52012TA1215(34)

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Relazione sui conti annuali dell'Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell'Unione europea relativi all’esercizio 2011 corredata delle risposte dell’Agenzia

GU C 388 del 15.12.2012, p. 202–207 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

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Official Journal

15.12.2012

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

C 388/202

RELAZIONE

sui conti annuali dell'Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell'Unione europea relativi all’esercizio 2011 corredata delle risposte dell’Agenzia

2012/C 388/34

INTRODUZIONE

L’Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell'Unione europea (di seguito l’«Agenzia»), con sede a Varsavia, è stata istituita dal regolamento (CE) n. 2007/2004 del Consiglio (1). Il suo compito consiste nel coordinare le attività degli Stati membri nel campo della gestione delle frontiere esterne (sostegno alla cooperazione operativa, assistenza tecnica e operativa, analisi dei rischi) (2).

INFORMAZIONI A SOSTEGNO DELLA DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ

L’approccio di audit adottato dalla Corte include procedure analitiche di audit, verifiche dirette delle operazioni e una valutazione dei controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell’Agenzia. A ciò si aggiungono gli elementi probatori risultanti dal lavoro di altri auditor (ove presenti) e una analisi delle dichiarazioni dei responsabili della gestione (management representations).

DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ

In virtù dell’articolo 287 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea, la Corte ha esaminato i conti annuali (3) dell'Agenzia, che includono «gli stati finanziari» (4) e le «relazioni sull’esecuzione del bilancio» (5) per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2011, nonché la legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati tali conti.

La responsabilità della direzione

In qualità di ordinatore, il direttore dà esecuzione alle entrate e alle spese iscritte in bilancio conformemente al regolamento finanziario dell’Agenzia, sotto la propria responsabilità e nei limiti degli stanziamenti autorizzati (6). Il direttore ha il compito di porre in essere (7) la struttura organizzativa, nonché i sistemi e le procedure di gestione e controllo interni necessari per la compilazione di conti definitivi (8) privi di inesattezze rilevanti risultanti da frode o errore, e di garantire la legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti.

La responsabilità del revisore

5.	La Corte ha il compito di fornire, sulla base del proprio audit, al Parlamento europeo e al Consiglio (9) una dichiarazione relativa all’affidabilità dei conti annuali dell’Agenzia e alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.

La Corte ha espletato l’audit conformemente ai principi internazionali di audit e ai codici deontologici dell’IFAC nonché ai principi internazionali delle Istituzioni superiori di controllo dell’INTOSAI. In base a tali principi, la Corte è tenuta a pianificare e svolgere i propri audit in modo da ottenere una garanzia ragionevole riguardo all’assenza di inesattezze rilevanti nei conti annuali dell’Agenzia, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.

Un audit comporta l’esecuzione di procedure volte ad ottenere elementi probatori relativi agli importi e alle informazioni riportate nei conti, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La scelta delle procedure avviene in base al giudizio dell’auditor, che include la valutazione dei rischi di inesattezze rilevanti nei conti e di significative inosservanze del quadro giuridico dell’Unione europea, dovute a frode o a errore, nelle operazioni sottostanti. Nel valutare tali rischi, l’auditor esamina i controlli interni applicati alla compilazione e alla presentazione fedele dei conti nonché i sistemi di supervisione e controllo posti in essere per garantire la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, allo scopo di definire procedure di audit adeguate alle circostanze. Un audit include altresì una valutazione dell'adeguatezza delle politiche contabili adottate e della ragionevolezza delle stime contabili elaborate, nonché la valutazione della presentazione complessiva dei conti.

8.	La Corte ritiene che gli elementi probatori ottenuti forniscano una base sufficiente ed adeguata per l’espressione dei giudizi esposti qui di seguito.

Giudizio sull’affidabilità dei conti

A giudizio della Corte, i conti annuali dell’Agenzia (10) presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la posizione finanziaria della stessa al 31 dicembre 2011, nonché i risultati delle sue operazioni e i flussi di cassa per l’esercizio chiuso in tale data, conformemente alle disposizioni del regolamento finanziario dell’Agenzia e alle norme contabili adottate dal contabile della Commissione (11).

Giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti

10.	A giudizio della Corte, le operazioni su cui sono basati i conti annuali dell’Agenzia per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2011 sono, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittime e regolari.

11.	I commenti che seguono non mettono in discussione i giudizi della Corte.

COMMENTI SULLA GESTIONE FINANZIARIA E DI BILANCIO

12.

La dotazione finanziaria dell’Agenzia per il 2011 è ammontata a 118,2 milioni di euro, il 33 % dei quali (38,7 milioni di euro) è stato riportato al 2012. I riporti relativi al Titolo III (spese operative) sono ammontati a 36 milioni di euro (il 41 % della dotazione per tali spese). Come per il precedente esercizio, il livello di riporti è eccessivo, nonché contrario al principio dell’annualità del bilancio.

13.	Nell’ambito dell’importo totale riportato, l’Agenzia ha riportato impegni globali per 5,1 milioni di euro. Il regolamento finanziario dell’Agenzia però non offre una chiara base giuridica per effettuare questo tipo di riporto (12).

COMMENTI SUI CONTROLLI CHIAVE DEI SISTEMI DI SUPERVISIONE E CONTROLLO DELL’AGENZIA

14.

Nel 2011, l’Agenzia ha finanziato sovvenzioni ammontanti a 74 milioni di euro per operazioni congiunte. Nel verificare le spese dichiarate dai beneficiari (Stati membri e paesi associati Schengen) l’Agenzia, benché effettui verifiche di plausibilità, non richiede di la norma documentazione giustificativa che consentirebbe di far fronte al rischio di non rilevazione di spese non ammissibili.

15.	Come per l’esercizio precedente, il sistema contabile dell’Agenzia non è ancora stato convalidato dal contabile.

16.	Sono state rilevate debolezze nei controlli interni, relativamente alla gestione delle immobilizzazioni. Non vi è alcuna procedura relativa alla cessione delle immobilizzazioni, e l’inventario fisico non è completo.

La presente relazione è stata adottata dalla Sezione IV, presieduta da Louis GALEA, Membro della Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 5 settembre 2012.

Per la Corte dei conti

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Presidente

(1) GU L 349 del 25.11.2004, pag. 1.

(2) L’allegato espone in maniera sintetica le competenze e le attività dell’Agenzia, a titolo informativo.

(3) Questi conti sono accompagnati da una relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio che fornisce ulteriori informazioni sull’esecuzione e gestione del bilancio.

(4) Gli stati finanziari comprendono il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, la tabella dei flussi di cassa, la situazione di variazione del patrimonio netto ed una sintesi delle politiche contabili significative, nonché altre note esplicative.

(5) Le relazioni sull’esecuzione del bilancio comprendono il conto di risultato dell’esecuzione di bilancio e il relativo allegato.

(6) Articolo 33 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione (GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72).

(7) Articolo 38 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002.

(8) Le norme relative alla presentazione dei rendiconti e alla tenuta della contabilità da parte delle Agenzie sono stabilite dai capi 1 e 2 del titolo VII del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002, modificato da ultimo dal regolamento (CE, Euratom) n. 652/2008 (GU L 181 del 10.7.2008, pag. 23) e sono state riportate testualmente nel regolamento finanziario dell’Agenzia.

(9) Articolo 185, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1).

(10) I conti annuali definitivi, compilati il 20 giugno 2012, sono pervenuti alla Corte l’11 luglio 2012. I conti annuali definitivi, consolidati con quelli della Commissione, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro il 15 novembre dell’anno successivo. Tali conti sono pubblicati nei seguenti siti Internet: http://eca.europa.eu o http://www.frontex.europa.eu.

(11) Le norme contabili adottate dal contabile della Commissione sono derivate dagli International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) emanati dalla Federazione internazionale dei revisori contabili (International Federation of Accountants — IFAC) o, in mancanza di questi, dai princìpi contabili internazionali [International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS)] emanati dall’International Accounting Standards Board (IASB).

