COMMISSIONE EUROPEA
Bruxelles, 8.6.2022
COM(2022) 255 final
ALLEGATO
della
Proposta di decisione del Consiglio
relativa alla posizione che dovrà essere assunta a nome dell'Unione europea nel sottocomitato per le indicazioni geografiche istituito dall'accordo di partenariato globale e rafforzato tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e la Repubblica d'Armenia, dall'altra, in merito all'adozione del regolamento interno del sottocomitato per le indicazioni geografiche
ALLEGATO
DECISIONE N. …
DEL SOTTOCOMITATO UE-ARMENIA PER LE INDICAZIONI GEOGRAFICHE
che adotta il proprio regolamento interno
IL SOTTOCOMITATO PER LE INDICAZIONI GEOGRAFICHE UE-ARMENIA,
visto l'accordo di partenariato globale e rafforzato tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Armenia, dall'altra ("l'accordo"), in particolare l'articolo 240,
considerando quanto segue:
(1)A norma dell'articolo 240 dell'accordo, il sottocomitato per le indicazioni geografiche deve monitorare l'attuazione dell'accordo per quanto riguarda le indicazioni geografiche e deve fungere da strumento per rafforzare la cooperazione e il dialogo in materia di indicazioni geografiche.
(2)A norma dell'articolo 240, paragrafo 2, dell'accordo, il sottocomitato per le indicazioni geografiche può adottare decisioni.
(3)A norma dell'articolo 240, paragrafo 2, dell'accordo, il sottocomitato per le indicazioni geografiche deve adottare il proprio regolamento interno,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
È adottato il regolamento interno del sottocomitato "Indicazioni geografiche" che figura nell'allegato.
Articolo 2
La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.
Fatto a Bruxelles, il
Per il sottocomitato per le indicazioni geografiche
Il presidente
ANNEX
Regolamento interno del sottocomitato per le indicazioni geografiche UE-Armenia
Articolo 1
Disposizioni generali
1.Il sottocomitato per le indicazioni geografiche ("il sottocomitato"), istituito a norma dell'articolo 240 dell'accordo di partenariato globale e rafforzato tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Armenia, dall'altra ("l'accordo"), assiste il comitato di partenariato riunito nella formazione "Commercio" di cui all'articolo 363, paragrafo 7, dell'accordo, nell'esercizio delle sue funzioni.
2.Il sottocomitato svolge le sue funzioni a norma dell'articolo 240 dell'accordo.
3.Il sottocomitato è composto da rappresentanti della Commissione europea e della Repubblica di Armenia competenti in materia di indicazioni geografiche.
4.Ciascuna parte nomina un capo delegazione che funge da persona di contatto per tutte le questioni che riguardano il sottocomitato.
5.I capi delegazione esercitano le funzioni di presidenza del sottocomitato a norma dell'articolo 2.
6.Ogni capo delegazione può delegare le funzioni di capo delegazione, in tutto o in parte, a un supplente designato; in questo caso ogni riferimento fatto qui di seguito al capo delegazione vale anche per il supplente designato. Il capo delegazione informa il segretariato del sottocomitato della nomina in questione.
7.Le parti di cui al presente regolamento interno sono definite secondo quanto previsto all'articolo 382 dell'accordo.
Articolo 2
Presidenza
Le parti si alternano ogni 12 mesi nell'esercizio della presidenza del sottocomitato. Il primo periodo decorre dalla data della prima riunione del consiglio di partenariato e termina il 31 dicembre dello stesso anno.
Articolo 3
Riunioni
1.Il sottocomitato per le indicazioni geografiche si riunisce una volta l'anno, salvo diversa decisione del presidente, o su richiesta di una delle parti, alternativamente nell'Unione europea e nella Repubblica d'Armenia, a una data, in un luogo e secondo modalità (che possono comprendere la videoconferenza) concordati dalle parti, ma comunque entro 90 giorni dalla richiesta.
