52006DC0358

[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE |

Bruxelles, 04.07.2006

COM(2006) 358 definitivo

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE

RELAZIONE SULLO STATO DI AVANZAMENTO AL 31 MARZO 2006 DELLA MODERNIZZAZIONE DEL SISTEMA CONTABILE DELLA COMMISSIONE EUROPEA

INDICE

1. Introduzione 3

2. Sintesi dell’attuazione al 31 marzo 2006 4

3. Attuazione della contabilità modernizzata nella Commissione 5

3.1. Preparazione degli stati finanziari e dei saldi di apertura per l’esercizio 2005 5

3.2. Erogazione e assunzione di prestiti 6

3.3. Formazione 7

3.4. Consolidamento 7

3.5. Cambio di esercizio 7

4. Ambiente di controllo e convalida dei sistemi locali 8

4.1. Comunicazione e qualità della contabilità 8

4.2. Convalida dei sistemi locali 8

5. Sviluppi IT per il bilancio generale 9

6. Attuazione di ABAC da parte delle altre istituzioni e agenzie 10

7. ABAC-Delegazioni 10

8. Fondo europeo di sviluppo 10

9. Sviluppi futuri 11

10. Conclusioni 11

Allegato I: Piano integrato al 31 marzo 2006

Allegato II: Sicurezza e sincronizzazione del sistema 13

Introdu ZIONE

Il 31 marzo 2006 il contabile della Commissione ha trasmesso alla Corte dei conti europea i primi conti provvisori delle Comunità europee compilati secondo le norme contabili accettate a livello internazionale. Oltre a porsi all’avanguardia tra gli organismi pubblici a questo riguardo, la Commissione ha così dimostrato alle autorità di discarico la sua volontà di essere pienamente responsabile per quanto riguarda il denaro dei contribuenti ad essa affidato.

Questi conti sono il frutto di tre anni di intenso lavoro in tutti i servizi della Commissione e nelle altre istituzioni e agenzie:

- sono state elaborate norme contabili pertinenti alle attività delle Comunità e conformi alle norme internazionali, insieme ai necessari manuali di contabilità;

- sono stati sviluppati i sistemi IT di supporto ai nuovi requisiti contabili;

- ogni servizio della Commissione ha adattato le sue procedure amministrative e finanziarie in modo da registrare gli eventi contabili quando si verificano, e non solo quando viene riscosso o versato un importo liquido, o soltanto a fine anno, e poter quindi compilare una contabilità per competenza;

- sono stati determinati i saldi necessari per aprire la prima contabilità per competenza.

Questo lavoro è stato ultimato per il gennaio 2005, in tempo utile perché l’esercizio finanziario 2005 potesse iniziare su basi adeguate. Dal gennaio 2005:

- i servizi ordinatori hanno verificato e convalidato i saldi di apertura;

- ciascun servizio ha stimato le spese da imputare all’inizio e alla fine di ogni anno;

- il contabile della Commissione ha esaminato tutti i sistemi per accertare che siano atti a registrare e comunicare le informazioni contabili necessarie;

- sono stati compilati i conti della Commissione e sono stati consolidati con quelli di altre 8 istituzioni e di 16 agenzie.

La Commissione ha quindi rispettato i termini fissati nel regolamento finanziario per la compilazione di stati finanziari conformi sotto tutti gli aspetti sostanziali alle norme internazionali, e ha assolto l’impegno nei confronti del Parlamento europeo e del Consiglio di riferire sui progressi fatti nel perseguimento di tale obiettivo[1], che essi ritenevano particolarmente ambizioso.