(12) Il regolamento finanziario dell’Agenzia, all’articolo 62, paragrafo 2, dispone che: «Gli impegni di bilancio globali coprono il costo totale dei corrispondenti impegni giuridici specifici contratti fino al 31 dicembre dell’anno n+1». Sia il regolamento finanziario dell’UE che quello dell’Agenzia non contengono tuttavia chiare disposizioni riguardo all’utilizzo di impegni globali per stanziamenti non dissociati. L’Agenzia ha utilizzato impegni globali per giustificare il riporto automatico di stanziamenti non dissociati.

ALLEGATO

Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell'Unione europea (Varsavia)

Competenze e attività

Ambiti di competenza dell’Unione secondo il trattato

[articolo 74 e articolo 77, paragrafo 2, lettere b) e d), del trattato sul funzionamento dell’Unione europea]

Articolo 74: «Il Consiglio adotta misure al fine di assicurare la cooperazione amministrativa tra i servizi competenti degli Stati membri nei settori» di cui al titolo «Spazio di libertà, sicurezza e giustizia»«e fra tali servizi e la Commissione […]».

Articolo 77, paragrafo 2: «[…] il Parlamento europeo e il Consiglio, deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria, adottano le misure riguardanti:

[…] b) i controlli ai quali sono sottoposte le persone che attraversano le frontiere esterne;

[…] d) qualsiasi misura necessaria per l’istituzione progressiva di un sistema integrato di gestione delle frontiere esterne […]».

Competenze dell’Agenzia

[regolamento (CE) n. 2007/2004 del Consiglio, modificato dal regolamento (CE) n. 863/2007 del Parlamento europeo e del Consiglio e dal regolamento (UE) n. 1168/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio]

(L’ultima modifica del regolamento istitutivo è entrata in vigore il 12.12.2011; il contenuto del presente allegato riflette la situazione dopo quest’ultima modifica)

Obiettivi

L'Agenzia è stata istituita allo scopo di migliorare la gestione integrata delle frontiere esterne degli Stati membri dell’UE.

Compiti principali

a)	coordinare la cooperazione operativa tra gli Stati membri nella gestione delle frontiere esterne;

b)	assistere gli Stati membri in materia di formazione del corpo nazionale delle guardie di confine, anche per quanto riguarda la definizione di standard comuni di formazione;

c)	effettuare analisi dei rischi, compresa la verifica della capacità degli Stati membri di far fronte a minacce e pressioni alle frontiere esterne;

d)	partecipare agli sviluppi della ricerca pertinenti al controllo e alla sorveglianza delle frontiere esterne;

e)	assistere gli Stati membri in circostanze che richiedono una maggiore assistenza tecnica e operativa alle frontiere esterne, in particolare quelli che fanno fronte a pressioni specifiche o sproporzionate;

f)	offrire agli Stati membri il supporto necessario e, se richiesto, il coordinamento o l'organizzazione di operazioni congiunte di rimpatrio;

g)	istituire squadre europee di guardie di frontiera da impiegare durante le operazioni congiunte, i progetti pilota e gli interventi rapidi;

h)	sviluppare e gestire sistemi informativi che consentano scambi di informazione, compresa la rete ICOnet (rete di informazione e coordinamento sicura per i servizi di gestione dell'immigrazione degli Stati membri);

i)	prestare la necessaria assistenza per sviluppare e gestire un sistema europeo di sorveglianza di frontiera (Eurosur).

Organizzazione

Consiglio di amministrazione

Composizione:

un rappresentante di ciascuno Stato membro, due rappresentanti della Commissione ed un rappresentante di ciascun paese associato all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen (Islanda, Norvegia, Svizzera e Liechtenstein).

Compiti:

a)	nomina il direttore esecutivo;

b)	adotta la relazione generale dell’Agenzia;

c)	adotta il programma di lavoro dell'Agenzia;

d)	elabora procedure relative alle decisioni dei compiti operativi dell’Agenzia;

e)	svolge le sue funzioni riguardanti il bilancio dell'Agenzia;

f)	esercita autorità disciplinare nei confronti del direttore esecutivo e del vicedirettore;

g)	adotta il suo regolamento interno;

h)	stabilisce la struttura organizzativa dell'Agenzia e adotta la politica relativa al personale dell’Agenzia;

i)	adotta il piano pluriennale dell'Agenzia.

