srities lyderio koncepcijos poveikis visų pirma padeda šalinti kliūtis ir skatinti labiau suderintą mąstymą. Pradėjus įgyvendinti šią iniciatyvą, iškilo daug sunkumų – to ir reikėjo tikėtis, atsižvelgiant į platų jos užmojį. Nuo pat šių pirmųjų dienų Vidaus audito tarnyba atkreipia dėmesį į padarytą pažangą ir į bendras pastangas šalinti pagrindinės sistemos spragas. Jomis siekiama įdiegti patikimesnius procesus ir iniciatyvai suteikti naują postūmį, nes su tolesniu jos įgyvendinimu tebesiejami labai dideli lūkesčiai, ypač atsižvelgiant į tai, kad 2019 m. baigia galioti dabartinės Komisijos įgaliojimai ir pradės dirbti naujos sudėties Komisija. Sprendžiama daugelis pradinių uždavinių, pavyzdžiui, i) mažinamas pagrindinio vadovavimo sprendžiant svarbiausius klausimus trūkumas, ii) užtikrinamas patikimumas ir ekonomijos galimybės, iii) sprendžiami biudžeto klausimai, iv) šalinamas veiksmingos stebėsenos trūkumas ir v) sprendžiama nepakankamo bendro ir suderinto požiūrio problema. Vis dėlto dar reikia daug nuveikti, kad būtų galima užtikrinti tvarią ir tikrą sąveiką ir efektyvumą, taip pat laiku pasiekti 2016 m. Pranešime dėl sąveikos ir efektyvumo peržiūros nustatytus tikslus. Reikia dėti daugiau pastangų, kad būtų galima pasinaudoti jau padaryta pažanga ir užtikrinti, kad Komisijos puoselėjamoje kultūroje būtų įtvirtintas sąveikos ir efektyvumo peržiūros principas.

Atlikus auditą taip pat nustatyta, kad organizacijos lygmeniu centrinės tarnybos turėtų apibrėžti aiškius ekonomijos galimybių nustatymo kriterijus ir atidžiai stebėti pažangą, daromą siekiant šio tikslo, o srities lyderiai turėtų įdiegti tinkamus kokybės mechanizmus, kad generaliniams direktoratams, kuriems teikiamos jų paslaugos, būtų galima įrodyti jų paslaugų kokybės lygį ir prireikus imtis taisomųjų veiksmų. Vidaus audito tarnybos pateiktos rekomendacijos šioje srityje turi būti laikomos proporcingais patobulinimais, kuriais siekiama padėti užtikrinti, kad galiausiai būtų sėkmingai pasiekti sąveikos ir efektyvumo peržiūros iniciatyvos tikslai. Vidaus audito tarnybai atlikus auditą, Komisija 2019 m. balandžio mėn. paskelbė naują Pranešimą dėl sąveikos ir efektyvumo iniciatyvos( 14 ).

4.1.1.2. Valdymo procesai

2017 m. Vidaus audito tarnyba pranešė apie keletą nustatytų Komisijos valdymo procesų trūkumų. Atsižvelgdama į Vidaus audito tarnybos rekomendacijas, Komisija 2018 m. lapkričio mėn. paskelbė pranešimų ir sprendimų rinkinį (valdymo dokumentų rinkinį), kuriuo siekiama šalinti Vidaus audito tarnybos nustatytas problemas ir atnaujinti Komisijos organizacijos valdymo tvarką.

2018 m., atliekant keletą audito užduočių, taip pat daug dėmesio skirta įvairių politikos sričių valdymo aspektams.

Atlikus Europos infrastruktūros tinklų priemonės telekomunikacijų valdymo auditą nustatyta, kad nuo 2014 m., kai buvo pradėta įgyvendinti telekomunikacijų programą, labai padidėjo siūlomų paslaugų įvairovė ir sudėtingumas. Iš pradžių įdiegta valdymo struktūra nebeatitinka šiuo metu įgyvendinamos sudėtingos programos ir būsimų pokyčių, kurių ketinama imtis pagal Skaitmeninės Europos programą, o tokia padėtis taip pat gali turėti įtakos veiksmingam įgyvendinimui programos lygmeniu. Todėl Vidaus audito tarnyba pateikė rekomendaciją Ryšių tinklų, turinio ir technologijų generaliniam direktoratui, bendradarbiaujant su kitais šią programą įgyvendinančiais generaliniais direktoratais, patobulinti dabartinį Europos infrastruktūros tinklų priemonės veiklos rezultatų planą. Vidaus audito tarnyba taip pat rekomendavo Ryšių tinklų, turinio ir technologijų generaliniam direktoratui tinkamai stebėti daromą pažangą ir rezultatus, nustatant išmatuojamus tikslus ir rodiklius.

Informacinių technologijų valdymo srityje Tarptautinio bendradarbiavimo ir vystymosi generalinio direktorato nustatyta konkreti valdymo tvarka, skirta programai OPSYS (operacinei sistemai( 15 )) ir susijusiems projektams valdyti, iš esmės yra efektyvi ir veiksminga. Nepaisant to, taikomas informacinės sistemos valdymo modelis nepakankamai pritaikytas prie būsimos Tarptautinio bendradarbiavimo ir vystymosi generalinio direktorato informacinių technologijų sistemos, kuria turėtų būti naudojamasi pradėjus veikti programai OPSYS. Vidaus audito tarnyba rekomendavo Tarptautinio bendradarbiavimo ir vystymosi generaliniam direktoratui stiprinti savo duomenų valdymo procesus.

Vidaus audito tarnyba taip pat pateikė rekomendacijų dėl nustatytų trūkumų, susijusių su Prekybos kontrolės ir ekspertizių sistemos (angl. TRACES( 16 )) informacinių technologijų valdymu ir informacinių technologijų saugumu.

