Sistema europeo di informazione sui casellari giudiziali: informazioni sulle condanne pronunciate a carico di cittadini di paesi terzi (ECRIS-TCN)

PUNTI CHIAVE

La normativa si applica al trattamento delle informazioni sull’identità di cittadini di paesi terzi con precedenti condanne¹ in uno degli Stati membri, allo scopo di stabilire quale Stato membro abbia emesso la condanna. Si applica altresì a cittadini dell’Unione europea che possiedono anche la cittadinanza di un paese terzo. Le informazioni sulla condanna stessa possono essere ottenute esclusivamente dallo Stato membro che ha pronunciato la condanna.

L’architettura tecnica di ECRIS-TCN consta di:

• un sistema centrale ospitato dall’Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia (eu-LISA);
• l’archivio comune di dati di identità;
• un punto di accesso centrale nazionale in ciascuno Stato membro;
• un software di interfaccia che permette alle autorità competenti di collegarsi al sistema centrale;
• un’infrastruttura di comunicazione tra il sistema centrale e i punti di accesso centrali nazionali.

Un atto di esecuzione, la decisione di esecuzione (UE) 2022/2470 della Commissione, stabilisce le misure necessarie per lo sviluppo tecnico e l’attuazione di ECRIS-TCN. Stabilisce le specifiche per il trattamento dei dati alfanumerici e delle impronte digitali, la qualità dei dati, l’inserimento dei dati, l’accesso e la ricerca di ECRIS-TCN, la conservazione e l’accesso ai registri e la fornitura di statistiche, insieme ai requisiti di prestazione e disponibilità di ECRIS-TCN.

Le autorità centrali² nazionali devono creare un registro di dati in ECRIS-TCN quanto più rapidamente possibile per ciascun cittadino di paese terzo condannato. Ciò comprende:

• cognomi e nomi, data e luogo di nascita, cittadinanza/e, sesso, nomi precedenti, se del caso, e il codice dello Stato membro in cui è stata pronunciata la condanna;
• se disponibili, nomi dei genitori, dettagli dei documenti di identificazione della persona interessata, eventuali pseudonimi o alias;
• dati relativi alle impronte digitali rilevati conformemente al diritto nazionale e che soddisfano alcune specifiche tecniche;
• immagini del volto, qualora consentite dal diritto nazionale dello Stato membro in cui è stata pronunciata la condanna;
• un indicatore che segnali che il cittadino di paese terzo interessato è stato condannato nei 25 anni precedenti per un reato di terrorismo o nei 15 anni precedenti per qualunque altro dei reati elencati nell’allegato del regolamento (UE) 2018/1240, qualora tale reato sia punibile con una pena detentiva o una misura di sicurezza privativa della libertà personale per un periodo massimo di almeno tre anni a norma del diritto nazionale, tra cui il codice dello Stato membro di condanna.

Le autorità centrali nazionali possono impiegare ECRIS-TCN per l’individuazione dello Stato membro in possesso di informazioni sul casellario giudiziale di un cittadino di un paese terzo allo scopo di ottenere in seguito informazioni relative alle condanne precedenti di una persona fisica mediante ECRIS, quando ciò è richiesto ai fini di un procedimento penale contro la suddetta persona o per:

• permettere a una persona, su sua richiesta, di verificare il proprio casellario giudiziale;
• ottenere un nulla osta di sicurezza;
• ottenere una licenza o un permesso;
• effettuare indagini di sicurezza a fini occupazionali;
• attività di volontariato che prevedono contatti diretti e regolari con minori o persone vulnerabili;
• procedure per visti, acquisizione della cittadinanza, migrazione e asilo;
• controlli in relazione ad appalti pubblici e concorsi pubblici.