Direttore esecutivo

Nominato dal consiglio di amministrazione su proposta della Commissione.

Audit esterno

Corte dei conti europea.

Autorità competente per il discarico

Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio.

Risorse messe a disposizione dell’Agenzia nel 2011 (2010)

Bilancio definitivo

118,2 (93,2) milioni di euro

Sovvenzione dell’Unione: 111 (89,1) milioni di euro

Effettivi al 31 dicembre 2011

Tabella dell’organico

Posti di agente temporaneo previsti: 143 (143) — Posti di agente temporaneo occupati: 141 (139).

Altri impieghi

Posti di agenti contrattuali previsti: 88 (79) — Posti di agenti contrattuali occupati: 85 (79).

Posti di esperti nazionali distaccati previsti: 83 (76) — Posti di esperti nazionali distaccati occupati: 78 (76)

Totale degli effettivi: 314 (298) — di cui occupati: 304 (294)

Agenti addetti a funzioni: operative: 214 (203) — amministrative: 90 (91)

Prodotti e servizi forniti nel 2011 (2010)

L’Unità Analisi dei rischi ha redatto 20 (14) valutazioni strategiche, 4 (4) relazioni trimestrali, 469 (294) prodotti analitici a sostegno delle Operazioni congiunte (comprese note per riunioni informative settimanali e nuovi tipi di relazioni miranti a migliorare l'accento operativo e la risposta), 112 (64) relazioni di altro tipo, incluse note informative per i dirigenti dell’Agenzia, la Commissione europea ed altri. Sul sito Internet dell’Agenzia sono state pubblicate sei relazioni strategiche destinate al pubblico. Nel 2011, è stato finalizzato il completo aggiornamento del Common Integrated Risk Analysis Model (CIRAM versione 2.0). Sono state organizzate 4 (4) riunioni periodiche della rete di analisi dei rischi Frontex, due riunioni di analisi dei rischi tattici e 5 (2) riunioni regionali di esperti.

L'Unità Operazioni congiunte ha organizzato 19 (17) operazioni congiunte, 14 (9) progetti pilota, e 15 (4) conferenze. Inoltre, nel corso di 42 (40) operazioni di rimpatrio congiunte coordinate dall’Agenzia, sono state rimpatriate 2 059 (2 038) persone. L’operazione Squadra di intervento rapido alle frontiere (Rapid Border Intervention Team, RABIT), avviata nel novembre 2010, è stata finalizzata nel marzo 2011. L’intensità operativa complessiva è aumentata, poiché sono stati accumulati in totale 7 754(6 471) giorni-operazione in tutte le operazioni congiunte; il numero di giorni operativi-persona accumulati è aumentato, raggiungendo quota 105 038(54 976).

Il Centro di situazione Frontex ha fornito 1 900 (500) rapporti di situazione, bollettini (Flash Reports), allerte concernenti documenti falsificati, nonché 11 (14) relazioni di conoscenza missione destinate ad utenti esterni ed interni. Newsletter quotidiane sono state inviate a 400 (350) abbonati. Il Centro di situazione Frontex, in quanto unico punto di contatto per lo scambio di informazioni con gli utenti esterni, ha gestito circa 24 000 (20 000) unità di corrispondenza ed attuato il Frontex-One-Stop-Shop (FOSS), un portale informativo on-line utilizzato da 35 (30) paesi e 2 600 (900) utenti.

Oltre all’intensa partecipazione al Programma Eurosur, sono stati sviluppati (completamente o parzialmente) e/o attuati quattro progetti di automazione dei processi.

L'Unità Formazione ha organizzato 223 (176) attività, cui hanno partecipato 3 490 (4 015) persone (esperti di formazione, corsisti, ecc.) nell’ambito di 20 (18) progetti; gli interessati hanno dedicato un totale di 12 947 (11 000) giorni-uomo ad attività formative.

L’Unità Risorse congiunte (Pooled Resources Unit — PRU) ha attuato 6 (9) progetti per migliorare l'efficacia complessiva delle operazioni Frontex. La PRU ha inoltre coordinato il dispiego di 576 ufficiali e di 67 elementi di attrezzatura tecnica durante l’operazione RABIT, nel corso dell’intero periodo di 61 giorni.

