1 PRIEDAS

Jungtinės tarybos darbo tvarkos taisyklės

1 straipsnis

Bendrosios nuostatos

1.   Pagal Europos Sąjungos bei jos valstybių narių ir Kubos Respublikos politinio dialogo ir bendradarbiavimo susitarimo (toliau – Susitarimas) 81 straipsnio 1 dalį įsteigta Jungtinė taryba vykdo savo pareigas, kaip nurodyta Susitarimo 81 straipsnio 2 dalyje.

2.   Pagal Susitarimo 81 straipsnio 3 dalį Jungtinę tarybą sudaro Šalių atstovai. Ji posėdžiauja ministrų lygmeniu.

3.   Kaip nurodyta Susitarimo 81 straipsnio 6 dalyje, siekiant Susitarimo tikslų Jungtinė taryba įgaliojama priimti Šalims privalomus sprendimus. Jungtinė taryba imasi tinkamų priemonių, kad įgyvendintų savo sprendimus, ir prireikus Susitarimu įsteigtiems specialiesiems organams suteikia įgaliojimus veikti jos vardu. Jungtinė taryba taip pat gali teikti rekomendacijas. Pagal šių darbo tvarkos taisyklių 11 straipsnį ji priima savo sprendimus ir rekomendacijas Šalių sutarimu po to, kai užbaigiamos atitinkamos jų vidaus procedūros. Jungtinė taryba savo įgaliojimus priimti sprendimus gali perduoti Jungtiniam komitetui.

4.   Šiose darbo tvarkos taisyklėse sąvokos „Šalys“ apibrėžtis atitinka Susitarimo 84 straipsnyje pateiktą apibrėžtį.

2 straipsnis

Pirmininkavimas

Jungtinės tarybos posėdžiams paeiliui pirmininkauja Europos Sąjungos ir Kubos Respublikos atstovas. Pirmajam Jungtinės tarybos posėdžiui pirmininkauja Europos Sąjungos atstovas.

3 straipsnis

Posėdžiai

1.   Jungtinė taryba posėdžiauja reguliariai bent kartą per dvejus metus ir Šalių sutarimu, jei tai būtina atsižvelgiant į aplinkybes. Jei Šalys nesusitaria kitaip, Jungtinės tarybos posėdžiai vyksta įprastoje Europos Sąjungos Tarybos posėdžių vietoje.

2.   Jungtinės tarybos posėdžiai rengiami Šalių sutartą dieną.

3.   Jungtinės tarybos posėdžius, likus ne mažiau kaip 30 dienų iki posėdžio dienos, kartu sušaukia Jungtinės tarybos sekretoriai, pritarus su Jungtinės tarybos pirmininkui.

4 straipsnis

Atstovavimas

1.   Jei Jungtinės tarybos nariai posėdyje dalyvauti negali, jiems gali atstovauti kiti asmenys. Jei narys nori, kad jam būtų atstovaujama, iki posėdžio, kuriame jam bus atstovaujama, jis turi pirmininkui raštu pranešti atstovo vardą ir pavardę.

2.   Jungtinės tarybos nario atstovas naudojasi visomis atstovaujamo nario teisėmis.

5 straipsnis

Delegacijos

Jungtinės tarybos narius gali lydėti pareigūnai. Prieš kiekvieną posėdį per sekretoriatą pirmininkui pranešama apie planuojamą kiekvienos Šalies delegacijos sudėtį.

6 straipsnis

Sekretoriatas

Europos Sąjungos Tarybos Generalinio sekretoriato pareigūnas ir Kubos Vyriausybės pareigūnas kartu eina Jungtinės tarybos sekretorių pareigas.

7 straipsnis

Korespondencija

1.   Jungtinei tarybai skirta korespondencija adresuojama vienos iš Šalių sekretoriui, kuris apie tai informuoja kitą sekretorių.

2.   Abu sekretoriai užtikrina, kad korespondencija būtų persiųsta pirmininkui ir prireikus išplatinta Jungtinės tarybos nariams.

3.   Pagal 2 dalį išplatinta korespondencija prireikus siunčiama Europos Komisijos Generaliniam sekretoriatui, Europos išorės veiksmų tarnybai ir valstybių narių nuolatinėms atstovybėms Europos Sąjungoje, taip pat Kubos misijai Europos Sąjungoje ir Kubos Respublikos užsienio reikalų ministerijai.