EPPO, Eurojust ed Europol:

• possono accedere in modo diretto a ECRIS-TCN per individuare gli Stati membri in possesso di informazioni sul casellario giudiziale di un cittadino di un paese terzo;
• non possono inserire, rettificare o cancellare alcun dato contenuto in ECRIS-TCN;
• possono chiedere informazioni sul casellario giudiziale allo Stato membro interessato, in caso di riscontro positivo³ verificatosi nei loro canali;
• sono responsabili della loro connessione tecnica a ECRIS-TCN;
• devono fornire al personale una formazione adeguata, in particolare sulla sicurezza e sulla protezione dei dati e sui diritti fondamentali.

I paesi terzi e le organizzazioni internazionali possono chiedere a Eurojust informazioni relative a quale Stato membro possieda il casellario giudiziale di un cittadino di paese terzo interessato, solo ai fini di un procedimento penale. In caso di riscontro positivo, se lo Stato membro in questione fornisce il proprio consenso, Eurojust ne comunica il nome al paese terzo o all’organizzazione internazionale affinché possano richiedere gli estratti del casellario giudiziale.

I dati:

• sono archiviati nel sistema centrale fintanto che sono conservati nel casellario giudiziale;
• vengono cancellati dall’autorità nazionale allo scadere del periodo di conservazione;
• possono essere modificati o cancellati dagli Stati membri che li hanno inseriti nel sistema centrale o nell’archivio comune di dati di identità;
• vengono trattati esclusivamente per individuare gli Stati membri in possesso di informazioni sul casellario giudiziale di cittadini di paesi terzi.

eu-LISA è responsabile:

• dello sviluppo di ECRIS-TCN, della sua della gestione operativa e della manutenzione dell’attuazione di riferimento ECRIS⁴;
• del controllo sull’infrastruttura di comunicazione, compresa la sua sicurezza;
• del mantenimento delle procedure per lo svolgimento dei controlli di qualità sui dati registrati in ECRIS-TCN e del monitoraggio del suo funzionamento e della manutenzione tecnica;
• della presentazione di relazioni periodiche al Parlamento europeo, al Consiglio dell’Unione europea e alla Commissione europea;
• di fornire la formazione tecnica necessaria;
• di applicare norme appropriate in materia di segreto professionale e riservatezza;
• di adottare le misure necessarie per garantire la sicurezza di ECRIS-TCN;
• di registrare tutte le operazioni di trattamento dei dati in ECRIS-TCN;
• di fornire alla Commissione le statistiche mensili relative alla registrazione, alla conservazione e allo scambio delle informazioni estratte dai casellari giudiziali tramite ECRIS-TCN e l’attuazione di riferimento ECRIS.

Gli Stati membri sono responsabili:

• di una connessione sicura tra le banche dati nazionali di casellari giudiziali e di impronte digitali e del punto di accesso centrale nazionale;
• della gestione del personale debitamente autorizzato delle autorità centrali e della loro formazione;
• del trattamento legittimo dei dati registrati in ECRIS-TCN, e in particolare, di garantire che:
  • soltanto il personale autorizzato abbia accesso ai dati;
  • i dati siano raccolti e inseriti in ECRIS-TCN lecitamente e nel pieno rispetto della dignità umana e dei diritti fondamentali del cittadino di paese terzo;
  • le informazioni siano precise e aggiornate al momento dell’inserimento in ECRIS-TCN;
• ciascuna autorità centrale adotti le misure necessarie per conformarsi alla legislazione;
• le autorità nazionali di controllo monitorino la liceità del trattamento dei dati personali.

Una persona o uno Stato membro che abbia subito danni per un comportamento incompatibile con il presente regolamento può ottenere un risarcimento:

• dallo Stato membro responsabile dei danni;
• da eu-LISA nel caso in cui l’agenzia non abbia adempiuto ai propri obblighi.

I cittadini di paesi terzi possono contattare un’autorità centrale di uno Stato membro per richiedere l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione nonché la limitazione del loro impiego.

L’uso improprio dei dati inseriti in ECRIS-TCN è oggetto di sanzioni o di misure disciplinari.

Il Garante europeo della protezione dei dati verifica le attività di trattamento dei dati personali da parte di eu-LISA e ogni tre anni produce un audit per il Parlamento, il Consiglio e la Commissione.