L'Unità Ricerca e sviluppo (R&D) ha ulteriormente sviluppato, in stretta collaborazione con le altre Unità dell’Agenzia, il Programma Eurosur, che è molto importante per l’Agenzia. L’Unità R&D ha organizzato e tenuto 34 (32) riunioni, comprese conferenze, seminari e eventi bilaterali tenutisi assieme agli Stati membri. Il personale dell’Unità R&D ha partecipato a circa 130 (110) workshop interni ed esterni, a conferenze e a riunioni di lavoro. L’Unità R&D ha prodotto 19 (10) relazioni paese, 15 relazioni di riunioni, 11 relazioni di valutazione di proposte di progetti per il Programma specifico «Cooperazione» in tema di Sicurezza del 7o PQ (FP7-SEC) ed ha finanziato tre studi scientifici.

Partenariato e cooperazione con paesi terzi

Nel corso del 2011, sono stati conclusi due accordi operativi con la polizia nazionale di Capo Verde e con il Centro regionale dell’Iniziativa regionale in tema di migrazione, asilo e rifugiati (MARRI), portando così il numero totale di accordi operativi a 16 (14). In base agli accordi operativi esistenti, la cooperazione specifica tra l’Agenzia e i paesi terzi partner su questioni operative e tecniche di sicurezza/di gestione delle frontiere è stata incrementata, ai fini del raggiungimento di partenariati sostenibili.

Cooperazione con organismi dell’UE e con organizzazioni internazionali

È stato firmato un accordo operativo con il Centro di Ginevra per il controllo democratico delle forze armate (DCAF), il che ha portato a 11 (10) il numero totale di accordi operativi esistenti a fine 2011. Tutti gli accordi operativi vengono attuati tramite una serie di attività dell’Agenzia; l’organizzazione, a Varsavia, della Giornata europea contro la tratta degli esseri umani, insieme ad analoghe Agenzie operanti nel settore della giustizia e degli affari interni ed insieme alla Commissione, è stata un evento molto importante sotto questo aspetto.

Fonte: Informazioni fornite dall'Agenzia.

LE RISPOSTE DELL’AGENZIA

12.

Le crescenti attività operative correlate agli sviluppi nell’area del Mediterraneo sono proseguite di pari passo con un emendamento di bilancio pari a 31,8 Mio EUR. I fondi aggiuntivi sono arrivati in larga parte unicamente alla fine di ottobre 2011, il che ha causato una situazione in cui si sono resi necessari elevati riporti.

L’elevato livello di riporti è parte di una conseguenza della procedura di bilancio in vigore, che non è appropriata per le reazioni sugli sviluppi eccezionali. Frontex intende anche comunicare che si è provveduto a utilizzare l’81 % dei riporti del 2010.

13.	L’Agenzia ritiene che vi sia una mancanza di chiarezza nel regolamento finanziario di Frontex, che dà spazio a diverse interpretazioni. L’Agenzia si asterrà dal riportare impegni globali.

14.

A partire da gennaio 2012 Frontex domanda documenti di supporto per la maggioranza dei costi nelle operazioni di rimpatrio congiunte. Per altre sovvenzioni concesse per operazioni congiunte, si richiede documentazione di supporto nel caso in cui si notino discrepanze nei rendiconti finanziari finali.

Frontex sta attualmente sviluppando una politica sui controlli ex-ante che sarà portata a termine e attuata a partire dal 30 settembre 2012.

15.	Il contabile ha iniziato la convalida del sistema contabile nel primo trimestre del 2012 e la porterà a compimento entro settembre 2012.

16.

Le descrizioni del processo sulla gestione delle immobilizzazioni sono attualmente soggette al processo di approvazione; una politica di gestione delle immobilizzazioni (in cui rientra anche lo smaltimento) e le linee guida sulle immobilizzazioni sviluppate all’interno dovranno essere adottate entro la fine del terzo trimestre del 2012. Un audit sulla registrazione delle immobilizzazioni e la gestione degli inventari sarà portato a termine entro agosto 2012. La dirigenza intende occuparsi delle possibili lacune riscontrate mediante azioni correttive.

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