4.   Jungtinės tarybos pirmininko pranešimus adresatams Jungtinės tarybos pirmininko vardu siunčia abu sekretoriai. Tokie pranešimai prireikus išplatinami Jungtinės tarybos nariams, kaip nurodyta 3 dalyje.

8 straipsnis

Konfidencialumas

1.   Jeigu Šalys nenusprendžiama kitaip, Jungtinės tarybos posėdžiai yra uždari.

2.   Kai Šalis Jungtinei tarybai pateikia informaciją, kuri nurodyta kaip konfidenciali, kita Šalis šią informaciją tvarko laikydamasi konfidencialumo principų.

9 straipsnis

Posėdžių darbotvarkės

1.   Pirmininkas parengia preliminarią kiekvieno posėdžio darbotvarkę. Sekretoriai 7 straipsnyje nurodytiems adresatams ją išplatina likus ne mažiau kaip 15 kalendorinių dienų iki posėdžio.

2.   Į preliminarią darbotvarkę įtraukiami klausimai, kuriuos įtraukti į darbotvarkę pirmininko paprašyta ne vėliau kaip likus 21 kalendorinei dienai iki posėdžio. Iki darbotvarkės išsiuntimo dienos sekretoriams perduodami su tokiais klausimais susiję patvirtinamieji dokumentai.

3.   Darbotvarkę Jungtinė taryba priima kiekvieno posėdžio pradžioje. Šalių sutarimu į darbotvarkę gali būti įtraukta ir kitų klausimų, kurie nebuvo įtraukti į preliminarią darbotvarkę.

4.   Pasikonsultavęs su Šalimis pirmininkas gali sutrumpinti 1 ir 2 dalyse nurodytus terminus, kad būtų atsižvelgta į su konkrečiu atveju susijusius reikalavimus.

5.   Šalims susitarus Jungtinė taryba į posėdžius stebėtojų teisėmis gali pakviesti nepriklausomų tam tikros srities ekspertų, kad jie pateiktų informacijos konkrečiais klausimais. Šalys kiekvienu konkrečiu atveju susitaria dėl sąlygų, kuriomis tokie ekspertai gali dalyvauti posėdžiuose, ir užtikrina, kad tie ekspertai laikytųsi konfidencialumo reikalavimų.

10 straipsnis

Protokolai

1.   Visų posėdžių protokolų projektus kartu rengia abu sekretoriai.

2.   Jei posėdyje nesusitariama kitaip, protokoluose pateikiama ši su kiekvienu darbotvarkės klausimu susijusi informacija:

a)	Jungtinei tarybai pateikti dokumentai;

b)	pareiškimai, kuriuos paprašė protokole įrašyti Jungtinės tarybos narys; taip pat

c)	klausimai, dėl kurių Šalys susitarė, kaip antai priimti sprendimai, pareiškimai, dėl kurių sutarta, išvados ir kt.

3.   Protokolo projektas pateikiamas Jungtinei tarybai patvirtinti. Jungtinė taryba patvirtina protokolo projektą kitame posėdyje. Protokolo projektas taip pat gali būti patvirtintas Jungtinės tarybos raštu iki kito posėdžio.

11 straipsnis

Sprendimai ir rekomendacijos

1.   Jungtinė taryba priima sprendimus ir teikia rekomendacijas abiejų Šalių sutarimu po to, kai užbaigiamos atitinkamos jų vidaus procedūros.

2.   Šalių sutarimu Jungtinė taryba taip pat gali priimti sprendimus ar teikti rekomendacijas taikydama rašytinę procedūrą. Šiuo tikslu Jungtinės tarybos pirmininkas remdamasis 7 straipsniu rašytinį pasiūlymo projektą išplatina savo nariams, kurie per ne trumpesnį nei 21 kalendorinės dienos terminą praneša apie visas išlygas ar pakeitimus, kuriuos jie nori padaryti. Pasikonsultavęs su Šalimis pirmininkas gali sutrumpinti pirmiau nurodytą terminą, kad būtų atsižvelgta į su konkrečiu atveju susijusius reikalavimus.

