52019BP1456

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Document 52019BP1456

Risoluzione (UE) 2019/1456 del Parlamento europeo, del 26 marzo 2019, recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2017

GU L 249 del 27.9.2019, p. 183–187 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

ELI: http://data.europa.eu/eli/res/2019/1456/oj

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Official Journal

27.9.2019

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

L 249/183

RISOLUZIONE (UE) 2019/1456 DEL PARLAMENTO EUROPEO

del 26 marzo 2019

recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2017

IL PARLAMENTO EUROPEO,

—	vista la sua decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo per l'esercizio 2017,

—	visti l'articolo 94 e l'allegato IV del suo regolamento,

—	visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A8-0123/2019),

considerando che, stando allo stato delle entrate e delle spese (1) dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo («l'Ufficio»), il bilancio definitivo di quest'ultimo per l'esercizio 2017 ammontava a 86 795 482 EUR, il che rappresenta un incremento del 32,78 % rispetto al 2016; che tale incremento è legato ai nuovi compiti aggiuntivi che ampliano il mandato dell'Ufficio; che 75 376 000 EUR del bilancio dell'Ufficio provengono dal bilancio dell'Unione, mentre la parte restante è costituita da contributi dei paesi associati e da altre entrate;

considerando che la Corte dei conti («la Corte»), nella sua relazione sui conti annuali dell'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo relativi all'esercizio 2017 («la relazione della Corte»), ha dichiarato di aver ottenuto garanzie ragionevoli in merito all'affidabilità dei conti annuali dell'Ufficio e sufficienti elementi probatori riguardo alla legittimità e alla regolarità delle entrate che sono alla base dei conti; che, tuttavia, la Corte ha rilevato elementi tali da giustificare la formulazione di un giudizio negativo sulla legittimità e regolarità dei pagamenti alla base dei conti, il che significa che i pagamenti sottostanti i conti per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2017 sono inficiati da errori in misura rilevante;

Seguito dato al discarico del 2016

ricorda la sua decisione del 24 ottobre 2018 (2), con la quale ha rifiutato di concedere il discarico al direttore esecutivo dell'Ufficio per l'esercizio 2016; si compiace, a tale riguardo, delle misure correttive che sono state successivamente adottate dal consiglio di amministrazione dell'Ufficio e dal nuovo direttore esecutivo ad interim; sottolinea tuttavia che l'esecuzione del bilancio dell'Ufficio per l'esercizio 2017 è avvenuta sotto la supervisione della precedente dirigenza;

ricorda che il 20 novembre 2018 l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) ha presentato alla commissione per il controllo dei bilanci, a porte chiuse, l'esito della propria indagine;

si rammarica per le irregolarità rilevate dall'OLAF per quanto concerne la violazione delle procedure di appalto, l'appropriazione indebita di fondi dell'UE, la cattiva gestione, gli abusi di potere nelle questioni relative alle risorse umane, il mancato rispetto delle norme in materia di protezione dei dati, le molestie e i comportamenti inappropriati nei confronti del personale; invita l'Ufficio a informare l'autorità di discarico in merito al seguito dato alle misure proposte dall'OLAF;

riconosce i rischi importanti insiti nella natura delle attività dell'Ufficio e nelle sfide operative eccezionali determinate dall'afflusso migratorio del 2015, 2016 e 2017; si rammarica, tuttavia, del fatto che tali rischi non siano stati attenuati da una solida struttura di governance e da controlli efficaci;

Elementi a sostegno del giudizio negativo sulla legittimità e regolarità dei pagamenti su cui sono basati i conti per l'esercizio 2017

constata con rammarico che, stando alla relazione della Corte, sono stati messi in luce casi rilevanti e sistematici di pagamenti non conformi al regolamento finanziario dell'Ufficio e ad altre norme e disposizioni applicabili, principalmente in relazione agli appalti pubblici e alle procedure di assunzione, su cui sono basati i pagamenti; si rammarica inoltre per il fatto che la natura sistematica di tali inosservanze dimostra che il sistema di controllo interno è inadeguato; deplora con forza che l'errore combinato derivante da pagamenti non conformi ammonti ad almeno 7,7 milioni di EUR, ossia il 10,3 % del totale dei pagamenti effettuati dall'Ufficio nel 2017;