Il lavoro tuttavia non è ancora ultimato. Il completamento del processo necessario per arrivare a conformarsi interamente a tutte le norme contabili richiederà tempo. Le casse di anticipi tenute nelle delegazioni esterne della Commissione devono essere incorporate nel sistema contabile centrale, e il Fondo europeo di sviluppo deve passare ad un sistema IT modernizzato. I ritardi nella realizzazione di tali tappe sono dovuti alle difficoltà incontrate nell’introdurre nuovi sistemi e fornire la necessaria formazione in servizi sparsi in tutto il mondo, e non hanno ripercussioni rilevanti sulla contabilità.

I sistemi di due DG devono essere migliorati prima di poter essere convalidati. Errori significativi sono stati rilevati nelle cifre di almeno una DG, che è stata invitata a presentare cifre corrette. Nonostante gli sforzi fatti dai servizi della Commissione per controllare e ricontrollare i saldi di apertura e le spese imputate, probabilmente la Corte dei conti troverà ulteriori errori, che dovranno ove possibile essere corretti nei conti finali da approvare entro il 31 luglio 2006. Il rischio di errore è aggravato dalla mancanza nella Commissione di personale contabile qualificato sufficiente per assorbire rapidamente una riforma così vasta, dai ritardi in alcuni servizi che hanno comportato un’esecuzione affrettata del lavoro e da ritardi nello sviluppo di alcuni strumenti contabili e di rendicontazione del sistema IT e nell’aggiornamento della documentazione e dei corsi di formazione.

SINTESI DELL’ATTUAZIONE AL 31 MARZO 2006

La transizione ad un nuovo sistema contabile nella Commissione europea si è svolta finora con esito positivo. Il 1° gennaio 2005, la Commissione ha attuato il passaggio della contabilità generale dell’UE dal sistema di cassa al sistema per competenza, sistema che ha già dato alla Commissione un maggior controllo giornaliero delle sue finanze e che le fornisce migliori informazioni finanziarie. Il sistema per competenza ha continuato ad essere sviluppato durante tutto il 2005, e continuerà ad essere sviluppato e migliorato nel 2006 e nel 2007 in modo da includere progressivamente il Fondo europeo di sviluppo, le delegazioni, le agenzie e un data warehouse unico.

È stato messo a punto un piano d’azione dettagliato per i due anni 2005 e 2006, poi adeguato e ampliato alla luce dell’esperienza. I piani per il 2006 e il 2007 sono presentati in allegato sotto forma di grafici. Nel piano iniziale il lavoro necessario per completare diversi sviluppi IT è stato sottostimato, ed è stato quindi necessario rivedere il calendario di alcune attività. I principali progetti contabili ancora in corso sono ABAC-EDF (ABAC-FES) e ABAC-Delegations (ABAC-Delegazioni), che secondo le attuali previsioni dovrebbero essere pienamente operativi all’inizio degli esercizi 2007 (delegazioni) e 2008 (FES). Nella presente relazione sono presentati i principali punti emersi nel corso del 2005.

Il contabile della Commissione ha presentato alla Corte dei conti gli stati finanziari provvisori per il 2005, i primi interamente compilati per competenza. Gli stati finali devono essere approvati dalla Commissione entro il 31 luglio 2006. Le DG e i servizi si sono attivamente adoperati per compilare i saldi di apertura per questo primo anno, per controllarli e apportarvi le necessarie correzioni, e per stimare le spese maturate all’inizio e alla fine dell’esercizio finanziario su basi di coerenza e uniformità. Alcuni controlli sui dati continueranno fino alla chiusura dei conti finali, alcuni conti devono ancora essere riconciliati nella contabilità generale, e una direzione generale è stata invitata a rifare le sue stime. Nonostante questi sforzi, tenuto conto della portata del compito, della scarsa familiarità dei servizi con le nuove procedure contabili e del numero limitato di funzionari qualificati e formati in materia, non si può escludere il rischio che i conti finali contengano alcuni errori e omissioni rilevanti non individuati.

Sono state sottoposte all’attenzione della Corte dei conti alcune questioni contabili, relative in particolare a entità che dovevano essere incluse nei conti consolidati della CE, ma che non hanno ancora accettato tale inclusione, e alle modalità di comunicazione degli importi da richiedere agli Stati membri per il pagamento dei passivi esistenti della CE.