3.   Jungtinės tarybos aktai atitinkamai vadinami „sprendimu“ ar „rekomendacija“, nurodant eilės numerį, jų priėmimo metus ir apibūdinant jų dalyką. Jungtinės tarybos sprendimai ir rekomendacijos pasirašomi pirmininko ir išplatinami šių darbo tvarkos taisyklių 7 straipsnyje nurodytiems adresatams. Kiekviena Šalis gali nuspręsti, ar Jungtinės tarybos sprendimus ir rekomendacijas skelbti savo atitinkamame oficialiajame leidinyje.

4.   Visi sprendimai įsigalioja jų priėmimo dieną, nebent juose nustatyta kitaip.

12 straipsnis

Kalbos

1.   Jungtinės tarybos oficialiosios kalbos yra anglų ir ispanų kalbos.

2.   Jei nenuspręsta kitaip, Jungtinė taryba, svarstydama klausimus, remiasi tomis kalbomis parengtais dokumentais.

13 straipsnis

Išlaidos

1.   Kiekviena Šalis padengia visas dėl dalyvavimo Jungtinės tarybos posėdžiuose patirtas išlaidas – tiek išlaidas personalui, kelionėms ir pragyvenimui, tiek pašto bei telekomunikacijų išlaidas.

2.   Vertimo žodžiu posėdžiuose išlaidas, dokumentų vertimo raštu ir dauginimo išlaidas padengia Europos Sąjunga. Tuo atveju, kai Kuba prašo vertimo žodžiu ar raštu į kalbas, kurios nėra nurodytos 12 straipsnyje, arba iš tų kalbų, ji padengia susijusias išlaidas.

3.   Kitas su posėdžių organizavimu susijusias išlaidas padengia posėdžius rengianti Šalis.

14 straipsnis

Jungtinis komitetas

1.   Pagal Susitarimo 82 straipsnį Jungtinei tarybai vykdyti jos pareigas padeda Jungtinis komitetas. Jungtinį komitetą sudaro Šalių atstovai, kurie paprastai yra vyresnieji pareigūnai.

2.   Jungtinis komitetas rengia Jungtinės tarybos posėdžius ir klausimų svarstymus, prireikus įgyvendina Jungtinės tarybos sprendimus ir apskritai užtikrina santykių tęstinumą ir tinkamą Susitarimo veikimą. Jis svarsto bet kokį Jungtinės tarybos jam perduotą klausimą ar bet kurį kitą klausimą, galintį iškilti įgyvendinant Susitarimą. Jis teikia pasiūlymus arba bet kuriuos sprendimų arba rekomendacijų projektus Jungtinei tarybai patvirtinti.

3.   Vykdydamas Susitarimu suteiktus įgaliojimus Jungtinis komitetas priima sprendimus ir teikia rekomendacijas. Pagal Susitarimo 82 straipsnio 4 dalį Jungtinė taryba Jungtiniam komitetui gali suteikti įgaliojimus priimti sprendimus.

4.   Tais atvejais, kai Susitarime nurodoma prievolė arba galimybė konsultuotis arba kai Šalys abipusiu sutarimu nusprendžia konsultuotis viena su kita, tokios konsultacijos gali vykti Jungtiniame komitete, išskyrus atvejus, kai Susitarime nustatyta kitaip. Šalims susitarus, konsultacijas galima tęsti Jungtinėje taryboje.

15 straipsnis

Darbo tvarkos taisyklių keitimas

Šios darbo tvarkos taisyklės gali būti keičiamos Jungtinės tarybos sprendimu pagal 11 straipsnį.

2 PRIEDAS

Jungtinio komiteto darbo tvarkos taisyklės

1 straipsnis

Bendrosios nuostatos

1.   Pagal Europos Sąjungos bei jos valstybių narių ir Kubos Respublikos politinio dialogo ir bendradarbiavimo susitarimo (toliau – Susitarimas) 82 straipsnį įsteigtas Jungtinis komitetas padeda Jungtinei tarybai vykdyti jos pareigas ir funkcijas ir vykdo Susitarime nurodytas ir Jungtinės tarybos jam pavestas užduotis.