Gestione finanziaria e di bilancio

osserva che gli sforzi in materia di controllo di bilancio intrapresi durante l'esercizio 2017 hanno avuto come risultato un tasso di esecuzione del bilancio del 96,88 %, il che rappresenta una diminuzione del 2,25 % rispetto al 2016; rileva inoltre che il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento è stato del 92,03 %, il che rappresenta un aumento del 5,79 % rispetto al 2016; constata che l'Ufficio ha attuato il 29 % dei contributi dei paesi associati e il 96 % delle sovvenzioni per le spese operative; invita l'Ufficio ad attuare interamente tale importo;

constata con preoccupazione che l'Ufficio dipende fortemente dalla disponibilità di sufficienti risorse, in particolare di esperti, fornite dagli Stati membri, segnatamente la Grecia e l'Italia, come rilevato anche nella relazione speciale n. 6/2017 della Corte, intitolata «La risposta dell'UE alla crisi dei rifugiati: il “sistema basato sui punti di crisi” (hotspot approach)»;

Annullamento di riporti

osserva con rammarico che l'annullamento di riporti dal 2016 al 2017 è ammontato a 341 190 EUR, il che corrisponde all'11,68 % dell'importo totale riportato e rappresenta un aumento dello 0,82 % rispetto al 2016;

Performance

osserva che l'Ufficio svolge un ruolo attivo nella rete delle agenzie per la giustizia e gli affari interni promuovendo una più stretta collaborazione e maggiori sinergie tra le agenzie che operano in tale settore; prende altresì atto della rinnovata strategia di cooperazione del consiglio di amministrazione congiunto EASO-Frontex per il periodo 2017-2018 come pure della consolidata enfasi posta sulle squadre di sostegno per la gestione della migrazione nei punti di crisi e sulla condivisione dei dati;

10.

rileva che l'Ufficio utilizza indicatori qualitativi come indicatori chiave di performance (KPI) per dimostrare l'incidenza del sostegno da esso fornito nell'attuazione del sistema europeo comune di asilo (CEAS), come pure altri KPI per migliorare la gestione del bilancio;

Politica del personale

11.

osserva con preoccupazione che, al 31 dicembre 2017, l'organico era completo solo all'80,65 % e che erano stati nominati 125 agenti temporanei sui 155 autorizzati a titolo del bilancio dell'Unione (rispetto ai 91 posti autorizzati nel 2016); rileva che nel 2017 lavoravano inoltre per l'Ufficio 68 agenti contrattuali e 5 esperti nazionali distaccati; constata che nell'organico non è previsto personale permanente e che l'Ufficio si avvale di agenti temporanei e agenti contrattuali, ed esorta l'autorità di bilancio a prevedere la possibilità di assumere personale permanente;

12.

si rammarica per il fatto che, secondo la relazione della Corte, a partire dalla fine del 2017 la situazione delle risorse umane nell'Ufficio è peggiorata in maniera esponenziale: per quanto concerne la direzione dell'Ufficio, erano vacanti 4 posti di capounità su 10 e 18 posti di caposettore su 27; esorta l'Ufficio a pubblicare tutti i posti vacanti; rileva inoltre che, nel dipartimento amministrativo, erano vacanti 3 posti di capounità su 4 e 5 posti di caposettore su 10; esprime profonda preoccupazione per il fatto che tale situazione pone notevoli sfide per la gestione dell'Ufficio e rappresenta un rischio significativo per il prosieguo delle operazioni dell'Ufficio nella misura attuale; deplora che, nonostante i ripetuti tentativi, l'Ufficio non sia riuscito ad assumere o a trattenere sufficiente personale nel 2017; prende atto della risposta dell'Ufficio, secondo cui esso sta investendo nella soddisfazione del personale e prendendo provvedimenti per ridurne la rotazione, ad esempio mediante l'introduzione di modalità di lavoro flessibili, tra l'altro per compensare il basso coefficiente correttore applicato per Malta; invita l'Ufficio a tenere informata l'autorità di discarico in merito alle misure correttive adottate per mitigare tali rischi; esorta l'Ufficio a provvedere in via prioritaria alla copertura dei posti vacanti per le posizioni direttive di livello intermedio con personale permanente altamente qualificato, in modo che sia possibile formare gli altri nuovi membri del personale;