ATTUAZIONE DELLA CONTABILITÀ MODERNIZZATA NELLA COMMISSIONE

Preparazione degli stati finanziari e dei saldi di apertura per l’esercizio 2005

Sono stati definiti i nuovi requisiti in materia di rendicontazione per gli stati finanziari 2005 e sono stati preparati i processi contabili per la chiusura dei conti 2005 e la preparazione degli stati finanziari 2005. I conti annuali provvisori sono stati trasmessi il 31 marzo 2006, la data fissata nel regolamento finanziario.

Ai fini della compilazione dei saldi operativi di apertura, nel gennaio 2005 sono state caricate nel sistema contabile centrale sostanzialmente tutte le informazioni necessarie ai fini della contabilità per competenza; si è trattato di oltre 7 000 fatture o dichiarazioni di spesa, 30 000 prefinanziamenti, 92 000 elementi di attivo e 3 100 garanzie. Ogni servizio è stato invitato a verificare entro il 1° maggio 2005 l’esattezza delle informazioni caricate, e nel luglio 2005 ogni direttore generale e capo servizio è stato invitato a convalidare formalmente il proprio saldo operativo di apertura. Dopo le verifiche e i controlli, ogni DG ha convalidato le cifre ma ha richiesto alcune correzioni per garantire la qualità dei dati. L’ultima convalida è stata ricevuta nel gennaio 2006.

La Corte dei conti ha ricevuto nel febbraio 2005 i dati circa le fatture e i prefinanziamenti caricati, e i bilanci delle DG una volta inviati per la convalida nel luglio 2005. La Corte dei conti ha inoltre avuto la possibilità di consultare tutti i dati iscritti nel sistema contabile sin dalla sua introduzione.

Nel 2005 il lavoro principale ai fini della transizione è stato quello di ultimare i saldi di apertura per competenza al 1° gennaio 2005, lavoro che si è dimostrato molto impegnativo sia per la DG Bilancio che per tutti i servizi. Orientamenti per la stima del valore dei crediti su finanziamenti CE non ancora presentati dai beneficiari ("chiusura") sono stati inviati alle direzioni generali il 16 agosto 2005, dopo consultazioni con le stesse circa le basi più appropriate per tale stima. Per il 31 gennaio 2006 l’ultima DG aveva elaborato la sua metodologia e preparato le scritture di chiusura per il bilancio di apertura, e per il 17 marzo l’ultima DG aveva presentato le informazioni necessarie per le scritture di chiusura di fine anno. La DG Bilancio ha effettuato riesami e controlli della coerenza per garantire la qualità dei dati. Prima dell’approvazione dei conti finali il 31 luglio 2006, sarà necessario effettuare alcune correzioni, in particolare per quanto riguarda una DG che sarà invitata a rielaborare le sue stime di chiusura.

Benché tutte le DG abbiano svolto il lavoro loro richiesto, vi sono stati notevoli ritardi prima che le informazioni fossero complete, come risulta dalla tabella 1. Tali ritardi rispecchiano la difficoltà di attuare il passaggio alla contabilità per competenza in tempi brevi e di fornire per tempo gli strumenti IT e la formazione necessaria a tutti i servizi.

Tabella 1

Informazioni sugli stati finanziari

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Per quanto riguarda i conti consolidati, le altre istituzioni e le agenzie hanno fornito le informazioni necessarie in gran parte entro i termini. Fanno eccezione due istituzioni, che non hanno presentato il rendiconto del flusso di cassa, e tre entità che non ritenevano di dover essere incluse nei conti consolidati, due di esse (due agenzie) in quanto il regolamento finanziario permetteva tale esclusione, la terza (Regime comune di assicurazione malattia) in quanto non era controllata dalla Comunità europea. Questi problemi dovrebbero essere risolti prima dell’approvazione dei conti finali.