2.   Jungtinis komitetas rengia Jungtinės tarybos posėdžius ir klausimų svarstymus, prireikus įgyvendina Jungtinės tarybos sprendimus ir apskritai užtikrina santykių tęstinumą ir tinkamą Susitarimo veikimą. Jungtinis komitetas svarsto visus Jungtinės tarybos jam perduotus klausimus ir visus kitus klausimus, kurie gali iškilti praktiškai įgyvendinant Susitarimą. Jis teikia pasiūlymus arba sprendimų ar rekomendacijų projektus Jungtinei tarybai, kad ji juos priimtų.

3.   Pagal Susitarimo 82 straipsnio 1 dalį Jungtinį komitetą sudaro Šalių atstovai, kurie yra vyresnieji valstybės tarnautojai, kompetentingi spręsti konkrečius klausimus.

4.   Šiose darbo tvarkos taisyklėse sąvokos „Šalys“ apibrėžtis atitinka Susitarimo 84 straipsnyje pateiktą apibrėžtį.

2 straipsnis

Pirmininkavimas

Jungtinio komiteto posėdžiams paeiliui pirmininkauja Europos Sąjungos ir Kubos Respublikos atstovas. Pirmoji pirmininkauja Kubos Respublika.

3 straipsnis

Posėdžiai

1.   Jei Šalys nesusitaria kitaip, Jungtinis komitetas posėdžiauja reguliariai ir ne rečiau nei kartą per metus. Bet kurios Šalies prašymu ir Šalių sutarimu Jungtinis komitetas gali rengti specialias sesijas.

2.   Visus posėdžius pirmininkas sušaukia Šalių sutartą dieną sutartoje vietoje. Jungtinio komiteto sekretoriatas pranešimą apie šaukiamą posėdį pateikia likus ne mažiau kaip 28 kalendorinėms dienoms iki posėdžio dienos, nebent Šalys susitaria kitaip.

3.   Jei įmanoma, Jungtinio komiteto reguliarūs posėdžiai šaukiami pakankamai iš anksto prieš reguliarius Jungtinės tarybos posėdžius.

4.   Išimties tvarka ir jei Šalys sutinka, Jungtinio komiteto posėdžiai gali būti rengiami naudojant sutartas technologines priemones, pavyzdžiui, vaizdo konferencijas.

4 straipsnis

Delegacijos

Prieš kiekvieną posėdį per sekretoriatą Šalims pranešama apie planuojamą kiekvienos posėdyje dalyvausiančios delegacijos sudėtį.

5 straipsnis

Sekretoriatas

Europos Sąjungos pareigūnas ir Kubos Vyriausybės pareigūnas, laikydamiesi savitarpio pasitikėjimo ir bendradarbiavimo principų, kartu eina Jungtinio komiteto sekretorių pareigas ir kartu atlieka sekretorių užduotis, nebent šiose darbo tvarkos taisyklėse nustatyta kitaip.

6 straipsnis

Korespondencija

1.   Jungtiniam komitetui skirta korespondencija adresuojama vienos iš Šalių sekretoriui, kuris apie tai informuoja kitą sekretorių.

2.   Sekretoriatas užtikrina, kad Jungtiniam komitetui skirta korespondencija būtų persiųsta pirmininkui ir prireikus išplatinta pagal 7 straipsnį.

3.   Pirmininko korespondenciją pirmininko vardu Šalims siunčia sekretoriatas. Tokia korespondencija prireikus išplatinama pagal 7 straipsnį.

7 straipsnis

Dokumentai

1.   Dokumentus platina sekretoriai.

2.   Šalis savo dokumentus perduoda savo sekretoriui. Sekretorius nepagrįstai nedelsdamas tuos dokumentus perduoda kitos Šalies sekretoriui.

3.   Kiekvienas sekretorius išplatina dokumentus atsakingiems savo Šalies atstovams ir kitos Šalies sekretoriui sistemingai perduoda tokios korespondencijos kopijas.

8 straipsnis

Konfidencialumas

Jeigu Šalys nenusprendė kitaip, Jungtinio komiteto posėdžiai yra uždari. Kai Šalis Jungtiniam komitetui pateikia informaciją, kuri nurodyta kaip konfidenciali, kita Šalis šią informaciją tvarko laikydamasi konfidencialumo principų.