4.1.1.3. Žmogiškųjų išteklių valdymo procesai

Žmogiškųjų išteklių srityje, atlikus žmogiškųjų išteklių valdymo Jungtiniame tyrimų centre auditą, nustatyta, kad laikinųjų mokslo darbuotojų įdarbinimo valdymo ir kontrolės sistema: i) parengta tinkamai, ii) kad ja užtikrinamas teisėtas ir tvarkingas darbuotojų įdarbinimas, iii) ir kad ji padeda veiksmingai patenkinti kasdienius poreikius. Vis dėlto valdymo ir kontrolės sistema neveiksminga: i) ilguoju laikotarpiu nustatant mokslo darbuotojų kompetencijos poreikius ir ii) stebint įdarbinimo procesą. Šie trūkumai gali turėti įtakos siekiant Jungtinio tyrimų centro 2030 m. strategijoje nustatytų plataus užmojo tikslų. Su žmogiškųjų išteklių valdymu susijusių problemų taip pat nustatyta atlikus Jungtinio tyrimų centro branduolinių įrenginių eksploatacijos nutraukimo ir radioaktyviųjų atliekų tvarkymo programos auditą. Šiuo atveju nustatyta, kad tiek darbuotojų skaičiaus, tiek konkrečios specializacijos ir (arba) ekspertinių žinių požiūriu reikiami ištekliai neatitinka išteklių, kuriais galima naudotis norint įvykdyti su eksploatacijos nutraukimu susijusius Jungtinio tyrimų centro įsipareigojimus. Be to, priemonės, kuriomis siekiama užtikrinti veiklos tęstinumą darbuotojų trūkumo atveju, nėra visiškai veiksmingos. Todėl susiklosto gana nestabili padėtis, kuri ilguoju laikotarpiu nėra tvari, ypač atsižvelgiant į didėjantį su branduolinių įrenginių eksploatacijos nutraukimu ir radioaktyviųjų atliekų tvarkymu susijusios veiklos mastą ir jos pobūdžio pokyčius.

Jungtiniame tyrimų centre nustatytos problemos panašios į problemas, kurios buvo nustatytos Vidaus audito tarnybai 2016–2018 m. atlikus kitas audito užduotis ir apie kurias buvo pranešta ankstesniais metais. Todėl 2018 m. Vidaus audito tarnyba Žmogiškųjų išteklių ir saugumo generaliniam direktoratui išsiuntė rekomendacijų raštą, kuriame išdėstė bendras atlikus šias audito užduotis nustatytas problemas. Šiame rašte iškelta keletas svarstytinų klausimų, taip siekiant padėti Komisijai veiksmingai reaguoti į generaliniuose direktoratuose ir tarnybose kylančias žmogiškųjų išteklių problemas. Šie klausimai ypač svarbūs tuomet, kai didėja politinis spaudimas: i) pasiekti tam tikrų rezultatų, ii) perskirstyti išteklius didžiausios politinės svarbos sritims, iii) mažinti darbuotojų skaičių ir iv) įgyvendinant sąveikos ir efektyvumo peržiūros iniciatyvą, pertvarkyti žmogiškųjų išteklių bendruomenę ir sukurti naują žmogiškųjų išteklių paslaugų teikimo modelį. Pagrindinės nuolatinės Vidaus audito tarnybos nustatytos problemos yra: i) visapusiškų ir nuoseklių daugiamečių žmogiškųjų išteklių strategijų ir planų trūkumas; ii) trūkumai, susiję su darbo krūvio vertinimu, užduočių nustatymu ir gebėjimų nustatymu, – visi šie aspektai yra labai svarbūs siekiant priimti patikimus sprendimus dėl žmogiškųjų išteklių paskirstymo; iii) nepakankama organizacijos lygmeniu teikiamų žmogiškųjų išteklių duomenų ir ataskaitų pridėtinė vertė.

4.1.1.4. Kiti procesai

Atlikus įvairias audito užduotis padaryta išvada, kad taip pat galima toliau gerinti bendrus kitų vadinamųjų horizontaliųjų procesų (t. y. procesų, kurie turi įtakos daugybei įvairių politikos ir administracinių sričių) veiklos rezultatus.

Ankstyvojo nustatymo ir draudimo dalyvauti procedūroje sistema (angl. EDES) yra įspėjimo priemonė, kurioje pateikiama riboto naudojimo informacija apie trečiąsias šalis, galinčias kelti grėsmę ES finansiniams interesams ir reputacijai. Šios sistemos tikslas – padėti kovoti su sukčiavimu ir apsaugoti ES finansinius interesus, kad leidimus suteikiantys pareigūnai galėtų priimti informacija grindžiamus sprendimus. Atlikus ankstyvojo nustatymo ir draudimo dalyvauti procedūroje sistemos auditą nustatyta, kad pati kontrolės sistema iš esmės yra veiksminga ir sukurta efektyviai, laikantis taikomų teisės aktų nuostatų. Vis dėlto, atlikus šį auditą, nustatytos dvi problemos, susijusios su: i) gairėmis ir informuotumo didinimu ir ii) praktiniu ankstyvojo nustatymo ir draudimo dalyvauti procedūroje sistemos įgyvendinimu. Todėl Vidaus audito tarnyba pateikė rekomendaciją tiek organizacijos, tiek vietos lygmeniu dėti dideles pastangas, siekiant užtikrinti tinkamą informuotumą apie ankstyvojo nustatymo ir draudimo dalyvauti procedūroje sistemą ir jos įgyvendinimą, kad taip pat būtų galima užtikrinti veiksmingą jos veikimą.