Dai conti provvisori risulta che il passivo della CE supera l’attivo di circa 62 miliardi di euro. Tale situazione dipende dal fatto che le entrate sono richieste soltanto alla scadenza del pagamento delle passività. Le principali passività riguardano le pensioni del personale (32 miliardi di euro) e i crediti sul FEAOG, Sezione Garanzia (47 miliardi di euro). In assenza di norme internazionali per la presentazione delle passività degli Stati membri a questo riguardo, i conti saranno ultimati alla luce delle osservazioni della Corte dei conti.

Erogazione e assunzione di prestiti

Le operazioni relative alle attività di erogazione e assunzione di prestiti, che sono esterne al bilancio della Commissione, erano precedentemente registrate nel sistema IT della DG ECFIN, Globus. Durante il 2005, questi dati sono stati trasferiti al sistema centrale della Commissione (SAP/CFM e FM). Alcuni strumenti finanziari sono stati caricati nel nuovo sistema in luglio, gli altri nel novembre 2005. Le funzionalità di rendicontazione sono ancora in fase di ultimazione. Il sistema IT centrale dovrà essere adeguato per poter produrre conti pienamente conformi alle norme internazionali. Tale adeguamento è previsto per il secondo trimestre del 2006.

Formazione

Nel 2005, le principali realizzazioni in materia di formazione sono state le seguenti:

- completamento della formazione intensiva ABAC, con oltre 7 000 partecipanti dall’ottobre 2004 al giugno 2005;

- progressivo aggiornamento dei corsi sull’utilizzazione di ABAC, per tener conto degli sviluppi del sistema e per migliorare la qualità dei corsi. Il livello di soddisfazione riguardo ai corsi ABAC è passato dal 79% nel 2004 al 90% nel 2005. Su richiesta delle DG, è stato lanciato un nuovo corso integrato, che copre tutti gli aspetti fondamentali della gestione delle operazioni sia in SI2 (in fase di graduale soppressione) che in ABAC. Specifiche conferenze informative sono state tenute per gli ordinatori nel primo trimestre dell’anno;

- proseguimento dell’organizzazione di corsi ABAC e SI2 dopo il completamento della fase intensiva, nonché di corsi sulla contabilità del settore pubblico e privato, anche se talvolta il materiale didattico e la documentazione non erano aggiornati rispetto ai cambiamenti dei sistemi.

Nel 2006, i principali compiti saranno i seguenti:

- proseguire l’organizzazione e l’aggiornamento dei corsi, dando maggior rilievo all’importanza della scelta del codice contabile esatto, aspetto questo che sembra rappresentare un problema in alcune DG;

- provvedere alla formazione del personale delle delegazioni e delle rappresentanze;

- preparare attività di formazione per il personale delle agenzie o di altre istituzioni che decidano di adottare il sistema ABAC.

Consolidamento

È stato preparato e inviato a tutte le istituzioni/agenzie un sistema di informazione per il consolidamento. È stato sviluppato un nuovo strumento IT di consolidamento (SAP ECCS), testato in novembre usando sistemi di informazione di prova pervenuti da 15 istituzioni/agenzie partecipanti. Le istituzioni/agenzie hanno compilato i loro bilanci di apertura individuali e li hanno trasmessi al contabile della Commissione per il controllo della coerenza e per il consolidamento. I conti provvisori delle istituzioni e delle agenzie sono stati consolidati senza difficoltà con il nuovo strumento.