2.Tutte le riunioni del sottocomitato sono convocate dal presidente. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal segretariato del sottocomitato entro 28 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione, salvo diverso accordo delle parti.
3.Quando possibile, la riunione ordinaria del sottocomitato è convocata con debito anticipo rispetto alla riunione ordinaria del comitato di partenariato nella formazione "Commercio".
Articolo 4
Delegazioni
Prima di ogni riunione le parti sono informate, dal segretariato del sottocomitato, della composizione prevista delle delegazioni di ciascuna parte che partecipano alla riunione.
Articolo 5
Segretariato
1.Un funzionario della Commissione europea e un funzionario della Repubblica di Armenia svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del sottocomitato in base alla nomina dei capi delegazione ed eseguono i compiti di segreteria di concerto, in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.
2.Il segretariato del comitato di partenariato nella formazione "Commercio" è informato di tutte le decisioni, relazioni e altre azioni concordate del sottocomitato.
Articolo 6
Corrispondenza
1.La corrispondenza indirizzata al sottocomitato è inviata al segretario di una delle due parti, che a sua volta informerà il segretario dell'altra parte.
2.Il segretariato del sottocomitato provvede affinché la corrispondenza indirizzata a tale sottocomitato sia trasmessa al presidente dello stesso e distribuita, se del caso, come documenti di cui all'articolo 7.
3.La corrispondenza proveniente dal presidente è inviata alle parti dal segretariato a nome del presidente stesso. Tale corrispondenza è distribuita, se del caso, come previsto all'articolo 7.
Articolo 7
Documenti
1.I documenti sono diffusi dai segretari del sottocomitato.
2.Una parte trasmette i propri documenti al proprio segretario. Il segretario trasmette tali documenti al segretario dell'altra parte.
3.Il segretario dell'Unione distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti dell'Unione e mette sistematicamente in copia il segretario della Repubblica di Armenia nonché i segretari del comitato di partenariato nella formazione "Commercio" nell'ambito di tale corrispondenza.
4.Il segretario della Repubblica di Armenia distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti della Repubblica di Armenia e mette sistematicamente in copia il segretario dell'Unione nonché i segretari del comitato di partenariato nella formazione "Commercio" nell'ambito di tale corrispondenza.
Articolo 8
Riservatezza
Salvo decisione contraria adottata dalle parti, le riunioni del sottocomitato non sono pubbliche. Se una parte comunica al sottocomitato informazioni designandole come riservate, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.
Articolo 9
Ordine del giorno
1.Il segretariato del sottocomitato stabilisce un ordine del giorno provvisorio, nonché un progetto di conclusioni operative per ogni riunione in base alle proposte presentate dalle parti, come previsto all'articolo 10. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il segretariato ha ricevuto da una parte una domanda di iscrizione all'ordine del giorno, corredata dei documenti giustificativi pertinenti, non più tardi di 21 giorni di calendario prima della data della riunione.
2.L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito come previsto all'articolo 7 non più tardi di 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione.
3.Fatto salvo l'articolo 8 del presente regolamento interno, gli ordini del giorno provvisori delle riunioni sono resi pubblici, se possibile 10 giorni di calendario prima dello svolgimento della riunione.
4.L'ordine del giorno viene adottato dal presidente e dall'altro capo delegazione all'inizio di ciascuna riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previa approvazione delle parti.
5.Il presidente del sottocomitato può invitare rappresentanti di altri organismi delle parti o, previo consenso dell'altra parte, esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle riunioni per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti si assicurano che tali osservatori o esperti rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.
6.Previa consultazione delle parti, il presidente del sottocomitato può abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 in funzione delle esigenze di un caso specifico.
Articolo 10
Verbale e conclusioni operative
1.Il progetto di verbale di ogni riunione è redatto congiuntamente dai segretari del sottocomitato.
