—

Assicurare la direzione, il coordinamento e l'animazione delle unità della Direzione.

—

Provvedere al monitoraggio dei fascicoli e gestire i diritti finanziari e sociali dei deputati nel quadro dello statuto dei deputati:

—

Provvedere alla gestione finanziaria della dotazione dei deputati destinata agli assistenti accreditati.

—

Curare tutte le consultazioni, studi e inchieste di natura limitata ai fini dell'evoluzione della normativa o impartire istruzioni in merito alla relativa interpretazione.

—

Assicurare la presidenza di gruppi di lavoro.

—

Assicurare la gestione della cellula di crisi.

—

Gestire i fascicoli e procedere ai conteggi per il regime di pensione di anzianità a norma della regolamentazione riguardante la spese e le indennità dei deputati al Parlamento europeo (FID) (pensioni FR e IT),

—

gestire i fascicoli e procedere ai conteggi per il regime di vitalizio complementare volontario e provvedere ai contatti con il fondo pensioni,

—

gestire i fascicoli e procedere ai conteggi per il regime di pensione dei deputati (anzianità, invalidità, reversibilità) a norma dello statuto dei deputati,

—

gestire i fascicoli e procedere ai conteggi per l'indennità transitoria di fine mandato (ambito FID),

—

elaborare, modificare e testare i programmi con i tecnici informatici (segnatamente portale dei deputati),

—

gestire le voci di bilancio pertinenti,

—

provvedere alla gestione dei fascicoli individuali degli ex deputati,

—

provvedere ai contatti con gli ex deputati.

—

Gestire e procedere al monitoraggio del sistema di rimborso delle spese mediche istituito dallo statuto dei deputati in stretto contatto con i servizi dell'Ufficio di gestione e di liquidazione dei diritti individuali (PMO) della Commissione europea,

—

provvedere alla gestione e all'archiviazione dei fascicoli individuali dei deputati,

—

provvedere ai contatti con i deputati, i loro assistenti e la Commissione europea,

—

gestire i reclami (articoli 6 e 72 delle misure di attuazione dello statuto dei deputati — MAS),

—

gestire i fascicoli e i conteggi dei rimborsi dei contributi per l'assicurazione malattia (articolo 3, paragrafo 4, MAS),

—

elaborare, modificare e testare i programmi con i tecnici informatici (segnatamente portale dei deputati),

—

redigere gli attestati di copertura medica dei deputati e degli aventi diritto,

—

elaborare, stampare e distribuire le tessere di copertura medica,

—

gestire i fascicoli individuali delle assicurazioni infortunio e smarrimento/furto,

—

gestire e seguire il rimborso complementare dell'assicurazione contro gli infortuni in stretta collaborazione con gli assicuratori e l'Ufficio di gestione e liquidazione dei diritti individuali (PMO) della Commissione europea,

—

gestire i contratti di assicurazione infortunio e smarrimento/furto,

—

gestire i fascicoli relativi all'assicurazione rimpatrio,

—

provvedere ai contatti con la compagnia di assicurazioni in situazioni di crisi,

—

gestire le fatture provenienti dal gabinetto medico,

—

gestire le fatture relativa alle visite annuali dei deputati,

—

gestire i fascicoli dei deputati portatori di disabilità.

—

Procedere alla liquidazione e alla gestione dell'indennità parlamentare mensile (articolo 10 dello statuto dei deputati),

—

redigere tutti gli attestati necessari, segnatamente per le dichiarazioni fiscali dei deputati,

—

procedere alla liquidazione e alla gestione dell'indennità transitoria (articolo 13 dello statuto dei deputati) nonché dell'indennità transitoria di fine mandato (FID),

—

curare la gestione e l'archiviazione dei fascicoli individuali dei deputati,

—

curare i contatti con i deputati, i loro assistenti e i parlamenti nazionali,

—

elaborare, modificare e testare i programmi con i tecnici informatici (segnatamente portale dei deputati),

—

gestire la centralizzazione dei conti bancari,

—

gestire i fascicoli e procedere ai conteggi per il regime di pensione, invalidità e reversibilità/orfani dei deputati a norma della FID,

—

procedere al monitoraggio delle voci di bilancio e preparare gli stati di previsione delle linee di bilancio dell'unità.