Cambio di esercizio

Dal mese di luglio 2005, tutte le direzioni generali e i servizi hanno collaborato con la DG Bilancio per ridurre a pochi giorni il periodo per il quale le operazioni finanziarie sono interrotte mentre viene aperto un nuovo esercizio finanziario. Tale periodo è stato effettivamente ridotto di oltre tre settimane rispetto al calendario consueto (tabella 2). Questo risultato non fa strettamente parte del progetto ABAC, ma è dovuto, da un lato, ad un migliore coordinamento tra 13 unità delle cinque direzioni della DG Bilancio e, dall’altro, all’uso dei dati del progetto preliminare di bilancio come base per la prima consultazione interservizi sulle regole interne per il 2006 avviata nel settembre 2005. Tali dati provvisori sono stati poi aggiornati una volta adottato il bilancio.

TABELLA 2: CONFRONTO TRA L’APERTURA DEGLI ESERCIZI 2006 E 2005

Evento | 2005/2006 | 2004/2005 |

Apertura dell’ambiente anticipato (*) | 15.11 | 19.11 |

Iscrizione di stanziamenti votati che consentono nuovi impegni e i relativi pagamenti | 21.12 (**) | 10.1 |

Riporto di (pre)impegni da liquidare che consente il relativo pagamento: |

- ciclo 1 | 5.1 -- 9.1 | 31.1 -- 1.2 |

- ciclo 2 (***) | 20.1 -- 22.1 | 18.2 |

- ciclo 2bis (***) | 24.1 | n/a |

- ciclo 3 (***) | 3.2 | 28.2 |

Stanziamenti residui, ciclo principale | 6.1 -- 9.1 | 3.2 |

Ciclo entrate | 16.1 -- 17.1 | 15.2 |

(*) La data del 15 novembre è fissata dal RF, articoli 178, paragrafo 1, e 150, paragrafo 3. |

(**) I pagamenti, tranne quelli di cui al RF, articolo 178, paragrafo 2, non sono autorizzati prima dell’1 gennaio. (***) I cicli aggiuntivi riguardano le DG che non avevano effettuato il lavoro preliminare necessario in tempo utile per il ciclo precedente. |

AMBIENTE DI CONTROLLO E CONVALIDA DEI SISTEMI LOCALI

Comunicazione e qualità della contabilità

Il coinvolgimento delle direzioni generali e la comunicazione con le stesse sulle questioni contabili sono proseguiti per tutto il 2005, sotto forma di riunioni con le reti di referenti contabili e finanziari. Per rendere i conti più attendibili, l’ufficio del contabile ha proceduto nel corso del 2005 a controlli della qualità dei nuovi dati contabili. Gli errori e le incoerenze rilevati sono stati comunicati ai servizi interessati. È stata sviluppata l’informazione finanziaria da parte della direzione generale e sono state organizzate varie riunioni con i referenti contabili.

Proseguono altresì i lavori volti a migliorare l’ambiente di controllo contabile e a chiarire ruoli e responsabilità, al fine di rendere migliore la qualità dei dati contabili.

Convalida dei sistemi locali

Per quanto riguarda la qualità dei dati , il buon funzionamento del sistema contabile modernizzato dipende da un’accurata e completa iscrizione dei dati da parte dei numerosi utilizzatori del sistema informatico centrale (ne sono previsti circa 7 000). Le videate sviluppate per gli utilizzatori hanno progressivamente fornito assistenza per ridurre al minimo il rischio di errori, ma la qualità dei dati inseriti dipende dall’ambiente di controllo creato da ciascun ordinatore delegato. Il gruppo della DG Bilancio incaricato della convalida, composto di 8 persone, ha avviato un programma di controlli approfonditi dei sistemi stabiliti dagli ordinatori e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili, come previsto dall’articolo 61, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario, a cominciare da quelli valutati a più alto rischio.