13.

rileva che, secondo la relazione della Corte, nel 2017 i pagamenti relativi alle spese per il personale sono ammontati a 13,5 milioni di EUR; si rammarica che la Corte abbia riscontrato gravi debolezze in quattro delle 14 procedure di assunzione sottoposte ad audit; sottolinea, ad esempio, che alcune procedure di assunzione per funzionari amministrativi non erano adatte al grado indicato nei bandi e che, per una procedura, l'Ufficio non ha documentato adeguatamente le verifiche di ammissibilità dei candidati;

14.

rileva che nel 2017 è stata registrata una maggiore presenza dell'Ufficio in Italia a causa della necessità di fornire ulteriore sostegno sotto forma di squadre mobili e di un helpdesk a Roma; prende atto dell'apertura di un ufficio operativo a Nicosia nei locali del Servizio per l'asilo come pure del collocamento permanente a Nicosia di un coordinatore delle attività sul campo, in linea con la modifica del Piano di sostegno speciale per Cipro;

15.

rileva che l'Ufficio ha avviato una procedura interna finalizzata all'adozione della decisione della Commissione sulla politica in materia di protezione della dignità della persona e prevenzione delle molestie e che istituirà una rete di consulenti soggetti all'obbligo di riservatezza; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito all'attuazione di tale politica;

Appalti

16.

rileva che, secondo la relazione della Corte, il numero di procedure di appalto è aumentato in modo significativo, passando da 87 nel 2015 a 140 nel 2017, e che il numero di pagamenti è aumentato del 225 % passando da 2 578 nel 2015 a 8 381 nel 2017; si compiace dei notevoli progressi registrati dall'Ufficio nel 2017 per quanto concerne la riduzione della percentuale di pagamenti tardivi; osserva che la percentuale complessiva dei pagamenti tardivi è diminuita in misura significativa passando dal 65 % del gennaio 2017 al 9,5 % del dicembre 2017 e che tale tendenza positiva continua nel 2018 con una percentuale dei pagamenti tardivi inferiore al 10 %, in linea con l'obiettivo stabilito;

17.

rileva che, secondo la relazione della Corte, nel 2017 i pagamenti per servizi interinali sono ammontati a 7,7 milioni di EUR; ricorda che tale contratto è stato considerato irregolare dalla Corte nell'audit da questa espletato nel 2016; si rammarica profondamente per il fatto che nel 2017 l'Ufficio abbia comunque pagato 4,8 milioni di EUR nell'ambito di questo contratto irregolare; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito alle misure correttive previste al riguardo;

18.

osserva, sulla base della relazione della Corte, che l'audit da essa effettuato nel 2016 ha constatato l'irregolarità di un contratto per un importo di 4 milioni di EUR per servizi di viaggio; si rammarica che nel 2017 l'Ufficio abbia comunque pagato 1,5 milioni di EUR nell'ambito di questo contratto irregolare; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito alle misure correttive previste al riguardo;

19.

osserva con preoccupazione che, secondo la relazione della Corte, l'Ufficio non ha svolto una valutazione adeguata dei bisogni e delle soluzioni alternative prima di sottoscrivere contratti per servizi interinali per svariati milioni di euro; si rammarica inoltre per l'inadeguatezza del monitoraggio dei contratti, che ha esposto l'Ufficio a notevoli rischi finanziari e reputazionali; rileva che l'Ufficio sta effettuando un'indagine interna in merito; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito all'esito di tale indagine e alle misure adottate per mitigare questi rischi;

20.

osserva con soddisfazione che l'Ufficio ha preso provvedimenti per rafforzare il proprio settore degli appalti aumentando il personale direttivo e di sostegno in tale settore e ha adottato misure per rafforzare le procedure di appalto, tra l'altro introducendo controlli sistematici per tutti i preventivi superiori a 135 000 EUR a partire dal 1o gennaio 2018;