—

Provvedere alla conformità dei fascicoli presentati relativi agli assistenti locali,

—

informare e fornire consulenza ai deputati e ai loro assistenti,

—

curare l'archiviazione dei documenti individuali allegati alla documentazione contabile,

—

controllare le fatture e gli altri documenti giustificativi relativi ai prestatori di servizi,

—

controllare e provvedere al monitoraggio dei documenti di regolarizzazione presentati da terzi erogatori,

—

controllare e provvedere al monitoraggio dei documenti di previdenza sociale presentati da terzi erogatori,

—

gestire le richieste di creare, modificare e sciogliere un raggruppamento di deputati,

—

ottimizzare l'informazione individuale ai deputati in merito agli importi versati e alla relativa suddivisione,

—

adattare e testare le applicazioni informatiche, segnatamente il portale dei deputati,

—

coordinare l'assicurazione dei tirocinanti.

—

Gestire le richieste di nuovi contratti e di modifica e rescissione di contratti degli assistenti accreditati,

—

gestire le richieste di missioni degli assistenti accreditati,

—

gestire le richieste di creare, modificare e sciogliere un raggruppamento di deputati,

—

gestire i fascicoli specifici relativi ai congedi per maternità, ai congedi per malattia, alla formazione professionale esterna ecc.,

—

informare e fornire consulenza ai deputati e ai loro assistenti,

—

adattare e testare le applicazioni informatiche, segnatamente il portale dei deputati,

—

gestire l'archiviazione dei documenti.

—

Preparare gli anticipi delle indennità di viaggio e di soggiorno nei luoghi di lavoro (compreso il rimborso delle spese nell'esercizio del mandato),

—

informare e fornire consulenza ai deputati,

—

preparare note,

—

istruire i fascicoli di reclamo dei deputati,

—

liquidare i fascicoli di contenzioso, deduzione, pagamento, compensazione e annullamento degli adeguamenti stabiliti dal controllo,

—

provvedere alla gestione amministrativa e alla segreteria dell'unità; partecipare all'armonizzazione delle procedure e dei metodi di lavoro.

—

Gestire l'aggiornamento conforme e la regolarizzazione dei fascicoli, comprese le spese nell'esercizio di un mandato,

—

aggiornare il manuale delle procedure alla luce dell'evoluzione delle regolamentazione,

—

predisporre una base di riferimento quale «giurisprudenza» relativa all'applicazione della regolamentazione (decisioni degli organi politici, note esplicative sul funzionamento informatico e i metodi di calcolo, note dei servizi, istruzioni e compiti),

—

controllare i conteggi individuali e la documentazione giustificativa nonché procedere all'ordinazione di bilancio,

—

controllare i dati «votazioni per appello nominale»,

—

controllare i viaggi triangolari effettuati da e per conto dei gruppi politici rispetto ai pagamenti effettuati,

—

procedere all'archiviazione dei documenti individuali allegati alla documentazione contabile nonché all'archiviazione dell'ordinatore rispetto all'esecuzione del bilancio,

—

curare i contatti con le altre direzioni generali, segnatamente le direzioni generali della presidenza, della Politiche esterne, della Politiche interne e del Personale, nonché con gli organi di controllo,

—

definire le previsioni di bilancio e provvedere al monitoraggio/gestione delle voci di bilancio,

—

stilare statistiche sui deputati su richiesta degli organi politici e di bilancio,

—

analizzare i metodi di lavoro, segnatamente in relazione all'applicazione della regolamentazione al fine di creare regole di condotta comuni,

—

provvedere all'archiviazione generale del servizio,

—

controllare le schede finanziarie per le delegazioni e le riunioni delle commissioni al di fuori dei tre luoghi di lavoro,