Kiekvieną dieną Europos Komisija kuria, perka, įsigyja ir platina nematerialųjį turtą. Šis turtas dažnai apsaugomas intelektinės nuosavybės teisėmis, pavyzdžiui, autorių teisėmis, prekių ženklais ir patentais. Tuo pat metu Komisijos darbuotojams gali tekti naudotis trečiosioms šalims priklausančia intelektine nuosavybe. Todėl būtina efektyviai ir veiksmingai valdyti intelektinę nuosavybę Europos Komisijoje. Komisija yra įdiegusi tinkamus su jos intelektine nuosavybe susijusios veiklos valdymo, rizikos valdymo ir kontrolės procesus, tačiau nustatyta, kad esama šių procesų įgyvendinimo organizacijos lygmeniu trūkumų. Visų pirma, nustatyta trūkumų, susijusių su intelektinės nuosavybės identifikavimu ir klasifikavimu, taip pat su intelektinės nuosavybės nuostatomis, įtraukiamomis į programinės įrangos sutartis. Be pateiktų rekomendacijų, kaip spręsti šias problemas, Vidaus audito tarnyba pateikė rekomendaciją Informatikos generaliniam direktoratui ir Jungtiniam tyrimų centrui kartu parengti organizacijos programinės įrangos politiką, skirtą Komisijai priklausančiai programinei įrangai kurti ir platinti.

Rizikos valdymas – tai procesas, kurio metu nustatomos ir atidžiai įvertinamos problemos, galinčios turėti įtakos organizacijos veiklos vykdymui ir jos tikslų įgyvendinimui. Patikimas ir ištobulintas rizikos valdymo procesas yra neatsiejama valdymo procesų dalis; didindamas tikimybę, kad organizacija pasieks savo tikslus, ypač jeigu tokiai organizacijai turi įtakos dideli pokyčiai, jis gali padėti didinti organizacijos vertę. Atlikus auditą Migracijos ir vidaus reikalų generaliniame direktorate ir Teisingumo ir vartotojų reikalų generaliniame direktorate nustatyta, kad rizikos valdymo procesas dar nėra visapusiškai integruotas į šių generalinių direktoratų principus ir sistemas. Siekdama padėti išspręsti nustatytas problemas, Vidaus audito tarnyba rekomendavo abiem generaliniams direktoratams stiprinti savo rizikos nustatymo ir vertinimo gaires ir metodiką, kad būtų atsižvelgiama į neišnaudotas galimybes, išorės aspektus ir įvairioms sritims būdingą riziką, taip pat kad būtų užtikrinama galimybė naudotis kitokiomis rizikos nustatymo metodikomis, kurios labiau atitiktų konkrečias jų aplinkybes.

Jei atsirastų didesnis vienos ar kelių Komisijos ypatingos svarbos sistemų sutrikimas, tai galėtų padaryti didelį poveikį reputacijai. Tai reiškia, kad Komunikacijos generalinio direktorato veiklos tęstinumo reikalavimai yra labai griežti. Komunikacijos generalinis direktoratas yra įdiegęs daug kontrolės priemonių, kuriomis siekiama mažinti riziką, tačiau Vidaus audito tarnyba nustatė, kad veiklos tęstinumo valdymo pagrindas, t. y. jo poveikio veiklai analizės procesas, turi tam tikrą trūkumą.

Siekiant užtikrinti nuoseklius ir veiksmingus veiksmus įvairiose politikos srityse, labai svarbu tinkamai koordinuoti veiklą ir bendradarbiauti su suinteresuotaisiais subjektais.

Išorės veiksmų srityje, organizuojant ES delegacijų veiklą, taip pat rengiant išorės priemonių programas ir jas įgyvendinant, koordinuojami Komisijos (Tarptautinio bendradarbiavimo ir vystymosi generalinio direktorato, Kaimynystės politikos ir plėtros derybų generalinio direktorato ir Užsienio politikos priemonių tarnybos) ir Europos išorės veiksmų tarnybos veiksmai. Ši veiksmų koordinavimo veikla vykdoma tiek centrinėje būstinėje, tiek ES delegacijų lygmeniu. Nustatyta, kad ši veiksmų koordinavimo veikla iš esmės yra veiksminga ir efektyvi, tačiau taip pat rasta trūkumų, susijusių su veiklos koordinavimu šalies lygmeniu. Vidaus audito tarnyba visų pirma rekomendavo Tarptautinio bendradarbiavimo ir vystymosi generaliniam direktoratui ir Kaimynystės politikos ir plėtros derybų generaliniam direktoratui toliau plėtoti veiklos priemonę (pagalbos įgyvendinimo rodiklių suvestinę), kad būtų sukurtas bendras ES lėšomis finansuojamų projektų rinkinys.

Siekdamas patobulinti statistikos metodiką ir keitimąsi duomenimis, Eurostatas glaudžiai bendradarbiauja su kitomis ES įstaigomis ir tarptautinėmis organizacijomis. Šis bendradarbiavimas su išorės suinteresuotaisiais subjektais daro didelį poveikį Europos statistikos programos įgyvendinimui. Eurostatas su keliais išorės suinteresuotaisiais subjektais yra sudaręs veiksmingus bendradarbiavimo susitarimus, tačiau generalinio direktorato lygmeniu įdiegtoms valdymo ir kontrolės sistemoms trūksta aiškios bendros veiklos krypties. Be to, taip pat reikia tobulinti veiklos koordinavimo ir keitimosi atitinkama informacija generalinio direktorato lygmeniu procesus.

Atliekant įvairias audito užduotis buvo tikrinama keletas geresnio reglamentavimo iniciatyvos aspektų. Keletas iš šių užduočių buvo vertinimo proceso auditas Žemės ūkio ir kaimo plėtros generaliniame direktorate, Užimtumo, socialinių reikalų ir įtraukties generaliniame direktorate ir Regioninės ir miestų politikos generaliniame direktorate, teisėkūros iniciatyvų rengimo auditas Mokesčių ir muitų sąjungos generaliniame direktorate ir ES sveikatos teisės aktų stebėsenos ir vykdymo užtikrinimo auditas Sveikatos ir maisto saugos generaliniame direktorate. Šiose srityse nenustatyta jokių didelių su veikla susijusių problemų.