Il gruppo per la convalida dei sistemi nelle direzioni generali ha ultimato tutto il lavoro previsto per il 2005. La relazione sullo stato di avanzamento pubblicata nel luglio 2005 registrava una situazione complessivamente soddisfacente in 27 direzioni generali. La relazione finale, adottata il 28 febbraio 2006, descrive i progressi compiuti in tutte le DG; in due di esse (AIDCO e EAC) i sistemi presentavano tuttavia notevoli problemi, in considerazione dei quali il contabile aveva sospeso la relativa convalida fino a quando non fossero stati migliorati. Inoltre, i sistemi per la registrazione delle casse di anticipi non possono essere convalidati finché il progetto IT ABAC-Delegazioni non sarà stato ultimato (v. oltre, punto 7).

SVILUPPI IT PER IL BILANCIO GENERALE

I moduli ABAC sono stati progressivamente migliorati con le versioni diffuse in aprile, giugno e novembre 2005, e marzo 2006. Fatture, pagamenti e file delle persone giuridiche possono ora essere registrati mediante applicazioni web. I lavori per migliorare la sicurezza dell’accesso al sistema contabile centrale (SAP) sono proseguiti, e nel febbraio 2006 sono stati creati nuovi accessi ristretti per il personale IT. Il sistema ABAC ha in generale funzionato bene, ma a causa di ritardi nell’attuazione del programma di sviluppo IT i servizi non hanno potuto effettuare determinate correzioni contabili fino al marzo 2006.

La prima fase di miglioramento della procedura di recupero ("dunning") era ultimata a metà dicembre; la seconda dovrebbe esserlo entro fine settembre 2006.

Notevoli progressi sono stati fatti nella realizzazione del progetto del CCR relativo all’uso delle funzionalità SAP-PS e CATS (timesheet) a supporto delle sue esigenze a livello di compilazione dettagliata del bilancio e dei conti per i progetti di ricerca. Il progetto è stato attuato in tempo per l’esercizio 2006.

Da uno studio di fattibilità ultimato nel 2005 è risultato che la nuova versione del modulo SAP FM, BCS (Budget Control System ), poteva essere usata per sostituire la versione correntemente utilizzata per la gestione del bilancio centrale e poteva incorporare le linee di bilancio locali necessarie per fornire ai dipartimenti un sistema di gestione dei loro bilanci più dettagliato. Tali linee locali sono attualmente gestite in Si2. L’introduzione di BCS è prevista per la fine del 2006.

Lo sviluppo di un nuovo data warehouse finanziario unico , necessario per completare l’integrazione dei file IT e delle registrazioni contabili si è limitato allo stadio concettuale.

Per ABAC Contracts (ABAC-Contratti), nel 2005 il lavoro è stato soprattutto finalizzato a fornire le funzioni richieste dal gruppo utilizzatori e a completare la diffusione del sistema in tutte le DG. Tutti i contratti di valore superiore a 13 800 euro e firmati dal gennaio 2005 dovevano essere registrati in ABAC-Contratti. A fine marzo 2006, i contratti registrati nell’applicazione erano circa 57 000 per un valore totale di oltre 7,7 miliardi di euro.

Per ABAC Assets (ABAC-Attività) , le principali attività nel 2005 si sono concentrate sui seguenti settori:

- completamento degli sviluppi per la contabilità per competenza e miglioramento dell’integrazione e della coerenza con le altre applicazioni ABAC, al fine di rendere più coerenti i dati nell’ambito di ABAC;

- completamento della sostituzione dei sistemi precedenti;

- fase pilota dello sviluppo di applicazioni per le delegazioni e le rappresentanze.

La Commissione ha continuato a migliorare la sicurezza dell’accesso al sistema e ad assicurare la sincronizzazione dei dati contabili contenuti nel sistema ( allegato II ).

ATTUAZIONE DI ABAC DA PARTE DELLE ALTRE ISTITUZIONI E AGENZIE

Alcune agenzie e alcune istituzioni più piccole usano per la loro contabilità di bilancio una versione del sistema Si2 della Commissione. La Commissione ha accettato di continuare a mettere a disposizione Si2 durante il 2006, nonché di mettere tutti i moduli ABAC a disposizione delle entità che desiderassero usarli.