Prevenzione e gestione dei conflitti di interesse e trasparenza

21.

apprende dall'Ufficio che dal 2018 esso applica la decisione della Commissione in materia di denunce di irregolarità e che ha elaborato una guida pratica per la gestione e la prevenzione dei conflitti di interesse come pure norme per la protezione degli informatori; invita l'Ufficio a informare l'autorità di discarico in merito all'attuazione di tali misure;

22.

osserva con preoccupazione che, sebbene pubblichi sul proprio sito web le dichiarazioni di interessi e i CV dei membri del consiglio di amministrazione, l'Ufficio non pubblica le dichiarazioni di interessi degli alti dirigenti; invita l'Ufficio a pubblicare i documenti mancanti e a riferire all'autorità di discarico in merito alle misure adottate al riguardo;

23.

rileva con preoccupazione che, secondo la relazione della Corte, l'Ufficio non esegue un'adeguata verifica dei servizi giuridici per controllare che i servizi vengano utilizzati al fine esclusivo di tutelare l'Ufficio e non gli interessi dei singoli individui; si rammarica che le relative procedure di protezione da conflitti di interesse non siano sempre efficaci; prende atto della risposta dell'Ufficio secondo cui sta continuando a svolgere indagini interne al riguardo; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito all'esito di tali indagini e alle misure adottate per mitigare i rischi associati;

Controlli interni

24.

si rammarica per il fatto che nel 2017 la sfida operativa posta dalla crisi migratoria non sia stata mitigata da una solida struttura organizzativa e da controlli interni efficaci; rileva con preoccupazione che, secondo la relazione della Corte, il consiglio di amministrazione non ha istituito una funzione di audit interno in seno all'Ufficio e che gli interventi in Grecia e in Italia non erano coperti da alcuna attività di audit interno; deplora che, fino alla fine del 2017, la supervisione della gestione finanziaria da parte del consiglio di amministrazione sia stata limitata;

25.

rileva con preoccupazione che, secondo la relazione della Corte, la mancanza di controlli interni ha condotto a numerosi casi di rilevante non conformità per quanto concerne i pagamenti per servizi interinali, i pagamenti relativi a spese per il personale, i pagamenti per canoni di locazione e lavori correlati, i pagamenti delle spese di viaggio e altri pagamenti;

26.

si rammarica per il fatto che nel 2017 otto norme di controllo interno su quindici fossero caratterizzate da lacune critiche in termini di controllo interno e che le restanti fossero caratterizzate da lacune moderate; esprime preoccupazione per il fatto che nel 2017 l'Ufficio non abbia monitorato regolarmente l'attuazione dei sistemi di controllo interno;

27.

osserva che nel 2017 la Commissione ha pubblicato una serie rivista di norme di controllo interno, che sono state adottate dal consiglio di amministrazione nella sua riunione del novembre 2017; rileva che tali nuove norme si applicano a decorrere dal 2018 e che l'Ufficio ha istituito indicatori per monitorarne l'attuazione rispetto al calendario stabilito; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito all'attuazione delle nuove norme di controllo interno;

Altre osservazioni

28.

riconosce in ogni caso gli sforzi profusi dall'Ufficio per affrontare in modo efficiente e rapido le carenze individuate dalla Corte; invita l'Ufficio a riferire periodicamente al Parlamento europeo in merito ai progressi compiuti in termini di efficienza e attuazione di tali misure per affrontare le questioni chiave individuate dalla Corte; invita l'Ufficio a giustificare in modo esauriente al Parlamento europeo i divari tra le risorse attualmente disponibili, quelle programmate ma non ancora disponibili e quelle non ancora programmate ma realmente necessarie all'Ufficio per svolgere la sua missione;

29.

si rammarica che l'Ufficio non abbia pubblicato la propria relazione annuale di attività per il 2017 entro il termine del 1o luglio 2018, come previsto dal regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (3); osserva che la relazione è stata adottata dal consiglio di amministrazione il 10 gennaio 2019;