2.Di norma per ciascun punto iscritto all'ordine del giorno il verbale riporta:
(a)un elenco dei partecipanti alla riunione, dei funzionari che li accompagnavano e di eventuali osservatori o esperti che hanno partecipato alla riunione;
(b)documentazione presentata al sottocomitato;
(c)dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del sottocomitato; e
(d)le conclusioni operative della riunione, se necessario, come previsto al paragrafo 4.
3.Il progetto di verbale è presentato al sottocomitato per approvazione. Esso è approvato entro i 28 giorni di calendario successivi a ciascuna riunione del sottocomitato. Ne è inviata una copia a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7. Fatto salvo l'articolo 8 del presente regolamento interno, le parti pubblicano quanto prima il verbale approvato, che comprende, di norma, l'ordine del giorno definitivo e una sintesi delle discussioni relative a ciascun punto dell'ordine del giorno.
4.Il progetto di conclusioni operative di ciascuna riunione è redatto dal segretario del sottocomitato della parte che detiene la presidenza del sottocomitato e trasmesso alle parti, unitamente all'ordine del giorno, entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione. Tale progetto è aggiornato nel corso della riunione, in modo che al termine della riunione, salvo diverso accordo delle parti, il sottocomitato adotti le conclusioni operative che riflettono le azioni di follow-up convenute dalle parti. Una volta concordate, le conclusioni operative sono accluse al verbale e la loro attuazione è esaminata nel corso di una successiva riunione del sottocomitato. A tal fine il sottocomitato adotta un modello che consenta di monitorare ciascuna azione in relazione a un termine specifico.
Articolo 11
Decisioni
1.Il sottocomitato ha il potere di adottare decisioni nei casi di cui all'articolo 240, paragrafo 3, dell'accordo. Il sottocomitato adotta le proprie decisioni all'unanimità, come previsto all'articolo 240, paragrafo 2, dell'accordo. Esse sono vincolanti per le parti, che adottano le misure opportune per attuarle.
2.Ogni decisione è autenticata dal presidente del sottocomitato.
3.Il sottocomitato può adottare decisioni o approvare relazioni mediante procedura scritta, se le parti decidono in tal senso, una volta espletate le rispettive procedure interne per l'adozione. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i due segretari, che operano di concerto con le parti. A tale scopo, il testo della proposta viene distribuito a norma dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale sono comunicate le eventuali riserve o modifiche. Il presidente può abbreviare detto termine in consultazione con le parti, per tener conto di circostanze speciali. I progetti di decisione si considerano adottati una volta che l'altra parte abbia espresso il suo accordo e sono iscritti nel verbale della riunione del sottocomitato.
4.Gli atti del sottocomitato recano, rispettivamente, il titolo di "decisione" o "relazione". Ciascuna decisione entra in vigore il giorno dell'adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.
5.Le decisioni sono trasmesse ad entrambe le parti.
6.Ciascuna delle parti può decidere se pubblicare le decisioni del sottocomitato nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.
Articolo 12
Relazioni
Il sottocomitato riferisce in merito alle proprie attività al comitato di associazione nella formazione "Commercio" a ogni riunione ordinaria di tale comitato.
Articolo 13
Lingue
1.Le lingue di lavoro del sottocomitato sono l'inglese e l'armeno. Le parti possono tuttavia decidere di tenere riunioni solo in inglese.
2.Salvo decisione contraria, il sottocomitato delibera sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.
3.Il sottocomitato adotta le decisioni relative alla modifica o all'interpretazione dell'accordo nelle lingue del testo facente fede dell'accordo. Tutte le altre decisioni del sottocomitato sono adottate nelle lingue di lavoro di cui al paragrafo 1.
Articolo 14
Spese
1.Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del sottocomitato sia per il personale e le spese di viaggio e di soggiorno sia per le spese postali e per le telecomunicazioni.
2.Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.
3.Le spese relative all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti dalle o nelle lingue inglese e armeno di cui all'articolo 13, paragrafo 1, sono a carico della parte che ospita la riunione.
Articolo 15
Modifica del regolamento interno
Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del sottocomitato a norma dell'articolo 240, paragrafo 2, dell'accordo.