—

controllare i dati ricavati da programmi informatici sulla base degli elenchi di presenza,

—

preparare il pagamento delle fatture emesse dall'ufficio viaggi,

—

procedere ai controlli a posteriori, gestire le domande provenienti dall'Ufficio europeo di lotta antifrode e da altre autorità,

—

dare seguito agli annullamenti degli adeguamenti,

—

gestire i fascicoli «pagamento/regolarizzazione» per il conto, in collaborazione con altre direzioni generali/istituzioni (esempio: volo charter per delegazioni),

—

gestire i fascicoli specifici di pagamento relativi alle sanzioni irrogate ai deputati o di recupero emesse dalla cassa nei confronti di ex deputati,

—

reperire e trasmettere copie della documentazione giustificativa su richiesta di altri settori dell'unità.

—

Pagamento delle indennità di viaggio e di soggiorno ai deputati, delle fatture dell'agenzia di viaggio e di ogni altra spesa su richiesta dell'ordinatore competente tramite il software di sicurezza ISABEL,

—

procedere alla contabilità degli anticipi e alla tenuta della documentazione contabile nonché alle chiusure contabili settimanali, mensili e annuali,

—

provvedere alla gestione contabile completa dei fascicoli giornalieri prima della trasmissione al settore di controllo,

—

curare i contatti diretti con la banca e la verifica giornaliera degli estratti conto relativi al conto bancario degli anticipi,

—

curare i contatti con la direzione per le Tecnologie dell'informazione ai fini del perfezionamento del programma informatico,

—

partecipare all'armonizzazione delle procedure e dei metodi di lavoro,

—

analizzare lo stato dei contenziosi «R» e «C», nonché preparare le azioni necessarie ai fini del recupero degli importi oggetto di adeguamento, anche per i deputati «uscenti».

—

Curare i contatti con l'ufficio viaggi,

—

gestire il portale dei deputati,

—

provvedere al monitoraggio e alla gestione di progetti informatici,

—

predisporre il calendario delle riunioni e delle autorizzazioni specifiche di viaggio,

—

introdurre e verificare i giorni di presenza dei deputati nell'applicazione MIME; gestire gli elenchi di presenza,

—

preparare il pagamento automatico delle indennità giornaliere,

—

controllare le fatture e gli estratti provenienti dall'agenzia di viaggio; preparare i pagamenti,

—

predisporre i fascicoli per poter effettuare la compensazione,

—

richiedere e monitorare le note di credito derivanti dalla fatturazione diretta,

—

preparare i pagamenti degli estratti dell'agenzia di viaggio; provvedere al monitoraggio della fatturazione diretta e della compensazione dei titoli di trasporto.

—

Assicurare la direzione, il coordinamento e l'animazione dei servizi della Direzione,

—

curare le relazioni con gli organi di bilancio,

—

curare le relazioni con la Corte dei conti,

—

provvedere, per il segretario generale, all'accompagnamento delle relazioni di audit interno (RAI),

—

provvedere, per il segretario generale, all'analisi delle relazioni annuali e periodiche di attività degli ordinatori delegati (RAA, RPA),

—

provvedere, per il segretario generale, al monitoraggio dei piani d'azione collegati alle RAI e alle RAA.

—

Predisporre gli elementi relativi agli stanziamenti e all'organigramma per l'elaborazione dello stato di previsione (elaborare la relazione del segretario generale sul progetto preliminare di stato di previsione),

—

predisporre il progetto di bilancio «Legal reporting» (LR),

—

elaborare le note destinate al segretario generale, all'Ufficio di presidenza e alla commissione per i bilanci (BUDG),

—

predisporre i bilanci rettificativi supplementari (BRS) degli esercizi correnti del Parlamento europeo,

—

provvedere al monitoraggio della procedura (contatti con BUDG e gabinetto del segretario generale),

—

seguire i lavori legati al Badge-Bud e all'informazione dei servizi,

—

predisporre le previsioni pluriennali delle spese del Parlamento.