4.1.2.Veiklos rezultatai naudojant biudžeto veiklos ir administracinius asignavimus

4.1.2.1. Tiesioginis valdymas

Tiesiogiai valdomų lėšų srityje buvo atliktos kelios audito užduotys, kurių metu buvo vertinamas dotacijų valdymas vykdomosiose įstaigose (Švietimo, garso ir vaizdo bei kultūros vykdomojoje įstaigoje, Mažųjų ir vidutinių įmonių reikalų vykdomojoje įstaigoje, Europos mokslinių tyrimų tarybos vykdomojoje įstaigoje, Inovacijų ir tinklų programų vykdomojoje įstaigoje, Mokslinių tyrimų vykdomojoje įstaigoje). Išskyrus Švietimo, garso ir vaizdo bei kultūros vykdomąją įstaigą, nenustatyta jokių didelių su veikla susijusių trūkumų. Pastarojoje įstaigoje nenustatyta didelių problemų, susijusių su į imtį įtrauktų tikrintų projektų valdymo ir mokėjimų tvarkymo aspektais, tačiau aptikta didelių trūkumų, turinčių įtakos bendros vidaus kontrolės sistemos veiksmingumui. Nuo tada, kai buvo atliktas šis auditas, ši vykdomoji įstaiga imasi veiksmų šiems trūkumams šalinti. Vidaus audito tarnyba pažymėjo, kad pagrindinė rizika buvo iš dalies sumažinta, ir šios esminės rekomendacijos įvertinimą pakeitė į įvertinimą „labai svarbi“.

Siekiant kuo labiau padidinti programos „Horizontas 2020“ poveikį, rezultatų sklaidos ir naudojimosi jais veikla yra labai svarbi. Vykdant šią veiklą užtikrinamas veiksmingas naudojimasis ES lėšomis finansuojamos mokslinių tyrimų veiklos rezultatais ir jų sklaida. Komisijos užduotis – padėti programos „Horizontas 2020“ paramos gavėjams įgyvendinant konkrečias iniciatyvas ir taikant specialias priemones, taip pat užtikrinti, kad paramos gavėjai vykdytų sutartinius įsipareigojimus. Bendrasis paramos centras yra sukūręs tinkamą rezultatų sklaidos ir naudojimosi jais procesą, grindžiamą informacinių technologijų procedūra. Jis apima privalomus patikrinimus, kuriuos turi atlikti projektų vadovai vertindami, kaip įgyvendinamas rezultatų sklaidos ir naudojimosi jais planas, dėl kurio susitarta dotacijos susitarime. Vis dėlto esama praktinio dabartinio proceso taikymo trūkumų. Todėl Vidaus audito tarnyba pateikė rekomendacijų, kuriomis siekiama užtikrinti, kad: i) būtų tinkamai stebima, ar vykdomi su rezultatų sklaida ir naudojimusi jais susiję sutartiniai įsipareigojimai ir laikomasi ataskaitų teikimo reikalavimų, ir ii) įgyvendinus projektus, būtų imamasi tinkamų tolesnių veiksmų, susijusių su rezultatų sklaidos ir naudojimosi jais veikla.

Tiesioginio valdymo srityje Kaimynystės politikos ir plėtros derybų generalinis direktoratas valdo dotacijų skyrimo ir viešųjų pirkimų pagal Europos kaimynystės ir partnerystės priemonę procedūras. Priežiūros vizitai į ES delegacijas yra svarbi priemonė, kuria perįgaliotajam leidimus suteikiančiam pareigūnui suteikiamas pagrįstas patikinimas, kad ES delegacijose Europos kaimynystės ir partnerystės priemonei įgyvendinti įdiegtos valdymo ir kontrolės sistemos yra veiksmingos ir efektyvios. Vidaus audito tarnyba nustatė vieną su priežiūros vizitais susijusią problemą. Vidaus audito tarnyba pateikė rekomendaciją Kaimynystės politikos ir plėtros derybų generaliniam direktoratui peržiūrėti savo procedūras, kad būtų galima padidinti priežiūros vizitų veiksmingumą, visų pirma: i) pradedant vykdyti rizikos analize grindžiamą priežiūros vizitų planavimą; ii) peržiūrint vizitų dažnumą; iii) apsilankymų vietoje trukmę pritaikant prie nurodymų dėl baigiamojo vizitų etapo reikalavimų; iv) nustatant geriausios patirties sklaidos kitoms ES delegacijoms tvarką.

Užsienio politikos priemonių tarnyboje atlikus partnerystės priemonės auditą nustatyta, kad esama trūkumų, susijusių su centrinės būstinės rengiamais ir vykdomais priežiūros vizitais. Be to, Vidaus audito tarnyba pateikė rekomendaciją Užsienio politikos priemonių tarnybai gerinti kontrolės aplinką ES delegacijoje Jungtinėse Amerikos Valstijose, nes nustatyta, kad šioje ES delegacijoje, paskirstant atsakomybę už partnerystės priemonės valdymą, esama trūkumų. Šie trūkumai gali turėti įtakos operacijų veiksmingumui ir efektyvumui, taip pat trukdyti laiku nustatyti nesąžiningą veiklą.

Individualių išmokų administravimo ir mokėjimo biuras yra atsakingas už bendrosios sveikatos draudimo sistemos, draudimo nuo nelaimingų atsitikimų ir profesinių ligų valdymą. Atlikus Individualių išmokų administravimo ir mokėjimo biuro kontrolės strategijos auditą padaryta išvada, kad, išskyrus du trūkumus, Biuras yra tinkamai nustatęs ir vykdo efektyvią ir veiksmingą bendrosios sveikatos draudimo sistemos ir draudimo nuo nelaimingų atsitikimų vidaus kontrolę. Todėl, atlikus šį auditą, pateikta rekomendacijų dėl: i) bendrosios sveikatos draudimo sistemos kontrolės strategijos peržiūros ir dokumentų ir ii) ex ante ir ex post kontrolės veiksmingumo ir efektyvumo.

4.1.2.2. Netiesioginis valdymas

Netiesiogiai valdomų lėšų srityje atliktos kelios audito užduotys, kurių metu daugiausia dėmesio skirta generalinių direktoratų ir tarnybų taikomai priežiūros tvarkai. Atlikus šias dvi audito užduotis( 17 ), nenustatyta jokių didelių trūkumų.