30.

osserva che il 4 maggio 2016 la Commissione ha presentato una proposta di nuovo regolamento che convertirebbe l'Ufficio in un'agenzia a pieno titolo e che, a seguito delle discussioni sulla riforma del sistema europeo comune di asilo, il 12 settembre 2018 la Commissione ha proposto un regolamento modificato;

31.

ricorda che l'Ufficio è una delle poche agenzie dell'Unione ubicata su più siti; osserva con preoccupazione che l'Ufficio ha sottoscritto contratti di locazione in vari siti senza aver effettuato un'adeguata analisi del mercato locale; rileva ad esempio che a Lesbo l'Ufficio ha adattato alle proprie esigenze i locali ad uso ufficio e ha accettato contratti di lavori del valore di 0,7 milioni di EUR, il che è più volte superiore al valore annuale del contratto di locazione, con conseguenti rischi finanziari derivanti dell'investimento di una somma di denaro considerevole in locali in affitto; invita l'Ufficio a rivedere i propri contratti di locazione e di lavori e a riferire all'autorità di discarico in merito alle misure adottate per mitigare i rischi finanziari e operativi;

32.

osserva che l'Ufficio ha modificato il contratto di locazione della sede di Malta e, nella seconda metà del 2016, ha esteso i propri locali ad uso ufficio occupando un'ulteriore sezione dell'edificio nel quale è insediato; sottolinea che, a seguito dell'aumento delle responsabilità e dei compiti dell'Ufficio, il numero dei membri del personale dovrebbe aumentare a 500 entro la fine del 2020, il che creerà una domanda considerevole di maggiore spazio ad uso ufficio; invita nuovamente l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito alle conseguenze previste di tale aumento in termini di bilancio e alle misure in programma per rispondere a tali necessità; si rammarica che nel 2017 l'Ufficio non sia riuscito a raggiungere un accordo con il proprietario della sede, Transport Malta, in merito alla locazione di spazi aggiuntivi all'interno del complesso, il che ha avuto ripercussioni dirette sui costi di locazione e altri costi correlati, quali la manutenzione e la sicurezza dell'edificio; rileva che l'accordo di locazione è stato firmato il 9 ottobre 2018;

33.

valuta positivamente la nomina del nuovo direttore esecutivo ad interim, che è entrato in carica il 6 giugno 2018; prende atto dell'impegno della nuova direzione a intraprendere riforme ambiziose e a tale riguardo accoglie con molto favore il piano d'azione in materia di governance, approvato dal consiglio di amministrazione, che prevede una serie di obiettivi e risultati misurabili nell'ottica di rafforzare la governance interna dell'Ufficio, ricostruire la capacità interna e ripristinare la fiducia; invita la nuova direzione a continuare ad adoperarsi con determinazione e in modo trasparente per mettere a punto una struttura di governance più responsabile, affidabile ed efficiente, definendo altresì le relative procedure; ricorda all'Ufficio la necessità di garantire la piena trasparenza delle procedure e dei processi a tutti i livelli al suo interno al fine di ripristinare la fiducia e la certezza tra i membri del personale; invita l'Ufficio a riferire all'autorità di discarico in merito agli sviluppi nell'attuazione del nuovo piano d'azione in materia di governance;

34.

rileva con preoccupazione che per vari anni nessuno ha riconosciuto i deplorevoli comportamenti del precedente direttore esecutivo; si rammarica che tali comportamenti inaccettabili non siano stati resi noti prima; deplora che gli organi di monitoraggio competenti non abbiano individuato le numerose irregolarità; invita la Commissione a proporre un meccanismo di reazione tempestiva per questo tipo di comportamenti scorretti;

35.

rinvia, per altre osservazioni di natura orizzontale che accompagnano la decisione di discarico, alla sua risoluzione del 26 marzo 2019 (4) sulle prestazioni, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie.

(1) GU C 415 del 5.12.2017, pag. 36.

(2) Testi approvati, P8_TA(2018)0406.

(3) GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.

(4) Testi approvati, P8_TA(2019)0254. (cfr. pag. 361 della presente Gazzetta ufficiale).

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