9 straipsnis

Posėdžių darbotvarkės

1.   Remdamasis Šalių pateiktais pasiūlymais, sekretoriatas sudaro preliminarią kiekvieno posėdžio darbotvarkę ir 10 straipsnyje nurodytų praktinių išvadų projektą. Į preliminarią darbotvarkę įtraukiami klausimai, dėl kurių įtraukimo į darbotvarkę Šalies prašymą, kartu su susijusiais dokumentais, sekretoriatas gavo likus ne mažiau kaip 21 kalendorinei dienai iki posėdžio.

2.   Preliminari darbotvarkė ir susiję dokumentai išplatinami pagal 7 straipsnį, likus ne mažiau kaip 15 kalendorinių dienų iki posėdžio dienos.

3.   Jungtinis komitetas tvirtina darbotvarkę kiekvieno posėdžio pradžioje. Šalių sutarimu į darbotvarkę gali būti įtraukta ir kitų klausimų, kurie nebuvo įtraukti į preliminarią darbotvarkę.

4.   Jungtinio komiteto posėdžio pirmininkas, gali pakviesti dalyvauti posėdžiuose ad hoc pagrindu ir kitai Šaliai pritarus nepriklausomų tam tikros srities ekspertų, kad jie pateiktų informacijos konkrečiais klausimais. Šalys užtikrina, kad tie stebėtojai arba ekspertai laikytųsi konfidencialumo reikalavimų.

5.   Pasikonsultavęs su Šalimis Jungtinio komiteto posėdžio pirmininkas gali sutrumpinti 1 ir 2 dalyse nurodytus terminus, kad būtų atsižvelgta į su konkrečiu atveju susijusius reikalavimus.

10 straipsnis

Protokolai ir praktinės išvados

1.   Visų posėdžių protokolų projektus kartu rengia abu sekretoriai.

2.   Paprastai protokoluose pateikiama ši su kiekvienu darbotvarkės klausimu susijusi informacija:

a)	dalyvių sąrašas, juos lydėjusių pareigūnų sąrašas ir posėdyje dalyvavusių stebėtojų arba ekspertų sąrašas;

b)	Jungtiniam komitetui pateikti dokumentai;

c)	pareiškimai, kuriuos paprašė protokole įrašyti Jungtinis komitetas, taip pat

d)	posėdžio praktinės išvados.

3.   Protokolo projektas pateikiamas Jungtiniam komitetui patvirtinti. Jungtinis komitetas patvirtina protokolą kitame posėdyje arba raštu.

4.   Pirmininkaujančios Šalies sekretorius parengia kiekvieno posėdžio praktinių išvadų projektą, kuris kartu su darbotvarke išplatinamas Šalims paprastai likus ne mažiau kaip 15 kalendorinių dienų iki posėdžio dienos. Tas projektas atnaujinamas vykstant posėdžiui, kad kiekvieno posėdžio pabaigoje, nebent Šalys susitaria kitaip, Jungtinis komitetas priimtų praktines išvadas, kuriose nurodomi tolesni veiksmai, kurių turi imtis Šalys. Patvirtintos praktinės išvados pridedamos prie protokolo ir jų įgyvendinimas peržiūrimas kitame Jungtinio komiteto posėdyje. Tuo tikslu Jungtinis komitetas priima šabloną, pagal kurį galima stebėti, kaip laikomasi kiekvienam punktui nustatyto konkretaus termino.

11 straipsnis

Sprendimai ir rekomendacijos

1.   Konkrečiais atvejais, kai Jungtiniam komitetui įgaliojimai priimti sprendimus perduodami Susitarimu arba kai tokius įgaliojimus jam perdavė Jungtinė taryba, Jungtinis komitetas priima sprendimus. Jis taip pat teikia rekomendacijas Jungtinei tarybai. Sprendimai priimami ir rekomendacijos teikiamos Šalių abipusiu sutarimu, užbaigus atitinkamas vidaus procedūras. Visus sprendimus ir rekomendacijas pasirašo pirmininkas.

2.   Šalių sutarimu Jungtinis komitetas gali priimti sprendimus ir teikti rekomendacijas taikydamas rašytinę procedūrą. Rašytinė procedūra – abiejų sekretorių, kurie veikia Šalims pritarus, pasikeitimas raštais. Tokiu atveju pasiūlymo tekstas išplatinamas pagal 7 straipsnį ir nustatomas ne trumpesnis nei 21 kalendorinės dienos terminas, per kurį turi būti pateiktos visos pastabos ar prieštaravimai. Pasikonsultavęs su Šalimis, Jungtinio komiteto pirmininkas gali sutrumpinti šį terminą, kad būtų atsižvelgta į ypatingas aplinkybes. Susitarus dėl teksto, sprendimą ar rekomendaciją pasirašo pirmininkas.