Diverse agenzie (2 esecutive e 9 tradizionali) e 2 comitati (Comitato economico e sociale europeo e Comitato delle Regioni) hanno ufficialmente chiesto di usare ABAC. Cinque agenzie inizieranno ad usare ABAC nel 2006 a titolo sperimentale, le altre seguiranno nel 2007 e 2008.

ABAC prevede un ambiente finanziario e contabile specifico per ciascuna agenzia. I singoli contabili rimangono responsabili dei loro conti e dell’esecuzione dei loro cicli di pagamenti.

ABAC-DELEGAZIONI

Le DG Bilancio, RELEX e DIGIT hanno stabilito le modalità per incorporare in ABAC le operazioni delle delegazioni, attualmente eseguite attraverso casse di anticipi e registrate in un sistema autonomo, RAI-web. I loro registri delle immobilizzazioni dovranno essere gestiti in ABAC-Attività. Questo progetto richiederà adeguamenti dei moduli ABAC interessati e lo sviluppo e completamento di applicazioni web. Secondo i piani l’applicazione alle delegazioni dovrebbe avvenire nel 2006, anche se il link a SAP non sarà operativo fino all’apertura dell’esercizio 2007. Per quanto possibile, l’applicazione alle delegazioni sarà allineata a quella di ABAC-FES (v. oltre, punto 8).

FONDO EUROPEO DI SVILUPPO

In un altro esercizio, deve essere modernizzata anche la contabilità del Fondo europeo di sviluppo (“FES”), che differisce da quella del bilancio generale.

La modernizzazione del FES comprende la preparazione di un piano contabile aggiornato e la formulazione di nuove norme contabili secondo i requisiti della contabilità per competenza. Rientrerà inoltre nel progetto di modernizzazione la sostituzione dell’OLAS, l’attuale sistema IT per il FES, con una combinazione di ABAC e CRIS, il sistema IT locale della DG AIDCO. Sia ABAC che CRIS sono già utilizzati per produrre i conti del bilancio generale, e sono attualmente in fase di adeguamento alle specificità del FES.

La realizzazione del progetto ABAC-FES ha registrato nel 2005 progressi sostanziali. Sono stati messi a punto e approvati dal contabile un nuovo piano contabile e nuovi metodi contabili. Inoltre, in collaborazione con la DG AIDCO, è stata effettuata un’analisi dei divari per individuare gli sviluppi ancora necessari in ABAC e CRIS. Gli sviluppi IT in questione sono in corso e si prevede che saranno operativi da gennaio 2008. La formazione dei futuri utilizzatori nelle 46 delegazioni ACP rimane una questione da risolvere.

È importante sottolineare che, benché i nuovi strumenti IT di supporto siano in fase di sviluppo, i conti annuali FES per il 2005 sono stati redatti secondo i principi della contabilità per competenza. Inoltre, per garantire la comparabilità dei dati dei conti annuali, il contabile del FES ha riformulato gli stati finanziari di apertura per l’esercizio 2005 interamente secondo la contabilità per competenza. Si è provveduto, ove necessario, ad adeguare le informazioni contabili fornite dall’attuale sistema contabile IT (OLAS), al fine di presentare dati conformi alla contabilità per competenza. Il contabile del FES ha anche apportato le necessarie correzioni ai dati di cassa, sulla base delle informazioni supplementari fornite dall’ordinatore.

SVILUPPI FUTURI

Il piano d’azione è stato aggiornato per il 2006 e prorogato al 2007 (v. allegato). Per la fine del 2006, l’intera architettura IT ABAC dovrebbe essere stata creata. Ulteriori sviluppi IT saranno principalmente volti a migliorare la convivialità e le funzioni di informazione finanziaria, a conseguire l’obiettivo a più lungo termine di una più stretta integrazione dei sistemi locali e a fornire ulteriori strumenti di gestione finanziaria e di assistenza agli utilizzatori. Per quanto riguarda il quadro contabile, il lavoro sarà incentrato sulla definizione dei ruoli e delle responsabilità dei soggetti che intervengono nelle procedure finanziarie, sul miglioramento della qualità dei dati contabili e delle relazioni di gestione e sul controllo della conformità ai criteri di convalida per i sistemi locali da parte di tutti gli ordinatori delegati.