Vis dėlto, atlikus kitas dvi audito užduotis konkrečiose srityse, nustatyta finansinių priemonių( 18 ) valdymo trūkumų. Kadangi pagrindinė kai kurių nustatytų problemų priežastis aptikta centriniu lygmeniu, Biudžeto generaliniam direktoratui ir Ekonomikos ir finansų reikalų generaliniam direktoratui taip pat buvo išsiųstas rekomendacijų raštas, kuriame pateikta pasiūlymų dėl patobulinimų.

·Klimato politikos generaliniame direktorate ir Aplinkos generaliniame direktorate atlikusi programos LIFE finansinių priemonių auditą Vidaus audito tarnyba padarė išvadą, kad abu generaliniai direktoratai apskritai yra įdiegę tinkamus priežiūros procesus finansinių priemonių įgyvendinimui stebėti, tačiau tebėra trūkumų, susijusių su ES indėlio matomumu ir populiarinimu. Kad pašalintų šiuos trūkumus, šie generaliniai direktoratai turėtų reguliariai tikrinti ir veiksmingai stebėti, ar praktiškai laikomasi įgaliojimų perdavimo susitarimuose nustatytų reikalavimų.

·2017 m. užbaigusi Tarptautinio bendradarbiavimo ir vystymosi generaliniame direktorate atliktą investicinių priemonių valdymo auditą, Vidaus audito tarnyba 2018 m. Kaimynystės politikos ir plėtros derybų generaliniame direktorate atliko panašų Kaimynystės investicinės priemonės ir Vakarų Balkanų investicijų programos auditą. Šio audito metu nustatyta, kad bendras abiejų investicinių priemonių modelis yra tinkamas, tačiau esama keleto jų įgyvendinimo trūkumų, kuriuos reikia pašalinti, kad būtų galima patobulinti stebėsenos veiklą ir finansų valdymą.

Galiausiai, atlikus patikinimo užtikrinimo proceso Tarptautinio bendradarbiavimo ir vystymosi generalinio direktorato būstinėje auditą, nustatyta metinių valdymo pareiškimų stebėsenos proceso trūkumų. Šiuos metinius valdymo pareiškimus teikia tarptautinės finansų įstaigos ir (arba) nacionalinės agentūros, įgyvendinančios projektus pagal netiesioginio valdymo principą. Vidaus audito tarnyba rekomendavo Tarptautinio bendradarbiavimo ir vystymosi generaliniam direktoratui: i) parengti konkrečias stebėsenos proceso gaires (įtraukiant tokius aspektus kaip kontrolė, tvarkaraštis ir tolesni veiksmai) ir ii) metinėje veiklos ataskaitoje pateikti informacijos apie valdymo pareiškimų padėtį ir apie jų indėlį stiprinant patikinimo užtikrinimo procesą.

4.1.2.3.Pasidalijamasis valdymas

Pasidalijamojo valdymo srityje atliktos šešios veiklos ir (arba) visapusiško audito užduotys, kurių metu buvo vertinami programų valdymo ir mokėjimo procesai. Šioje srityje nenustatyta jokių didelių su veikla susijusių trūkumų.

4.2.Vidaus audito tarnybos sąlyginės išvados

2019 m. vasario mėn. Vidaus audito tarnyba kiekvienam generaliniam direktoratui ir tarnybai pateikė sąlygines išvadas dėl vidaus kontrolės padėties. Šiomis sąlyginėmis išvadomis papildytos atitinkamų generalinių direktoratų ir tarnybų 2018 m. metinės veiklos ataskaitos. Šios išvados grindžiamos per pastaruosius trejus metus atliktu audito darbu. Į jas įtrauktos visos neįgyvendintos rekomendacijos, kurias pateikė Vidaus audito tarnyba ir ankstesnės vidaus audito struktūros (tiek, kiek šių rekomendacijų perėmė Vidaus audito tarnyba). Vidaus audito tarnybos išvada dėl vidaus kontrolės padėties apima tik audituotas valdymo ir kontrolės sistemas. Į šią išvadą neįtrauktos sistemos, kurių Vidaus audito tarnyba neauditavo per pastaruosius trejus metus.

Itin daug dėmesio skirta sąlyginėms išvadoms, dėl kurių atitinkamos tarnybos metinėje veiklos ataskaitoje pateiktos išlygos. Jos buvo skirtos Švietimo, garso ir vaizdo bei kultūros vykdomajai įstaigai dėl vienos esminės ir dviejų labai svarbių rekomendacijų, pateiktų atliekant antrojo programų „Erasmus+“ ir „Kūrybiška Europa“ dotacijų valdymo etapo auditą.

4.3.Bendra nuomonė dėl Komisijos finansų valdymo

Kaip reikalaujama užduočių chartijoje, Vidaus audito tarnyba teikia metinę bendrą nuomonę dėl Komisijos finansų valdymo. Ji grindžiama Vidaus audito tarnybos per pastaruosius trejus metus (2016–2018 m.) vykdyta Komisijos finansų valdymo srities audito veikla. Joje taip pat atsižvelgiama į informaciją iš kitų šaltinių, visų pirma į Europos Audito Rūmų ataskaitas.

Kaip ir anksčiau paskelbtos nuomonės, 2018 m. bendra nuomonė dėl išlygų, pateiktų įgaliotųjų leidimus suteikiančių pareigūnų patikinimo pareiškimuose, yra sąlyginė. Priimdama šią bendrą nuomonę, Vidaus audito tarnyba išnagrinėjo bendrą toliau išvardytų aspektų poveikį. Šie aspektai yra: i) su rizika susijusiomis sumomis laikomos ir metinėse veiklos ataskaitose nurodytos sumos; ii) taisomoji geba, kaip matyti iš anksčiau pritaikytų finansinių pataisų ir susigrąžintų sumų; iii) būsimų pataisų ir su rizika susijusių sumų užbaigiant programas įverčiai. Atsižvelgiant į finansinių pataisų ir susigrąžintų sumų mastą praeityje ir darant prielaidą, kad ateityje pataisos bus panašaus lygio, laikomasi nuomonės, kad visas ES biudžetas (nebūtinai atskiros politikos sritys) yra apsaugotas pakankamai ir ilgam (kartais kelerius metus vėliau).