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Effettuare il monitoraggio, elaborare le consegne, analizzare i resoconti dell'esecuzione degli stanziamenti,

—

verificare o elaborare le domande di storno di stanziamenti tra sottovoci,

—

redigere o controllare le schede finanziarie,

—

procedere al monitoraggio delle deleghe degli ordinatori,

—

analizzare le relazioni periodiche di attività.

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Fornire informazioni, assistenza e consulenza ai servizi ordinatori ed elaborare le note destinate agli ordinatori,

—

formare gli ordinatori e i gestori in materie legate al bilancio,

—

gestire la pagina sulla gestione di bilancio nell'intranet.

—

Istruire e seguire le risposte alle lettere del settore e le relazioni della Corte dei conti,

—

provvedere alla trasmissione delle informazioni alla Corte dei conti in conformità al regolamento finanziario (RF).

—

Provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti ed espletare le operazioni di tesoreria dell'istituzione nel rispetto del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell'Unione, delle sue regole di applicazione e della regolamentazione interna del Parlamento europeo,

—

provvedere alla gestione dei fornitori e delle corrispondenti fatture,

—

provvedere alla gestione della tesoreria dell'istituzione (incluse le casse generali),

—

gestire i conti bancari nelle diverse applicazioni e tenere aggiornata la tabella pubblica degli organismi finanziari,

—

provvedere alla gestione della tesoreria (coperture bancarie),

—

curare i contatti con le banche e rispondere ai reclami.

—

Mantenere la contabilità ufficiale dell'istituzione nel rispetto del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell'Unione, delle sue regole di applicazione e della regolamentazione interna del Parlamento europeo,

—

elaborare gli stati finanziari e gli stati di esecuzione del bilancio mensili e annuali,

—

gestire e migliorare i sistemi di contabilità dell'istituzione,

—

gestire i servizi recupero (debitori diversi, agenti uscenti, gruppi politici, altre istituzioni, IVA) e provvedere al monitoraggio del conto di collegamento con la Commissione,

—

gestire e controllare le diverse casse,

—

analizzare e monitorare tutti i conti transitori della contabilità generale,

—

fornire consulenza ai servizi ordinatori, convalidare i sistemi definiti dall'ordinatore per trasmettere le informazioni contabili,

—

curare i contatti con la Commissione e la Corte dei conti,

—

gestire gli archivi.

—

Fornire assistenza e consulenza all'ordinatore principale, segnatamente per la redazione della dichiarazione annuale dell'ordinatore delegato principale,

—

contribuire all'attuazione del piano d'azione dell'ordinatore delegato principale, adottato in seguito all'esecuzione della «relazione annuale di attività» nonché delle raccomandazioni del revisore interno,

—

fornire consulenza agli ordinatori in merito ai testi applicabili, alla loro interpretazione e alle procedure da seguire,

—

assicurare agli utenti un help-desk di qualità con tempi di risposta soddisfacenti,

—

organizzare e animare riunioni periodiche di informazione con le diverse reti di operatori finanziari (ordinatori delegati, amministratori FINORD, controllori ex ante, promotori),

—

provvedere al coordinamento FINORD,

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predisporre sostegno e consulenza per gli appalti pubblici: segreteria del Forum appalti pubblici, pubblicazione su Internet e nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea degli appalti e delle sovvenzioni aggiudicati; gestione della banca dati «Système d'alerte précoce — Early Warning System» e segreteria del gruppo di contatto «organo di controllo per l'accesso agli appalti» (ICAM),

—

provvedere alla segreteria dell'organo specializzato in materia di irregolarità finanziarie (ISIF),

—

contribuire alla definizione di norme minime di controllo interno, fornire consulenza sulla relativa attuazione e, se del caso, contribuire alla revisione delle stesse,

—

fornire aiuto agli ordinatori, su loro richiesta, nella progettazione ed esecuzione completa dei loro iter di autovalutazione dei rischi.