CONCLUSIONI

Il passaggio ad un nuovo sistema contabile nella Commissione europea è avvenuto entro il termine prescritto; infatti, il 1° gennaio 2005, la Commissione ha trasferito la contabilità generale dell’UE dal sistema di cassa al sistema per competenza ed è ora in grado di conformarsi sotto tutti gli aspetti sostanziali alle norme contabili accettate a livello internazionale. I primi risultati definitivi del sistema predisposto sono stati testati e documentati quando il contabile della Commissione ha compilato i conti provvisori per la scadenza del 31 marzo 2006. La Commissione ha quindi realizzato l’obiettivo di passare alla contabilità per competenza secondo un calendario molto ambizioso. Tale obiettivo non avrebbe potuto essere realizzato senza l’impegno e la costruttiva collaborazione di tutti i servizi della Commissione.

Tuttavia, benché finora la transizione sia stata gestita con esito positivo e sia stata ampiamente testata, il lavoro di verifica dei sistemi locali alla fine del 2005 ha evidenziato problemi relativi a tre sistemi che non hanno potuto essere convalidati. La relazione sui sistemi locali delle DG contiene anche raccomandazioni per il miglioramento dei controlli sulle informazioni contabili, per una migliore comprensione della scelta dei codici contabili, per una migliore formazione in materia contabile e per il cambiamento culturale connesso al nuovo sistema. Inoltre, nel 2005 i dipartimenti della Commissione hanno lavorato sotto pressione dovendo approntare processi nuovi e complicati entro termini ambiziosi. Il lavoro volto a migliorare i controlli della coerenza del sistema contabile si protrarrà sicuramente almeno fino all’approvazione dei conti consolidati finali entro il 31 luglio 2006.

Per quanto riguarda i tre sistemi locali che non è stato possibile convalidare, si prevede che due di essi (AIDCO e RELEX) diventino conformi entro la fine del 2006. Quanto al terzo, lo sviluppo di un sistema che lo sostituisca ha subito ritardi, e la DG interessata (EAC) dovrà far sì che il sistema attuale possa essere migliorato in tempo per la chiusura dell’esercizio 2006.

La Commissione si sta adoperando per risolvere il problema della carenza di personale contabile qualificato organizzando specifici concorsi esterni per attirare candidati in possesso della formazione e dell’esperienza necessarie. Inoltre provvederà ad aumentare il numero dei corsi di formazione offerti al personale esistente.

Gli sviluppi IT necessari per incorporare il Fondo europeo di sviluppo, le casse anticipi delle delegazioni e le agenzie in ABAC dovrebbero essere ultimati per la metà del 2006 e, successivamente, la Commissione si concentrerà sul completamento dell’integrazione dei sistemi IT centrali e sul perfezionamento dei controlli di sicurezza.

Il progetto prevede di fornire ai responsabili di ogni dipartimento informazioni più attendibili e complete, a più lungo termine, sull’attivo e il passivo di cui sono responsabili e sulle loro relazioni finanziarie con ciascun fornitore e, a medio termine, sull’esecuzione finanziaria dei programmi e progetti pluriennali.

Gli insegnamenti tratti dai problemi e dai ritardi intervenuti in questo primo anno di contabilità per competenza dovrebbero consentire alla Commissione di migliorare la qualità delle informazioni finanziarie e il rispetto delle scadenze per i conti degli anni successivi.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] La Commissione ha presentato relazioni di avanzamento semestrali fino al 31 maggio 2005 incluso.