Daugiau išlygų dėl bendros nuomonės Vidaus audito tarnyba nepateikė. Ji pabrėžė toliau išdėstytą klausimą.

Politiką ir programas įgyvendinančių trečiųjų šalių priežiūros strategijos

Nors Komisija tebėra visiškai atsakinga už tai, kad būtų užtikrinamas išlaidų teisėtumas ir tvarkingumas ir patikimas finansų valdymas (taip pat už politikos tikslų įgyvendinimą), įgyvendindama savo programas ji vis svarbesnį vaidmenį paveda trečiosioms šalims. Tai daugiausia daroma pavedant veiklos biudžeto vykdymą arba tam tikras užduotis ES nepriklausančioms šalims, tarptautinėms organizacijoms arba tarptautinėms finansų įstaigoms, nacionalinėms institucijoms ir agentūroms, bendrosioms įmonėms, ne ES įstaigoms ir ES decentralizuotoms agentūroms. Be to, pagal dabartinę (2014–2020 m.) daugiametę finansinę programą tam tikrose politikos srityse dažniau naudojamasi finansinėmis priemonėmis. Kaip pabrėžė ir Europos Audito Rūmai, dėl tokių priemonių ir alternatyvių finansavimo mechanizmų naudojimo Komisijai kyla konkrečių sunkumų ir pavojų.

Kad įvykdytų bendrus įsipareigojimus, Komisijos padaliniai turi prižiūrėti, kaip įgyvendinamos programos ir politika, ir prireikus teikti rekomendacijas ir pagalbą. Todėl jie turi apibrėžti ir vykdyti tinkamą, veiksmingą ir efektyvią priežiūros, stebėsenos ir ataskaitų teikimo veiklą ir taip užtikrinti, kad įgaliotieji subjektai ir kiti partneriai veiksmingai įgyvendintų programas, tinkamai apsaugotų ES finansinius interesus, taip pat prireikus laikytųsi įgaliojimų perdavimo susitarimų ir kad būtų kuo greičiau sprendžiamos bet kokios galimos nustatytos problemos.

Atlikusi keletą audito užduočių, Vidaus audito tarnyba pateikė rekomendacijas atitinkamų Komisijos padalinių kontrolės strategijose ir priežiūros nuostatose aiškiau išdėstyti prioritetus ir įvardyti būtinybę gauti patikinimą dėl patikimo finansų valdymo tose ES ir ne ES įstaigose. Pastaraisiais metais, siekiant mažinti riziką, nustatytą atlikus audito darbą, imamasi veiksmų tiek centrinių tarnybų, tiek atitinkamų Komisijos padalinių lygmeniu, tačiau kai kuriose srityse vis dar reikia patobulinimų.

Be to, Vidaus audito tarnyba pažymi, kad, nedarant poveikio vykstančių derybų dėl naujosios (2021–2027 m.) daugiametės finansinės programos rezultatams, decentralizuotos agentūros ir kitos vykdomosios įstaigos ir toliau bus atsakingos už tam tikrose srityse vykdomą veiklą. Atsižvelgdami į tai, Komisijos padaliniai turėtų toliau stengtis nustatyti ir įvertinti riziką, susijusią su užduočių pavedimu trečiosioms šalims, taip pat toliau vykdyti veiksmingą ir efektyvią priežiūrą, toliau plėtodami atitinkamas kontrolės strategijas.

Ateityje Vidaus audito tarnyba, atnaujindama strateginį rizikos vertinimo ir audito planą, stebės pokyčius, susijusius su naująja daugiamete finansine programa, kad būtų galima laiku įvertinti didelę susijusią riziką, ir prireikus atliks Komisijos padalinių pasirengimo įgyvendinti naująsias programas, kai jos bus patvirtintos, vertinimą.

5.Konsultacijos su Komisijos finansinių pažeidimų komisija 

2018 m. pagal Finansinio reglamento 143 straipsnį sudaryta finansinių pažeidimų komisija, teikdama Finansinio reglamento 93 straipsnyje nurodytą nuomonę, nenustatė jokių sisteminių problemų( 19 ).

6.Galimų interesų konfliktų rizikos mažinimo priemonės (tarptautiniai standartai). Europos ombudsmeno tyrimas

2017 m. kovo 1 d. pareigas pradėjo eiti dabartinis Vidaus audito tarnybos generalinis direktorius ir Komisijos vidaus auditorius Manfredas Kraffas. Anksčiau M. Kraffas ėjo Komisijos Biudžeto generalinio direktorato generalinio direktoriaus pavaduotojo ir Komisijos apskaitos pareigūno pareigas.