3.   Jungtinio komiteto aktai atitinkamai vadinami „sprendimu“ ar „rekomendacija“, nurodant eilės numerį, jų priėmimo metus ir apibūdinant jų dalyką. Visi sprendimai įsigalioja jų priėmimo dieną, nebent juose nustatyta kitaip.

4.   Sprendimai ir rekomendacijos išplatinami Šalims.

5.   Kiekviena Šalis gali nuspręsti, ar Jungtinio komiteto sprendimus ir rekomendacijas skelbti savo atitinkamame oficialiajame leidinyje.

12 straipsnis

Ataskaitos

Jungtinis komitetas kiekviename reguliariame Jungtinės tarybos posėdyje teikia Jungtinei tarybai savo veiklos ir pakomitečių veiklos ataskaitas.

13 straipsnis

Kalbos

1.   Jungtinio komiteto oficialiosios kalbos yra Jungtinės tarybos oficialiosios kalbos.

2.   Jungtinio komiteto darbo kalbos yra anglų ir ispanų kalbos. Jei nenuspręsta kitaip, Jungtinis komitetas, svarstydamas klausimus, remiasi tomis kalbomis parengtais dokumentais.

14 straipsnis

Išlaidos

1.   Kiekviena Šalis padengia visas dėl dalyvavimo Jungtinio komiteto posėdžiuose patirtas išlaidas – tiek išlaidas personalui, kelionėms ir pragyvenimui, tiek pašto bei telekomunikacijų išlaidas.

2.   Posėdžių organizavimo, dokumentų dauginimo ir vertimo žodžiu posėdžiuose ir dokumentų vertimo raštu į anglų ir ispanų kalbas ar iš jų išlaidas padengia posėdį rengianti Šalis. Vertimo žodžiu ir raštu į kitas kalbas ar iš jų išlaidas tiesiogiai padengia tokių paslaugų prašanti Šalis.

15 straipsnis

Darbo tvarkos taisyklių keitimas

Šios darbo tvarkos taisyklės gali būti keičiamos Jungtinės tarybos sprendimu pagal Jungtinės tarybos darbo tvarkos taisyklių 11 straipsnį.

16 straipsnis

Pakomitečiai

1.   Pagal Susitarimo 83 straipsnio 1 dalį Jungtinis komitetas gali nuspręsti steigti Susitarimui įgyvendinti reikalingą pakomitetį konkrečioms sritims, kuris padėtų Jungtiniam komitetui vykdyti jo pareigas. Jungtinis komitetas gali nuspręsti panaikinti bet kurį pakomitetį, taip pat nustatyti arba pakeisti jo darbo tvarkos taisykles. Jeigu nenuspręsta kitaip, tie pakomitečiai yra pavaldūs Jungtiniam komitetui, kuriam jie pateikia ataskaitą po kiekvieno savo posėdžio.

2.   Jeigu Susitarime nenustatyta arba Jungtinė taryba nesusitarė kitaip, šios darbo tvarkos taisyklės mutatis mutandis taikomos bet kuriam Susitarimu ar pagal 1 dalį įsteigtam pakomitečiui.

3.   Pakomitečių posėdžiai gali būti rengiami prireikus, asmeniškai dalyvaujant Briuselyje arba Kuboje, arba, pavyzdžiui, surengiant vaizdo konferenciją. Pakomitečiuose stebima derinimo pažanga konkrečiose srityse, aptariami tam tikri dėl šio proceso kylantys klausimai ir uždaviniai, rengiamos rekomendacijos ir praktinės išvados.

4.   Jungtinio komiteto sekretoriatui siunčiamos visos svarbios korespondencijos, dokumentų ir pranešimų, susijusių su pakomitečio veikla, kopijos.

5.   Jei Šalys Jungtinėje taryboje nesusitarė kitaip, pakomitečiai turi įgaliojimus tik priimti Jungtiniam komitetui skirtas rekomendacijas.