Vadovaudamasis tarptautiniais audito standartais( 20 ), 2017 m. kovo 7 d., po paskyrimo eiti generalinio direktoriaus ir vidaus auditoriaus pareigas, M. Kraffas pateikė nurodymus dėl tvarkos, kuri turi būti taikoma siekiant sumažinti bet kokių galimų arba numanomų interesų konfliktų, susijusių su Vidaus audito tarnybos atliekamu auditu ir ankstesnėmis jo pareigomis, riziką ir (arba) užkirsti kelią tokiems interesų konfliktams. 2018 m. kovo 1 d. ir 2019 m. kovo 1 d. M. Kraffas pateikė visiems Vidaus audito tarnybos darbuotojams skirtus nurodymus, kuriais remiantis šios tvarkos taikymas buvo pratęstas atitinkamai 2018 m. (laikotarpiui nuo 2018 m. kovo 1 d. iki 2019 m. kovo 1 d.) ir 2019 m. Pagal šią tvarką, kurios galiojimas dabar pratęstas iki 2020 m. kovo 1 d., M. Kraffas nedalyvaus prižiūrint auditą, kurio metu tikrinamos operacijos, už kurias jis buvo atsakingas prieš pradėdamas dirbti Vidaus audito tarnyboje. Galiausiai su tokiais atvejais susijusio audito priežiūros užduotys buvo priskirtos buvusio Vidaus audito tarnybos generalinio direktoriaus, laikinai ėjusio šias pareigas nuo 2016 m. rugsėjo mėn. iki 2017 m. vasario mėn., Jeffo Masono, kuris dabar eina Vidaus audito tarnybos B direktorato „Komisijos ir vykdomųjų įstaigų auditas I“ direktoriaus pareigas, atsakomybės sričiai. Pagal šią tvarką taip pat numatoma, kad Audito pažangos komitetas bus informuojamas apie šiuos nurodymus ir jų įgyvendinimą, o J. Masonas kreipsis į Audito pažangos komitetą dėl bet kokio atvejo, kuris galėtų būti aiškinamas kaip turintis neigiamos įtakos M. Kraffo nepriklausomumui ar objektyvumui, vertinimo. Tokiais atvejais M. Kraffas nedalyvautų jokioje veikloje, susijusioje su atitinkamo audito priežiūra.

Nustatyta tvarka buvo aptarta 2018 m. kovo mėn. vykusiame Audito pažangos komiteto posėdyje. Komitetas laikėsi nuomonės, kad Vidaus audito tarnybos nustatytomis priemonėmis, vadovaujantis tarptautiniais standartais ir geriausios patirties pavyzdžiais, tinkamai mažinama interesų konfliktų rizika. Komitetas taip pat palankiai įvertino tai, kad, atliekant atitinkamas audito užduotis, praktiškai laikomasi organizacijos nepriklausomumo užtikrinimo tvarkos. Faktinis šios tvarkos įgyvendinimas 2018 m. taip pat buvo įvertintas 2019 m. sausio 30 d. vykusiame Audito pažangos komiteto parengiamosios grupės posėdyje. Audito pažangos komitetas palankiai įvertino tai, kad, atliekant daugumą audito užduočių, ši tvarka taikoma praktiškai, ir laikėsi nuomonės, kad tai yra vidaus auditoriaus profesijos geriausia praktika.

2017 m. gruodžio 4 d. Europos ombudsmenas išsiuntė raštą Europos Komisijai, kuriuo ją informavo, kad, gavus visuomenės atstovo skundą, bus pradėtas tyrimas, siekiant įvertinti priemonių, kurių ėmėsi Komisija, siekdama užkirsti kelią bet kokiam galimam ar numanomam interesų konfliktui, susijusiam su naujojo Vidaus audito tarnybos generalinio direktoriaus paskyrimu, tinkamumą. Vidaus audito tarnyba ir Komisijos centrinės tarnybos atsakė į įvairius ombudsmeno iškeltus klausimus, taip pat pateikė visus atitinkamus patvirtinamuosius dokumentus ir prašomą informaciją. Vidaus audito tarnyba pažymi, kad 2018 m. gruodžio 17 d. ombudsmenas Komisijai išsiųstame rašte nurodė, kad priemones, kurių ėmėsi Komisija, siekdama užkirsti kelią bet kokiam faktiniam ar galimam interesų konfliktui, įvertino kaip „iš esmės įtikinamas“. Vis dėlto šiame rašte ombudsmenas taip pat paprašė pateikti daugiau informacijos apie vieną konkretų klausimą, susijusį su atskaitomybės ryšiais atliekant 2017 m. vertinimus. 2019 m. balandžio mėn. Komisija išsiuntė ombudsmenui atitinkamą informaciją.

2018 m. rugsėjo 27 d. ir 2019 m. sausio 7 d. per klausymus, surengtus atliekant 2017 ataskaitinių metų biudžeto įvykdymo patvirtinimo procedūrą, M. Kraffas nustatytą tvarką pristatė Europos Parlamento Biudžeto kontrolės komitetui (CONT). Ši tvarka buvo viešai paskelbta Vidaus audito tarnybos 2017 ir 2018 m. metinėse veiklos ataskaitose (paskelbtose 2018 ir 2019 m. kovo mėn.), taip pat Komisijos vidaus audito metinėje ataskaitoje (buvusioje pagal Finansinio reglamento 99 straipsnio 5 dalį teikiamoje ataskaitoje, paskelbtoje 2018 m. rugsėjo mėn.).

7.Tolesnė stebėsena ir tolesni veiksmai, susiję su audito rekomendacijomis

Įgyvendinant veiksmų planus, parengtus atsižvelgiant į Vidaus audito tarnybos šiais ir ankstesniais metais atlikto audito išvadas, padedama nuolat tobulinti Komisijos vidaus kontrolės sistemą. Prie šios ataskaitos pridedamame Komisijos tarnybų darbiniame dokumente apibendrinamos tolesnės priemonės, kurias šiuo metu įgyvendina Komisijos padaliniai. Vidaus audito tarnyba atliks pažangos įgyvendinant veiksmų planus stebėjimo auditą. Audito pažangos komitetas apsvarstys šio audito išvadas ir pateiks atitinkamą informaciją Komisijos narių kolegijai.

(1)      Į šią ataskaitą įtrauktos laikotarpiu nuo 2018 m. vasario 1 d. iki 2019 m. sausio 31 d. užbaigtos audito ataskaitos.

(2)      Į šią ataskaitą neįtrauktos Europos decentralizuotos agentūros, Europos išorės veiksmų tarnyba arba kitos Vidaus audito tarnybos audituotos įstaigos, dėl kurių rengiamos atskiros metinės ataskaitos.

(3)      OL L 193, 2018 7 30, p. 1.

(4)      2017 m. birželio 30 d. Komunikatas Komisijai „Europos Komisijos Vidaus audito tarnybos užduočių chartija“, nuorodos Nr. C(2017) 4435 final.

(5)      Taip pat žr. Vidaus audito tarnybos 2018 m. metinę veiklos ataskaitą.

(6)      Pridedamame Komisijos tarnybų darbiniame dokumente pateikiama visų įvykdytų audito ir pažangos stebėjimo audito užduočių apžvalga.

(7)      Ataskaitų ir užduočių skaičiaus skirtumas atsiranda todėl, kad, atlikus vieną audito užduotį, gali būti pateikiamos kelios ataskaitos (pvz., atsižvelgiant į atlikto audito darbo rezultatus, be galutinės audito ataskaitos, audituojamiems subjektams arba kitiems padaliniams gali būti išsiunčiamas rekomendacijų raštas).

(8)      Šioje diagramoje pateikiamas rekomendacijų įgyvendinimo lygis paskutinę galutinio termino dieną. Duomenys gali skirtis nuo pirminėje ataskaitoje nurodyto lygio, jeigu Vidaus audito tarnyba laikosi nuomonės, kad veiksmų, kurių vėliau ėmėsi audituojamas subjektas, pakanka nustatytai rizikai iš dalies sumažinti, todėl galima sušvelninti rekomendacijos reikalavimus.

(9)      Be to, dar neįgyvendinta viena svarbi iki 2013 m. pateikta rekomendacija (skirta Individualių išmokų administravimo ir mokėjimo biurui (PMO), pateikta atlikus naujos mokėjimo taikomosios programos auditą).

(10)      Per tą laiką Vidaus audito tarnyba pažymėjo, kad pagrindinė rizika buvo iš dalies sumažinta, ir šios rekomendacijos įvertinimą pakeitė į įvertinimą „labai svarbi“.

(11)      Iš viso Vidaus audito tarnyba atliko 42 veiklos ir visapusiško audito užduotis. Daugiau informacijos pateikiama Komisijos tarnybų darbiniame dokumente.

(12)      SMART – tai termino „konkretus, išmatuojamas, pasiekiamas, aktualus, per nustatytą laiką įvykdytinas“ santrumpa anglų kalba.

(13)      Komisijos komunikatas SEC(2016) 170 final.

(14)      Synergies and Efficiencies Initiative: stock-taking and way forward, C(2019)2329 final, 2019 m. kovo 26 d.

(15)      Programa OPSYS2 siekiama iki 2020 m. 90 proc. senųjų išorės pagalbą teikiančių generalinių direktoratų informacinių technologijų sistemų pakeisti daugkartinio naudojimo bendromis informacinių technologijų dalimis ir paslaugomis, taip pat didinti organizacijos suderinamumą su E. dotacijų ir (arba) E. viešųjų pirkimų programa, kad Komisijos informacinių ir ryšių technologijų srityje būtų galima didinti sąveiką ir efektyvumą.

(16)      TRACES sistema – tai ES internetinė sertifikatų ir dokumentų valdymo priemonė. Ja naudojantis: i) Sveikatos ir maisto saugos generaliniame direktorate tvarkomi gyvūnų, gyvūnų sveikatos, gyvūninių produktų ir augalų sertifikatai ir dokumentai, ii) Aplinkos generaliniame direktorate – kirtimo licencijos, iii) Žemės ūkio ir kaimo plėtros generaliniame direktorate – ekologiniai sertifikatai, iv) Jūrų reikalų ir žuvininkystės generaliniame direktorate – žvejybos laimikio sertifikavimo sistemos.

(17)      Vidaus rinkos, pramonės, verslumo ir MVĮ generaliniame direktorate atliktas sistemos GALILEO projektų valdymo ir mokėjimų priežiūros auditas; Vidaus rinkos, pramonės, verslumo ir MVĮ generaliniame direktorate atliktas antrojo programos „Copernicus“ įgyvendinimo etapo priežiūros auditas.

(18)      Finansinė priemonė – tai iš biudžeto teikiama Sąjungos finansinė paramos priemonė, kuria siekiama vieno ar daugiau konkrečių Sąjungos politikos tikslų, kuri gali būti investicijos į nuosavą kapitalą ar į kvazinuosavą kapitalą, paskolos ar garantijos arba kitos rizikos pasidalijimo priemonės, ir kuri, kai tinkama, gali būti derinama su kitų formų finansine parama arba su lėšomis, naudojamomis taikant pasidalijamąjį valdymą, arba su Europos plėtros fondo (EPF) lėšomis.

(19)      Reikėtų pažymėti, kad, pradėjus taikyti naująjį Finansinį reglamentą, visų institucijų finansinių pažeidimų komisijos funkcijos perduotos Finansinio reglamento 143 straipsnyje nurodytai Ankstyvojo nustatymo ir draudimo dalyvauti procedūroje sistemos komisijai.

(20)      Tarptautiniuose audito standartuose, kurie aiškiai nurodomi Finansinio reglamento 98 straipsnyje („Vidaus auditoriaus skyrimas“), teigiama: „Jei iš tikrųjų sumažėja nepriklausomumas ar objektyvumas arba taip gali atsitikti, atitinkamoms šalims turi būti pateikiama informacija apie sumažėjusį nepriklausomumą ar objektyvumą. Atskleidžiamos informacijos pobūdis priklausys nuo sumažėjusio nepriklausomumo ar objektyvumo lygio“ (Vidaus auditorių instituto (VAI) tarptautinių profesinių standartų sistemos (TPSS) standartas Nr. 1130). Be to, šiuose standartuose teigiama, kad „vidaus auditoriai neturi vertinti konkrečių operacijų, už kurias anksčiau buvo atsakingi. Laikoma, kad objektyvumas mažėja, jeigu vidaus auditorius teikia patikinimą dėl veiklos, už kurią jis buvo atsakingas praėjusiais metais“ (Vidaus auditorių instituto (VAI) TPSS standarto Nr. 1130 A1 punktas).